Spółka z o.o. (A.) prowadzi działalność gospodarczą w zakresie (…). Nabywa towary i usługi od dostawców, którzy są czynnymi podatnikami VAT. Od 1 lutego 2026 r. dostawcy są zobowiązani do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Spółka zakłada, że niektórzy dostawcy mogą wystawiać faktury poza KSeF, pomimo obowiązku, np. w formie papierowej lub PDF. Spółka nie wyklucza również sytuacji, gdy…
Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zaistniałego stanu faktycznego jak i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
10 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 10 lutego 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę, udokumentowanych Fakturami Zakupowymi otrzymanymi od Dostawców, również w sytuacji, gdy – pomimo ciążącego na Dostawcy obowiązku wystawienia faktury przy użyciu KSeF – Faktura Zakupowa zostanie wystawiona i przekazana poza KSeF. Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego
A. z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: "Spółka", "A.") jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością i działa na podstawie Kodeksu Spółek Handlowych, umowy spółki, a także innych odpowiednich przepisów prawa.
Spółka jest podatnikiem, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: "ustawa CIT"), podlegającym obowiązkowi podatkowemu w Polsce od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania oraz jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm., dalej: "ustawa VAT").
Przedmiotem działalności A., zgodnie z umową spółki, jest (…). Zgodnie z (…). Spółka posiada także zezwolenie B. (dalej: B.) uprawniające do (…) (zezwolenie B. na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie (…) nr (…) z dnia (…)). Spółka posiada również zezwolenie na świadczenie usług (…) wydane przez B. w dniu (…).
Na działalność operacyjną Spółki składają się dwa podstawowe obszary: działalność C. oraz D.
Działalność C. generuje przychody z tytułu użytkowania (…). Wśród przychodów należy wymienić opłaty z tytułu (…). Działalność C. ze względu na swoją specyfikę angażuje przeważającą część majątku spółki oraz kosztów. Wśród istotnych pozycji należy wymienić koszty utrzymania (…). Działalność D. spółki obejmuje przede wszystkim utrzymanie oraz udostępnienie kontrahentom zewnętrznych elementów infrastruktury takich jak: powierzchnie handlowe, gastronomiczne i usługowe wraz z mediami, (…). Spółka, ze względu na zakres prowadzonej działalności, nabywa różne towary i usługi. Gdy nabywane towary lub usługi podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, a dostawcy towarów lub usług są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji, Spółka otrzymuje od nich faktury zawierające kwoty podatku VAT wyrażone w złotych. W takich przypadkach nabyte przez Spółkę towary i usługi nie korzystają ze zwolnienia z VAT i są wykorzystywane przez spółkę do wykonywania czynności, w odniesieniu do których Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego (mają związek z działalnością opodatkowaną Spółki). Nie wystąpią przy tym negatywne przesłanki do odliczenia, o których mowa w art. 88 ustawy VAT.
Od 1 lutego 2026 r., zgodnie z nałożonym na większość krajowych podatników VAT obowiązkiem wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-faktur (KSeF) oraz przy uwzględnieniu okresów przejściowych we wdrożeniu KSeF dla wybranych podmiotów, faktury zakupu od dostawców powinny być wystawiane przez nich co do zasady tylko w formie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. Jednak Spółka nie wyklucza, że niektóre faktury mogą być wystawiane poza KSeF, pomimo ciążącego na dostawcach obowiązku wynikającego z ustawy VAT, np. w formie pliku elektronicznego w postaci pdf lub papierowej (i tym samym dostarczone Spółce poza KSeF) i na dzień ich otrzymania Spółka nie będzie w posiadaniu danej faktury zakupowej wystawionej w postaci faktury ustrukturyzowanej wysłanej przez KSeF.
Nie można też wykluczyć sytuacji, że dostawca nie użyje KSeF powołując się na awarię systemu lub inne przyczyny, które jednak nie miały miejsca, albo nie udostępni faktur wystawianych trybem awaryjnym.
Pytanie
1. Czy w ramach przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur wystawionych przez dostawców Spółki, którzy wbrew obowiązkowi nie udokumentują zrealizowanych na rzecz Spółki transakcji fakturą ustrukturyzowaną wystawioną przy użyciu KSeF, zgodnie z art. 106ga ustawy VAT wchodzącym w życie z dniem 1 lutego 2026 r. niezależnie od tego czy faktura zostanie wystawiona w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej, pod warunkiem, spełnienia warunków odliczenia podatku VAT naliczonego na podstawie przepisów ustawy VAT?
2. Czy w ramach przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, Spółce będzie przysługiwało prawo do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy CIT, wynikających z faktur wystawionych przez dostawców Spółki, którzy wbrew obowiązkowi nie udokumentują zrealizowanych na rzecz Spółki transakcji fakturą ustrukturyzowaną wystawioną przy użyciu KSeF, zgodnie z art. 106ga ustawy VAT wchodzącym w życie z dniem 1 lutego 2026 r. niezależnie od tego czy faktura zostanie wystawiona w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej, pod warunkiem, że w danych przypadku nie będzie miał zastosowania przepis art. 16 ust. 1 ustawy CIT?
Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie nr 2 w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych. Natomiast odpowiedź na pytanie nr 1 w zakresie podatku dochodowego od towarów i usług zostanie udzielona odrębnym rozstrzygnięciem.
Państwa stanowisko w sprawie
Ad 2
Zdaniem Spółki faktura wystawiona przez dostawców poza systemem KSeF (pomimo istnienia takiego obowiązku) będzie dokumentem na podstawie którego Spółka będzie mogła zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem wypełnienia dyspozycji określonej w art. 15 ust. 1 ustawy CIT.
W myśl art. 15 ust.1 ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.
Definicja kosztów uzyskania przychodów zawarta w ustawie CIT ma charakter ogólny, dlatego każdy wydatek poniesiony przez podatnika powinien być oceniany indywidualnie pod kątem jego kwalifikacji prawnej. Wyjątek stanowią sytuacje, w których przepisy jednoznacznie wskazują, że dany wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów lub wyraźnie wykluczają taką możliwość. W pozostałych przypadkach konieczne jest zbadanie, czy istnieje związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a uzyskaniem przychodu, realną szansą jego osiągnięcia, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodu.
Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy. W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
a. został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
b. jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
c. pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
d. poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
e. został właściwie udokumentowany,
f. nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w stosownych przepisach ustawy CIT, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.
Art. 16 ust. 1 ustawy CIT zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów. Katalog wydatków wyłączonych z kategorii kosztów podatkowych przedstawiony w art. 16 ust. 1 ustawy CIT ma charakter zamknięty, tak więc jeśli dany wydatek nie został wymieniony w tym katalogu może być uznany za koszt podatkowy pod warunkiem pozostania w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą.
Analiza art. 16 ust. 1 ustawy CIT wskazuje, że w zamkniętym katalogu wyłączeń z kosztów podatkowych nie został wymieniony przypadek, w którym wydatek jest udokumentowany przez dostawcę towaru lub usługi fakturą wystawioną poza systemem KSeF. Oznacza to, że brak formalnego wprowadzenia faktury do KSeF nie eliminuje udokumentowanego nią wydatku automatycznie z kategorii kosztów uzyskania przychodów – decydujące znaczenie ma cel i charakter wydatku.
Ponadto zdaniem Spółki, powołany na wstępie art. 15 ustawy CIT należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 tej ustawy, w myśl którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.
Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule zawarte są w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm., dalej: "ustawa o rachunkowości").
Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych - w myśl art. 20 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości - są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane "dowodami źródłowymi". Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 tej ustawy).
Ponadto w art. 21 ustawy o rachunkowości wskazano elementy, jakie obligatoryjnie powinien zawierać dokument, żeby uznać go za dowód księgowy. I tak, zgodnie z tym przepisem, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Zgodnie z art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości, można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
1. w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
2. w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Przywołane przepisy art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne - to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy. Zatem, dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.
Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm., dalej: „OP”), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 OP, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie "w szczególności" wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Rekomendowane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.
Odnosząc powyższy stan prawny do opisanego zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, że skoro ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 pkt 1 wskazuje, iż podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych stanowi m.in. zewnętrzny dokument źródłowy otrzymany od kontrahenta, to otrzymana od kontrahenta faktura zarówno w wersji elektronicznej jak i papierowej, wystawiona poza systemem KSeF stanowi podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu. Powyższe uzasadnia, że koszty uzyskania przychodu mogą zostać udokumentowane w postaci faktury, wystawionej poza systemem KSeF.
Podsumowując, w związku z tym, że:
1. przepisy ustawy CIT nie wskazują braku możliwości rozliczenia/wykazania jako kosztu podatkowego wydatku udokumentowanego fakturą, której mimo obowiązku sprzedawca nie wystawi w KSeF,
2. Ustawodawca nie nałożył na nabywcę obowiązku badania, czy sprzedawca wystawił fakturę w systemie KSeF,
3. weryfikacja techniczna leży po stronie sprzedawcy,
nabywca, działając w dobrej wierze, nie traci prawa do rozliczenia kosztu podatkowego.
Innymi słowy, wydatek udokumentowany fakturą wystawioną poza Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) może stanowić koszt uzyskania przychodu, pod warunkiem, że dokumentuje rzeczywiste zdarzenie gospodarcze i spełnia ogólne kryteria uznania za koszt podatkowy, w tym przede wszystkim związek przyczynowo-skutkowy ze źródłem przychodów.
Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, wszystkie faktury zakupowe będą dokumentowały rzeczywiste transakcje i będą związane z działalnością Spółki. Dodatkowo faktury te będą wypełniać wymogi określone w ustawie o rachunkowości. Oznacza to, że Spółka będzie mogła takie faktury uznać za dowód i zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy CIT.
Powyższe stanowisko Spółki potwierdzają ostatnio wydane interpretacje Dyrektora KIS.
W interpretacji z dnia 21 stycznia 2026 r. sygn. 0111-KDIB1-3.4010.739.2025.2.ZK Organ podatkowy stwierdził, że „Odnosząc się do Państwa wątpliwości, należy zauważyć, że w ustawie o CIT nie przewidziano nowelizacji uwzględniających wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur. Przepisy ustawy o CIT nie zawierają żadnej szczególnej regulacji (np. na wzór art. 15d ustawy CIT) ograniczającej możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, wydatków udokumentowanych fakturami wystawionymi poza systemem KSeF, w przypadku, kiedy obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF występuje. (…) W związku z powyższym, zauważyć należy, że w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych faktura - niezależnie od formy - stanowi podstawowy dowód potwierdzający poniesienie kosztu, który może być uznany za koszt uzyskania przychodu, o ile został on poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów. Celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami. Podsumowując, w związku z tym, że:
to będą Państwo uprawnieni do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (lub zwiększenia odpowiednio wartości początkowej środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej w zakresie, w jakim wydatek powinien powiększać wartość początkową), które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawionymi na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.”
Podobnie wypowiedział się Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 21 stycznia 2026 r. sygn. 0111-KDIB1-3.4010.804.2025.1.ZK w której stwierdził, że „Zatem, Spółka ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, kosztów wynikających z faktur wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców w przypadku gdy wbrew obowiązkowi, faktura zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, niezależenie od tego czy Dostawca udokumentuje przedmiotowy wydatek fakturą wystawioną w postaci papierowej, w postaci elektronicznej lub postaci elektronicznej zgodnej ze wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 Ustawy VAT, przy spełnieniu innych warunków przewidzianych w art. 15 ust. 1 Ustawy CIT i braku przesłanek wyłączających zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art.16 ust. 1 Ustawy CIT.”
Stanowisko Organu podatkowego w zakresie uznania za koszt uzyskania przychodów faktur wystawionych poza systemem KSeF potwierdzone zostało również w interpretacji z dnia 19 stycznia 2026 r. sygn. 0111-KDIB1-1.4010.610.2025.2.SH, z dnia 16 stycznia 2026 r. sygn. 0111-KDIB2-1.4010.552.2025.1.AG i sygn. 0111-KDIB1-1.4010.597.2025.3.RH oraz z dnia 14 stycznia 2026 r. sygn. 0111-KDIB1-1.4010.606.2025.2.SH.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (…)
Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.
Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.
W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
W związku z powyższym należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku musi mieć wpływ na powstanie, zwiększenie lub zabezpieczenie tego przychodu. Jednocześnie, wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.
Z opisu sprawy wynika, że przedmiotem działalności Spółki jest (…). Ze względu na zakres prowadzonej działalności, Spółka nabywa różne towary i usługi. Gdy nabywane towary lub usługi podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, a dostawcy towarów lub usług są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji, Spółka otrzymuje od nich faktury zawierające kwoty podatku VAT wyrażone w złotych. W takich przypadkach nabyte przez Spółkę towary i usługi nie korzystają ze zwolnienia z VAT i są wykorzystywane przez spółkę do wykonywania czynności, w odniesieniu do których Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego (mają związek z działalnością opodatkowaną Spółki).
Od 1 lutego 2026 r., zgodnie z nałożonym na większość krajowych podatników VAT obowiązkiem wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-faktur (KSeF) oraz przy uwzględnieniu okresów przejściowych we wdrożeniu KSeF dla wybranych podmiotów, faktury zakupu od dostawców powinny być wystawiane przez nich co do zasady tylko w formie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. Jednak Spółka nie wyklucza, że niektóre faktury mogą być wystawiane poza KSeF, pomimo ciążącego na dostawcach obowiązku wynikającego z ustawy VAT, np. w formie pliku elektronicznego w postaci pdf lub papierowej (i tym samym dostarczone Spółce poza KSeF) i na dzień ich otrzymania Spółka nie będzie w posiadaniu danej faktury zakupowej wystawionej w postaci faktury ustrukturyzowanej wysłanej przez KSeF.
Nie można też wykluczyć sytuacji, że dostawca nie użyje KSeF powołując się na awarię systemu lub inne przyczyny, które jednak nie miały miejsca, albo nie udostępni faktur wystawianych trybem awaryjnym.
Państwa wątpliwości dotyczą możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę, udokumentowanych Fakturami Zakupowymi otrzymanymi od Dostawców, również w sytuacji, gdy – pomimo ciążącego na Dostawcy obowiązku wystawienia faktury przy użyciu KSeF – Faktura Zakupowa zostanie wystawiona i przekazana poza KSeF.
Z uwagi na Państwa wątpliwości, należy zauważyć, że w ustawie o CIT nie przewidziano nowelizacji uwzględniających wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur. W szczególności nie uzależniono możliwości zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów od spełnienia obowiązku wystawienia faktury dokumentującej ten wydatek przy użyciu KSeF.
Nowelizacja taka miała miejsce w zakresie podatku od towarów i usług, gdzie ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie Krajowego Systemu e- faktur (dalej: „KSeF”), które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej „ustawą zmieniającą” − termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.
Zgodnie z obowiązującym od 1 lutego 2026 r. art. 106ga ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (DZ. U. z 2025 r. poz. 755 ze zm., dalej „ustawa o VAT):
Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Od powyższej reguły występują wyjątki, określone m.in. w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, niemniej jednak co do zasady obowiązek wystawiania faktur w KSeF wystąpi od:
Przy czym zgodnie z przepisami epizodycznymi:
Należy jednak podkreślić, że przedmiotem wniosku są wydatki wynikające z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców i udostępnionych Wnioskodawcy poza KSeF, ale w postaci:
a) papierowej,
b) elektronicznej, będące fakturami elektronicznymi, o których mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, innymi niż faktury ustrukturyzowane.
Od 1 lutego 2026 r. wszedł w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który całkowicie zmieni sposób wystawiania i obiegu faktur w Polsce. Krajowy System e-Faktur (KSeF) zapewni szybkie, bezpieczne i prawidłowe dostarczenie faktury do nabywcy. Umożliwi to pewny dostęp do dokumentu i wiarygodne potwierdzenie transakcji. Dzięki temu podatnicy zyskają większą pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony, co zwiększy bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.
Korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych. Jeśli jednak podatnik otrzyma fakturę wystawioną poza systemem, będzie mógł odliczyć VAT, jeżeli spełnione są pozostałe, materialne przesłanki prawa do odliczenia. W ustawie o VAT obowiązują zasady determinujące prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego.
W takiej sytuacji kluczowe jest zachowanie należytej staranności – podatnik powinien zweryfikować, dlaczego faktura została wystawiona poza KSeF oraz czy kontrahent działa zgodnie z obowiązującymi przepisami. W ramach dobrych praktyk zasadne jest uzyskanie dokumentu w KSeF, uwzględniając to, że faktura otrzymana wyłącznie w tym systemie potwierdza prawidłowość postępowania od strony sprzedawcy.
W indywidualnych przypadkach, jeżeli wystąpią sytuacje, w których działanie wystawcy takiej faktury okaże się nieuczciwe, nabywca powinien zachować szczególną ostrożność przy współpracy z takim kontrahentem, w tym np. weryfikować zasadność wystawienie faktury poza KSeF. Każdorazowo, nabywca powinien mieć na uwadze ewentualne negatywne konsekwencje, które mogą zaistnieć w związku ze współpracą ze sprzedawcami, którzy nie stosują się do zobowiązujących przepisów w zakresie VAT.
Nabywca powinien więc zwracać uwagę na okoliczności współpracy z takim kontrahentem, w tym, czy kontrahent, który notorycznie wystawia faktury poza KSeF (mimo ciążącego na nim obowiązku) oraz w dobie udostępnionych przez resort finansów aplikacji do wystawiania faktur w KSeF rzetelnie dokumentuje dokonane transakcje.
W zakresie podatku dochodowego faktura – niezależnie od formy – stanowi podstawowy dowód potwierdzający poniesienie kosztu, który może być uznany za koszt uzyskania przychodu, o ile został on poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów.
Należy podkreślić, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.
Podsumowując, w związku z tym, że:
to będą Państwo uprawnieni do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawionymi na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy − wbrew obowiązkowi − Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.
Tym samym w ramach przedstawionego przez Państwa stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, stanowisko w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków wynikających z faktur wystawionych przez dostawców Spółki, którzy wbrew obowiązkowi nie udokumentują zrealizowanych na rzecz Spółki transakcji fakturą ustrukturyzowaną wystawioną przy użyciu KSeF, niezależnie od tego czy faktura zostanie wystawiona w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej, pod warunkiem, że w danym przypadku nie będzie miał zastosowania przepis art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (pytanie nr 2), należało uznać za prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy:
· Stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia;
· zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Interpretacja indywidualne wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo