Interpretacja 0114-KDIP4-1.4012.18.2026.1.DP

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

13 stycznia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur wystawionych przez Kontrahentów poza Krajowym Systemem e-Faktur oraz momentu odliczenia podatku VAT naliczonego.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka jest podmiotem z siedzibą w Polsce, zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny.

Zasadniczym przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest dystrybucja (...).

W ramach prowadzonej działalności, Spółka dokonuje nabycia szeregu towarów oraz usług, które podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce. Dostawcy towarów/usług (dalej: „Kontrahenci”) są zarejestrowani w Polsce jako czynni podatnicy VAT i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji. Wnioskodawca otrzymuje od Kontrahentów faktury dokumentujące dostarczone towary/usługi, na których ujęte są kwoty VAT.

We wskazanych powyżej przypadkach nabywane przez Spółkę od Kontrahentów towary/usługi nie podlegają zwolnieniu z VAT, są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności, w odniesieniu do których Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego. Wnioskodawca podkreśla, że w stosunku do otrzymywanych faktur zakupowych nie zaistnieją negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, które ustawodawca wskazał w art. 88 ustawy o VAT.

W związku z planowanym wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e‑Faktur (dalej: „KSeF”), od 1 lutego 2026 r. faktury zakupowe otrzymywane przez Wnioskodawcę od Kontrahentów objętych obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF, powinny być wystawiane w tej właśnie formie (tj. jako faktury ustrukturyzowane wystawione przy użyciu KSeF).

W ramach swojej działalności Spółka współpracuje z różnymi Kontrahentami. Dla części Kontrahentów obowiązek wystawiania faktur w KSeF rozpocznie się 1 lutego 2026 r., natomiast dla pozostałych obowiązek ten powstanie odpowiednio z dniem 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r. (w zależności od poziomu przychodów za 2024 r. lub określonej wartości miesięcznej sprzedaży).

A zatem, mogą się zdarzyć sytuacje, że Spółka będzie otrzymywać faktury w sposób inny niż poprzez KSeF, ze względu na powstanie tego obowiązku u Kontrahentów w późniejszym czasie (tj. od 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r.).

Ponadto, Spółka przewiduje, że mogą się zdarzyć sytuacje, w których Kontrahenci – pomimo ciążącego na nich obowiązku określonego w art. 106ga ustawy o VAT (wprowadzonego ustawą o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw z dnia 16 czerwca 2023 r.) – nie wystawią faktury w formie ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, gdyż np.:

•      uznają, że nie posiadają w Polsce siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej i w związku z tym nie są objęci obowiązkiem wystawiania faktur przy użyciu KSeF, po czym – na skutek stosownej weryfikacji – stwierdzone zostanie, że posiadają oni stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej i że dane świadczenie realizowane na rzecz Spółki było z tym miejscem powiązane;

•      uznają, że wysokość ich sprzedaży upoważnia ich do obligatoryjnego wystawiania faktur w KSeF od 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r. po czym – na skutek stosownej weryfikacji – stwierdzone zostanie, że będą oni jednak zobligowani do wystawiania faktur poprzez KSeF już od 1 lutego 2026 r. lub 1 kwietnia 2026 r.;

•      po stronie Kontrahentów wystąpią problemy techniczne uniemożliwiające wystawienie faktury w KSeF, przy czym nie wystawią oni faktury, w formie którą – zgodnie z regulacjami dotyczącymi KSeF – powinni w przypadku awarii zastosować, a dokonają tego w formie dotychczasowej;

•      nie zdążą w ustawowych terminach przygotować się do obowiązkowego wystawiania faktur poprzez KSeF;

•      będą powoływać się na awarię lub niedostępność KSeF, podczas gdy – przykładowo – dane przeszkody w korzystaniu z KSeF dotyczą błędu leżącego po stronie Kontrahenta, nie zaś faktycznych zakłóceń w funkcjonowaniu KSeF, lub też sytuacji, gdy awaria bądź niedostępność faktycznie zakończyły się już przed podjęciem przez nich stosownych działań, ewentualnie takiej, która w istocie awaria bądź niedostępność nie wystąpiły;

•      błędnie uznają, że na podstawie przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (na moment składania wniosku akt prawny jest w toku procesu legislacyjnego) nie mają obowiązku wystawiania faktur poprzez KSeF;

•      z innych, bliżej nieokreślonych powodów uznają, że wystawią fakturę w formie dotychczasowej.

W świetle powyższego, po stronie Spółki powstały wątpliwości co do możliwości odliczenia VAT naliczonego, wynikającego z faktur wystawionych przez Kontrahentów wyłącznie poza KSeF, pomimo że będą oni mieli obowiązek wystawić je za pomocą tego systemu.

Pytania

1) Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur, które zostaną wystawione przez Kontrahentów wyłącznie poza Krajowym Systemem e-Faktur, pomimo iż mieli obowiązek wystawienia faktury poprzez KSeF?

2) Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym, gdy faktura na rzecz Wnioskodawcy zostanie wystawiona – wbrew obowiązkowi – wyłącznie poza Krajowym Systemem e-Faktur, momentem, od którego będzie możliwe odliczenie VAT naliczonego, zakładając spełnienie pozostałych warunków, będzie chwila faktycznego otrzymania tej faktury?

3) Czy odpowiedzi na pytania 1 i 2 pozostają bez zmian, również w przypadku, gdy faktura, zawierająca dane, które umieszczone były na fakturze, o której mowa w pytaniach 1 i 2, ostatecznie zostanie przesłana przez Kontrahenta do KSeF?

Państwa stanowisko w sprawie

1) W opisanym zdarzeniu przyszłym, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur, które zostaną wystawione przez Kontrahentów wyłącznie poza Krajowym Systemem e-Faktur, pomimo iż mieli oni obowiązek korzystania z KSeF.

2) W opisanym zdarzeniu przyszłym, gdy faktura na rzecz Wnioskodawcy zostanie wystawiona – wbrew obowiązkowi – wyłącznie poza Krajowym Systemem e-Faktur, momentem, od którego będzie możliwe odliczenie VAT naliczonego, zakładając spełnienie się pozostałych warunków, będzie chwila (dzień) faktycznego otrzymania tej faktury.

3) Odpowiedzi na pytania nr 1 i 2 nie ulegną zmianie w przypadku, gdy faktura wystawiona pierwotnie – wbrew obowiązkowi – wyłącznie poza Krajowym Systemem e-Faktur zostanie później przesłana przez Kontrahenta do KSeF.

Uzasadnienie Państwa stanowiska

Na wstępie Wnioskodawca pragnie wskazać, że wskazane poniżej przepisy ustawy o VAT zostały przytoczone w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r., kiedy to w życie wejdą przepisy ustaw wprowadzających obligatoryjne korzystanie z KSeF tj. przepisy Ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1598) oraz Ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1203). W dalszej części wniosku, obie ustawy będą nazywane – „ustawy wprowadzające obligatoryjny KSeF”.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy do pytania nr 1

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy o VAT podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy o VAT działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a)  nabycia towarów i usług,

b)  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Z kolei art. 86 ust. 10b pkt 1 wskazuje, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w przytoczonym powyżej art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Jak wynika z powyżej przytoczonych przepisów, odliczenie VAT naliczonego jest możliwe w przypadku spełnienia się określonych warunków, którymi są:

•      posiadanie statusu czynnego podatnika VAT;

•      wykorzystywanie towarów lub usług, z których nabyciem VAT został naliczony, do wykonywania czynności opodatkowanych VAT tj. towary i usługi muszą być przeznaczone do działalności, która skutkuje powstaniem zobowiązania podatkowego z tytułu VAT;

•      powstanie obowiązku podatkowego u sprzedawcy towaru lub usługi;

•      otrzymanie faktury.

Poruszając kwestię możliwości odliczenia VAT naliczonego, należy zaznaczyć, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wskazanych powyżej, jak i niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 88 ust. 3a ustawy o VAT nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku, gdy:

1)  sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a)  wystawionymi przez podmiot nieistniejący;

b)  (uchylona)

2)  transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3)  (uchylony)

4)  wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a)  stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b)  podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c)  potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

5)  faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

6)  (uchylony)

7)  wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy o VAT – tak jak już wspomniano – obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7 ustawy o VAT.

Jak stanowi art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1)  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2)  wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a ustawy o VAT;

3)  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4)  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a)  wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b)  czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT,

c)  dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b ustawy o VAT.

Artykuł 2 pkt 31-32a ustawy o VAT zawiera definicje ustawowe faktury, i tak:

•      pkt 31 stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy o VAT jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;

•      pkt 32 stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy o VAT jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym;

•      pkt 32a stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy o VAT jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Art. 106e ust. 1 ustawy o VAT wskazuje z kolei zakres danych jakie powinna zawierać faktura. Są to przede wszystkim:

1)  data wystawienia;

2)  kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3)  imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4)  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;

5)  numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;

6)  data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7)  nazwa (rodzaj) towaru lub usługi;

8)  miara i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9)  cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10)  kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11)  wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12)  suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

13)  kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

14)  kwota należności ogółem.

Stosownie do art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy – co do zasady – będą po 1 lutym 2026 r. obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF.

Jak stanowi art. 106ga ust. 2-4 ustawy o VAT:

2.  Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

1)  przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2)  przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3)  przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4)  na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5)  w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.

3.  W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

4.  W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1 i 2, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.

Według art. 106na ust. 1 i 3-4 ustawy o VAT:

1.  Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

3.  Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

4.  W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego Spółka prowadzi działalność opodatkowaną VAT. Spółka jest zarejestrowana w Polsce jako czynny podatnik VAT.

Dla potrzeb ww. działalności Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi od Kontrahentów. W przypadku gdy nabywane towary lub usługi podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, a Kontrahenci są zarejestrowani w Polsce jako czynni podatnicy VAT i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji, Spółka otrzyma od nich faktury dokumentujące zrealizowane świadczenia, na których ujęte są kwoty VAT.

We wskazanych powyżej przypadkach:

1)  nabywane przez Spółkę od Kontrahentów towary/usługi nie podlegają zwolnieniu z VAT;

2)  są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności, w odniesieniu do których Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego, tj. są wykorzystywane do:

a.  czynności opodatkowanych VAT w Polsce lub

b.  czynności wykonywanych poza terytorium Polski, w odniesieniu do których kwoty VAT naliczonego mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium Polski, a Wnioskodawca posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami;

3)  nie istnieją negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, które ustawodawca wskazał w art. 88 ustawy o VAT.

Jednocześnie – zgodnie z przytoczonymi powyżej przepisami ustawy o VAT – od 1 lutego 2026 r. faktury otrzymywane przez Spółkę od Kontrahentów objętych obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF powinny być wystawiane w tej właśnie formie (tj. jako faktury ustrukturyzowane wystawione przy użyciu KSeF). Niemniej, jak to zostało wskazane w treści zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca nie może wykluczyć, że niektóre faktury – wbrew przepisom obowiązującym od 1 lutego 2026 r. – zostaną wystawione przez Kontrahentów poza KSeF (przykładowe sytuacje zostały opisane w zdarzeniu przyszłym wniosku).

W opinii Wnioskodawcy, w opisanym zdarzeniu przyszłym, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur wystawionych przez Kontrahentów, również w przypadku, gdy – wbrew obowiązkowi – faktura, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona bez użycia KSeF. Powyższe stwierdzenie Spółka opiera na zaprezentowanych poniżej argumentach.

Jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku VAT jest zasada neutralności tego podatku dla podatnika. Zasada ta w głównym stopniu opiera się o prawo do odliczenia podatku zapłaconego w cenie przy nabyciu towarów i usług związanych z podlegającą opodatkowaniu działalnością gospodarczą. Treść jak i istotność tej zasady oraz znaczenie prawa do odliczenia dla jej realizacji była wielokrotnie potwierdzana w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego oraz Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej.

Przykładowo w wyroku z dnia 18 marca 2021 r. w sprawie C-895/19 Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej wskazał:

„Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem Trybunału prawo podatników do odliczenia od VAT, który są zobowiązani zapłacić, podatku należnego lub zapłaconego z tytułu otrzymanych przez nich towarów i usług powodujących naliczenie podatku stanowi podstawową zasadę wspólnego systemu VAT ustanowionego przez prawo Unii (wyroki: z dnia 11 grudnia 2014 r., Idexx Laboratories Italia, C-590/13, pkt 30 i przytoczone tam orzecznictwo; z dnia 15 września 2016 r., Sanatex, C-518/14, pkt 26 i przytoczone tam orzecznictwo). Jak wielokrotnie podkreślił Trybunał, prawo to stanowi integralną część mechanizmu VAT i co do zasady nie podlega ograniczeniu (wyrok z dnia 15 września 2016 r., Sanatex, C-518/14, pkt 37 i przytoczone tam orzecznictwo).

System odliczeń ma na celu całkowite uwolnienie przedsiębiorcy od ciężaru VAT należnego bądź zapłaconego w ramach całej prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Wspólny system VAT zapewnia w ten sposób neutralność działalności gospodarczej w zakresie obciążeń podatkowych, bez względu na jej cel i rezultaty, pod warunkiem że działalność ta, co do zasady, sama podlega opodatkowaniu VAT (wyrok z dnia 15 września 2016 r., Sanatex, C-518/14, pkt 27 i przytoczone tam orzecznictwo)”.

Ponadto w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 7 lutego 2025 r., sygn. I FSK 1566/21 wskazano:

„Odnośnie pierwszego zagadnienia stwierdzić należy, że zasada neutralności podatkowej polega na tym, że system odliczeń i w konsekwencji zwrotów ma na celu całkowite uwolnienie przedsiębiorcy od ciężaru VAT należnego lub zapłaconego w ramach całej prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Wspólny system VAT zapewnia zatem neutralność działalności gospodarczej w zakresie obciążeń podatkowych, bez względu na cel czy rezultaty tej działalności, pod warunkiem, że działalność ta, co do zasady, sama podlega opodatkowaniu VAT”.

Z kolei w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 4 listopada 2022 r., sygn. I FSK 236/19 wskazano:

„Zasada neutralności VAT dla podatnika polega na tym, że przez realizację prawa do odliczenia podatku naliczonego, podatnik nie ponosi faktycznie ciężaru tego podatku. Oznacza to, że VAT dla podatników uczestniczących w obrocie towarami i usługami, którzy nie są ostatecznymi odbiorcami - nie może być obciążeniem, lecz musi być neutralny. Prawo do odliczenia zostało wprowadzone po to, by całkowicie uwolnić przedsiębiorcę od kosztów VAT zapłaconego w toku jego działalności gospodarczej z tytułu nabywanych towarów i usług dla tej działalności”.

Zasada neutralności podatku VAT stanowi zatem fundament wspólnotowego systemu VAT i oznacza, że podatek ten powinien obciążać jedynie ostatecznego konsumenta. Przedsiębiorcy, którzy nabywają towary i usługi do celów działalności opodatkowanej, mają prawo do odliczenia podatku naliczonego, tak aby uniknąć podwójnego opodatkowania na różnych etapach obrotu gospodarczego. Wszelkie ograniczenia tego prawa powinny wynikać z wyraźnych regulacji ustawowych i mieć stosowną podstawę, tak aby miały one miejsce w sytuacjach szczególnie uzasadnionych i tym samym by nie doszło do naruszenia zasady neutralności VAT.

Ponadto, argumentem wzmacniającym stanowisko Wnioskodawcy jest art. 88 ustawy o VAT (który – co Wnioskodawca pragnie podkreślić – nie ulegnie zmianie od 1 lutego 2026 r.). Przepis ten wskazując na przesłanki negatywne odliczenia VAT nie ujmuje przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur, które zostały wystawione poza KSeF pomimo istniejącego po stronie wystawcy obowiązku korzystania z tego systemu. Ponadto, zarówno w ustawach wprowadzających obligatoryjny KSeF, jak i w innych aktach prawnych związanych z wprowadzeniem obligatoryjnego korzystania z KSeF, nie został przez ustawodawcę wprowadzony jakikolwiek przepis uniemożliwiający podatnikowi odliczenie VAT naliczonego pochodzącego z faktury wystawionej, wbrew obowiązkowi, poza KSeF.

Ponadto, z wykładni przytoczonych powyżej przepisów dotyczących odliczenia VAT naliczonego nie można w sposób domniemany wyprowadzić, iż wystawienie faktury wbrew obowiązkowi poza KSeF stanowi przesłankę negatywną, powodującą utratę prawa do odliczenia VAT naliczonego. Mając bowiem na uwadze przytoczony powyżej szczególny charakter prawa do odliczenia VAT, wykładnia przepisów, która rozszerzałaby przesłanki uniemożlwiające zastosowanie tego prawa uderzałaby w zasadę neutralności, a tym samym, byłaby sprzeczna z istotą i fundamentami wspólnotowego systemu VAT.

Co więcej, art. 86 ust. 2 ustawy o VAT wskazuje, że kwotę podatku naliczonego będzie stanowić suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług albo dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usług. Jednym z podstawowych warunków odliczenia tego podatku jest – zgodnie z ust. 10b powyższego przepisu – otrzymanie faktury. Przytoczone przepisy nie determinują, że podatkiem naliczonym może być kwota wynikająca wyłącznie z faktury, która przyjmie postać ustrukturyzowanej oraz że to właśnie otrzymanie faktury wyłącznie w takiej formie umożliwi jego odliczenie. A zatem, podatek wskazany na otrzymanym dokumencie spełniającym definicję wskazaną w art. 2 pkt 31 ustawy o VAT (definicja faktury) lub w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT (definicja faktury elektronicznej) i zawierającym odpowiedni zakres danych wskazany w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT będzie stanowić podatek naliczony, który będzie możliwy do odliczenia wraz z otrzymaniem takiego dokumentu (oraz spełnieniem pozostałych, wskazanych w ustawie o VAT wymogów). Tezę tą potwierdza również stanowisko zawarte w wyrokach TSUE (np. wyrok TSUE z dnia 29 września 2022 r. w sprawie C‑235/21) oraz sądów administracyjnych (np. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z dnia 10 stycznia 2023 r., sygn. I SA/Bd 592/22).

Jednocześnie Spółka podkreśla, że przepisy ustawy VAT w art. 106ni przewidują nakładanie kar pieniężnych na podatników niewywiązujących się z obowiązków dotyczących wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Jednocześnie brak jest podobnych regulacji w odniesieniu do nabywców (podmiotów otrzymujących faktury). Co więcej, żadne przepisy nie nakładają na nabywców obowiązków dotyczących weryfikacji statusu swoich kontrahentów pod kątem obowiązków związanych z wystawianiem faktur w formie ustrukturyzowanej, przy użyciu KSeF.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy a także przytoczone argumenty, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że będzie przysługiwało mu – na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy – prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych od Kontrahentów faktur, wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia KSeF, w przypadku, gdy zostaną spełnione wskazane powyżej warunki odliczenia VAT naliczonego. Podsumowując bowiem przedstawione powyżej argumenty Wnioskodawcy, otrzymanie takich faktur, nie może pozbawić Wnioskodawcy prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż:

•      prawo to stanowi jeden z fundamentów wspólnotowego systemu VAT i jego ograniczenie może nastąpić tylko w ściśle określonych oraz uzasadnionych przypadkach;

•      otrzymanie faktury wbrew obowiązkowi poza KSeF nie stanowi negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy o VAT;

•      w ustawie o VAT oraz w jakiejkolwiek innej ustawie związanej z wprowadzeniem obowiązkowego korzystania z KSeF ustawodawca nie wprowadził przepisu uniemożliwiającego dokonania odliczenia VAT pochodzącego z faktury wystawionej wbrew obowiązkowi poza KSeF;

•      regulacja stanowiąca podstawę do odliczenia VAT naliczonego (tj. art. 86 ustawy o VAT) wskazuje, że VAT może zostać odliczony z każdego dokumentu, który spełnia definicje faktury, która została wskazana w art. 2 pkt 31 ustawy o VAT (lub art. 2 pkt 32 ustawy o VAT – faktura elektroniczna) i która zawiera dane wskazane w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT (a więc nie tylko tego przyjmującego określoną formą ustrukturyzowaną);

•      ze względu na istotę prawa do odliczenia, braku takiego prawa w stosunku do VAT pochodzącego z faktury wystawionej wbrew obowiązkowi poza KSeF nie można – w sposób dorozumiany – wyprowadzić z brzmienia przepisów regulujących kwestię odliczenia VAT naliczonego.

Powyższe stanowisko zostało również potwierdzone w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 12 sierpnia 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG:

„Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Spółce (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 1 pkt 8 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e- Faktur, wykorzystywanych przez Spółkę do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

Powyższe wynika z faktu, że dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadku wskazanym wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, to również najistotniejsze jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Ponadto prawo do odliczenia przysługuje również, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Zatem w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na jej rzecz przez Dostawców wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Wnioskodawcę do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego”.

Analogiczne stanowisko zostało zawarte w interpretacjach indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

•      z 13 października 2025 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.833.2025.2.ALN;

•      z dnia 4 marca 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA;

•      z dnia 21 marca 2024 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.2.2024.2.KK;

•      z dnia 19 marca 2024 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.596.2023.3.KK.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy do pytania nr 2 i 3

Zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

W odniesieniu do faktur innych niż ustrukturyzowane, ustawodawca nie zdefiniował pojęcia „otrzymanie faktury”. Dlatego też, zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku gdy Kontrahenci – wbrew obowiązkowi – nie wystawią faktur w KSeF (w formie ustrukturyzowanej), a uczynią to w sposób odmienny np. poprzez przesłanie ich drogą e-mail (w formie elektronicznej) lub poprzez wysyłkę kurierem (w formie papierowej), momentem, o którym mowa w przytoczonym powyżej przepisie (tj. od którego możliwe będzie odliczenie podatku naliczonego z takich faktur), będzie faktyczne ich uzyskanie w sposób inny niż poprzez KSeF. Oznacza to, że chwilą, od której będzie przysługiwało odliczenie podatku naliczonego (zakładając spełnienie się pozostałych warunków odliczenia) będzie realny wpływ tych dokumentów np. poprzez odebranie ich ze skrzynki e-mail bądź od kuriera. Spółka nie będzie musiała zatem oczekiwać, aż Kontrahenci prześlą dane faktury do KSeF. 

Niemniej, nawet jeśli Kontrahenci – ze względu na późniejszą weryfikację, bądź z innych przyczyn – zdecydują się na późniejsze przesłanie powyższych faktur do KSeF, zdaniem Wnioskodawcy, nie powinno to wpłynąć na moment, od którego możliwe jest odliczenie podatku naliczonego z nich wynikającego (a tym bardziej na samo prawo do odliczenia podatku naliczonego z takich faktur), gdyż wewnętrzne ustalenia Kontrahentów, procesy w zakresie fakturowania bądź inne okoliczności występujące po ich stronie nie mogą wpłynąć na realizację jednego z podstawowych praw podatnika VAT, jakim jest odliczenie podatku naliczonego. Stanowisko to potwierdza również fakt, że przytoczony już wcześniej art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT wskazuje, że prawo to można zrealizować nie wcześniej niż z chwilą otrzymania faktury, nie wskazując przy tym, że chodzi wyłącznie o fakturę ustrukturyzowaną. Ponadto, fakt, że w art. 106na ust. 3 ustawy o VAT wskazano, że w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych dniem otrzymania takiej faktury jest dzień, w którym przydzielony został numer KSeF nie powinien mieć przełożenia na powyższą sprawę, gdyż otrzymane przez Kontrahentów faktury nie będą stanowić w chwili ich przekazania faktur ustrukturyzowanych. Stanie się to dopiero w chwili przesłania ich do KSeF, a więc po tym, gdy Spółka otrzyma takie faktury w formie odmiennej, która – zdaniem Wnioskodawcy – w pełni umożliwi jej odliczenie podatku naliczonego.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) – zwanej dalej „ustawą”:

Art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje, gdy:

•      podatek odlicza zarejestrowany czynny podatnik podatku od towarów i usług,

•      towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Odliczyć można w całości podatek naliczony, który jest związany z transakcjami opodatkowanymi podatnika. Ta zasada wyłącza jednocześnie możliwość odliczania podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli gdy są wykorzystywane do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających opodatkowaniu.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje pod warunkiem, że:

•      spełnione zostały przesłanki pozytywne, wynikające z art. 86 ust. 1 ustawy oraz

•      nie zaistniały przesłanki negatywne, określone w art. 88 ustawy.

W art. 88 ustawy przedstawiona jest lista wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Art. 88 ust. 3a ustawy:

Art. 88 ust. 4 ustawy:

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Art. 15 ust. 1 ustawy:

Art. 15 ust. 2 ustawy:

Art. 106b ust. 1 ustawy:

Art. 2 pkt 31, pkt 32, pkt 32a ustawy:

Ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie KSeF, które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej „ustawą zmieniającą” - termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.

Art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

Art. 106gb ust. 8 ustawy:

Art. 106na ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo podmiotem z siedzibą w Polsce, zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny. Zasadniczym przedmiotem Państwa działalności jest dystrybucja (...).

Nabywają Państwo towary oraz usługi, które podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce. Kontrahenci – dostawcy towarów/usług – są zarejestrowani w Polsce jako czynni podatnicy VAT i otrzymują Państwo od nich faktury dokumentujące dostarczone towary/usługi. Nabywane przez Państwa towary/usługi nie podlegają zwolnieniu z VAT, wykorzystują je Państwo do wykonywania czynności, w odniesieniu do których przysługuje Państwu prawo do odliczenia VAT naliczonego. Podkreślili Państwo, że w stosunku do otrzymywanych faktur zakupowych nie zaistnieją negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, które ustawodawca wskazał w art. 88 ustawy o VAT.

Faktury zakupowe, które Państwo otrzymują od Kontrahentów objętych obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF, powinny być wystawiane w tej właśnie formie.

Mogą się zdarzyć sytuacje, że będą Państwo otrzymywać faktury w sposób inny niż poprzez KSeF, gdyż obowiązek ten powstanie u Kontrahentów w późniejszym czasie (tj. od 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r.).

Ponadto mogą się zdarzyć sytuacje, w których Kontrahenci – pomimo ciążącego na nich obowiązku – nie wystawią faktury w formie ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, gdyż np.:

•      uznają, że nie posiadają w Polsce siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej i w związku z tym nie są objęci obowiązkiem wystawiania faktur przy użyciu KSeF, po czym stwierdzone zostanie, że posiadają oni stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej i że dane świadczenie realizowane na rzecz Spółki było z tym miejscem powiązane;

•      uznają, że wysokość ich sprzedaży upoważnia ich do obligatoryjnego wystawiania faktur w KSeF od 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r. po czym stwierdzone zostanie, że będą oni jednak zobligowani do wystawiania faktur poprzez KSeF już od 1 lutego 2026 r. lub 1 kwietnia 2026 r.;

•      po stronie Kontrahentów wystąpią problemy techniczne uniemożliwiające wystawienie faktury w KSeF, przy czym nie wystawią oni faktury, w formie którą – zgodnie z regulacjami dotyczącymi KSeF – powinni w przypadku awarii zastosować, a dokonają tego w formie dotychczasowej;

•      nie zdążą w ustawowych terminach przygotować się do obowiązkowego wystawiania faktur poprzez KSeF;

•      będą powoływać się na awarię lub niedostępność KSeF, podczas gdy – przykładowo – dane przeszkody w korzystaniu z KSeF dotyczą błędu leżącego po stronie Kontrahenta, nie zaś faktycznych zakłóceń w funkcjonowaniu KSeF, lub też sytuacji, gdy awaria bądź niedostępność faktycznie zakończyły się już przed podjęciem przez nich stosownych działań, ewentualnie takiej, która w istocie awaria bądź niedostępność nie wystąpiły;

•      błędnie uznają, że na podstawie przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (na moment składania wniosku akt prawny jest w toku procesu legislacyjnego) nie mają obowiązku wystawiania faktur poprzez KSeF;

•      z innych, bliżej nieokreślonych powodów uznają, że wystawią fakturę w formie dotychczasowej.

Państwa wątpliwości dotyczą prawa do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur, które zostaną wystawione przez Kontrahentów wyłącznie poza Krajowym Systemem e-Faktur, mimo że mieli obowiązek wystawienia faktury poprzez KSeF.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.

Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Jedną z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia jest prawidłowe pod kątem formalnym i materialnym wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej. Jednak wystawienie faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur nie wyklucza wadliwie wystawionego dokumentu jako dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Jeśli nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że będzie Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur wystawionych przez Kontrahentów dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych poza Krajowym Systemem e-Faktur (wbrew obowiązkowi) na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Wystawienie faktur bez użycia KSeF nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

W konsekwencji, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur, które zostaną wystawione przez Kontrahentów wyłącznie poza Krajowym Systemem e-Faktur, pomimo iż mieli obowiązek wystawienia faktury poprzez KSeF, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa.

Państwa stanowisko w zakresie pytania 1 jest prawidłowe.

Państwa wątpliwości dotyczą także momentu, od którego będzie możliwe odliczenie VAT naliczonego z faktury wystawionej wyłącznie poza KSeF, zakładając spełnienie pozostałych warunków.

Art. 86 ust. 10 ustawy:

Art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy:

Odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b pkt 1 ustawy, można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

•      powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych towarów i usług,

•      doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,

•      podatnik jest w posiadaniu (otrzymał) faktury dokumentującej tę transakcję.

Art. 86 ust. 10c ustawy:

Art. 86 ust. 11 ustawy:

Art. 86 ust. 13 ustawy:

Prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących zakupy związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, wynika z samej konstrukcji podatku od towarów i usług i zapewnia neutralność tego podatku dla czynnych podatników VAT. W stosunku do faktur podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku:

•      w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy po otrzymaniu faktury, lub

•      za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych,

•      przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości dotyczących momentu realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF (wbrew ciążącemu na wystawcy obowiązkowi) wskazuję, że prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza systemem KSeF powstanie w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT. W analizowanym przypadku moment ten należy utożsamiać z datą faktycznego otrzymania przez nabywcę faktury poza KSeF.

Z przepisów ustawy o VAT odnoszących się do momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynika, że prawo to powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Zatem otrzymanie faktury stanowi jeden z elementów niezbędnych do odliczenia podatku VAT. Podatnik, aby móc skorzystać z uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego, musi posiadać fakturę dokumentującą rzeczywiste nabycie określonego towaru/usługi.

W przypadku faktur ustrukturyzowanych - zgodnie z treścią art. 106na ust. 3 ustawy - faktury ustrukturyzowane są uznane za otrzymane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia im w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej będzie więc, co do zasady, data przydzielenia tej fakturze numeru KSeF. Następuje to po przesłaniu pliku xml do systemu oraz weryfikacji, czy jest on zgodny z obowiązującą strukturą logiczną oraz czy fakturę wystawia osoba lub podmiot do tej czynności uprawniony.

W odniesieniu do momentu odliczenia podatku VAT naliczonego w sytuacji, gdy podatnik otrzyma fakturę wystawioną poza KSeF, mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF, trzeba mieć na uwadze, że ustawodawca konstruując przesłanki skorzystania z prawa do odliczenia, posługuje się ogólnym pojęciem faktury. Natomiast w definicji legalnej faktury mieści się zarówno faktura papierowa, faktura elektroniczna, jak i faktura ustrukturyzowana. Zatem wystawienie jakiejkolwiek faktury prawidłowej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Z tym, że aby dany dokument mógł stanowić fakturę, musi on zawierać dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi, a w szczególności odpowiadać treści art. 106e ustawy.

Skoro więc podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza KSeF. tj. faktury innej niż ustrukturyzowana, mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy), to należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur. Bez znaczenia – tylko i wyłącznie dla opisanego prawa do odliczenia oraz momentu powstania prawa do odliczenia – pozostawać będzie natomiast ewentualne późniejsze wystawienie faktury w KSEF, dokumentującej tą samą czynność.

Państwa stanowisko w zakresie pytań nr 2 i 3 jest prawidłowe.

Dodatkowo podkreślam, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili, i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego i zakresem wniosku, jaki Państwo wskazali w pytaniach. Zatem interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (pytań), czyli faktur, które nie zostały wystawione w formie ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, tj. faktur w postaci papierowej lub faktur elektronicznych. Inne kwestie, które nie zostały objęte pytaniem, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone. Dotyczy to w szczególności faktur ustrukturyzowanych wystawionych w przypadkach, o których mowa w art. 106nda, 106nh, 106nha i 106nf ustawy, czyli w trybie offline24, trybie offline spowodowanym niedostępnością KSeF i trybie awaryjnym.

Pełna weryfikacja przedstawionych we wniosku okoliczności możliwa jest jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, prowadzonego przez uprawnione do tego organy, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej. Postępowanie w sprawie dotyczącej wydania interpretacji indywidualnej jest postępowaniem szczególnym, mającym charakter uproszczony, odrębny od postępowania podatkowego, uregulowanego w dziale IV Ordynacji podatkowej. Wydając interpretację indywidualną przedstawiam jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuję, jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji).

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·     Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·     Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·     Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

•     w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

•     w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.