Polska spółka kapitałowa planuje zatrudnić wysoko wykwalifikowanych cudzoziemców spoza Unii Europejskiej. Przed zawarciem umów o pracę konieczna jest procedura legalizacji pobytu i pracy, trwająca około 12 miesięcy. Spółka poniesie wydatki związane z tą legalizacją (np. honoraria kancelarii, tłumaczenia, ubezpieczenia, opłaty urzędowe, bilety lotnicze), a także wydatki na najem mieszkań dla pracowników, sprowadzenie ich mienia oraz relokację ich rodzin (obejmującą koszty transportu, dokumentacji, edukacji dzieci itp.). Wszystkie wydatki są…
Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
4 grudnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 4 grudnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych w związku z zatrudnieniem pracowników (cudzoziemców) w Polsce, tj.:
Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 20 stycznia 2025 r. (wpływ 20 stycznia 2025 r.). Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego
Wnioskodawca jest polską spółką kapitałową, która podlega na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy CIT. Ponadto, Wnioskodawca jest czynnym, zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: „podatek VAT”). Głównym przedmiotem działalności Spółki jest (…).
Działalność Spółki wymaga wysoko wykwalifikowanej kadry, która posiada odpowiednią wiedzę w (…). Jest to bardzo specjalistyczna wiedza, która wymaga również doświadczenia, co stanowi kluczowy element dla budowania przewagi konkurencyjnej Spółki. W tym celu Wnioskodawca poszukuje i zatrudnia wysoko wykwalifikowanych specjalistów nie tylko z Polski, ale również innych regionów świata.
W związku z planowanym rozwojem działalności w obszarze (…), Spółka planuje zatrudnienie wysoko wykwalifikowanych cudzoziemców spoza Unii Europejskiej (dalej: „Pracownicy” łącznie, a indywidualnie: „Pracownik”), których wiedza i doświadczenie są niezbędne dla dalszego rozwoju działalności Spółki.
Zgodnie z regulacjami krajowymi, przed zawarciem umowy o pracę konieczne będzie przeprowadzenie procedury legalizacji pobytu Pracowników w Polsce, obejmującej uzyskanie wymaganych zezwoleń od właściwych organów administracji. Szacowany czas trwania tej procedury wyniesie około 12 miesięcy, a jej pomyślne zakończenie stanowi warunek skutecznego zawarcia umowy o pracę pomiędzy Spółką a każdym Pracownikiem i tym samym umożliwi realizację planowanego celu gospodarczego, jakim jest zatrudnienie specjalistów.
W okresie trwania procedury legalizacyjnej każdy z Pracowników jest zobowiązany do przebywania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, co wiąże się z koniecznością zapewnienia mu odpowiednich warunków pobytu do czasu zawarcia umowy o pracę, do czego zobowiązuje się względem Pracownika Spółka.
Ze względu na specyfikę procedury legalizacyjnej konieczne będzie zgromadzenie szeregu dokumentów i danych zarówno po stronie Spółki, jak i Pracowników. W szczególności wymagane będzie przygotowanie dokumentacji identyfikacyjnej, urzędowych poświadczeń oraz potwierdzenia tytułu prawnego do lokalu mieszkalnego w Polsce, w którym każdy Pracownik zostanie zakwaterowany. Niezbędne będzie również wykazanie posiadania ważnego ubezpieczenia zdrowotnego spełniającego wymogi przepisów imigracyjnych. Jest to wymagane prawnie, aby możliwe było wszczęcie postępowania legalizacyjnego pobyt oraz uzyskanie pozwolenia na pracę w Polsce dla każdego z Pracowników i jego prawidłowy przebieg.
W związku z powyższym, dla potrzeb przeprowadzenia procedury legalizacji pobytu Pracowników Spółka jest zmuszona ponosić i planuje ponosić w przyszłości następujące rodzaje wydatków:
1) honorarium kancelarii prawnej, która będzie świadczyć pomoc prawną w toku procedury legalizacyjnej, w tym w przygotowaniu dokumentów, reprezentowaniu przed organami administracji oraz udzielaniu bieżących wyjaśnień w sprawie;
2) koszty tłumaczeń przysięgłych dokumentów, które zgodnie z przepisami muszą być przedkładane w języku polskim, w szczególności, jeśli zostały wydane w języku obcym przez instytucje zagraniczne;
3) koszt zakupu polisy ubezpieczenia prywatnego - obejmującej ubezpieczenie zdrowotne, następstwa nieszczęśliwych wypadków, odpowiedzialność cywilną w życiu prywatnym oraz ryzyka związane z wykonywaniem pracy fizycznej, co jest wymagane przez organy administracji;
4) opłaty urzędowe, w szczególności: opłatę za złożenie wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy lub pracę oraz opłatę skarbową od pełnomocnictwa udzielonego na potrzeby postępowania;
5) koszty transportu związane z relokacją Pracowników do Polski, takie jak bilety lotnicze na przelot z kraju pochodzenia do Polski
- dalej jako: „Wydatki legalizacyjne”.
Ponadto Spółka poniosła oraz będzie ponosić koszty zakwaterowania Pracowników na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, obejmujące koszty najmu nieruchomości przeznaczonych na cele pobytowe Pracowników przez okres legalizacji ich pobytu oraz wykonywania pracy na rzecz Wnioskodawcy, w tym koszty wymagane przepisami prawa w toku procedury legalizacyjnej (dalej jako: „Wydatki na najem”).
W celu relokacji Pracowników do Polski może okazać się konieczne poniesienie przez Spółkę wydatków na sprowadzenie mienia Pracowników (dalej jako: „Wydatki na sprowadzenie”). Wydatki te mogą obejmować w szczególności koszty transportu, opłat celnych czy ubezpieczenia.
W zależności od sytuacji, relokacja do Polski może dotyczyć zarówno pojedynczych Pracowników, jak i Pracowników wraz z ich rodzinami (dalej: „Rodzina Pracownika” lub „Rodzina”). Zakres ponoszonych przez Spółkę wydatków będzie zatem uzależniony od przyjętego wariantu relokacji (w tym zobowiązania Spółki w celu przekonania Pracownika do przeniesienia się do Polski i pracy dla Wnioskodawcy).
W przypadku relokacji wyłącznie Pracownika Spółka planuje ponosić wyłącznie Wydatki legalizacyjne oraz Wydatki na najem.
Natomiast w przypadku relokacji Pracownika wraz z Rodziną Pracownika mogą wystąpić dodatkowe wydatki po stronie Spółki, zarówno o charakterze legalizacyjnym, jak i relokacyjnym.
Wydatki te mogą obejmować w szczególności:
1) koszty przeprowadzki i transportu mienia Rodziny Pracownika (w tym transportu osobistego w czasie trwania oddelegowania),
2) koszty biletów lotniczych dla członków Rodziny Pracownika (zarówno w kierunku do Polski, jak i z Polski po zakończeniu oddelegowania),
3) koszty przygotowania i obsługi dokumentacji Rodziny Pracownika w ramach procesu legalizacji pobytu,
4) opłaty za usługi pośrednictwa i doradztwa prawnego dotyczące legalizacji pobytu członków Rodziny,
5) wydatki związane z zapewnieniem dzieciom miejsc w placówkach edukacyjnych,
6) wydatki na najem mieszkania odpowiedniego dla Pracownika i Rodziny Pracownika, zwane razem dalej: „Wydatki na relokację Rodziny”.
Wszystkie wyżej wymienione wydatki są ponoszone przez Spółkę w celu zapewnienia warunków niezbędnych do skutecznej relokacji Pracowników do Polski oraz umożliwienia im rozpoczęcia i wykonywania obowiązków służbowych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Co więcej, poniesienie tych wydatków wynika również ze zobowiązań Spółki względem Pracownika, bez czego Pracownik mógłby się nie zdecydować na relokację do Polski.
W przypadku relokacji pojedynczego Pracownika wydatki te mają na celu zapewnienie mu możliwości rozpoczęcia pracy po uzyskaniu stosownych zezwoleń pobytowych i pracowniczych. Natomiast w przypadku relokacji Pracownika wraz z Rodziną, zakres ponoszonych przez Spółkę wydatków obejmuje również koszty związane z przeniesieniem i zakwaterowaniem członków jego rodziny, przy czym w niektórych przypadkach umożliwienie relokacji wraz z rodziną stanowi warunek podjęcia lub kontynuowania zatrudnienia przez danego specjalistę.
Wnioskodawca wskazuje, że Wydatki legalizacyjne, Wydatki na sprowadzenie oraz Wydatki na relokację Rodziny będą ponoszone we własnym imieniu i na własny rachunek. Wydatki te nie będą podlegały zwrotowi ani przez Pracowników, ani przez jakikolwiek inny podmiot. Celem ich poniesienia jest umożliwienie przeprowadzenia procedury legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców, co stanowi warunek niezbędny do zatrudnienia specjalistów spoza Unii Europejskiej.
Spółka jednocześnie zwraca uwagę, że wynik procedury legalizacyjnej nie jest z góry przesądzony - postępowanie może zakończyć się decyzją odmowną, a nawet uzyskanie pozytywnego rozstrzygnięcia nie daje pełnej pewności, że dany kandydat podejmie zatrudnienie w Polsce. W praktyce mogą wystąpić sytuacje, w których mimo skutecznego przeprowadzenia procedury legalizacji pobytu cudzoziemiec rezygnuje z przyjazdu lub podjęcia pracy w Spółce.
W celu ograniczenia takiego ryzyka, w niektórych przypadkach mogą być zawierane odrębne porozumienia lub zobowiązania, w których kandydat potwierdza zamiar rozpoczęcia pracy po uzyskaniu pozytywnej decyzji lub zobowiązuje się do zwrotu poniesionych przez Spółkę wydatków w razie rezygnacji z zatrudnienia. W sytuacjach, w których mimo zawarcia takiego porozumienia cudzoziemiec nie podejmie zatrudnienia i powstanie po jego stronie obowiązek zwrotu kosztów, Spółka nie będzie ujmować poniesionych wydatków jako kosztów uzyskania przychodów.
Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego
Wnioskodawca wskazał, że zapytanie we wniosku dotyczy przyszłych okresów podatkowych, tj. w których realizowane będą czynności opisane we wniosku.
Wszystkie wydatki opisane we wniosku będą ponoszone przez Spółkę ze środków finansowych Wnioskodawcy, we własnym imieniu i na własny rachunek.
Wydatki legalizacyjne, Wydatki na relokację Rodziny, Wydatki na sprowadzenie oraz Wydatki na najem będą dokumentowane zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności przy użyciu faktur, rachunków, dowodów uiszczenia opłat oraz potwierdzeń dokonania płatności, co pozwoli na ich prawidłowe ujęcie w ewidencji księgowej Spółki.
W okresie będącym przedmiotem zapytania część Pracowników będzie posiadać miejsce zamieszkania (dla celów podatkowych) na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, a część jeszcze nie. Zależy to od indywidualnych przypadków, które zwłaszcza w przyszłości mogą układać się w różnych konfiguracjach.
Wydatki legalizacyjne, opisane we wniosku, będą ponoszone przez Spółkę co do zasady, do momentu uzyskania przez Pracowników odpowiedniej podstawy pobytu oraz pracy. Wynika to z faktu, że celowość ponoszenia tych wydatków jest po stronie Spółki, a nie pracowników.
Wydatki w zakresie podstawy zezwolenia na pracę (zazwyczaj poprzez uzyskanie zezwolenia na pracę „typu A”) będą zasadniczo ponoszone przed zawarciem umowy o pracę, zgodnie z wymogiem w zakresie przepisów regulujących zatrudnienie cudzoziemców, zgodnie z którymi pozyskanie zezwolenia na pracę powinno nastąpić przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi (w tym, przed podpisaniem umowy o pracę). Analogicznie będą ponoszone wydatki związane z uzyskaniem prawa do wjazdu oraz pobytu w celu świadczenia pracy (zazwyczaj związane z uzyskaniem wizy) - będą one pierwotnie poniesione przed zatrudnieniem cudzoziemca, ponieważ zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami, zatrudnienie cudzoziemca jest możliwe w przypadku, gdy posiada on prawo do legalnego pobytu na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej.
W praktyce, w celu jak najszybszego zatrudnienia cudzoziemca, w pierwszej kolejności uzyskiwane jest zezwolenie na pracę (typu A) oraz wiza pozwalająca na wjazd oraz pracę, a dopiero po podjęciu zatrudnienia cudzoziemiec uzyskuje zezwolenie na pobyt oraz pracę (tzw. zezwolenie jednolite). Jest to działanie uzasadnione ekonomiczne z uwagi na fakt, że:
Z uwagi na powyższe, co do zasady ewentualne koszty związane z zezwoleniem jednolitym będą ponoszone już po zatrudnieniu. Mając jednak na uwadze skomplikowany charakter spraw z zakresu cudzoziemców oraz różnorodność podstaw pobytowych, innych niż wiza, Wnioskodawca nie może wykluczyć okoliczności, że w danym stanie faktycznym z uwagi na posiadanie już w momencie złożenia wniosku podstawy pobytowej cudzoziemca uprawniającego go do złożenia takiego wniosku, koszty te będą ponoszone przed zatrudnieniem cudzoziemca. Jednocześnie zezwolenie jednolite stanowi podstawę do pobytu i pracy w okresie dłuższym (maksymalny okres zezwolenia - 3 lata) niż wiza krajowa stanowiąca standardową podstawę pobytową (maksymalny okres ważności - 1 rok).
W okresie oczekiwania na wydanie zezwolenia jednolitego pobyt cudzoziemca jest legalny z uwagi na sam fakt złożenia stosownego wniosku przy zachowaniu warunków określonych w art. 108 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach. W tym okresie jednak cudzoziemiec nie może legalnie świadczyć pracy, chyba, że posiada odpowiedniego zezwolenia na pracę, które jak wskazał powyżej Wnioskodawca jest niezbędne do zgodnego z prawem zatrudnienia cudzoziemca.
Ponadto, w zależności od terminu załatwienia sprawy oraz okresu ważności zezwolenia
na pracę wydanego pierwotnie na rzecz cudzoziemca możliwe jest, że Spółka będzie ponosiła wydatki związane z pozyskaniem zezwolenia na pracę (typu A) wielokrotnie - również już po dokonaniu zatrudnienia, np. w celu świadczenia pracy w oczekiwaniu na wydanie zezwolenia jednolitego lub w związku ze zmianą istotnych okoliczności wydanego już zezwolenia na pracę.
W przypadku niezłożenia przez cudzoziemca wniosku o zezwolenie na pobyt i pracę (zezwolenia jednolitego) niezbędne może się okazać już po zatrudnieniu poniesienie dodatkowych kosztów związanych z uzyskaniem kolejnego tytułu pobytowego (np. kolejnej wizy krajowej na dalszy okres 1 roku w okresie ważności zezwolenia na pracę oraz legalnego zatrudnienia).
Mając na uwadze powyższe należy przyjąć, że opisane we wniosku niektóre Wydatki legalizacyjne w zakresie podstawy pobytu oraz pracy mogą zostać poniesione zarówno przed zatrudnieniem, jak i po zatrudnieniu, w zależności od indywidualnych okoliczności dotyczących danego cudzoziemca.
Wydatki wskazane we wniosku będą wynikały bezpośrednio z odrębnych dokumentów i porozumień z Pracownikami, gdzie Spółka (w celu zachęcenia Pracownika do nawiązania współpracy) zobowiązuje się do poniesienie tych wydatków. Są to odrębne dokumenty regulujące zasady relokacji oraz warunki podjęcia zatrudnienia przez Pracownika, w szczególności porozumienia zawierane pomiędzy Spółką a Pracownikiem, listy intencyjne lub inne ustalenia o charakterze wewnętrznym, określające zobowiązania Spółki związane z procesem legalizacji pobytu, relokacji oraz organizacji pobytu Pracownika w Polsce.
Podatek VAT będzie odliczany wyłącznie od tych Wydatków legalizacyjnych, które będą udokumentowane fakturami wystawionymi na rzecz Spółki, z wykazanymi kwotami podatku VAT.
Wydatki legalizacyjne pozostają w bezpośrednim związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą, ponieważ ich poniesienie jest warunkiem umożliwiającym legalne zatrudnienie Pracowników, których kwalifikacje są niezbędne do realizacji działalności Spółki w zakresie (…).
Związek ten przejawia się w tym, że poniesienie Wydatków legalizacyjnych pozwala Spółce na faktyczne wykorzystanie pracy Pracowników w procesach (…), których efektem jest wytworzenie (…) stanowiących towary przeznaczone do sprzedaży (działalność opodatkowana VAT).
W konsekwencji Wydatki legalizacyjne wpływają na sprzedaż opodatkowaną podatkiem VAT w ten sposób, że służą zapewnieniu zasobów kadrowych niezbędnych do wytworzenia towarów, których odpłatne zbycie stanowi po stronie Spółki czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT.
Poniesienie Wydatków legalizacyjnych pozwoli Spółce na pozyskanie i wykorzystanie wiedzy, umiejętności oraz doświadczenia Pracowników, które nie są dostępne na lokalnym rynku pracy i które mają kluczowe znaczenie dla prowadzonej przez Spółkę działalności w zakresie (…) (bezpośredni związek ze sprzedażą opodatkowaną VAT).
Wydatki te umożliwią Spółce dostęp do specjalistycznych kompetencji niezbędnych do realizacji zaawansowanych (…), których wykonanie wymaga know-how oraz odpowiedniego doświadczenia w branży (…). Bez poniesienia Wydatków legalizacyjnych Spółka nie byłaby w stanie pozyskać takich zasobów kadrowych, a w konsekwencji prowadzić i rozwijać działalność operacyjną.
Poniesienie Wydatków legalizacyjnych będzie miało znaczenie dla konkurencyjności Spółki na rynku, gdyż warunkuje możliwość pozyskania Pracowników posiadających specjalistyczne kompetencje niezbędne do prowadzenia działalności w zakresie (…).
Zapewnienie dostępu do takich zasobów kadrowych umożliwi Spółce sprawną i terminową realizację procesów (…), przy zachowaniu wymaganych standardów jakości.
W konsekwencji Wydatki legalizacyjne będą wpływać na kluczowe elementy działalności operacyjnej - możliwość generowania przychodów ze sprzedaży (…) (działalność opodatkowana). A contrario, brak odpowiedniej kadry pracowniczej oznacza po stronie Spółki brak możliwości produkcji (…) i generowania sprzedaży opodatkowanej, w tym pozyskiwania nowych klientów na (…).
W sytuacji, w której cudzoziemiec, pomimo pozytywnego zakończenia procedury legalizacyjnej, nie zdecyduje się na zawarcie umowy o pracę ze Spółką, poniesione przez Spółkę Wydatki legalizacyjne będą obciążać cudzoziemca poniesionymi kosztami. Obowiązek rozliczenia Wydatków legalizacyjnych będzie wynikał z odrębnego porozumienia zawartego pomiędzy Spółką a cudzoziemcem.
Rozliczenie Wydatków legalizacyjnych pomiędzy Spółką a cudzoziemcem oraz udokumentowanie rozliczenia nastąpi zgodnie z zasadami określonymi w regulacjach podatkowych, w tym ustawie o VAT.
Pytania
1. Czy, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, Wydatki legalizacyjne, które Wnioskodawca będzie ponosić w związku z legalizacją pobytu i pracy Pracownika, będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodów?
2. Czy Wydatki na najem, Wydatki na sprowadzenie oraz Wydatki na relokację Rodziny, ponoszone przez Spółkę i których poniesienie jest planowane w związku z relokacją Pracowników do Polski, będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy CIT?
3. Czy, zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy o PIT, w odniesieniu do wartości Wydatków na legalizację, Wnioskodawca nie jest zobowiązany do pełnienia funkcji płatnika, tj.m.in. do obliczenia i pobrania zaliczek na podatek dochodowy i wpłacenia ich we właściwym terminie organowi podatkowemu, z uwagi na brak przychodu podatkowego po stronie Pracowników?
4. Czy, zgodnie z art. 32 ust.1 ustawy o PIT w odniesieniu do wartości Wydatków na najem oraz Sprowadzenie mienia, Spółka jest zobowiązana do pełnienia funkcji płatnika, tj. m.in. do obliczenia i pobrania zaliczek na podatek dochodowy i wpłacenia ich we właściwym terminie organowi podatkowemu, z uwagi na powstanie przychodu podatkowego po stronie Pracowników?
5. Czy, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy VAT, Wnioskodawcy będzie przysługiwać prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu Wydatków legalizacyjnych?
Przedmiotem niniejszej interpretacji jest ocena stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytań nr 1 i 2 dotyczących podatku dochodowego od osób prawnych. W zakresie pozostałych pytań wniosek zostanie rozpatrzony odrębnie.
Państwa stanowisko w sprawie
Ad 1
Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, Wydatki legalizacyjne, które Spółka będzie ponosić w związku z legalizacją pobytu i pracy Pracownika, będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodów.
Uzasadnienie
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo w celu zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem tych, które zostały wyraźnie wyłączone w art. 16 ust. 1 tej ustawy.
W przypadku kosztów wyrażonych w walutach obcych, dla celów podatkowych stosuje się przeliczenie według średniego kursu ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień ich poniesienia.
Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem od tej zasady może być wyłącznie sytuacja, w której przepisy prawa wyraźnie wskazują przynależność danego wydatku do kategorii kosztów uzyskania przychodów (lub też przepisy te wyłączają możliwość jego zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów - art. 16 ust. 1 ustawy o CIT).
W pozostałych przypadkach kluczowe jest przeanalizowanie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania. Powyższe oznacza, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu jako koszt podatkowy istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Jeżeli pomiędzy poniesieniem danego wydatku, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy, podatnik ma prawo do zaliczenia go w koszty uzyskania przychodów.
W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
1) wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. pokryty z jego środków własnych,
2) ma charakter definitywny, tzn. jego wartość nie została w żaden sposób zwrócona,
3) pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
4) został poniesiony w celu osiągnięcia, zabezpieczenia lub zachowania przychodu,
5) jest należycie udokumentowany,
6) nie został wskazany w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.
Co ważne, kosztami uzyskania przychodów są zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i wydatki inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami (pozostające w związku pośrednim), jeżeli podatnik jest w stanie wykazać, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.
Przenosząc powyższe rozważania na grunt przedstawionego stanu faktycznego, Wnioskodawca wskazuje, że ponoszone przez Spółkę Wydatki legalizacyjne obejmują koszty związane z legalizacją pobytu i pracy Pracownika, których poniesienie jest niezbędnym elementem procedury prowadzącej do zgodnego z prawem zatrudnienia Pracownika.
Wydatki legalizacyjne zostaną pokryte przez Spółkę we własnym imieniu i na jej rachunek, bez prawa do ich zwrotu od Pracownika lub jakiegokolwiek innego podmiotu, co jednoznacznie potwierdza ich definitywny charakter. Stanowią one przy tym warunek konieczny dla pozyskania osoby o kwalifikacjach niezbędnych do prawidłowego i ciągłego funkcjonowania działalności operacyjnej Spółki.
Należy podkreślić, że zawarcie umowy o pracę z Pracownikiem jest uzależnione od pomyślnego zakończenia procedury legalizacyjnej i uzyskania pozwolenia na pracę przez Pracownika, obejmującej spełnienie wymogów formalnych oraz poniesienie Wydatków legalizacyjnych. Koszty te stanowią zatem istotny składnik procesu zatrudnienia, który umożliwia pozyskanie wykwalifikowanego specjalisty. Jego praca przyczynia się bezpośrednio do osiągania przychodów oraz pośrednio do ich zachowania i zabezpieczenia w przyszłości. Brak poniesienia tych wydatków uniemożliwiłby zawarcie umowy o pracę i wykorzystanie kompetencji i doświadczenia Pracownika, co negatywnie oddziaływałoby na realizację podstawowych celów gospodarczych Spółki.
Wydatki legalizacyjne będą należycie udokumentowane, w szczególności fakturami, rachunkami i potwierdzeniami uiszczenia opłat związanych z procedurą legalizacyjną.
Niezależnie od powyższego należy zauważyć, że Wydatki legalizacyjne nie wynikają z decyzji o charakterze uznaniowym, lecz stanowią konsekwencję obowiązków publicznoprawnych przewidzianych w przepisach dotyczących legalności zatrudnienia cudzoziemców. Ich poniesienie jest warunkiem koniecznym, którego brak uniemożliwiłby zawarcie i wykonywanie stosunku pracy zgodnie z prawem. Tym samym Wydatki legalizacyjne pozostają w adekwatnym związku przyczynowym z działalnością operacyjną Spółki, ukierunkowaną na uzyskanie i zabezpieczenie przychodów.
Jednocześnie należy wskazać, że Wydatki legalizacyjne nie zostały wymienione w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, o którym mowa w art. 16 ust. 1 ustawy CIT. W szczególności nie mają one charakteru osobistego ani podobnego, którego wyłączenie z kosztów podatkowych zostałoby jednoznacznie przesądzone w przepisach.
Reasumując, w ocenie Wnioskodawcy Wydatki legalizacyjne będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ:
Dodatkowo, Wnioskodawca wskazuje, że jego stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (dalej jako: „Organ podatkowy” lub „DKIS”).
Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z dnia 10 sierpnia 2023 r. (nr 0111-KDIB1-2.4010.259.2023.2.END) DKIS potwierdził, że wydatki związane z relokacją i legalizacją pobytu pracowników pozostają w związku z działalnością gospodarczą i mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, jeżeli są niezbędne do uzyskania zezwolenia na zatrudnienie cudzoziemca.
Z kolei w interpretacji z dnia 5 maja 2021 r. (nr 0111-KDIB1-3.4010.60.2021.2.IM) DKIS stwierdził, że koszty biletów lotniczych związanych z relokacją pracowników należy traktować jako koszty podatkowe.
Ponadto, w interpretacji z dnia 8 czerwca 2018 r. (nr 0114-KDIP2-2.4010.150.2018.2.JG) Organ podatkowy wskazał, że koszty zezwoleń na pracę mogą być kwalifikowane jako koszty uzyskania przychodów, jeżeli ponosi je pracodawca będący stroną postępowania administracyjnego.
W świetle powyższego, w ocenie Wnioskodawcy Wydatki legalizacyjne, które będą ponoszone przez Spółkę w przyszłości, spełniać będą przesłanki określone w art. 15 ust. 1 ustawy CIT i w konsekwencji będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki.
Ad 2
Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki ponoszone w związku z relokacją Rodziny Pracownika, Wydatki na sprowadzenie oraz Wydatki na najem spełniają przesłanki określone w art. 15 ust. 1 ustawy CIT i mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.
Uzasadnienie
Odnosząc się do Wydatków na relokację Rodziny, zdaniem Wnioskodawcy należy wskazać, że ich poniesienie pozostaje w bezpośrednim i funkcjonalnym związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółki, a ich celem jest zapewnienie możliwości zatrudnienia oraz utrzymania wysoko wykwalifikowanych specjalistów spoza Unii Europejskiej. Wydatki te obejmują w szczególności koszty przeprowadzki i transportu mienia Rodziny Pracownika, bilety lotnicze dla członków rodziny, opłaty i usługi doradztwa prawnego związane z legalizacją pobytu, wydatki na wynajem mieszkania odpowiedniego dla całej rodziny oraz koszty zapewnienia dzieciom miejsc w placówkach edukacyjnych.
Ponoszenie powyższych wydatków jest gospodarczo uzasadnione. W praktyce umożliwienie relokacji Rodziny stanowi często warunek podjęcia lub kontynuowania zatrudnienia przez wysoko wykwalifikowanego cudzoziemca. Decyzja o przyjęciu oferty pracy w innym kraju jest uzależniona nie tylko od warunków finansowych, lecz także od zapewnienia przez pracodawcę możliwości legalnego pobytu i stabilnego funkcjonowania rodziny w nowym otoczeniu. Tym samym, wydatki te wynikają ze zobowiązania Spółki, które ma przekonać Pracownika do relokacji do Polski. Brak takich gwarancji mógłby skutkować rezygnacją kandydata z zatrudnienia, co w konsekwencji uniemożliwiłoby Spółce pozyskanie specjalisty posiadającego niezbędne kompetencje techniczne i branżowe.
W realiach rynkowych pozyskanie pracowników o porównywalnych kwalifikacjach na rynku krajowym jest niemożliwe lub ekonomicznie nieuzasadnione, co powoduje konieczność zatrudniania specjalistów z zagranicy.
Wydatki te obejmują elementy, które warunkują faktyczną możliwość zamieszkania i funkcjonowania rodziny cudzoziemca w Polsce. Dotyczy to w szczególności kosztów najmu mieszkania o odpowiednim metrażu, umożliwiającego wspólne zamieszkanie członków rodziny, oraz kosztów edukacji dzieci w szkołach międzynarodowych lub dwujęzycznych. Z uwagi na barierę językową oraz różnice programowe, dzieci cudzoziemców nie mogą zwykle uczęszczać do publicznych szkół w Polsce, dlatego konieczne jest zapewnienie im miejsc w odpłatnych placówkach dostosowanych do ich potrzeb. Pokrycie tych kosztów przez Spółkę umożliwia pracownikowi stałe wykonywanie obowiązków służbowych bez konieczności reorganizacji życia rodzinnego, co bezpośrednio wpływa na stabilność zatrudnienia oraz ciągłość procesów operacyjnych.
Tego rodzaju wydatki stanowią powszechną praktykę w międzynarodowych grupach kapitałowych i są standardowym elementem pakietów relokacyjnych. Pokrycie kosztów relokacji Rodziny ogranicza również ryzyko rezygnacji lub rotacji pracownika w początkowym okresie zatrudnienia, co pozwala uniknąć kosztów rekrutacji i przestojów operacyjnych. Ponadto, część tych wydatków pozostaje w związku z obowiązkami formalnymi wynikającymi z procedur legalizacyjnych, które wymagają wykazania zapewnienia odpowiednich warunków mieszkaniowych dla członków rodziny cudzoziemca.
Zdaniem Wnioskodawcy, pokrycie kosztów relokacji Rodziny należy zatem traktować jako racjonalny i uzasadniony ekonomicznie wydatek, pozostający w istotnym związku z przychodami Spółki. Jego poniesienie sprzyja zapewnieniu stabilności kadrowej oraz utrzymaniu ciągłości działalności operacyjnej, co przekłada się na możliwość efektywnego realizowania celów gospodarczych przez Spółkę
Ponadto, wskazane wydatki spełniają również pozostałe przesłanki uznania ich za koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy CIT. Mają one charakter definitywny, gdyż są ponoszone przez Spółkę we własnym imieniu i na jej rachunek, bez prawa do ich zwrotu przez pracownika lub jakikolwiek inny podmiot. Wydatki te będą należycie udokumentowane - ich poniesienie zostanie potwierdzone fakturami, rachunkami lub innymi dowodami księgowymi, które w sposób jednoznaczny potwierdzą ich związek z procesem relokacji Rodziny. Jednocześnie, nie zostały one wymienione w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów określonym w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.
Biorąc pod uwagę powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, uznać należy, że Wydatki na relokację Rodziny spełniają wszystkie przesłanki określone w art. 15 ust. 1 ustawy CIT, gdyż pozostają w bezpośrednim związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, służą zachowaniu i zabezpieczeniu źródła przychodów, mają charakter definitywny i są właściwie udokumentowane.
W konsekwencji, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki.
Dodatkowo, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na relokację Rodziny znajduje potwierdzenie m.in. w interpretacji indywidualnej z dnia 10 sierpnia 2023 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.259.2023.2.END, w której DKIS wskazał, że wydatki ponoszone przez spółkę w związku z oddelegowaniem pracowników wraz z rodzinami do Polski mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, jako że pozostają w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do powstania przychodu.
Kolejno, w ocenie Wnioskodawcy, zapewnienie pokrycia Wydatków na przeniesienie mienia może mieć kluczowe znaczenie dla decyzji wysoko wykwalifikowanego cudzoziemca o podjęciu zatrudnienia w Polsce. Usunięcie bariery logistycznej związanej z relokacją umożliwia kandydatowi realne zaplanowanie przeprowadzki i szybsze rozpoczęcie pracy, co bezpośrednio wpływa na efektywność procesu rekrutacyjnego i terminowość obsadzenia stanowisk niezbędnych dla działalności Spółki. Wydatki te, obejmujące w szczególności koszty transportu mienia osobistego, należności celnych oraz ubezpieczenia, stanowią racjonalny i gospodarczo uzasadniony element procesu relokacyjnego.
Analogicznie, Wydatki na najem pozostają niezbędne dla skutecznego zatrudnienia cudzoziemca w Spółce. W okresie trwania procedury legalizacyjnej zapewnienie tytułu prawnego do lokalu mieszkalnego stanowi wymóg formalny warunkujący możliwość złożenia wniosku pobytowego oraz jego prawidłowy przebieg. Następnie, już po uzyskaniu decyzji legalizacyjnych, utrzymanie zakwaterowania zapewniane przez Spółkę umożliwia Pracownikowi faktyczne świadczenie pracy na terytorium Polski - w przeciwnym razie rozpoczęcie zatrudnienia albo jego kontynuacja nie byłyby możliwe. Pokrycie przez Wnioskodawcę Wydatków na najem zapewnia zatem warunki niezbędne do wykonywania obowiązków służbowych przez specjalistów o kluczowych kompetencjach technicznych, co przekłada się na stabilność zatrudnienia i pozwala Spółce na nieprzerwaną realizację (…) kontraktów handlowych.
W ocenie Wnioskodawcy, ponoszenie przez Spółkę Wydatków na najem oraz Wydatków na sprowadzenie mienia pełni funkcję zabezpieczającą nakłady, które Wnioskodawca inwestuje w pozyskanie wysoko wykwalifikowanych Pracowników. Rekrutacja specjalistów spoza Unii Europejskiej oraz przeprowadzenie procedury legalizacyjnej wiążą się z istotnymi kosztami finansowymi i organizacyjnymi po stronie Spółki, w tym m.in. koniecznością poniesienia Wydatków legalizacyjnych.
Zapewnienie przez Spółkę zakwaterowania w ramach Wydatków na najem, jak również pokrycie Wydatków na sprowadzenie mienia, znacząco ogranicza ryzyko niewykorzystania tych nakładów w sytuacji, w której - mimo uzyskania decyzji legalizacyjnych - Pracownik mógłby zrezygnować z podjęcia zatrudnienia w Polsce z przyczyn logistycznych lub mieszkaniowych. W takim ujęciu pokrycie przez Spółkę Wydatków na najem oraz Wydatków na sprowadzenie mienia stanowi środek zabezpieczający źródło przychodów, gdyż chroni inwestycję Spółki w proces pozyskania specjalisty o kluczowych kompetencjach technicznych oraz minimalizuje ryzyko konieczności ponownego przeprowadzania kosztownej i czasochłonnej rekrutacji.
Ponadto, Wnioskodawca wskazuje, że zarówno Wydatki na najem, jak i Wydatki na sprowadzenie mienia odpowiadają standardom stosowanym w międzynarodowych strukturach zatrudnienia wysoko wykwalifikowanych specjalistów. W realiach rynkowych świadczenie pracy przez ekspertów z zagranicy zakłada zapewnienie przez pracodawcę infrastruktury umożliwiającej relokację - w tym zabezpieczenie miejsca pobytu oraz możliwości przemieszczenia mienia osobistego.
Wydatki te nie mają charakteru świadczeń prywatnych ani konsumpcyjnych na rzecz Pracownika, lecz stanowią element konieczny procesu delegowania specjalistów do realizacji zadań o wysokim stopniu złożoności technicznej. Pokrycie tych kosztów przez Spółkę nie prowadzi do zwiększenia wynagrodzenia Pracownika, lecz zapewnia warunki organizacyjne, bez których świadczenie pracy w Polsce byłoby niemożliwe lub istotnie utrudnione, a tym samym służy interesowi gospodarczemu Wnioskodawcy.
Jak wskazano w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, aby ograniczyć ryzyko poniesienia wydatków na rzecz osób, które finalnie nie podejmą zatrudnienia w Polsce, Spółka będzie wdrażać mechanizmy zabezpieczające. W wybranych przypadkach mogą być zawierane porozumienia lub zobowiązania, w których kandydat potwierdzi zamiar rozpoczęcia pracy po uzyskaniu pozytywnej decyzji legalizacyjnej albo zobowiąże się do zwrotu poniesionych przez Spółkę wydatków w razie rezygnacji z zatrudnienia. W sytuacji, w której mimo zawarcia takiego porozumienia kandydat nie podejmie zatrudnienia i powstanie obowiązek zwrotu kosztów, Spółka nie będzie ujmować poniesionych wydatków jako kosztów uzyskania przychodów.
Tym samym, Wydatki na najem oraz Wydatki na przeniesienie mienia będą kwalifikowane jako koszty podatkowe wyłącznie w zakresie, w jakim obciążą ekonomicznie Spółkę - tj. w części, która nie podlega i nie będzie podlegać zwrotowi przez Pracownika.
Dodatkowo, Wnioskodawca wskazuje, że Wydatki na przeniesienie mienia oraz Wydatki na najem będą spełniać pozostałe przesłanki uznania ich za koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy CIT, tj.:
W świetle powyższego, w ocenie Spółki Wydatki na przeniesienie mienia oraz Wydatki na najem, które będą ponoszone przez Spółkę, spełniać będą przesłanki określone w art. 15 ust. 1 ustawy CIT i w konsekwencji będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 278, ze zm., dalej: „ustawa o CIT”)
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.
Definicja kosztów uzyskania przychodów sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku pomiędzy poniesionym kosztem a powstaniem przychodu lub zabezpieczeniem źródła uzyskiwania przychodów. Kosztem uzyskania przychodów będą przy tym zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia.
Koszty ponoszone przez podatnika należy zatem ocenić pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu.
W tym miejscu należy podkreślić, że to obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.
Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek - poza wyraźnie wskazanymi w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT - wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego lub pośredniego związku z przychodem i racjonalnością działania dla osiągnięcia tego przychodu. Kosztami uzyskania przychodów będą zatem wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, jeżeli są one racjonalnie uzasadnione, a każdy wydatek powinien być oceniany przede wszystkim z tego punktu widzenia. Wszystkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione koszty pozwalają na normalne funkcjonowanie przedsiębiorstwa, a w sensie podatkowym zabezpieczają źródło przychodów.
W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 updop, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.
Właściwa i zgodna z treścią ustawowej regulacji kwalifikacja kosztów uzyskania przychodów powinna brać pod uwagę:
W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.
Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:
natomiast
Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.
Warunkiem uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest łączne spełnienie następujących warunków: faktycznego (rzeczywistego) poniesienia wydatku przez podatnika, istnienie związku z prowadzoną przez podatnika działalnością oraz poniesienie go w celu uzyskania przychodu, jego zwiększenia bądź zachowania źródła przychodu. Nie każdy zatem wydatek, nawet związany z prowadzoną działalnością gospodarczą jest kosztem podatkowym, zmniejszającym podstawę opodatkowania, ale tylko taki, który realizuje cel wskazany w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Cel ten musi być widoczny, a ponoszone koszty winny go realizować bądź co na najmniej zakładać realnie możliwość jego osiągnięcia.
Poza tym, przy ustaleniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek - poza wyraźnie wskazanymi w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego lub pośredniego związku z przychodem i racjonalnością działania dla osiągnięcia tego przychodu. Sytuacje, w których ów związek przyczynowy nie jest jednoznaczny, należy rozwiązywać według zasad racjonalnego rozumowania, odrębnie w odniesieniu do każdego przypadku.
Kosztowa kwalifikacja konkretnego wydatku u konkretnego podatnika musi uwzględniać charakter i profil prowadzonej działalności gospodarczej oraz ekonomiczną racjonalność poniesionego kosztu.
Z wniosku wynika, że Wnioskodawca jest polską spółką kapitałową i czynnym, zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług. Głównym przedmiotem działalności Spółki jest (...). Działalność Spółki wymaga wysoko wykwalifikowanej kadry, która posiada odpowiednią wiedzę w zakresie (…), dlatego Spółka poszukuje i zatrudnia wysoko wykwalifikowanych specjalistów nie tylko z Polski, ale również innych regionów świata.
Przed zawarciem umowy konieczne jest przeprowadzenie procedury legalizacji pobytu pracowników w Polsce, a jej pomyślne zakończenie stanowi warunek skutecznego zawarcia umowy o pracę pomiędzy Spółką, a każdym pracownikiem i tym samym umożliwi realizację planowanego celu gospodarczego, jakim jest zatrudnienie specjalistów.
W zależności od sytuacji, relokacja do Polski może dotyczyć zarówno pojedynczych pracowników, jak i pracowników wraz z ich rodzinami.
Zakres ponoszonych przez Spółkę wydatków będzie zatem uzależniony od przyjętego wariantu relokacji (w tym zobowiązania Spółki w celu przekonania pracownika do przeniesienia się do Polski i pracy dla Wnioskodawcy).
W przypadku relokacji wyłącznie pracownika Spółka planuje ponosić wyłącznie wydatki legalizacyjne oraz wydatki na najem. Natomiast w przypadku relokacji pracownika wraz z rodziną pracownika mogą wystąpić dodatkowe wydatki po stronie Spółki, zarówno o charakterze legalizacyjnym, jak i relokacyjnym. Wydatki te mogą obejmować w szczególności:
Wszystkie wyżej wymienione wydatki są ponoszone przez Spółkę w celu zapewnienia warunków niezbędnych do skutecznej relokacji pracowników do Polski oraz umożliwienia im rozpoczęcia i wykonywania obowiązków służbowych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Co więcej, poniesienie tych wydatków wynika również ze zobowiązań Spółki względem pracownika, bez czego mógłby się on nie zdecydować na relokację do Polski.
W przypadku relokacji pojedynczego pracownika wydatki te mają na celu zapewnienie mu możliwości rozpoczęcia pracy po uzyskaniu stosownych zezwoleń pobytowych i pracowniczych. Natomiast w przypadku relokacji pracownika wraz z rodziną, zakres ponoszonych przez Spółkę wydatków obejmuje również koszty związane z przeniesieniem i zakwaterowaniem członków jego rodziny, przy czym w niektórych przypadkach umożliwienie relokacji wraz z rodziną stanowi warunek podjęcia lub kontynuowania zatrudnienia przez danego specjalistę.
Wymienione wyżej wydatki legalizacyjne, wydatki na sprowadzenie oraz wydatki na relokację rodziny będą ponoszone przez Spółkę i na jej rachunek. Wydatki te nie będą podlegały zwrotowi ani przez pracowników, ani przez jakikolwiek inny podmiot. Celem ich poniesienia jest umożliwienie przeprowadzenia procedury legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców, co stanowi warunek niezbędny do zatrudnienia specjalistów spoza Unii Europejskiej.
W praktyce umożliwienie relokacji rodziny pracownika stanowi często warunek podjęcia lub kontynuowania zatrudnienia przez wysoko wykwalifikowanego cudzoziemca. Decyzja o przyjęciu oferty pracy w innym kraju jest uzależniona nie tylko od warunków finansowych, lecz także od zapewnienia przez pracodawcę możliwości legalnego pobytu i stabilnego funkcjonowania rodziny w nowym otoczeniu. Tym samym, wydatki te wynikają ze zobowiązania Spółki, które ma przekonać pracownika do relokacji do Polski.
Wszystkie opisane we wniosku wydatki będą dokumentowane zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności przy użyciu faktur, rachunków, dowodów uiszczenia opłat oraz potwierdzeń dokonania płatności, co pozwoli na ich prawidłowe ujęcie w ewidencji księgowej Spółki.
Przedmiotem Państwa wątpliwości jest kwestia, czy Spółka może zaliczyć jako koszty uzyskania przychodów wydatki legalizacyjne, które Spółka będzie ponosić w związku z legalizacją pobytu i pracy pracownika.
W opisu sprawy wynika, że ponoszone przez Spółkę wydatki legalizacyjne obejmują koszty związane z legalizacją pobytu i pracy pracownika, których poniesienie jest niezbędnym elementem procedury prowadzącej do zgodnego z prawem zatrudnienia pracownika. Wydatki legalizacyjne zostaną pokryte przez Spółkę we własnym imieniu i na jej rachunek, bez prawa do ich zwrotu od pracownika lub jakiegokolwiek innego podmiotu, co jednoznacznie potwierdza ich definitywny charakter. Stanowią one przy tym warunek konieczny dla pozyskania osoby o kwalifikacjach niezbędnych do prawidłowego i ciągłego funkcjonowania działalności operacyjnej Spółki.
Wydatki legalizacyjne nie wynikają z decyzji o charakterze uznaniowym, lecz stanowią konsekwencję obowiązków publicznoprawnych przewidzianych w przepisach dotyczących legalności zatrudnienia cudzoziemców. Ich poniesienie jest warunkiem koniecznym, którego brak uniemożliwiłby zawarcie i wykonywanie stosunku pracy zgodnie z prawem. Wydatki legalizacyjne pozostają w adekwatnym związku przyczynowym z działalnością operacyjną Spółki, ukierunkowaną na uzyskanie i zabezpieczenie przychodów.
Jednocześnie należy wskazać, że wydatki legalizacyjne nie zostały wymienione w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, o którym mowa w art. 16 ust. 1 ustawy CIT. W szczególności nie mają one charakteru osobistego ani podobnego, którego wyłączenie z kosztów podatkowych zostałoby jednoznacznie przesądzone w przepisach.
Podsumowując, wydatki legalizacyjne, które ponosi/będzie ponosiła spółka mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ:
W świetle powyższego, wydatki legalizacyjne, ponoszone przez Spółkę, spełniają przesłanki określone w art. 15 ust. 1 ustawy CIT i w konsekwencji mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki.
Zatem Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 należało uznać za prawidłowe.
Kolejną Państwa wątpliwością jest, czy wydatki na najem, wydatki na sprowadzenie oraz wydatki na relokację rodziny, ponoszone przez Spółkę i których poniesienie jest planowane w związku z relokacją pracowników do Polski, będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy CIT.
Wydatki związane z relokacją pracownika wraz z rodziną będą obejmować w szczególności:
Jak wynika z opisu sprawy wydatki związane z relokacją rodziny pracownika są ponoszone przez Spółkę w celu zapewnienia warunków niezbędnych do skutecznej relokacji pracowników do Polski oraz umożliwienia im rozpoczęcia i wykonywania pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Poniesienie tych wydatków wynika również ze zobowiązań Spółki względem pracownika, bez czego pracownik mógłby się nie zdecydować na relokację do Polski.
W przypadku relokacji pracownika wraz z rodziną, zakres ponoszonych przez Spółkę wydatków obejmuje również koszty związane z przeniesieniem i zakwaterowaniem członków jego rodziny, przy czym w niektórych przypadkach umożliwienie relokacji wraz z rodziną stanowi warunek podjęcia lub kontynuowania zatrudnienia przez danego specjalistę.
Wymienione wyżej wydatki na sprowadzenie oraz wydatki na relokację rodziny będą ponoszone przez Spółkę i na jej rachunek. Wydatki te nie będą podlegały zwrotowi ani przez pracowników, ani przez jakikolwiek inny podmiot. Celem ich poniesienia jest umożliwienie przeprowadzenia procedury legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców, co stanowi warunek niezbędny do zatrudnienia specjalistów spoza Unii Europejskiej.
W praktyce umożliwienie relokacji rodziny stanowi często warunek podjęcia lub kontynuowania zatrudnienia przez wysoko wykwalifikowanego cudzoziemca. Decyzja o przyjęciu oferty pracy w innym kraju jest uzależniona nie tylko od warunków finansowych, lecz także od zapewnienia przez pracodawcę możliwości legalnego pobytu i stabilnego funkcjonowania rodziny w nowym otoczeniu. Tym samym, wydatki te wynikają ze zobowiązania Spółki, które ma przekonać pracownika do relokacji do Polski.
Pokrycie kosztów relokacji rodziny należy traktować jako racjonalny i uzasadniony ekonomicznie wydatek, pozostający w istotnym związku z przychodami Spółki. Jego poniesienie sprzyja zapewnieniu stabilności kadrowej oraz utrzymaniu ciągłości działalności operacyjnej, co przekłada się na możliwość efektywnego realizowania celów gospodarczych przez Spółkę
Wskazane powyżej wydatki spełniają również pozostałe przesłanki uznania ich za koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy CIT. Mają one charakter definitywny, gdyż są ponoszone przez Spółkę we własnym imieniu i na jej rachunek, bez prawa do ich zwrotu przez pracownika lub jakikolwiek inny podmiot. Wydatki te będą należycie udokumentowane - ich poniesienie zostanie potwierdzone fakturami, rachunkami lub innymi dowodami księgowymi, które w sposób jednoznaczny potwierdzą ich związek z procesem relokacji rodziny. Wydatki te będą dokumentowane zgodnie z obowiązującymi przepisami, co pozwoli na ich prawidłowe ujęcie w ewidencji księgowej Spółki. Jednocześnie, nie zostały one wymienione w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów określonym w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.
Choć ponoszone wydatki nie są bezpośrednio związane ze spodziewanymi przychodami, to pozostają w ścisłym związku z prowadzoną działalnością i jako takie przyczyniają się do ich osiągnięcia w przyszłości. Zobowiązanie Spółki do pokrycia kosztów sprowadzenia rodzin pracowników było warunkiem pozyskania wyspecjalizowanej kadry kierowniczej.
Podsumowując, wydatki ponoszone przez Spółkę w związku z zatrudnieniem obcokrajowców, tj. wydatki na najem, sprowadzenie i relokację ich rodzin do Polski mogą Państwo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Wymienione koszty związane z relokacją pracowników i ich rodzin mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i służą realizacji celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów. Pozyskanie fachowej kadry, koniecznej dla prowadzenia działalności gospodarczej, wymaga od Spółki poniesienia dodatkowych kosztów - są one konieczne i racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do powstania przychodu.
Wobec powyższego Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 należało uznać za prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
W odniesieniu do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych należy stwierdzić, że zostały wydane w indywidualnych sprawach podmiotów i nie wiążą w sprawie będącej przedmiotem wniosku. Zostały wydane w określonym stanie faktycznym i w tych sprawach rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące, nie mogą one zatem przesądzać o niniejszym rozstrzygnięciu. Natomiast organy mimo, że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkują się wydanymi rozstrzygnięciami organów podatkowych oraz wyrokami sądów administracyjnych, to nie mają możliwości zastosowania ich wprost z tego powodu, że nie stanowią one materialnego prawa podatkowego. Każdą sprawę organ jest zobowiązany rozpatrywać indywidualnie.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo wnieść skargę na tę interpretację indywidualną do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo