Interpretacja 0114-KDIP2-2.4010.638.2025.1.RK

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

31 grudnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący momentu ujęcia w kosztach uzyskania przychodów wydatków na nabycie i naprawy części zamiennych oraz na nabycie części zamiennych wchodzących w skład Pakietów.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A. sp. z o.o. (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych i posiada nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce. Wnioskodawca prowadzi działalność mającą na celu realizację zadań z zakresu organizacji publicznego transportu zbiorowego w postaci kolejowych przewozów transportu zbiorowego na obszarze województwa (...).

Spółka w toku prowadzonej działalności eksploatuje pojazdy kolejowe.

W związku z prowadzoną działalnością Spółka utrzymuje zapasy części zamiennych przeznaczonych do wykorzystywania przy obsłudze, utrzymaniu oraz naprawach taboru kolejowego. Części te są wykorzystywane w szczególności w sytuacjach awaryjnych, naprawczych oraz wynikających z normalnego zużycia eksploatacyjnego pojazdów.

Naprawy taboru kolejowego realizowane są w ramach przeglądów i napraw o różnym zakresie i skali, określanych m.in. jako naprawy P1, P2, P3, naprawy dewastacyjne oraz inne, w zależności od charakteru i zakresu prac. Części zamienne są wykorzystywane przez pracowników zatrudnionych w Sekcjach Napraw i Utrzymania Taboru, odpowiedzialnych za bieżącą obsługę techniczną, przeglądy oraz naprawy pojazdów kolejowych.

Na stanie magazynowym Spółki znajdują się (między innymi):

·      części nowe,

·      części uszkodzone, przeznaczone do naprawy lub - w przypadku nieopłacalności naprawy – do złomowania,

·      części sprawne po naprawie, stanowiące tzw. rezerwę obiegową.

W przypadku naprawy części uszkodzonych, w chwili obecnej koszt usługi naprawy dokumentowany fakturą zwiększa wartość danej części ujętej w magazynie. Części zamienne nie stanowią środków trwałych w rozumieniu art. 16a Ustawy o CIT.

Dla niektórych części zamiennych, w szczególności stanowiących rezerwę obiegową, okres przechowywania w magazynie do momentu ich faktycznego wydania do zużycia może przekraczać rok podatkowy.

Dotychczas Spółka rozpoznawała podatkowe koszty uzyskania przychodów związane z nabyciem części zamiennych w momencie ich wydania z magazynu do ich wykorzystania (na podstawie dokumentu wewnętrznego „RW”), zgodnie z zasadami bilansowymi. Spółka rozważa zmianę tego podejścia i rozpoznanie kosztów podatkowych z tytułu nabycia części zamiennych oraz naprawy w dacie zaksięgowania faktury wystawionej przez dostawcę w związku z ich nabyciem lub naprawą (w przypadku napraw).

Ponadto Spółka nabywa części zamienne wchodzące w skład tzw. pakietów naprawczych- pozderzeniowych (dalej: „Pakiety”), dostarczanych wraz z nowymi pojazdami kolejowymi.

Przykładowo, w ramach aktualnie realizowanego zakupu 75 elektrycznych zespołów trakcyjnych, których częściowe dostawy będą realizowane już w 2026 r., Spółka nabywa kilkadziesiąt Pakietów. Podstawą do wystawienia faktury za dostawę każdego Pakietu jest podpisany przez przedstawicieli obu stron protokół odbioru danego Pakietu, sporządzany odrębnie dla każdej transzy. Faktura wystawiana za każdy Pakiet zawiera wyszczególnienie wartości jednostkowych poszczególnych elementów wchodzących w skład danego Pakietu.

Pakiety obejmują części przeznaczone do nowych pojazdów kolejowych, w związku z czym przewidywany okres ich wykorzystania może być wieloletni i jest trudny do jednoznacznego określenia. Spółka nabywa te części na etapie zakupu pojazdów, ponieważ ich późniejsze nabycie mogłoby być utrudnione lub wręcz niemożliwe. Pakiety nie stanowią środków trwałych w rozumieniu art. 16a Ustawy o CIT.

Spółka zamierza uwzględnić koszty nabycia Pakietów w kosztach uzyskania przychodów w dacie ujęcia faktury w księgach rachunkowych (tj. koszty będą odpowiednio ujmowane wraz z zaksięgowaniem każdej faktury zakupowej w związku z zakupem Pakietów) i powzięła wątpliwość, czy takie podejście jest prawidłowe na gruncie przepisów Ustawy o CIT.

Pytania

1.  Czy Spółka postąpi prawidłowo, jeżeli wydatki ponoszone na nabycie i naprawy części zamiennych przeznaczonych do obsługi, utrzymania oraz napraw taboru kolejowego, zaliczy do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia, tj. w dniu, na który zostaną one ujęte w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), bądź w dniu, na który ujęte one zostaną na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), niezależnie od tego, jak te wydatki będą rozliczane dla celów bilansowych oraz od momentu ich wydania z magazynu?

2.  Czy Spółka postąpi prawidłowo, jeżeli wydatki poniesione na nabycie części zamiennych wchodzących w skład Pakietów zaliczy do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia, tj. w dniu, na który zostaną one ujęte w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), bądź w dniu, na który ujęte one zostaną na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), niezależnie od tego, jak te wydatki zostaną rozliczone dla celów bilansowych oraz niezależnie od momentu wydania poszczególnych części zamiennych wchodzących w skład Pakietów z magazynu do zużycia?

Państwa stanowisko w sprawie

Stanowisko do pytania nr 1:

Zdaniem Spółki, postąpi ona prawidłowo jeżeli wydatki ponoszone na nabycie i naprawy części zamiennych przeznaczonych do obsługi, utrzymania oraz napraw taboru kolejowego, zaliczy do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia, tj. w dniu, na który zostaną one ujęte w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), bądź w dniu, na który ujęte one zostaną na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), niezależnie od tego, jak te wydatki będą rozliczane dla celów bilansowych oraz od momentu ich wydania z magazynu.

Stanowisko do pytania nr 2:

Zdaniem Spółki, postąpi ona prawidłowo jeżeli wydatki poniesione na nabycie części zamiennych wchodzących w skład Pakietów zaliczy do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia, tj. w dniu, na który zostaną one ujęte w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), bądź w dniu, na który ujęte one zostaną na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), niezależnie od tego, jak te wydatki zostaną rozliczone dla celów bilansowych oraz niezależnie od momentu wydania z magazynu do zużycia poszczególnych części zamiennych wchodzących w skład Pakietów.

Uzasadnienie stanowiska

1) Uwagi wprowadzające - znaczenie prawidłowej kwalifikacji kosztów

Zaliczenie ponoszonych przez podatnika wydatków do właściwej kategorii kosztów uzyskania przychodów ma fundamentalne znaczenie dla określenia momentu ich potrącalności dla celów kalkulacji CIT. Ustawa o CIT wprowadza bowiem odmienne zasady rozpoznawania kosztów w zależności od tego, czy mają one charakter kosztów bezpośrednio związanych z przychodami, czy też kosztów innych niż bezpośrednio związane z przychodami (tzw. kosztów pośrednich).

W analizowanej sprawie istota wątpliwości Spółki sprowadza się do ustalenia:

a)  czy wydatki na nabycie i naprawy części zamiennych oraz części zamiennych wchodzących w skład Pakietów stanowią koszty uzyskania przychodów inne niż bezpośrednio związane z przychodami,

b)  a w konsekwencji - czy koszty te są potrącalne w dacie ich poniesienia, rozumianej jako dzień ujęcia faktury (lub innego dowodu) w księgach rachunkowych, niezależnie od momentu ich bilansowego rozliczenia oraz faktycznego zużycia.

Zdaniem Wnioskodawcy, odpowiedź na obydwa powyżej postawione pytania powinna być twierdząca.

2)  Spełnienie ogólnych przesłanek z art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2025 r. poz.278 ze zm., dalej: „Ustawy o CIT”)

Zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu:

• osiągnięcia przychodów,
• zachowania źródła przychodów,
• zabezpieczenia źródła przychodów,

— z wyjątkiem wydatków wskazanych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

W orzecznictwie oraz interpretacjach indywidualnych, od wielu lat jednolicie przyjmuje się, że dla uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodów konieczne jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

 wydatek został poniesiony przez podatnika i ma charakter definitywny,

•  pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
•  został poniesiony w sposób racjonalny i gospodarczo uzasadniony,
•  został poniesiony w celu osiągnięcia, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
•  nie znajduje się w katalogu wyłączeń z art. 16 ust. 1 Ustawy o CIT.

Wydatki ponoszone przez Spółkę na nabycie i naprawy części zamiennych oraz na nabycie części zamiennych wchodzących w skład Pakietów spełniają wszystkie powyższe warunki. Są one niezbędne dla zapewnienia ciągłości eksploatacji taboru kolejowego, ograniczenia ryzyka przestojów, zapewnienia bezpieczeństwa ruchu kolejowego oraz realizacji usług transportowych będących źródłem przychodów Spółki.

Co istotne, warunkiem uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów nie jest powstanie konkretnego, bezpośredniego przychodu, lecz wystarczające jest istnienie racjonalnego związku z potencjalnym osiąganiem przychodów lub zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania - wówczas mamy do czynienia z tzw. kosztami uzyskania przychodów innymi niż bezpośrednio związane z przychodami (potocznie nazywanymi kosztami „pośrednio” związanymi z przychodami).

3) Pośredni charakter wydatków i moment ich ujęcia dla celów podatkowych

Zdaniem Spółki, wydatki wskazane w ramach niniejszego Wniosku, objęte pytaniami nr 1 i nr 2, stanowią koszty uzyskania przychodów inne niż bezpośrednio związane z przychodami w rozumieniu art. 15 ust. 4d Ustawy o CIT, tj. tzw. koszty pośrednio związane z przychodami. W ocenie Spółki, nie jest bowiem możliwe:

·      przypisanie wydatków na konkretne części zamienne lub części zamienne wchodzące w skład Pakietów do określonych przychodów osiąganych w danym okresie,

·      ustalenie, w jakim momencie oraz w związku z jakim przychodem dana część zostanie faktycznie wykorzystana.

Stosownie do art. 15 ust. 4d Ustawy o CIT, koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia - co do zasady w dniu, w którym ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku). Jeżeli jednak koszty te dotyczą okresu dłuższego niż rok podatkowy, rozlicza się je proporcjonalnie do okresu, którego dotyczą (art. 15 ust. 4d w zw. z ust. 4e Ustawy o CIT).

W przedmiotowej sytuacji nie można, zdaniem Wnioskodawcy, uznać, że koszt związany z zakupem części lub ich naprawą oraz z zakupem części zamiennych wchodzących w skład Pakietów będzie dotyczył okresu dłuższego niż rok podatkowy, bowiem fakt, że zakupione części lub ich naprawa oraz części zamienne wchodzące w skład Pakietów będą służyły Spółce w okresie dłuższym niż rok (tj. będą „czekały” w magazynie), nie umożliwia powiązania tego wydatku z okresem przekraczającym rok podatkowy. Trafność powyższego stwierdzenia potwierdza również interpretacja indywidualna z 17 maja 2021 r. Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, nr 0111-KDIB2-1.4010.65.2021.1.MK, w której Organ stwierdził następująco: „Podkreślić należy, iż zwrot w cytowanym art. 15 ust. 4d ustawy o CIT - "dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy" obejmuje wydatki dotyczące usług (świadczeń) wykonywanych w kilku okresach. Nie dotyczy zaś wydatków związanych ze świadczeniami wykonywanymi jednorazowo, lecz wykorzystywanymi lub odnoszącymi skutek przez dłuższy czas”.

Nie ulega wątpliwości, że w sytuacji będącej przedmiotem Wniosku, Spółka otrzymuje świadczenie w postaci zakupionej/naprawionej części lub części zamiennej wchodzącej w skład Pakietów jednorazowo (w przypadku Pakietów, każda płatność i poniesiony koszt jest powiązany z konkretnym Pakietem). Wobec czego nie należy identyfikować przedmiotowego kosztu jako dotyczącego okresu dłuższego niż rok podatkowy. W konsekwencji, wydatek związany z nabyciem części zamiennych lub usług naprawy części oraz z nabyciem części zamiennych wchodzących w skład Pakietów należy przypisywać do kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych, właściwych dla kosztów pośrednich, tj. w dacie zaksięgowania faktury ich zakupu.

Zgodnie z art. 15 ust. 4d Ustawy o CIT, koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami są potrącalne w dacie ich poniesienia. Z kolei art. 15 ust. 4e Ustawy o CIT jednoznacznie definiuje dzień poniesienia kosztu jako dzień, na który koszt został ujęty w księgach rachunkowych na podstawie:

•  faktury (rachunku),
•  albo innego dowodu - w przypadku braku faktury (rachunku),

z wyłączeniem rezerw oraz biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (co nie znajduje zastosowania w sytuacji będącej przedmiotem Wniosku).

Z literalnego brzmienia tych przepisów wynika, że:

• ustawodawca nie uzależnił momentu podatkowego rozpoznania kosztu od momentu jego faktycznego zużycia,
• nie uzależnił go również od ujęcia kosztu na koncie kosztowym dla celów bilansowych,
• decydujące znaczenie ma sam fakt ujęcia wydatku w księgach rachunkowych (co do zasady) na podstawie otrzymanej faktury.

W konsekwencji, z uwagi na to, że wskazane wydatki stanowią koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami, na podstawie art. 15 ust. 4d w zw. z ust. 4e Ustawy o CIT, należy je ujmować w wyniku podatkowym na dzień, w którym zaksięgowano fakturę.

4) Autonomia prawa podatkowego wobec prawa bilansowego

Istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia przedstawionej sprawy ma również zasada autonomii prawa podatkowego, w tym wobec prawa bilansowego. Zgodnie z polskim systemem prawnym, prawo podatkowe i prawo bilansowe są dwiema odrębnymi gałęziami prawa, które funkcjonują niezależnie od siebie. Prawo bilansowe, oparte na ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości, ma na celu przedstawienie rzetelnego i jasnego obrazu sytuacji finansowej jednostki. Natomiast prawo podatkowe, w kontekście CIT uregulowane w szczególności przez Ustawę o CIT, ma na celu określenie zasad opodatkowania przychodu / dochodu.

Zgodnie z orzecznictwem sądów administracyjnych, przepisy prawa podatkowego powinny być interpretowane i stosowane niezależnie od przepisów prawa bilansowego. Twierdzenie to znajduje umocowanie w jednolitym i ugruntowanym poglądzie orzecznictwa, zgodnie z którym o uznaniu danego przysporzenia czy wydatku (zobowiązania do jego poniesienia) za przychód, dochód czy koszt podatkowy decydują wyłącznie przepisy prawa podatkowego (tak np. wyroki NSA: z 9 czerwca 2015 r. sygn. akt II FSK 1237/13; z 24 czerwca 2016 r. sygn. akt II FSK 1555/14; z 6 maja 2015 r. sygn. akt II FSK 1071/13; z 20 lipca 2011 r. sygn. akt II FSK 414/10).

Z uwagi na powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, brak jest podstaw do ujmowania dla celów podatkowych kosztów związanych z zakupem czy naprawą części zamiennych oraz części zamiennych wchodzących w skład Pakietów w okresach wynikających z przepisów prawa bilansowego. Oczywiście, w praktyce często zdarza się (zazwyczaj), że okresy ujmowania danych kosztów są tożsame, lecz nie w każdym przypadku tak jest i wówczas występują tzw. różnice przejściowe i zdaniem Wnioskodawcy takowe właśnie wystąpią w tym przypadku.

5) Brak podstaw do rozliczenia kosztów w czasie

W ocenie Wnioskodawcy, w analizowanym przypadku będącym przedmiotem Wniosku, nie znajduje zastosowania art. 15 ust. 4d zdanie drugie Ustawy o CIT dotyczący proporcjonalnego rozliczania kosztów odnoszących się do okresów przekraczających rok podatkowy.

Na moment poniesienia wydatków:

• nie jest możliwe określenie, czy i kiedy dana część zostanie wykorzystana oraz nie jest możliwe przypisanie wydatku do konkretnego okresu podatkowego (o czym wspomniano powyżej), lecz co kluczowe;
• Spółka nie nabywa w ramach zakupów wskazanych we Wniosku świadczeń okresowych a wydatki nie mają charakteru kosztów dotyczących z góry określonego przedziału czasu - Spółka w zamian za cenę otrzymuje jednorazowo świadczenie.

Wobec powyższego, nie sposób, zdaniem Wnioskodawcy, twierdzić, że wskazane koszty dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy. Sam fakt, że zakupione części lub ich naprawa będą służyły Spółce w okresie dłuższym niż rok (tj. będą „czekały” w magazynie), nie umożliwia powiązania tego wydatku z okresem przekraczającym rok podatkowy. Trafność powyższego stwierdzenia potwierdza m.in. interpretacja indywidualna z 17 maja 2021 r. Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, nr 0111-KDIB2-1.4010.65.2021.1.MK, cytowana powyżej przez Wnioskodawcę.

6) Stanowiska organów podatkowych w podobnych sprawach

Stanowisko prezentowane przez Wnioskodawcę znajduje pełne potwierdzenie w utrwalonej i jednolitej linii interpretacyjnej organów podatkowych, w szczególności w interpretacjach indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wydanych w stanach faktycznych oraz zdarzeniach przyszłych, które w istotnych elementach odpowiadają sytuacji opisanej we wniosku.

Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z 22 marca 2024 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.49.2024.1.DW, Dyrektor KIS rozpatrywał sytuację podatnika, który:

• prowadził działalność gospodarczą z wykorzystaniem środków trwałych,
• nabywał części zamienne przeznaczone do bieżącej eksploatacji, napraw i konserwacji,
• magazynował części przez okres często przekraczający jeden rok podatkowy,
• koszty rachunkowe rozpoznawał dopiero w momencie wydania części do użycia.

W ramach tejże interpretacji, Dyrektor KIS jednoznacznie potwierdził, że:

„ Wydatki poniesione przez Państwo na zakup i naprawę części zamiennych mają związek z koniecznością zapewnienia ciągłości pracy posiadanych maszyn (...) Nabyte/naprawione części zamienne będą stanowić koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami (...) Wydatki na części zamienne stanowić będą koszty uzyskania przychodów w momencie ich poniesienia (zaksięgowania w księgach rachunkowych)".

Z wydanej interpretacji indywidualnej wynika więc, że brak jest podstaw do uzależniania momentu rozpoznania kosztu podatkowego od momentu faktycznego zużycia części a rozliczenie bilansowe (magazynowanie, rozliczenia w czasie) pozostaje bez wpływu na moment potrącalności kosztu na gruncie CIT, gdyż art. 15 ust. 4d i 4e Ustawy o CIT mają charakter autonomiczny wobec przepisów ustawy o rachunkowości.

Podobieństwo do sytuacji Wnioskodawcy jest w tym przypadku oczywiste i obejmuje w szczególności:

• nabywanie części zamiennych oraz ponoszenie kosztów ich napraw,
• magazynowanie części przez nieokreślony, często długotrwały okres,
• brak możliwości przypisania wydatków do konkretnych przychodów,
• brak kwalifikacji części jako środków trwałych lub ulepszeń,
• rozbieżność momentu rozpoznania kosztu bilansowego i podatkowego.

Co istotne, powyższa interpretacja wprost potwierdza prawidłowość stanowiska Spółki w zakresie pytania nr 1, a jej tezy pozostają w pełni aktualne również w odniesieniu do części zamiennych wchodzących w skład Pakietów, które także pełnią funkcję zabezpieczającą ciągłość eksploatacji.

Kolejnym przykładem interpretacji, w ramach której wydano analogiczne rozstrzygnięcie do stanowiska Spółki w bardzo zbliżonym stanie faktycznym, jest interpretacja indywidualna z 8 października 2025 r., nr 0111-KDWB.4010.113.2025.1.AZE. Z opisu stanu faktycznego tej interpretacji wynika, że:

• w prowadzonej działalności produkcyjnej spółka wykorzystuje posiadane środki trwałe, w tym maszyny i urządzenia, przy czym niezależnie od czasu użytkowania środków trwałych przez spółkę wymagają one koniecznych przeglądów, remontów jak i napraw, mających na celu zagwarantować działanie całej infrastruktury produkcyjnej spółki bez zakłóceń;
• aby osiągnąć ten cel, spółka dokonuje zakupu części zamiennych, które przechowywane są w magazynie części zamiennych do czasu zaistnienia potrzeby ich użycia, w ramach przeprowadzenia przeglądu, remontu czy koniecznej naprawy danego środka trwałego;
• utrzymywanie zapasu magazynowego części zamiennych ma na celu zagwarantowanie przeprowadzenia wymiany zużytych części bez zbędnej zwłoki a tym samym ograniczenie do minimum wszelkich zakłóceń procesów produkcyjnych w zakładach Spółki, czyli docelowo ograniczenie wszelkich braków produkcyjnych wywołanych przestojami mającymi wpływ na poziom realizacji zamówień klientów Spółki.

W ramach wydanej interpretacji, Dyrektor KIS podobnie potwierdził, że:

• wydatki poniesione przez Spółkę na zakup części zamiennych mają związek z przychodami Spółki, ale z uwagi na brak możliwości ustalenia ich bezpośredniego powiązania z konkretnym przychodem stanowią koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami i w myśl art. 15 ust. 4d Ustawy o CIT Spółka będzie uprawniona do rozpoznania ich w kosztach podatkowych w dacie, pod którą dany wydatek zostanie ujęty w księgach rachunkowych;
• bez znaczenia pozostaje rodzaj konta, na jakim zostanie dokonany zapis księgowy, z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Zdaniem Wnioskodawcy, z powyższego wiec jasno wynika, że Dyrektor KIS w wydanych przez siebie interpretacjach indywidualnych w podobnych sprawach prezentuje pogląd zbieżny ze stanowiskiem Wnioskodawcy.

7) Podsumowanie

Uwzględniając powyższe, zdaniem Wnioskodawcy:

• wydatki objęte pytaniami nr 1 i nr 2 stanowią koszty uzyskania przychodów inne niż bezpośrednio związane z przychodami,
• są one potrącalne jednorazowo w dacie ich poniesienia w rozumieniu art. 15 ust. 4e Ustawy o CIT - w tym przypadku będzie to moment zaksięgowania faktury dokumentującej nabycie towaru (części) lub usługi (naprawy części),
• sposób ich rozliczenia dla celów bilansowych oraz moment faktycznego wydania z magazynu pozostają bez wpływu na moment rozpoznania kosztu podatkowego.

W związku z powyższym, zdaniem Wnioskodawcy, rozważane przez niego postępowanie polegające na ujęciu dla celów podatkowych wydatków na poczet:

• nabycia części zamiennych,
• napraw części zamiennych,
• nabycia części zamiennych wchodzących w skład Pakietów i podobnych,

w momencie poniesienia kosztu, tj. w dacie na którą są one ujęte w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), bądź w dniu, na który są one ujęte na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), a nie dopiero w momencie ich wydania z magazynu, należy uznać za prawidłowe.

Powyższe wynika przede wszystkim z faktu, iż ww. wydatki powinny zostać ujęte w kosztach uzyskania przychodów jednorazowo, w dacie ich poniesienia. Przez dzień poniesienia zaś należy uznać dzień, na który analizowane wydatki zostały ujęte w księgach rachunkowych Spółki, na podstawie otrzymanej przez Spółkę faktury dokumentującej przedmiotowe koszty - bez względu na to, że dla celów bilansowych są one rozliczane w czasie, a więc obciążają (w odpowiednich częściach) wynik finansowy w kilku kolejnych latach obrotowych.

W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy przedstawione w odniesieniu do obu pytań należy uznać za prawidłowe.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”),

Z niniejszej regulacji wynika, że zasadniczo wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu, a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

Zatem, aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł stanowić koszt uzyskania przychodów, muszą zaistnieć łącznie następujące przesłanki:

-     został poniesiony przez podatnika,

-     jest definitywny, a więc bezzwrotny,

-     pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-     poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

-     nie jest kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT,

-     został właściwie udokumentowany.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych przewiduje dwie kategorie kosztów:

-     bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód),

-     inne niż bezpośrednio związane z przychodami, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).

Mając na uwadze zróżnicowany charakter ww. kategorii kosztów ustawodawca zróżnicował zasady ich potrącalności.

Stosownie do art. 15 ust. 4 ustawy o CIT,

Natomiast, tzw. koszty pośrednie to takie koszty, których nie można powiązać bezpośrednio z uzyskaniem konkretnego przychodu, lecz ich poniesienie służy całokształtowi prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej.

W myśl art. 15 ust. 4d ustawy o CIT,

Koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami potrąca się, co do zasady, w roku ich poniesienia. Jeżeli jednak dotyczą one okresu dłuższego niż 1 rok, rozlicza się je proporcjonalnie (art. 15 ust. 4d ustawy o CIT).

O tym jednak, czy w istocie dany wydatek z uwagi na swój charakter nie może zostać przyporządkowany do długości okresu, którego dotyczy, decydować będą przepisy prawa podatkowego, a nie sposób jego księgowania na potrzeby prawa bilansowego.

Zgodnie z art. 15 ust. 4e ustawy o CIT,

Jak wynika z opisu sprawy, w związku z prowadzoną przez Państwa działalnością Spółka ponosi wydatki na zapasy i naprawy części zamiennych przeznaczonych do wykorzystywania przy obsłudze, utrzymaniu oraz naprawach taboru kolejowego. Naprawy taboru kolejowego realizowane są w ramach przeglądów i napraw o różnym zakresie i skali, w zależności od charakteru i zakresu prac. W przypadku naprawy części uszkodzonych, koszt usługi naprawy dokumentowany fakturą zwiększa wartość danej części ujętej w magazynie. Części zamienne nie stanowią środków trwałych w rozumieniu art. 16a Ustawy o CIT. Dla niektórych części zamiennych, w szczególności stanowiących rezerwę obiegową, okres przechowywania w magazynie do momentu ich faktycznego wydania do zużycia może przekraczać rok podatkowy.

Ponadto nabywają Państwo części zamienne wchodzące w skład tzw. pakietów naprawczych - pozderzeniowych (dalej: „Pakiety”), dostarczanych wraz z nowymi pojazdami kolejowymi, w związku z czym przewidywany okres ich wykorzystania może być wieloletni i jest trudny do jednoznacznego określenia. Pakiety nie stanowią środków trwałych w rozumieniu art. 16a ustawy o CIT.

Dotychczas rozpoznawali Państwo podatkowe koszty uzyskania przychodów związane z nabyciem części zamiennych w momencie ich wydania z magazynu do ich wykorzystania (na podstawie dokumentu wewnętrznego „RW”), zgodnie z zasadami bilansowymi.

W analizowanej sprawie istota Państwa wątpliwości sprowadza się do ustalenia, czy wydatki na nabycie i naprawy części zamiennych oraz części zamiennych wchodzących w skład Pakietów stanowią tzw. koszty pośrednie potrącalne w dacie ich poniesienia, rozumianej jako dzień ujęcia faktury (lub innego dowodu) w księgach rachunkowych, niezależnie od momentu ich bilansowego rozliczenia oraz faktycznego wydania z magazynu.

Stosownie do art. 15 ust. 4d ustawy o CIT, koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia - co do zasady w dniu, w którym ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku). Jeżeli jednak koszty te dotyczą okresu dłuższego niż rok podatkowy, rozlicza się je proporcjonalnie do okresu, którego dotyczą (art. 15 ust. 4d w zw. z ust. 4e Ustawy o CIT).

W przypadku poniesienia kosztów związanych z nabyciem części zamiennych oraz ich napraw nie będzie miała zastosowania regulacja zawarta w art. 15 ust. 4d zdanie drugie ustawy o CIT. Regulacja ta odnosi się rozliczenia proporcjonalnego kosztów dotyczących okresu przekraczającego rok podatkowy, gdy nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego. Zwrot w cytowanym art. 15 ust. 4d ustawy o CIT „dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy" obejmuje wydatki dotyczące usług (świadczeń) wykonywanych w kilku okresach. Nie dotyczy zaś wydatków związanych ze świadczeniami wykonywanymi jednorazowo, lecz wykorzystywanymi lub odnoszącymi skutek przez dłuższy czas.

Zgodnie bowiem z przedstawionym opisem sprawy, zarówno w przypadku wydatków na części zamienne, jak i usługi naprawy nie jest wiadome, czy koszt nabycia lub naprawy danej części będzie kosztem dotyczącym okresu przekraczającego rok podatkowy. Na moment zakupu lub naprawy części zamiennych niemożliwym jest określenie, kiedy dana część zostanie wykorzystana, a w przypadku, gdy będzie użyta od razu – na jak długo dana część zamienna zostanie zainstalowana. W przedmiotowej sytuacji nie można uznać, że koszt związany z zakupem części lub ich naprawą oraz z zakupem części zamiennych wchodzących w skład Pakietów będzie dotyczył okresu dłuższego niż rok podatkowy, bowiem fakt, że zakupione lub naprawione części będą magazynowane w okresie dłuższym niż rok, nie umożliwia powiązania tego wydatku z okresem przekraczającym rok podatkowy.

Natomiast zgodnie z art. 15 ust. 4e ustawy o CIT, za dzień poniesienia kosztu należy uznać dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych, tj. zaksięgowano. Dzień ten należy rozumieć jako dzień (okres), do którego został dany wydatek przypisany w księgach rachunkowych Spółki na podstawie treści otrzymanej faktury (rachunku) bądź na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku).

Poniesione przez Państwa wydatki na nabycie i naprawy części zamiennych oraz na nabycie części zamiennych wchodzących w skład Pakietów mają związek z koniecznością zapewnienia obsługi, utrzymania oraz napraw taboru kolejowego. Nabyte/naprawione części zamienne oraz części zamienne wchodzące w skład Pakietów będą stanowić koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami, ponieważ nie przyczyniają się bezpośrednio do wygenerowania określonego przychodu, a jedynie pośrednio wpływają na możliwość wygenerowania przychodu. Ww. wydatki stanowić będą koszty uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia, tj. w dniu, na który zostaną one ujęte w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), bądź w dniu, na który ujęte zostaną na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), niezależnie od tego, jak te wydatki będą rozliczane dla celów bilansowych oraz niezależnie od momentu ich wydania z magazynu.

Zatem, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 i 2 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

W odniesieniu do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych i wyroków sądów należy stwierdzić, że zostały wydane w indywidualnych sprawach podmiotów i nie wiążą w sprawie będącej przedmiotem wniosku. Zostały wydane w określonym stanie faktycznym i w tych sprawach rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące, nie mogą one zatem przesądzać o niniejszym rozstrzygnięciu.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2025 r., poz. 111 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo wnieść skargę na tę interpretację indywidualną do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).