Interpretacja 0114-KDIP3-2.4011.967.2025.4.JK3

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanych zdarzeń przyszłych w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

31 października 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo pismem z 3 grudnia 2025 r. oraz pismem z 9 stycznia2026 r. – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka korzysta z usług firmy świadczącej usługi przewozu osób taksówkami w następujących sytuacjach:

1.  Przejazdy taksówkami w trakcie podróży służbowej.

2.  Powrót pracowników ze spotkań integracyjnych organizowanych przez pracodawcę lub przedstawicieli pracodawcy do miejsca zamieszkania.

3.  Dojazd z miejsca zamieszkania na lotnisko i powrót z lotniska do miejsca zamieszkania w celu zrealizowania zagranicznej podróży służbowej.

4.  Przejazd z miejsca świadczenia pracy na spotkanie z klientem zewnętrznym (np. nabywcą lub potencjalnym nabywcą produktów lub usług sprzedawanych przez firmę, dostawcą usług i towarów dla firmy, bankiem, urzędem skarbowym, serwisem samochodowym w związku z naprawą i przeglądem samochodu służbowego, dojazd i powrót na Konferencję marketingową lub szkolenie) i powrót ze spotkania do miejsca świadczenia pracy.

5.  Dojazd do miejsca świadczenia pracy z miejsca zamieszkania i powrót z miejsca świadczenia pracy do miejsca zamieszkania.

Uzupełnienie zdarzenia przyszłego

Podróże służbowe wymienione we wniosku spełniają definicję podróży służbowej w myśl ustawy z 26 czerwca 1974 Kodeks Pracy. Zgodnie z Kodeksem Pracy, pracownikiem jest osoba posiadająca umowę o pracę, także tym samym zatrudnionych przez Państwa pracowników łączy z firmą (…) sp. z o.o. stosunek pracy.

Wydatki na taksówki są pokrywane bezpośrednio ze środków Spółki na podstawie otrzymanej zbiorczej faktury z firmy świadczącej usługi przewozu. Płatność jest dokonywana przelewem bankowym. Sporadycznie może zdarzyć się sytuacja, że pracownik pokryje wydatek z karty służbowej, otrzymanej zaliczki lub z własnych środków w przypadku braku karty służbowej czy przyznanej wcześniej zaliczki.

Zawsze przejazd taksówką wiąże się z ustną zgodą bezpośredniego przełożonego (stanowisko kierownicze) na poniesienie tego typu wydatku przed wystąpieniem wydatku. Bezpośredni przełożony jest umocowany do tego typu działań przez Prezesa firmy. Posiadają Państwo rachunki, paragony, faktury potwierdzające koszt na przejazdy taksówkami. Korzystanie z taksówek dokumentowane jest zewnętrznymi dokumentami księgowymi w postaci rachunków, paragonów i faktur.

Nie macie Państwo formalnych umów z pracownikami w tym zakresie, nie ma wymogu prawnego posiadania takich umów. Pracownicy wiedzą natomiast, że firma daje możliwość skorzystania z usług przejazdów taksówkami w celach służbowych (tj. celach mających związek z wykonywaniem zadania służbowego, np. przejazd na lotnisko i z w powrotem w czasie podróży służbowej zagranicznej).

Udział w imprezie integracyjnej jest obowiązkowy, ponieważ jest tam realizowany ważny dla firmy cel polegający m.in. za poprawie współpracy czy innych celach przekładających się na efektywniejsze wykonywanie zadań służbowych. Ale oczywiście, jeżeli ktoś z ważnych powodów prywatnych nie może wziąć udziału w imprezie integracyjnej to nie jest do tego zmuszany.

Związek pomiędzy ponoszonymi wydatkami a kosztami podatkowymi w odniesieniu do 5 sytuacji zaprezentowanych we wniosku ORD-IN został przedstawiony w części 1.97 wniosku ORD-IN (własne stanowisko - dopisane przez organ). Podsumowanie dla tych 5 sytuacji: wydatki są ponoszone w związku z realizacją zadań służbowych, które służą firmie i w zależności od sytuacji opisanej w szczegółach w ww. punkcie 1.97 (własne stanowisko - dopisane przez organ) przekładają się na osiągnięcie przychodu podatkowego w postaci faktur sprzedaży (np. cel podróży służbowej - wykonanie usługi konsultingowej, spotkanie z klientem w celu monitorowania realizacji zamówionej przez klienta usługi) lub zabezpieczenia źródła przychodów (np. dbałość o majątek firmy czy to rzeczowy czy osobowy niezbędny do wykorzystania tegoż majątku dla realizacji zadań firmowych).

Pytania

1.  Czy opisane w punkcie G. 82. wydatki na przejazdy taksówkami są kosztem podatkowym dla firmy (art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych)?

2.  Czy opisane w punkcie G.82 wydatki na przejazdy taksówkami stanowią przychód pracownika i tym samym podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) i czy, z któregoś z 5 opisanych tytułów Spółka ma obowiązki płatnika (art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych )?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytania oznaczone we wniosku Nr 2. W zakresie pytania Nr 1 zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Państwa stanowisko w sprawie

1. Przejazdy taksówkami w trakcie podróży służbowej - stanowią u pracowników przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 updof. Przychód ten jednak korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof. W korespondencji z § 2 pkt 2 lit. d i § 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. Przejazdy te są kosztem podatkowym w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ponieważ są związane z realizowaniem zadań służbowych i są ponoszone w celu osiągnięcia lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie są wymienione w art. 16 ust. 1. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

2. Powrót pracowników ze spotkań integracyjnych organizowanych przez pracodawcę lub przedstawicieli pracodawcy do miejsca zamieszkania - do kwestii rozumienia pojęcia „nieodpłatnego świadczenia” odniósł się Trybunał Konstytucyjny (TK) w wyroku z dnia 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13. TK dokonał ustalenia, jakie kryteria decydują o zakwalifikowaniu nieodpłatnego świadczenia do przychodów pracownika z tytułu stosunku pracy. Wskazał, że za przychód pracownika mogą być uznane takie świadczenia, które:

1)   zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),

2)   zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,

3)   korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

W Państwa ocenie punkt 2) z ww. listy Trybunału Konstytucyjnego nie jest spełniony. To w interesie pracodawcy jest uczestnictwo pracowników w spotkaniach integracyjnych. Spotkania integracyjne służą budowaniu zespołu, poprawie relacji w zespole, dają możliwość lepszego poznania się pracownikom i porozmawiania na spokojnie poza pracą o problemach jakie pojawiają się w firmie. Wydatek za taksówkę jest ponoszony przez pracodawcę (umowa z dostawcą usług taksówkowych) i tym samym jest dla pracownika świadczeniem niepieniężnym, jest bezpośrednio związany z kosztem jakim jest impreza integracyjna. Gdyby nie konieczność udziału w imprezie integracyjnej to pracownik nie poniósłby wydatku na taksówki. W związku z tym nie może zostać uznany za przychód pracownika. W Państwa ocenie wydatki na taksówki są kosztem podatkowym w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ponieważ są związane z realizowaniem zadań służbowych i są ponoszone w celu osiągnięcia lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie są wymienione w art. 16 ust. 1. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. 3. Dojazd z miejsca zamieszkania na lotnisko i powrót z lotniska do miejsca zamieszkania w celu zrealizowania zagranicznej podróży służbowej - dla pracownika jest to świadczenie niepieniężne, spółka ma zawartą umowę z dostawcą usług taksówkowych. Ten typ wydatków nie spełnia trzech przesłanek wymienionych przez Trybunał Konstytucyjny w punkcie 2. Gdyby nie fakt, iż to pracodawca wysyła pracownika w podróże służbowe, tego typu koszty nie zostałby wygenerowane przez pracownika w związku z tym nie mogą być uznane za jego przychód, gdyż nie zostały spełnione w interesie pracownika i pracownik nie odniósł żadnej korzyści. Jednocześnie wydatki te są związane z realizacją zadań służbowych i tym samym mogą być uznane za koszt podatkowy w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

4. Przejazd z miejsca świadczenia pracy na spotkanie z klientem zewnętrznym (np. nabywcą lub potencjalnym nabywcą produktów lub usług sprzedawanych przez firmę, dostawcą usług i towarów dla firmy, bankiem, urzędem skarbowym, serwisem samochodowym w związku z naprawą i przeglądem samochodu służbowego, dojazd i powrót na Konferencję marketingową lub szkolenie) i powrót ze spotkania do miejsca świadczenia pracy. Ten typ wydatków nie spełnia trzech przesłanek wymienionych przez Trybunał Konstytucyjny w punkcie 2. Wszystkie wymienione przypadki zdarzeń należą do kategorii zadań służbowych. Gdyby nie konieczność wykonania określonych czynności służbowych tego typu koszty nie zostałby wygenerowane przez pracownika w związku z tym nie mogą być uznane za jego przychód, gdyż nie zostały spełnione w interesie pracownika i pracownik nie odniósł żadnej korzyści. Jednocześnie wydatki te są związane z realizacją zadań służbowych i tym samym mogą być uznane za koszt podatkowy w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

5. Dojazd do miejsca świadczenia pracy z miejsca zamieszkania i powrót z miejsca świadczenia pracy do miejsca zamieszkania – w Państwa ocenie w tym wypadku są spełnione wszystkie ww. przesłanki Trybunału Konstytucyjnego do uznania wydatku za przychód podatkowy pracowników. Świadczenia na rzecz pracowników - co do zasady - są kosztem uzyskania przychodów pracodawcy, niezależnie od tego czy podstawą ich wypłaty jest Kodeks pracy, wydane na jego podstawie przepisy wykonawcze, układ zbiorowy pracy, czy też regulamin pracy, chyba że przepisy w sposób wyraźny taką możliwość ograniczają lub wyłączają (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 lutego 2018 r., nr 0114-KDlP2-2.4010.304.2017.I.SO). Możliwość dokonywania określonych świadczeń na rzecz pracowników powinna więc wynikać z przepisów prawa pracy, w tym regulacji wewnątrzzakładowych czy umowy o pracę. Powszechnie uznaje się, że wydatki takie wpływają na większą motywację pracowników oraz atrakcyjność oferty zatrudnienia, co może przekładać się na zwiększenie przychodów pracodawcy, o ile obowiązek ich ponoszenia przez pracodawcę ma umocowanie w stosownych przepisach lub umowie o pracę. W przypadku spółki na ten moment nie ma obowiązku ich ponoszenia przez pracodawcę unormowanego w regulacjach wewnątrzzakładowych czy umowach o pracę w związku z tym faktem wydatek ten nie może być kosztem podatkowym w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Podsumowanie stanowiska w podziale na 5 przypadków opisanych we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej:

Przypadek nr 1: brak przychodu, tym samym Spółka nie jest płatnikiem.

Przypadek nr 2: brak przychodu u pracownika, tym samym Spółka nie jest płatnikiem.

Przypadek nr 3: brak przychodu u pracownika, tym samym Spółka nie jest płatnikiem.

Przypadek nr 4: brak przychodu u pracownika, tym samym Spółka nie jest płatnikiem.

Przypadek nr 5: przychód u pracownika i Spółka ma obowiązki płatnika w podatku PIT.

Pismem z 9 stycznia 2026 r. wyjaśnili Państwo nieprecyzyjne uzupełnienie złożone w dniu 3 grudnia 2025 r. dotyczące przypadku nr 1: przejazdy taksówkami w trakcie podróży służbowej - stanowią u pracowników przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 updof. Przychód ten jednak korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof w korespondencji z § 2 pkt 2 lit. d i § 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.):

Na płatniku ciążą zatem trzy podstawowe obowiązki, tj.:

1)   obliczenia podatku w prawidłowej wysokości,

2)   pobrania podatku,

3)   wpłacenia pobranego podatku do właściwego organu podatkowego.

Tak określone obowiązki determinują także zakres odpowiedzialności płatnika.

W myśl art. 30 § 1 Ordynacji podatkowej :

Zgodnie z zasadą powszechności opodatkowania wyrażoną w przepisie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Z treści tego przepisu wynika zatem, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione przez ustawodawcę w katalogu zwolnień przedmiotowych ustawy, bądź od których zaniechano poboru podatku, w drodze rozporządzenia.

Na podstawie art. 11 ust. 1 ww. ustawy:

Według art. 11 ust. 2 ustawy:

W myśl przepisu art. 11 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem podatnika jest różnica pomiędzy wartością tych świadczeń, ustaloną według zasad określonych w ust. 2 lub 2a, a odpłatnością ponoszoną przez podatnika – o czym stanowi art. 11 ust. 2b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jednocześnie należy zauważyć, iż przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawierają legalnej definicji nieodpłatnych świadczeń, o których mowa w art. 11 ust. 1 i 2-2b oraz art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Rozumienie tego pojęcia zostało jednak wypracowane w judykaturze.

Katalog źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych zawiera art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Stosownie do art. 10 ust. 1 źródłami przychodów są m.in.:

• stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta (pkt 1);

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy:

Treść powyższego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać jako pracownik. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on realną korzyść będzie to rodzić obowiązek zwiększenia jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych zawartych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Do przychodów pracownika ze stosunku pracy zalicza się zatem zarówno otrzymane przez pracownika pieniądze, jak i świadczenia rzeczowe. Będą to też świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika w całości, jak i te, które pracodawca pokrywa jedynie w części.

Podstawą opodatkowania osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę jest jej przychód z tytułu stosunku pracy. Jak wskazuje w swoim wyroku z 24 czerwca 2009 roku Naczelny Sąd Administracyjny, II FSK 251/08: „o zakwalifikowaniu świadczenia jako przychodu ze stosunku pracy decyduje bowiem to, czy określone świadczenie może otrzymać wyłącznie pracownik, czy również inna osoba niezwiązana tego rodzaju stosunkiem prawnym. Istotne jest więc to, czy istnieje związek prawny lub faktyczny danego świadczenia z istniejącym stosunkiem pracy”.

Zatem, należy wskazać, że z ogólnej definicji przychodów zawartej w art. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, iż przychodami są w szczególności otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze.

Zauważyć należy, że kwestia rozumienia pojęcia „innych nieodpłatnych świadczeń” – w kontekście świadczeń pracowniczych – była przedmiotem analizy Trybunału Konstytucyjnego, który w wyroku z 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13 stwierdził, że za przychód pracownika z tytułu „innych nieodpłatnych świadczeń”, o których mowa w art. 12 ust. 1 i art. 11 ust. 1 ustawy, mogą być uznane takie świadczenia, które:

• po pierwsze, zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
• po drugie, zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
• po trzecie, korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

W kontekście pierwszego warunku, Trybunał Konstytucyjny podkreślił, że „inne nieodpłatne świadczenia” na rzecz pracownika mogą być uznane za jego dochód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych tylko pod warunkiem, że rzeczywiście spowodowały zaoszczędzenie przez niego wydatków. Ustalenie tej okoliczności zależy od tego, czy pracownik skorzystał ze świadczenia oferowanego przez pracodawcę w pełni dobrowolnie. Zgoda na skorzystanie ze świadczenia wyraża bowiem ocenę pracownika, że świadczenie – z punktu widzenia jego sytuacji zawodowej, życiowej, rodzinnej – jest celowe i przydatne, leży w jego interesie. Oznacza to, że w braku świadczenia ze strony pracodawcy pracownik musiałby ponieść wydatek. W konsekwencji, przyjęcie świadczenia oferowanego przez pracodawcę oznacza uniknięcie tego wydatku.

Formułując drugi warunek Trybunał Konstytucyjny wyjaśnił, że dla oceny czy świadczenie leżało w interesie pracownika, istotne jest czy stanowi ono realne przysporzenie majątkowe (korzyść), którego efekt jest uchwytny w jego majątku. Trybunał Konstytucyjny – w ślad za uchwałami NSA – uznał, że w zakres nieodpłatnego świadczenia, jako przychodu wchodzą wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, „których skutkiem jest nieodpłatne, tj. niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku tej osobie, mające konkretny wymiar finansowy”. W konsekwencji, aby wartość świadczenia uzyskanego od pracodawcy podlegała opodatkowaniu po stronie pracownika musi pojawić się dochód, czyli korzyść majątkowa. Korzyść ta może wystąpić w dwóch postaciach: prowadzi do powiększenia aktywów, co jest zwykłym skutkiem wypłaty pieniędzy, albo do zaoszczędzenia wydatków, co może być następstwem świadczenia rzeczowego lub w formie usługi. W wyniku takiego świadczenia w majątku pracownika nie pojawia się wprawdzie realny dochód (w znaczeniu ekonomicznym), ale ponieważ znaczenie dochodu na gruncie ustawy jest szersze, zaoszczędzenie wydatków musi być traktowane na równi z przyrostem majątku. Jako przykład Trybunał Konstytucyjny wskazał m.in. dowożenie pracownika z miejsca zamieszkania do pracy. W ocenie Trybunału Konstytucyjnego zorganizowanie tego rodzaju transportu może oznaczać zaoszczędzenie wydatku po stronie pracownika i w konsekwencji może stanowić przysporzenie objęte podatkiem dochodowym. Taka ocena jest jednak poprawna tylko pod warunkiem, że świadczenia tepracodawca spełniał, dysponując uprzednią zgodą pracownika na ich przyjęcie. O ile bowiem pracownik decyduje się skorzystać z przewozu, niewątpliwie zaoszczędza sobie wydatku, który musiałby ponieść.

Jednocześnie Trybunał Konstytucyjny zauważył, iż w sytuacji, gdy nieodpłatne świadczenie zostało przyjęte jako warunek niezbędny do zgodnego z prawem wykonania pracy – po stronie pracownika nie pojawia się korzyść, która mogłaby być objęta podatkiem dochodowym.

Odnosząc się natomiast do trzeciego warunku, Trybunał Konstytucyjny wskazał, że przychód powstaje, gdy można zindywidualizować świadczenie, określić jego wartość pieniężną oraz skonkretyzować odbiorcę. Mając powyższe na uwadze Trybunał Konstytucyjny zauważył, że w sytuacji gdy otrzymane przez pracownika nieodpłatne świadczenie stanowi świadczenie pracodawcy, na które pracownik wyraził zgodę, które zostało spełnione w jego interesie i oznacza realne przysporzenie mu korzyści, problem ustalenia podstawy opodatkowania w zasadzie ulega rozwiązaniu.

W świetle powyższego zauważyć należy, że nie każde świadczenie spełnione przez pracodawcę na rzecz pracownika bez ustalonej za nie zapłaty jest świadczeniem podlegającym podatkowi dochodowemu, podobnie jak nie każde tego rodzaju świadczenie jest wyłączone spod regulacji ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przy czym, jak słusznie zauważył Trybunał Konstytucyjny, ze względu na otwarty i rozwijający się katalog świadczeń oferowanych przez pracodawców nie jest możliwe enumeratywne wyliczenie w ustawie podatkowej wszystkich nieodpłatnych przysporzeń, które zgodnie z zasadą powszechności przedmiotowej podatku dochodowego powinny być przez ustawodawcę uwzględnione.

Co istotne, wytyczne zawarte w wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13 mogą mieć zastosowanie również do świadczeń pieniężnych, jednakże wtedy gdy kwestia (tj. opodatkowanie/zwolnienie z opodatkowania) danego świadczenia nie jest wprost uregulowana w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W myśl natomiast art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Wskazali Państwo, że w ramach wykonywania obowiązków służbowych Państwa pracownicy odbywają podróże służbowe. Podróże służbowe wymienione we wniosku spełniają definicję podróży służbowej w myśl ustawy z 26 czerwca 1974 Kodeks Pracy. W ramach podróży służbowych powstają przypadki gdy niezbędne jest skorzystanie z taksówki. Wydatki na taksówki są pokrywane bezpośrednio ze środków Spółki na podstawie otrzymanej zbiorczej faktury z firmy świadczącej usługi przewozu. Płatność jest dokonywana przelewem bankowym. Sporadycznie może zdarzyć się sytuacja, że pracownik pokryje wydatek z karty służbowej, otrzymanej zaliczki lub z własnych środków w przypadku braku karty służbowej czy przyznanej wcześniej zaliczki.

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ww. ustawy:

Odnosząc powyższe na grunt rozpatrywanej sprawy wskazuję, że przedmiotowe zwolnienie z opodatkowania może odnosić się do świadczeń pieniężnych otrzymywanych w związku z odbywaniem przez pracownika podróży służbowej. Oznacza to, że zwolnienie przysługuje wyłącznie pod warunkiem, że pracownik odbywa podróż służbową w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy.

Stosownie do art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.):

Podróżą służbową jest więc taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Jednocześnie, odrębne przepisy, o których mowa w dyspozycji art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, to przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).

Zgodnie z § 2 ww. rozporządzenia:

W myśl § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia:

Jak wynika z § 3 ust. 2 rozporządzenia:

Stosownie do § 3 ust. 3 rozporządzenia:

Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia:

Natomiast jak wynika z § 9 ww. rozporządzenia:

Jak stanowi § 17 ww. rozporządzenia:

Z § 6 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej wynika, że:

Jak wynika natomiast z § 12 rozporządzenia, czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

Stosownie do § 21 rozporządzenia:

Mając na uwadze powyższe, w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety albo na wniosek pracownika pracodawca wyraża zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Z zastrzeżeniem natomiast wynikającym z § 17 ust. 4 ww. rozporządzenia pracownikowi w podróży zagranicznej przysługuje ryczałt w wysokości ustalonej na podstawie § 17 ust. 1, 2 i ust. 3 rozporządzenia, czyli na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa w ust. 1, wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety. Ponadto pracownikowi w podróży zagranicznej przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży w wysokości 10% diety za dobę obowiązującej w danym państwie, zgodnie z załącznikiem do przedmiotowego rozporządzenia (§ 17 ust. 3 rozporządzenia).

W ww. sytuacjach ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych korzysta zatem – co do zasady – jedynie kwota ryczałtu wynikającego z ww. rozporządzenia. Kwota wypłacona ponad określony przepisami ryczałt stanowi natomiast przychód pracownika podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Jedynie w sytuacji, gdy pracownicy odbywający podróż służbową (zarówno zagraniczną, jak i krajową) w związku z uzasadnioną potrzebą korzystają w miejscowości docelowej (innej niż miejscowość rozpoczęcia podróży) z taksówek, otrzymany zwrot poniesionych wydatków w udokumentowanej wysokości stanowi dla nich przychód zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy. W takim przypadku uznać bowiem należy, że przedmiotowe koszty mogą stanowić inne wydatki określone lub uznane przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, wymienione w § 2 pkt 2 lit. d) ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Zatem przejazdy taksówkami w trakcie podróży służbowej w miejscowości docelowej (przypadek 1) stanowią dla pracowników przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych korzystający ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy. Na Państwu nie będą ciążyły z tego tytułu obowiązki płatnika.

Odmiennie zaś należy rozpatrywać sytuację związaną z wydatkami na dojazd taksówką z miejsca zamieszkania na lotnisko i powrót z lotniska do miejsca zamieszkania w celu zrealizowania zagranicznej podróży służbowej (przypadek 3).

Pomimo tego, że w § 12 rozporządzenia ustawodawca sprecyzował, w którym momencie rozpoczyna się podróż zagraniczna, to jednak na mocy § 21 tego rozporządzenia, uznać należy, że zasada wynikająca z § 6 rozporządzenia ma również zastosowanie w przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju. Z faktu, że pracodawca może wyznaczyć miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej nie można jednak wywodzić, że pracodawca może również określić konkretne miejsce w tej miejscowości, od której rozpoczyna się podróż krajowa i zagraniczna.

Zwrócić bowiem należy uwagę, że na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ze zwolnienia od podatku korzystają diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika (…). Użyte sformułowanie „za czas” jest pojęciem węższym niż „w związku” czy „z tytułu”. Oznacza to, że zakresem tego zwolnienia nie są objęte należności z tytułu podróży służbowej, przyznane za czas niebędący podróżą służbową. Na przykład do czasu zagranicznej podróży służbowej odbywanej środkami komunikacji lotniczej nie wlicza się przejazdów taksówką na lotnisko, z którego startuje samolot w drodze za granicę, oraz przejazd taksówką z lotniska, na którym ląduje samolot w drodze powrotnej.

Jeśli zatem podróż rozpoczyna się od miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, stałe miejsce pracy pracownika lub/i miejsce stałego lub czasowego pobytu pracownika, to wydatki ponoszone w związku z przejazdami na terenie tej miejscowości nie mieszczą się w zakresie wydatków wymienionych w rozporządzeniu. Nie oznacza to jednak, że zwrot tych wydatków lub ich bezpośrednie ponoszenie przez pracodawcę stanowi przychód podlegający opodatkowaniu. W sytuacji bowiem, gdy pracodawca zwraca pracownikowi za taksówkę zamówioną w związku z wykonywaniem zadania służbowego [np. finansuje (zwraca pracownikowi wydatki) przejazdy taksówkami na trasie pomiędzy miejscem zamieszkania pracownika lub siedzibą firmy, a miejscem rozpoczęcia podróży służbowej lub odpowiednio pomiędzy miejscem zakończenia podróży służbowej a miejscem zamieszkania pracownika] to pracownik nie otrzymuje od pracodawcy przysporzenia majątkowego (korzyści). Zwrócić uwagę należy, że nawet w sytuacji, gdy danego przejazdu nie można zakwalifikować jako podróży służbowej (np. odbywa się przed rozpoczęciem podróży służbowej lub po jej zakończeniu, lub dotyczy tzw. jazd lokalnych), to nadal brak jest podstaw do przerzucenia na pracownika kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem powierzonego zadania.

Zatem, w niniejszej sprawie w odniesieniu do wypłaconych pracownikowi (przypadek 3) należności z tytułu przejazdów taksówką na dojazd z miejsca zamieszkania na lotnisko i powrót z lotniska do miejsca zamieszkania w celu zrealizowania zagranicznej podróży służbowej nie będzie stanowił dla pracownika przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Po Państwa stronie nie wystąpią obowiązki płatnika.

Natomiast odnosząc się do przypadku 2, w świetle powyższych rozważań, zgodzić się należy z Państwem, że to w interesie pracodawcy jest uczestnictwo pracowników w spotkaniach integracyjnych. Spotkania integracyjne polegają na poprawie współpracy przez co jest realizowany ważny dla firmy cel. Ponadto służą budowaniu zespołu, poprawie relacji w zespole, dają możliwość lepszego poznania się pracownikom i porozmawiania na spokojnie poza pracą o problemach jakie pojawiają się w firmie. Dodatkowo z opisu sprawy wynika, że wydatki za taksówkę są pokrywane bezpośrednio przez pracodawcę na podstawie otrzymanej zbiorczej faktury (umowa z dostawcą usług taksówkowych). Zatem bez realnego elementu w postaci otrzymania korzyści przez pracownika nie uzyskuje on przychodu. Nie występuje zdarzenie, z którym ustawa wiąże powstanie obowiązku podatkowego. Tym bardziej, bez skonkretyzowanego i indywidualnie przypisanego świadczenia, brak jest podstaw do określenia jego wysokości. W związku z tym ww. świadczenie nie może zostać uznane za przychód pracownika.

Ponadto odnosząc się do przypadku 4, przejazd z miejsca świadczenia pracy na spotkanie z klientem zewnętrznym (np. nabywcą lub potencjalnym nabywcą produktów lub usług sprzedawanych przez firmę, dostawcą usług i towarów dla firmy, bankiem, urzędem skarbowym, serwisem samochodowym w związku z naprawą i przeglądem samochodu służbowego, dojazd i powrót na Konferencję marketingową lub szkolenie) i powrót ze spotkania do miejsca świadczenia pracy, nie spełnia trzech przesłanek wymienionych przez Trybunał Konstytucyjny. Wszystkie wymienione przypadki zdarzeń należą do kategorii zadań służbowych. Gdyby nie konieczność wykonania określonych czynności służbowych tego typu koszty nie zostałby wygenerowane przez pracownika w związku z tym nie mogą być uznane za jego przychód, gdyż nie zostały spełnione w interesie pracownika i pracownik nie odniósł żadnej korzyści.

Zatem powrót pracowników ze spotkań integracyjnych organizowanych przez pracodawcę (przypadek 2) lub przedstawicieli pracodawcy do miejsca zamieszkania oraz przejazd z miejsca świadczenia pracy na spotkanie z klientem zewnętrznym (np. nabywcą lub potencjalnym nabywcą produktów lub usług sprzedawanych przez firmę, dostawcą usług i towarów dla firmy, bankiem, urzędem skarbowym, serwisem samochodowym w związku z naprawą i przeglądem samochodu służbowego, dojazd i powrót na Konferencję marketingową lub szkolenie) i powrót ze spotkania do miejsca świadczenia pracy (przypadek 4), nie będzie stanowił dla pracownika przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Na Państwu nie będą ciążyły obowiązki płatnika z tego tytułu.

Natomiast, w sytuacji, gdy pracodawca – mimo braku ciążącego na nim obowiązku nałożonego przepisami powszechnie obowiązującego prawa pracy – zapewni pracownikowi dojazd do miejsca świadczenia pracy z miejsca zamieszkania i powrotu z miejsca świadczenia pracy do miejsca zamieszkania (przypadek 5), to przy uwzględnieniu przytoczonych przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, orzecznictwa sądowoadministracyjnego oraz wyroku Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13, uznać należy, że wartość tych świadczeń stanowi dla tego pracownika przychód, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podlegający opodatkowaniu tym podatkiem.

W sytuacji braku tych świadczeń ze strony pracodawcy pracownik musiałby ponieść przedmiotowe wydatki. Zatem przyjęcie świadczeń oferowanych przez pracodawcę leży w interesie pracownika, gdyż jest równoznaczne z uniknięciem przez niego wydatku, jaki musiałby ponieść w celu wykonywania obowiązków służbowych zgodnie z postanowieniami umowy, którą zawarł z pracodawcą.

Z tych też względów uznać należy, że przyjęcie przez pracownika świadczenia nastąpiło za jego zgodą oraz przyniosło mu wymierną korzyść majątkową (w omawianym przypadku korzyść polega na uniknięciu wydatku). Tym samym, spełniony został warunek dobrowolności świadczenia oraz jego udzielenia w interesie pracownika. Jednocześnie ww. korzyść jest przypisana indywidualnie do pracownika. Świadczenie można zindywidualizować.

W konsekwencji, wartość pokrytych przez pracodawcę kosztów w związku z dojazdem do miejsca świadczenia pracy z miejsca zamieszkania i powrotu z miejsca świadczenia pracy do miejsca zamieszkania – stanowi przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń, o których mowa w art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który należy zakwalifikować do źródła, o którym mowa w art. 12 ust. 1 tej ustawy. Po Państwa stronie powstanie obowiązek płatnika, tj. obowiązek obliczenia, pobrania i odprowadzenia do urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy.

Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Nawiązując do powołanego przez Państwa we własnym stanowisku w sprawie wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13 należy wyjaśnić, że do wytycznych zawartych w ww. wyroku należy sięgać tylko wtedy, gdy dana kwestia (tj. opodatkowanie/zwolnienie z opodatkowania danego świadczenia) nie jest wprost uregulowana w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zatem, skoro kwestia zwolnienia z opodatkowania należności z tytułu podróży służbowej uregulowana została w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy to należność ta (aby można było rozpatrywać ją pod kątem zwolnienia z opodatkowania) musi stanowić przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zwolnić z opodatkowania bowiem można świadczenie, które stanowi źródło przychodu.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili, i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…)

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego.

Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.