Interpretacja 0114-KDIP3-2.4011.713.2025.1.JK3

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

4 sierpnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu fatycznego

Jesteście Państwo spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w (…), wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy (…), (…) Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego (dalej jako: „Spółka”, „Pracodawca”, „Płatnik”).

Przedmiotem przeważającej działalności Spółki jest sprzedaż hurtowa wyrobów farmaceutycznych i medycznych. Spółka prowadzi również działalność m.in. w zakresie sprzedaży hurtowej perfum i kosmetyków oraz badań naukowych i prac rozwojowych w dziedzinie pozostałych nauk przyrodniczych i technicznych.

Spółka jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, o którym mowa w ustawie z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 z późn. zm.) i podlega w Rzeczypospolitej Polskiej nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Spółka jest również zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

Spółka zatrudnia pracowników na podstawie umów o pracę i jest pracodawcą w rozumieniu ustawy dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 z późn. zm.; dalej: Kodeks pracy). W związku z wypłatą wynagrodzeń na rzecz zatrudnionych pracowników, Spółka występuje w roli płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, o którym mowa w ustawie z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 z późn. zm. dalej: Ustawa o PIT).

Działalność Spółki ma charakter międzynarodowy. W związku z tym, pracownicy Spółki odbywają liczne zagraniczne podróże służbowe do wielu państw, uczestnicząc w konferencjach naukowych i spotkaniach biznesowych.

Jednocześnie Spółka dba o relacje z pracownikami, oferując im drobne podarunki z okazji ważnych okoliczności życiowych. W związku z pełnioną rolą Płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych wobec pracowników, Spółka ma pewne wątpliwości, w zakresie których chciałaby uzyskać interpretację indywidualną prawa podatkowego.

Uzyskanie interpretacji indywidualnej pozwoli Spółce na prawidłowe wypełnianie obowiązków podatkowych oraz zapewni zgodność z obowiązującymi przepisami prawa.

Przedmiot wniosku związany jest z następującymi kwestiami:

1) wręczaniem okazjonalnych, drobnych prezentów rzeczowych Pracownikom przez Pracodawcę i sposobu opodatkowania tej czynności;

2) opodatkowania zwrotu kosztów noclegu Pracowników podczas zagranicznych podróży służbowych.

Ad. 1

W celu budowania dobrych relacji z pracownikami, Spółka przekazuje pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę różnego rodzaju prezenty z okazji różnych życiowych okoliczności - np. ślubu, narodzin dziecka, sukcesu naukowego, przejścia na emeryturę itp.

Prezenty stanowią i będą stanowić świadczenia rzeczowe, w szczególności są to: książki, żywe kwiaty, drobna biżuteria. Spółka nie wyklucza, że w przyszłości drobne rzeczowe prezenty okolicznościowe mogą mieć również inną postać (związaną z okolicznością ich wręczenia). Prezenty nie mogą mieć charakteru pieniężnego, w tym postaci bonów.

W organizacji, w której Państwo działają, istnieją wewnętrzne polityki dotyczące postępowania w określonych kwestiach, mające na celu zapewnienie zgodności z prawem i zapewnienie wysokich standardów etycznych. Jedna z tych polityk reguluje wręczanie prezentów okazjonalnych dla pracowników, w tym limit wartości takich prezentów. Zgodnie z jej postanowieniami, decyzję o zakupie prezentu podejmuje menedżer, który ma prawo kupować prezenty dla swoich bezpośrednich podwładnych. Prezenty mogą być nabywane przez innych pracowników, jednak ich wartość musi mieścić się w określonych limitach. Decyzje dotyczące wręczania prezentów z okazji przejścia na emeryturę są podejmowane w porozumieniu z członkami zarządu. Polityka dopuszcza również wręczenie podarunku w przypadku np. w przypadku choroby lub śmierci członka rodziny pracownika (w przypadku śmierci są to zwykle okolicznościowe wiązanki nagrobne). Pracownicy nie mają żadnego roszczenia z tytułu podarunku, nie mogą domagać się jego wydania na podstawie żadnych regulacji wewnętrznych.

Prezenty są finansowane ze środków obrotowych Spółki. Upominek dla konkretnego pracownika jest zakupywany przez innego pracownika, który dokonuje płatności kartą służbową lub z własnych środków (które są mu zwracane przez Spółkę), a następnie rozlicza ten wydatek w systemie (…), zgodnie z obowiązującymi zasadami w organizacji Spółki. Wydatki na prezenty urodzinowe nie podlegają zwrotowi.

Zajmowane przez Pracownika stanowisko nie ma wpływu na wartość prezentu. Prezent jest formą gratulacji i podziękowania dla pracownika z uwagi na daną okoliczność życiową oraz ma na celu budowanie i podtrzymywanie dobrych relacji z pracownikami.

Podkreślić należy, że prezenty nie stanowią dla pracowników dodatkowej formy gratyfikacji za wykonaną pracę. Przekazanie prezentów nie zależy od osiąganych w pracy wyników, ocen rocznych czy wskaźników absencji.

W umowie o pracę oraz w innych aktach wewnętrznych nie ma informacji o przekazywaniu prezentów. Pracownik nie może dochodzić wydania prezentu na podstawie żadnego stosunku prawnego ani roszczenia, ponieważ wręczanie prezentów nie jest uregulowane pisemnie w obowiązujących przepisach wewnątrzzakładowych, uchwałach oraz w umowach o pracę.

Przekazywane prezenty nie są elementem wynagrodzenia, do zapłaty którego zobowiązana jest Spółka na podstawie zawartej umowy o pracę lub uchwały. Jest to zatem dobrowolne świadczenie ze strony Pracodawcy, do którego nie jest zobowiązany na podstawie zapisów umownych lub postanowień uchwały. Celem Spółki jest sprawienie pracownikom przyjemności, a prezenty stanowią formę gratulacji, docenienia, uhonorowania danej osoby z okazji istotnego dla niej dnia. Przekazanie prezentu nie ma związku z wykonywaną przez pracowników pracą, czy jej rezultatami. Pracownik również w żaden sposób nie będzie zobowiązany przez Spółkę do przyjęcia prezentu.

Gdyby pracownicy nie otrzymali od Spółki prezentu prawdopodobieństwo, że sami wykupiliby określony prezent rzeczowy jest znikome.

Ad. 2

Międzynarodowy charakter działalności Spółki wiąże się z koniecznością odbywania przez jej pracowników zagranicznych podróży służbowych. Najczęściej pracownicy są wysyłani za granicę w celu uczestniczenia w konferencjach naukowych organizowanych dla branży farmaceutycznej. Miejsca noclegowe podczas tych konferencji, w których pracownicy Spółki uczestniczą w ramach podróży służbowych, są zazwyczaj z góry narzucone przez organizatorów. W efekcie pracownicy nie mają możliwości wyboru innego miejsca zakwaterowania.

Zdarza się, że z uwagi na znaczną liczbę przybywających uczestników, ceny hoteli w danym miejscu ulegają okresowo dużej podwyżce. Z dotychczasowej praktyki wynika, że ceny hoteli wskazanych przez organizatorów znacznie przekraczają średnią cenę noclegów w danym miejscu. Jednak, co ważne, pracownicy polegają na rekomendacjach organizatorów konferencji co do miejsc noclegowych również ze względów bezpieczeństwa. Z uwagi na podróże zagraniczne do różnych państw na wszystkich kontynentach, o różnych kulturach i poziomie bezpieczeństwa, pracownicy Spółki starają się korzystać z hoteli w stosunkowo jak najbezpieczniejszych lokalizacjach - na przykład w centrach miast, gdzie noclegi są droższe niż w innych rejonach (co jednak wiąże się z ograniczeniem innych wydatków, np. wydatków na dojazd do miejsca odbywania konferencji). Koszty noclegów pokrywane są przez pracowników z użyciem kart służbowych lub z własnych środków, które następnie są przez nich rozliczane w systemie (…).

Pracownicy odbywają kilkudniowe podróże służbowe regularnie w trakcie roku. Wysyłając pracowników w podróż służbową, Spółka pokrywa należności takie jak diety, zakwaterowanie, a także inne udokumentowane wydatki związane z podróżą. Z uwagi na opisany powyżej stan faktyczny, zdarzyć się jednak może, że wysokość kosztów noclegu przekroczy kwotę wynikającą z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2023 r. poz. 2190; dalej jako: Rozporządzenie).

W związku z powyższym, mają Państwo wątpliwości dotyczące opodatkowania ewentualnej nadwyżki, w sytuacji gdy wyrazi on zgodę na zwiększone koszty noclegu. Wyjaśnienie tych kwestii jest kluczowe dla prawidłowego rozliczenia kosztów podróży służbowych i uniknięcia potencjalnych problemów podatkowych.

Pytania

1. Czy prawidłowe jest Państwa stanowisko, zgodnie z którym prezenty (w postaci rzeczowej), z tytułu okoliczności życiowych takich jak ślub, urodzenie dziecka, sukces naukowy itp., niestanowiące dodatkowego wynagrodzenia za pracę, nie będą stanowiły dla pracowników przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 Ustawy o PIT?

2. Czy koszty noclegu w wysokości przekraczającej limit wskazany w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej w przypadku wyrażenia na nie zgody przez Pracodawcę będą stanowiły o konieczności obliczenia, pobrania i odprowadzenia przez Pracodawcę zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych Pracowników?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad. 1) Państwa zdaniem, w związku z przekazaniem pracownikom prezentów (w postaci rzeczowej) z tytułu okoliczności życiowych takich jak ślub, urodzenie dziecka, sukces naukowy itd., niestanowiących dla nich dodatkowego wynagrodzenia za pracę, nie powstanie u nich przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 Ustawy o PIT. Wręczane przez Pracodawcę prezenty (w postaci rzeczowej) stanowić będą przedmiot darowizny podlegający opodatkowaniu zgodnie z przepisami ustawy o podatku od spadków i darowizn. Obowiązek podatkowy wynikający z powyższej ustawy spoczywa na nabywcy własności rzeczy i praw majątkowych, tj. na Pracowniku.

Ad. 2) Państwa zdaniem, w świetle przedstawionego stanu faktycznego, koszty noclegu w wysokości przekraczającej limit wskazany w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej w przypadku wyrażenia na nie zgody przez Pracodawcę, nie będą stanowiły o konieczności obliczenia, pobrania i odprowadzenia przez Pracodawcę zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia Pracownika.

Uzasadnienie

Zagadnienia ogólne

Podstawową zasadą zawartą w przepisach Ustawy o PIT jest powszechność opodatkowania, która oznacza, że wszystkie rodzaje dochodów są objęte podatkiem dochodowym od osób fizycznych, z wyjątkiem tych wymienionych w artykułach 21 , 52, 52a i 52c, oraz dochodów, od których zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej zrezygnowano z poboru podatku (art. 9 ust. 1 Ustawy o PIT).

Z powyższego wynika, że co do zasady opodatkowaniu podlegają wszystkie dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały wymienione w katalogu zwolnień zawartym w Ustawie o PIT lub w przypadku których zaniechano poboru podatku.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 Ustawy o PIT, źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy (w tym spółdzielczy), członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Warto podkreślić, że Ustawa o PIT wyraźnie rozróżnia źródła przychodów oraz metody opodatkowania dochodów z tych źródeł. Artykuł 2 Ustawy o PIT definiuje ogólne pojęcie przychodu. Zgodnie z art. 11 ust. 1, przychodami, z zastrzeżeniem niektórych artykułów, są pieniądze i wartości pieniężne otrzymane lub udostępnione podatnikowi w danym roku kalendarzowym, a także wartość świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Jak wynika z art. 11 ust. 1, przychodem jest każde przysporzenie majątkowe o konkretnym wymiarze finansowym, otrzymane jako świadczenie pieniężne, rzeczowe lub nieodpłatne. O tym, czy dane przysporzenie należy zaliczyć do przychodów podatnika, decyduje jego definitywny charakter, co oznacza, że faktycznie zwiększa aktywa tej osoby. Przyjmuje się, że tylko te przychody, które nie mają charakteru zwrotnego, mogą być uznane za przychody podatkowe. Aby określić, co stanowi przychód podatnika, należy zidentyfikować prawny związek leżący u podstaw danej czynności.

Zgodnie z art. 12 ust. Ustawy o PIT, przychodami ze stosunku służbowego, pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy są wszelkie wypłaty pieniężne oraz wartość świadczeń w naturze, niezależnie od źródła ich finansowania. Obejmuje to wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za nadgodziny, różne dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop oraz inne kwoty, niezależnie od ustalonej wysokości, a także świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika oraz wartość innych nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń.

Należy zauważyć, że użyty w przepisie zwrot „W szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów są jedynie przykładowe, co czyni katalog otwartym. Przychodem ze stosunku pracy i pokrewnych są wszelkie wypłaty i świadczenia, które prowadzą do przysporzenia majątkowego u podatnika, wynikające z relacji między pracownikiem a pracodawcą.

Ponadto, z treści tego przepisu wynika, że do przychodów pracownika zalicza się praktycznie wszystkie świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Obejmuje to nie tylko wynagrodzenia wynikające z umowy o pracę, ale także inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, o ile są związane z wykonywaniem pracy. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze oraz nieodpłatnych świadczeń otrzymanych od pracodawcy.

Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on realną korzyść, powstaje obowiązek zwiększenia jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń wymienionych w katalogu zwolnień zawartych w art. 21 Ustawy o PIT. Ustawodawca zalicza do przychodów ze stosunku pracy nie tylko otrzymane pieniądze, ale także świadczenia w postaci rzeczy, usług lub udostępnienia rzeczy lub praw.

Należy również zaznaczyć, że na pracodawcy, który dokonuje tych świadczeń, spoczywają obowiązki płatnika, określone w art. 32 ust. 1 Ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem, zakłady pracy, będące osobami fizycznymi, prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi bez osobowości prawnej, są zobowiązane jako płatnicy do obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób, które uzyskują przychody ze stosunku służbowego, pracy, pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej W spółdzielniach pracy.

Wobec powyższego, Spółka pragnie uzyskać potwierdzenie zaprezentowanego przez siebie stanowiska, które ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego stosowania przepisów Ustawy o PIT. Spółka ma zatem uzasadniony interes w uzyskaniu jasnych i precyzyjnych wytycznych w formie interpretacji indywidualnej, zawierającej potwierdzenie przedstawionych kwestii.

Ad. 1

Warto podkreślić, że w Ustawie o PIT, w artykule 2, przewidziano okoliczności, w których uzyskanie korzyści majątkowej, klasyfikowanej jako przychód, nie wiąże się z obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych. Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 3 Ustawy o PIT, przepisy dotyczące podatku dochodowego od osób fizycznych nie mają zastosowania do przychodów objętych regulacjami ustawy o podatku od spadków i darowizn (Ustawa z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn, Dz. U. z 2024 r. poz. 1837; dalej: ustawa o podatku od spadków i darowizn).

Ten przepis odnosi się do sytuacji, w których podatnicy uzyskują dochód (przychód), który zasadniczo mógłby być opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a który został zdobyty w sposób nieodpłatny, na podstawie jednego z tytułów wymienionych w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn. Jego celem jest zapobieżenie podwójnemu opodatkowaniu tego samego przysporzenia majątkowego. Należy jednak zaznaczyć, że wyłączenie to dotyczy jedynie nabycia na podstawie jednego z tytułów wskazanych w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn, które rzeczywiście miało miejsce.

Zgodnie z art. 1 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku od spadków i darowizn, podatek od spadków i darowizn, zwany dalej „podatkiem”, dotyczy nabycia przez osoby fizyczne własności rzeczy znajdujących się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub praw majątkowych wykonywanych na tym terytorium, tytułem darowizny lub na podstawie polecenia darczyńcy. Stosowanie do art. 888 § 1 Kodeksu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1061 z późn. zm.; dalej: Kodeks cywilny), umowa darowizny polega na tym, że darczyńca zobowiązuje się do bezpłatnego świadczenia na rzecz obdarowanego z własnego majątku.

Mając na uwadze powyższe rozważania, należy stwierdzić, że przekazywane prezenty (w formie rzeczowej), które nie są traktowane jako dodatkowe wynagrodzenie za pracę, nie będą stanowiły dla pracowników przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 Ustawy o PIT. Należy podkreślić, że otrzymanie upominków nie jest dodatkową formą wynagrodzenia dla pracownika, nie jest związane z jego wynikami w pracy i nie wynika z żadnych umów o pracę ani wewnętrznych dokumentów obowiązujących w firmie. Pracownicy nie mają żadnych roszczeń wobec pracodawcy dotyczących otrzymania upominku. Z dużym prawdopodobieństwem pracownicy nie kupiliby z własnych środków otrzymanych prezentów, ponieważ przede wszystkim mają one wartość symboliczną. Celem wręczania upominków pracownikom jest sprawienie im przyjemności, a same upominki stanowią formę gratulacji, podziękowania lub symbolicznego docenienia pracy pracowników/ wyrażenia współczucia w związku z trudnym zdarzeniem życiowym (np. śmiercią rodzica).

W związku z tym, Państwa zdaniem wręczenie upominków okazjonalnych przez pracodawcę (mające charakter jednostronny, bez ekwiwalentnego świadczenia od pracownika) należy traktować jako darowiznę, która nie stanowi przychodu w rozumieniu podatku dochodowego od osób fizycznych, ponieważ podlega opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn.

Powyższe znajduje potwierdzenie w wielu interpretacjach indywidualnych wydanych w analogicznych stanach faktycznych. Przykładem może być Pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 25 czerwca 2024 r., sygn. 0112-KDIL2-1.4011.494.2024.1.DJ, w której stwierdzono: „Biorąc pod uwagę przedstawiony we wniosku opis sprawy przywołane przepisy prawa podatkowego oraz wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13, uznać należy, że planowane przekazywanie pracowników prezentów, voucherów, czy bonów (o których mowa we wniosku), a które nie będą stanowić elementu wynagrodzenia wynikającego z zawartej umowy o pracę, ale będą dla pracowników formą podziękowania za lata pracy w Spółce, czy uhonorowania pracownika w ważnym dla niego dniu oraz będą miały na celu budowanie/podtrzymywanie dobrych relacji z pracownikiem, co do zasady będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn.

W konsekwencji, w uwagi na wyłączenie z opodatkowania na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wartość wręczonych pracownikom ww. prezentów, voucherów czy bonów - w okolicznościach wskazanych we wniosku nie będzie stanowić dla nich przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zatem z ww. tytułu nie będą na Państwu ciążyć obowiązki płatnika związane z obliczeniem, pobraniem i odprowadzeniem zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych na podstawie art. 32 ust. 1 ww. ustawy. "

Analogiczne stanowisko zajął m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 20 września 2024, sygn. 0111-KDlB2-2.4015.116.2024.4.PB czy też z dnia 23 września 2024 r. sygn. 0111-KDlB2-2.4015.118.2024.5.DR; 0112-KDlL21.4011.574.2024.4.DJ.

Mając na uwadze powyższe rozważania, należy stwierdzić, że Spółka nie będzie pełniła funkcji płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, o którym mowa w art. 32 ust. 1 Ustawy o PIT. Ewentualne obowiązki związane z rozliczeniem podatku od spadków i darowizn należnego z tytułu otrzymanego upominku spoczywać będą na pracowniku.

Ad. 2

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 ww. ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika,

b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.

Odrębnymi przepisami, których mowa powyżej, są przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej z dnia 29 stycznia 2013 r. (Dz. U. 2023.2190.; dalej jako: „Rozporządzenie”).

Dla prawidłowego rozstrzygnięcia przedmiotowego zagadnienia konieczne jest przede wszystkim ustalenie pojęcia „podróży służbowej" ujętego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) Ustawy o PIT. Pojęcie podróży służbowej wynika z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy, który to przepis stanowi, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. W konsekwencji, podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

Podróż służbowa realizowana jest w ramach stosunku pracy, którego definicję zawiera art. 22 Kodeksu pracy. Przepis ten w § 1 stanowi, że: „przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem”.

Umówione miejsce świadczenia pracy jest więc istotnym elementem stosunku pracy, zaś jej wykonywanie poza wyznaczonym miejscem odbywa się na polecenie pracodawcy.

Zasady rozliczania podróży krajowych oraz zagranicznych reguluje ww. Rozporządzenie.

Zgodnie z § 2 powołanego Rozporządzenia - z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zgodnie z § 16 ust. 1 cytowanego Rozporządzenia.

Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do Rozporządzenia.

W myśl § 16 ust. 2 ww. Rozporządzenia, w razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

Na podstawie § 16 ust. 3 powołanego Rozporządzenia: W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.

W świetle zaś § 16 ust. 4 Rozporządzenia: Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.

Biorąc pod uwagę powyżej zaprezentowane przepisy, w świetle zaistniałego stanu faktycznego zwrot kosztów za nocleg podczas podróży służbowych Państwa pracowników, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit z § 16 ust. 1 Rozporządzenia będzie korzystał ze zwolnienia przedmiotowego z podatku dochodowego od osób fizycznych (art. 21 ust. 1 pkt 16 Ustawy o PIT). Pracodawca bowiem uznaje za uzasadnione ponoszenie większych kosztów zakwaterowania w danym miejscu odbywania podróży służbowych, z uwagi przede wszystkim na bezpieczeństwo pracowników, a także wymogi co do miejsca zakwaterowania narzucone przez organizatorów wydarzeń, w których uczestniczą pracownicy.

W związku z powyższym Wnioskodawca stoi na stanowisku, że koszty noclegu w wysokości przekraczającej limit wskazany w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, w przypadku wyrażenia na nie zgody przez Pracodawcę, nie będą stanowiły o konieczności obliczenia, pobrania i odprowadzenia przez Pracodawcę zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia Pracownika.

Podobne stanowisko zostało potwierdzone m.in. przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z dnia 23 listopada 2022 r., oznaczonej sygnaturą 0114-KDIP3-2.4011.838.2022.4.JM, w której stwierdzono, iż w przypadku uznania za zasadne i zaakceptowania wydatku na nocleg przekraczający limit, to ze zwolnienia od podatku dochodowego będzie korzystała cała kwota wydatku na nocleg wynikająca z rachunku.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z = 2025 r. poz. 111 ze zm.):

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 226 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy.

Zgodnie z treścią art. 9 ust. 1 ustawy:

Treść powyższego przepisu wskazuje, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych zawartym w powyższej ustawie bądź, od których zaniechano poboru podatku.

Ogólne pojęcie przychodu ustawodawca zdefiniował w art. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Definicja przychodu zawarta w art. 11, jak również określone w nim zasady ustalania wartości tego przychodu (w tym świadczeń w naturze lub innych nieodpłatnych świadczeń) mają charakter ogólny, a zatem mają zastosowanie wówczas, gdy nie występują regulacje szczegółowe, inaczej normujące danego rodzaju przychód lub zasady jego ustalania.

Jak stanowi art. 11 ust. 1 cytowanej ustawy:

Przy czym, ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wyraźnie rozróżnia źródła przychodów oraz sposób opodatkowania dochodów z poszczególnych źródeł.

Stosownie do przepisów tej ustawy odrębnymi źródłami przychodów są m.in. określone w art. 10 ust. 1 pkt 1:

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ww. ustawy:

Użyty w ww. przepisie zwrot „w szczególności” oznacza, że wymieniane kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze, czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy.

Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on realną korzyść, będzie powstawał obowiązek zwiększenia jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ustawodawca do przychodów ze stosunku pracy zalicza bowiem nie tylko otrzymane pieniądze, ale i świadczenia, które przybrały postać rzeczy (produktu), wykonania usługi, bądź udostępnienia rzeczy lub praw.

Na podmiocie dokonującym ww. świadczeń (pracodawcy) ciążą natomiast obowiązki płatnika, wynikające z art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

Niezależnie od powyższego wyjaśnić należy, że w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, w art. 2, przewidziane zostały sytuacje, w których uzyskanie korzyści majątkowej mieszczącej się w definicji przychodu nie spowoduje powstania obowiązku podatkowego w podatku dochodowym od osób fizycznych. Wśród wyłączeń wskazanych w tym przepisie w ust. 1 pkt 3 wskazane zostały:

Przepis ten dotyczy sytuacji podatników osiągających dochód (przychód), który co do zasady może podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a który uzyskany został przez nich w sposób nieodpłatny, na podstawie jednego z tytułów wymienionych w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn. Jego rolą jest zapobieżenie sytuacji, w której to samo przysporzenie majątkowe powodowałoby powstanie obowiązku podatkowego w dwóch podatkach, czego skutkiem byłoby podwójne opodatkowanie tego samego przysporzenia majątkowego.

Na mocy art. 1 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 596):

Umowa darowizny zdefiniowana natomiast została w art. 888 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1610 ze zm.), w myśl którego:

Kwestia opodatkowania nieodpłatnych świadczeń otrzymywanych przez pracowników od pracodawców budziła wątpliwości po stronie pracowników oraz pracodawców i prowadziła do sporów interpretacyjnych. Orzecznictwo sądów administracyjnych w tej materii również było niejednolite. Zagadnienie to zostało ostatecznie rozstrzygnięte przez Trybunał Konstytucyjny, w wyroku z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13. W wyroku tym Trybunał Konstytucyjny wskazał, że nie wszystkie świadczenia otrzymywane przez pracowników od pracodawców można uznać za przychód w rozumieniu ustawy.

Biorąc pod uwagę przedstawiony we wniosku opis sprawy, powołane przepisy prawa podatkowego oraz wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13, uznać należy, że przekazywanie pracownikom prezentów w postaci rzeczowej (o których mowa we wniosku), a które nie będą stanowić elementu wynagrodzenia wynikającego z zawartej umowy o pracę, ale będą dla pracownika formą uhonorowania z tytułu okoliczności życiowych takich jak ślub, urodzenie dziecka, sukces naukowy, co do zasady będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn.

W konsekwencji, z uwagi na wyłączenie z opodatkowania na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wartość wręczonych pracownikom ww. prezentów, - w okolicznościach wskazanych we wniosku, nie będzie stanowić dla nich przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zatem z ww. tytułu nie będą na Państwu ciążyć obowiązki płatnika związane z obliczeniem, pobraniem i odprowadzeniem zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych na podstawie art. 32 ust. 1 ww. ustawy.

Stanowisko Państwa w tej kwestii jest prawidłowe.

Państwa wątpliwości dotyczą także opodatkowania zwrotu kosztów noclegu Pracowników podczas zagranicznych podróży służbowych.

W tym miejscu wskazać należy, że definicja podróży służbowej została zawarta w art. 77⁵§ 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465), który stanowi, iż:

W myśl art. 77⁵§ 2 ww. ustawy:

Stosownie do ww. art. 77⁵§ 3 Kodeksu pracy:

Jak wynika z art. 77⁵§ 5 Kodeksu pracy:

Mając zatem na uwadze powyższe, stwierdzić należy, że podróżą służbową jest taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem wykonywania pracy.

Jednocześnie, w niniejszej sprawie należy odnieść się do art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

Art. 21 ust. 13 ww. ustawy stanowi, że:

Z art. 21 ust. 15c tejże ustawy wynika, że:

W konsekwencji, warunkiem niezbędnym dla skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej - co ma miejsce w przedmiotowej sprawie.

Natomiast zasady rozliczania zagranicznych podróży służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).

Zgodnie z § 2 powołanego rozporządzenia:

Stosownie do § 3 ust. 1-4 ww. rozporządzenia:

Natomiast § 4 ust. 1-2 rozporządzenia stanowi, że:

W myśl § 13 ust. 1 ww. rozporządzenia:

Na podstawie § 13 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

Z § 13 ust. 3 tego rozporządzenia wynika, że:

Na mocy § 13 ust. 4 ww. rozporządzenia:

Jednocześnie z § 14 ust. 1-4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej wynika, że:

Ponadto, odnosząc się do wydatków na zakwaterowanie wskazać należy, że stosownie do § 16 ust. 1, 2 i 3 ww. rozporządzenia:

Stosownie do § 16 ust. 4 ww. rozporządzenia:

Z ww. przepisów wynika, że pracownik w zagranicznej podróży służbowej może uzyskać zwrot poniesionych i stwierdzonych rachunkiem wydatków za noclegi do wysokości limitu hotelowego obowiązującego dla poszczególnych państw. Powyższy zwrot przysługuje tylko wówczas, gdy pracodawca lub strona zagraniczna nie zapewniają pracownikowi bezpłatnego noclegu. W uzasadnionych przypadkach jednakże pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej ww. limit.

Zatem, jeśli pracownik pokrywa wydatki na noclegi oraz posiada rachunki potwierdzające poniesienie wydatków, to wówczas kwota zwrotu tych wydatków do wysokości limitu obowiązującego w poszczególnych państwach (określonego w załączniku do rozporządzenia) lub w wysokości stwierdzonej rachunkiem i przekraczającej limit w uzasadnionym przypadku, gdy pracodawca wyrazi na to zgodę - skorzysta ze zwolnienia wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Reasumując, skoro Państwa pracownicy otrzymują polecenia służbowe wyjazdu poza granicę Polski, które wiążą się z wykonywaniem przez tych pracowników obowiązków w ramach podróży służbowej, o której mowa w art. 77⁵ Kodeksu pracy i w związku z tym otrzymują należności w postaci zwrotu kosztów za nocleg w wysokości nieprzekraczającej kwot wynikających z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - to świadczenia te stanowią dla pracowników przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże podlegający zwolnieniu od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) tej ustawy. Tym samym, od ww. kwot nie mają Państwo obowiązku obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Jednocześnie wskazać należy, że zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) przysługuje również w odniesieniu do zwrotu kosztów noclegów pracownikom odbywającym zagraniczną podróż służbową w wysokości przekraczającej limit określony w poszczególnych państwach w ww. załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w uzasadnionych przypadkach, gdy Państwo wyrażą na to zgodę w wysokości stwierdzonej przedstawionymi przez tych pracowników rachunkami za nocleg. Zatem, w niniejszej sprawie, skoro Państwo uznali uzasadnienie pracownika za zasadne i zaakceptowali wydatek na nocleg przekraczający limit, w uzasadnionych przypadkach, gdy Państwo jako pracodawca wyrażą na to zgodę a także w wysokości stwierdzonej przedstawionymi przez tego pracownika rachunkami za ten nocleg - to ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy może skorzystać cała kwota wydatku za nocleg wynikająca z rachunku. W konsekwencji, z tego tytułu na Państwu nie ciąży obowiązek obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Państwa stanowisko w tej części należało uznać również za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Odnosząc się do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych stwierdzam, że rozstrzygnięcia te dotyczą tylko spraw konkretnych podatników i nie są wiążące dla organu wydającego niniejszą interpretację.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…), ul. (…), (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.