Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków ponoszonych przez pracowników z tytułu podróży służbowych, opłacanych kartami służbowymi i dokumentowanych fakturami wystawionymi na pracownika w pełnej wysokości, tj. w kwocie brutto.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, podatnik CIT, planuje zmianę w dokumentowaniu wydatków pracowniczych związanych z podróżami służbowymi, takich jak koszty transportu, hoteli, gastronomii itp. Aktualnie faktury są wystawiane na spółkę, ale z powodu wprowadzenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur od 1 lutego 2026 r., spółka rozważa wystawianie…
Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
11 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 11 lutego 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do k.u.p. wydatków ponoszonych przez pracowników z tytułu podróży służbowych, opłacanych kartami służbowymi i dokumentowanych fakturami wystawionymi na pracownika w pełnej wysokości, tj. w kwocie brutto. Uzupełnili go Państwo pismem z 11 marca 2026 r. (wpływ 11 marca 2026 r.).
Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego
A. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest członkiem międzynarodowej grupy (...) A/S działającej w branży (...). Spółka posiada siedzibę na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (dalej jako: „CIT”), podlegającym w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca prowadzi badania naukowe oraz prace rozwojowe w obszarze (...), a także zajmuje się marketingiem i promocją produktów (...) w Polsce. Dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca nabywa różnego rodzaju towary i usługi. W związku z tym Spółka ponosi szereg kosztów. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka ponosi między innymi następujące kategorie wydatków (dalej łącznie jako: „Wydatki”):
Część z wyżej wymienionych Wydatków, ponoszonych w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych - takich jak podróże służbowe czy spotkania biznesowe (np. hotele, bilety lotnicze, koszty paliwa lub opłaty postojowe) - jest regulowana przez pracowników Wnioskodawcy przy użyciu służbowych kart płatniczych udostępnionych przez Spółkę (dalej: „Wydatki Pracownicze”). Wydatki Pracownicze pozostają w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawcy.
Pracownik, dokonując płatności służbową kartą płatniczą za Wydatki Pracownicze, działa jako osoba upoważniona w imieniu Spółki do realizacji płatności za dany towar lub usługę. Ekonomicznym nabywcą świadczenia pozostaje Spółka, ponieważ wydatek jest ponoszony w interesie i na rzecz Spółki oraz finansowany ze środków Spółki. Pracownik nie ponosi ciężaru ekonomicznego takiego zakupu.
Dodatkowo, należy wskazać, że pracownicy nie mogą swobodnie korzystać z powierzonych im służbowych kart płatniczych w celu finansowania dowolnych, wybranych przez siebie wydatków na ich własną korzyść. Służbowe karty płatnicze stanowią wyłącznie narzędzie płatnicze służące do rozliczania Wydatków Pracowniczych związanych z działalnością gospodarczą Spółki i obciążają konto firmowe Wnioskodawcy.
Wydatki Pracownicze ponoszone przy użyciu służbowych kart płatniczych podlegają wewnętrznej procedurze akceptacji, obejmującej weryfikację zasadności, celowości oraz związku z działalnością gospodarczą Spółki. W szczególności, każdy ponoszony Wydatek Pracowniczy podlega weryfikacji przez Spółkę pod kątem możliwości jego zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Wnioskodawcy, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Wnioskodawca analizuje, czy dany Wydatek Pracowniczy nie stanowi jednego z wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. W przypadku stwierdzenia, że Wydatek Pracowniczy podlega takiemu wyłączeniu, Spółka nie zalicza go do swoich kosztów uzyskania przychodów.
Aktualny model:
W aktualnym modelu działalności Spółki faktury zakupowe za towary i usługi stanowiące Wydatki Pracownicze są wystawiane na Wnioskodawcę jako nabywcę i zawierają dane Spółki, w tym jej nazwę, adres oraz numer identyfikacji podatkowej (NIP). Pracownik, dokonując Wydatku Pracowniczego, każdorazowo zwraca się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury zawierającej wyżej wskazane dane Wnioskodawcy. Następnie taka faktura jest raportowana w dedykowanym systemie i podlega stosownej weryfikacji. Po przeprowadzeniu procesu akceptacji i uznaniu danego zakupu za Wydatek Pracowniczy, faktura jest ujmowana w księgach rachunkowych Spółki.
Nowy model:
W związku ze zmianą przepisów prawa polskiego, polegającą na wprowadzeniu obowiązku wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: „KSeF”), który obowiązuje od dnia 1 lutego 2026 r., Spółka rozważa modyfikację swojej wewnętrznej polityki dotyczącej dokumentowania zakupów w zakresie Wydatków Pracowniczych opłacanych przez pracowników za pomocą służbowej karty płatniczej.
Planowana zmiana w modelu ewidencji zakupów polegać ma na tym, że faktury potwierdzające poniesienie poszczególnych Wydatków Pracowniczych będą wystawiane imiennie na pracowników Wnioskodawcy, bez wskazania danych Spółki, tj. jej nazwy oraz numeru identyfikacji podatkowej (NIP). Jednocześnie Wydatki Pracownicze nadal będą regulowane przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych udostępnionych przez Spółkę i będą obciążać konto firmowe Wnioskodawcy.
Opisana powyżej zmiana wynika z konieczności zapewnienia prawidłowej i kompletnej ścieżki weryfikacji poszczególnych Wydatków Pracowniczych. W przypadku braku takiej zmiany faktury ustrukturyzowane dotyczące Wydatków Pracowniczych byłyby nadal wystawiane na dane Spółki i trafiałyby bezpośrednio do KSeF, jeszcze przed dokonaniem przez pracownika ich rozliczenia i opisania celu służbowego czy związku biznesowego. W takiej sytuacji proces powiązania konkretnego wydatku z właściwym pracownikiem, podróżą służbową, celem biznesowym lub konkretnym zdarzeniem gospodarczym byłby znacząco utrudnione lub niemożliwe. Spółka nie miałaby możliwości ustalenia, którego pracownika dany Wydatek Pracowniczy dotyczy, w jakich okolicznościach został poniesiony ani czy spełnia on wewnętrzne kryteria akceptacyjne.
Ponadto faktury dotyczące Wydatków Pracowniczych trafiałyby do KSeF łącznie z pozostałymi fakturami zakupowymi Spółki, co mogłoby skutkować nieprawidłowościami w kwalifikacji księgowej i podatkowej, w tym ryzykiem ujęcia wydatku niewłaściwie lub przed jego formalnym zatwierdzeniem.
Należy wskazać, że mimo planowanej zmiany, poniesione Wydatki Pracownicze w dalszym ciągu będą każdorazowo analizowane przez Spółkę pod kątem możliwości zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów Wnioskodawcy na gruncie przepisów ustawy o CIT.
W związku z powyższym, Spółka rozważa konsekwencje podatkowe ujmowania w swoich księgach rachunkowych zakupów na podstawie imiennych faktur wystawionych na pracowników Wnioskodawcy na gruncie przepisów ustawy o PIT oraz ustawy o CIT.
Pytania:
1. Czy Wydatki Pracownicze dokumentowane fakturami imiennymi, opłacone przez pracowników Spółki przy użyciu służbowych kart płatniczych będą stanowić dla pracowników Spółki przychody opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych na gruncie art. 12 ust. 1 ustawy o PIT i czy w związku z tym Wnioskodawca jako pracodawca (płatnik) będzie zobowiązany do pobierania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy o PIT?
(pytanie sformułowane ostatecznie w uzupełnieniu wniosku pismem z 11 marca 2026 r.)
2. Czy Wydatki Pracownicze regulowane przez pracowników Spółki przy użyciu służbowych kart płatniczych i dokumentowane fakturami imiennymi, które będą spełniać wymogi określone w przepisach ustawy o rachunkowości, będą stanowić dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile nie będą zaliczane do wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT?
3. Czy równowartość Wydatków Pracowniczych opłaconych przez pracowników Spółki przy użyciu służbowych kart płatniczych i udokumentowanych fakturami imiennymi wystawionymi na rzecz pracowników Spółki, Wnioskodawca będzie mógł zaliczyć w pełnej wysokości (w tym w części odpowiadającej podatkowi VAT naliczonemu widniejącemu na tych dokumentach) do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a ustawy o CIT?
Interpretacja stanowi rozstrzygnięcie w przedmiocie podatku dochodowego od osób prawnych w odniesieniu do pytań nr 2 i 3. W przedmiocie podatku dochodowego od osób fizycznych (pytanie nr 1) zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.
Państwa stanowisko w sprawie:
Ad 2. Wydatki Pracownicze regulowane przez pracowników Spółki przy użyciu służbowych kart płatniczych oraz dokumentowane imiennymi fakturami wystawionymi na rzecz pracowników, które będą spełniać wymogi przewidziane w ustawie o rachunkowości, będą stanowiły dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile nie będą zaliczane do wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.
Ad 3. Równowartość Wydatków Pracowniczych opłaconych przez pracowników Spółki przy użyciu służbowych kart płatniczych i udokumentowanych imiennymi fakturami wystawionymi na rzecz pracowników Spółki Wnioskodawca będzie mógł zaliczyć w pełnej wysokości (w tym w części odpowiadającej podatkowi VAT naliczonemu widniejącemu na tych dokumentach) do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a ustawy o CIT.
Uzasadnienie stanowiska:
Ad 2) Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków regulowanych przez pracowników i dokumentowanych fakturami imiennymi:
Zgodnie z art. 15 ust. 1 zdanie 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów (dalej: „KUP”) są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.
Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.
W tym kontekście, aby dany wydatek mógł zostać uznany za KUP, musi on spełniać następujące warunki:
Oznacza to, że co do zasady wszystkie poniesione wydatki - zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związane z osiąganiem przychodów - mogą zostać uznane za KUP, o ile nie znajdują się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Takie koszty muszą pozostawać jednak w związku przyczynowo‑skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służyć zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów.
Obowiązek wykazania - w oparciu o zgromadzone dowody - związku pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiągniętym przychodem (w tym utrzymaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów) spoczywa na podatnikach, jako podmiotach mogących skorzystać z zaliczenia określonych wydatków do KUP.
Z tej perspektywy, zmiana wewnętrznej polityki Spółki dotycząca ujmowania w księgach rachunkowych i deklaracjach podatkowych Wnioskodawcy faktur wystawionych imiennie na pracowników Spółki, lecz związanych z działalnością gospodarczą Spółki, powinna spełniać powyższe wymagania, ponieważ ponoszone Wydatki Pracownicze będą miały charakter biznesowy tj. będą ponoszone w interesie Wnioskodawcy i będą opłacane przez pracowników przy użyciu służbowych kart płatniczych Spółki. Oznacza to, że takie wydatki:
W kwestii dokumentacji wydatków, które mogą zostać zaliczone do KUP, przepisy ustawy o CIT nie określają bezpośrednio sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych.
W tym zakresie zastosowanie ma norma prawna z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którą podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z właściwymi przepisami ustawy o CIT.
Sformułowanie „odrębne przepisy” należy w tym kontekście interpretować jako ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości , która reguluje m.in. sposób udokumentowania zapisów księgowych przy użyciu odpowiednich dowodów księgowych.
Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej:
W myśl art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
Zgodnie z art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości, w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
Z powyższego wynika, że w przypadku zakupów opodatkowanych VAT, podstawą zapisów księgowych mogą być wyłącznie zewnętrzne obce dowody źródłowe, które zostały otrzymane od kontrahenta. Dla celów VAT takie kryteria spełniają faktura lub paragon.
Odnosząc się do samych dowodów księgowych, zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Mając na uwadze powyższe, aby dowody księgowe mogły stanowić podstawę zapisów w księgach rachunkowych, powinny być rzetelne, kompletne i wolne od błędów rachunkowych.
W tym miejscu należy również przytoczyć art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa zgodnie z którym jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.
Natomiast, art. 181 Ordynacji stanowi, że dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.
Katalog ten jest katalogiem otwartym, co sprawia, że zasadne jest posiadanie wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego. Co ważne, dowód księgowy wykorzystywany dla celów wprowadzenia danego kosztu do ksiąg rachunkowych, właściwy będzie również dla celów podatkowych.
Mając na uwadze powyższe, w odniesieniu do Wydatków Pracowniczych ponoszonych przez pracowników przy użyciu służbowych kart płatniczych, które będą dokumentowane poprzez wystawienie imiennych faktur na rzecz pracowników Spółki i będą spełniać wymogi, o których mowa w przepisach ustawy o rachunkowości, Spółce będzie przysługiwać prawo do zaliczenia takich Wydatków Pracowniczych do KUP, o ile nie będą to wydatki wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.
Co więcej, należy wskazać, że ustawa o rachunkowości tak jak i ustawa o CIT, nie wprowadza szczególnych wymogów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Oznacza to, że, zdaniem Spółki, dokumenty te mogą być przechowywane w dowolnej formie zarówno papierowo jak i elektronicznie.
Kwestia zaliczenia w KUP wydatków dokonanych przez pracowników była przedmiotem licznych interpretacji indywidualnych wydanych przez Dyrektora KIS.
Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z dnia 2 stycznia 2026 r. sygn. 0111-KDIB1-1.4010.588.2025.1.BS Dyrektor KIS w uzasadnieniu swojego stanowiska wskazał, że: „Zatem skoro zwracane Pracownikom wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika raport zgodnie z wewnętrzną polityką Spółki, w ramach którego załączone będą:
a) zdjęcia/skany dokumentów lub dokumentami w formie elektronicznej opisanymi we wniosku, wystawionymi na Pracownika (tj. faktura imienna, nota księgowa zawierająca dane imienna Pracownika), lub
b) zdjęcia/skany Innych dokumentów lub Innymi dokumentami w formie elektronicznej opisanymi we wniosku, które nie będą zawierały danych Pracownika (tj. paragon bez danych imiennych Pracownika jak także bez NIP Spółki), lub
c) zdjęcia/skany Innych dokumentów lub Innymi dokumentami w formie elektronicznej opisanymi we wniosku, które stanowić będą potwierdzenie płatności dokonane przez Pracownika (tj. potwierdzenie płatności z terminalna płatniczego nie zawierające danych Spółki jak i danych Pracownika lub potwierdzenie płatności/wyciąg bankowy, które zostaną wygenerowane z aplikacji banku właściwej dla rachunku osobistego Pracownika i będą zawierały dane imienne Pracownika) oraz oświadczenie Pracownika - w przypadku gdyby doszło do zgubienia/zniszczenia dokumentu źródłowego przez Pracownika a pracownik zapłacił kartą osobistą lub z rachunku osobistego, lub
d) inny dokument w formie elektronicznej opisanym we wniosku, który stanowić będzie oświadczenie Pracownika w przypadku gdyby doszło do zgubienia dokumentu źródłowego przez Pracownika a pracownik zapłacił za wydatek gotówką,
to zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych”.
Analogiczne konkluzje zostały również zaprezentowane w interpretacji indywidualnej z dnia 3 grudnia 2025 r. sygn. 0114-KDIP2-1.4010.509.2025.1.JF, w której w stanie faktycznym zostało wskazane, że wydatki pracownicze będą ponoszone przez wnioskodawcę również po wejściu w życie KSeF i Dyrektor KIS uznał, że stanowisko przedstawione w tym wniosku za prawidłowe: „(…) Dla celów udokumentowania powyższych wydatków, Pracownicy pozyskują faktury wystawione na Spółkę lub faktury wystawione na dane imienne Pracownika. W przyszłości, po wejściu w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur, wydatki poniesione przez Pracowników mogą być dokumentowane fakturami wystawionymi na dane imienne Pracownika wystawionymi poza KSeF. Mogą się również zdarzyć sytuacje, że dany wydatek Pracownika jest dokumentowany innym dowodem, np. paragonem fiskalnym (bez danych nabywcy) lub notą księgową/ potwierdzeniem płatności (gdzie mogą być wskazane dane nabywcy - Spółki albo dane imienne Pracownika). (…) Państwa wątpliwości budzi kwestia ustalenia, czy przysługuje Państwu prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez Pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką opisaną we Wniosku z załączonym zdjęciem / skanem dokumentu / dokumentem elektronicznym wystawionym imiennie na Pracownika potwierdzającym nabycie towarów lub usług na cele Spółki (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT). (…) Zatem skoro zwracane Pracownikom wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika raport zgodnie z wewnętrzną polityką Spółki, w ramach którego załączone będzie zdjęcie/skan dokumentu /dokument elektroniczny wystawiony imiennie na Pracownika, to zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych”.
Innymi przykładami z pozytywnych rozstrzygnięć w zakresie klasyfikacji wydatków poniesionych przez pracowników do KUP pracodawcy z aktualnej linii interpretacyjnej Dyrektora KIS są:
Podsumowując, Spółka stoi na stanowisku, że zachowa prawo do zaliczenia do KUP Wydatków Pracowniczych opłaconych przez pracowników za pomocą służbowych kart płatniczych, jeżeli Wydatki Pracownicze zostaną udokumentowane imiennymi fakturami spełniającymi wymogi określone w ustawie o rachunkowości oraz nie będą należeć do wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, co zostanie każdorazowo potwierdzone w ramach uprzedniej analizy.
Wobec powyższego, w odpowiedzi na pytanie nr 2, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że Wydatki Pracownicze regulowane przez pracowników przy użyciu służbowych kart płatniczych i dokumentowane imiennymi fakturami wystawionymi na rzecz pracowników Spółki, spełniającymi wymogi ustawy o rachunkowości, będą stanowiły dla Spółki KUP w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, pod warunkiem że nie są wydatkami wymienionymi w art. 16 ust. 1 tej ustawy.
Ad 3) Zaliczenie do KUP wydatków uregulowanych przez pracowników w kwocie brutto:
W kontekście klasyfikacji poszczególnych kategorii wydatków jako KUP należy zwrócić uwagę na regulacje wskazane w powołanym wyżej art. 16 ustawy o CIT, gdyż zawiera on kategorie wydatków które podlegają wyłączeniu z KUP.
Zgodnie z treścią art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów podatku od towarów i usług z tym, że jest kosztem uzyskania przychodów podatek naliczony:
W celu klasyfikacji czy podatek naliczony wynikający z dokumentu potwierdzającego zakup może stanowić dla podatnika KUP konieczna jest weryfikacja czy przysługuje temu podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu tego zakupu na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
Zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Ponadto, zgodnie z art. 106e ustawy o VAT, faktura VAT musi zawierać takie elementy jak nazwę i adres nabywcy (art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT) oraz NIP nabywcy (art. 106e ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT), o ile nabywca jest podatnikiem VAT.
W przypadku Spółki, faktura imienna wystawiona na pracownika (zamiast na Wnioskodawcę) nie będzie spełniała tych wymogów, ponieważ nie będzie zawierała wszystkich wymaganych danych Spółki, co oznacza, że Spółce nie będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT z takiej faktury zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Jeśli Wydatki Pracownicze będą udokumentowane innymi rodzajami dokumentów, takimi jak paragony czy dokumenty księgowe, również nie będą one zawierały danych Spółki, lecz dane pracownika.
Dodatkowo, zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, VAT naliczony od usług noclegowych i gastronomicznych nie podlega odliczeniu, niezależnie od poprawności formalnej faktury. W związku z czym, w przypadku Wydatków Pracowniczych poniesionych przez Spółkę na usługi gastronomiczne na rzecz pracowników, Wnioskodawcy nie będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT.
W tym kontekście warto zwrócić uwagę na stanowisko zaprezentowane w komentarzu do ustawy o CIT, w publikacji P. Małeckiego, M. Mazurkiewicza CIT. Podatki i rachunkowość. Komentarz, wyd. XVI: „VAT naliczony jest kosztem podatkowym lub zwiększa wartość początkową środka trwałego tylko wtedy, gdy podatnik nie ma prawa do odliczenia tego podatku. Warunkiem zaliczenia nieodliczonego VAT do kosztów podatkowych jest niemożliwość odliczenia wynikająca z przepisów o VAT, nie zaś wewnętrzna decyzja lub zaniedbanie podatnika, który nie skorzystał z przysługującego mu prawa. Nieodliczony VAT, który podatnik mógł odliczyć, a tego nie zrobił, będzie wprawdzie kosztem rachunkowym, ale trwale niestanowiącym kosztu uzyskania przychodów. Koszt podatkowy nie powstanie również, jeśli podatnik miał prawo do odliczenia VAT naliczonego, ale takie prawo później utracił”.
W związku z powyższym podatnik ma prawo zaliczyć VAT naliczony wynikający z faktury zakupowej do KUP w sytuacji, gdy w świetle przepisów ustawy o VAT nie ma prawa do jego odliczenia. Warunkiem jest jednak brak prawa do odliczenia wynikający z przepisów podatkowych, a nie decyzja podatnika.
Brak możliwości odliczenia podatku naliczonego wystąpi w przypadku wystawiania imiennych faktur na rzecz pracowników Spółki potwierdzających dokonanie Wydatków Pracowniczych. Takie dokumenty nie będą zawierały niezbędnych danych Wnioskodawcy (nazwy ani NIP) w związku z czym, w świetle przepisów ustawy o VAT Wnioskodawca nie będzie formalnym nabywcą Wydatków Pracowniczych udokumentowanych w ten sposób, pomimo uregulowania należności wynikających z ich nabycia przy użyciu służbowych kart płatniczych.
Co więcej, nawet jeśli Wydatki Pracownicze dokumentowane byłby (tak jak do tej pory) za pomocą faktur wystawionych na Wnioskodawcę jako nabywcę (zawierałyby dane Wnioskodawcy), Spółka i tak mogłaby być pozbawiona prawa do odliczenia VAT z uwagi na wyłączenie przedmiotowe, gdyż niektóre Wydatki Pracownicze dotyczą kategorii, dla których ustawa o VAT wyłącza możliwość odliczenia podatku (np. noclegi, gastronomia), mimo iż są one związane z podróżami służbowymi i stanowią koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
Zatem, w przypadku faktur wystawionych na pracowników Spółki, brak prawa do odliczenia VAT będzie wynikał co najmniej z jednej z poniższych przyczyn:
Nie zmienia to faktu, że w momencie płatności za Wydatki Pracownicze koszt VAT jest faktycznie ponoszony przy użyciu służbowej karty płatniczej, a Spółka jest ekonomicznie obciążana tym wydatkiem. W konsekwencji, Spółka powinna mieć prawo do zaliczenia równowartości podatku naliczonego wynikającego z dokumentów wystawionych imiennie na pracowników Spółki do KUP.
Kwestia zaliczenia do KUP wydatków udokumentowanych fakturami wystawionymi na pracowników była przedmiotem rozważań w linii interpretacyjnej Dyrektora KIS. W poniższych interpretacjach została potwierdzona możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych kwoty brutto wydatków ponoszonych przez pracowników:
Wobec powyższego, w odpowiedzi na pytanie nr 3 Wnioskodawca stoi na stanowisku, że równowartość Wydatków Pracowniczych opłaconych przez pracowników Spółki przy użyciu służbowych kart płatniczych i udokumentowanych imiennymi fakturami wystawionymi na rzecz pracowników Spółki, Wnioskodawca będzie mógł zaliczyć w pełnej wysokości wraz z uwzględnieniem podatku VAT naliczonego widniejącego na tych dokumentach, do kosztów uzyskania przychodów zgodnie art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a ustawy o CIT.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (…)
Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.
W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.
Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.
W opisie sprawy wskazali Państwo, że dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej nabywają Państwo różnego rodzaju towary i usługi. W związku z tym ponoszą Państwo szereg kosztów. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej ponoszą Państwo m.in. następujące kategorie wydatków (dalej łącznie jako: „Wydatki”):
Część z wyżej wymienionych Wydatków, ponoszonych w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych - takich jak podróże służbowe czy spotkania biznesowe (np. hotele, bilety lotnicze, koszty paliwa lub opłaty postojowe) - jest regulowana przez pracowników Wnioskodawcy przy użyciu służbowych kart płatniczych udostępnionych przez Spółkę (dalej: „Wydatki Pracownicze”). Wydatki Pracownicze pozostają w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawcy.
Wyjaśnili Państwo, że Pracownik, dokonując płatności służbową kartą płatniczą za Wydatki Pracownicze, działa jako osoba upoważniona w imieniu Spółki do realizacji płatności za dany towar lub usługę. Ekonomicznym nabywcą świadczenia pozostaje Spółka, ponieważ wydatek jest ponoszony w interesie i na rzecz Spółki oraz finansowany ze środków Spółki. Pracownik nie ponosi ciężaru ekonomicznego takiego zakupu. W związku ze zmianą przepisów prawa polskiego, polegającą na wprowadzeniu obowiązku wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, Spółka rozważa modyfikację swojej wewnętrznej polityki dotyczącej dokumentowania zakupów w zakresie Wydatków Pracowniczych opłacanych przez pracowników za pomocą służbowej karty płatniczej.
Planowana zmiana w modelu ewidencji zakupów polegać ma na tym, że faktury potwierdzające poniesienie poszczególnych Wydatków Pracowniczych będą wystawiane imiennie na pracowników Spółki, bez wskazania danych Spółki, tj. jej nazwy oraz numeru identyfikacji podatkowej (NIP). Jednocześnie Wydatki Pracownicze nadal będą regulowane przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych udostępnionych przez Spółkę i będą obciążać konto firmowe Spółki.
Podkreślili Państwo przy tym, że wszystkie ww. Wydatki ponoszone są w interesie pracodawcy i w żadnym stopniu nie służą zaspokajaniu potrzeb osobistych pracowników, którzy korzystają z służbowych kart kredytowych.
Zauważyć należy, że przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji „podróży służbowej”. Dlatego w tej kwestii należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.).
Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy:
Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Podróżą służbową jest zatem taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Zatem Pracownik, który otrzyma polecenie podróży służbowej poza określony w umowie o pracę obszar, będzie znajdował się w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 Kodeksu pracy.
Państwa wątpliwości na gruncie ustawy o CIT, sformułowane w pytaniach nr 2 i 3, dotyczą możliwości zaliczenia do k.u.p. wydatków ponoszonych przez pracowników z tytułu podróży służbowych, opłacanych kartami służbowymi i dokumentowanych fakturami wystawionymi na pracownika w pełnej wysokości, tj. w kwocie brutto.
Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.
Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:
Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.
Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów księgowych zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).
Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:
1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:
Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2) korygujące poprzednie zapisy;
3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
Zgodnie z art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości:
W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
Z ww. przepisu wynika zatem, że w przypadku zakupów opodatkowanych VAT, podstawą zapisów księgowych mogą być wyłącznie zewnętrzne obce dowody źródłowe, które zostały otrzymane od kontrahenta. Dla celów VAT takie kryteria spełniają faktura lub paragon.
Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości:
Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Stosownie do art. 21 ust. 1a ww. ustawy:
Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.
Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów, Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.
W przepisach art. 112a ust. 1 - 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.
Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:
Podatnicy przechowują:
1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:
Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:
Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
W myśl art. 112a ust. 4 ustawy o VAT:
Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Dowodami księgowymi, jak wskazano na wstępie, są również dowody wewnętrzne, sporządzone zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów o rachunkowości.
Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że wydatek poniesiony może stanowić koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile zostanie prawidłowo udokumentowany przez Spółkę.
Zatem - skoro ponoszone w ramach podróży służbowych Wydatki Pracownicze będą miały charakter biznesowy, tj. ponoszone będą w interesie Spółki i opłacane będą przez pracowników przy użyciu służbowych kart płatniczych Spółki, to uznać należy, że wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości - to zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych.
W tych okolicznościach sprawy należy zatem stwierdzić, że wydatki regulowane przez pracowników Spółki przy użyciu służbowych kart płatniczych oraz dokumentowane imiennymi fakturami wystawionymi na rzecz pracowników, które będą spełniać wymogi przewidziane w ustawie o rachunkowości, będą stanowiły dla Państwa koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile nie będą zaliczane do wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.
Wobec powyższego Państwa stanowisko w odniesieniu do pytania nr 1 - jest prawidłowe.
Odnosząc się natomiast do kwestii wartości, w jakiej wydatki pracownicze mogą Państwo zaliczać do k.u.p., to zauważyć należy, że na gruncie podatku dochodowego od osób prawnych - co do zasady - VAT nie jest kosztem uzyskania przychodu.
Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a ustawy o CIT:
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:
46) podatku od towarów i usług, z tym że jest kosztem uzyskania przychodów:
a) podatek naliczony:
- jeżeli podatnik zwolniony jest od podatku od towarów i usług lub nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów i usług,
- w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług - jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.
W odniesieniu do podatku naliczonego, z przepisów art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a) ustawy o CIT wynika, że w zakresie podatku naliczonego, kosztem podatnika może być m.in. podatek naliczony - w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług - jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.
Zatem w świetle powołanych wyżej przepisów stwierdzić należy, że w przypadku gdy podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług, a naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, podatnik będzie uprawniony zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwotę naliczonego podatku od towarów i usług, który nie podlega odliczeniu od kwoty podatku należnego podatnika.
Podsumowując, naliczony podatek od towarów i usług niepodlegający odliczeniu od kwoty podatku należnego, może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, o ile dotyczy wydatków, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
Wobec powyższego należy stwierdzić, że w analizowanej sprawie będą mogli Państwo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, równowartość Wydatków Pracowniczych opłaconych przez pracowników Spółki przy użyciu służbowych kart płatniczych i udokumentowanych imiennymi fakturami wystawionymi na rzecz pracowników Spółki w pełnej wysokości (w tym w części odpowiadającej podatkowi VAT naliczonemu widniejącemu na tych dokumentach), stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a ustawy o CIT.
Podsumowując, Spółce będzie przysługiwało prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków w kwocie brutto ponoszonych przez pracowników z tytułu podróży służbowych, opłacanych kartami służbowymi i dokumentowanych fakturami wystawionymi na pracownika.
Wobec powyższego Państwa stanowisko w odniesieniu do pytania nr 2 - jest prawidłowe.
W konsekwencji Państwa stanowisko w zakresie możliwości zaliczenia do k.u.p. wydatków ponoszonych przez pracowników z tytułu podróży służbowych, opłacanych kartami służbowymi i dokumentowanych fakturami wystawionymi na pracownika w pełnej wysokości, tj. w kwocie brutto, należało uznać za prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy:
Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego. Organ, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkuje się wydawanymi rozstrzygnięciami sądów i innych organów, to nie ma możliwości zastosowania ich wprost, ponieważ nie stanowią materialnego prawa podatkowego.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo wnieść skargę na tę interpretację indywidualną do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo