Spółka z o.o., podatnik CIT i VAT, planuje przejść na wyłącznie elektroniczne archiwizowanie dokumentów związanych z działalnością gospodarczą (np. faktur zakupowych, sprzedażowych, dokumentów bankowych). Dokumenty pierwotnie papierowe zostaną zeskanowane, a oryginały zniszczone po kontroli wewnętrznej. Spółka zapewni autentyczność, integralność i czytelność dokumentów elektronicznych, ich łatwe odszukanie, dostępność dla organów podatkowych oraz odpowiednie zabezpieczenia. Dokumenty mogą być przechowywane…
Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
22 grudnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 22 grudnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący ustalenia, czy w odniesieniu do faktur przechowywanych jedynie w formie elektronicznej Spółka zachowa prawo do odliczania kosztów uzyskania przychodów. Uzupełnili go Państwo pismem z 25 stycznia 2026 r. – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
(…) Sp. z o.o. (dalej "Podatnik" lub „Spółka”) posiada siedzibę działalności gospodarczej w Polsce i podlega opodatkowaniu od całości swoich dochodów w Polsce. Spółka jest zarejestrowana jako podatnik VAT oraz podatnik VAT-UE w Polsce.
Spółka prowadzi księgi rachunkowe zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży (...). Spółka dokonuje licznych transakcji zakupu oraz sprzedaży towarów i usług z podmiotami z Polski, z Unii Europejskiej oraz spoza Unii Europejskiej. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą w Spółce powstaje szereg dokumentów potwierdzających dokonywane transakcje (dalej określanych jako "dokumenty").
W szczególności są to następujące dokumenty:
a) dokumenty zakupowe: faktury zakupowe, dowody dostawy, przyjęcia z zewnątrz (PZ), rachunki, dokumenty SAD, zamówienia, korespondencja mailowa,
b) dokumenty sprzedażowe: faktury sprzedaży, dowody dostawy, wydanie zewnętrzne (WZ), CMR (międzynarodowy list przewozowy),
c) inne dokumenty związane ze sprzedażą: noty obciążeniowe, dokumenty źródłowe (podstawa zafakturowania), refaktury kosztów,
d) dokumenty związane z bankami i kasą: wyciągi bankowe, dokumenty źródłowe (np. zaliczki, proformy), raporty kasowe i dokumentacja kasowa (np. rozliczenia zaliczek, rozliczenia delegacji),
e) dokumenty związane z podatkiem VAT: rejestr zakupu i sprzedaży, korekty systemowe, dokumenty dotyczące importu usług, dokumenty wewnętrzne, deklaracje VAT,
f) dokumenty dotyczące środków trwałych: faktury inwestycyjne, dokumenty OT (przyjęcie do używania środka trwałego), dokumenty LT (likwidacja środka trwałego),
g) inne dokumenty: dokumenty związane z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, dokumenty płacowe, dokumentacja związana ze składkami ZUS, deklaracje CIT, polecenia księgowania (PK), korespondencja, potwierdzenia sald, inwentaryzacje, przedpłaty.
Dokumenty mogą mieć formę elektroniczną albo formę papierową.
W najbliższym czasie Spółka ma zamiar zmodyfikować zasady przechowywania tych dokumentów poprzez ich obieg i archiwizowanie wyłącznie w formie elektronicznej. Celem tej modyfikacji jest usprawnienie procesu obiegu dokumentów służącemu ich bardziej przejrzystej kontroli wewnętrznej, ułatwienie dostępu do dokumentów oraz zaoszczędzenie przestrzeni magazynowej w archiwum.
W zakresie dokumentów mających formę elektroniczną Spółka będzie wytwarzała lub otrzymywała dokument w formie elektronicznej. Następnie dokument ten będzie zapisywany w formie elektronicznej. Dokument będzie przechowywany przez Spółkę w formie elektronicznej. Dokument nie będzie istniał w formie papierowej.
Natomiast w zakresie dokumentów mających formę papierową Spółka będzie wytwarzała lub otrzymywała dokument w formie papierowej. Następnie dokument ten będzie skanowany, a skan będzie zapisywany w formie elektronicznej w formacie PDF albo będzie wykonywana ich fotokopia i będą zapisywane w formacie JPG. Pracownik Spółki odpowiedzialny za wykonanie tych czynności będzie zobowiązany do zapisania tych dokumentów w formie elektronicznej w sposób wiernie i czytelnie odzwierciedlający całą treść dokumentu.
Dokument będzie przechowywany przez Spółkę w formie elektronicznej. Dokument w formie papierowej będzie niszczony po przeprowadzeniu pełnej kontroli wewnętrznej przez osoby uprawnione ze strony Spółki.
Kontrola wewnętrzna polegać będzie w szczególności na:
We wszystkich przypadkach dokument przechowywany w formie elektronicznej będzie spełniał następujące warunki:
1) dokument będzie stanowił wierne odzwierciedlenie pierwotnego dokumentu wytworzonego lub otrzymanego w formie elektronicznej albo w formie papierowej,
2) dokument zostanie zapisany w formacie, który będzie umożliwiał zapoznanie się z treścią tego dokumentu,
3) dokument będzie przechowywany w formacie, który co do zasady uniemożliwia ingerencję w treść tego dokumentu,
4) dokument zostanie zapisany w formacie, który będzie umożliwiał pobranie go i przesłanie do organów podatkowych lub sporządzenie jego wydruku i przekazanie go do organów podatkowych,
5) dokument będzie opisany i odpowiednio pogrupowany w sposób umożliwiający szybkie odnalezienie konkretnego dokumentu,
6) dokument będzie przechowywany przez okres wymagany dla konkretnego rodzaju dokumentów, który określają właściwe przepisy,
7) pliki z dokumentami będą posiadały kopie zapasowe,
8) zostaną wprowadzone odpowiednie zabezpieczenia mające na celu ochronę danych zawartych w archiwum dokumentów przed dostępem osób niepowołanych, a w szczególności Wnioskodawca wprowadzi system na podstawie którego dostęp do archiwum dokumentów będą posiadały jedynie uprawnione osoby.
Prowadząc ewidencję i archiwizację w opisany wyżej sposób, Spółka będzie przechowywać faktury i dokumenty elektroniczne w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Zasady (polityka) rachunkowości Spółki będzie zawierała odpowiednie zapisy opisujące system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych przechowywanych elektronicznie, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
W uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo, że:
I. Ponoszone przez Spółkę wydatki (koszty) w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą dotyczą przede wszystkim:
Wymienione wydatki dokumentowane są następującymi rodzajami dokumentów:
1. dowody zewnętrzne obce, tj. wystawione przez kontrahenta faktury zakupowe, paragony fiskalne lub rachunki, dokumenty SAD;
2. dowody zastępcze: wystawione przez Spółkę rozliczenia podróży służbowych dokumentujące diety i ryczałty;
3. dokumenty wewnętrzne źródłowe: listy płac; deklaracje ZUS, deklaracje PCC;
4. potwierdzenia płatności: wynikające z wyciągów bankowych poniesione płatności wynikające z ww. dokumentów oraz opłaty bankowe, opłaty administracyjne, podatki.
5. dokumenty wewnętrzne stanowiące dodatkowe potwierdzenia transakcji, np. potwierdzenie przyjęcia towarów (PZ), potwierdzenie wydania towarów (WZ), zamówienia, rozliczenia zaliczek, dokumenty kasowe (raporty kasowe i dokumenty KW), deklaracje podatkowe.
II. Faktury wystawiane są bezpośrednio na Spółkę i finansowane w całości przez Spółkę. Niektóre wydatki objęte są faktoringiem, gdzie faktor czasowo finansuje ich nabycie, po czym Spółka zwraca faktorowi poniesione w jej imieniu wydatki. Zatem ostatecznie to Spółka zawsze finansuje własne wydatki. Wydatki finansowane czasowo przez faktora również są wystawiane bezpośrednio na Spółkę.
III. Spółka może przechowywać faktury i inne dokumenty na serwerach zlokalizowanych poza terytorium kraju. W takim przypadku faktury i inne dokumenty przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej będą przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur i dokumentów.
IV. Ponoszone przez Spółkę wydatki, o których mowa we wniosku, będą spełniać warunki pozwalające na zaliczenie ich do kosztów podatkowych, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.
V. Zakupy udokumentowane fakturami, o których mowa we wniosku, będą wykorzystywane wyłącznie do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.
Pytania
1. Czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego na gruncie przepisów ustawy o VAT w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi oraz tymi dokumentami, które na mocy przepisów VAT są zrównane z fakturami, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą?
2. Czy w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, posiadanie przez Spółkę elektronicznych skanów dokumentów źródłowych (faktur i innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków) otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, stanowić będzie prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatku, uprawniające do zachowania prawa do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów?
Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie nr 2 w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych. Natomiast odpowiedź na pytanie nr 1 w zakresie podatku dochodowego od towarów i usług zostanie udzielona odrębnym rozstrzygnięciem.
Państwa stanowisko w sprawie
Ad 2
Zdaniem Spółki, w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, posiadanie przez Spółkę dokumentów w postaci skanów, otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, stanowić będzie prawidłowe potwierdzenie poniesienia przez Spółkę wydatku. W konsekwencji, nawet w przypadku utylizacji papierowej wersji dokumentów, Spółka zachowa prawo do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów.
Uzasadnienie stanowiska
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.
Co do zasady zatem dany wydatek może być uznany za koszt uzyskania przychodów, gdy spełnia on łącznie następujące przesłanki:
Przepisy ustawy o CIT nie zawierają regulacji dotyczących sposobu dokumentowania faktu poniesienia kosztu. Jednak dla celów wykazania związku pomiędzy kosztem a osiąganym przez podatnika przychodem powinien on jednak być w posiadaniu stosownych dowodów.
Zgodnie z art. 9 ustawy o CIT, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m. W przedmiotowej sprawie istotne znaczenie ma brzmienie art. 73 ust. 2 UoR, zgodnie z którym z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile przepisy nie stanowią inaczej.
Mając na uwadze powyższe, dowód księgowy będący dokumentem dającym podstawę do wprowadzenia danego zdarzenia do ksiąg rachunkowych, jest także stosownym dokumentem potwierdzającym fakt poniesienia kosztu, dla celów podatku dochodowego.
Spółka zwraca również uwagę na fakt, iż definiując koszt uzyskania przychodów w art. 15 ustawy o CIT, ustawodawca nie uwarunkował możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodów, od sposobu jego udokumentowania, w szczególności nie zawarł również w tym przepisie odesłania do art. 9 ustawy o CIT, stanowiącego o konieczności prowadzenia ewidencji zgodnie z odrębnymi przepisami. W konsekwencji, nawet gdyby uznać, że Spółka nie dysponuje wystarczającym dowodem księgowym, spełniającym wszystkie warunki formalne określone w UoR, możliwe jest zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem udokumentowania związku poniesionego wydatku z osiąganymi przychodami w inny sposób. Podsumowując, Podatnik pragnie wskazać, iż planowany elektroniczny sposób archiwizacji faktur nie stawowi przesłanki wykluczającej zasadność kwalifikacji wydatków jako kosztów uzyskania przychodów. Zdaniem Spółki, o nabyciu i zachowaniu prawa do zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów decydują wyłącznie przesłanki wskazane w art. 15 ustawy o CIT. Biorąc pod uwagę, że wśród tych przesłanek ustawodawca nie wymienił konieczności przechowywania dokumentacji w formie papierowej, w konsekwencji, w przypadku archiwizowania przez Spółkę dokumentów źródłowych w formie elektronicznej, Spółka zachowa prawo do rozpoznania danego wydatku, spełniającego warunki określone w art. 15 ustawy o CIT, jako kosztu uzyskania przychodu.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (…)
Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.
Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.
W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wymienionych w stosownych przepisach ustawy o CIT, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.
Art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, zawiera wyczerpującą listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.
Jednocześnie podkreślić należy, że nieujęcie danego wydatku w katalogu kosztów niepotrącalnych, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie oznacza automatycznie, że inne koszty w nim niewymienione, tymi kosztami mogą być. W takim przypadku należy bowiem badać, czy dany koszt poniesiony został w celu uzyskania przychodu (zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu).
Obowiązkiem podatników jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tych podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.
Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy na podstawie elektronicznych skanów dokumentów źródłowych (faktur i innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków) otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, Spółka zachowa prawo do odliczania kosztów uzyskania przychodów za zakupy związane z prowadzoną działalnością gospodarczą zgodnie z art. 15 ustawy CIT.
Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o CIT nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.
Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:
Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) zawiera przepisy regulujące dokumentowanie przy pomocy dowodów księgowych zapisów zawartych w księgach w tym zapisów dotyczących wydatków. Przepisami tymi są art. 20 ust. 2-5, art. 21 ust. 1-5 i art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości.
Z przepisów tej ustawy wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy o rachunkowości).
Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:
1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:
Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2) korygujące poprzednie zapisy;
3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
Według art. 20 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości:
4. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
5. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;
2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1-5 ustawy o rachunkowości:
1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
7) (uchylony)
1a. Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
2. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.
3. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.
4. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie.
5. Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.
Na podstawie art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości:
1. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
2. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.
3. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.
4. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.
Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.
Na mocy art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości:
Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.
Art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości:
Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.
Natomiast stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości:
Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.
W przepisach art. 112a ust. 1-4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.
Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:
Podatnicy przechowują:
1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:
Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:
Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
W myśl art. 112a ust. 4 ustawy o VAT:
Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Z opisu sprawy wynika, że Spółka dokonuje licznych transakcji zakupu oraz sprzedaży towarów i usług z podmiotami z Polski, Unii Europejskiej oraz spoza Unii Europejskiej. W konsekwencji powstaje szereg dokumentów w formie elektronicznej i papierowej potwierdzających dokonywane transakcje.
Spółka zamierza zrezygnować z przechowywania dokumentów w formie papierowej dokonując ich zniszczenia po wcześniejszym zeskanowaniu lub innym utrwaleniu w nieedytowalnej formie elektronicznej. Dokumenty papierowe będą niszczone dopiero po dokonaniu pełnej kontroli poprawności dokumentu, zapewnieniu autentyczności pochodzenia i integralności ich treści oraz zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku.
Spółka będzie przechowywać faktury i dokumenty elektroniczne w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Ponadto, w uzupełnieniu wniosku Spółka potwierdziła możliwość udostępnienia faktur i innych dokumentów naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej.
Powyższe dotyczy również przypadku, w którym Spółka planuje przechowywać faktury w formie elektronicznej poza terytorium Polski. W takim przypadku Spółka udostępni właściwym organom dostęp on-line do tych faktur i dokumentów za pomocą środków elektronicznych.
Ponadto Wnioskodawca przyjął politykę rachunkowości, która zostanie zaktualizowana i uzupełniona o informacje dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych w formie elektronicznej, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
W tym miejscu należy wskazać na regulacje art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości (w zw. z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) z których wynika, że jednostka może treść dowodów księgowych (z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) przenieść na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.
Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie odpowiednich urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w dokumentacji przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie dowodów księgowych.
Z opisu sprawy wynika, że spełniają Państwo wymagania przepisów podatkowych co do przechowywania i dostępności dokumentów.
Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.
Należy przy tym zwrócić uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym.
Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.):
Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.
Zgodnie z art. 181 ww. ustawy:
Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.
Użyte przez ustawodawcę sformułowanie wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.
Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości opisane przez Państwa dowody potwierdzają poniesione przez Państwa wydatki i stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.
Takie stanowisko potwierdza również odpowiedź na interpelację poselską nr 21954 w sprawie rozliczania w kosztach uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych dokumentami przechowywanymi w formie elektronicznej Ministerstwo Finansów wskazało m.in.: „W konsekwencji, zarchiwizowane dokumenty, przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów (tj. po zeskanowaniu ich papierowych oryginałów, zarchiwizowaniu w formie elektronicznej oraz zniszczeniu papierowej wersji dokumentu) mogą stanowić podstawę ujmowania wydatków jako koszty uzyskania przychodów. Dokumentowanie wydatków za pomocą skanów dokumentów papierowych archiwizowanych i przechowywanych w formie elektronicznej nie będzie stanowiło samoistnej podstawy wykluczenia takich wydatków z kosztów uzyskania przychodów. Przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej można zatem uznać za dopuszczalne na potrzeby ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych”.
Zatem w sytuacji poniesienia przez Spółkę wydatków na zakupy związane z prowadzoną działalnością gospodarczą spełniających wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT warunki uznania ich za koszt uzyskania przychodu, w przypadku których dokumenty księgowe poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów Spółki.
Archiwizowanie i przechowywanie dowodów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków, które będą przechowywane w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, a także umożliwienie dostępu do nich na żądanie organom podatkowym – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Fakt rezygnacji Spółki z przechowywania dokumentów dotyczących poniesionych wydatków nie wyklucza możliwości zaliczenia dokumentowanego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
W konsekwencji w przedmiotowej sprawie spełnione zostały opisane powyżej wymagania, zatem Państwa stanowisko należy uznać za prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
Interpretacja indywidualne wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo