Interpretacja 0114-KDIP2-2.4010.643.2025.1.PK

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

31 grudnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez Pracowników. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A. Sp. z o.o. (dalej: „Wnioskodawca" lub „Spółka") jest spółką mającą siedzibę w Polsce, utworzoną zgodnie z polskim prawem oraz będącą czynnym podatnikiem podatku VAT. Spółka jest polskim rezydentem podatkowym i podlega opodatkowaniu w Polsce od całości osiąganych dochodów niezależnie od miejsca ich uzyskiwania.

Wnioskodawca działa w branży handlu detalicznego. Wnioskodawca jest częścią (...) grupy franchisingowej skupiającej pod sobą wiele marek. Wnioskodawca działa w Polsce od (...) roku, a obecnie posiada na terytorium Polski (...) sklepów.

Spółka prowadzi sprzedaż detaliczną towarów w sklepach zlokalizowanych na terytorium Polski, głównie centrach handlowych oraz sprzedaż wysyłkową towarów zarówno na terenie Polski jak i za granicę za pomocą własnych sklepów internetowych.

Dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca nabywa różnego rodzaju towary i usługi. W związku z tym Spółka ponosi szereg kosztów.

Zatrudnieni w Spółce pracownicy, w tym pracujący w prowadzonych przez Spółkę lokalnych sklepach (dalej łącznie: "Pracownicy"), w związku z wykonywanymi zadaniami służbowymi dokonują szeregu zakupów na rzecz Spółki takich jak m.in.

·      związanych z podróżami służbowymi,

·      dodatki żywnościowe (ponoszone szczególnie w czasie inwentaryzacji sklepów),

·      usługi pralnicze dotyczące uniformów, czy

·      odzieży będącej przedmiotem oferty do klientów,

·      materiały piśmiennicze,

·      środki czystości,

·      materiały biurowe

‒ zgodnie z zasadami wewnętrznej polityki przyjętej w Spółce w zakresie ponoszonych wydatków pracowniczych.

Są to więc w praktyce drobne zakupy z odbiorem własnym przez Pracownika, który przynosi rzecz bezpośrednio do biura lub sklepu Spółki i determinowane bieżącymi potrzebami w danej placówce.

Takie rozwiązanie tj. dokonanie zakupu bezpośrednio przez Pracownika jest bardziej opłacalne czasowo niż wysyłanie zlecenia do pracowników biurowych i centralny ich zakup przez Spółkę. W przypadków sklepów Spółki tego typu wydatki finansowane są z tzw. pogotowania kasowego sklepu.

We wszystkich sklepach Spółki utrzymywane jest pogotowie kasowe w zatwierdzonej wysokości umożliwiającej zakup drobnych przedmiotów, których zamówienie centralnie u zewnętrznych dostawców jest niemożliwe / nieopłacalne (czasowo/ logistycznie). Wartość pogotowia kasowego każdorazowo jest zatwierdzona przez przełożonego (np. dyrektor operacyjny) i różni się w zależności od sklepu. Minimalna wartość to 200 zł. Środki przechowywane w ramach pogotowania kasowego są umieszczone w specjalnym sejfie/ miejscu chronionym od dostępu osób przypadkowych.

Poza drobnymi zakupami na potrzeby sklepu z pogotowania kasowego są również opłacane zakupy związane ze strojem służbowym (uniformami), które Pracownicy muszą nosić zgodnie z polityką dotycząca uniformów wprowadzającą wysokość zakupów robionych przez Pracowników w tym zakresie oraz wymogi wyglądu stroju służbowego.

Pracownik otrzymuje pewną kwotę od Spółki (w tym z pogotowania kasowego) z góry, jednocześnie zostawiając pokwitowanie podpisane przez siebie i kierownika sklepu/ zmiany. Następnie po dokonaniu zakupu przez Pracownika następuje rozliczenie wydatku i jego weryfikacja oraz akceptacja przez upoważnioną osobę nadrzędną, zgodnie ze schematem poziomów odpowiedzialności w Spółce. W przypadku wydatków ponoszonych w ramach pogotowania kasowego jest to zazwyczaj kierownik sklepu.

Zazwyczaj ponoszone przez Pracowników wydatki regulowane są na rzecz dostawców ze środków gotówkowych Spółki (wówczas w szczególności Pracownik otrzymuje pewną sumę pieniędzy) albo ewentualnie prywatnych danego Pracownika (jak na przykład w zakresie uniformów służbowych).

Wydatek na cele osobiste Pracownika jest wyłączany z opisanej procedury rozliczania i nie jest przedmiotem niniejszego Wniosku. Przedmiotem wniosku są tylko zakupy na cele związane z działalnością Spółki.

Niezależnie jednak od sposobu regulowania wydatków na rzecz dostawców w ramach rozliczenia wydatków służbowych (tj. ze środków Spółki, w tym z pogotowania kasowego, czy z własnych środków Pracownika), w celu rozliczenia wydatku Pracownicy muszą wskazać Spółce podstawowe dane dotyczące danego zakupu (m.in. typ wydatku, opis wydatku, nazwę dostawcy, uzasadnienie biznesowe poniesionego wydatku) oraz w celu jego rozliczenia ze Spółką załączają dokument zewnętrzny (wystawiony przez dostawcę) potwierdzający poniesienie danego wydatku (w przypadku dokumentów papierowych – załączają zdjęcie/skan takiego dokumentu, a w przypadku dokumentów elektronicznych – załączają je elektronicznie). Następnie, tak uzupełniony raport rozliczeniowy przekazywany jest do akceptacji uprawnionych do tego osób zgodnie ze schematem poziomów odpowiedzialności (LOE – Level of Empowerment).

Najczęściej dla celów udokumentowania powyższych wydatków pracowniczych, Pracownicy pozyskują faktury wystawione na Spółkę lub wystawione na swoje dane imienne Pracownika.

W przyszłości mogą się również zdarzyć sytuacje, że dany wydatek Pracownika będzie dokumentowany innym dowodem, np. paragonem fiskalnym (bez danych nabywcy) lub notą księgową/ potwierdzeniem płatności (gdzie mogą ale nie muszą być wskazane dane nabywcy – Spółki albo dane imienne Pracownika).

W sporadycznych sytuacjach są akceptowane rozliczenia tylko na podstawie oświadczeń Pracownika. W takiej sytuacji Pracownik musi oświadczyć, że dokument zakupu został zagubiony/ zniszczony.

Faktury i inne dokumenty wprowadzane do wewnętrznego systemu rozliczeniowego Spółki są analizowane pod kątem poprawności ich rozliczenia zgodnie z politykami obowiązującymi w Spółce i zgodnie ze schematem poziomów odpowiedzialności w Spółce. W tym celu dokonywana jest podwójna weryfikacja:

1.  weryfikacja merytoryczna – dokonywana przez kierownika sklepu/ inną osobę ocena zasadności poniesionego przez Pracownika wydatku. Oznacza to, że każdy wydatek jest zatwierdzany do rozliczenia po zbadaniu zasadności jego poniesienia oraz powiązania wydatku z działalnością Spółki.

2.  weryfikacja formalna – następuje po dokonaniu pozytywnej weryfikacji merytorycznej. W jej ramach dokonywana jest ocena kompletności przekazanej dokumentacji do rozliczenia wydatku. W systemie wewnętrznym Spółki powstaje raport rozliczeniowy. Po akceptacji wydatku w systemie, kwota jest następnie zwracana Pracownikowi na konto bankowe w przypadku uregulowania wydatku przez Pracownika z jego własnych środków. Natomiast w przypadku, gdy wydatek został już opłacony przez Pracownika poprzez środki Spółki pieniądze nie są zwracane Pracownikowi.

Po zakończonym pozytywnie etapie weryfikacyjnym i akceptacji danego wydatku, dochodzi do zaksięgowania przez Spółkę operacji na podstawie wygenerowanego raportu rozliczeniowego. Na końcu dla celów rozliczenia podatku dochodowego Spółki dokonywana jest analiza pod kątem spełnienia przesłanek uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „ustawa CIT”), w tym ocena, czy przedmiotowy wydatek poniesiony przez Spółkę nie stanowi jednego z kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT i po pozytywnej weryfikacji rozpoznawane jest prawo do zaliczenia wydatku poniesionego przez Spółkę do kosztów uzyskania przychodów na gruncie ustawy CIT.

Dla celów niniejszego Wniosku Spółka przyjmuje, że wszystkie omawiane wydatki pracownicze pokryte z majątku Spółki, będą rzeczywiste i definitywne poniesione przez Spółkę i nie będą wymienione w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.

Pytanie

Czy Wnioskodawcy przysługiwać będzie prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę w związku z rozliczeniem przez Pracowników zakupów w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o wewnętrzny zbiorczy raport przygotowany zgodnie z polityką Spółki z załączonym zdjęciem/skanem dokumentu/dokumentem elektronicznym wystawionym na Pracownika lub bez danych Spółki potwierdzającego zakup towaru lub usługi dla celów Spółki (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT)?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, Wnioskodawcy przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę w związku z rozliczeniem przez Pracowników zakupów w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o wewnętrzne raporty zgodnie z polityką Spółki z załączonym zdjęciem/ skanem dokumentu/dokumentem elektronicznym wystawionym na Pracownika lub bez danych Spółki potwierdzającego nabycie towaru lub usługi przez Spółkę (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT, przy czym koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Decydujące dla zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

W świetle powyższego, aby dany wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

1)  został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

2)  jest definitywny (rzeczywisty),

3)  pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

4)  został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła,

5)  został właściwie udokumentowany,

6)  nie został wymieniony w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.

Zatem, jak wynika z powyższego, co do zasady wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Zdaniem Wnioskodawcy powyższe warunki w przypadku Spółki są spełnione. Wnioskodawca pragnie wskazać, iż co do zasady kosztami podatkowymi są bowiem między innymi tzw. koszty pracownicze, jeżeli spełniają wskazane kryteria, określone w powyższym

przepisie. Powszechnie uznaje się, że koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, jak również mogą obejmować inne wydatki ponoszone na rzecz pracowników.

Część wydatków związanych z fakturami/ dokumentami wystawionymi na Pracowników lub bez danych Spółki jest ponoszonych bezpośrednio przez Spółkę z firmowej gotówki w ramach systemu pogotowania kasowego, a Pracownik nie jest zobowiązany do zwrotu tych środków Spółce, gdyż jest to zakup służbowy związany z działalnością Spółki. Natomiast w pozostałych sytuacjach Pracownik opłaca daną usługę/ produkt ze swoich pieniędzy, następnie Spółka zwraca mu przedmiotową sumę po spełnieniu odpowiedniej procedury związanej z rozliczeniem i zatwierdzeniem wydatku firmowego.

Z powyższego wynika, że warunki rozpoznania kosztu podatkowego dotyczące poniesienia go przez podatnika oraz definitywności wydatku zostają spełnione, ponieważ to Spółka ponosi ekonomiczny ciężar wydatku oraz nie jest on w żaden sposób Spółce zwracany. Wydatki te mają ścisły związek z wykonywanymi przez Pracowników obowiązkami wynikającym ze stosunku pracy, co świadczy o tym, że pozostają w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą oraz zostały poniesione w celu uzyskania przychodów lub zabezpieczenia ich źródła. W szczególności, tak jak Spółka wskazała w opisie zdarzenia we wniosku są to wydatki związane z posiadanymi sklepami, takie jak wydatki na środki czystości, pralnie, uniformy, materiały biurowe, uzasadnione wydatki żywieniowe czy wydatki na podróże służbowe.

Spółka pragnie podkreślić, że każdy wydatek pracowniczy, jest weryfikowany w zakresie celu jego poniesienia (czy jest związany z działalnością gospodarczą Spółki oraz czy został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła) oraz czy nie jest wydatkiem wymienionym w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy CIT. Dla celów niniejszego wniosku Spółka przyjmuje, że wszystkie wydatki pracownicze będą spełniać te warunki.

Co zaś się dotyczy udokumentowania wydatków, przepisy ustawy o CIT nie zawierają regulacji wskazujących zasady dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Jednak w tym miejscu warto przytoczyć art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którym podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Powyższy przepis odnosi się do reguł zawartych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze. zm. dalej: „UoR”). Ustawa ta reguluje zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 UoR, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych zgodnie z ust. 2 cytowanego przepisu są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 UoR, aby dokument mógł zostać zakwalifikowany jako dowód księgowy, musi zawierać następujące dane:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,

5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Z kolei, zgodnie z art. 21 ust. 1a UoR, można zaniechać w dowodzie pewnych danych, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Z powyższego należy wywnioskować, że dowody księgowe powinny być rzetelne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem zdarzeń gospodarczych, które dokumentują, nie zawierające błędów oraz kompletne, tj. zawierające wykazane w przepisach elementy.

W tym miejscu należy również przytoczyć art. 180 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (dalej: „OP"), zgodnie z którym jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Natomiast, w oparciu o art. 181 OP dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Katalog ten jest katalogiem otwartym, co sprawia, że zasadne jest posiadanie wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Co ważne, dowód księgowy wykorzystywany dla celów wprowadzenia danego kosztu do ksiąg rachunkowych, właściwy będzie również dla celów podatkowych.

Mając powyższe na uwadze, w ocenie Wnioskodawcy, wydatki ponoszone przez Pracowników, które będą dokumentowane w ramach opisanej we Wniosku polityki rozliczenia wydatków i archiwizowane w systemie Spółki w połączeniu z dokumentami źródłowymi wystawionymi na dane imienne danego Pracownika lub bez danych Spółki będą spełniać warunki wskazane w ustawie o rachunkowości, a tym samym Spółce będzie przysługiwać prawo do rozpoznania kosztu uzyskania przychodu (prawo do rozpoznania kosztu będzie poprzedzone analizą pod kątem spełnienia przesłanek z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, oraz analizą, że nie będą to wydatki wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT).

Co więcej, należy wskazać, że UoR, tak jak i ustawa o CIT, nie wprowadza szczególnych wymogów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Oznacza to, że, zdaniem Spółki, dokumenty te mogą być przechowywane w dowolnej formie, w tym również w formie elektronicznej (pod warunkiem, że spełnione zostaną pozostałe wymogi wynikające z powyższych przepisów).

Podsumowując, biorąc pod uwagę powyższe, Spółka stoi na stanowisku, że ma prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków, które będą dotyczyć dokumentów sprzedażowych otrzymanych przez Pracowników. Księgowanie powyższych wydatków będzie opierać się o raport złożony przez Spółkę z załączonym przez Pracownika zdjęciem/skanem dokumentu potwierdzającym ich nabycie przez Pracownika (wydatki te będą spełniać warunki z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz nie będą wydatkami, o których mowa w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT).

Co ważne opisany przez Spółkę sposób postępowania odpowiada dotychczasowej praktyce interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej i jest powszechnie stosowaną na rynku metodą dokumentowania wydatków służbowych pracowników w dużych organizacjach.

Przykładowo, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 13 sierpnia 2025 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.463.2025.1.JMS wskazał, że:

„Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że wydatek poniesiony może stanowić koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile zostanie prawidłowo udokumentowany przez Spółkę. Zatem skoro będące przedmiotem pytania wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości to zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych. Wobec powyższego Państwa stanowisko w zakresie ustalenia, czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę w związku z rozliczeniem przez Pracowników zakupów w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez Pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką opisaną we Wniosku z załączonym zdjęciem/skanem dokumentu/dokumentem elektronicznym wystawionym na Pracownika potwierdzającego zakup towaru lub usługi dla celów Spółki (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT) jest prawidłowe”.

Podobnie w interpretacji podatkowej z dnia 30 maja 2025 r., sygn. 0111- KDIB1-1.4010.213.2025.1.BS organ wskazał, że:

„Zatem skoro zwracane Pracownikom wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika raport w przeznaczonym do tego systemie finansowo księgowym Spółki, w ramach którego załączone będzie zdjęcie/skan dokumentu źródłowego/dokument elektroniczny wystawiony imiennie na Pracownika, to zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych”.

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje również potwierdzenie w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dnia 23 września 2024 r. sygn. 0111- KDIB1-1.4010.381.2024.1.BS, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że:

„W opisie sprawy wskazali Państwo, że zwracane Pracownikom wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika raport w przeznaczonym do tego systemie finansowo księgowym Spółki, w ramach którego załączone będzie zdjęcie/skan dokumentu źródłowego/dokument elektroniczny wystawiony na Pracownika. Zatem zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych".

Analogicznie stanowisko wyrażone zostało również m.in. w poniższych interpretacjach:

·      z dnia 23 czerwca 2025 r., znak: 0114-KDIP2-2.4010.230.2025.1.PK,

·      z dnia 13 stycznia 2025 r., znak: 0114-KDIP2-1.4010.644.2024.1.PK,

·      z dnia 23 września 2024 r., znak: 0111-KDIB1-1.4010.381.2024.1.BS,

·      z dnia 4 lipca 2023 r. znak: 0114-KDIP2-1.4010.179.2021.12.S.KW,

·      z dnia 24 marca 2023 r., znak: 0111-KDIB1-3.4010.217.2021.10.MBD,

·      z dnia 30 grudnia 2022 r., znak: 0111-KDIB1-1.4010.45.2021.10.MF,

·      z dnia 12 maja 2020 r., znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG,

·      z dnia 12 maja 2020 r. znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG.

Wnioskodawca pragnie zaznaczyć, że ma świadomość, iż powołane w niniejszym Wniosku interpretacje indywidualne wydane w podobnych stanach faktycznych lub zdarzeniach przyszłych nie wywierają mocy ochronnej w jego indywidualnej sprawie, zgodnie z OP. Niemniej jednak, przedstawione orzeczenia interpretacyjne mają istotne znaczenie dla zobrazowania utrwalonej linii interpretacyjnej oraz kierunku wykładni przepisów prawa podatkowego dokonywanej przez organy Krajowej Administracji Skarbowej. Wypracowany przez organy podatkowe kierunek interpretacyjny powinien być brany pod uwagę podczas rozpoznawania niniejszego Wniosku, zwłaszcza w sytuacji, gdy nie nastąpiła zmiana przepisów prawa ani nie wystąpiły inne przesłanki, które mogłyby uzasadniać odejście od dotychczasowego stanowiska. Powołane rozstrzygnięcia, choć nie mają formalnej mocy wiążącej, stanowią bowiem przejaw jednolitej praktyki interpretacyjnej organów podatkowych, której respektowanie służy realizacji zasady zaufania obywateli do organów władzy publicznej oraz zasadzie pewności i przewidywalności prawa.

Mając powyższe na uwadze zdaniem Wnioskodawcy, Wnioskodawcy przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę w związku z rozliczeniem przez Pracowników zakupów w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o wewnętrzne raporty zgodnie z polityką Spółki z załączonym zdjęciem/skanem dokumentu/dokumentem elektronicznym wystawionym na Pracownika lub bez danych Spółki potwierdzającego nabycie towaru lub usługi przez Spółkę (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Wskazać należy, że powołane we wniosku interpretacje indywidualne zostały wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·     Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·    Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·     Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 z późn. zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·     w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·     w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.

Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.