Wnioskodawca planuje udostępnić pracownikom samochody służbowe do użytku prywatnego, pokrywając wszystkie koszty eksploatacji. Pracownicy mają ponosić: 1) ryczałt według stawek z art. 12 ust. 2a updof, 2) dodatkową opłatę miesięczną z limitem kilometrów dla jazd prywatnych (różną dla trzech grup pracowników), 3) opłatę 0,90 zł/km za przekroczenie limitu. Opłaty te mają być potrącane z wynagrodzenia. Wnioskodawca zakłada, że te opłaty stanowią pomniejszenie…
Interpretacja indywidualna
– stanowisko w części prawidłowe w części nieprawidłowe.
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest:
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
6 maja 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo 29 maja 2025 r. o opłatę. Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
Wnioskodawca planuje udostępnić do stałej dyspozycji pracownikom samochody służbowe, które będą również wykorzystywane do celów prywatnych. Wszystkie koszty związane z utrzymaniem, ubezpieczeniem i eksploatacją samochodów służbowych będą ponoszone przez Wnioskodawcę. Koszty paliwa będą również pokrywane przez pracodawcę, poprzez kartę flotową, która jest przypisana do każdego samochodu służbowego i udostępniona pracownikowi korzystającemu z danego samochodu zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych.
Zgodnie z projektowanymi przepisami wewnętrznymi samochody służbowe mają przysługiwać trzem grupom pracowników:
1. kierownictwu Wnioskodawcy,
2. dyrektorom komórek organizacyjnych i ich zastępcom oraz głównemu księgowemu,
3. innym pracownikom (na wniosek kierującego komórką organizacyjną Wnioskodawcy, w której zatrudniony jest dany pracownik).
Pracownikom korzystającym z samochodów służbowych do celów prywatnych zostanie ustalony miesięczny ryczałt, zgodnie art. 12 ust. 2a updof w wysokości:
1) 250 zł miesięcznie dla samochodów o mocy silnika o mocy do 60kW,
2) 400 zł miesięcznie dla samochodów innych niż wymienione w pkt 1).
Jednocześnie dla pracowników korzystających z samochodów służbowych i wykorzystujących do celów prywatnych ustala się miesięczny odpłatny ryczałt miesięczny w związku z poniesionymi przez pracodawcę kosztami związanymi z eksploatacją samochodu w wysokości:
1) 400 zł dla 1 grupy pracowników z miesięcznym limitem 1500 km jazd prywatnych,
2) 250 zł dla 2 grupy pracowników z miesięcznym limitem jazd prywatnych 800 km,
3) 250 zł dla 3 grupy pracowników z miesięcznym limitem jazd prywatnych 800 km.
Kwoty miesięcznego odpłatnego ryczałtu będą potrącane w danym miesiącu z wynagrodzenia pracownika korzystającego z samochodu służbowego, na podstawie umowy zawartej w tym przedmiocie z pracownikiem oraz złożonego oświadczenia wraz z rozliczeniem jazd prywatnych i służbowych wykazanych w karcie pojazdu (weryfikacja poprzez zainstalowany w każdym samochodzie służbowym GPS, z możliwością przełączania przez użytkownika samochodu z jazd służbowych na jazdy prywatne, a także z prywatnych na służbowe), oraz podania w karcie pojazdu celu jazd służbowych, zgodnie z poleceniem przełożonych użytkownika pojazdu.
W przypadku korzystania z samochodu w części miesiąca, opłata będzie ustalana za każdy dzień wykorzystania w wysokości 1/30 kwoty opłaty ryczałtowej. Kwota odpłatnego ryczałtu miesięcznego będzie stanowiła odpowiednio dla poszczególnych rodzajów samochodów kwotę pomniejszenia ryczałtu z art. 12 ust. 2a ustawy podatkowej.
W przypadku przekroczenia przez pracownika z wyznaczonego limitu jazd prywatnych (800 km i 1500 km), w związku z poniesionymi przez pracodawcę kosztami związanymi z eksploatacją samochodu zostanie naliczona dodatkowa opłata w wysokości 0,90 zł za każdy przejechany kilometr w ramach jazd prywatnych ponad ustalony limit.
W przypadku korzystania z samochodu w części miesiąca, opłata będzie ustalana za każdy dzień wykorzystania w wysokości 1/30 kwoty opłaty ryczałtowej. Kwota opłaty dodatkowej (0,90 zł/km) będzie stanowiła odpowiednio dla poszczególnych rodzajów samochodów kwotę pomniejszenia ryczałtu z art. 12 ust. 2a ustawy podatkowej.
Pytania
1. Czy u pracownika korzystającego z samochodu służbowego do celów prywatnych i ponoszącego koszt opłaty ryczałtowej w wyznaczonych limitach jazd prywatnych, a także koszt opłaty dodatkowej ponad ustalone limity jazd prywatnych powstaje przychód pracowniczy z art. 12 ust. 2a?
2. W przypadku, jeśli u pracownika korzystającego z samochodu służbowego do celów prywatnych, ponoszącego opłaty ryczałtowe w wyznaczonych limitach jazd prywatnych, a także koszt dodatkowych opłat (0,90 zł/km) za każdy przejechany kilometr w ramach jazd prywatnych ponad ustalone limity jazd prywatnych, powstaje przychód pracowniczy, to czy te opłaty mogą stanowić kwotę pomniejszenia ryczałtu z art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?
Państwa stanowisko w sprawie
Ad. 1
Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w związku z tym, że pracownik korzystający z samochodu służbowego do celów prywatnych będzie ponosił koszt miesięcznej opłaty ryczałtowej w wyznaczonych limitach jazd prywatnych, a także koszt opłaty dodatkowej ponad ustalone limity jazd prywatnych, to korzystanie z samochodu służbowego nie powinno stanowić przychodu pracowniczego w świetle art. 12 ustawy o podatku dochodowego od osób fizycznych, zwłaszcza, że bez względu na to, czy pracownik będzie korzystał z samochodu służbowego w danym miesiącu, czy też nie będzie korzystał z tych jazd, to opłata ryczałtowa będzie potrącana z wynagrodzenia pracownika i nie będzie pomniejszana za czas absencji np. chorobowych.
Ustawodawca w przywołanym art. 12 posłużył się pojęciem „wykorzystania” samochodu służbowego, a nie jego „udostępnienia”. Pojęcie „udostępnienia” oznacza zezwolenie na dostęp/dawanie do dyspozycji, np. pojazdu służbowego.
Natomiast zwrot „wykorzystać” oznacza korzystanie/używanie/użytkowanie/stosowanie/ posługiwanie się przedmiotem do realizacji jakiegoś celu. Niemniej jednak mając na względzie to, że Wnioskodawca jest (…), realizacja zadań jest finansowana z budżetu państwa opłata ryczałtowa została zaprojektowana w wyznaczonych limitach jazd prywatnych, której koszt będzie ponosił pracownik użytkujący samochód służbowy do celów prywatnych.
Nie zmienia to jednak naszego stanowiska, że korzystanie z samochodu służbowego w świetle zaprojektowanych przepisów wewnętrznych, nie powinno stanowić przychodu pracowniczego z art. 12 updof, a pracownik powinien mieć potrącane z wynagrodzenia jedynie koszty miesięcznej opłaty ryczałtowej i ewentualnie koszt opłaty dodatkowej ponad ustalone limity jazd prywatnych.
Ad. 2
W przypadku, jeśli u pracownika korzystającego z samochodu służbowego do celów prywatnych, ponoszącego opłaty ryczałtowe w wyznaczonych limitach jazd prywatnych, a także koszt dodatkowych opłat (0,90 zł/km) za każdy przejechany kilometr w ramach jazd prywatnych ponad ustalone limity jazd prywatnych, powstaje przychód pracowniczy, to w ocenie Wnioskodawcy zarówno miesięczna opłata ryczałtowa (250 zł i 400 zł), a także opłata dodatkowa wynikająca z przekroczenia wyznaczonych limitów jazd prywatnych (ponad 1500 km i ponad 800 km), mogą stanowić kwoty pomniejszenia ryczałtu z art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):
Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
Natomiast stosownie do art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Z ogólnej definicji przychodów zawartej w art. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że przychodami są w szczególności otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Ponieważ za przychody należy uznać każdą formę przysporzenia majątkowego – zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika – to wskazać należy, że dla celów podatkowych przez nieodpłatne świadczenie rozumie się te wszystkie zdarzenia prawne lub gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne, tj. niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie w majątku podatnika mające konkretny wymiar finansowy.
Zatem do przychodu należy zaliczyć każdy rodzaj świadczenia, które dana osoba (podatnik) otrzymuje kosztem majątku innej osoby.
Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy:
Źródłami przychodów są stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.
Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy:
Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Użyty powyżej w art. 12 ust. 1 ustawy zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.
Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego od pracodawcy świadczenia. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.
Na podstawie art. 12 ust. 2a ustawy:
Wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:
1) 250 zł miesięcznie - dla samochodów:
a) o mocy silnika do 60 kW,
b) stanowiących pojazd elektryczny w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1289, 1853 i 1881) lub pojazd napędzany wodorem w rozumieniu art. 2 pkt 15 tej ustawy;
2) 400 zł miesięcznie - dla samochodów innych niż wymienione w pkt 1.
W myśl art. 12 ust. 2b ustawy:
W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 kwot określonych w ust. 2a.
Zgodnie z art. 12 ust. 2c ustawy:
Jeżeli świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartością określoną w ust. 2a albo ust. 2b i odpłatnością ponoszoną przez pracownika.
Według art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.
Z opisu zdarzenia wynika, że planują Państwo udostępnić do stałej dyspozycji pracownikom samochody służbowe, które będą również wykorzystywane do celów prywatnych. Pracownikom korzystającym z samochodów służbowych do celów prywatnych zostanie ustalony miesięczny ryczałt, zgodnie art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednocześnie dla pracowników korzystających z samochodów służbowych i wykorzystujących do celów prywatnych ustala się miesięczny odpłatny ryczałt miesięczny w związku z poniesionymi przez pracodawcę kosztami związanymi z eksploatacją samochodu. Kwoty miesięcznego odpłatnego ryczałtu będą potrącane w danym miesiącu z wynagrodzenia pracownika korzystającego z samochodu służbowego, na podstawie umowy zawartej w tym przedmiocie z pracownikiem oraz złożonego oświadczenia wraz z rozliczeniem jazd prywatnych i służbowych wykazanych w karcie pojazdu (weryfikacja poprzez zainstalowany w każdym samochodzie służbowym GPS, z możliwością przełączania przez użytkownika samochodu z jazd służbowych na jazdy prywatne, a także z prywatnych na służbowe), oraz podania w karcie pojazdu celu jazd służbowych, zgodnie z poleceniem przełożonych użytkownika pojazdu. W przypadku przekroczenia przez pracownika wyznaczonego limitu jazd prywatnych, w związku z poniesionymi przez pracodawcę kosztami związanymi z eksploatacją samochodu zostanie naliczona dodatkowa opłata w wysokości 0,90 zł za każdy przejechany kilometr w ramach jazd prywatnych ponad ustalony limit.
Państwa wątpliwości dotyczą powstania przychodu i obowiązku pobrania zaliczki w sytuacji gdy pracownicy wykorzystujący samochód służbowy do celów prywatnych zostaną obciążeni opłatą za użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych zgodnie z art. 12 ust. 2a ustawy w wyznaczonych limitach jazd prywatnych i opłatą dodatkową ponad ustalone limity jazd prywatnych.
Odnosząc się do Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności należy wyjaśnić, że ustawodawca w art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustalił wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia z tytułu używania samochodów służbowych do celów prywatnych.
W sytuacji gdy pracownik nie ponosi odpłatności za używanie samochodu służbowego do celów prywatnych uzyskuje on nieodpłatne świadczenie o wartości odpowiednio 250 zł lub 400 zł miesięcznie, z uwzględnieniem art. 12 ust. 2b ustawy.
Jeśli pracownik, z uwagi na przekroczenie wyznaczonego limitu, oprócz ustalonego ryczałtu stosownie do art. 12 ust. 2a lub ust. 2b ustawy poniesie dodatkową odpłatność za używanie samochodu służbowego do celów prywatnych (odpłatny ryczałt i opłatę dodatkową) w wysokości niższej aniżeli ten ryczałt, wówczas uzyska on przychód z tytułu świadczenia częściowo odpłatnego. Oznacza to, że przychód pracownika należy ustalić jako różnicę pomiędzy wartością określoną w ust. 2a albo ust. 2b i odpłatnością ponoszoną przez pracownika.
Od tak ustalonej różnicy są Państwo zobowiązani jako płatnik do obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych stosownie do art. 32 ust. 1 ustawy.
Państwa stanowisko w ww. zakresie jest nieprawidłowe.
W ww. sytuacji koszt opłaty ryczałtowej i koszt opłaty dodatkowej z tytułu przekroczonych limitów jazd prywatnych (ponad 1500 km i ponad 800 km) mogą stanowić kwoty pomniejszenia ryczałtu z art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Stanowisko Państwa w ww. zakresie jest prawidłowe.
Natomiast w sytuacji, gdy pracownik korzystający z samochodu służbowego do celów prywatnych poniesie oprócz ustalonego ryczałtu, o którym mowa w art. 12 ust. 2a lub 2b ustawy, koszt opłaty ryczałtowej i koszt opłaty dodatkowej w wysokości wyższej niż ryczałt, o którym mowa w ww. przepisie, wówczas pracownik nie uzyska przychodu z tytułu nieodpłatnego użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych.
Skoro więc, z uwagi na poniesioną odpłatność w ww. wysokości, pracownik nie uzyska przychodu związanego z nieodpłatnym bądź częściowo odpłatnym użytkowaniem samochodu służbowego do celów prywatnych, to na Państwu nie ciążą z tego tytułu obowiązki płatnika, tj. obowiązek obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Państwa stanowisko w ww. zakresie jest prawidłowe.
Z uwagi na brak przychodu – w ww. sytuacji – nie będzie miało miejsce pomniejszenie ryczałtu, o którym mowa w art. 12 ust. 2a ww. ustawy.
Zatem, stanowisko Państwa jest nieprawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dacie wydania interpretacji.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA).
Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo