Interpretacja 0114-KDIP3-1.4011.85.2026.3.AC

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

23 stycznia 2026 r. wpłynął Pani wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełniła go Pani – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 24 lutego 2026 r. (wpływ 27 lutego 2026 r.)

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawczyni prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą od dnia 4 sierpnia 2025 r., opodatkowaną na zasadach ogólnych, przy prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR). Od początku działalności Wnioskodawczyni jest również czynnym podatnikiem VAT.

W ramach działalności Wnioskodawczyni świadczy usługi audytowe na rzecz sieci handlowej X, pełniąc funkcję Partnera ds. Audytu. Wnioskodawczyni świadczy usługi audytowe na rzecz sieci handlowej X, która jest jedną z największych sieci franczyzowych sklepów w Polsce. Sklepy X działają w modelu franczyzowym – oznacza to, że każda placówka jest prowadzona przez indywidualnego franczyzobiorcę, który korzysta z licencji i know-how sieci, a sieć zapewnia wsparcie operacyjne, systemy informatyczne, standardy handlowe i marketingowe.

Sklepy X oferują produkty codziennego użytku, artykuły spożywcze, drobne AGD oraz usługi dla klientów detalicznych. Sieć obejmuje tysiące placówek w całej Polsce, a jej działalność wymaga

ścisłej kontroli standardów operacyjnych, jakości obsługi, procedur sprzedażowych i logistycznych. W ramach działalności Wnioskodawczyni wykonuje czynności, które mają charakter terenowy i kontrolny i obejmują one:

·      bezpośrednie wizyty w sklepach;

·      kontakt z franczyzobiorcami oraz personelem placówek;

·      ocenę procesów operacyjnych, sprzedażowych i logistycznych;

·      analizę wyników finansowych i wskaźników efektywności (KPI);

·      sporządzanie raportów audytowych i rekomendacji działań korygujących;

·      współpracę z franczyzobiorcami i zespołami operacyjnymi w zakresie wdrażania zaleceń.

Dodatkowo Wnioskodawczyni spotyka się z franczyzobiorcami zarówno w ich punktach sprzedaży, jak i poza nimi, prowadząc spotkania biznesowe mające na celu omówienie wyników audytów, ustalenie działań naprawczych oraz koordynację bieżącej współpracy operacyjnej. Ponadto Wnioskodawczyni uczestniczy w spotkaniach z partnerami oraz innymi osobami z sieci X, które mają charakter merytoryczny i roboczy, służą wymianie informacji, analizie wyników audytów, ustalaniu harmonogramów wdrożenia zaleceń oraz bieżącej koordynacji procesów w sklepach sieci.

W trakcie audytów Wnioskodawczyni występuje jako osoba upoważniona do kontroli, a jej jednoznaczna identyfikacja oraz profesjonalny wygląd są niezbędne do prawidłowego wykonywania obowiązków.

W związku z powyższym Wnioskodawczyni planuje ponosić wydatki na odzież służbową o charakterze roboczym i identyfikacyjnym, taką jak koszule, bluzy, kamizelki czy marynarki, które:

·      będą wykorzystywane wyłącznie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej;

·      będą noszone wyłącznie podczas audytów, wizyt kontrolnych oraz innych czynności zawodowych;

·      zostaną trwale oznaczone naszywką zawierającą imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz oznaczenie stanowiska „Partner ds. Audytu”;

·      ze względu na trwałe oznaczenie nie będą nadawały się do użytku prywatnego.

Zakupiona odzież nie będzie miała charakteru reprezentacyjnego ani nie będzie służyła budowaniu prestiżu wnioskodawczyni, lecz będzie miała charakter użytkowy i identyfikacyjny, umożliwiając jednoznaczną identyfikację wnioskodawczyni podczas wykonywania czynności zawodowych.

W przyszłości każde nabycie odzieży będzie dokumentowane fakturą VAT na dane działalności gospodarczej, a dodatkowo Wnioskodawczyni będzie sporządzać dokumentację fotograficzną potwierdzającą trwałe oznaczenie odzieży (naszywkę). Zdjęcia te będą załączane do faktur w razie kontroli lub potrzeby udokumentowania wydatku, co pozwoli na jednoznaczne wykazanie użytkowego charakteru odzieży służbowej.

Dodatkowo Wnioskodawczyni ponosi również wydatki na obiady służbowe z kontrahentami, w tym:

·      franczyzobiorcami sieci X;

·      innymi przedstawicielami i współpracownikami sieci.

Czynności te mają charakter roboczy i merytoryczny, a ich celem jest w szczególności:

·      omówienie wyników audytów i stwierdzonych nieprawidłowości;

·      ustalenie działań naprawczych i harmonogramu ich wdrożenia;

·      dyskusja nad bieżącymi problemami operacyjnymi w sklepach;

·      koordynacja współpracy z franczyzobiorcami i zespołami operacyjnymi sieci.

Obiady te nie mają charakteru reprezentacyjnego ani prestiżowego, stanowią narzędzie pracy służbowej, umożliwiające wymianę informacji i szybkie podejmowanie decyzji w terenie.

Obecnie zarówno wydatki na odzież służbową, jak i na obiady są ponoszone przez Wnioskodawczynię, jednak nie są ujmowane w kosztach uzyskania przychodów ani nie jest odliczany VAT. Wnioskodawczyni nie posiada faktur dokumentujących te zakupy, ponieważ dotychczas pokrywała je prywatnie.

Wniosek w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych ma charakter zapytania o możliwość kwalifikowania przyszłych wydatków jako kosztów uzyskania przychodów i odliczenia VAT. Zakupy nie zostały jeszcze dokonane i Wnioskodawczyni nie załącza takich faktur do rozliczenia. Wnioskodawczyni jest świadoma, że aby mogła dołączać faktury do kosztów, musi posiadać interpretację indywidualną w swoim przypadku. W związku z tym Wnioskodawczyni postanowiła najpierw złożyć zapytanie do KIS, zanim dokona jakichkolwiek zakupów w tym kierunku.

W uzupełnieniu wniosku, wskazała Pani, że :

Umiejscowienie naszywek

Naszywki będą trwale przyszyte do odzieży w widocznym miejscu, w szczególności na wysokości piersi (lewa strona koszuli, bluzy, marynarki lub kamizelki). Oznaczenie będzie czytelne i łatwo dostrzegalne.

Rodzaj naszywek

Naszywki będą miały charakter trwały - przyszyte do odzieży. Nie będą to elementy przypinane ani możliwe do łatwego usunięcia. Będą zawierały imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz stanowisko „Partner ds. Audytu”.

Zakres pojęcia „wydatki na obiady służbowe”

Pod pojęciem „wydatki na obiady służbowe” Wnioskodawczyni rozumie wydatki ponoszone przez nią jako organizatora spotkania roboczego, obejmujące:

·      koszt posiłku Wnioskodawczyni,

·      koszt posiłku kontrahenta (franczyzobiorcy lub przedstawiciela sieci) uczestniczącego w spotkaniu,

·      napoje bezalkoholowe,

·      ewentualne opłaty serwisowe zawarte w rachunku.

Wnioskodawczyni każdorazowo ponosi koszt całego rachunku i dokonuje zapłaty za wszystkie osoby uczestniczące w spotkaniu. Wydatki nie obejmują alkoholu ani elementów o charakterze rozrywkowym. Spotkania mają charakter merytoryczny i roboczy.

Wydatki będą dotyczyły nabycia usług gastronomicznych/restauracyjnych.

Wpływ na wizerunek działalności

Wydatki na obiady służbowe nie mają charakteru reprezentacyjnego w rozumieniu przepisów podatkowych. Ich celem nie jest wykreowanie wizerunku Wnioskodawczyni jako podmiotu prestiżowego, ekskluzywnego czy prowadzącego działalność o podwyższonym standardzie.

Spotkania odbywają się w zwyczajnych lokalach gastronomicznych, wybieranych ze względu na dogodną lokalizację w pobliżu kontrolowanych placówek handlowych oraz możliwość spokojnego przeprowadzenia rozmowy merytorycznej. Wydatki nie mają charakteru okazałego ani wystawnego i ograniczają się do standardowych posiłków oraz napojów bezalkoholowych.

Celem organizacji spotkań jest:

·      omówienie wyników audytu,

·      analiza stwierdzonych nieprawidłowości,

·      ustalenie działań naprawczych,

·      bieżąca koordynacja współpracy operacyjnej.

Obiady służbowe stanowią element organizacyjny spotkania roboczego, umożliwiający jego sprawne przeprowadzenie w sytuacji, gdy audyty wykonywane są w terenie i trwają wiele godzin. Wydatki te nic służą budowaniu relacji o charakterze towarzyskim ani kreowaniu pozytywnego wizerunku poprzez okazałość czy wystawność.

Ich poniesienie ma charakter funkcjonalny i pozostając w związku z realizacją usług audytowych oraz zabezpieczeniem źródła przychodów.

Wnioskodawczyni posiada nieograniczony obowiązek podatkowy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o PIT.

Zapytanie dotyczy roku podatkowego 2026 oraz lat następnych, przy założeniu niezmienności opisanego zdarzenia przyszłego.

Na moment składania wniosku usługi świadczone są na rzecz sieci franczyzowej. Wyklucza się świadczenie usług również na rzecz innych kontrahentów w przyszłości.

Związek wydatków na odzież z przychodem

Odzież służbowa jest wykorzystywana wyłącznie w działalności gospodarczej, w trakcie wykonywania czynności kontrolnych w placówkach handlowych. Stanowi element identyfikacyjny osoby przeprowadzającej audyt i umożliwia prawidłowe wykonywanie usług audytowych.

Istnieje związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesieniem wydatku a osiąganiem przychodów z działalności gospodarczej.

Związek wydatków na obiady z przychodem

Obiady służbowe stanowią integralną część organizacji spotkań roboczych Wnioskodawczyni z franczyzobiorcami oraz przedstawicielami sieci. Spotkania te mają charakter merytoryczny i są niezbędne do:

·      omówienia wyników przeprowadzonych audytów w poszczególnych placówkach,

·      identyfikacji i analizy nieprawidłowości w procesach operacyjnych, sprzedażowych i logistycznych,

·      ustalenia działań naprawczych oraz harmonogramu ich wdrożenia,

·      koordynacji bieżącej współpracy operacyjnej między Wnioskodawczynią a franczyzobiorcami i zespołami sieci,

·      podejmowania decyzji, które mają bezpośredni wpływ na efektywność i poprawę funkcjonowania placówek, a tym samym na przychód generowany przez działalność gospodarczą.

Poniesienie wydatków na obiady służbowe umożliwia skuteczne przeprowadzenie tych spotkań, ponieważ zapewnia warunki do profesjonalnej wymiany informacji, dyskusji nad działaniami korygującymi oraz koordynacji procesów operacyjnych.

Dzięki temu Wnioskodawczyni jest w stanie świadczyć usługi audytowe w sposób ciągły i prawidłowy, co przekłada się na osiąganie przychodów z działalności gospodarczej. Wydatki te mają więc bezpośredni i niezbędny związek z uzyskiwaniem przychodów, a ich poniesienie jest warunkiem realizacji czynności generujących przychód.

Obiady służbowe nie mają charakteru prywatnego ani reprezentacyjnego - służą wyłącznie celom zawodowym i operacyjnym, co jednoznacznie łączy je z przychodem Wnioskodawczyni.

Pytania

1.  Czy wydatki ponoszone przez Wnioskodawczynię na zakup odzieży służbowej o charakterze roboczym i identyfikacyjnym, trwale oznaczonej naszywką z imieniem i nazwiskiem przedsiębiorcy oraz stanowiskiem tj. „Partner ds. Audytu”, wykorzystywanej wyłącznie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o PIT oraz czy przysługuje od nich prawo do odliczenia podatku VAT?

2.  Czy wydatki ponoszone przez Wnioskodawczynię na obiady służbowe z kontrahentami franczyzobiorcami i przedstawicielami sieci X, mające na celu omówienie kwestii związanych z audytami, naprawą nieprawidłowości i współpracą operacyjną, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i ujęte w KPiR?

3.  Czy od wydatków na opisane obiady służbowe z kontrahentami Wnioskodawczyni przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie nr 1 w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych. W zakresie pytania nr 2 i w zakresie podatku VAT zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Pani stanowisko w sprawie

Ad. 1 – odzież służbowa (PIT i VAT)

• Wydatki ponoszone obecnie mają charakter roboczy i identyfikacyjny, są wykorzystywane wyłącznie w działalności gospodarczej i nie mają charakteru osobistego ani reprezentacyjnego.
• W przyszłości będą dokumentowane fakturami VAT i dodatkowo potwierdzane zdjęciami naszywek.
• W związku z tym, wydatki te mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o PIT oraz przysługuje od nich prawo do odliczenia podatku VAT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, dlatego przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.

W takim ujęciu kosztami tymi są zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas, gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Jednak, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, podatnik musi wykazać jego związek z prowadzoną działalnością oraz to, że jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Ustawodawca wiąże bowiem koszty uzyskania przychodów z celem ich poniesienia, jakim jest osiągnięcie przychodów, ewentualnie zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Podkreślam, że o tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów nie tyle co z działalnością gospodarczą, ale przede wszystkim okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

W złożonej rzeczywistości życia gospodarczego istnieje obiektywna i zasadnicza trudność w precyzyjnym wyznaczeniu linii rozgraniczającej poszczególne przejawy aktywności gospodarczej, wykazywanej przez przedsiębiorców. Chodzi tu o ich podstawową działalność (produkcję, handel, usługi) i towarzyszące tej działalności przedsięwzięcia o charakterze marketingowym, promocyjnym, reklamowym, reprezentacyjnym – dotyczące sprzedaży towarów i usług oraz relacji z aktualnymi i potencjalnymi kontrahentami.

Zatem kosztem uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 ww. ustawy i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem (zwiększeniem) przychodu z danego źródła bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednak ciężar wykazania owego związku spoczywa na podatniku, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Zatem, aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł stanowić koszt uzyskania przychodów, muszą zaistnieć łącznie następujące przesłanki:

·      musi być poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztów uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

·      musi być definitywny (rzeczywisty), czyli wartość poniesionego wydatku nie może zostać podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

·      musi być poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

·      musi pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

·      musi zostać właściwie udokumentowany,

·      wydatek nie może znajdować się w katalogu kosztów określonych w art. 23 ust. 1 ustawy.

Dokonując powyższej kwalifikacji należy mieć również na uwadze negatywny katalog kosztów zawarty w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W myśl przepisu art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Ustawodawca nie zdefiniował pojęcia reprezentacji, reklamy oraz promocji, zatem przy wykładni powyższych pojęć, należy odnieść się do ich wykładni językowej.

Reprezentacja odnosi się do dobrego reprezentowania firmy. W konsekwencji o reprezentacji należy mówić w odniesieniu do całokształtu działań mających na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacji z kontrahentami (ich przedstawicielami), gośćmi i potencjalnymi klientami.

Właściwy wizerunek to taki, który może sprawić, że kształtowany dzięki reprezentacji „obraz przedsiębiorcy” przełoży się na nabywanie jego produktów lub usług. Świadome kształtowanie więc właściwego wizerunku przez przedsiębiorcę ma na celu stworzenie o nim takiego wyobrażenia, które spowoduje pozytywne postrzeganie tegoż przedsiębiorcy przez osoby z zewnątrz, które z kolei będzie zachętą do podjęcia rozmów, współpracy, zakupów jego produktów czy usług.

Reprezentacja dotyczy działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku podatnika jako podmiotu gospodarczego, natomiast reklama dotyczy działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku nie samego podatnika, lecz jego produktów (towarów i usług). Podnosi się także, że reklama polega na przedstawianiu towarów i usług oraz nakłanianiu do ich nabycia w sposób bezpośredni, zaś reprezentacja pośrednio promuje podmiot gospodarczy poprzez stworzenie dobrego wizerunku firmy (J. Marciniuk, Podatek dochodowy od osób prawnych, rok 2007, Komentarz, Wyd. C.H. Beck, Warszawa 2007, teza 438 do art. 16, s. 568).

Z kolei reklama to działania podmiotu gospodarczego kształtującego popyt na dane towary, usługi lub markę, poprzez poszerzenie wiedzy o nich, zachwalanie, mające na celu skłonienie jak największej liczby potencjalnych klientów do zakupu towarów lub usług tego podmiotu gospodarczego.

Pojęcie „reklamy” należy rozumieć jako wszelkie celowe działania podatnika mające na celu rozpowszechnienie wiedzy o oferowanych przez niego produktach lub usługach, działania, których celem jest kształtowanie popytu, poprzez poszerzenie wiedzy przyszłych nabywców o towarach bądź usługach, ich cechach i przeznaczeniu, w celu zachęcenia do nabywania towarów, bądź usług od tego właśnie a nie innego podmiotu gospodarczego (B. Brzeziński, M. Kalinowski, Podatek dochodowy od osób prawnych, Komentarz, Warszawa 1997, s. 159; zob. też wyrok NSA z dnia 10 listopada 1999 r., sygn. akt I SA/Lu 1030/98, Lex nr 46935).

Istotne zatem jest rozróżnienie między nakładami ukierunkowanymi na reprezentowanie firmy oraz budowanie jej prestiżu (reprezentacja), a wydatkami mającymi na celu zachęcanie potencjalnych klientów do nawiązania bądź utrzymania kontaktów z przedsiębiorcą oraz nabywania towarów lub usług danej firmy (reklama). Ocena charakteru wydatku możliwa jest na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika. Ocena ta powinna być dokonywana każdorazowo przez podatnika, który prowadząc działalność gospodarczą może najlepiej dokonać właściwej kwalifikacji danego wydatku pod kątem funkcji, jaką będzie spełniać w firmie.

Jednocześnie należy podkreślić, że nie każdy wydatek, choćby jego poniesienie – z punktu widzenia podatnika – posiadało racjonalne i ekonomiczne uzasadnienie, może stanowić koszt uzyskania przychodów w działalności gospodarczej. Prowadząc działalność gospodarczą podatnik ponosi szereg wydatków, zarówno takich, których poniesienie w sposób bezpośredni związane jest z działaniami firmy (np. zakup towarów i usług mających na celu zabezpieczenie podstawowej działalności), jak również i takich, których cechy – po przedstawieniu odpowiedniej argumentacji – uzasadniałyby ich związek z potencjalnym uzyskaniem przychodów, utrzymaniem źródła przychodów, bądź jego zabezpieczeniem.

Jak wskazano w wyroku NSA z 16 października 2012 r., sygn. akt II FSK 430/11 oraz wyroku NSA z 17 stycznia 2017 r. sygn. akt II FSK 3813/14, wydatek należy oceniać mając na uwadze racjonalność określonego działania dla osiągnięcia przychodu. Poniesienie wydatku musi zatem być powiązane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, ukierunkowaną na uzyskanie przychodów. Kosztowa kwalifikacja konkretnego wydatku u konkretnego podatnika musi więc uwzględniać charakter i profil prowadzonej działalności gospodarczej oraz ekonomiczną racjonalność poniesionego wydatku.

Natomiast w wyroku WSA we Wrocławiu z 17 października 2013 r., sygn. I SA/Wr 1291/13 wyjaśniono, że:

Zauważam również, że aby wydatki mogły stanowić koszt uzyskania przychodu prowadzonej przez Pani działalności gospodarczej, muszą być poniesione wyłącznie na potrzeby wykonywanej działalności gospodarczej. Oznacza to, że wydatki nie mogą mieć charakteru osobistego, ponieważ wydatki osobiste nie mają na celu uzyskania przychodu z działalności gospodarczej, czy też zachowania lub zabezpieczenia tego źródła przychodu. W konsekwencji wydatki ponoszone w celach prywatnych (osobistych) nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że prowadzi Pani jednoosobową działalność gospodarczą od dnia 4 sierpnia 2025 r., opodatkowaną na zasadach ogólnych. Świadczy Pani usługi audytowe na rzecz sieci handlowej X, która jest jedną z największych sieci franczyzowych sklepów w Polsce. W ramach działalności wykonuje Pani czynności, które mają charakter terenowy i kontrolny. Zamierza Pani ponosić wydatki na odzież służbową o charakterze roboczym i identyfikacyjnym, taką jak koszule, bluzy, kamizelki czy marynarki. Odzież ta zostanie trwale oznaczona naszywką zawierającą imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz oznaczenie stanowiska „Partner ds. Audytu”. Naszywki będą trwale przyszyte do odzieży w widocznym miejscu, w szczególności na wysokości piersi (lewa strona koszuli, bluzy, marynarki lub kamizelki). Oznaczenie będzie czytelne i łatwo dostrzegalne. Zakupiona odzież nie będzie miała charakteru reprezentacyjnego ani nie będzie służyła budowaniu prestiżu, lecz będzie miała charakter użytkowy i identyfikacyjny, umożliwiając jednoznaczną Pani identyfikację podczas wykonywania czynności zawodowych. W przyszłości każde nabycie odzieży będzie dokumentowane fakturą VAT na dane działalności gospodarczej, a dodatkowo będzie Pani sporządzać dokumentację fotograficzną potwierdzającą trwałe oznaczenie odzieży (naszywkę). Zdjęcia te będą załączane do faktur w razie kontroli lub potrzeby udokumentowania wydatku, co pozwoli na jednoznaczne wykazanie użytkowego charakteru odzieży służbowej.

Wątpliwości Pani sprowadzają się do ustalenia, czy poniesione wydatki na zakup odzieży (koszul, bluz, kamizelek i marynarek), które zostaną trwale oznaczoną naszywką (logo) w widocznym miejscu z imieniem i nazwiskiem przedsiębiorcy oraz oznaczonym stanowiskiem „Partner ds. Audytu” mogą stanowić koszt uzyskania przychodów.

Wskazuję, że Pani odzież musi być zakupiona wyłącznie na potrzeby wykonywanej działalności gospodarczej. Wydatki te będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodów tylko i wyłącznie w sytuacji, jeśli nie będą miały one charakteru osobistego, bowiem wydatki osobiste nie mają na celu uzyskania przychodu z działalności gospodarczej, czy też zachowania lub zabezpieczenia tego źródła przychodu. W konsekwencji wydatki ponoszone w celach prywatnych (osobistych) nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

Zatem, aby poniesione wydatki na zakup odzieży oznaczonej w sposób trwały, widoczny i rozpoznawalny nazwą i logo prowadzonej działalności gospodarczej (poprzez naszywki z nazwą i logo) mogłyby zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, nie mogą być one wykorzystywane w celach prywatnych, co oznacza, że muszą utracić charakter odzieży osobistej.

Zauważam, że za logo uznać należy znak handlowy o charakterze graficznym, używany przez daną firmę do identyfikowania marki swojego produktu lub oferowanych usług oraz odróżniania ich od innych. Logo może obejmować zarówno nazwę przedsiębiorcy, jej skrót jak też nazwę konkretnego produktu lub usługi. Każda z tych form, jeżeli jest stosowana w określonych okolicznościach spełnia funkcje reklamowe. Identyfikowana bowiem jest z daną firmą i oferowanymi przez nią towarami lub usługami, zwiększając ich rozpoznawalność oraz pośrednio zachęcając do ich nabycia.

W złożonym wniosku wskazała Pani, że zakupiona odzież zostanie trwale oznaczona naszywką zawierającą imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz oznaczenie stanowiska „Partner ds. Audytu”. Naszywki będą trwale przyszyte do odzieży w widocznym miejscu, w szczególności na wysokości piersi (lewa strona koszuli, bluzy, marynarki lub kamizelki). Oznaczenie będzie czytelne i łatwo dostrzegalne.

Jeżeli zatem w istocie odzież zostanie w sposób trwały oznaczona w widocznym miejscu logo firmy, to oznacza to, że utraciła ona charakter osobisty.

Zatem, mając powyższe na względzie stwierdzić należy, że jeżeli spełnione zostaną powyższe warunki, a odzież nie będzie wykorzystywana przez Panią w celach prywatnych, opatrzona w sposób trwały i widoczny cechami charakterystycznymi dla firmy (nazwa firmy) i trwałe oznakowanie, to wydatki na jej zakup mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, pod warunkiem prawidłowego ich udokumentowania.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pani przedstawiła i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Niniejsza interpretacja dotyczy wyłącznie podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia wydatków na zakup odzieży (koszul, bluz, kamizelek i marynarek), które zostaną trwale oznaczone do kosztów uzyskania przychodów.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pani do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.