Spółka z o.o. prowadząca działalność w Polsce, podatnik CIT i VAT, zamierza przejść na wyłącznie elektroniczne archiwizowanie dokumentacji biznesowej (m.in. faktur, dokumentów zakupowo-sprzedażowych, płacowych, ZUS, CIT). Dokumenty papierowe będą skanowane do formatów PDF/JPG i niszczone po weryfikacji zgodności z kopią elektroniczną, a dokumenty elektroniczne – przechowywane bez zmian. Wdrożone zostaną procedury gwarantujące wierność, integralność,…
Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
26 maja 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia, o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczący m.in. podatku dochodowego od osób fizycznych.
Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 30 czerwca 2025 r. (data wpływu 30 czerwca 2025 r.).
Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
Spółka z o.o.(dalej określana jako „Wnioskodawca”, „Spółka”) posiada siedzibę działalności gospodarczej w Polsce i podlega opodatkowaniu od całości swoich dochodów w Polsce. Spółka jest zarejestrowana jako podatnik VAT oraz podatnik VAT-UE w Polsce.
Spółka prowadzi księgi rachunkowe zgodnie z przepisami ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie produkcji i sprzedaży części (…).
Spółka dokonuje licznych transakcji zakupu oraz sprzedaży towarów i usług z podmiotami z Polski, z Unii Europejskiej oraz spoza Unii Europejskiej. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą w Spółce powstaje szereg dokumentów (dalej określanych jako „dokumenty”). W szczególności są to następujące dokumenty:
a) dokumenty zakupowe: faktury zakupowe, dowody dostawy, przyjęcia z zewnątrz (PZ), rachunki, dokumenty SAD, korespondencja mailowa,
b) dokumenty sprzedażowe: faktury sprzedaży, dowody dostawy, wydanie zewnętrzne (WZ), pre-invoice (prefaktura), CMR (międzynarodowy list przewozowy),
c) inne dokumenty związane ze sprzedażą: noty obciążeniowe, dokumenty źródłowe (podstawa zafakturowania), refaktury kosztów, dokumenty związane ze sprzedażą złomu,
d) dokumenty związane z bankami i kasą: wyciągi bankowe, dokumenty źródłowe (np. zaliczki, proformy), raporty kasowe i dokumentacja kasowa (np. rozliczenia zaliczek, rozliczenia delegacji),
e) dokumenty związane z podatkiem VAT: rejestr zakupu i sprzedaży, korekty systemowe, dokumenty dotyczące importu usług, dokumenty wewnętrzne, deklaracje VAT,
f) dokumenty dotyczące środków trwałych: faktury inwestycyjne, dokumenty OT (przyjęcie do używania środka trwałego), dokumenty LT (likwidacja środka trwałego),
g) inne dokumenty: dokumenty związane z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, dokumenty związane z pożyczkami mieszkaniowymi, dokumenty związane z pracowniczą kasą zapomogowo - pożyczkową, dokumenty płacowe, dokumentacja związana ze składkami ZUS, deklaracje CIT, polecenia księgowania (PK), awiza, korespondencja, potwierdzenia sald, inwentaryzacje, przedpłaty.
Dokumenty mogą mieć formę elektroniczną albo formę papierową.
W najbliższym czasie, Spółka ma zamiar zmodyfikować zasady przechowywania tych dokumentów poprzez ich archiwizowanie wyłącznie w formie elektronicznej. Celem tej modyfikacji jest usprawnienie procesu dostępu do dokumentów oraz zaoszczędzenie przestrzeni magazynowej w archiwum.
W zakresie dokumentów mających formę elektroniczną Spółka będzie wytwarzać lub otrzymywać dokument w formie elektronicznej. Następnie dokument ten będzie zapisywany w formie elektronicznej. Dokument będzie przechowywany przez Spółkę w formie elektronicznej. Dokument nie będzie istniał w formie papierowej. Natomiast w zakresie dokumentów mających formę papierową Spółka będzie wytwarzać lub otrzymywać dokument w formie papierowej. Następnie dokument ten będzie skanowany, a skan będzie zapisywany w formie elektronicznej. Dokument będzie przechowywany przez Spółkę w formie elektronicznej. Dokument w formie papierowej będzie niszczony.
We wszystkich przypadkach dokument przechowywany w formie elektronicznej będzie spełniał następujące warunki:
Poprzez złożenie niniejszego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej Spółka zmierza do ustalenia, czy przedstawiony sposób przechowywania dokumentów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą pozwala na prawidłowe rozliczenie podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) oraz podatku od towarów i usług (VAT).
W związku z powyższym Spółka prosi o przyjęcie, jako elementu opisu zdarzenia przyszłego, że mamy do czynienia z dokumentami, które dotyczą:
Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego
1) Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur i innych dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o VAT.
2) Prowadząc ewidencję w sposób opisany we wniosku, Spółka będzie przechowywać faktury i dokumenty elektroniczne w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
3) Spółka może przechowywać faktury i inne dokumenty w Niemczech. W takim przypadku faktury i inne dokumenty przechowywane poza terytorium Polski w formie elektronicznej będą przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur i dokumentów.
4) Spółka, zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, będzie posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez Spółkę zasady (politykę) rachunkowości, dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
5) Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu wszystkich dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływ u terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych tymi dokumentami.
Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego dokumenty mogą być wytwarzane lub otrzymywane przez Spółkę w formie elektronicznej albo otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej.
W przypadku dokumentów wytwarzanych lub otrzymywanych w formie elektronicznej będą one przechowywane w takiej samej postaci i w taki samym formacie w jakim zostały wytworzone lub otrzymane.
Natomiast w przypadku dokumentów otrzymanych w formie papierowej będą one skanowane i zapisywane w formacie PDF albo będzie wykonywana ich fotokopia i będą zapisywane w formacie JPG. Pracownik Spółki odpowiedzialny za wykonanie tych czynności będzie zobowiązany do zapisania tych dokumentów w formie elektronicznej w sposób wiernie i czytelnie odzwierciedlający całą treść dokumentu. Nad wszystkim będzie czuwał przełożony tego pracownika. Dokument w formie papierowej będzie niszczony po zweryfikowaniu przez przełożonego, że dokument w formie elektronicznej w całości odzwierciedla treść dokumentu w formie papierowej oraz po ujęciu go do celów podatkowych. Szczegółowe zasady wykonywania tych czynności będzie określała procedura obowiązująca w Spółce.
Wszystkie omawiane dokumenty będą przechodziły również kontrolę na etapie księgowości. Każdy dokument będzie oceniany pod kątem ujęcia do celów podatkowych. W szczególności będzie oceniane, czy dokument posiada wszystkie niezbędne elementy oraz czy jest on czytelny. W razie wątpliwości będą podejmowane czynności wyjaśniające oraz działania zmierzające do uzyskania poprawnych dokumentów.
6) Wszystkie otrzymane przez Spółkę dokumenty w wersji papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.
7) Dokumenty zakupowe potwierdzające nabycie towarów i usług, o których mowa we wniosku, zawierają elementy faktury lub faktury uproszczonej, o których mowa w ustawie z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
8) Spółka zamierza przechowywać w formie elektronicznej następujące dokumenty dotyczące rozliczeń w ramach podatku dochodowego od osób fizycznych:
Pytanie dotyczące podatku dochodowego od osób fizycznych
Czy przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, będzie zgodne z przepisami ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w szczególności czy Spółka będzie mogła na podstawie tych dokumentów zrealizować obowiązki płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych pracowników, jeśli te dokumenty będą zapisane wyłącznie w formie elektronicznej?
Państwa stanowisko w sprawie
Zasady opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych określają przepisy ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej w skrócie u.p.d.o.f.).
Zgodnie z art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f.:
Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Natomiast zgodnie z art. 32 ust. 1 u.p.d.o.f.:
Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.
W związku z tym, że Spółka prowadzi księgi rachunkowe, to wyliczenie świadczeń dla pracowników oraz zaliczek na PIT powinno mieć swoje oparcie w dowodach księgowych.
Tym samym należy się tutaj odwołać do art. 9 ust. 1 u.p.d.o.p. w zw. z art. 73 ust. 1 i 2 u.o.r., które zostały przytoczone przy odpowiedzi na pytanie pierwsze. Również argumentacja będzie taka sama jak w przypadku odpowiedzi na pytanie pierwsze.
Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej w skrócie u.p.d.o.p.):
Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.
W zakresie prowadzenia dokumentacji podatkowej przepisy u.p.d.o.p. odsyłają do przepisów ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej w skrócie u.o.r.). Zgodnie z art. 73 ust. 1 u.o.r.:
Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze”.
Natomiast zgodnie z art. 73 ust. 2 u.o.r.:
Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.
Art. 73 ust. 1 u.o.r., dopuszcza możliwość przechowywania dowodów księgowych i innych dokumentów w formie elektronicznej. Istotne jest, żeby dokumenty były przechowywane w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Warunek ten będzie spełniony, ponieważ jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego dokumenty będą opisane i pogrupowane z podziałem na okresy rozliczeniowe, co będzie umożliwiało szybkie odnalezienie konkretnego dokumentu. Poza tym dowody księgowe przechowywane w postaci elektronicznej muszą pozwalać na zachowanie w trwałej i niezmienionej postaci zawartości tych dowodów oraz odtworzenie ich w postaci wydruku. Warunki te będą spełnione w omawianej sytuacji, ponieważ zgodnie z tym co zostało przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego dowody księgowe będą zapisane w formacie umożliwiającym zapoznanie się z ich treścią i sporządzenie wydruku oraz będą przechowywane w formacie, który co do zasady uniemożliwia ingerencję w treść dowodu księgowego. Ponadto dowody księgowe wytworzone i otrzymane przez Spółką będą przechowywane do upływu terminów wskazanych w art. 74 u.o.r.
W konsekwencji, dowody księgowe przechowywane w formie elektronicznej, w sposób zgodny z art. 73 ust. 1 i 2 u.o.r., będą pozwalały na zrealizowanie obowiązków Spółki jako płatnika zaliczek na PIT pracowników.
Reasumując: przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, będzie zgodne z przepisami u.p.d.o.f., a w szczególności Spółka będzie mogła na podstawie tych dokumentów zrealizować obowiązki płatnika zaliczek na PIT pracowników, jeśli te dokumenty będą zapisane wyłącznie w formie elektronicznej.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):
Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
Z powyższego przepisu wynika, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartym w cytowanej ustawie, bądź od których zaniechano poboru podatku.
W myśl art. 11 ust. 1 tej ustawy:
Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Z ogólnej definicji przychodów zawartej w art. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że przychodami są w szczególności otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Ponieważ za przychody należy uznać każdą formę przysporzenia majątkowego - zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika - to wskazać należy, że dla celów podatkowych przez nieodpłatne świadczenie rozumie się te wszystkie zdarzenia prawne lub gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne, tj. niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie w majątku podatnika mające konkretny wymiar finansowy. Zatem do przychodu należy zaliczyć każdy rodzaj świadczenia, które dana osoba (podatnik) otrzymuje kosztem majątku innej osoby.
Stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 1 tej ustawy:
Źródłem przychodów są stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.
Jak wynika z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Na podstawie przepisu art. 32 ust. 1 powołanej ustawy:
Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.
Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów. W związku z tym, że Spółka prowadzi księgi rachunkowe, to obowiązki płatnika w postaci wyliczenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych powinno mieć swoje oparcie w dowodach księgowych.
W art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca postanowił, że:
Osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej "księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3, 5 i 5a, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.
Przepis ten nakłada obowiązek prowadzenia ksiąg albo w formie ksiąg rachunkowych albo w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Forma ta, dla podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów jest określona w rozporządzeniu Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 2544 ze zm.; dalej jako rozporządzenie), a dla ksiąg rachunkowych określona jest w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).
Ustawa o rachunkowości zawiera przepisy regulujące dokumentowanie przy pomocy dowodów księgowych zapisów zawartych w księgach w tym zapisów dotyczących wydatków. Przepisami tymi są art. 20 ust. 2-5, art. 21 ust. 1-5 i art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości.
Z przepisów tej ustawy wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy o rachunkowości).
Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:
1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:
Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2) korygujące poprzednie zapisy;
3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
Według art. 20 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości:
4. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
5. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;
2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1-5 ustawy o rachunkowości:
1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
1a. Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
1. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.
2. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.
3. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie.
4. Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.
Na podstawie art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości:
1. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
2. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.
3. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.
4. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.
Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.
Na mocy art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości:
Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.
Art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości:
Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.
Natomiast stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości:
Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Przepisy ustawy o rachunkowości ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.
Z opisu zdarzenia przyszłego i jego uzupełnienia wynika, że Spółka zamierza przechowywać w formie elektronicznej następujące dokumenty dotyczące rozliczeń w ramach podatku dochodowego od osób fizycznych: informacje i deklaracje podatkowe (np. PIT-11, PIT-4R), dokumenty związane ze składkami ZUS (np. ZUS DRA, ZUS RCA), dokumenty związane z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, dokumenty związane z pracowniczą kasą zapomogowo - pożyczkową, dokumenty związane z pożyczkami mieszkaniowymi, dokumentacja związana z naliczaniem wynagrodzeń za pracę, wyciągi bankowe (np. w części obejmujące przelewy wynagrodzeń za pracę).
We wszystkich przypadkach dokument przechowywany w formie elektronicznej będzie spełniał następujące warunki:
W zakresie dokumentów w formie elektronicznej, Spółka będzie wytwarzała lub otrzymywała dokument w formie elektronicznej. Następnie dokument ten będzie zapisywany w formie elektronicznej. Dokument będzie przechowywany przez Spółkę w formie elektronicznej. Natomiast w zakresie dokumentów mających formę papierową Spółka będzie wytwarzała lub otrzymywała dokument w formie papierowej. Następnie dokument ten będzie skanowany i zapisywany w formacie PDF albo będzie wykonywana ich fotokopia i będą zapisywane w formacie JPG. Pracownik Spółki odpowiedzialny za wykonanie tych czynności będzie zobowiązany do zapisania tych dokumentów w formie elektronicznej w sposób wiernie i czytelnie odzwierciedlający całą treść dokumentu. Nad wszystkim będzie czuwał przełożony tego pracownika. Dokument w formie papierowej będzie niszczony po zweryfikowaniu przez przełożonego, że dokument w formie elektronicznej w całości odzwierciedla treść dokumentu w formie papierowej oraz po ujęciu go do celów podatkowych. Szczegółowe zasady wykonywania tych czynności będzie określała procedura obowiązująca w Spółce.
Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu wszystkich dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływ u terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych tymi dokumentami. Wszystkie omawiane dokumenty będą przechodziły również kontrolę na etapie księgowości. W szczególności będzie oceniane, czy dokument posiada wszystkie niezbędne elementy oraz czy jest on czytelny. Wszystkie otrzymane przez Spółkę dokumenty w wersji papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.
Spółka może przechowywać dokumenty w Niemczech. W takim przypadku dokumenty przechowywane poza terytorium Polski w formie elektronicznej będą przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych dokumentów. Dokumenty będą przechowywane przez okres wymagany dla konkretnego rodzaju dokumentów, który określają właściwe przepisy.
Z regulacji art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości wynika, że jednostka może treść dowodów księgowych (z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) przenieść na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.
Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie odpowiednich urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w dokumentacji przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie dowodów księgowych.
Archiwizowanie i przechowywanie dowodów księgowych, tj. dokumentów dotyczących rozliczeń w ramach podatku dochodowego od osób fizycznych, które będą przechowywane w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym - jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Fakt rezygnacji Spółki z przechowywania dokumentów w formie papierowej na rzecz formy elektronicznej nie stwarza przeszkód do prawidłowej realizacji obowiązków Spółki jako płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Tym samym, dowody księgowe przechowywane w formie elektronicznej, w sposób zgodny z art. 73 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości, będą pozwalały na zrealizowanie obowiązków Spółki jako płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Państwa stanowisko jest prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.
Jednocześnie wskazuję, że w zakresie podatku od towarów i usług oraz podatku dochodowego od osób prawnych, zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA).
Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo