Interpretacja 0114-KDIP4-1.4012.126.2026.1.MK

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

17 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem VAT zarejestrowanym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Spółka należy (...). Obejmuje to przede wszystkim sprzedaż i montaż (...). Odbiorcami towarów i usług sprzedawanych przez Spółkę są zarówno klienci indywidualni (konsumenci), jak również podmioty gospodarcze mające status podatników VAT.

W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca dokonuje zakupów towarów i usług od różnych kontrahentów – zarówno krajowych, jak i zagranicznych. W sytuacjach, w których sprzedawcy są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT w Polsce i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego od prowadzonej sprzedaży (dalej: „Dostawca” / „Dostawcy”), zakupy dokonywane przez Wnioskodawcę są dokumentowane przez Dostawców fakturami, które stanowią dla Spółki podstawę do odliczenia podatku naliczonego VAT.

W odniesieniu do wskazanych powyżej faktur zakupu od Dostawców, nabywane przez Spółkę towary i usługi:

1.  nie korzystają ze zwolnienia z opodatkowania VAT oraz

2.  są wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT na terytorium Polski (Spółka nie wyklucza też w przyszłości wykonywania czynności opodatkowanych VAT poza terytorium Polski, w odniesieniu do których przysługiwałoby jej prawo do odliczenia VAT naliczonego, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium Polski, przy czym Wnioskodawca będzie wówczas posiadać dokumenty potwierdzające związek odliczonego podatku z tymi czynnościami);

3.  dla danej transakcji nie występują przesłanki negatywne do odliczenia VAT naliczonego, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

Z dniem 1 lutego 2026 r. weszły w życie przepisy dotyczące obowiązkowego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (dalej również: „KSeF”), przy czym w zależności od poziomu obrotu zrealizowanego przez podatnika w 2024 r. mogą one obowiązywać w konkretnym przypadku od 1 kwietnia 2026 r. Zgodnie z tymi przepisami, faktury dokumentujące transakcje podlegające opodatkowaniu VAT, wystawiane przez podatników objętych obowiązkiem stosowania KSeF, powinny być - z zastrzeżeniem możliwości przewidzianych na okres niedostępności i awarii KSeF, o których mowa w art. 106nf-106nh ustawy o VAT - wystawiane w formie:

• faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem tego systemu lub
• faktur w postaci elektronicznej zgodnej ze schemą faktury KSeF, tj. w tzw. trybie offline24 uregulowanym w art. 106nda ustawy o VAT, które nabywcy z siedzibą w Polsce – takiemu jak Spółka - przekazywane mogą być wyłącznie poprzez KSeF (dlatego w dalszej części wniosku obie te formy faktur określane są zbiorczo „fakturą ustrukturyzowaną” / „fakturami ustrukturyzowanymi”).

Wnioskodawca nie może jednak wykluczyć, że w toku prowadzonej działalności gospodarczej otrzyma od Dostawców faktury dokumentujące nabycie towarów lub usług, które – mimo że zgodnie z obowiązującymi przepisami powinny zostać wystawione w formie faktur ustrukturyzowanych i przekazane Spółce poprzez KSeF – zostaną wystawione i udostępnione Wnioskodawcy poza tym systemem. Faktury takie, mimo niedochowania wymaganej przez ustawę o VAT formy (postaci), dokumentują / będą dokumentować rzeczywistą transakcję gospodarczą pomiędzy Wnioskodawcą a Dostawcą.

Wnioskodawca przewiduje, że takie przypadki mogą wystąpić w szczególności z następujących przyczyn:

·      Błędna kwalifikacja obowiązku korzystania z KSeF po stronie Dostawcy

Możliwa jest sytuacja, w której Dostawca – mimo ciążącego na nim obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej i przekazania jej Spółce poprzez KSeF – wystawi ją w tradycyjnej formie (papierowej lub elektronicznej, np. w formacie PDF).

Tego rodzaju przypadek może wynikać zarówno z błędu organizacyjnego lub technicznego (np. nieprawidłowej konfiguracji systemu księgowego, braku integracji oprogramowania z KSeF czy też niewiedzy pracownika Dostawcy co do obowiązujących przepisów), jak i z błędnej oceny statusu prawnego Dostawcy w kontekście obowiązku korzystania z KSeF.

Nie można wykluczyć, że Dostawca błędnie uzna, iż nie jest objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. Taka nieprawidłowa ocena może wynikać m.in. z niewłaściwego zastosowania przepisów przejściowych dotyczących odroczenia obowiązku korzystania z KSeF – przykładowo, Dostawca może błędnie przyjąć, że spełnia przesłanki do uznania go za mikroprzedsiębiorcę, dla którego przewidziano czasowe wyłączenie z obowiązku stosowania KSeF, mimo że faktycznie takiego statusu nie posiada albo Dostawca popełnił błąd w kalkulacji obrotu za 2024 r., przez co uznał, że wystawianie faktur ustrukturyzowanych stanie się dla niego obowiązkowe od początku kwietnia 2026 r., podczas gdy powinien takie faktury przekazywać poprzez KSeF już od początku lutego 2026 r.

Analogicznie, może się zdarzyć, że Dostawca uzna, iż nie posiada siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski i w związku z tym nie podlega obowiązkowi wynikającemu z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, podczas gdy w rzeczywistości prowadzi działalność spełniającą przesłanki stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.

·      Powołanie się przez Dostawcę na rzekomą awarię lub niedostępność KSeF

Wnioskodawca nie może również wykluczyć, że Dostawca wystawi fakturę poza KSeF, powołując się na wystąpienie awarii lub niedostępność KSeF, które w rzeczywistości nie miały miejsca, bądź też nie udostępni w KSeF faktur wystawionych w ramach ww. trybów awaryjnych po ustaniu tych okoliczności.

W takiej sytuacji faktura zostanie przekazana Wnioskodawcy w formie papierowej lub elektronicznej (np. PDF), mimo że formalnie powinna zostać wystawiona i udostępniona w KSeF.

Może również dojść do sytuacji, w której kontrahent – powołując się na awarię własnych systemów – wystawi fakturę w tzw. trybie offline24 (zgodnie z mechanizmem określonym w art. 106nda ustawy o VAT) oraz mimo braku takiego uprawnienia udostępni ją Wnioskodawcy poza KSeF. Następnie zaś może on wprowadzić tę fakturę do KSeF z opóźnieniem – np. w kolejnym okresie rozliczeniowym – lub w ogóle jej tam nie udostępnić.

·      Świadome opóźnianie wdrożenia obowiązkowego KSeF po stronie Dostawcy

Wnioskodawca dopuszcza również możliwość, że niektórzy Dostawcy – pomimo formalnego obowiązku stosowania KSeF – będą celowo opóźniać jego wdrożenie w swojej organizacji, kierując się względami technicznymi, organizacyjnymi lub ekonomicznymi.

Tego rodzaju zachowanie może być motywowane przekonaniem, że w okresie przejściowym (np. w 2026 r., w związku z brakiem obowiązywania przepisów sankcyjnych) brak pełnej zgodności z przepisami o KSeF nie spowoduje dla Dostawców negatywnych konsekwencji finansowych lub karnych. W konsekwencji mogą oni nadal wystawiać faktury w dotychczasowej formie – papierowej lub elektronicznej (PDF) – zamiast faktur ustrukturyzowanych.

·      Wystawienie faktury poza KSeF w wyniku błędnej kwalifikacji transakcji

Zdarzyć się też może, że Dostawca uzna transakcję błędnie za czynność niepodlegającą obowiązkowi fakturowania w KSeF (np. uzna, że jest to sprzedaż na rzecz konsumenta, a faktycznie nabywcą będzie podatnik lub ma do czynienia z transakcją wyłączoną z KSeF). W rezultacie wystawi fakturę poza systemem (np. z systemu kasowego lub POS), mimo że powinien to zrobić w KSeF.

·      Wystawienie faktury korygującej poza KSeF

Wnioskodawca może też otrzymać od Dostawcy fakturę korygującą wystawioną poza KSeF – np. w sytuacji, gdy pierwotna faktura została prawidłowo wystawiona w KSeF, ale kontrahent błędnie przygotował korektę w tradycyjny sposób (np. w systemie fakturowym, który nie został jeszcze połączony z KSeF), w efekcie czego dokument ten zostanie przekazany Wnioskodawcy poza KSeF pomimo obowiązku udostępnienia faktury korygującej w tym systemie.

Pytanie

Czy Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z wystawionych przez Dostawców i otrzymanych przez Wnioskodawcę faktur zakupu, również w przypadku, gdy zostaną one udostępnione Wnioskodawcy poza Krajowym Systemem e- Faktur?

Państwa stanowisko w sprawie

W ocenie Wnioskodawcy, będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupu wystawionych przez Dostawców i otrzymanych przez Wnioskodawcę, również w przypadku, gdy zostaną one udostępnione Wnioskodawcy poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

i.    Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur

W świetle obowiązującego od dnia 1 lutego 2026 r. art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy VAT są zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. Przepisy przewidują jednak wyjątki od tego obowiązku, określone w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT. W szczególności, obowiązek ten nie będzie dotyczył podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, podatników posiadających na terytorium kraju wyłącznie stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, które nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług dokumentowanych fakturą oraz faktur dokumentujących sprzedaż na rzecz konsumentów.

Ustawa reguluje również szczególne przypadki wystawiania faktur, takie jak:

• tryb offline24, o którym mowa w art. 106nda ustawy o VAT, w przypadku którego faktury do nabywców krajowych mogą być przekazywane wyłącznie poprzez KSeF (zgodnie z art. 106nda ust. 3 ustawy o VAT),
• niedostępność KSeF, regulowana przepisami art. 106nh ustawy o VAT, w przypadku której - zdaniem Ministra Finansów - faktury do nabywców krajowych również mogą być przekazywane wyłącznie poprzez KSeF,
• awaria KSeF („zwykła”), do której odnoszą się przepisy art. 106ne ust. 1 i art. 106nf ustawy o VAT, w trakcie której podatnik może wystawiać faktury elektroniczne zgodnie ze wzorem określonym w art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT i udostępniać je nabywcy krajowemu w sposób z nim uzgodniony (tj. poza KSeF),
• awaria całkowita KSeF, regulowana przepisami art. 106ne ust. 3 i art. 106ng ustawy o VAT, w trakcie której podatnik wystawia faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne, których nie udostępnia nabywcom krajowym w KSeF.

Należy podkreślić, że przepisy ustawy o VAT nie nakładają na nabywcę obowiązku weryfikowania zasadności wystawienia przez sprzedawcę faktury w określonej formie. W szczególności, nabywca nie jest zobowiązany do badania, czy sprzedawca posiada stałe uczestniczące miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, jakie miał obroty w 2024 r. ani do ustalania, czy wystąpiły okoliczności uniemożliwiające wystawienie faktury przy użyciu KSeF.

ii. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, podatnik będący osobą, o której mowa w art. 15 tej ustawy, ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w zakresie, w jakim nabywane przez niego towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Ponadto, zgodnie z art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT, prawo do odliczenia przysługuje również w przypadku, gdy nabywane lub importowane towary i usługi są związane z czynnościami wykonywanymi poza terytorium kraju, pod warunkiem że podatnik posiada dokumenty potwierdzające związek tych wydatków z działalnością opodatkowaną, a kwoty podatku naliczonego mogłyby zostać odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium Polski.

Z kolei art. 86 ust. 2 ustawy o VAT definiuje kwotę podatku naliczonego jako sumę kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika w związku z:

1)   nabyciem towarów i usług,

2)   dokonaniem całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Jednocześnie, zgodnie z art. 88 ustawy o VAT, prawo do odliczenia podatku naliczonego nie przysługuje w przypadkach wskazanych w tym przepisie, w szczególności gdy faktura została wystawiona przez podmiot nieistniejący, dokumentuje czynność niewykonaną, podaje kwoty niezgodne z rzeczywistością, dokumentuje czynności niepodlegające opodatkowaniu lub zwolnione od podatku, albo gdy nabywca nie jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT.

Z powyższych przepisów wynika, że warunkiem skorzystania z prawa do odliczenia VAT naliczonego jest posiadanie faktury dokumentującej nabycia związane z działalnością opodatkowaną oraz posiadanie dokumentów potwierdzających ten związek, przy jednoczesnym braku przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy o VAT.

iii. Brak wpływu formy wystawienia faktury na prawo do odliczenia podatku naliczonego

Jednym z fundamentalnych założeń konstrukcji VAT jest zapewnienie podatnikom prawa do odliczenia podatku naliczonego, który został uiszczony w związku z nabyciem towarów i usług wykorzystywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Mechanizm ten stanowi kluczowy element funkcjonowania systemu VAT, umożliwiając przedsiębiorcom neutralizację obciążeń podatkowych powstałych na wcześniejszych etapach obrotu gospodarczego. W praktyce oznacza to, że VAT obciąża każdą fazę obrotu, lecz jednocześnie podatnik ma możliwość pomniejszenia podatku należnego o podatek naliczony, który został zapłacony w związku z nabyciem towarów lub usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Zasada neutralności VAT, będąca jednym z filarów wspólnotowego systemu podatkowego, gwarantuje, że podatek ten nie powinien stanowić ostatecznego kosztu dla przedsiębiorcy, lecz powinien być przenoszony na kolejne ogniwa łańcucha dostaw aż do konsumenta końcowego. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego mogą być wprowadzane wyłącznie na podstawie jednoznacznych i precyzyjnych regulacji ustawowych. Każda ingerencja ustawodawcy w zakres tego prawa musi być uzasadniona i wyraźnie wskazana w przepisach, gdyż naruszenie zasady neutralności VAT prowadziłoby do zakłócenia funkcjonowania systemu podatkowego oraz do nieuzasadnionego obciążenia podatników.

W tym kontekście należy podkreślić, że podstawową funkcją faktury jest udokumentowanie rzeczywistego przebiegu transakcji gospodarczej, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów w niej uczestniczących. Faktura powinna odzwierciedlać faktyczny stan rzeczy, potwierdzając, że doszło do nabycia towarów lub usług pomiędzy określonymi podmiotami. Z tego względu, ocena prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinna zdaniem Wnioskodawcy koncentrować się przede wszystkim na potwierdzeniu rzeczywistego zdarzenia gospodarczego, a nie wyłącznie na spełnieniu wymogów formalnych dotyczących formy dokumentu.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest więc od spełnienia warunków określonych w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, tj. wykorzystania nabytych towarów i usług do wykonywania czynności opodatkowanych, oraz od braku wystąpienia przesłanek negatywnych wskazanych w art. 88 tej ustawy. Przepis art. 88 ustawy w sposób wyczerpujący określa sytuacje, w których podatnik traci prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony. Wśród przesłanek negatywnych wymienionych w tym artykule nie znajduje się sytuacja, w której podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących rzeczywiste nabycie towarów lub usług, wystawionych poza KSeF, pomimo istniejącego obowiązku ich wystawienia w tej formie. Oznacza to, że ustawodawca nie przewidział pozbawienia podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego wyłącznie z powodu naruszenia obowiązku formalnego dotyczącego sposobu wystawienia faktury, o ile faktura ta dokumentuje rzeczywiste zdarzenie gospodarcze.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe. Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z dnia 12 sierpnia 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG) wskazano, że:

·     „(…) celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział”,

·     „(…) o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami”,

·     „Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Spółce (czynnemu podatnikowi VAT) będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 1 pkt 8 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupu dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Spółkę do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupu wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy”.

Tożsame wnioski wynikają również z innych interpretacji indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, w których potwierdzono, że samo uchybienie formalne w postaci niewystawienia faktury przy użyciu KSeF nie przekreśla prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego, jeżeli dokument ten odzwierciedla rzeczywistą transakcję gospodarczą.

Takie stanowisko zaprezentowano m.in. w interpretacjach:

·      z dnia 19 marca 2024 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.596.2023.3.KK,

·      z dnia 21 marca 2024 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.2.2024.2.KK,

·      z dnia 13 października 2025 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.833.2025.2.ALN,

·      z dnia 17 października 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.751.2025.1.KAB.

Podobne podejście wynika także z utrwalonego orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej („TSUE”). Trybunał konsekwentnie rozróżnia przesłanki materialne i przesłanki formalne prawa do odliczenia podatku VAT, wskazując, że istotne znaczenie mają wyłącznie te pierwsze. O ile warunkiem zasadniczym jest faktyczne dokonanie dostawy towarów lub wykonanie usług między podatnikami działającymi w tym charakterze (przesłanka materialna), o tyle uchybienia w zakresie formy faktury stanowią jedynie nieprawidłowości o charakterze technicznym, które same w sobie nie mogą pozbawiać podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego.

W wyroku z dnia 1 marca 2012 r. w sprawie C-280/10 Kopalnia Odkrywkowa Polski Trawertyn P. Granatowicz, M. Wąsiewicz sp. j. przeciwko Dyrektorowi Izby Skarbowej w Poznaniu, TSUE wskazał, że:

·     „(…) podstawowa zasada neutralności podatku VAT wymaga, by prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT zostało przyznane w razie spełnienia podstawowych wymagań, nawet jeśli podatnicy nie spełnili niektórych wymagań formalnych. W konsekwencji, jeżeli organy podatkowe posiadają informacje niezbędne do ustalenia, że podatnik, jako odbiorca danych transakcji, jest zobowiązany z tytułu podatku VAT, to nie mogą one wprowadzać dodatkowych warunków w zakresie przysługującego podatnikowi prawa do odliczenia tego podatku, które to warunki mogłyby w efekcie praktycznie uniemożliwić wykonanie tego prawa (…)”.

Analogiczne stanowisko zostało potwierdzone w innych orzeczeniach Trybunału, w szczególności w wyroku z dnia 29 września 2022 r. w sprawie C-235/21 Raiffeisen Leasing, w którym TSUE podkreślił, że naruszenia wymogów formalnych nie mogą same w sobie skutkować utratą prawa do odliczenia VAT, o ile organy podatkowe dysponują informacjami pozwalającymi ustalić rzeczywisty charakter transakcji. To zaś przywiodło TSUE do konkluzji, że za fakturę dla celów VAT można uznać nawet umowę leasingu zawartą pomiędzy stronami, jeśli zawiera ona „wszystkie informacje niezbędne do tego, by organ podatkowy państwa członkowskiego mógł ustalić, czy materialne przesłanki prawa do odliczenia podatku od wartości dodanej zostały w danym wypadku spełnione”.

W świetle powyższego, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że przysługuje mu prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupu wystawionych przez Dostawców i otrzymanych przez Wnioskodawcę poza KSeF, o ile faktury te dokumentują rzeczywiste nabycie towarów lub usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania własnych czynności opodatkowanych. Przyjęcie odmiennego stanowiska prowadziłoby zdaniem Wnioskodawcy do naruszenia zasady neutralności VAT, która stanowi fundament systemu VAT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą” lub „ustawą o VAT”:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

W myśl art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy:

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy:

Stosownie do art. 86 ust. 10b pkt 1) ustawy:

Oznacza to, że odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b pkt 1 ustawy, można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

·      powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych towarów i usług,

·      doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,

·      podatnik jest w posiadaniu (otrzymał) faktury dokumentującej tę transakcję.

Zgodnie z art. 86 ust. 10c ustawy:

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy:

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 pkt 32, pkt 32a ustawy stanowi, że:

Stosownie do art. 106ga ustawy:

W świetle art. 145l ustawy:

Zgodnie z art. 145m ustawy:

Jak stanowi art. 106gb ust. 1 ustawy:

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Według art. 106na ustawy:

W myśl art. 106nda ust. 1-8 ustawy:

Przy czym, jak stanowi art. 106gb ust. 5 ustawy:

W art. 106nda ustawy przewidziano rozwiązanie pozwalające na wystawianie faktur w przypadku problemów technicznych po stronie przedsiębiorcy. Zgodnie z tym przepisem, podatnik może w takiej sytuacji wystawić fakturę w postaci elektronicznej według ustalonego wzoru, a następnie przesłać ją do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia. Faktura wystawiona w trybie offline24 może zostać udostępniona nabywcy poza KSeF – wówczas powinna zostać oznaczona kodem QR offline oraz certyfikatem tożsamości wystawcy faktury.

Jak wynika z art. 106nda ust. 1 ustawy, faktury wystawiane w trybie offline24 powinny być wystawiane w postaci elektronicznej, zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej.

Co do zasady, faktura wystawiana w trybie offline24 jest otrzymywana przez nabywcę przy użyciu KSeF, a w przypadku określonej grupy nabywców w sposób z nimi uzgodniony (lub też poprzez KSeF).

W art. 106nda ust. 10 i 11 ustawy, wskazano również datę wystawienia oraz otrzymania faktury offline24, a mianowicie:

Stosownie do art. 106nh ustawy:

Zatem, w przypadku planowanych przerw technicznych, podatnik również ma możliwość wystawienia faktury zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej, a następnie obowiązany jest przesłać fakturę do KSeF w celu przydzielenia jej numeru KSeF – nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu trwania niedostępności KSeF. Do faktur wystawionych w tym trybie odpowiednio stosuje się przepisy art. 106nda ust. 4-15 ustawy, a zatem również te dotyczące daty wystawienia oraz otrzymania faktury offline24.

Jak stanowi art. 106nf ust. 1-5 ustawy:

Zgodnie z art. 106nf ust. 10 ustawy:

W myśl art. 106j ust. 4 ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo czynnym podatnikiem VAT zarejestrowanym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. W ramach prowadzonej działalności dokonują Państwo zakupów towarów i usług od różnych kontrahentów – zarówno krajowych, jak i zagranicznych. W sytuacjach, w których sprzedawcy są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT w Polsce i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego od prowadzonej sprzedaży (dalej: „Dostawca” / „Dostawcy”), zakupy dokonywane przez Państwa są dokumentowane przez Dostawców fakturami, które stanowią dla Państwa podstawę do odliczenia podatku naliczonego VAT.

W odniesieniu do wskazanych powyżej faktur zakupu od Dostawców, nabywane przez Państwa towary i usługi:

1.  nie korzystają ze zwolnienia z opodatkowania VAT oraz

2.  są wykorzystywane przez Państwa do wykonywania czynności opodatkowanych VAT na terytorium Polski (nie wykluczają Państwo też w przyszłości wykonywania czynności opodatkowanych VAT poza terytorium Polski, w odniesieniu do których przysługiwałoby Państwu prawo do odliczenia VAT naliczonego, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium Polski, przy czym będą Państwo wówczas posiadać dokumenty potwierdzające związek odliczonego podatku z tymi czynnościami);

3.  dla danej transakcji nie występują przesłanki negatywne do odliczenia VAT naliczonego, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

Nie mogą Państwo wykluczyć, że w toku prowadzonej działalności gospodarczej otrzymają od Dostawców faktury dokumentujące nabycie towarów lub usług, które – mimo że zgodnie z obowiązującymi przepisami powinny zostać wystawione w formie faktur ustrukturyzowanych i przekazane Państwu poprzez KSeF – zostaną wystawione i udostępnione Państwu poza tym systemem. Faktury takie, mimo niedochowania wymaganej przez ustawę o VAT formy (postaci), dokumentują / będą dokumentować rzeczywistą transakcję gospodarczą pomiędzy Państwem a Dostawcą.

Przewidują Państwo, że takie przypadki mogą wystąpić w szczególności z następujących przyczyn:

·      Błędna kwalifikacja obowiązku korzystania z KSeF po stronie Dostawcy - możliwa jest sytuacja, w której Dostawca – mimo ciążącego na nim obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej i przekazania jej Państwu poprzez KSeF – wystawi ją w tradycyjnej formie (papierowej lub elektronicznej, np. w formacie PDF).

·      Powołanie się przez Dostawcę na rzekomą awarię lub niedostępność KSeF - nie mogą Państwo również wykluczyć, że Dostawca wystawi fakturę poza KSeF, powołując się na wystąpienie awarii lub niedostępność KSeF, które w rzeczywistości nie miały miejsca, bądź też nie udostępni w KSeF faktur wystawionych w ramach ww. trybów awaryjnych po ustaniu tych okoliczności. W takiej sytuacji faktura zostanie przekazana Państwu w formie papierowej lub elektronicznej (np. PDF), mimo że formalnie powinna zostać wystawiona i udostępniona w KSeF. Może również dojść do sytuacji, w której kontrahent – powołując się na awarię własnych systemów – wystawi fakturę w tzw. trybie offline24 (zgodnie z mechanizmem określonym w art. 106nda ustawy o VAT) oraz mimo braku takiego uprawnienia udostępni ją Państwu poza KSeF. Następnie zaś może on wprowadzić tę fakturę do KSeF z opóźnieniem – np. w kolejnym okresie rozliczeniowym – lub w ogóle jej tam nie udostępnić.

·      Świadome opóźnianie wdrożenia obowiązkowego KSeF po stronie Dostawcy – dopuszczają Państwo również możliwość, że niektórzy Dostawcy – pomimo formalnego obowiązku stosowania KSeF – będą celowo opóźniać jego wdrożenie w swojej organizacji, kierując się względami technicznymi, organizacyjnymi lub ekonomicznymi.

·      Wystawienie faktury poza KSeF w wyniku błędnej kwalifikacji transakcji - zdarzyć się też może, że Dostawca uzna transakcję błędnie za czynność niepodlegającą obowiązkowi fakturowania w KSeF (np. uzna, że jest to sprzedaż na rzecz konsumenta, a faktycznie nabywcą będzie podatnik lub ma do czynienia z transakcją wyłączoną z KSeF). W rezultacie wystawi fakturę poza systemem (np. z systemu kasowego lub POS), mimo że powinien to zrobić w KSeF.

·      Wystawienie faktury korygującej poza KSeF - mogą też Państwo otrzymać od Dostawcy fakturę korygującą wystawioną poza KSeF – np. w sytuacji, gdy pierwotna faktura została prawidłowo wystawiona w KSeF, ale kontrahent błędnie przygotował korektę w tradycyjny sposób (np. w systemie fakturowym, który nie został jeszcze połączony z KSeF), w efekcie czego dokument ten zostanie przekazany Państwu poza KSeF pomimo obowiązku udostępnienia faktury korygującej w tym systemie.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z wystawionych przez Dostawców i otrzymanych przez Państwa faktur zakupu, również w przypadku, gdy zostaną one udostępnione poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.

Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że jako czynnemu podatnikowi podatku VAT przysługuje/będzie Państwu przysługiwało – na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy – prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupu dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa odpowiednio do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej bądź do czynności wykonywanych poza terytorium Polski, w odniesieniu do których przysługiwałoby Państwu prawo do odliczenia VAT naliczonego, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium Polski, przy czym będą wówczas Państwo posiadać dokumenty potwierdzające związek odliczonego podatku z tymi czynnościami. Wystawienie faktur zakupu wbrew obowiązkowi użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

W konsekwencji, przysługuje/będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupu wystawionych przez Dostawców poza Krajowym Systemem e-Faktur i otrzymanych przez Państwa poza tym systemem, tj. w ww. przypadkach, gdy zostaną one udostępnione Państwu poza KSeF, przy założeniu, że spełnione są/będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia.

Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Podkreślić należy, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy stan faktyczny i zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywało się będzie ze stanem faktycznym i zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.