Interpretacja 0114-KDIP4-2.4012.136.2026.2.SKJ

Interpretacja indywidualna

– stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

18 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 18 lutego 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 19 marca 2026 r. (data wpływu 19 marca 2026 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Gmina (…) jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, rozliczającym podatek wraz ze swoimi jednostkami organizacyjnymi w ramach modelu centralizacji VAT. Zakład Gospodarki Komunalnej w (…) (dalej: „Zakład”) jest jednostką budżetową Gminy i realizuje zadanie własne w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę oraz zbiorowego odprowadzania ścieków.

W ramach wykonywanych zadań Zakład realizuje: czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT, wykonywane na rzecz odbiorców zewnętrznych (mieszkańców, przedsiębiorców) i dokumentowane fakturami oraz czynności niepodlegające opodatkowaniu podatkiem VAT, wykonywane na rzecz jednostek organizacyjnych Gminy objętych centralizacją rozliczeń, dokumentowane notami księgowymi.

Z uwagi na wykonywanie zarówno czynności opodatkowanych, jak i niepodlegających opodatkowaniu VAT, Zakład odlicza podatek naliczony od wydatków o charakterze mieszanym przy zastosowaniu sposobu określenia proporcji, o którym mowa w art. 86 ust. 2a ustawy o VAT (tzw. pre - współczynnik).

Zakład planuje nabycie samochodu osobowego typu pick-up z podwójną kabiną, posiadającego dwa rzędy siedzeń, spełniającego definicję pojazdu samochodowego w rozumieniu art. 2 pkt 34 ustawy o VAT. Pojazd ten będzie wykorzystywany wyłącznie do realizacji zadań Zakładu, w szczególności do: obsługi, utrzymania i konserwacji infrastruktury wodociągowo-kanalizacyjnej, usuwania awarii w terenie, realizacji bieżących prac eksploatacyjnych.

Pojazd będzie wykorzystywany zarówno w związku z czynnościami opodatkowanymi VAT, jak i czynnościami niepodlegającymi opodatkowaniu VAT, realizowanymi na rzecz jednostek organizacyjnych Gminy. Zakład jednoznacznie wyklucza wykorzystywanie pojazdu do celów prywatnych. W celu dokumentowania sposobu wykorzystywania pojazdu, Zakład zamierza prowadzić karty drogowe. Karty te będą zawierały co najmniej: datę wyjazdu, opis trasy oraz celu przejazdu, wskazanie związku przejazdu z realizowanymi zadaniami Zakładu, stan licznika na początek i koniec danego dnia, podpis osoby kierującej pojazdem, kolejny numer karty.

Zakład stoi na stanowisku, że tak prowadzona dokumentacja pozwala na wykazanie, iż pojazd nie jest wykorzystywany do celów prywatnych, a każdy przejazd pozostaje w związku z realizacją czynności opodatkowanych VAT lub czynności niepodlegających opodatkowaniu VAT.

Jednocześnie Zakład wskazuje, że w przypadku uznania przez Organ interpretacyjny, iż karty drogowe nie spełniają wymogów ewidencji przebiegu pojazdu, o której mowa w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, Zakład jest gotowy zaprowadzić ewidencję przebiegu pojazdu zgodną z tym przepisem, złożyć informację VAT-26, wprowadzić wewnętrzne zasady użytkowania pojazdu wykluczające użytek prywatny. Także w tym wariancie pojazd będzie wykorzystywany zarówno do czynności opodatkowanych VAT, jak i do czynności niepodlegających opodatkowaniu VAT realizowanych na rzecz jednostek organizacyjnych Gminy.

Uzupełnienie opisu zdarzenia przyszłego

Ad. 1.

Pytanie dotyczy wszystkich wydatków związanych z pojazdem samochodowym typu pick-up, w szczególności: wydatku na nabycie pojazdu, wydatków eksploatacyjnych, takich jak zakup paliwa, części zamiennych, materiałów eksploatacyjnych (np. oleje, płyny), usług serwisowych i napraw, przeglądów technicznych, innych wydatków związanych z bieżącym użytkowaniem pojazdu.

Ad. 2.

Zakład nie będzie miał możliwości bezpośredniego przyporządkowania wydatków związanych z pojazdem wyłącznie do czynności opodatkowanych lub niepodlegających opodatkowaniu VAT. W związku z tym podatek naliczony od tych wydatków będzie rozliczany z zastosowaniem sposobu określenia proporcji, o którym mowa w art. 86 ust. 2a (tzw. pre-współczynnika).

Ad. 3.

Pojazd będący przedmiotem wniosku nie będzie spełniał kryteriów określonych w art. 86a ust. 9 pkt 1-3 ustawy o VAT. Jest to pojazd typu pick-up z podwójną kabiną (dwa rzędy siedzeń), nie spełnia warunków konstrukcyjnych wskazanych w tych przepisach.

Ad. 4.

Pojazd nie będzie konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą.

Ad. 5.

Karty drogowe będą zawierały: numer rejestracyjny pojazdu, datę wyjazdu, opis trasy oraz celu przejazdu, wskazanie związku przejazdu z realizowanymi zadaniami Zakładu, stan licznika na początek i koniec danego dnia, podpis osoby kierującej pojazdem, kolejny numer karty.

Jednocześnie Zakład jest gotowy zaprowadzić dodatkowo ewidencję przebiegu pojazdu, która będzie zawierać wszystkie elementy wymienione w art. 86a ust. 7 ustawy o podatku od towarów i usług.

Ad. 6.

Zakład złoży informację VAT-26 do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego w odniesieniu do pojazdu, w ramach obowiązków wynikających z ewentualnego wprowadzenia pełnej ewidencji przebiegu pojazdu.

Ad. 7.

Pojazd będzie wykorzystywany wyłącznie do czynności związanych z działalnością Zakładu, tj. do czynności opodatkowanych VAT oraz czynności niepodlegających opodatkowaniu VAT. Pojazd nie będzie wykorzystywany do celów prywatnych, w tym przez pracowników.

Ad. 8.

Pojazd będzie wykorzystywany wyłącznie do realizacji zadań Zakładu, w szczególności: obsługi i utrzymania infrastruktury wodociągowo-kanalizacyjnej, usuwania awarii, wykonywania prac eksploatacyjnych i konserwacyjnych na rzecz odbiorców, w tym mieszkańców Gminy (…), jak i jednostek organizacyjnych Gminy. Nie będzie wykorzystywany do celów osobistych pracowników, w tym do dojazdów do i z miejsca zamieszkania.

Ad. 9.

Brak użytku prywatnego będzie potwierdzony poprzez wprowadzenie regulaminu użytkowania pojazdu, obowiązek prowadzenia kart drogowych lub ewidencji przebiegu, parkowanie pojazdu na terenie Zakładu po godzinach pracy oraz nadzór kierownika Zakładu nad jego wykorzystaniem. Stosowane rozwiązania opierają się na przyjętych zasadach korzystania z pojazdu oraz weryfikacji dokumentacji prowadzonej przez pracowników.

Ad. 10.

Zostanie wprowadzony regulamin użytkowania pojazdu, który będzie określał:

 I.        pojazd będzie udostępniany wyłącznie upoważnionym pracownikom do realizacji obowiązków służbowych;

II.       regulamin wprost zakaże wykorzystywania pojazdu do celów prywatnych;

III.     przestrzeganie regulaminu będzie kontrolowane przez kierownika Zakładu oraz poprzez analizę kart drogowych lub ewidencji przebiegu pojazdu;

IV.     w przypadku naruszenia zasad będą stosowane konsekwencje pracownicze wynikające z przepisów prawa pracy;

V.      regulamin będzie definiował użytek prywatny jako każde wykorzystanie pojazdu niezwiązane z realizacją zadań Zakładu, w szczególności do celów osobistych pracownika lub osób trzecich.

Ad. 11.

Pojazd nie będzie wyposażony w system GPS ani inne narzędzia umożliwiające bieżące monitorowanie jego wykorzystania. Nadzór nad pojazdem będzie realizowany przez kierownika Zakładu na podstawie kart drogowych lub ewidencji przebiegu pojazdu sporządzanej przez pracowników.

Ad. 12.

Pojazd po zakończeniu pracy będzie parkowany na terenie Zakładu, w miejscu do tego wyznaczonym. Dostęp do pojazdu poza godzinami pracy będzie ograniczony.

Ad. 13.

Zakład nie będzie posiadał bieżącego dostępu do informacji o trasach pojazdu. Dane w tym zakresie będą wynikały z kart drogowych lub ewidencji przebiegu pojazdu przekazywanej przez pracowników okresowo (codziennie, w cyklach tygodniowych lub na żądanie). Weryfikacja wykorzystania pojazdu będzie następowała na podstawie dostępnej dokumentacji sporządzanej przez uprawnionych do korzystania z pojazdu pracowników.

Ad. 14.

Zakład nie będzie zatrudniał odrębnej osoby odpowiedzialnej za analizę sposobu wykorzystywania pojazdu. Nadzór w tym zakresie będzie sprawowany przez kierownika Zakładu, który będzie weryfikował dokumentację prowadzoną przez pracowników oraz sposób wykorzystania pojazdu.

Pytania

1. Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym prowadzenie kart drogowych pozwalających na przypisanie każdego przejazdu do realizacji czynności opodatkowanych VAT lub czynności niepodlegających opodatkowaniu VAT, przy jednoczesnym wykluczeniu wykorzystywania pojazdu do celów prywatnych, uprawnia Gminę do odliczania podatku VAT naliczonego od wydatków związanych z tym pojazdem z zastosowaniem wyłącznie pre-współczynnika, bez stosowania dodatkowego ograniczenia w wysokości 50%?

2. W przypadku uznania, że wskazane karty drogowe nie spełniają wymogów ewidencji przebiegu pojazdu, czy po zaprowadzeniu ewidencji, o której mowa w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, złożenia informacji VAT-26 oraz wykluczeniu użytku prywatnego, Gmina (…) - działając przez Zakład - będzie uprawniona do odliczania podatku VAT naliczonego od zakupu oraz kosztów eksploatacji pojazdu bez stosowania ograniczenia 50%, o którym mowa w art. 86a ust. 1 ustawy o VAT, przy jednoczesnym zastosowaniu wyłącznie pre-współczynnika, o którym mowa w art. 86 ust. 2a ustawy o VAT, mimo że pojazd będzie wykorzystywany także w związku z czynnościami niepodlegającymi opodatkowaniu VAT?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1. Prowadzenie kart drogowych w opisanym zakresie pozwala na wykazanie, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie w związku z realizacją czynności opodatkowanych VAT oraz czynności niepodlegających opodatkowaniu VAT, przy jednoczesnym wykluczeniu użytku prywatnego. Dokumentacja ta umożliwia przypisanie każdego przejazdu do określonego celu związanego z realizacją zadań Zakładu i potwierdza brak wykorzystania pojazdów do celów osobistych.

Ad 2. W przypadku zaprowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu zgodnej z art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, złożenia informacji VAT-26 oraz wykluczenia użytku prywatnego, nie znajduje zastosowania ograniczenie prawa do odliczenia podatku naliczonego do 50%, o którym mowa w art. 86a ust. 1 ustawy o VAT. Okoliczność, że pojazd jest wykorzystywany zarówno w związku z czynnościami opodatkowanymi VAT, jak i czynnościami niepodlegającymi opodatkowaniu VAT, wpływa na zakres prawa do odliczenia wyłącznie poprzez zastosowanie pre-współczynnika, o którym mowa w art. 86 ust. 2a ustawy o VAT. Zastosowanie dodatkowego ograniczenia w wysokości 50% prowadziłoby do nieuzasadnionego, podwójnego ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego, mimo że pojazd nie jest wykorzystywany do celów prywatnych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) – zwanej dalej „ustawą”. W myśl tego przepisu:

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje, gdy odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego). Zasada ta wyklucza zatem możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Dodatkowo ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Tylko podatnik podatku od towarów i usług, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej ma prawo do odliczenia podatku.

Na mocy art. 15 ust. 1 ustawy:

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy:

Stosownie do art. 15 ust. 6 ustawy:

Oznacza to, że organ będzie uznany za podatnika podatku od towarów i usług w dwóch przypadkach, tj. gdy wykonuje czynności inne niż te, które mieszczą się w ramach jego zadań oraz, gdy wykonuje czynności mieszczące się w ramach jego zadań, ale czyni to na podstawie umów cywilnoprawnych.

Zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1153 ze zm.):

W myśl art. 7 ust. 1 pkt 3 ustawy o samorządzie gminnym:

Analiza wskazanych powyżej przepisów prowadzi do wniosku, że wyłączenie organów władzy publicznej i urzędów obsługujących te organy z kategorii podatników podatku od towarów i usług ma charakter wyłącznie podmiotowo‑przedmiotowy. W celu skorzystania przez ww. podmioty z wyłączenia z podatku konieczne jest spełnienie dwóch kumulatywnych warunków:

·      czynności – co do zasady podlegające opodatkowaniu VAT – muszą być wykonane przez ściśle określone podmioty,

·      ponadto czynności te muszą być wykonywane w ramach sprawowanego przez te podmioty władztwa publicznego.

Kryterium podziału stanowi charakter wykonywanych czynności: czynności o charakterze publicznoprawnym wyłączają te podmioty z kategorii podatników, natomiast czynności o charakterze cywilnoprawnym skutkują uznaniem tych podmiotów za podatników podatku od towarów i usług, a realizowane przez nie odpłatne dostawy towarów i świadczenie usług podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, np. czynności sprzedaży, zamiany (nieruchomości i ruchomości), wynajmu, dzierżawy itp., umów prawa cywilnego (nazwanych i nienazwanych).

Wyrażoną w art. 86 ust. 1 ustawy generalną zasadę uprawniającą do odliczenia podatku naliczonego uzupełniają regulacje zawarte w art. 86 ust. 2a-2h ustawy.

W myśl art. 86 ust. 2a ustawy:

Stosownie do art. 86 ust. 2b ustawy:

W myśl art. 86 ust. 2h ustawy:

Jak stanowi art. 86 ust. 22 ustawy:

Na podstawie wskazanej delegacji zostało wydane rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2015 r. w sprawie sposobu określania zakresu wykorzystywania nabywanych towarów i usług do celów działalności gospodarczej w przypadku niektórych podatników (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 999), zwane dalej „rozporządzeniem”.

Na podstawie § 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia:

W rozporządzeniu tym zostali wskazani podatnicy, do których przepisy w nim zawarte się odnoszą. Są to: jednostki samorządu terytorialnego, samorządowe instytucje kultury, państwowe instytucje kultury, uczelnie publiczne, instytuty badawcze.

Zgodnie z § 2 pkt 8 rozporządzenia:

W myśl § 3 ust. 1 rozporządzenia:

Oznacza to, że w przypadku jednostek samorządu terytorialnego, nie będzie ustalany jeden „całościowy” sposób określenia proporcji dla jednostek samorządu terytorialnego jako osoby prawnej, tylko będą ustalane odrębnie sposoby określenia proporcji dla wymienionych wyżej jego poszczególnych jednostek organizacyjnych.

W ww. rozporządzeniu ustawodawca podał ustalone według wzoru sposoby określania proporcji w przypadku urzędu obsługującego jednostkę samorządu terytorialnego, w przypadku jednostki budżetowej oraz zakładu budżetowego.

W myśl z § 3 ust. 3 rozporządzenia:

Powołany przepis art. 86 ust. 2a ustawy wprost określa, co stanowi kwotę podatku naliczonego w przypadku nabycia towarów i usług, wykorzystywanych zarówno do celów wykonywanej przez podatnika działalności gospodarczej, jak i do celów innych.

Cele prowadzonej działalności gospodarczej należy rozpatrywać w kontekście definicji działalności gospodarczej, określonej w art. 15 ust. 2 i 3 ustawy. W związku z prowadzeniem działalności gospodarczej u podatnika mogą wystąpić działania czy sytuacje, które nie generują opodatkowania VAT. „Towarzyszą” one działalności gospodarczej i nie stanowią obok niej odrębnego przedmiotu działalności podatnika. Nie podlegają one opodatkowaniu VAT, jednakże ich występowanie nie oznacza, że u podatnika występują czynności wykonywane poza działalnością gospodarczą. Za czynności zrównane z czynnościami wykonywanymi w ramach działalności gospodarczej uznaje się także nieodpłatną dostawę towarów lub nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste, w przypadkach o których mowa w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy. Uzasadnia to fakt, że chociaż czynności te z definicji nie mają związku z działalnością gospodarczą, w przypadkach określonych w tych przepisach następuje obowiązek naliczenia VAT. Natomiast przez cele inne, rozumie się sferę działalności danego podmiotu niebędącą działalnością gospodarczą w rozumieniu art. 15 ust. 2 i 3 ustawy (przykładowo działalność podmiotu w charakterze organu władzy czy nieodpłatną działalność statutową).

W celu odliczenia podatku naliczonego w pierwszej kolejności podatnik winien przyporządkować ponoszone wydatki do poszczególnych rodzajów działalności (opodatkowanej podatkiem VAT, zwolnionej i niepodlegającej opodatkowaniu tym podatkiem). W przypadku zakupów bezpośrednio związanych z działalnością opodatkowaną, podatnik, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy, odlicza podatek naliczony w całości. Natomiast w sytuacji, gdy takie przyporządkowanie nie jest możliwe, a wydatki służą zarówno do celów wykonywanej przez podatnika działalności gospodarczej, jak i do celów innych niż działalność gospodarcza, podatnik winien ustalić proporcję, o której mowa w art. 86 ust. 2a ustawy. Uprawnienie do dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego nie przysługuje w przypadku nabycia towarów i usług, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

Kwestie dotyczące odliczenia podatku od towarów i usług związanego z pojazdami samochodowymi zostały uregulowane przepisami art. 86a ustawy.

Zgodnie z art. 86a ust. 1 pkt 1 ustawy:

Stosownie do zapisu art. 86a ust. 2 ustawy:

Jak stanowi art. 2 pkt 34 ustawy:

Zatem zgodnie z ww. regulacjami podatnikowi przysługuje ograniczone do 50% prawo do odliczenia podatku w odniesieniu do wszystkich wydatków związanych z pojazdami samochodowymi przeznaczonymi do użytku „mieszanego”.

Dla celów stosowania tego ograniczenia, za wykorzystywanie „mieszane” należy rozumieć fakt, że w odniesieniu do pojazdu wykorzystywanego w działalności gospodarczej istnieje możliwość jego użycia również do celów niezwiązanych z tą działalnością, np. do celów prywatnych. Wystarczy przy tym możliwość nawet tylko jednorazowego użycia pojazdu do celów prywatnych, aby uznać, że pojazd może być wykorzystywany w sposób „mieszany”.

Nie jest przy tym istotny moment, w którym użycie to ma miejsce podczas całego okresu użytkowania przez podatnika danego pojazdu, żeby uznać ten pojazd za wykorzystywany do celów „mieszanych”.

Od tej zasady występują także wyjątki.

Na podstawie art. 86a ust. 3 ustawy:

W świetle art. 86a ust. 4 ustawy:

W myśl art. 86a ust. 5 ustawy:

Zgodnie z art. 86a ust. 6 ustawy:

W myśl art. 86a ust. 7 ustawy:

W świetle art. 86a ust. 9 ustawy:

Jak wynika z art. 86a ust. 12 ustawy:

Na podstawie art. 86a ust. 13 ustawy:

Jak wynika z opisu sprawy, Zakład nie będzie miał możliwości bezpośredniego przyporządkowania wydatków związanych z pojazdem wyłącznie do czynności opodatkowanych lub niepodlegających opodatkowaniu VAT. W związku z tym, wskazali Państwo że podatek naliczony od tych wydatków będzie rozliczany z zastosowaniem sposobu określenia proporcji, o którym mowa w art. 86 ust. 2a.

Tym samym w niniejszej sprawie przy odliczaniu podatku naliczonego od wydatków związanych z pojazdem samochodowym – w pierwszej kolejności powinny znaleźć odpowiednie zastosowanie regulacje art. 86 ust. 2a-2h ustawy.

W przypadku, gdy nabywane towary i usługi, wykorzystywane są zarówno do celów wykonywanej działalności gospodarczej, jak i do celów innych niż działalność gospodarcza, w sytuacji gdy przypisanie tych wydatków w całości do działalności gospodarczej nie jest możliwe, podatnik zobowiązany jest do wydzielenia podatku naliczonego przy zastosowaniu współczynnika (proporcji) umożliwiającego odliczenie podatku naliczonego w prawidłowej wysokości, zgodnie z zasadami określonymi w art. 86 ust. 2a-2h ustawy.

Kolejno – po ustaleniu powyżej zasad odliczenia podatku naliczonego w związku z wydatkami związanymi z pojazdem samochodowym, wykorzystywanych zarówno do celów wykonywanej działalności gospodarczej, jak i do celów innych niż działalność gospodarcza – z uwagi na przedmiot wniosku, kluczową rolę w kwestii prawa do częściowego odliczenia podatku naliczonego odgrywa przepis art. 86a ust. 1 ustawy.

Jak wynika z ww. uregulowań art. 86a ustawy zasadą jest, że w przypadku pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, tj. samochodu, o którym mowa w przedmiotowym wniosku, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w ograniczonej wysokości.

W przypadku pojazdów samochodowych wykorzystywanych do użytku mieszanego, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia 50% podatku naliczonego z tytułu wydatków dotyczących nabycia tych pojazdów, rat leasingowych oraz innych wydatków – m.in. paliw wykorzystywanych do ich napędu. Natomiast to ograniczone prawo nie ma zastosowania w przypadku wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.

Z treści cytowanych przepisów wynika, że podatnik ma możliwość odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach dotyczących wydatków związanych z zakupem i eksploatacją samochodu osobowego w sytuacji, gdy pojazd ten jest wykorzystywany wyłącznie do celów prowadzenia działalności gospodarczej – do czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Dla celów pełnego odliczania VAT fakt jego wykorzystywania wyłącznie do działalności musi być rozpatrywany w kategoriach obiektywnych. W celu dokonania pełnego odliczenia podatku VAT muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki, tj. sposób wykorzystania tego pojazdu przez podatnika, zwłaszcza w ustalonych przez niego zasadach jego używania wyklucza użycie go do celów prywatnych oraz wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tego pojazdu ewidencją przebiegu pojazdu zarówno w przypadku wykorzystywania samochodu do użytku służbowego i w sytuacji, gdy pojazd jest używany do celów prywatnych. Niezbędnym elementem warunkującym uznanie, że mamy do czynienia z samochodem wykorzystywanym wyłącznie w działalności gospodarczej jest również – określony w art. 86 ust. 12 ustawy – wymóg zgłoszenia (w ściśle określonym terminie) faktu takiego sposobu wykorzystywania pojazdu naczelnikowi urzędu skarbowego.

Wskazać należy, że przepisy ustawy nie określają, w jaki sposób podatnik ma zapewnić wyeliminowanie użytku prywatnego używanego przez niego pojazdu samochodowego dla celów pełnego odliczenia podatku naliczonego. Działania te muszą być dostosowane do specyfiki działalności i sposobu używania pojazdów. Określone przez podatnika zasady używania pojazdu muszą obiektywnie potwierdzać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i nie ma możliwości prywatnego użytku. Przy czym użytek prywatny należy postrzegać w kategoriach potencjalnej, a nie faktycznej możliwości użytku pojazdu do celów prywatnych.

Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności dotyczą ustalenia, czy prowadzenie kart drogowych pozwalających na przypisanie każdego przejazdu do realizacji czynności opodatkowanych VAT lub czynności niepodlegających opodatkowaniu VAT, przy jednoczesnym wykluczeniu wykorzystywania pojazdu do celów prywatnych, uprawnia Gminę do odliczania podatku VAT naliczonego od wydatków związanych z tym pojazdem z zastosowaniem wyłącznie pre-współczynnika, bez stosowania dodatkowego ograniczenia w wysokości 50%.

Jak wynika z opisu sprawy, w celu dokumentowania sposobu wykorzystania pojazdu Zakład zamierza prowadzić karty drogowe. Karty drogowe będą zawierały: numer rejestracyjny pojazdu, datę wyjazdu, opis trasy oraz celu przejazdu, wskazanie związku przejazdu z realizowanymi zadaniami Zakładu, stan licznika na początek i koniec danego dnia, podpis osoby kierującej pojazdem, kolejny numer karty.

W rezultacie prowadzone przez Państwa karty drogowe nie zawierają wszystkich elementów określonych w art. 86a ust. 7 ustawy. Nie wypełniają one wymogów ewidencji przebiegu pojazdu, o której mowa w art. 86a ust. 7 ustawy. Z okoliczności wniosku wynika ponadto, iż nie złożą Państwo informacji VAT-26 do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego w odniesieniu do pojazdu. Nie wprowadzą Państwo regulaminu, wewnętrznych zasad użytkowania pojazdu wykluczających użytek prywatny oraz nie będą posiadać bieżącego dostępu do informacji o trasach pojazdu.

W konsekwencji wskazane okoliczności prowadzą do wniosku, że nie wykluczą Państwo użytku pojazdu do celów prywatnych.

Zatem w przypadku prowadzenia wyłącznie kart drogowych, które nie wypełniają wymogów ewidencji przebiegu pojazdu, o której mowa w art. 86a ust. 7 ustawy, niezłożenia informacji VAT-26 do właściwego Naczelnik Urzędu Skarbowego w odniesieniu do pojazdu, braku wprowadzenia regulaminu, wewnętrznych zasad użytkowania pojazdu wykluczających użytek prywatny oraz braku bieżącego dostępu do informacji o trasach pojazdu, będą Państwo zobowiązani do pomniejszenia wyniku proporcji o 50%, zgodnie z art. 86a ust. 1 ustawy.

W konsekwencji, w sytuacji gdy będą Państwo dysponować wyłącznie kartami drogowymi, mają Państwo prawo do odliczenia części podatku naliczonego od wydatków związanych z pojazdem, przy zastosowaniu prewspółczynnika Zakładu, zgodnie z zasadami określonymi w art. 86 ust. 2a-2h ustawy oraz § 3 ust. 3 rozporządzenia, a następnie do tak wyliczonej kwoty zastosować uregulowania wynikające z art. 86a ust. 1 ustawy.

Zatem Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 należało uznać za nieprawidłowe.

W dalszej kolejności Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy w przypadku uznania, że karty drogowe nie spełniają wymogów ewidencji pojazdu, czy po zaprowadzeniu ewidencji, o której mowa w art. 86a ust. 7 ustawy, złożeniu informacji VAT-26 oraz wykluczeniu użytku prywatnego, mają Państwo prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od zakupu oraz kosztów eksploatacji pojazdu bez stosowania ograniczenia 50%.

Jak wynika z opisu sprawy, w przypadku uznania przez Organ interpretacyjny, iż karty drogowe nie spełniają wymogów ewidencji przebiegu pojazdu, o której mowa w art. 86a ust. 7 ustawy, Zakład jest gotowy zaprowadzić ewidencję przebiegu pojazdu zgodną z tym przepisem, złożyć informację VAT-26 oraz wprowadzić wewnętrzne zasady użytkowania pojazdu wykluczające użytek prywatny.

Wprowadzą Państwo regulamin użytkowania pojazdu. Samochód będzie parkowany na terenie Zakładu po godzinach pracy oraz sprawowany będzie nadzór kierownika Zakładu nad jego wykorzystaniem. Regulamin użytkowania pojazdu będzie określał, że pojazd będzie udostępniany wyłącznie upoważnionym pracownikom do realizacji obowiązków służbowych. Regulamin wprost zakaże wykorzystywania pojazdu do celów prywatnych, a przestrzeganie regulaminu będzie kontrolowane przez kierownika Zakładu oraz poprzez analizę kart drogowych lub ewidencji przebiegu pojazdu. Ponadto w przypadku naruszenia zasad będą stosowane konsekwencje pracownicze wynikające z przepisów prawa pracy. Regulamin będzie definiował użytek prywatny jako każde wykorzystanie pojazdu niezwiązane z realizacją zadań Zakładu, w szczególności do celów osobistych pracownika lub osób trzecich. Pojazd nie będzie wyposażony w system GPS ani inne narzędzia umożliwiające bieżące monitorowanie jego wykorzystania. Nadzór nad pojazdem będzie realizowany przez kierownika Zakładu, na podstawie kart drogowych lub ewidencji przebiegu pojazdu sporządzanej przez pracowników.

Zakład nie będzie posiadał bieżącego dostępu do informacji o trasach pojazdu. Dane w tym zakresie będą wynikały z kart drogowych lub ewidencji przebiegu pojazdu przekazywanej przez pracowników okresowo (codziennie, w cyklach tygodniowych lub na żądanie). Weryfikacja wykorzystania pojazdu będzie następowała na podstawie dostępnej dokumentacji sporządzanej przez uprawnionych do korzystania z pojazdu pracowników. Zakład nie będzie zatrudniał odrębnej osoby odpowiedzialnej za analizę sposobu wykorzystania pojazdu. Pojazd po zakończeniu pracy będzie parkowany na terenie Zakładu, w miejscu do tego wyznaczonym. Dostęp do pojazdu poza godzinami pracy będzie ograniczony.

Zatem mając na uwadze przedstawione we wniosku okoliczności sprawy oraz obowiązujące przepisy prawa podatkowego należy stwierdzić, że w odniesieniu do opisanego we wniosku pojazdu nie zostaną spełnione przesłanki do uznania, że wykluczony zostanie użytek prywatny.

Wprawdzie wprowadzą Państwo ewidencję przebiegu pojazdu, regulamin użytkowania pojazdu, pojazd parkowany będzie na terenie Zakładu po godzinach pracy oraz sprawowany będzie nadzór kierownika Zakładu nad jego wykorzystaniem, jednakże sposób użytkowania pojazdu w oparciu o wskazany regulamin nie wyklucza użytku prywatnego samochodu. Ponadto pojazd nie będzie wyposażony w system GPS ani inne narzędzia umożliwiające bieżące monitorowanie jego wykorzystania.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że wprowadzenie przez Państwa regulaminu użytkowania pojazdu nie jest równoznaczne ze stworzeniem przez Państwa stosownej procedury pojazdu, która wykluczy potencjalne użycie pojazdu do celów prywatnych pracowników. Potwierdza to sam regulamin, którego postanowienia wskazują, że regulamin wprost zakaże wykorzystywania pojazdu do celów prywatnych, a w przypadku naruszenia zasad będą stosowane konsekwencje pracownicze wynikające z przepisów prawa pracy. Zatem już z regulaminu wynika, że nie zabezpiecza on użytkowania pojazdu w sposób wykluczający go do celów prywatnych, a wręcz przeciwnie dopuszcza potencjalne użycie pojazdu do celów prywatnych. Ponadto należy podkreślić, że sama odpowiedzialność służbowa (konsekwencje pracownicze) nie świadczy o tym, że pojazd nie zostanie wykorzystany przez pracowników do celów prywatnych.

Podjęte przez Państwa działania, mające na celu wykluczenie użycia pojazdu samochodowego przez pracowników do celów prywatnych, tj. prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, wprowadzenie regulaminu, nie potwierdzają obiektywnie, że ww. pojazd nie będzie wykorzystywany wyłącznie zgodnie z założeniami do działalności gospodarczej, a także czynności pozostających poza zakresem opodatkowania, bez możliwości użycia go do celów prywatnych. Istotne w analizowanej sprawie jest to, że nie będzie istniał obiektywny nadzór np. GPS nad wykorzystaniem pojazdu przez pracowników. Wskazali Państwo we wniosku, że pojazd nie będzie wyposażony w system GPS ani inne narzędzia umożliwiające bieżące monitorowanie jego wykorzystania. Nadzór nad pojazdem będzie realizowany przez kierownika na podstawie kart drogowych lub ewidencji przebiegu pojazdu sporządzanej przez pracowników. Zakład nie będzie posiadał bieżącego dostępu do informacji o trasach pojazdu. Brak bezpośredniego nadzoru nad pojazdem prowadzi zatem do uznania, że nie będą Państwo w stanie zapewnić należytej kontroli oraz w sposób obiektywny wykluczyć użycia tego pojazdu do celów prywatnych.

Brak GPS i okoliczność, że Zakład nie będzie posiadał bieżącego dostępu do informacji o trasach pojazdu, dowodzi, że nie zapewniają Państwo nadzoru nad użytkowaniem pojazdu. Nie będą Państwo zatrudniać odrębnej osoby odpowiedzialnej za analizę sposobu wykorzystania pojazdu, a nadzór w tym zakresie będzie sprawowany wyłącznie przez kierownika Zakładu, który będzie weryfikował dokumentację prowadzoną przez pracowników oraz sposób wykorzystania pojazdu. Nie zostaną zatem stworzone takie mechanizmy, które zapewnią gwarancję wykorzystania pojazdu wyłącznie w działalności gospodarczej.

Należy podkreślić, że kontrola nad pojazdem realizowana przez kierownika Zakładu na podstawie kart drogowych lub ewidencji przebiegu pojazdu sporządzanej przez pracowników jest narzędziem ułatwiającym organizację pracy, a nie narzędziem nadzoru, które byłoby w stanie wyeliminować użytek prywatny samochodu. Nie dochowają Państwo należytej staranności, aby wykluczyć możliwość użycia pojazdu do celów prywatnych.

Zatem, z uwagi na brak stworzenia mechanizmów zapewniających nadzór nad użytkowaniem pojazdu do celów prywatnych, tj. brak GPS, bieżącego dostępu do informacji o trasach pojazdu - należy stwierdzić, że pojazd nie będzie wykorzystywany wyłącznie do celów prowadzonej przez Zakład działalności gospodarczej w rozumieniu przepisu art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a w związku z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy.

Zatem wykorzystywanie pojazdu w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym nie będzie uprawniać Państwa do pełnego (100%) odliczenia podatku VAT naliczonego.

Przysługiwać Państwu będzie ograniczone prawo do odliczenia podatku naliczonego (50% kwoty podatku naliczonego) w odniesieniu do wydatków związanych z pojazdem samochodowym.

Zatem mają Państwo prawo do odliczenia części podatku naliczonego od wydatków związanych z pojazdem, przy zastosowaniu prewspółczynnika Zakładu, zgodnie z zasadami określonymi w art. 86 ust. 2a-2h ustawy oraz § 3 ust. 3 rozporządzenia, a następnie do tak wyliczonej kwoty zastosować uregulowania wynikające z art. 86a ust. 1 ustawy.

Tym samym będą Państwo zobowiązani do pomniejszenia wyniku proporcji o 50%, zgodnie z art. 86a ust. 1 pkt 1 ustawy.

Zatem Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·     Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·     Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·     Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·     w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·     w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.