Interpretacja 0114-KDIP2-2.4010.622.2025.1.JM

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

23 grudnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 23 grudnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na podstawie faktur zakupowych wystawionych poza systemem KSeF. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego

(…) Sp. z o. o. Sp.k. (dalej: "Wnioskodawca" lub "Spółka") jest spółką z siedzibą w Polsce i polskim rezydentem podatkowym.

Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT. Zasadniczym przedmiotem działalności Spółki jest (...). W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Spółka nabywa towary i usługi od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę poza terytorium kraju. Zakupione towary i usługi będą spełniały wymogi określone w art. 15 Ustawy CIT, tj. wydatki będą stanowiły koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie będą kosztami wyłączonymi z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 Ustawy CIT.

W związku z planowanym wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e- Faktur (dalej również: KSeF), od:

a) 1 lutego 2026 r. dla podatników, u których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł, oraz

b) 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników

- faktury zakupowe powinny być wystawiane przez Dostawców objętych obowiązkiem stosowania KSeF od jednej z ww. dat w formie faktur ustrukturyzowanych oraz przekazywane Spółce za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.

Ponadto ustawodawca zdecydował również, że podatnicy, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł, będą zobowiązani do wystawiania faktur z użyciem KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 r. Ministerstwo Finansów planuje również (projekt rozporządzenia w tym zakresie nie został na moment składania niniejszego wniosku podpisany) wyłączyć obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla określonych czynności – tym samym na mocy rozporządzenia (o ile zostanie podpisane i wejdzie w życie) część transakcji również będzie mogła być dokumentowana fakturami wystawianymi poza KSeF.

Można zakładać, mając na uwadze przekrój Dostawców, z jakimi współpracuje dzisiaj Spółka, że po 1 lutego 2026 r. będzie ona otrzymywać faktury dokumentujące koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów:

1) w postaci papierowej,

2) w postaci elektronicznej, będące fakturami elektronicznymi, o których mowa w art. 2 pkt 32 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 z późn. zm.) (dalej: Ustawy VAT),

3) w postaci elektronicznej, będące fakturami ustrukturyzowanymi, o których mowa w art. 2 pkt 32a Ustawy VAT.

Wnioskodawca nie może zupełnie wykluczyć, że niektóre faktury zakupowe - wbrew obowiązkowi stosowania KSeF dla danego Dostawcy od 1 lutego 2026 r. lub 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r. - zostaną jednak wystawione przez Dostawców Spółki poza Krajowym Systemem e-Faktur np. w formie pliku elektronicznego w postaci pdf, w systemie (...) lub papierowej i tym samym faktury te będą dostarczone Wnioskodawcy poza KSeF i na dzień ich otrzymania Wnioskodawca nie będzie w posiadaniu danej faktury zakupowej wystawionej w postaci faktury ustrukturyzowanej.

Wnioskodawca przewiduje, że może wystąpić szereg przypadków i sytuacji, w których Dostawca nie wystawi faktury zakupowej jako faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, pomimo tego że ciążyć na nim będzie taki obowiązek ustawowy. W ocenie Spółki niewystawienie przez Dostawcę faktury ustrukturyzowanej w KSeF może wynikać przykładowo z błędnego uznania przez Dostawcę że nie posiada w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej i nie jest w związku z tym, objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF, a następnie okaże się, że Dostawca ten posiada jednak stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej i że faktura zakupowa powinna była być wystawiona przy użyciu KSeF. Może się również zdarzyć, że Dostawca błędnie określi wartość przychodów ze sprzedaży za 2024 r. lub wartości przychodów ze sprzedaży dokumentowanej fakturami wystawionymi w ciągu miesiąca, w efekcie czego błędnie określi moment, od którego ma obowiązek wystawiania faktur w KSeF. Ponadto, Wnioskodawca dostrzega, że może również zdarzyć się sytuacja, że na moment wejścia w życie obowiązku stosowania KSeF dla danego Dostawcy, Dostawca ten może nie być przygotowany na wystawianie faktur w formie ustrukturyzowanej w KSeF. Może to spowodować, że Dostawca nie wystawi faktury zakupowej przy użyciu KSeF, pomimo ciążącego na nim obowiązku. Podobnie, nie można wykluczyć sytuacji, gdy Dostawca nie wystawi faktury zakupowej przy użyciu KSeF, powołując się na okoliczności takie jak awaria KSeF , a okaże się, że nie miały one w rzeczywistości miejsca lub też Dostawca wbrew obowiązkom nie udostępni w KSeF faktur wystawianych w ramach trybów offline (tj. trybu offline24, o którym mowa w art. 106nda Ustawy VAT lub w trybie offline niedostępność, o którym mowa w art. 106ne ust. 4 Ustawy VAT lub w trybie offline awaria, o którym mowa w art. 106ne ust. 1 Ustawy VAT). Spółka przewiduje, że w ww. przypadku Spółka otrzyma fakturę wystawioną w trybie offline – tj. fakturę elektroniczną wystawioną zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionym na podstawie w art. 106gb ust. 8 Ustawy VAT – w formacie xml lub jego wizualizacji. Niniejszy wniosek Spółki dotyczy faktur dokumentujących rzeczywiste wydatki, które spełniają przesłanki z art. 15 Ustawy CIT do zaliczenia ich do kosztów podatkowych i nie są wyłączone z tych kosztów w oparciu o art. 16 Ustawy CIT.

Faktury będące przedmiotem niniejszego wniosku (niezależnie od tego, czy otrzymane w postaci papierowej, elektronicznej czy też elektronicznej zgodnej ze wzorem faktury ustrukturyzowanej, udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 Ustawy VAT) będą zawierały wszystkie elementy wymagane Ustawą VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie (tj. będą spełniały definicję faktury, o której mowa w art. 2 pkt 31 Ustawy VAT).

Pytanie

Czy w przedstawionym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do zaliczenia wydatków do kosztów podatkowych na podstawie art. 15 ust. 1 Ustawy CIT wynikających z faktur wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców w przypadku gdy wbrew obowiązkowi, faktura zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, niezależenie od tego czy Dostawca udokumentuje przedmiotowy wydatek fakturą wystawioną w postaci papierowej, w postaci elektronicznej lub postaci elektronicznej zgodnej ze wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 Ustawy VAT?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Spółki, Spółka ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów wynikających z faktur wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców w przypadku gdy wbrew obowiązkowi, faktura zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, niezależenie od tego czy Dostawca udokumentuje przedmiotowy wydatek fakturą wystawioną w postaci papierowej, w postaci elektronicznej lub postaci elektronicznej zgodnej ze wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 Ustawy VAT.

Uzasadnienie

W myśl art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT, tzn. ustawowego katalogu kosztów wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów. Do zakwalifikowania danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów niezbędne jest zatem właściwe udokumentowanie danego zdarzenia gospodarczego bowiem bez spełnienia tego warunku nie będzie możliwe wykazanie przesłanek określonych w art. 15 ust. 1 Ustawy CIT.

Mając na uwadze powyższe, kosztami uzyskania przychodów są wszystkie racjonalne, gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Celem uznania danego wydatku lub kosztu za poniesiony racjonalnie, należy dokonać oceny jego przydatności pod kątem jego celowości oraz oceniać z perspektywy zaistnienia związku przyczynowo - skutkowego tego wydatku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą. Do zakwalifikowania danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów niezbędne jest zatem właściwe udokumentowanie danego zdarzenia gospodarczego bowiem bez spełnienia tego warunku nie będzie możliwe wykazanie przesłanek określonych w art. 15 ust. 1 Ustawy CIT. Mając na uwadze powyższe, kosztami uzyskania przychodów są wszystkie racjonalne, gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Celem uznania danego wydatku lub kosztu za poniesiony racjonalnie, należy dokonać oceny jego przydatności pod kątem jego celowości oraz oceniać z perspektywy zaistnienia związku przyczynowo-skutkowego tego wydatku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą. Powyższe przesłanki są spełnione w stanie faktycznym i nie stanowią przedmiotu niniejszego wniosku.

Do zakwalifikowania danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów niezbędne jest właściwe udokumentowanie danego zdarzenia gospodarczego.

Należy jednak wskazać, że przepisy prawa podatkowego nie regulują sposobu, w jaki wydatki lub koszty ponoszone przez podatnika powinny zostać udokumentowane. Zgodnie z art. 9 ust. 1 Ustawy CIT, podatnicy obowiązani są do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (...). Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, regulującymi zasady prowadzenia ewidencji rachunkowej są przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: UoR), do której odsyła Ustawa CIT w kwestii dotyczącej sposobu prowadzenia takiej ewidencji.

Przepisami tymi są art. 20 ust. 2-5, art. 21 ust. 1-5 i art. 22 ust. 1-4 UoR.

Z przepisów tej ustawy wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 UoR). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 UoR), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 UoR).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 pkt 1 UoR, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi": zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów.

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. W myśl art. 2 pkt 31-32a Ustawy VAT.

• ilekroć w przepisach Ustawy VAT jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie,
• ilekroć w przepisach Ustawy VAT jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym,
• ilekroć w przepisach Ustawy VAT jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Wobec tego, skoro UoR dopuszcza zewnętrzne dowody obce w formie papierowej lub elektronicznej, a definicja faktury w Ustawie VAT nie uzależnia jej statusu od przesłania do KSeF, to z perspektywy Ustawy CIT, faktura wystawiona poza KSeF zachowuje charakter pełnoprawnego dowodu księgowego , nawet jeśli wystawca nie spełnił wymogu wystawienia jej w KSeF. Zdaniem Spółki, będzie jej przysługiwało prawo do zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków wynikających z faktur zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców, także w przypadku gdy wbrew obowiązkowi, faktura taka zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, niezależenie od tego czy Dostawca udokumentuje przedmiotowy wydatek fakturą wystawioną w postaci papierowej, w postaci elektronicznej lub postaci elektronicznej zgodnej ze wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 Ustawy VAT.

Według Spółki, należy podkreślić fakt, że dowód księgowy, który będzie odpowiedni do ujęcia danego kosztu lub wydatku w księgach rachunkowych, będzie stanowił również odpowiedni dokument do celów podatkowych CIT.

Skoro Ustawa CIT nie określa sztywno jakie dokumenty i jak otrzymane stanowią podstawę do zaliczenia wydatku do kosztu uzyskania przychodu, a wręcz dopuszczalne są - w uzasadnionych przypadkach - sytuacje, gdy do kosztów uzyskania przychodu zaliczany jest wydatek dla którego podatnik nie dysponuje fakturą, ale posiada inne dokumenty potwierdzające jego poniesienie – to, zdaniem Spółki, nie można podatnikowi odmawiać prawa do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków dokumentowanych pełnoprawnymi fakturami. Takie działanie naruszałoby fundamentalne zasady podatku CIT. Spółka wskazała bowiem, że niezależnie od sposobu w jaki Dostawca wystawi fakturę, będzie ona zawierała wszystkie elementy przewidziane przepisami Ustawy VAT do uznania ją za pełnowartościową fakturę.

Ponadto, Tomasz Tratkiewicz, dyrektor departamentu podatku od towarów i usług w Ministerstwie Finansów, w rozmowie z Dziennik Gazeta Prawna w odpowiedzi na pytanie „Tytułem potwierdzenia – czy faktura wystawiona poza KSeF uprawni również do zaliczenia wydatku jako koszt uzyskania przychodu?” wskazał: „Tak, faktura wystawiona poza KSeF będzie uprawniała do rozliczenia kosztu uzyskania przychodu. Inne podejście byłoby mało biznesowe, zresztą nie miałoby oparcia w przepisach.” (...)

Biorąc pod uwagę powyższe, zdaniem Spółki, oczywistym jest, że za dowód prawidłowo dokumentujący poniesienie określonego wydatku należy uznać faktury wystawione na rzecz Spółki przez Dostawców, także w przypadku gdy wbrew obowiązkowi, faktura zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, niezależenie od tego czy Dostawca udokumentuje przedmiotowy wydatek fakturą wystawioną w postaci papierowej, w postaci elektronicznej lub postaci elektronicznej zgodnej ze wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 Ustawy VAT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku musi mieć wpływ na powstanie, zwiększenie lub zabezpieczenie tego przychodu. Jednocześnie, wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Jak wynika z opisanego zdarzenia przyszłego oraz zaistniałego stanu faktycznego, prowadzą Państwo działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży (...). W związku z tym nabywają Państwo towary i usługi.

Ponadto, nabywane towary i usługi objęte niniejszym wnioskiem ponoszone są w celu osiągnięcia lub zachowania albo zabezpieczenie źródeł przychodów Spółki. Wskazali Państwo, że wydatki te spełniają definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, nie będąc jednocześnie jednym z wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ustawy o CIT.

Od 1 lutego 2026 r. – dla podatników, u których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł, oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników – Faktury Zakupowe otrzymywane przez Państwa od Dostawców będą objęte obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, tj. jako faktury ustrukturyzowane wystawione przy użyciu KSeF). Nie mogą Państwo przy tym wykluczyć, że niektóre Faktury Zakupowe − wbrew przepisom obowiązującym od 1 lutego 2026 r. zostaną wystawione przez Dostawców poza KSeF.

Oznacza to, że również po 31 stycznia 2026 r., mogą Państwo dalej otrzymywać od Dostawców Faktury Zakupowe:

a) w postaci papierowej,

b) w postaci elektronicznej, będące fakturami elektronicznymi, o których mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, innymi niż faktury ustrukturyzowane.

Wystawienie przez Dostawców Faktur Zakupowych bez użycia KSeF i w postaci innej niż faktura ustrukturyzowana może mieć różne przyczyny, np.:

• Dostawca nie wystawi Faktury Zakupowej jako faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, uznając, że nie posiada w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej i nie jest w związku z tym, objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF na podstawie art. 106ga ustawy o VAT, a następnie okaże się, że Dostawca ten posiada jednak stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej i że Faktura Zakupowa powinna była być wystawiona przy użyciu KSeF;
• w okresie przejściowym, tj. od 1 lutego do 1 kwietnia 2026 r., kiedy grupa podatników będzie korzystała ze zwolnienia z obowiązków w zakresie KSeF z uwagi na kryterium przychodowe, a Dostawcy mogą niewłaściwie określić swój status pod kątem możliwości skorzystania z powyższej preferencji;
• Dostawcy uznają, że nie dotyczy ich obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF, powołując się na preferencję dla mikroprzedsiębiorców, których transakcje obejmują niewielką wartość ogólną sprzedaży (do 10 tys. PLN miesięcznie) w okresie przejściowym do końca 2026 roku, podczas, gdy w rzeczywistości ich status nie będzie upoważniać do skorzystania z powyższej preferencji;
• Dostawca nie wystawi Faktury Zakupowej przy użyciu KSeF, powołując się na okoliczności takie jak awaria czy niedostępność KSeF, czy też inne przyczyny i wystawi ostatecznie Fakturę Zakupową wyłącznie w postaci innej niż faktura ustrukturyzowana, o której mowa w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT;
• wystawienie Faktury Zakupowej bez użycia KSeF może wynikać z braku wiedzy, świadomości obowiązków wynikających z przepisów VAT, czy też dostępu do wystarczających rozwiązań informatycznych po stronie Dostawców, zwłaszcza w pierwszych miesiącach funkcjonowania KSeF, przewidują Państwo, że wielu Dostawców może nie zdążyć z wdrożeniem odpowiednich narzędzi umożliwiających im wystawianie Faktur Zakupowych z użyciem KSeF.

Państwa wątpliwości dotyczą możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów w przypadku, gdy faktura zakupowa wystawiona zostanie przez Dostawcę bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości, należy zauważyć, że w ustawie o CIT nie przewidziano nowelizacji uwzględniających wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur. W szczególności nie uzależniono możliwości zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów od spełnienia obowiązku wystawienia faktury dokumentującej ten wydatek przy użyciu KSeF.

Nowelizacja taka miała miejsce w zakresie podatku od towarów i usług, gdzie ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie Krajowego Systemu e- faktur (dalej; „KSeF”), które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej „ustawą zmieniającą” − termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.

Zgodnie z obowiązującym od 1 lutego 2026 r. art. 106ga ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (DZ. U. z 2025 r. poz. 755 ze zm., dalej „ustawa o VAT):

Należy jednak podkreślić, że przedmiotem wniosku są wydatki wynikające z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców i udostępnionych Wnioskodawcy poza KSeF, ale w postaci:

a) papierowej,

b) elektronicznej, będące fakturami elektronicznymi, o których mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, innymi niż faktury ustrukturyzowane.

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który całkowicie zmieni sposób wystawiania i obiegu faktur w Polsce. Krajowy System e-Faktur (KSeF) zapewni szybkie, bezpieczne i prawidłowe dostarczenie faktury do nabywcy. Umożliwi to pewny dostęp do dokumentu i wiarygodne potwierdzenie transakcji. Dzięki temu podatnicy zyskają większą pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony, co zwiększy bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.

Korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych. Jeśli jednak podatnik otrzyma fakturę wystawioną poza systemem, będzie mógł odliczyć VAT, jeżeli spełnione są pozostałe, materialne przesłanki prawa do odliczenia. W ustawie o VAT obowiązują zasady determinujące prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego.

W takiej sytuacji kluczowe jest zachowanie należytej staranności – podatnik powinien zweryfikować, dlaczego faktura została wystawiona poza KSeF oraz czy kontrahent działa zgodnie z obowiązującymi przepisami. W ramach dobrych praktyk zasadne jest uzyskanie dokumentu w KSeF, uwzględniając to, że faktura otrzymana wyłącznie w tym systemie potwierdza prawidłowość postępowania od strony sprzedawcy.

W indywidualnych przypadkach, jeżeli wystąpią sytuacje, w których działanie wystawcy takiej faktury okaże się nieuczciwe, nabywca powinien zachować szczególną ostrożność przy współpracy z takim kontrahentem, w tym np. weryfikować zasadność wystawienie faktury poza KSeF. Każdorazowo, nabywca powinien mieć na uwadze ewentualne negatywne konsekwencje, które mogą zaistnieć w związku ze współpracą ze sprzedawcami, którzy nie stosują się do zobowiązujących przepisów w zakresie VAT.

Nabywca powinien więc zwracać uwagę na okoliczności współpracy z takim kontrahentem, w tym, czy kontrahent, który notorycznie wystawia faktury poza KSeF (mimo ciążącego na nim obowiązku oraz w dobie udostępnionych przez resort finansów aplikacji do wystawiania faktur w KSeF rzetelnie dokumentuje dokonane transakcje.

W zakresie podatku dochodowego faktura – niezależnie od formy – stanowi podstawowy dowód potwierdzający poniesienie kosztu, który może być uznany za koszt uzyskania przychodu, o ile został on poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów.

Należy podkreślić, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.

Podsumowując, w związku z tym, że:

• wprowadzenie KSeF nie spowodowało/nie spowoduje zmian w ustawie o CIT,
• jak wynika z opisanej przez Państwa sprawy faktury zakupowe wystawione przez Dostawców i udostępnione Państwu poza KSeF będą spełniały wymogi dla faktury w postaci papierowej lub faktury elektronicznej, tj. będą zawierały wszystkie elementy wymagane dla tych dokumentów oraz
• wszystkie przesłanki warunkujące uznanie poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu – na gruncie ustawy o CIT – zostaną spełnione, to będą Państwo uprawnieni do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawionymi na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy − wbrew obowiązkowi − Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na podstawie faktur zakupowych wystawionych poza systemem KSeF, należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

• stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia;
• zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualne wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pani do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

  Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

  1) z zastosowaniem art. 119a;

  2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

  3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.