B.S.A., spółka akcyjna będąca częścią podatkowej grupy kapitałowej PGK A., zwraca się z wnioskiem o interpretację indywidualną dotyczącą podatku dochodowego od osób prawnych. Spółka zatrudnia pracowników na podstawie umów o pracę oraz współpracuje z osobami fizycznymi na podstawie umów cywilnoprawnych. W związku z podróżami służbowymi i wydatkami reprezentacyjnymi ponoszonymi przez te osoby, Spółka wprowadziła wewnętrzną politykę regulującą zasady rozliczania takich wydatków. Wydatki mogą być ponoszone na różne sposoby, w tym za pomocą firmowych kart płatniczych, środków prywatnych pracowników czy zaliczek. Dokumentacja wydatków obejmuje różne…
Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
5 grudnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek wspólny z 5 grudnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych, w zakresie ustalenia, czy Spółce będzie przysługiwać prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez Pracowników i Współpracowników Spółki, udokumentowanych Dokumentami Pracowniczymi wystawionymi na dane Pracowników i Współpracowników Spółki, w tym fakturami zarówno w postaci ustrukturyzowanymi w KSeF, jak i tradycyjnej poza KSeF oraz oświadczeniami o utracie dowodu zakupu.
Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 9 lutego 2026 r. (wpływ 9 lutego 2026 r.). Treść wniosku jest następująca:
Zainteresowani, którzy wystąpili z wnioskiem
1. Zainteresowany będący stroną postępowania
PGK A.
2. Zainteresowany niebędący stroną postępowania
B. Spółka Akcyjna
Opis zdarzenia przyszłego
B.S.A. (dalej: „Spółka” lub „B.”) jest spółką akcyjną z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT w Polsce.
Spółka jest częścią podatkowej grupy kapitałowej A. (dalej: „PGK A.”) utworzonej zgodnie z art. 1a Ustawy o CIT na podstawie „Umowy Zawarcia Podatkowej Grupy Kapitałowej” zawartej w dniu (...) 2022 r. (dalej: „Umowa”).
PGK A. jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, podlegającym w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Umowa została zawarta na okres 3 lat podatkowych, następnie aneksem „Zmiana Umowy Zawarcia Podatkowej Grupy Kapitałowej do Umowy zawartej (...) 2022 r. pomiędzy B. Spółka Akcyjna. a C. Sp. z o.o.” została przedłużona na okres kolejnych 3 lat podatkowych do (...) 2028 r. Zgodnie z Umową, B. Spółka Akcyjna jest spółką dominującą Wnioskodawcy.
Wnioskodawca pragnie wskazać, że choć Wnioskodawcą niniejszego wniosku jako podatnik podatku od osób prawnych jest PGK A., to opisane zdarzenie przyszłe dotyczyć będzie wyłącznie działalności Spółki.
Podstawowym przedmiotem działalności Spółki jest produkcja, dystrybucja i sprzedaż (…).
Spółka zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę, ale także współpracuje z osobami fizycznymi w oparciu o inne, dopuszczalne formy umów cywilnoprawnych, np. umowy o współpracę (kontrakty B2B) oraz umowy zlecenia. Zdarzenie przyszłe opisane w niniejszym wniosku dotyczy wszystkich osób fizycznych, które Spółka zatrudnia na bazie umowy o pracę lub z którymi współpracuje na podstawie innych umów niż umowa o pracę. Są one łącznie określane w niniejszym wniosku jako „Pracownicy i Współpracownicy”.
Z uwagi na fakt, że Pracownicy i Współpracownicy Spółki odbywają podróże służbowe, jak i ponoszą wydatki reprezentacyjne na rzecz Spółki, w celu regulacji sposobu ich realizacji, jak i sposobu rozliczania wydatków służbowych przez Pracowników i Współpracowników, Spółka wprowadziła wewnętrzną politykę w zakresie podróży służbowych i wydatków reprezentacyjnych (dalej: „Polityka”). Dokument ten szczegółowo reguluje zasady ponoszenia i rozliczania wydatków służbowych przez Pracowników i Współpracowników.
Zgodnie z Polityką, wszyscy Pracownicy i Współpracownicy Spółki podróżują w celach służbowych tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne i wymagane przez Spółkę. Cele ustanowionej Polityki to m. in.: zapewnienie jasnego i spójnego zrozumienia zasad podróżowania i realizacji wydatków na cele reprezentacyjne w ramach współpracy z klientami, dostawcami, czy współpracownikami Spółki, optymalizacja kosztów ponoszonych przez Spółkę, zapewnienie Pracownikom i Współpracownikom zwrotu uzasadnionych wydatków służbowych, umożliwienie Pracownikom i Współpracownikom efektywnej pracy w trakcie podróży i po powrocie do miejsca pracy, ale także zapewnienie przez Spółki odpowiedniego poziomu kontroli księgowej i biznesowej poprzez zagwarantowanie należytej weryfikacji i zatwierdzania kosztów przez upoważnione do tego osoby.
Polityka jest kierowana przede wszystkim do Pracowników i Współpracowników Spółki, którzy odbywają podróże służbowe i ponoszą wydatki w celach biznesowych Spółki, następnie wnioskując o zwrot kosztów związanych z poniesionymi wydatkami.
Zgodnie z Polityką, wydatki służbowe obejmują koszty poniesione w trakcie podróży służbowych oraz wydatki związane z działalnością Spółki wynikające z budżetów, uprzednio uzgodnione i zatwierdzone przez przełożonego m. in.:
W myśl postanowień Polityki, Pracownicy i Współpracownicy mają prawo do zwrotu poniesionych kosztów, jeśli są one:
Zgodnie z Polityką wydatki służbowe mogą być ponoszone przez Pracowników i Współpracowników na trzy sposoby:
Zgodnie z obowiązującą Polityką, wszystkie wydatki muszą zostać zatwierdzone z wyprzedzeniem i muszą się mieścić w indywidualnym budżecie danego działu.
Dla celów rozliczania poniesionych wydatków, Pracownicy i Współpracownicy są zobowiązani do utworzenia rozliczenia wydatków służbowych w dedykowanym systemie finansowo-księgowym Spółki. Pracownik lub Współpracownik tworzy raport wydatków służbowych zawierający m. in.:
W praktyce Spółki, wydatki służbowe są dokumentowane poprzez faktury VAT wystawione na Spółkę (zawierające pełne dane Spółki wraz z numerem NIP), w tym faktury wystawione do paragonów, faktury VAT wystawione na dane imienne Pracownika lub Współpracownika (zawierające imię i nazwisko Pracownika lub Współpracownika ponoszącego wydatek), w tym faktury wystawione do paragonów, paragony z numerem NIP Spółki (stanowiące faktury uproszczone) oraz paragony bez numeru NIP (standardowe paragony fiskalne), w tym paragony za przejazd taksówkami.
Pojawiają się również inne dokumenty takie jak np. bilety komunikacji publicznej (lotnicze, kolejowe, autobusowe), bilety parkingowe, dokumenty potwierdzające opłaty za przejazd autostradami, czy rachunki wystawiane przez dostawców niebędących podatnikami VAT. Incydentalnie zdarza się także, że w sytuacji utraty dowodu zakupu przez Pracownika lub Współpracownika poniesienie wydatku dokumentowane jest w oparciu o oświadczenie o utracie dowodu zakupu wskazujące wartość transakcji, opis wydatku i wskazanie przyczyny braku dowodu zakupu po uprzedniej akceptacji przełożonego danego Pracownika lub Współpracownika oraz członka zarządu, a także Dyrektora Finansowego – w przypadku transakcji w wysokości 1 000 PLN.
Reasumując, wydatek poniesiony przez Pracownika lub Współpracownika powinien zostać udokumentowany, poza fakturą wystawioną na dane Spółki i paragonem z NIP Spółki, alternatywnie którymś z następujących dokumentów:
- dalej łącznie jako: „Dokumenty Pracownicze”.
Każdy wydatek poniesiony przez Pracownika lub Współpracownika powinien być udokumentowany którymś ze wskazanych wyżej dokumentów. Pracownik lub Współpracownik zobowiązany jest przekazać Spółce stosowny dokument w formie elektronicznej w systemie dedykowanym do obsługi wydatków pracowniczych. W przypadku płatności kartą służbową, część danych transakcyjnych jest automatycznie importowana do systemu.
Wszystkie raporty podlegają dwuetapowemu procesowi weryfikacji. Najpierw wydatek jest akceptowany przez bezpośredniego przełożonego Pracownika lub Współpracownika (akceptacja merytoryczna), a następnie przez zespół księgowości (weryfikacja formalno- podatkowa). Po pozytywnej weryfikacji następuje zaksięgowanie operacji - wydatek jest ujmowany w księgach rachunkowych Spółki na podstawie załączonego dokumentu źródłowego. Zwrot kosztów Pracownikowi lub Współpracownikowi, w przypadku wydatków poniesionych ze środków prywatnych, następuje w formie przelewu środków na konto bankowe Pracownika lub Współpracownika.
Spółka przechowuje dokumentację wydatków służbowych zgodnie z wymogami Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 poz. 120, dalej: „Ustawa o rachunkowości”) oraz przepisami podatkowymi. Dokumenty są archiwizowane w formie elektronicznej w systemie finansowo-księgowym.
System zapewnia możliwość dostępu do dokumentacji dla celów kontrolnych oraz umożliwia weryfikację autentyczności i integralności przechowywanych dokumentów elektronicznych.
Wszystkie opisane wydatki są ponoszone wyłącznie w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą. Spółka nie refunduje wydatków o charakterze prywatnym. Każdy wydatek musi mieć uzasadnienie biznesowe i być powiązany z celami gospodarczymi Spółki. Ostatnim etapem procesu zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest analiza pod kątem spełnienia przesłanek uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy o CIT, w tym ocena, czy przedmiotowy wydatek nie stanowi jednego z kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 Ustawy o CIT.
W związku z wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: „KSeF”), Spółka powzięła wątpliwości, czy będzie przysługiwało jej prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez jej Pracowników i Współpracowników, w sytuacji, gdy Dokumenty Pracownicze, w tym w szczególności faktury, dokumentujące te wydatki zostaną wystawione na dane Pracownika lub Współpracownika, a nie na dane Spółki.
Spółka, której obroty przekraczają próg 200 mln zł, będzie zobowiązana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF już od 1 lutego 2026 r. Natomiast od 1 kwietnia 2026 r. zasadniczo wszyscy kontrahenci Spółki, będą również zobowiązani do wystawiania faktur przez KSeF, co oznacza, że Spółka będzie odbierać faktury w formie ustrukturyzowanej.
Należy zaznaczyć, że obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF dotyczy co do zasady transakcji między przedsiębiorcami typu B2B. W przypadku transakcji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, wystawianie faktur za pośrednictwem KSeF będzie fakultatywne. Oznacza to, że dostawcy towarów i usług będą mogli, ale nie będą musieli wystawiać faktur ustrukturyzowanych w KSeF, gdy nabywcą będzie osoba fizyczna.
W praktyce oznacza to, że po 1 lutego 2026 r. Pracownicy i Współpracownicy Spółki dokonujący zakupów służbowych mogą otrzymywać dokumenty potwierdzające te wydatki wystawione w różnej formie:
W związku z wdrażaniem KSeF oraz zmianami w systemie dokumentowania transakcji, w toku prac przygotowawczych pojawiły się istotne wątpliwości Spółki dotyczące kwalifikacji podatkowej wydatków służbowych, w szczególności w sytuacji, gdy Dokumenty Pracownicze, w tym faktury dokumentujące wydatki służbowe będą wystawiane na imię i nazwisko Pracownika lub Współpracownika, a nie na Spółkę. Do takiej sytuacji może dojść ze względów praktycznych (np. konieczność natychmiastowego dokonania zakupu, brak możliwości podania pełnych danych Spółki w danym momencie, specyfika niektórych platform sprzedażowych).
Mając na uwadze powyższe okoliczności oraz konieczność zapewnienia ciągłości operacyjnej w zakresie rozliczania wydatków służbowych w okresie transformacji związanej z wdrożeniem KSeF, Spółka zwraca się z wnioskiem o potwierdzenie, że będzie miała prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków służbowych udokumentowanych Dokumentami Pracowniczymi, w tym fakturami (zarówno ustrukturyzowanymi w systemie KSeF, jak i tradycyjnymi) wystawionymi na dane Pracowników lub Współpracowników Spółki oraz oświadczeniami Pracowników i Współpracowników, pod warunkiem wykazania, że są to wydatki służbowe poniesione w interesie gospodarczym Spółki i spełniające pozostałe warunki określone w art. 15 ust. 1 Ustawy o CIT.
Pytanie
Czy w związku z wejściem w życie KSeF, Wnioskodawcy będzie przysługiwać prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez Pracowników i Współpracowników Spółki, udokumentowanych Dokumentami Pracowniczymi wystawionymi na dane Pracowników i Współpracowników Spółki, w tym fakturami zarówno w postaci ustrukturyzowanymi w KSeF, jak i tradycyjnej poza KSeF oraz oświadczeniami o utracie dowodu zakupu?
Państwa stanowisko w sprawie
Zdaniem Wnioskodawcy, w związku z wejściem w życie KSeF, Wnioskodawcy będzie przysługiwać prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez Pracowników i Współpracowników Spółki, udokumentowanych Dokumentami Pracowniczymi wystawionymi na dane Pracowników i Współpracowników Spółki, w tym fakturami zarówno w postaci ustrukturyzowanymi w KSeF, jak i tradycyjnej poza KSeF oraz oświadczeniami o utracie dowodu zakupu.
Uzasadnienie
Zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT, przy czym koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.
Decydujące dla zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym zasadniczo każdy wydatek wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.
W świetle powyższego, aby dany wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
1) został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
2) jest definitywny (rzeczywisty),
3) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
4) został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła,
5) został właściwie udokumentowany,
6) nie został wymieniony w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT.
Zatem, jak wynika z powyższego, co do zasady wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 Ustawy o CIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.
Zdaniem Wnioskodawcy, powyższe warunki w przypadku Spółki są spełnione.
Wnioskodawca wskazuje, iż koszty pracownicze będą stanowiły dla Wnioskodawcy koszty podatkowe, jeżeli spełniają wskazane kryteria, określone w powyższym przepisie. Zgodnie natomiast z Polityką wprowadzoną przez Spółkę, wydatki pracownicze związane z podróżami służbowymi i reprezentacją, są zwracane i uznawane za wydatek Spółki wyłącznie, jeśli są związane z działalnością Spółki i osiąganiem przez nią zysków.
Wydatki te mają ścisły związek z wykonywanymi przez Pracowników i Współpracowników obowiązkami wynikającym ze stosunku pracy, co świadczy o tym, że pozostają w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą oraz zostały poniesione w celu uzyskania przychodów lub zabezpieczenia ich źródła.
Spółka, podkreśla, że każdy wydatek pracowniczy, jest weryfikowany w zakresie celu jego poniesienia (czy jest związany z działalnością gospodarczą Spółki oraz czy został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła) oraz czy nie jest wydatkiem wymienionym w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT.
Zgodnie bowiem z wprowadzoną przez Spółkę Polityką, Spółka zwraca Pracownikom i Współpracownikom wydatki, wyłącznie jeśli, m.in.: (i) są związane z działalnością Spółki i osiąganiem zysków, (ii) odpowiednio udokumentowane.
Część wydatków udokumentowanych Dokumentami Pracowniczymi, wystawionymi na dane Pracowników i Współpracowników jest ponoszonych bezpośrednio przez Spółkę firmową kartą płatniczą przypisaną imiennie do danego Pracownika lub Współpracownika albo na podstawie gotówkowej zaliczki wypłacanej Pracownikowi lub Współpracownikowi, a Pracownik lub Współpracownik nie jest zobowiązany do zwrotu tych środków Spółce, gdyż jest to zakup służbowy związany z działalnością Spółki. Wydatek ten obciąża więc ostatecznie majątek Spółki.
Natomiast, w pozostałych sytuacjach Pracownik lub Współpracownik opłaca daną usługę lub produkt ze swoich prywatnych środków, a następnie Spółka zwraca mu odpowiednią sumę po spełnieniu warunków przewidzianych w wewnętrznej Polityce Spółki w zakresie podróży służbowych i wydatków reprezentacyjnych.
Z powyższego wynika, że warunki rozpoznania kosztu podatkowego dotyczące poniesienia go przez podatnika oraz definitywności wydatku zostają spełnione, ponieważ to Spółka ponosi ekonomiczny ciężar wydatku oraz nie jest on w żaden sposób Spółce zwracany.
Odnosząc się natomiast do sposobu udokumentowania wydatków, Wnioskodawca wskazuje, że przepisy Ustawy o CIT nie zawierają regulacji wskazujących zasady dokumentowania zdarzeń gospodarczych, wskazując wyłącznie, że wydatek stanowiący koszt powinien zostać „właściwie udokumentowany”.
W szczególności, przepisy Ustawy o CIT nie nakazują, aby dokument dotyczący danego wydatku zawierał dane podmiotu, który chce zaliczyć wydatek w koszt uzyskania przychodu. Co więcej, przepisy Ustawy o CIT nie wymagają także, aby dokument taki został wystawiony przez kontrahenta, a więc przez zewnętrzny podmiot.
W ocenie Wnioskodawcy, o ile spełnione są pozostałe przesłanki, formalny wymóg udokumentowania wydatku może zostać spełniony także poprzez uzyskanie dokumentu wystawionego na dane Pracownika lub Współpracownika. Ponadto, może on zostać spełniony także przez wystawienie wewnętrznych dokumentów, o ile spełniają one kryterium właściwego dokumentowania. Dokumenty takie zdaniem Wnioskodawcy, mimo że zawierają dane Pracownika lub Współpracownika albo są wystawiane przez samego Pracownika lub Współpracownika, dokumentują wydatek, który ostatecznie obciąża majątek Spółki i który pozostaje w związku z jej działalnością gospodarczą.
W ocenie Wnioskodawcy, z uwagi na fakt, że wydatek taki spełnia przesłanki uznania go za koszt przez Spółkę, sam fakt wystawienia dokumentu na dane Pracownika lub Współpracownika nie powinien przekreślać prawa do zaliczenia go w koszty uzyskania przychodu Wnioskodawcy. Podobnie, fakt wystawienia dokumentu wewnętrznego nie powinien przekreślać prawa do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów Wnioskodawcy. W szczególności, biorąc pod uwagę to, że wewnętrzne dokumenty uzyskiwane przez Spółkę odwołują się do zewnętrznych, obiektywnych kryteriów takich jak wartość transakcji i podanie przyczyn braku innego dokumentu. Co więcej, są one także weryfikowane w ramach dwustopniowej weryfikacji, co także zapewnia ich wiarygodność.
W tym miejscu warto jednak przytoczyć art. 9 ust. 1 Ustawy o CIT, zgodnie z którym podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.
Powyższy przepis odnosi się do reguł zawartych w Ustawie o rachunkowości, która reguluje zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych.
Zgodnie z art. 20 ust. 1 Ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych zgodnie z ust. 2 cytowanego przepisu są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.
Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 Ustawy o rachunkowości, aby dokument mógł zostać zakwalifikowany jako dowód księgowy, musi zawierać następujące dane:
1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Z kolei, zgodnie z art. 21 ust. 1a Ustawy o rachunkowości, można zaniechać w dowodzie pewnych danych, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Z powyższego należy wywnioskować, że dowody księgowe powinny być rzetelne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem zdarzeń gospodarczych, które dokumentują, nie zawierające błędów oraz kompletne, tj. zawierające wykazane w przepisach elementy.
W tym miejscu należy również przytoczyć art. 180 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Natomiast, w oparciu o art. 181 Ordynacji podatkowej, dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.
Katalog ten jest katalogiem otwartym, co sprawia, że zasadne jest posiadanie wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.
Co ważne, dowód księgowy wykorzystywany dla celów wprowadzenia danego kosztu do ksiąg rachunkowych, właściwy będzie również dla celów podatkowych.
Mając powyższe na uwadze, w ocenie Wnioskodawcy, wydatki ponoszone przez Pracowników i Współpracowników, które w ramach opracowanej Polityki i procedur oraz w związku z wejściem w życie KSeF, będą mogły być udokumentowane Dokumentami Pracowniczymi, w tym zarówno za pomocą faktur ustrukturyzowanych wystawionych w KSeF, jak i faktur wystawionych w formie tradycyjnej poza KSeF, zawierających dane Pracowników lub Współpracowników, a nie Spółki oraz oświadczeniami Pracowników lub Współpracowników, będą spełniać warunki wskazane w Ustawie o rachunkowości oraz Ordynacji podatkowej.
Ustawa o rachunkowości oraz Ordynacja podatkowa, podobnie jak przepisy Ustawy o CIT, nie wymagają bowiem, żeby dokument zawierał dane podatnika, ani aby był wystawiony przez podmiot zewnętrzny, a jedynie, aby rzetelnie odzwierciedlał faktycznie zrealizowane zdarzenie gospodarcze oraz określał strony dokonujące operacji gospodarczej (określenie stron nie jest natomiast tożsame z koniecznością wystawienia dokumentu przez drugą stronę transakcji i może nastąpić także w dokumencie wewnętrznym, wystawianym przez podatnika lub jego pracownika). Dokumenty takie mają jedynie charakter formalny, potwierdzający poniesienie wydatku, a nie konstytutywny, tworzący prawo do zaliczenia danego wydatku w koszty uzyskania przychodu.
Tym samym Spółce będzie przysługiwać prawo do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu na podstawie Dokumentów Pracowniczych, wystawionych na dane Pracowników lub Współpracowników, w tym faktur wystawionych, zarówno w KSeF, jak i poza KSeF oraz oświadczeń pracowniczych. Prawo do rozpoznania kosztu będzie natomiast poprzedzone analizą pod kątem spełnienia przesłanek z art. 15 ust. 1 Ustawy o CIT, oraz analizą, że nie będą to wydatki wymienione w art. 16 ust. 1 Ustawy o CIT).
Co więcej, należy wskazać, że Ustawa o rachunkowości, tak jak i Ustawa o CIT, nie wprowadza szczególnych wymogów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Oznacza to, że zdaniem Wnioskodawcy, dokumenty te mogą być przechowywane w dowolnej formie, (pod warunkiem, że spełnione zostaną pozostałe wymogi wynikające z powyższych przepisów).
Podsumowując, biorąc pod uwagę powyższe, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że będzie mieć prawa zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków, które dokumentowane będą Dokumentami Pracowniczymi zawierającymi dane Pracowników i Współpracowników, w tym fakturami w formie ustrukturyzowanej, jak i w formie tradycyjnej oraz oświadczeniami Pracowników lub Współpracowników jeśli wydatki te będą spełniać warunki z art. 15 ust. 1 Ustawy o CIT oraz nie będą wydatkami, o których mowa w art. 16 ust. 1 Ustawy o CIT. Księgowanie powyższych wydatków będzie opierać się o dane wprowadzone do systemu przez Pracownika lub Współpracownika oraz podlegać będą kilkuetapowej weryfikacji.
Co ważne, opisany przez Wnioskodawcę sposób postępowania z zaliczaniem do kosztów uzyskania przychodów wydatków pracowniczych odpowiada dotychczasowej praktyce interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej i jest powszechnie stosowaną na rynku metodą.
Wnioskodawca zaznacza, że ma świadomość, iż powołane w niniejszym Wniosku interpretacje indywidualne wydane w podobnych stanach faktycznych lub zdarzeniach przyszłych nie wywierają mocy ochronnej w jego indywidualnej sprawie, zgodnie z Ordynacją podatkową, a dodatkowo, nie uwzględniają zmian stanu prawnego wynikającego z planowanego wejścia w życie KSeF. Niemniej jednak, przedstawione orzeczenia interpretacyjne mają istotne znaczenie dla zobrazowania utrwalonej linii interpretacyjnej oraz kierunku wykładni przepisów prawa podatkowego dokonywanej przez organy Krajowej Administracji Skarbowej. Wnioskodawca wskazuje także, że w jego ocenie, wejście w życie KSeF pozostanie bez wpływu na tok interpretacyjny przedstawiony w przytoczonych powyżej interpretacjach. Przepisy KSeF pozostają bowiem bez wpływu na regulacje Ustawy o CIT oraz Ustawy o rachunkowości, a jedynie wprowadzają nową formę faktury – fakturę ustrukturyzowaną i mogą zmienić procedury i procesy rozliczania wydatków w organizacjach, ale nie to, czy dany dokument jest wystarczający dla zaliczenia na jego podstawie wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
W związku z powyższym wnoszę o potwierdzenie prawidłowości stanowiska przedstawionego na wstępie.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Stosownie do treści art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.
Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.
W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
A zatem, jednym z warunków uznania poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest jego właściwe udokumentowanie.
Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.
Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że podstawowym przedmiotem działalności Spółki jest produkcja, dystrybucja i sprzedaż (...).
Spółka zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę, ale także współpracuje z osobami fizycznymi w oparciu o inne, dopuszczalne formy umów cywilnoprawnych, np. umowy o współpracę (kontrakty B2B) oraz umowy zlecenia. Opis sprawy w niniejszym wniosku dotyczy wszystkich osób fizycznych, które Spółka zatrudnia na bazie umowy o pracę lub z którymi współpracuje na podstawie innych umów niż umowa o pracę.
Spółka wprowadziła wewnętrzną politykę rozliczania poniesionych wydatków w zakresie podróży służbowych i wydatków reprezentacyjnych, w związku z tym, że Pracownicy i Współpracownicy Spółki odbywają podróże służbowe, jak i ponoszą wydatki reprezentacyjne na rzecz Spółki. Dokument ten szczegółowo reguluje zasady ponoszenia i rozliczania wydatków służbowych przez Pracowników i Współpracowników.
Zgodnie z Polityką, wszyscy Pracownicy i Współpracownicy Spółki podróżują w celach służbowych tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne i wymagane przez Spółkę. Polityka jest kierowana przede wszystkim do Pracowników i Współpracowników Spółki, którzy odbywają podróże służbowe i ponoszą wydatki w celach biznesowych Spółki, następnie wnioskują o zwrot kosztów związanych z poniesionymi wydatkami.
Zgodnie z Polityką, wydatki służbowe obejmują koszty poniesione w trakcie podróży służbowych oraz wydatki związane z działalnością Spółki wynikające z budżetów, uprzednio uzgodnione i zatwierdzone przez przełożonego.
W myśl postanowień Polityki, Pracownicy i Współpracownicy mają prawo do zwrotu poniesionych kosztów, jeśli są one:
Zgodnie z obowiązującą Polityką, wszystkie wydatki muszą zostać zatwierdzone z wyprzedzeniem i muszą się mieścić w indywidualnym budżecie danego działu.
Dla celów rozliczania poniesionych wydatków, Pracownicy i Współpracownicy są zobowiązani do utworzenia rozliczenia wydatków służbowych w dedykowanym systemie finansowo-księgowym Spółki. Pracownik lub Współpracownik tworzy raport wydatków służbowych zawierający m. in.:
Wydatek poniesiony przez Pracownika lub Współpracownika powinien zostać udokumentowany, poza fakturą wystawioną na dane Spółki i paragonem z NIP Spółki, alternatywnie którymś z następujących dokumentów:
Każdy wydatek poniesiony przez Pracownika lub Współpracownika powinien być udokumentowany którymś ze wskazanych wyżej dokumentów. Pracownik lub Współpracownik zobowiązany jest przekazać Spółce stosowny dokument w formie elektronicznej w systemie dedykowanym do obsługi wydatków pracowniczych.
Wszystkie raporty podlegają dwuetapowemu procesowi weryfikacji. Najpierw wydatek jest akceptowany przez bezpośredniego przełożonego Pracownika lub Współpracownika, a następnie przez zespół księgowości.
Spółka przechowuje dokumentację wydatków służbowych zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości oraz przepisami podatkowymi. Dokumenty są archiwizowane w formie elektronicznej w systemie finansowo-księgowym.
Wszystkie opisane wydatki są ponoszone wyłącznie w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą. Spółka nie refunduje wydatków o charakterze prywatnym. Każdy wydatek musi mieć uzasadnienie biznesowe i być powiązany z celami gospodarczymi Spółki. Ostatnim etapem procesu zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest analiza pod kątem spełnienia przesłanek uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, w tym ocena, czy przedmiotowy wydatek nie stanowi jednego z kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 Ustawy o CIT.
W związku z wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur, Spółka powzięła wątpliwości, czy będzie przysługiwało jej prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez jej Pracowników i Współpracowników, w sytuacji, gdy Dokumenty Pracownicze, w tym w szczególności faktury, dokumentujące te wydatki zostaną wystawione na dane Pracownika lub Współpracownika, a nie na dane Spółki.
Odnosząc się do Państwa wątpliwości, należy zauważyć, że w ustawie o CIT nie przewidziano nowelizacji uwzględniających wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur. W szczególności nie uzależniono możliwości zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów od spełnienia obowiązku wystawienia faktury dokumentującej ten wydatek przy użyciu KSeF.
Nowelizacja taka miała miejsce w zakresie podatku od towarów i usług, gdzie ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie Krajowego Systemu e- faktur (dalej; „KSeF”), które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej „ustawą zmieniającą” − termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.
Zgodnie z obowiązującym od 1 lutego 2026 r. art. 106ga ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (DZ. U. z 2025 r. poz. 755 ze zm., dalej „ustawa o VAT):
Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który całkowicie zmieni sposób wystawiania i obiegu faktur w Polsce. Krajowy System e-Faktur (KSeF) zapewni szybkie, bezpieczne i prawidłowe dostarczenie faktury do nabywcy. Umożliwi to pewny dostęp do dokumentu i wiarygodne potwierdzenie transakcji. Dzięki temu podatnicy zyskają większą pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony, co zwiększy bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.
Korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych. Jeśli jednak podatnik otrzyma fakturę wystawioną poza systemem, będzie mógł odliczyć VAT, jeżeli spełnione są pozostałe, materialne przesłanki prawa do odliczenia. W ustawie o VAT obowiązują zasady determinujące prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego.
W takiej sytuacji kluczowe jest zachowanie należytej staranności – podatnik powinien zweryfikować, dlaczego faktura została wystawiona poza KSeF oraz czy kontrahent działa zgodnie z obowiązującymi przepisami. W ramach dobrych praktyk zasadne jest uzyskanie dokumentu w KSeF, uwzględniając to, że faktura otrzymana wyłącznie w tym systemie potwierdza prawidłowość postępowania od strony sprzedawcy.
W indywidualnych przypadkach, jeżeli wystąpią sytuacje, w których działanie wystawcy takiej faktury okaże się nieuczciwe, nabywca powinien zachować szczególną ostrożność przy współpracy z takim kontrahentem, w tym np. weryfikować zasadność wystawienie faktury poza KSeF. Każdorazowo, nabywca powinien mieć na uwadze ewentualne negatywne konsekwencje, które mogą zaistnieć w związku ze współpracą ze sprzedawcami, którzy nie stosują się do zobowiązujących przepisów w zakresie VAT.
Nabywca powinien więc zwracać uwagę na okoliczności współpracy z takim kontrahentem, w tym, czy kontrahent, który notorycznie wystawia faktury poza KSeF (mimo ciążącego na nim obowiązku oraz w dobie udostępnionych przez resort finansów aplikacji do wystawiania faktur w KSeF rzetelnie dokumentuje dokonane transakcje.
W zakresie podatku dochodowego faktura – niezależnie od formy – stanowi podstawowy dowód potwierdzający poniesienie kosztu, który może być uznany za koszt uzyskania przychodu, o ile został on poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów.
Należy podkreślić, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.
Podsumowując, w związku z tym, że:
Zatem, biorąc pod uwagę powyższe, należy zgodzić się ze stanowiskiem Wnioskodawcy, że Spółce będzie przysługiwać prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez Pracowników i Współpracowników Spółki, udokumentowanych Dokumentami Pracowniczymi wystawionymi na dane Pracowników i Współpracowników Spółki, w tym fakturami zarówno w postaci ustrukturyzowanymi w KSeF, jak i tradycyjnej poza KSeF oraz oświadczeniami o utracie dowodu zakupu.
W konsekwencji Państwa stanowisko należało uznać za prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.
Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
W odniesieniu do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych należy stwierdzić, że zostały wydane w indywidualnych sprawach podmiotów i nie wiążą w sprawie będącej przedmiotem wniosku. Zostały wydane w określonym stanie faktycznym i w tych sprawach rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące, nie mogą one zatem przesądzać o niniejszym rozstrzygnięciu. Natomiast organy mimo, że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkują się wydanymi rozstrzygnięciami organów podatkowych oraz wyrokami sądów administracyjnych, to nie mają możliwości zastosowania ich wprost z tego powodu, że nie stanowią one materialnego prawa podatkowego. Każdą sprawę organ jest zobowiązany rozpatrywać indywidualnie.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację przez Zainteresowanego, który jest stroną postępowania
PGK A. (Zainteresowany będący stroną postępowania – art. 14r § 2 Ordynacji podatkowej) ma prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 i 14r ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo