Interpretacja 0114-KDIP2-2.4011.78.2026.1.KW

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

15 maja 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 15 kwietnia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

1. Opis stanu faktycznego/Opis zdarzenia przyszłego.

·    Spółka A. jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) będącą członkiem międzynarodowej Grupy B. – (...) w branży technologii (...).

·    W ramach Grupy B. Spółka A. pełni funkcję dystrybutora wyrobów m.in.(...) oraz elementów wyposażenia (...).

·    Spółka posiada siedzibę na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (dalej: "CIT"), podlegającym w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu oraz czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: „VAT”)

·    W ramach swojej działalności Spółka zajmuje się również marketingiem i promocją produktów Grupy B. w Polsce.

·    Dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi.

·    Wnioskodawca zatrudnia pracowników m.in. na umowę o pracę (dalej: „Pracownicy” lub pojedynczo „Pracownik”).

·    Pracownicy w związku z wykonywanymi obowiązkami służbowymi ponoszą szereg wydatków, takich jak wydatki związane m.in.: z podróżami służbowymi, utrzymaniem pojazdów służbowych, organizacją spotkań (np. spotkań z kontrahentami/potencjalnymi kontrahentami, spotkań zespołowych itp. dalej: "Wydatki pracownicze").

·    Wydatki pracownicze są ponoszone w interesie Spółki i pozostają w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółki.

·    Spółka ponosi między innymi następujące kategorie Wydatków pracowniczych:

• wydatki związane z użytkowaniem samochodów, w tym m.in. koszty parkowania, opłat drogowych, paliwa, napraw oraz bieżącej konserwacji pojazdów (wyłącznie zużywane podczas wyjazdów służbowych)
• drobne wydatki biurowe (przybory do pisania, notesy itp.);
• koszty przesyłek (np. kurier miejski, usługi pocztowe);
• wydatki transportowe, w szczególności koszty przelotów lotniczych, przejazdów taksówkami, autobusami, pociągami oraz inne koszty związane z transportem;
• wydatki na usługi hotelowe;
• wydatki na usługi gastronomiczne, w tym koszty posiłków oraz napojów (niealkoholowych);
• wydatki związane z udziałem w konferencjach oraz seminariach;
• wydatki na szkolenia i kursy, w tym m.in. koszty zakupu książek oraz innych materiałów szkoleniowych, udziału w szkoleniach i kursach; każdorazowo za zgodą lub z inicjatywy Spółki
• inne wydatki bieżące związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, takie jak np. niewymienione wcześniej materiały biurowe;
• wydatki związane z promocją produktów marki Grupy B., w tym w szczególności:

-    koszty organizacji konferencji związanych z promowaniem produktów marki Grupy B., których Spółka jest dystrybutorem, obejmujące koszty zakwaterowania w hotelu, wynajmu sal konferencyjnych, koszty gastronomiczne oraz transportowe

-    inne koszty promocji sprzedaży.

·    Powyższy katalog nie ma charakteru zamkniętego, gdyż Pracownicy mogą ponosić także inne Wydatki pracownicze związane z wykonywaniem zdań służbowych i podróżami służbowymi.

·    Wydatki mogą być opłacane w jeden z dwóch sposobów, tj.:

• udostępnioną Pracownikowi firmową kartą płatniczą,
• ze środków własnych Pracownika, przy czym po rozliczeniu Pracownik otrzymuje zwrot poniesionych na rzecz Spółki wydatków.

·    Spółka udostępniła określonym Pracownikom karty płatnicze uprawniające ich do zapłaty za Wydatki ponoszone na potrzeby związane z pełnieniem przez Pracowników obowiązków służbowych (dalej: „Wydatki Pracownicze Kartą”).

·    Pracownik, wykorzystując służbową kartę płatniczą na Wydatki Pracownicze Kartą, działa jako osoba upoważniona w imieniu Spółki do realizacji płatności za dany towar lub usługę. Ekonomicznym nabywcą świadczenia pozostaje Spółka, ponieważ wydatek jest ponoszony w interesie i na rzecz Spółki oraz finansowany ze środków Spółki. Pracownik nie ponosi ciężaru ekonomicznego takiego zakupu ani nie może swobodnie korzystać z karty, a jedynie realizować zlecone zakupy na rzecz Spółki.

·    W przypadku zakupu finansowanego ze środków własnych Pracownika, kartą płatniczą Pracownika lub jego gotówką, Pracownik otrzymuje zwrot poniesionych kosztów po przedstawieniu odpowiedniej dokumentacji i uzyskaniu akceptacji zgodnie o obowiązującymi w Spółce procedurami (dalej: „Pozostałe Wydatki Pracownicze”).

·    Na potrzeby niniejszego wniosku Wydatki Pracownicze Kartą oraz Pozostałe Wydatki Pracownicze będą zwane „Wydatkami Pracowniczymi” ilekroć dotyczy to obu typów wydatków.

·    Wydatki Pracownicze podlegają wewnętrznej procedurze akceptacji, obejmującej weryfikację zasadności, celowości oraz związku z działalnością gospodarczą Spółki. Dodatkowo, każdy ponoszony Wydatek Pracowniczy podlega weryfikacji przez Spółkę pod względem możliwości jego zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „ustawa o CIT”), w tym poprzez analizę czy nie znajduje się on w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów na podstawie 16 ust. 1 ustawy o CIT.

·    W konsekwencji zmiany przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: „ustawa VAT”) wprowadzającą obowiązek wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: „KSeF”), który obowiązuje Spółkę od dnia 1 lutego 2026 r., Spółka rozważa modyfikację swojej wewnętrznej polityki dotyczącej dokumentowania Wydatków Pracowniczych (dalej jako „Planowana zmiana modelu”).

·    Planowana zmiana modelu polegać ma na tym, że faktury potwierdzające poniesienie Wydatków Pracowniczych będą wystawiane imiennie na Pracowników Spółki, bez wskazania danych Spółki, tj. jej nazwy oraz numeru identyfikacji podatkowej (NIP). Jednocześnie Wydatki Pracownicze nadal będą regulowane:

• przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych udostępnionych przez Spółkę i będą obciążać jej konto firmowe (Wydatki Pracownicze Kartą) albo
• ze środków prywatnych Pracownika i będą mu zwracane po przedstawieniu odpowiedniej dokumentacji i uzyskaniu akceptacji zgodnie o obowiązującymi w Spółce procedurami (Pozostałe Wydatki Pracownicze).

·    Planowana zmiana modelu wynika z konieczności zapewnienia prawidłowej i kompletnej ścieżki weryfikacji poszczególnych Wydatków Pracowniczych, uniknięcia ryzyka dublowania wydatków oraz zapewnienia optymalnego obciążenia administracyjnego.

·    Jakkolwiek faktura ustrukturyzowana teoretycznie daje możliwość wskazania dobrowolnie danych Pracownika podatnika, w praktyce – ze względu na nieobowiązkowy charakter tego typu informacji, nakład pracy związany ze wskazaniem dodatkowych danych pracownika oraz ograniczenia systemowe, wystawcy faktur często odmawiają wskazania tych danych na fakturach dotyczących Wydatków.

·    W przypadku braku wdrożenia Planowanej zmiany modelu faktury dotyczące Wydatków Pracowniczych trafiać będą do KSeF łącznie z pozostałymi fakturami zakupowymi Spółki, co może skutkować nieprawidłowościami w kwalifikacji księgowej i podatkowej, w tym ryzykiem ujęcia wydatku niewłaściwie lub przed jego formalnym zatwierdzeniem.

·    Po wdrożeniu Planowanej zmiany modelu, Spółka będzie przechowywać faktury pracownicze jedynie w formie elektronicznej (skan, zdjęcie).

·    Faktury przechowywane w formie elektronicznej będą wiernym odzwierciedleniem oryginalnych dokumentów, niezależnie od ich pierwotnej postaci (papierowej lub w elektronicznym, nieedytowalnym formacie). Integralność treści będzie zapewniona poprzez brak możliwości zmiany danych, które zawiera dokument.

·    W przypadku braku wdrożenia Planowanej zmiany modelu faktury ustrukturyzowane dotyczące Wydatków Pracowniczych będą wystawiane na dane Spółki i trafiać bezpośrednio do KSeF, jeszcze przed dokonaniem przez Pracownika ich rozliczenia i opisania celu służbowego czy związku biznesowego.

·    W takiej sytuacji proces powiązania konkretnego Wydatku Pracowniczego z właściwym pracownikiem, podróżą służbową, celem biznesowym lub konkretnym zdarzeniem gospodarczym jest znacząco utrudniony lub niemożliwy. W szczególności, utrudnione lub niemożliwe do ustalenia jest:

• którego Pracownika dany Wydatek Pracowniczy dotyczy,
• w jakich okolicznościach został poniesiony,
• czy został zaakceptowany zgodnie ze ścieżką akceptacji.

·    Wydatki Pracownicze regulowane przez Pracowników Spółki przy użyciu służbowych kart płatniczych/ze środków Pracowników i dokumentowane fakturami imiennymi wystawionymi na pracowników Spółki, będą spełniać wymogi określone w przepisach ustawy o rachunkowości.

Pytania

1.  Czy wartość Wydatków Pracowniczych dokumentowanych fakturami imiennymi, opłaconych przy użyciu służbowych kart płatniczych Spółki lub finansowanych ze środków Pracownika i zwracanych mu przez Spółkę, będzie stanowić dla Pracowników przychody rodzące zobowiązanie w podatku dochodowym od osób fizycznych i czy w związku z tym Spółka jako pracodawca (płatnik) będzie zobowiązana do pobierania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych?

2.  Czy Wydatki Pracownicze Kartą regulowane przez Pracowników Spółki przy użyciu służbowych kart płatniczych i dokumentowane fakturami imiennymi wystawionymi na Pracowników Spółki będą stanowić dla Spółki koszty uzyskania przychodu, o ile nie będą zaliczane do wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT?

3.  Czy Pozostałe Wydatki Pracownicze regulowane przez Pracowników z ich środków prywatnych i zwracane przez Spółkę, dokumentowane fakturami imiennymi wystawionymi na Pracowników Spółki, będą stanowić dla Spółki koszty uzyskania przychodu, o ile nie będą zaliczane do wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT?

4.  Czy Spółka będzie uprawniona do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów pełnej wysokości Wydatków Pracowniczych (w tym w części odpowiadającej podatkowi VAT naliczonemu widniejącemu na tych dokumentach) o ile nie będą zaliczane do wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT?

5.  Czy w celu uznania Wydatku Pracowniczego za odpowiednio udokumentowany koszty uzyskania przychodu Spółki wystarczający jest skan/zdjęcie/elektroniczny zapis faktury imiennej wystawionej na Pracownika Spółki i udostępniony przez tego Pracownika przy założeniu, że formaty elektroniczne będą wiernym odzwierciedleniem oryginalnych dokumentów, niezależnie od ich pierwotnej postaci?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest ocena stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 dotyczącego podatku dochodowego od osób fizycznych. W zakresie pozostałych pytań zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1

Wartość Wydatków Pracowniczych dokumentowanych fakturami imiennymi, opłaconych przy użyciu służbowych kart płatniczych Spółki lub finansowanych ze środków Pracownika i zwracanych mu przez Spółkę, nie będzie stanowić dla Pracowników przychodów rodzących zobowiązanie w podatku dochodowym od osób fizycznych. W związku z tym, Spółka jako pracodawca (płatnik) nie będzie zobowiązana do pobierania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tego tytułu.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawy o PIT), przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Z kolei w myśl art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Spółka, jako pracodawca, zobowiązana jest zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy o PIT obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od Spółki przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy. Obowiązek pobrania zaliczki dotyczy również udostępnionych pracownikom nieodpłatnych świadczeń.

Pojęcie nieodpłatnych świadczeń nie zostało zdefiniowane w przepisach podatkowych. Zgodnie z utrwaloną linia interpretacyjną nieodpłatnym świadczeniem jest każde zdarzenie prawne i zjawisko gospodarcze, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu lub te wszystkie zdarzenia prawne i gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne, to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątkowe, mające konkretny wymiar finansowy. Należy zaznaczyć, iż przysporzenie to może polegać na zwiększeniu majątku bądź uniknięciu jego pomniejszenia (tj. zaoszczędzenie wydatków).

Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 8 lipca 2014 r. sygn. K 7/13 sformułował ogólne kryteria, według których konkretne świadczenie pracodawcy na rzecz pracownika może zostać zakwalifikowane do przychodów ze stosunku pracy.

I tak, za przychód pracownika mogą być uznane świadczenia otrzymane lub postawione do jego dyspozycji, które łącznie:

·      przyniosły pracownikowi korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść;

·      zostały spełnione za zgodą pracownika, tzn. pracownik skorzystał z nich w pełni dobrowolnie,

·      korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi, tzn. nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów;

·      zostały spełnione w interesie pracownika, a nie w interesie pracodawcy.

Spółka opisała sytuacje, w których Wydatki Pracownicze będą fizycznie opłacane przez konkretnego pracownika, kartą bankową lub z jego prywatnych środków, które zostaną następnie zwrócone przez Spółkę (Pozostałe Wydatki Pracownicze). Wydatki takie Spółka planuje dokumentować fakturami wystawionymi na pracownika. Co istotne jednak, takie Wydatki Pracownicze, z wyjątkiem szkoleń i kursów, nie przyniosą pracownikowi korzyści ani w postaci zwiększenia aktywów ani uniknięcia wydatków, które musiałby ponieść. Będą to wydatki związane z pełnieniem obowiązków służbowych, realizowane w interesie Spółki a nie pracownika.

Zdaniem Spółki, skoro zleca Pracownikom wykonanie określonego zadania np. spotkania obiadowego z klientem w określonym miejscu jako spotkanie służbowe, zobowiązana jest do zapewnienia im środków niezbędnych do wykonania tego zadania.

W wyniku wykonywania tychże obowiązków, przykładowo poprzez spotkanie negocjacyjne z klientem w restauracji w miejscowości, w której działalność prowadzi klient, Pracownik nie uzyskuje żadnych wymiernych korzyści ani oszczędności, a okoliczności wyraźnie wskazują, że podejmowane działania są wyłącznie w interesie Spółki, czyli pracodawcy.

Co prawda Pracownik dobrowolnie korzysta z możliwości spożycia posiłku z klientem, robi to jednak w ramach pełnienia obowiązków służbowych, które w oparciu o przyjęte konwencje biznesowe zakładają m.in. kontakty handlowe realizowane w formule spożywania wspólnego posiłku.

Podobnie w przypadki organizacji większego spotkania handlowego, przykładowo w formie konferencji, Pracownicy nie biorą udziału w spotkaniach jako osoby prywatne, ale jako przedstawiciele Spółki. Wydatki poniesione na zorganizowanie takiego spotkania przynoszą korzyść Spółce, która będzie uzyskiwać przychody z zawartych kontraktów, a nie Pracownikowi. Celem spotkań biznesowych nie jest zapewnienie posiłku Pracownikowi, lecz omówienie kwestii biznesowych z kontrahentem, zawarcie lub przedłużenie umowy, etc.

Analogiczna sytuacja występuje w przypadku wydatków związanych z nabyciem paliwa do samochodów służbowych używanych przez Pracowników w związku z realizacją wyjazdów służbowych. Nie sposób uznać, że zakup paliwa stanowi w takim wypadku nieodpłatne świadczenie dla Pracowników. W analizowanym stanie faktycznym wydatki na nabycie paliwa nie stanowią dla Pracowników korzyści majątkowej, gdyż Pracownicy nie są obowiązani do finansowania z własnych środków wydatków związanych z realizacją obowiązków służbowych.

W konsekwencji, opierając się na wytycznych określonych w przytoczonym wyroku Trybunału Konstytucyjnego i utrwalonej w linii interpretacyjnej wykładni pojęcia nieodpłatnych świadczeń, Wydatki Pracownicze Kartą oraz zwroty Pozostałych Wydatków Pracowniczych nie będą stanowiły przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, a Spółka nie będzie miała obowiązku pobrania zaliczki na podatek za zasadach określonych w art. 32 ustawy o PIT.

Podobne stanowisko wyraził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w:

• interpretacji indywidualnej z 30 listopada 2025 sygn. 0112-KDIL2-1.4011.780.2025.2.MKA,
• interpretacji indywidualnej z 4 lipca 2024 r. znak 0112-KDIL2-1.4011.483.2024.2.DJ,
• interpretacji indywidualnej z 28 listopada 2023 r. znak 0113-KDIPT2-3.4011.719.2023.1.GG,
• interpretacji indywidualnej z 16 sierpnia 2024 r. znak 0115-KDIT3.4011.496.2024.1.JS,
• interpretacji indywidualnej z 9 grudnia 2024 r. znak 0114-KDIP3-2.4011.784.2024.1.MJ.

Z kolei w odniesieniu do wydatków ponoszonych na szkolenia i kursy dla Pracowników oraz materiały szkoleniowe bez wątpienia beneficjentem Wydatków jest zarówno Spółka jak i Pracownik.

Przy czym w tej sytuacji należy odnieść się do treści art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT, zgodnie z którym wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia w całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego.

Ustawa o PIT nie zawiera definicji pojęcia „podnoszenie kwalifikacji zawodowych”. Definicja taka zawarta jest w przepisie art. 103 ust. 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym „Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą”.

Konieczność podnoszenia przez Pracowników kwalifikacji zawodowych ma na celu zwiększenie wiedzy zawodowej i umiejętności zawodowych prowadzących do zwiększenia wydajności Pracowników, co przekłada się na zmniejszenie kosztów działalności Spółki, ograniczenie ryzyka biznesowego i umożliwienie wzrostu przychodów.

W ujęciu praktycznym oznacza to, że aby przepis art. 21 ust 1 pkt 90 ustawy o PIT miał zastosowanie, świadczenie przyznane pracownikowi musi być przyznane:

a)  na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, tj. musi pozostawać w związku z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, oraz

b)  zgodnie z odrębnymi przepisami, tj. na zasadach wynikających z takich odrębnych przepisów.

Ustawodawca nie zawarł zatem w ustawie o PIT szczegółowych zasad przyznawania przez pracodawcę świadczeń w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracowników, jednak nakazał ich poszukiwania w obowiązującym porządku prawnym. Przepisy takie zostały uregulowane w ustawie Kodeks Pracy.

Na podstawie art. 103 Kodeksu Pracy Spółka może zapewnić Pracownikowi korzystającemu ze szkolenia nie tylko pokrycie kosztów samego kursu czy szkolenia, ale również przejazdu, podręczników i zakwaterowania jeśli jest konieczne. W takim wypadku, Wydatki Pracownicze nie rodzą po stronie Pracownika zobowiązania w podatku dochodowym od osób fizycznych, bowiem korzystają ze zwolnienia na podstawie powołanego już art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT.

Biorąc pod uwagę, że szkolenia i kursy będące przedmiotem niniejszego wniosku:

• pozostają w związku z wykonywaną pracą danego Pracownika,
• zostały zatwierdzone bądź zlecone przez Spółkę jako pracodawcę,
• ostateczny koszt poniosła Spółka,

korzyści odniesione przez Pracowników z tytułu podniesionych kwalifikacji korzystają ze zwolnienia z podatku dochodowego. W konsekwencji, Spółka nie jest płatnikiem podatku dochodowego z tego tytułu.

Podobne stanowisko zajął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 9 maja 2025 r. sygn. 0115-KDIT2.4011.160.2025.1.ENB.

Mając na uwadze powołaną argumentację oraz stanowisko Dyrektora KIS należy uznać, że wartość Wydatków Pracowniczych dokumentowanych fakturami imiennymi, opłaconych przy użyciu służbowych kart płatniczych Spółki lub finansowanych ze środków Pracownika i zwracanych mu przez Spółkę, nie będzie stanowić dla Pracowników przychodów rodzących zobowiązanie w podatku dochodowym od osób fizycznych. W związku z tym Spółka jako pracodawca (płatnik) nie będzie zobowiązana do pobierania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tego tytułu.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.):

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy.

Zgodnie z ww. przepisem:

Na podstawie przepisu art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

Dla celów podatkowych przyjmuje się, że nieodpłatne świadczenie obejmuje każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności podmiotów, których skutkiem jest przysporzenie majątku innej osoby, mające konkretny wymiar finansowy.

Katalog źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych zawiera art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

W myśl zaś art. 32 ust. 1 ww. ustawy:

Na mocy art. 12 ust. 1 ww. ustawy:

Stosownie do art. 12 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Użyty w art. 12 ust. 1 ww. ustawy zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów zostały wskazane jedynie przykładowo. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakiekolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze, czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy.

Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on realną korzyść, będzie to rodzić obowiązek zwiększenia jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W konsekwencji stwierdzić należy, że przychodem pracownika jest zatem nie tylko wynagrodzenie z tytułu zawartej umowy o pracę, ale także inne świadczenia pieniężne, świadczenia nieodpłatne oraz świadczenia częściowo odpłatne otrzymywane w związku z ww. umową.

Natomiast, jak wynika z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawodawca przyjął zasadę, że przychodem są pieniądze i wartości pieniężne, które zostały otrzymane przez podatnika – tj. takie pieniądze i wartości pieniężne, które podatnik rzeczywiście „dostał, odebrał, zainkasował, objął w posiadanie” oraz pieniądze i wartości pieniężne, które zostały postawione do dyspozycji podatnika – tj. takie przysporzenia, które zostały mu faktycznie udostępnione/przekazane do odbioru; takie pieniądze i środki pieniężne, które podatnik ma możliwość włączyć do swojego władztwa, a więc ma możliwość skorzystania z tychże pieniędzy i wartości pieniężnych i nie jest to uzależnione od dodatkowej zgody osoby stawiającej określone pieniądze i wartości pieniężne do dyspozycji podatnika.

Wobec niezdefiniowania w ustawie podatkowej pojęcia „nieodpłatnego świadczenia” zasadne jest odwołanie się do znaczenia tego pojęcia ukształtowanego w orzecznictwie sądowym, zgodnie z którym nieodpłatnym świadczeniem w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym – generalnie – jest każde zdarzenie prawne i zjawisko gospodarcze, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne, to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku danej osobie, mające konkretny wymiar finansowy. Przysporzenie to może polegać na zwiększeniu majątku (aktywów) bądź uniknięciu jego pomniejszenia (zaoszczędzenie wydatków).

Z powodu niejednolitości stanowisk sądowych dotyczących kwestii „nieodpłatnego świadczenia”, zasadniczego znaczenia nabrał wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13 (t. j. Dz. U. z 2014 r. poz. 947), w którym Trybunał Konstytucyjny dokonał ustalenia, jakie kryteria decydują o zakwalifikowaniu nieodpłatnego świadczenia jako przychodu pracownika z tytułu stosunku pracy. Trybunał Konstytucyjny wskazał, że za przychód pracownika mogą być uznane takie świadczenia, które:

·      zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),

·      zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,

·      korzyść ta jest wymierna (również w postaci zaoszczędzenia wydatku) i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

W kontekście pierwszego warunku, Trybunał Konstytucyjny podkreślił, że „inne nieodpłatne świadczenia” na rzecz pracownika mogą być uznane za jego dochód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych tylko pod warunkiem, że rzeczywiście spowodowały zaoszczędzenie przez niego wydatków. Ustalenie tej okoliczności zależy od tego, czy pracownik skorzystał ze świadczenia oferowanego przez pracodawcę w pełni dobrowolnie. Zgoda na skorzystanie ze świadczenia wyraża bowiem ocenę pracownika, że świadczenie – z punktu widzenia jego sytuacji zawodowej, życiowej, rodzinnej – jest celowe i przydatne, leży w jego interesie. Oznacza to, że w braku świadczenia ze strony pracodawcy pracownik musiałby ponieść wydatek. W konsekwencji, przyjęcie świadczenia oferowanego przez pracodawcę oznacza uniknięcie tego wydatku.

Formułując drugi warunek Trybunał Konstytucyjny wyjaśnił, że dla oceny czy świadczenie leżało w interesie pracownika, istotne jest czy stanowi ono realne przysporzenie majątkowe (korzyść), którego efekt jest uchwytny w jego majątku. Trybunał Konstytucyjny – w ślad za uchwałami NSA – uznał, że w zakres nieodpłatnego świadczenia, jako przychody wchodzą wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, „których skutkiem jest nieodpłatne, tj. niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku tej osobie, mające konkretny wymiar finansowy”. W konsekwencji, aby wartość świadczenia uzyskanego od pracodawcy podlegała, opodatkowaniu, po stronie pracownika musi pojawić się dochód, czyli korzyść majątkowa. Korzyść ta może wystąpić w dwóch postaciach: prowadzi do powiększenia aktywów, co jest zwykłym skutkiem wypłaty pieniędzy, albo do zaoszczędzenia wydatków, co może być następstwem świadczenia rzeczowego lub w formie usługi. W wyniku takiego świadczenia w majątku pracownika nie pojawia się wprawdzie realny dochód (w znaczeniu ekonomicznym), ale ponieważ znaczenie dochodu na gruncie ustawy jest szersze, zaoszczędzenie wydatków musi być traktowane na równi z przyrostem majątku. Jako przykład Trybunał Konstytucyjny wskazał m.in. dowożenie pracownika z miejsca zamieszkania do pracy.

W ocenie Trybunału Konstytucyjnego zorganizowanie tego rodzaju transportu może oznaczać zaoszczędzenie wydatku po stronie pracownika i w konsekwencji może stanowić przysporzenie objęte podatkiem dochodowym. Taka ocena jest jednak poprawna tylko pod warunkiem, że świadczenia te pracodawca spełniał, dysponując uprzednią zgodą pracownika na ich przyjęcie. O ile bowiem pracownik decyduje się skorzystać z przewozu, niewątpliwie zaoszczędza sobie wydatku, który musiałby ponieść.

Jednocześnie Trybunał Konstytucyjny zauważył, że w sytuacji, gdy nieodpłatne świadczenie zostało przyjęte jako warunek niezbędny do zgodnego z prawem wykonania pracy – po stronie pracownika nie pojawia się korzyść, która mogłaby być objęta podatkiem dochodowym.

Odnosząc się natomiast do trzeciego warunku, Trybunał Konstytucyjny wskazał, że przychód powstaje, gdy można zindywidualizować świadczenie, określić jego wartość pieniężną oraz skonkretyzować odbiorcę. Mając powyższe na uwadze Trybunał Konstytucyjny zauważył, że w sytuacji gdy otrzymane przez pracownika nieodpłatne świadczenie stanowi świadczenie pracodawcy, na które pracownik wyraził zgodę, które zostało spełnione w jego interesie i oznacza realne przysporzenie mu korzyści, problem ustalenia podstawy opodatkowania w zasadzie ulega rozwiązaniu. Dotyczy to między innymi zorganizowania przez pracodawcę dowozu do pracy, w sytuacji gdy pracodawca wie kto będzie korzystał z tej formy transportu oraz zna odległości, którą każdy będzie pokonywał. W takim przypadku pracodawca jest w stanie precyzyjnie określić wartość świadczenia przypadającą indywidualnie na każdego pracownika.

W świetle powyższego zauważyć należy, że nie każde świadczenie spełnione przez pracodawcę na rzecz pracownika bez ustalonej za nie zapłaty jest świadczeniem podlegającym podatkowi dochodowemu, podobnie jak nie każde tego rodzaju świadczenie jest wyłączone spod regulacji ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przy tym – jak zauważył Trybunał Konstytucyjny – ze względu na otwarty i rozwijający się katalog świadczeń oferowanych przez pracodawców nie jest możliwe enumeratywne wyliczenie w ustawie podatkowej wszystkich nieodpłatnych przysporzeń, które zgodnie z zasadą powszechności przedmiotowej podatku dochodowego powinny być przez ustawodawcę uwzględnione.

Powyższe prowadzi do wniosku, że w sytuacji, gdy pracodawcy oferują pracownikom całą gamę nieprzewidzianych w umowie o pracę świadczeń, które leżą niejako wpół drogi między gratyfikacją (rzeczową czy w postaci usługi), przyznaną pracownikowi jako element wynagrodzenia za pracę, która jest objęta podatkiem dochodowym, a wymaganymi przez odpowiednie przepisy świadczeniami ze strony pracodawcy, które służą stworzeniu odpowiednich warunków pracy (przepisy bhp) i które są zwolnione z tego podatku – każda sprawa wymaga jej rozpatrzenia z uwzględnieniem wszystkich elementów dotyczących wykonywanej pracy, tj. w szczególności postanowień umowy o pracę, charakteru pracy oraz obowiązków pracodawcy wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy.

W konsekwencji, przyjąć należy, że mimo bardzo szerokiego ujęcia w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychodów ze stosunku pracy, nie każde świadczenie spełnione przez pracodawcę na rzecz pracownika podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Przykładem tego rodzaju świadczeń są świadczenia spełnione wyłącznie w interesie pracodawcy, tj. mające charakter służbowy, a nie prywatny.

Mając na uwadze wyżej przywołane uregulowania prawne należy zaznaczyć, że zarówno w art. 11 ust. 1, jak i w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca wskazuje, że przychodem są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze oraz świadczenia nieodpłatne lub częściowo odpłatne (których sposób określenia wartości przedstawiony został w art. 11 ust. 2 i ust. 2a oraz w art. 12 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Powzięli Państwo wątpliwości, w zakresie ustalenia, czy wartość Wydatków Pracowniczych dokumentowanych fakturami imiennymi, opłaconych przy użyciu służbowych kart płatniczych Spółki lub finansowanych ze środków Pracownika i zwracanych mu przez Spółkę, nie będzie stanowić dla Pracowników przychodów rodzących zobowiązanie w podatku dochodowym od osób fizycznych.

W związku z tym Spółka jako pracodawca (płatnik) nie będzie zobowiązana do pobierania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tego tytułu.

W opisie zdarzenia wskazano, że dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi. W związku z tym Spółka ponosi szereg kosztów. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka ponosi między innymi następujące kategorie wydatków:

• wydatki związane z użytkowaniem samochodów, w tym m.in. koszty parkowania, opłat drogowych, paliwa, napraw oraz bieżącej konserwacji pojazdów (wyłącznie zużywane podczas wyjazdów służbowych)
• drobne wydatki biurowe (przybory do pisania, notesy itp.);
• koszty przesyłek (np. kurier miejski, usługi pocztowe);
• wydatki transportowe, w szczególności koszty przelotów lotniczych, przejazdów taksówkami, autobusami, pociągami oraz inne koszty związane z transportem;
• wydatki na usługi hotelowe;
• wydatki na usługi gastronomiczne, w tym koszty posiłków oraz napojów (niealkoholowych);
• wydatki związane z udziałem w konferencjach oraz seminariach;
• wydatki na szkolenia i kursy, w tym m.in. koszty zakupu książek oraz innych materiałów szkoleniowych, udziału w szkoleniach i kursach; każdorazowo za zgodą lub z inicjatywy Spółki;
• inne wydatki bieżące związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, takie jak np. niewymienione wcześniej materiały biurowe;
• wydatki związane z promocją produktów marki Grupy B., w tym w szczególności:

-  koszty organizacji konferencji związanych z promowaniem produktów marki Grupy B., których Spółka jest dystrybutorem, obejmujące koszty zakwaterowania w hotelu, wynajmu sal konferencyjnych, koszty gastronomiczne oraz transportowe;

-  inne koszty promocji sprzedaży.

Powyższy katalog nie ma charakteru zamkniętego, gdyż Pracownicy mogą ponosić także inne Wydatki pracownicze związane z wykonywaniem zdań służbowych i podróżami służbowymi.

Wydatki mogą być opłacane w jeden z dwóch sposobów, tj.:

• udostępnioną pracownikowi firmową kartą płatniczą,
• ze środków własnych pracownika, przy czym po rozliczeniu pracownik otrzymuje zwrot poniesionych na rzecz Spółki wydatków.

Pracownik, dokonując płatności służbową kartą płatniczą za Wydatki Pracownicze, działa jako osoba upoważniona w imieniu Spółki do realizacji płatności za dany towar lub usługę. Ekonomicznym nabywcą świadczenia pozostaje Spółka, ponieważ wydatek jest ponoszony w interesie i na rzecz Spółki oraz finansowany ze środków Spółki. Pracownik nie ponosi ciężaru ekonomicznego takiego zakupu. W związku ze zmianą przepisów prawa polskiego, polegającą na wprowadzeniu obowiązku wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, Spółka rozważa modyfikację swojej wewnętrznej polityki dotyczącej dokumentowania zakupów w zakresie Wydatków Pracowniczych opłacanych przez pracowników za pomocą służbowej karty płatniczej/ze środków własnych pracownika.

Planowana zmiana w modelu ewidencji zakupów polegać ma na tym, że faktury potwierdzające poniesienie poszczególnych wydatków będą wystawiane imiennie na pracowników Spółki, bez wskazania danych Spółki, tj. jej nazwy oraz numeru identyfikacji podatkowej (NIP). Jednocześnie ww. wydatki nadal będą regulowane przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych udostępnionych przez Spółkę i będą obciążać konto firmowe Spółki/ ze środków własnych pracownika, przy czym po rozliczeniu pracownik otrzymuje zwrot poniesionych na rzecz Spółki wydatków.

Wszystkie ww. wydatki ponoszone są w interesie pracodawcy. Pracownik nie ponosi ciężaru ekonomicznego takiego zakupu ani nie może swobodnie korzystać z karty, a jedynie realizować zlecone zakupy na rzecz Spółki.

W omawianej sytuacji, w przypadku ponoszonych przez Państwo Wydatków Pracowniczych nie dochodzi po stronie pracownika do przysporzenia majątkowego z tytułu otrzymywanych przez nich tych świadczeń. W odniesieniu do tych Wydatków , nie mamy do czynienia z nieodpłatnymi świadczeniami, w rozumieniu art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W przedmiotowej sprawie pracownik nie otrzymuje żadnej korzyści majątkowej kosztem Państwa. Pracownik nie uzyskuje zatem z Państwa strony przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ww. wydatki związane z wykonywaniem obowiązków służbowych ponoszone są wyłącznie w interesie pracodawcy, a nie tego pracownika. Zatem, wydatków tych nie można uznać za nieodpłatne świadczenia na rzecz tego pracownika i nie są przychodem ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów art. 10 ust. 1 w zw. z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tym samym, z tego tytułu na Państwu nie będą ciąży obowiązki obliczenia, poboru i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy, należy się z Państwem zgodzić, że Wartość Wydatków Pracowniczych dokumentowanych fakturami imiennymi, opłaconych przy użyciu służbowych kart płatniczych Spółki lub finansowanych ze środków Pracownika i zwracanych mu przez Spółkę, nie będzie stanowić dla Pracowników przychodów rodzących zobowiązanie w podatku dochodowym od osób fizycznych.

Tym samym Spółka jako pracodawca (płatnik) nie będzie zobowiązana do pobierania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tego tytułu.

W konsekwencji Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

·      stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz

·      zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanego przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Wskazać należy, że powołane we wniosku interpretacje indywidualne zostały wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·     Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·     Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.