Osoba fizyczna jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę i otrzymuje od pracodawcy stały miesięczny ryczałt jako rekompensatę za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych podczas licznych delegacji po całej Polsce. Pracodawca nie zapewnia pojazdu służbowego, a podatnik ponosi pełną odpowiedzialność za koszty i stan techniczny samochodu. Ryczałt jest wypłacany…
Interpretacja indywidualna
– stanowisko nieprawidłowe
Szanowny Panie,
stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
11 stycznia 2026 r. wpłynął Pana wniosek z 11 stycznia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 8 lutego 2026 r.
Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego
Jest Pan zatrudniony na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. Do umowy o pracę został załączony dokument (załącznik), w którym pracodawca zobowiązał się do wypłacania Panu miesięcznej rekompensaty w wysokości (...) zł z tytułu używania Pana prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych. Kwota ta wypłacana jest razem z wynagrodzeniem zasadniczym.
Jako pracownik zatrudniony na stanowisku (...) do Pana głównych obowiązków należy regularne, ściśle określone wewnętrznymi regulacjami odwiedzanie placówek medycznych oraz pracujących w nich zespołów celem zapewnienia należytej jakości ich zasobów niezbędnych do wykonywania danej pracy (wiedza, sprzęt, przestrzeń). Pracuje Pan w tzw. systemie projektowym - co oznacza, że zakres Pana obowiązków jest stały i zdefiniowany jak powyżej, to co ulega zmianie to warstwa merytoryczna, projekt, a w związku z tym - placówki medyczne i zespoły, ponieważ te są selekcjonowane do danego projektu. Rejonem, do którego jest Pan oddelegowany w ramach czynności służbowych jest cały kraj, czyli Polska. Jednak w ramach danego projektu w Polsce wyselekcjonowanych bywa od kilku do kilkudziesięciu ośrodków, w których wykonuje Pan swoją pracę w czasie delegacji, czyli wyżej opisanych wizyt. Do tej pory w ramach pracy wizytował Pan ośrodki m.in. w takich miastach jak: (...), (...), (...), (...), (...), (...), (...), (...), (...), (...), (...), (...), (...), (...), (...), (...) i inne. Te delegacje odbywa Pan z powodów wyłącznie służbowych - jest delegowany do pracy poza biurem na czas wykonywania tzw. wizyty monitorującej, czyli odwiedzin. Czas trwania projektów jest także zróżnicowany, jednak w danym roku zawsze obsługuje Pan 3-6 projektów w sposób ciągły. Dodatkowo wspiera Pan w razie potrzeby (określonej przez pracodawcę) innych pracowników. Dlatego, w ciągu roku delegacji miewa Pan dziesiątki, statystycznie powyżej 30. Do realizacji tych zadań wykorzystuje Pan swój prywatny samochód, ponieważ pracodawca nie zapewnia Panu pojazdu służbowego.
W związku z licznymi podróżami służbowymi, Pana auto podlega zwiększonemu zużyciu i eksploatacji, znacznie przekraczającym poziom wynikający z normalnego, prywatnego użytkowania pojazdu. Rekompensata wypłacana przez pracodawcę stanowi w Pana ocenie (i zgodnie z opinią prawną radcy prawnego) jedynie zwrot poniesionych kosztów, których nie ponosiłby Pan, gdyby nie obowiązek służbowego użytkowania Pana auta.
Choć pojazd ten wykorzystuje Pan również do celów prywatnych, rekompensata odnosi się wyłącznie do ponadnormatywnych kosztów służbowych przejazdów. Uważa Pan, że nie stanowi ona dla Pana dodatkowego przychodu, lecz jedynie wyrównanie wydatków, jakie ponosi Pan w interesie pracodawcy.
W obecnym stanie rzeczy od otrzymywanej rekompensaty odprowadzany jest podatek dochodowy od osób fizycznych, co - Pana zdaniem - jest nieuzasadnione.
Kwota ryczałtu wypłacanego Panu jako pracownikowi stanowi zwrot kosztów z tytułu używania Pana samochodu prywatnego do celów służbowych. Nie otrzymuje Pan z tego tytułu świadczenia stanowiącego przychód (dochód).
Podstawą używania samochodu osobowego stanowiącego własność do celów służbowych jest aneks do umowy o pracę, który ustala wysokość rekompensaty na (...) zł brutto na warunkach ujętych w umowie o pracę. Z kolei w umowie o pracę w pkt. 11 nałożono na pracownika otrzymującego rekompensatę z tytułu użytkowania prywatnego auta do służbowych celów obowiązek należytego dbania o pojazd, wykonywania wszelkich niezbędnych napraw i przeglądów w terminie we własnym zakresie. W razie niedostępności własnego pojazdu pracownik jest zobowiązany zorganizować sobie transport we własnym zakresie i na własny koszt. Ponadto, w pkt. 12 UoP ustalono, że pracownik odpowiada za wszelkie koszty związane z usterkami pojazdu oraz następstwem zdarzeń drogowych - także te, które nastąpiły w trakcie użytkowania pojazdu w celach służbowych.
Dotychczas wypłacany Panu w formie miesięcznego ryczałtu zwrot kosztów używania prywatnego samochodu celem monitorowania (...) w ośrodkach (...), które znajdują się w Polsce. Jak już wspomniano wyżej, ilość delegacji ulega wahaniom, jednak w ujęciu statystycznym w ciągu roku jest ich powyżej 30. Do tej pory w ramach Pana pracy wizytował Pan ośrodki m.in. w takich miastach jak: (...), (...), (...), (...), (...), (...), (...), (...), (...), (...), (...), (...), (...), (...), (...), (...) i inne.
Pracodawca określa zapotrzebowanie w danym projekcie co do rodzaju, częstotliwości delegacji oraz miejsca ich odbywania.
Pracodawca oblicza, pobiera i wpłaca zaliczki na podatek dochodowy, uznając i rozliczając takie świadczenie jako przychód.
Jako pracownik nie ponosi Pan żadnych realnych korzyści „zarobku", które mogłyby zostać uznane za dochód podlegający opodatkowaniu. Przemawia za tym także wysokość przysługującego pracownikowi kwoty ryczałtu, odniesiona w owej umowie cywilnoprawnej do zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 ze zm.). Bazując na wspomnianych zasadach oraz na formie unormowania Pana sytuacji wnioskuje Pan, że podatku nie powinno się Panu naliczać. Jest to zwrot kosztów, rekompensata, a więc podatku nie powinno się naliczać.
Uzupełnienie i doprecyzowanie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego
Wyjaśnia Pan, że złożony przez Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczy zarówno zaistniałego stanu faktycznego, jak i zdarzenia przyszłego.
Zaistniały stan faktyczny obejmuje lata podatkowe 2020-2025, w których otrzymywał Pan świadczenie w formie ryczałtu z tytułu używania prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych na zasadach tożsamych co do charakteru, sposobu ustalania oraz celu świadczenia.
Jednocześnie wniosek dotyczy zdarzenia przyszłego obejmującego rok 2026 oraz lata następne, w których mechanizm wypłaty ryczałtu oraz okoliczności faktyczne pozostają niezmienne i powtarzalne.
Wyjaśnia Pan, że jest Pan zatrudniony wyłącznie na podstawie umowy o pracę i nie prowadzi Pan działalności gospodarczej w żadnej formie.
W związku z powyższym nie zalicza i nie może zaliczać Pan kosztów używania prywatnego samochodu do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, gdyż w ramach stosunku pracy nie występuje po Pana stronie możliwość rozliczania kosztów podatkowych.
Koszty związane z używaniem prywatnego samochodu w celach służbowych ponosi Pan wyłącznie w związku z wykonywaniem obowiązków pracowniczych i nie są one przez Pana rozliczane w jakiejkolwiek formie jako koszty uzyskania przychodów.
Wyjaśnia Pan, że w opisach przedstawionych przez Pana we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej odnosi się Pan wyłącznie do podróży służbowych wykonywanych na polecenie Pana pracodawcy.
Podróże te mają charakter delegacji służbowych, co wynika z faktu, że Pana pracodawca posiada na terytorium kraju jedną siedzibę - biuro w (…), które stanowi jedyne stałe miejsce Pana pracy. Siedziba ta nie jest placówką medyczną.
Placówki medyczne, do których odbywa Pan podróże służbowe w celu wykonywania obowiązków pracowniczych, zlokalizowane są na terenie całej Polski, w zależności od bieżących potrzeb pracodawcy. Żadna z tych placówek nie stanowi siedziby Pana pracodawcy ani Pana stałego miejsca pracy, a wizyty w nich mają charakter wyłącznie czasowego wykonywania czynności służbowych.
Każdorazowo przed rozpoczęciem podróży służbowej jest Pan zobowiązany do przedstawienia planu podróży, kosztorysu oraz ram czasowych, a także do uzyskania uprzedniej akceptacji pracodawcy. Pracodawca posiada wewnętrzną procedurę regulującą zasady planowania, odbywania oraz rozliczania delegacji służbowych.
Użycie prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych jest możliwe wyłącznie po przejściu powyższego procesu i każdorazowo następuje w ramach delegacji służbowej, niezależnie od miejsca docelowego podróży. Dotyczy to również sytuacji, w których placówka medyczna znajduje się w tej samej miejscowości co siedziba pracodawcy, tj. w (...). Nie posiada Pan zgody na wykorzystywanie prywatnego samochodu do realizacji obowiązków służbowych w trybie innym niż delegacja służbowa.
W związku z powyższym wskazuje Pan, że w przedstawionym stanie faktycznym nie występują przejazdy o charakterze jazd lokalnych.
Jednocześnie podkreśla Pan, że ryczałt wypłacany Panu z tytułu używania prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych nie stanowi należności z tytułu podróży służbowej (takiej jak diety), lecz ma charakter rekompensaty kosztów używania pojazdu, w szczególności w związku z ponadnormatywnym zużyciem samochodu wynikającym z realizacji obowiązków pracowniczych, i pozostaje niezależny od kwalifikacji danego wyjazdu jako podróży służbowej w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy.
Wyjaśnia Pan, że Pana pracodawca jest podmiotem prywatnym działającym w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, prowadzącym działalność gospodarczą na zasadach ogólnych prawa handlowego.
Działalność pracodawcy nie jest regulowana odrębną ustawą, z przepisów której wynikałaby wprost możliwość przyznania pracownikowi prawa do zwrotu kosztów poniesionych z tytułu używania pojazdu stanowiącego własność pracownika dla potrzeb zakładu pracy ani obowiązek ponoszenia takich kosztów przez zakład pracy.
Wypłata ryczałtu z tytułu używania prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych następuje wyłącznie na podstawie postanowień umowy o pracę oraz wewnętrznych regulacji i procedur obowiązujących u pracodawcy, a nie na podstawie szczególnych przepisów ustawowych.
Wyjaśnia Pan, że ryczałt wypłacany Panu z tytułu używania prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych ma postać stałej miesięcznej kwoty, niezależnej od liczby przejechanych kilometrów oraz liczby odbytych podróży służbowych w danym okresie rozliczeniowym.
Wypłata ryczałtu następuje na podstawie załącznika do umowy o pracę, w którym określono jego wysokość, zgodnie z obowiązującymi u pracodawcy regulacjami wewnętrznymi. Mechanizm ten został szczegółowo opisany przez Pana we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej.
Kwota ryczałtu ma charakter stały i nie ulega podwyższeniu ani obniżeniu w zależności od intensywności wykorzystania pojazdu, liczby odbytych delegacji ani liczby przejechanych kilometrów. Ryczałt nie podlega również pomniejszeniu w okresach Pana nieobecności, w tym z powodu choroby.
Zgodnie z postanowieniami załącznika do umowy o pracę oraz wewnętrznych regulacji obowiązujących u pracodawcy, ponosi Pan pełną odpowiedzialność za stan techniczny pojazdu oraz jego stałą gotowość do użycia w celach służbowych.
Ryczałt stanowi rekompensatę kosztów ponoszonych przez Pana w związku z używaniem prywatnego samochodu do celów służbowych, w szczególności kosztów paliwa, zwiększonego zużycia pojazdu, serwisowania oraz wymiany materiałów eksploatacyjnych, podwyższonych kosztów ubezpieczenia związanych z intensywną eksploatacją pojazdu, kosztów usunięcia ewentualnych szkód powstałych w trakcie użytkowania pojazdu oraz utraty wartości pojazdu wynikającej z wysokiego przebiegu.
Koszty te mają charakter rzeczywisty i pozostają po Pana stronie, przy czym ich poziom jest wyższy niż w przypadku wykorzystywania pojazdu wyłącznie do celów prywatnych. Całe ryzyko ekonomiczne związane z używaniem prywatnego samochodu do celów służbowych zostało przypisane Panu.
Pytanie
Czy wypłacane Panu świadczenie w formie miesięcznej rekompensaty (ryczałtu) z tytułu używania Pana prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych - na podstawie załącznika do umowy o pracę - stanowi przychód w rozumieniu art. 11 ust. 1 oraz art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych?
Pana stanowisko w sprawie
Zgodnie z poglądem prawnym wyrażonym przez Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/l3 (publ. OTK-A 2014/7/69), wykładnia przepisów art. 12 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 oraz art. 12 ust. 3 w związku z art. 11 ust. 2-2b u.p.d.o.f. dokonana przez Trybunał ma charakter uniwersalny i znajduje zastosowanie nie tylko w sprawach dotyczących przychodów pracowniczych z tytułu nieodpłatnych świadczeń.
Wyrok interpretacyjny Trybunału Konstytucyjnego wytycza prokonstytucyjną wykładnię określonych w nim przepisów (zob. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego: z 19 września 2014 r., sygn. akt II FSK 2280/12; z 23 lipca 2015 r., sygn. akt II FSK 1689/13; z 9 sierpnia 2016 r., sygn. akt II FSK 1970/14; CBOSA). W uzasadnieniu orzeczenia Trybunał Konstytucyjny sprecyzował m.in., że za przychód pracownika mogą być uznane tylko takie świadczenia, które zostały spełnione za jego zgodą i w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść, a korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi.
Z przepisów art. 9 ust. 1, art. 11 ust. 1, art. 12 ust. 1 i ust. 4 u.p.d.o.f. wynika, że kryterium decydującym o tym, czy dane świadczenie stanowi świadczenie ze stosunku pracy, nie jest źródło finansowania wydatku przez pracodawcę, lecz okoliczność, czy świadczenie to może otrzymać wyłącznie pracownik czy też inna osoba niezwiązana z pracodawcą stosunkiem pracy i czy między świadczeniem a stosunkiem pracy istnieje związek faktyczny i prawny (por. wyrok NSA z 28 czerwca 2016 r., sygn. akt II FSK 1490/14). W tym zakresie należy wskazać, że przepisy prawa pracy nie nakładają na pracownika obowiązku ponoszenia za pracodawcę wydatków związanych ze świadczeniem pracy. Wszystkie koszty związane ze świadczeniem pracy przez pracownika, zwłaszcza dotyczące organizacji pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, a więc zgodnie z przepisami art. 94 pkt 2 i 4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.), ponosi pracodawca (zob. przywołane wyżej wyroki NSA z 9 sierpnia 2016 r., II FSK 1969/14 i II FSK 1970/14, a także poglądy prawne prezentowane w orzecznictwie NSA powołanym w tych wyrokach; CBOSA).
W świetle powyższego należy uznać, że zwrotu wydatków poniesionych przez Pana jako pracownika w związku z wykonywaniem wynikających z umowy o pracę obowiązków służbowych nie można traktować jako przychodu ze stosunku pracy i tym samym pobierać oraz odprowadzać z tego tytułu, na podstawie art. 31, art. 32 i art. 38 u.p.d.o.f., zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (por. wyrok NSA z 23 maja 2015 r., II FSK 1689/13, który podobnie jak i inne ww. wyroki, zachowuje swoją aktualność w omawianym zakresie; CBOSA).
Wprawdzie nie wynika to wprost z treści art. 11 ust. 1 u.p.d.o.f., gdyż za przychody podatkowe mogą być uznane tylko takie świadczenia, które nie mają charakteru zwrotnego. Przychód stanowi określony przyrost majątkowy, a zatem jego otrzymanie powinno mieć charakter definitywny. Stąd też wszystkie kwoty otrzymywane "tytułem zwrotnym", takie jak pożyczki, kaucje itp., nie są zaliczane do przychodów podatkowych. Do tej kategorii przychodów podatkowych zaliczono przychody z nieodpłatnych świadczeń uregulowane w art. 12 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 oraz art. 12 ust. 3 w związku z art. 11 ust. 2-2b u.p.d.o.f.
W tym kontekście wskazać należy na wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., K 7/13, w którym stwierdzono, że świadczenia uzyskiwane od pracodawcy, niezależnie od tego czy są dokonywane w formie pieniężnej czy w formie świadczenia rzeczowego lub usługi, aby podlegały opodatkowaniu powinny prowadzić do pojawienia się po stronie pracownika dochodu, czyli korzyści majątkowej, która może wystąpić w dwóch postaciach: prowadzi do powiększenia aktywów, co jest zwykłym skutkiem wypłaty pieniędzy, albo do zaoszczędzenia wydatków, co może być następstwem świadczenia rzeczowego lub usługi. Wykładni przepisów art. 11 ust. 1u art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f. należy dokonywać w sposób prokonstytucyjny. Skoro pracownik otrzymuje tylko zwrot wydatków, które obowiązany jest ponosić pracodawca, to z tytułu uzyskania tego świadczenia nie osiąga żadnego przysporzenia, a przez to przychodu w rozumieniu art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 u.p.d.o.f.
Zatem brak jest podstaw do uznania, że jako pracownik otrzymuje z tego tytułu świadczenie stanowiące przychód (dochód) w rozumieniu art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 u.o.p.d.f. Zasadniczo to pracodawca powinien zorganizować pracę pracownika w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, odpowiedniej wydajności i jakości pracy. Bez wątpienia to pracodawca powinien zapewnić Panu jako pracownikowi transport między miejscami, w których jako pracownik powinien się znaleźć w związku z wykonywaniem obowiązków pracowniczych. Pracownik nie ma obowiązku ponoszenia wydatków związanych ze świadczeniem pracy - takich jak dotarcie do miejsc, czy też przemieszczanie się między takimi miejscami, w których ma wykonywać obowiązki służbowe, a które nie stanowią jego zasadniczego miejsca pracy. Problem zorganizowania takiego przemieszczania się i pokrycia związanych z tym kosztów z zasady nie obciąża Pana jako pracownika. Skoro jako pracownik na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej z pracodawcą - odrębnej od umowy o pracę – używa Pan do celów służbowych Pana prywatny samochód, to tym samym brak jest podstaw do stwierdzenia, że zwrot kosztów z tego tytułu należy uznać za przychód ze stosunku pracy lub ze stosunku służbowego w rozumieniu art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 u.p.d.o.f.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawił jest nieprawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
W myśl art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):
Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
Powyższy przepis ustanawia generalną zasadę opodatkowania podatkiem dochodowym, zgodnie z którą opodatkowaniu tym podatkiem podlegają wszelkie uzyskane przez podatnika w danym roku korzyści majątkowe, z wyjątkiem tych, które na mocy ustawy wyłączone zostały z tego opodatkowania (np. poprzez wprowadzenie ustawowego zwolnienia z opodatkowania, czy też zaniechanie poboru podatku).
Źródła przychodów
W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy:
Źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.
Stosownie do art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Według art. 12 ust. 1 cytowanej ustawy:
Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.
Z kolei art. 12 ust. 4 powołanej ustawy stanowi, że:
Za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.
Pojęcie innych nieodpłatnych świadczeń
Na podstawie art. 12 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych ustala się według zasad określonych w art. 11 ust. 2-2b.
W myśl art. 11 ust. 2 ww. ustawy:
Wartość pieniężną świadczeń w naturze, z zastrzeżeniem ust. 2c oraz art. 12 ust. 2-2c, określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania.
Stosownie zaś do art. 11 ust. 2a tej ustawy:
Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się:
1) jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia - według cen stosowanych wobec innych odbiorców;
2) jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione - według cen zakupu;
3) jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku - według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku;
4) w pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.
Z informacji przedstawionych przez Pana wynika, że:
1) jest Pan zatrudniony na podstawie umowy o pracę;
2) podpisał Pan z pracodawcą załącznik do umowy o pracę w sprawie używania Pana samochodu osobowego do celów służbowych;
3) samochód używany będzie do celów służbowych;
4) pracodawca będzie Panu wypłacał miesięczny ryczałt z tytułu używania prywatnego samochodu do celów służbowych;
5) wskazuje Pan, że w przedstawionym stanie faktycznym nie występują przejazdy o charakterze jazd lokalnych;
6) podkreśla Pan, że ryczałt wypłacony Panu z tytułu używania prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych nie stanowi należności z tytułu podróży służbowej (takiej jak diety), lecz ma charakter rekompensaty kosztów używania pojazdu;
7) wypłata ryczałtu z tytułu używania prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych następuje wyłącznie na podstawie postanowień umowy o pracę oraz wewnętrznych regulacji i procedur obowiązujących u pracodawcy, a nie na podstawie szczególnych przepisów ustawowych. Wypłata ryczałtu następuje na podstawie załącznika do umowy o pracę, w którym określono jego wysokość, zgodnie z obowiązującymi u pracodawcy regulacjami wewnętrznymi.
Art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1539 ze zm.) stanowi, że:
Na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane, do celów służbowych, samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy.
Na mocy art. 34a ust. 2 omawianej ustawy:
Minister właściwy do spraw transportu w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw finansów publicznych określa, w drodze rozporządzenia, warunki ustalania oraz sposób dokonywania zwrotu kosztów używania pojazdów, o których mowa w ust. 1, uwzględniając rodzaj pojazdu mechanicznego, jego pojemność oraz limit kilometrów w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, właściwych ze względu na miejsce zatrudnienia pracownika.
W świetle § 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.):
1. Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej „pojazdami do celów służbowych”, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.
2. Zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
Stosownie do § 2 ust. 1 przytoczonego rozporządzenia:
Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:
1) dla samochodu osobowego:
a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł,
b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł,
2) dla motocykla – 0,69 zł,
3) dla motoroweru – 0,42 zł.
Wedle § 4 komentowanego rozporządzenia:
1. Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu, o której mowa w § 2, i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, o którym mowa w § 3, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
2. Kwotę ustalonego ryczałtu, o którym mowa w ust. 1, zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Uwzględniając powyższe stwierdzić należy, że kwota zwrotu wydatków w formie ryczałtu tytułem wykorzystywania samochodu prywatnego do celów służbowych celem wykonywania zleconych zadań stanowi dodatkowe świadczenie otrzymywane przez pracownika od pracodawcy. Obowiązujące przepisy prawa pracy nie nakładają bowiem na pracodawcę obowiązku zrekompensowania pracownikowi ww. wydatku, tak jak ma to miejsce w przypadku podróży służbowej, zgodnie z art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465), który stanowi, że:
Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
To z kolei prowadzi do wniosku, że w sytuacji nieotrzymania przez pracownika miesięcznego ryczałtu z tytułu zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu, musiałby te koszty pokryć z własnych środków. Zatem przyjęcie dodatkowego świadczenia oferowanego przez pracodawcę leży w interesie pracownika, gdyż jest równoznaczne z uniknięciem przez niego wydatku jaki musiałby ostatecznie ponieść, gdyby pracodawca nie dokonał jego zwrotu w postaci wypłaconego ryczałtu.
Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 6 października 2023 r. sygn. akt. II FSK 294/21 stwierdził, że:
W realiach rozpoznawanej sprawy zasadne było stwierdzenie przez organ podatkowy, że kwoty otrzymywane przez pracownika od spółdzielni stanowią wypłatę pieniężną związaną ze stosunkiem pracy, której otrzymanie, na podstawie art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f., powodować będzie powstanie przychodu i obowiązku w podatku dochodowym od osób fizycznych. Nadto przedmiotowe świadczenie nie jest objęte żadnym ze zwolnień podatkowych wskazanych w art. 21 u.p.d.o.f.
Nadto, w ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego, nie znajduje jednoznacznego potwierdzenia w wyroku Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13 stanowisko sądu pierwszej instancji, że świadczenie polegające na zwrocie wydatków związanych z używaniem prywatnego samochodu dla celów służbowych jest ponoszone w interesie pracodawcy. Wręcz przeciwnie, w uzasadnieniu wyroku (pkt 3.4.3.) Trybunał stwierdził, że „sytuacja jest zupełnie oczywista w razie wskazania w umowie o pracę określonych świadczeń, które pracodawca będzie wypełniał na rzecz pracownika (mieszkanie służbowe, bilet miesięczny, pakiet ubezpieczenia zdrowotnego, dowóz do pracy itp.). Akceptując warunki umowy pracownik wyraża zgodę na przyjęcie tych świadczeń, w istocie traktując je jako – stanowiący część dochodu – element wynagrodzenia za pracę. Zdaniem Trybunału Konstytucyjnego kwalifikacja prawnopodatkowa tego rodzaju świadczeń nie powinna ulec zmianie, jeśli zostaną one zaproponowane w trakcie trwania stosunku służbowego czy stosunku pracy, zawsze jednak po uzyskaniu zgody pracownika. Zgoda na skorzystanie ze świadczenia wyraża bowiem ocenę pracownika, że świadczenie – z punktu widzenia jego sytuacji zawodowej, życiowej, rodzinnej – jest celowe i przydatne, leży w jego interesie.”. Oznacza to, że w braku świadczenia ze strony pracodawcy pracownik musiałby ponieść wydatek. W konsekwencji przyjęcie świadczenia oferowanego przez pracodawcę oznacza uniknięcie tego wydatku.
Przedstawione stanowisko zostało podzielone przez Naczelny Sąd Administracyjny w wyrokach z: 10 października 2023 r. sygn. akt II FSK 397/22; 1 lutego 2023 r. sygn. akt II FSK 1153/21; 5 lipca 2022 r. sygn. akt II FSK 3036/19; 12 maja 2021 r. sygn. akt II FSK 434/20; 10 listopada 2020 r. sygn. akt II FSK 1863/18.
Należy wskazać również, że gdyby wolą ustawodawcy nie było zaliczenie omawianych świadczeń do przychodów, to nie zawarłby w katalogu zwolnień przepisów określonych w art. 21 ust. 1 pkt 16 i 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Wolne od podatku dochodowego są zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.
Odrębnymi ustawami, do których odsyła powołany art. 21 ust. 1 pkt 23b są:
Z powyższego wynika, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw. W pozostałych przypadkach zwrot taki stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy.
Zatem, wskazane zwolnienie swoją dyspozycją obejmuje określone kategorie osób, o których mowa w odrębnych ustawach, do których odwołał się ustawodawca.
Natomiast w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawodawca przewidział zwolnienie dla świadczeń w postaci diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika. Oznacza to, że należności związane z podróżami służbowymi stanowią przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zwolnić z podatku można bowiem tylko takie świadczenie, które stanowi przedmiot opodatkowania (źródło przychodu).
W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 omawianej ustawy:
Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:
a) podróży służbowej pracownika,
b) podróży osoby niebędącej pracownikiem
- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.
Przy czym wskazane zwolnienie, uregulowane w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przysługuje do wysokości limitów określonych w odrębnych przepisach. Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).
Z treści § 2 tego rozporządzenia wynika, że:
Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1) diety;
2) zwrot kosztów:
a) przejazdów,
b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
c) noclegów,
d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Na podstawie § 3 tego rozporządzenia:
1. Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.
2. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.
3. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.
4. W przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2022 r. poz. 2201, z późn. zm.).
W tym zakresie obowiązują przepisy wcześniej już powołanego rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.).
W myśl § 2 ww. rozporządzenia Ministra Infrastruktury:
Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:
1) dla samochodu osobowego:
a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,89 zł,
b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 1,15 zł,
2) dla motocykla - 0,69 zł,
3) dla motoroweru - 0,42 zł.
W świetle powyższego, w przypadku zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego w ramach podróży służbowej zastosowanie znajdzie zwolnienie przedmiotowe.
W opisie sprawy (uzupełnieniu wniosku w odpowiedzi na wezwanie) wskazał Pan, że wymienione we wniosku Pana przejazdy nie mają charakteru jazd lokalnych ani nie są podróżą służbową w rozumieniu art. 775 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.), gdyż ryczałt wypłacany Panu z tytułu używania prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych nie stanowi należności z tytułu podróży służbowej.
W świetle powyższego, otrzymywane przez Pana kwoty wypłacanej w formie miesięcznej rekompensaty - ryczałtu, wypłacane tytułem używania prywatnego samochodu do celów służbowych celem wykonywania zleconych zadań, stanowią Pana przychód, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym.
Zatem Pana stanowisko należało uznać za nieprawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy:
· stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia;
· zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił, i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.
· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo