Podatniczka prowadzi działalność gospodarczą (JDG) opodatkowaną na zasadach ogólnych, ewidencjonowaną w KPIR, jest czynnym podatnikiem VAT. Zamierza skupować od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej używane i uszkodzone palety i nadstawki drewniane, następnie poddać je renowacji (naprawa, czyszczenie, impregnacja) i sprzedawać jako towar handlowy przedsiębiorcom. Wartość zakupu od jednej osoby nie przekracza 1000 zł. Podatniczka planuje dokumentować zakupy dowodami wewnętrznymi lub umowami sprzedaży. Palety nie…
Interpretacja indywidualna
– stanowisko nieprawidłowe
Szanowna Pani,
stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
28 stycznia 2026 r. wpłynął Pani wniosek z 26 stycznia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej.
Uzupełniła go Pani pismem z 25 lutego 2026 r. (wpływ 4 marca 2026 r.) oraz pismem z 7 kwietnia 2026 r. (wpływ 13 kwietnia 2026 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego
W miesiącu październiku 2025 r. zarejestrowała Pani działalność gospodarczą, z której dochody opodatkowane są na tzw. zasadach ogólnych. Zdarzenia gospodarcze związane z tą działalnością są ewidencjonowane KPIR. Jest Pani również zarejestrowana jako czynny podatnik VAT. W ramach działalności ma Pani zamiar skupować od ludności, tj. osób nie prowadzących działalności gospodarczej palety i nadstawki drewniane używane i uszkodzone. Następnie te opakowania drewniane po dokonanej renowacji lub naprawie będą sprzedawane jako towar handlowy odbiorcom prowadzącym działalność gospodarczą. Najczęściej od jednej osoby będą skupowane palety, nadstawki o wartości nie przekraczającej kwoty 1000 zł. Na udokumentowanie poniesionych wydatków potwierdzających skup palet, nadstawek używanych i uszkodzonych sporządzać dowód wewnętrzny (DW). DW będzie zawierać datę, nr, nazwę towaru, ilość, cenę jednostkową i wartość brutto oraz podpis osoby, która bezpośrednio dokonuje zakupu bądź umowy sprzedaży. Tak wystawiony dokument DW będzie stanowić podstawę do zaksięgowania wydatku zakupu towaru w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Uzupełnienie opisu stanu faktycznego
Dowód wewnętrzny dokumentujący zakup palet i nadstawek drewnianych będzie zawierać dane takie jak:
Umowa sprzedaży – do umowy kupna-sprzedaży z osobą fizyczną, będą wystawiane dowody wewnętrzne, które będą zawierać elementy jak powyżej.
Umowa kupna – sprzedaży będzie zawierać:
Palety i nadstawki drewniane, które będą nabywane nie stanowią odpadu, zgodnie z §3 pkt 1 lit. g rozporządzenia w sprawie KPiR. Zakup palet drewnianych i nadstawek używanych będzie polegał na zakupie palet, nadstawek używanych, całych bez wad lub jedynie nieznacznie uszkodzonych, które można poddać renowacji. Renowacja polega na wymianie uszkodzonych elementów, czyszczeniu oraz ewentualnej impregnacji. Taka paleta staje się produktem wielokrotnego użytku. Palety wielokrotnego użytku zgodnie z przepisami ustawy o odpadach oraz ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi traktowane są jako opakowania, a nie odpady, dopóki pełnią swoją funkcję transportową i magazynową. W momencie gdy paleta, nadstawka zostaje uszkodzona i nie może być dalej naprawiona ani użyta, staje się odpadem opakowaniowym. Paleta i nadstawka drewniana uszkodzona, która będzie zakupiona na podstawie dowodu wewnętrznego lub umowy kupna-sprzedaży będzie podlegać naprawie i ponownego użycia.
Pytanie
Czy prawidłowym będzie dokumentowanie wydatków przy zakupie palet, nadstawek drewnianych używanych i uszkodzonych poprzez sporządzenie dowodu wewnętrznego lub umowy sprzedaży, o którym mowa w § 14 ust. 1 rozporządzenia w sprawie RPiR i na podstawie tego dowodu wewnętrznego zaliczenie tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?
Pani stanowisko w sprawie
Pani zdaniem prawidłowe będzie działanie polegające na dokumentowaniu wydatków poniesionych na nabycie od osób fizycznych (nieprowadzących działalności gospodarczej) poprzez sporządzenie dowodu wewnętrznego , o którym mowa w § 14 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej KPiR i na podstawie tego dowodu wewnętrznego zaliczenie tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zakup palet używanych, uszkodzonych od osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej może zostać udokumentowany dowodem wewnętrznym zawierającym dane wymienione w § 14 ust. 1 i ust. 2 pkt 6 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR, tj. nazwę towaru, jego ilość, cenę jedn. i wartość. Pod pojęciem ludności należy rozumieć osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Osoby te nie mają możliwości wystawienia faktury, i dlatego dokonując zakupu od tych osób dokumentuje Pani dowodem wewnętrznym poniesiony wydatek czyli koszt.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku jest nieprawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie albo zachowanie źródła przychodów tak, aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości. W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.
Dlatego też kosztem uzyskania przychodów są wszelkie wydatki, których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodów z danego źródła bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów i nie są wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Zatem, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodów, muszą być spełnione następujące warunki:
· został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztów uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
· jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
· pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
· poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
· został właściwie udokumentowany,
· nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Podkreślam również, że o tym, co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący tę działalność, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością, w tym okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów.
Przy czym związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodów bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.
Koszty uzyskania przychodów nie są kosztami uzyskania jakichkolwiek przychodów, lecz zawsze związane są z uzyskaniem przychodów z konkretnego źródła. Koszty uzyskania przychodów z danego źródła pomniejszają przychody z tego właśnie źródła. Koszty te są zatem ściśle i funkcjonalnie przyporządkowane do danego źródła przychodów.
Co wymaga podkreślenia w kontekście tej sprawy, jednym z warunków zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest jego właściwe udokumentowanie.
Wydatki związane z zakupem palet i nadstawek drewnianych używanych i uszkodzonych – która jest przedmiotem Pani działalności – są bezsprzecznie związane z uzyskiwaniem przez Panią przychodów z działalności gospodarczej i jednocześnie nie znajdują się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych. O ile zatem ich zakup jest prawidłowo udokumentowany, stanowią (co do zasady) koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.
W myśl art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej ,,księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3, 5 i 5a, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.
Szczegółowe warunki, jakie musi spełniać dokument, aby mógł stanowić podstawę wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1299) – obowiązujące od 1 stycznia 2026 r.
Jak stanowi zaś § 15 rozporządzenia z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:
Zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 6–9.
W myśl § 6 ust. 3 rozporządzenia z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:
Podstawą dokonywania zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:
1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
2) dowody określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej następujące dane:
a) datę wystawienia dowodu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
b) wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury – wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,
c) wskazanie wysokości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
d) podpis osoby sporządzającej dowód, lub
3) inne dowody, wymienione w § 7 i § 8, potwierdzające dokonanie zdarzenia gospodarczego zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej następujące dane:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w zdarzeniu gospodarczym, którego dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania zdarzenia gospodarczego, którego dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania zdarzenia gospodarczego odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
c) przedmiot zdarzenia gospodarczego i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot zdarzenia jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania zdarzeń gospodarczych
– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Z § 6 ust. 4 rozporządzenia z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów stanowi, że:
Dowód księgowy jest sporządzany w języku polskim. Treść dowodu powinna być pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest używanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie jest podane wartościowe określenie zdarzenia gospodarczego tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.
Zgodnie natomiast z § 7 rozporządzenia z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:
Za dowody księgowe uznaje się również:
1) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego zdarzenia gospodarczego, wynikającego z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
2) dowody opłat pocztowych i bankowych;
3) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dowody zawierające dane, o których mowa w § 6 ust. 3 pkt 3.
Stosownie do § 8 ust. 1 rozporządzenia z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:
Na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych wydatków (kosztów) mogą być sporządzone dowody zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot zdarzeń gospodarczych i wysokość wydatku (kosztu).
Zgodnie z § 8 ust. 2 rozporządzenia z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:
Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie:
1) zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
2) zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);
3) wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
4) kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
5) zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
6) wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
7) opłat sądowych i notarialnych;
8) wydatków związanych z parkowaniem samochodu, w przypadku gdy są one potwierdzone dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 6 ust. 3 pkt 3; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.
A zatem, dowody wewnętrzne mogą być wystawiane tylko dla dokumentowania poniesienia ściśle określonych wydatków – wymienionych enumeratywnie w powyższym przepisie. Do wydatków tych należy m.in. zakup od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych.
Przy czym, pojęcie ludności oznacza osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Osoby te nie mają możliwości wystawienia faktury, dlatego podatnik – dokonując zakupu od tych osób – dokumentuje ten zakup dowodem wewnętrznym.
Stosownie do § 2 pkt 1 lit. g rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:
Odpadami są materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową.
Natomiast w myśl art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (Dz. U. z 2023 r. poz. 1587):
Ilekroć w ustawie jest mowa o odpadach – rozumie się przez to każdą substancję lub przedmiot, których posiadacz pozbywa się, zamierza się pozbyć lub do których pozbycia się jest obowiązany.
Zwracam uwagę, że aby dany dokument stanowił prawidłowy wewnętrzny dowód księgowy, o którym mowa w rozporządzeniu, musi zawierać wszystkie elementy wskazane w § 6 ust. 3 pkt 3 oraz § 8 ust. 1 tego rozporządzenia.
Z okoliczności sprawy wynika, że prowadzi Pani działalność gospodarczą, w ramach której ma Pani zamiar skupować od ludności, tj. osób nie prowadzących działalności gospodarczej palety i nadstawki drewniane używane i uszkodzone. Następnie te opakowania drewniane po dokonanej renowacji lub naprawie będą sprzedawane jako towar handlowy odbiorcom prowadzącym działalność gospodarczą. Najczęściej od jednej osoby będą skupowane palety, nadstawki o wartości nie przekraczającej kwoty 1000 zł. Na udokumentowanie poniesionych wydatków potwierdzających skup palet, nadstawek używanych i uszkodzonych będzie Pani sporządzać dowód wewnętrzny (DW). Może być też zawarta umowa sprzedaży, która będzie zawierać: strony umowy: dane kupującego, nazwa firmy, adres, NIP, dane sprzedającego: imię i nazwisko, adres, PESEL, odpowiedni nr porządkowy umowy, datę i miejsce sporządzenia umowy, określenie przedmiotu sprzedaży, jego wartość oraz ilościowe określenie, sposób i termin płatności, podpisy obu stron zawierających umowę kupna-sprzedaży.
W opisie sprawy wskazała Pani, że palety i nadstawki drewniane, które będą nabywane nie stanowią odpadu, zgodnie z § 3 pkt 1 lit. g rozporządzenia w sprawie KPiR. Zakup palet drewnianych i nadstawek używanych będzie polegał na zakupie palet, nadstawek używanych, całych bez wad lub jedynie nieznacznie uszkodzonych, które można poddać renowacji. Renowacja polega na wymianie uszkodzonych elementów, czyszczeniu oraz ewentualnej impregnacji. Taka paleta staje się produktem wielokrotnego użytku. Wskazała Pani, że palety wielokrotnego użytku zgodnie z przepisami ustawy o odpadach oraz ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi traktowane są jako opakowania, a nie odpady, dopóki pełnią swoją funkcję transportową i magazynową.
Jak już wyżej wskazałem, przesłanką konieczną do zaliczenia określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie związku przyczynowego między poniesionym kosztem a uzyskanym przychodem bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Każdorazowa ocena wydatków poniesionych przez podatnika wymaga zatem dokonania indywidualnej analizy. Dla celów dowodowych powinny one być udokumentowane. Podkreślam, że czym innym jest sposób ewidencjonowania danych kosztów podatkowych. Jeżeli nawet dany dokument nie stanowi dowodu księgowego w rozumieniu przepisów rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, nie oznacza to, że nie może on dokumentować poniesienia kosztu podatkowego. O tym, co stanowi koszt w rozumieniu przepisów podatkowych, nie decydują regulacje zawarte w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Zwracam też uwagę, że wydatki, które Pani ponosi na zakup palet i nadstawek, nie zostały wyłączone z kosztów podatkowych na mocy art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Niewątpliwie będą związane z możliwością uzyskania przychodów – jako towary przeznaczone do sprzedaży. Będzie Pani więc mogła zaliczyć ww. wydatki do kosztów podatkowych - pod warunkiem, że właściwie udokumentuje fakt ich dokonania.
Przy czym, to na Pani, jako podatniku, spoczywa dodatkowo ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodów. Ma Pani bowiem obowiązek nie tylko prawidłowo udokumentować, że wydatek został poniesiony, ale wykazać także, że poniesiony został w celu osiągnięcia przychodów.
Jednakże, aby dany wydatek mógł zostać uznany za koszt podatkowy, powinien zostać właściwie udokumentowany. Co do zasady, rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawiera odpowiednie regulacje prawne określające, jakie dokumenty są właściwe dla zapisów w księgach podatkowych prowadzonych przez podatnika bądź też jakie warunki musi spełniać taki dokument, aby mógł stanowić podstawę do zaksięgowania kosztu. Jeśli posiadany przez podatnika dokument nie spełnia takich obligatoryjnych warunków - wówczas nie można uznać go za dowód w rozumieniu ww. aktu prawnego.
Tym samym należy wskazać, że brak odpowiedniego dokumentu spełniającego warunki poprawności z rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów skutkuje tym, że dokument taki - w myśl ww. aktu prawnego - nie będzie stanowić podstawy do zaksięgowania kosztu w prowadzonych księgach. Zatem jeżeli podatnik nie będzie dysponował odpowiednim dokumentem spełniającym warunki poprawności określone w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, to w konsekwencji dokument taki - w myśl ww. aktu prawnego - nie będzie stanowić podstawy do zaksięgowania kosztu w prowadzonych księgach.
Stosownie do zapisu § 8 ust. 2 pkt 5 ww. rozporządzenia – zakup palet i nadstawek nie może być udokumentowany dowodem wewnętrznym, gdyż jak wskazano we wniosku nie stanowią one odpadów poużytkowych.
Natomiast umowa sprzedaży, która dokumentuje transakcje nabycia przez Panią opisanych w zdarzeniu palet i nadstawek, spełnia warunki określone w § 6 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
W tym miejscu zaznaczam, że na mocy art. 180 § 1 z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.):
Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.
Odnosząc powyższe uregulowania do przedstawionego we wniosku opisu sprawy stwierdzam, że wydatek poniesiony, spełniający przesłanki wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, udokumentowany w sposób wymagany odrębnymi przepisami może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej. Jednak należy wyjaśnić, że to na Pani spoczywa obowiązek prawidłowego udokumentowania wydatku, który może zostać skontrolowany w ewentualnym postępowaniu kontrolnym lub podatkowym.
Jednakże w interpretacji indywidualnej nie można jednoznacznie przesądzić, co będzie wystarczającym dokumentem do włączenia wydatku w koszty podatkowe. Ostateczna ocena, czy wydatek został prawidłowo udokumentowany, leży bowiem w kompetencjach organów podatkowych właściwych dla Wnioskodawcy w danej sprawie w toku odpowiedniego postępowania. Organ wydający interpretację indywidualną nie może natomiast dokonać takiej oceny materiału dowodowego.
W postępowaniu o wydanie interpretacji indywidualnej organ nie prowadzi postępowania dowodowego, nie dokonuje ustaleń okoliczności faktycznych sprawy, ale ogranicza się do subsumcji przedstawionych przez Wnioskodawcę okoliczności faktycznych pod określony przepis prawa podatkowego. Organ interpretacyjny nie ma zatem uprawnienia do oceny prawidłowości prowadzonej księgi przychodów i rozchodów (w tym oceny dowodu księgowego). Obowiązek ten spoczywa na organie podatkowym, prowadzącym postępowanie dowodowe, który na podstawie zebranego materiału ocenia, czy dana okoliczność została odpowiednio udowodniona.
Jednocześnie wskazuję, że w swoim stanowisku powołała Pani paragraf 14 rozporządzenia w sprawie PKPiR. Informuję, że od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1299). Pozostaje to jednak bez wpływu na rozstrzygnięcie w Pani sprawie.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pani przedstawiła i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pani do interpretacji.
· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo