Wnioskodawczyni prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, opodatkowaną VAT, świadczącą usługi audytowe dla sieci franczyzowej sklepów. W ramach działalności wykonuje czynności terenowe i kontrolne, wymagające profesjonalnego wyglądu i identyfikacji. Planuje ponosić wydatki na odzież służbową, trwale oznaczoną naszywką z danymi osobowymi i stanowiskiem, wykorzystywaną wyłącznie podczas audytów i spotkań roboczych. Dodatkowo ponosi wydatki na obiady służbowe…
Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe
Szanowna Pani,
stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
23 stycznia 2026 r. wpłynął Pani wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z nabyciem odzieży służbowej oraz usług gastronomicznych. Uzupełniła Pani wniosek pismem z 24 lutego 2026 r. (wpływ 27 lutego 2026 r.) oraz pismem z 23 stycznia 2026 r. (wpływ 11 marca 2026 r.). Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
Prowadzi Pani jednoosobową działalność gospodarczą od 4 sierpnia 2025 r., opodatkowaną na zasadach ogólnych, przy prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR). Od początku działalności jest Pani również czynnym podatnikiem VAT.
W ramach działalności świadczy Pani usługi audytowe na rzecz sieci handlowej (…), pełniąc funkcję Partnera ds. Audytu. Świadczy Pani usługi audytowe na rzecz sieci handlowej (…), która jest jedną z największych sieci franczyzowych sklepów w Polsce. Sklepy (…) działają w modelu franczyzowym - oznacza to, że każda placówka jest prowadzona przez indywidualnego franczyzobiorcę, który korzysta z licencji i know-how sieci, a sieć zapewnia wsparcie operacyjne, systemy informatyczne, standardy handlowe i marketingowe.
Sklepy (…) oferują produkty codziennego użytku, artykuły spożywcze, drobne AGD oraz usługi dla klientów detalicznych. Sieć obejmuje tysiące placówek w całej Polsce, a jej działalność wymaga ścisłej kontroli standardów operacyjnych, jakości obsługi, procedur sprzedażowych i logistycznych.
W ramach działalności wykonuje Pani czynności, które mają charakter terenowy i kontrolny i obejmują one: bezpośrednie wizyty w sklepach; kontakt z franczyzobiorcami oraz personelem placówek; ocenę procesów operacyjnych, sprzedażowych i logistycznych; analizę wyników finansowych i wskaźników efektywności (KPI); sporządzanie raportów audytowych i rekomendacji działań korygujących; współpracę z franczyzobiorcami i zespołami operacyjnymi w zakresie wdrażania zaleceń.
Dodatkowo spotyka się Pani z franczyzobiorcami zarówno w ich punktach sprzedaży, jak i poza nimi, prowadząc spotkania biznesowe mające na celu omówienie wyników audytów, ustalenie działań naprawczych oraz koordynację bieżącej współpracy operacyjnej. Ponadto uczestniczy Pani w spotkaniach z partnerami oraz innymi osobami z sieci (…), które mają charakter merytoryczny i roboczy, służą wymianie informacji, analizie wyników audytów, ustalaniu harmonogramów wdrożenia zaleceń oraz bieżącej koordynacji procesów w sklepach sieci.
W trakcie audytów występuje Pani jako osoba upoważniona do kontroli, a jej jednoznaczna identyfikacja oraz profesjonalny wygląd są niezbędne do prawidłowego wykonywania obowiązków.
W związku z powyższym planuje Pani ponosić wydatki na odzież służbową o charakterze roboczym i identyfikacyjnym, taką jak koszule, bluzy, kamizelki czy marynarki, które:
Zakupiona odzież nie będzie miała charakteru reprezentacyjnego ani nie będzie służyła budowaniu Pani prestiżu, lecz będzie miała charakter użytkowy i identyfikacyjny, umożliwiając jednoznaczną identyfikację Pani podczas wykonywania czynności zawodowych.
W przyszłości każde nabycie odzieży będzie dokumentowane fakturą na dane działalności gospodarczej, a dodatkowo będzie Pani sporządzać dokumentację fotograficzną potwierdzającą trwałe oznaczenie odzieży (naszywkę). Zdjęcia te będą załączane do faktur w razie kontroli lub potrzeby udokumentowania wydatku, co pozwoli na jednoznaczne wykazanie użytkowego charakteru odzieży służbowej.
Dodatkowo ponosi Pani również wydatki na obiady służbowe z kontrahentami, w tym: franczyzobiorcami sieci (…); innymi przedstawicielami i współpracownikami sieci.
Czynności te mają charakter roboczy i merytoryczny, a ich celem jest w szczególności: omówienie wyników audytów i stwierdzonych nieprawidłowości; ustalenie działań naprawczych i harmonogramu ich wdrożenia; dyskusja nad bieżącymi problemami operacyjnymi w sklepach; koordynacja współpracy z franczyzobiorcami i zespołami operacyjnymi sieci.
Obiady te nie mają charakteru reprezentacyjnego ani prestiżowego, stanowią narzędzie pracy służbowej, umożliwiające wymianę informacji i szybkie podejmowanie decyzji w terenie.
Obecnie zarówno wydatki na odzież służbową, jak i na obiady są ponoszone przez Panią, jednak nie są ujmowane w kosztach uzyskania przychodów ani nie jest odliczany VAT. Nie posiada Pani faktur dokumentujących te zakupy, ponieważ dotychczas pokrywała je prywatnie.
Wniosek w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych ma charakter zapytania o możliwość kwalifikowania przyszłych wydatków jako kosztów uzyskania przychodów i odliczenia VAT. Zakupy nie zostały jeszcze dokonane i nie załącza Pani takich faktur do rozliczenia.
Jest Pani świadoma, że aby mogła dołączać faktury do kosztów, musi posiadać interpretację indywidualną w swoim przypadku. W związku z tym postanowiła Pani najpierw złożyć zapytanie do KIS, zanim dokona jakichkolwiek zakupów w tym kierunku.
Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego
Odzież służbowa oraz wydatki na obiady służbowe będą wykorzystywane wyłącznie do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.
Świadczy Pani usługi audytowe na rzecz sieci franczyzowej obejmującej placówki handlowe w Polsce. Usługi te podlegają opodatkowaniu VAT. Nie wykonuje Pani czynności zwolnionych z VAT ani niepodlegających opodatkowaniu. Nie występuje działalność mieszana. Wydatki będą bezpośrednio przypisane do działalności opodatkowanej.
Związek zakupu odzieży służbowej z działalnością opodatkowaną VAT.
Wykonuje Pani czynności o charakterze terenowym i kontrolnym, obejmujące m.in.:
Podczas audytów występuje Pani jako osoba formalnie upoważniona do przeprowadzania kontroli. Jednoznaczna identyfikacja osoby przeprowadzającej audyt stanowi element organizacyjny realizacji usługi.
Planowana odzież służbowa:
Odzież ta pełni funkcję identyfikacyjną w trakcie wykonywania czynności kontrolnych w placówkach handlowych i umożliwia sprawną realizację usług audytowych.
Ponieważ usługi audytowe stanowią czynności opodatkowane VAT, a odzież będzie wykorzystywana wyłącznie do ich wykonywania, istnieje bezpośredni związek funkcjonalny pomiędzy zakupem odzieży a działalnością opodatkowaną VAT.
Związek wydatków na obiady z działalnością opodatkowaną VAT.
Uczestniczy Pani w spotkaniach roboczych z franczyzobiorcami oraz przedstawicielami sieci, zarówno w punktach sprzedaży, jak i poza nimi.
Spotkania te mają charakter merytoryczny i dotyczą w szczególności:
Część spotkań odbywa się w lokalach gastronomicznych, podczas których nabywane są usługi gastronomiczne (posiłki i napoje bezalkoholowe). Wydatki te mają charakter roboczy i są związane z realizacją usług audytowych opodatkowanych VAT. Spotkania te wpływają na prawidłową realizację usług oraz utrzymanie współpracy z kontrahentami, co przekłada się na uzyskiwany obrót opodatkowany.
Będzie Pani dysponowała fakturami wystawionymi na dane prowadzonej działalności gospodarczej.
Faktury będą dokumentowały nabycie usług gastronomicznych (usługi restauracyjne polegające na przygotowaniu i podaniu posiłków oraz napojów bezalkoholowych). Wydatki nie będą obejmowały alkoholu.
Wpływ wydatków na obiady na obrót opodatkowany VAT
Spotkania robocze umożliwiają:
Działania te pozostają w bezpośrednim związku z wykonywaniem usług audytowych opodatkowanych VAT i uzyskiwaniem przychodów z tego tytułu.
Naszywki będą trwale przyszyte do odzieży w widocznym miejscu, w szczególności na wysokości piersi (lewa strona koszuli, bluzy, marynarki lub kamizelki). Oznaczenie będzie czytelne i łatwo dostrzegalne.
Naszywki będą miały charakter trwały - przyszyte do odzieży. Nie będą to elementy przypinane ani możliwe do łatwego usunięcia. Będą zawierały imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz stanowisko „Partner ds. Audytu”.
Pod pojęciem „wydatki na obiady służbowe” rozumie Pani wydatki ponoszone przez Panią jako organizatora spotkania roboczego, obejmujące:
Każdorazowo ponosi Pani koszt całego rachunku i dokonuje zapłaty za wszystkie osoby uczestniczące w spotkaniu. Wydatki nie obejmują alkoholu ani elementów o charakterze rozrywkowym. Spotkania mają charakter merytoryczny i roboczy.
Wydatki będą dotyczyły nabycia usług gastronomicznych/restauracyjnych.
Wydatki na obiady służbowe nie mają charakteru reprezentacyjnego w rozumieniu przepisów podatkowych. Ich celem nie jest wykreowanie wizerunku Pani jako podmiotu prestiżowego, ekskluzywnego czy prowadzącego działalność o podwyższonym standardzie.
Spotkania odbywają się w zwyczajnych lokalach gastronomicznych, wybieranych ze względu na dogodną lokalizację w pobliżu kontrolowanych placówek handlowych oraz możliwość spokojnego przeprowadzenia rozmowy merytorycznej. Wydatki nie mają charakteru okazałego ani wystawnego i ograniczają się do standardowych posiłków oraz napojów bezalkoholowych.
Celem organizacji spotkań jest:
Obiady służbowe stanowią element organizacyjny spotkania roboczego, umożliwiający jego sprawne przeprowadzenie w sytuacji, gdy audyty wykonywane są w terenie i trwają wiele godzin. Wydatki te nie służą budowaniu relacji o charakterze towarzyskim ani kreowaniu pozytywnego wizerunku poprzez okazałość czy wystawność.
Ich poniesienie ma charakter funkcjonalny i pozostaje w związku z realizacją usług audytowych oraz zabezpieczeniem źródła przychodów.
Pytania
1) Czy wydatki ponoszone przez Wnioskodawczynię na zakup odzieży służbowej o charakterze roboczym i identyfikacyjnym, trwale oznaczonej naszywką z imieniem i nazwiskiem przedsiębiorcy oraz stanowiskiem tj. „Partner ds. Audytu”, wykorzystywanej wyłącznie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o PIT oraz czy przysługuje od nich prawo do odliczenia podatku VAT?
2) Czy wydatki ponoszone przez Wnioskodawczynię na obiady służbowe z kontrahentami (franczyzobiorcami i przedstawicielami sieci (…), mające na celu omówienie kwestii związanych z audytami, naprawą nieprawidłowości i współpracą operacyjną, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i ujęte w KPiR? Czy od wydatków na opisane obiady służbowe z kontrahentami Wnioskodawczyni przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego?
Pani stanowisko w sprawie
Ad. 1 - odzież służbowa (PIT i VAT)
Ad. 2 - obiady służbowe (PIT i VAT)
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:
W zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Stosownie do treści art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:
Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
a) nabycia towarów i usług,
b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
Z powyższego wynika, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).
Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.
Prawo do odliczenia podatku naliczonego, jako integralna część systemu VAT, w zasadzie nie może być ograniczane ani pod względem czasu, ani też pod względem zakresu przedmiotowego. Nie jest to bowiem wyjątkowy przywilej podatnika, lecz jego fundamentalne prawo. Możliwość realizacji tego prawa powinna być zapewniona niezwłocznie i względem wszystkich kwot podatku, które zostały pobrane (naliczone) od transakcji związanych z zakupami.
Ustawa ustanawia zasadę tzw. niezwłocznego odliczenia podatku naliczonego. Zasada ta wyraża się tym, że podatnik, aby skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego nie musi czekać aż nabyty towar lub usługa zostaną odsprzedane lub efektywnie wykorzystane na potrzeby działalności opodatkowanej.
Istotna jest intencja nabycia - jeśli dany towar (usługa) ma służyć wykonywaniu czynności opodatkowanych, wówczas, po spełnieniu wymienionych w art. 86 ustawy wymogów formalnych, odliczenie jest prawnie dozwolone, oczywiście jeżeli nie wyłączają go inne przepisy ustawy lub aktów wykonawczych.
Biorąc pod uwagę, że prawo do odliczenia powinno być realizowane natychmiast po powstaniu podatku naliczonego, decydujące znaczenie dla oceny istnienia prawa do odliczenia ma zamierzony (deklarowany) związek podatku naliczonego z czynnościami opodatkowanymi. Przy czym związek ten może mieć charakter bezpośredni lub pośredni.
O związku bezpośrednim dokonywanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy nabywane towary służą np. dalszej odsprzedaży (towary handlowe) lub też nabywane towary i usługi są niezbędne do wytworzenia towarów lub usług będących przedmiotem dostawy. Bezpośrednio wiążą się więc z czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi przez podatnika.
Natomiast o pośrednim związku nabywanych towarów i usług z działalnością przedsiębiorcy można mówić wówczas, gdy ponoszone wydatki wiążą się z całokształtem funkcjonowania przedsiębiorstwa - mają pośredni związek z działalnością gospodarczą, a tym samym z osiąganym przez podatnika obrotem opodatkowanym. Aby jednak można było wskazać, że określone zakupy mają chociażby pośredni związek z działalnością podmiotu, istnieć musi związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy dokonanymi zakupami towarów i usług a powstaniem obrotu. O pośrednim związku dokonanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy zakup towarów i usług nie przyczynia się bezpośrednio do uzyskania obrotu przez podatnika, np. poprzez ich odsprzedaż, lecz poprzez wpływ na ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako całości, przyczynia się do generowania przez podmiot obrotu.
Podkreślenia wymaga, iż ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, stosownie do którego:
Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy: transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.
Oznacza to, że podatnik nie może skorzystać z prawa do odliczenia w odniesieniu do podatku, który jest należny wyłącznie z tego względu, że został wykazany na fakturze w sytuacji, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.
W myśl art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. b ustawy:
Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.
Reguła powyższa wyłącza możliwość obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w odniesieniu do wszystkich wydatków ponoszonych w związku z nabyciem usług noclegowych oraz gastronomicznych, za wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.
W opisie sprawy wskazała Pani, że w ramach działalności świadczy Pani usługi audytowe na rzecz sieci handlowej (…), pełniąc funkcję Partnera ds. Audytu. W trakcie audytów występuje Pani jako osoba upoważniona do kontroli, a jej jednoznaczna identyfikacja oraz profesjonalny wygląd są niezbędne do prawidłowego wykonywania obowiązków. W związku z powyższym planuje Pani ponosić wydatki na odzież służbową o charakterze roboczym i identyfikacyjnym, taką jak koszule, bluzy, kamizelki czy marynarki. Dodatkowo ponosi Pani również wydatki na obiady służbowe z kontrahentami, w tym: franczyzobiorcami sieci (…); innymi przedstawicielami i współpracownikami sieci.
Pani wątpliwości w pierwszej kolejności dotyczą tego czy przysługuje Pani prawo do odliczenia podatku VAT od wydatków ponoszonych na zakup odzieży służbowej o charakterze roboczym i identyfikacyjnym, trwale oznaczonej naszywką z imieniem i nazwiskiem przedsiębiorcy oraz stanowiskiem tj. „Partner ds. Audytu”, wykorzystywanej wyłącznie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
Odnosząc się do Pani wątpliwości należy wskazać, że zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz dyrektywą Rady 2006/112/WE z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 347 z 11 grudnia 2006 r. str.1 ze zm.) - dalej dyrektywa VAT, możliwe jest odliczenie podatku od nabywanych towarów i usług, które są związane z prowadzoną przez podatnika opodatkowaną działalnością gospodarczą.
W tym miejscu wskazania wymaga, że fakt istnienia bezpośredniego związku między nabywanymi towarami i usługami a transakcjami opodatkowanymi podatnika jako niezbędny wymóg powstania prawa do odliczenia podatku jest również akcentowany w orzecznictwie Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej. W orzeczeniu z 6 kwietnia 1995 r. (w sprawie C-4/94, BLP Group plc v. Commissioners of Customs & Excise) TSUE stwierdził, że powstanie prawa do odliczenia podatku jest uzależnione od bezpośredniego i niezwłocznego związku z transakcjami opodatkowanymi (ang. direct and immediate link with the taxable transactions). Także w wyroku z 8 czerwca 2000 r. (w sprawie C-98/98, Commissioners of Customs and Excise a Midland Bank plc) TSUE nie miał wątpliwości, że artykuł 2 Pierwszej Dyrektywy i artykuł 17 ust. 2, 3 i 5 Szóstej Dyrektywy w sprawie harmonizacji ustawodawstw Państw Członkowskich w odniesieniu do podatków obrotowych należy interpretować w taki sposób, aby warunkiem odliczenia przez podatnika VAT oraz podstawą do ustalenia zakresu tego prawa było zasadniczo istnienie bezpośredniego związku pomiędzy daną transakcją nabycia a daną transakcją (lub transakcjami) sprzedaży, uprawniającymi do dokonania odliczenia.
Ponadto Trybunał w wyroku z 13 marca 2008 r. w sprawie C-437/06 Securenta przesądził, że w sytuacji gdy podatnik wykonuje działalność gospodarczą i działalność niemającą charakteru gospodarczego, prawo do odliczenia z tytułu ewentualnych wydatków jest dopuszczalne jedynie w zakresie, w jakim wydatki te można przyporządkować działalności gospodarczej podatnika.
W orzeczeniu z 27 września 2001 r. w sprawie CIBO Participations S.A. (C-16/00) Trybunał doszedł do wniosku, że aby możliwe było odliczenie VAT naliczonego, musi istnieć bezpośredni związek pomiędzy wydatkiem a sprzedażą opodatkowaną VAT, co oznacza, że wydatek musi stanowić element kosztowy sprzedaży opodatkowanej. Niemniej TSUE stwierdził, że wydatki na doradztwo związane z procesem przejmowania spółek zależnych przez CIBO stanowią koszty ogólne, mające związek z działalnością opodatkowaną tej spółki.
W świetle powyższego orzecznictwa TSUE należy stwierdzić, że kierując się wykładnią dokonywaną w zgodzie z zasadami VI Dyrektywy (od 1 stycznia 2007 r. - Dyrektywy 2006/112/WE), na gruncie art. 86 ust. 1 ustawy, podobnie jak i art. 17(2)(3) i (5) VI Dyrektywy (art. 167 i nast. Dyrektywy 2006/112/WE) należy przyjąć - co do zasady - że niezbędnym warunkiem odliczenia VAT jest istnienie bezpośredniego związku pomiędzy zakupami (wydatkami), a konkretną transakcją opodatkowaną. Wydatki te powinny stanowić część składową kosztów świadczenia, uwzględnioną w cenie. Jednak brak takiej konkretnej transakcji opodatkowanej nie musi zawsze prowadzić do utraty prawa do odliczenia VAT. W przypadku bowiem wydatków zaliczanych do tzw. kosztów ogólnych wprawdzie nie istnieje bezpośredni związek pomiędzy zakupem tych towarów i usług, a sprzedażą opodatkowaną, lecz w sytuacji gdy stanowią one element cenotwórczy produktów podatnika, pozostając w ten sposób w pośrednim związku z jego opodatkowaną działalnością gospodarczą, prawo do odliczenia z tytułu tych zakupów (wydatków) powinno przysługiwać podatnikowi w takim zakresie, w jakim ogólna działalność daje prawo do odliczenia VAT.
Wskazania wymaga, że przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie definiują pojęcia stroju firmowego (odzieży służbowej), jednakże dany strój można uznać za ubiór służbowy, gdy jego używanie przez pracownika odbywa się w ramach realizacji nałożonego na niego obowiązku oraz gdy posiada on charakterystyczne cechy, dzięki którym traci charakter osobisty i które uniemożliwiają wykorzystanie go do celów prywatnych (np. logo firmy, charakterystyczny krój i kolor). Takie stroje ułatwiają klientom i kontrahentom identyfikację pracowników firmy. Ponadto, poprzez oznaczenie logo mogą być skutecznym narzędziem jej promocji i reklamy, zapewniając w ten sposób spójny przekaz marketingowy. Jeżeli stroje pracownicze spełniają wskazane kryteria, wówczas wydatki na ich nabycie mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.
W tym miejscu należy odnieść się do wykładni językowej pojęcia reprezentacji, reklamy oraz promocji. I tak reprezentacja odnosi się do dobrego reprezentowania firmy. W konsekwencji o reprezentacji należy mówić w odniesieniu do całokształtu każdych działań mających na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacji z kontrahentami (ich przedstawicielami), gośćmi i potencjalnymi klientami.
Obejmuje ona zarówno działania zmierzające do:
Właściwy wizerunek to taki, który może sprawić, że kształtowany dzięki reprezentacji „obraz przedsiębiorcy” przełoży się na nabywanie jego produktów lub usług. Świadome kształtowanie więc właściwego wizerunku przez przedsiębiorcę ma na celu stworzenie o nim takiego wyobrażenia, które spowoduje pozytywne postrzeganie tegoż przedsiębiorcy przez osoby zewnętrzne, które z kolei będzie zachętą do podjęcia rozmów, współpracy, zakupów jego produktów czy usług.
Z kolei reklama to działania podmiotu gospodarczego kształtującego popyt na dane towary, usługi lub markę, poprzez poszerzenie wiedzy o nich, zachwalanie, mające na celu skłonienie jak największej liczby potencjalnych klientów do zakupu towarów lub usług tego podmiotu gospodarczego.
Istotne zatem jest rozróżnienie między nakładami ukierunkowanymi na reprezentowanie firmy oraz budowanie jej prestiżu (reprezentacja), a wydatkami mającymi na celu zachęcanie potencjalnych klientów do nawiązania bądź utrzymania kontaktów z przedsiębiorcą oraz nabywania towarów lub usług danej firmy (reklama). Ocena charakteru wydatku możliwa jest na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika. Ocena ta powinna być dokonywana każdorazowo przez podatnika, który prowadząc działalność gospodarczą może najlepiej dokonać właściwej kwalifikacji danego wydatku pod kątem funkcji, jaką będzie spełniać w firmie.
W analizowanej sprawie wskazała Pani, że będzie ponosić wydatki na odzież służbową o charakterze roboczym i identyfikacyjnym, taką jak koszule, bluzy, kamizelki czy marynarki, które będą wykorzystywane wyłącznie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Będą noszone wyłącznie podczas audytów, wizyt kontrolnych oraz innych czynności zawodowych i zostaną trwale oznaczone naszywką zawierającą imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz oznaczenie stanowiska „Partner ds. Audytu”, ze względu na trwałe oznaczenie nie będą nadawały się do użytku prywatnego. Odzież służbowa będzie wykorzystywana wyłącznie do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Wskazała Pani, że odzież ta pełni funkcję identyfikacyjną w trakcie wykonywania czynności kontrolnych w placówkach handlowych i umożliwia sprawną realizację usług audytowych. Naszywki będą trwale przyszyte do odzieży w widocznym miejscu, w szczególności na wysokości piersi (lewa strona koszuli, bluzy, marynarki lub kamizelki). Oznaczenie będzie czytelne i łatwo dostrzegalne. Naszywki będą miały charakter trwały - przyszyte do odzieży. Nie będą to elementy przypinane ani możliwe do łatwego usunięcia. Będą zawierały imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz stanowisko „Partner ds. Audytu”.
Analiza wskazanych okoliczności sprawy prowadzi do wniosku, że wydatki ponoszone na zakup odzieży służbowej, która będzie noszona wyłącznie podczas audytów, wizyt kontrolnych oraz innych czynności zawodowych oraz zostanie trwale oznaczone naszywką zawierającą imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz oznaczenie stanowiska „Partner ds. Audytu”, można zaliczyć do wydatków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, bowiem wykazują one charakter promocyjno-reklamowy i będą służyły zaspokojeniu potrzeb wizerunkowych Pani firmy. Odzież ta będzie kojarzona z Pani firmą i będzie identyfikowała i wyróżniała Panią spośród innych osób. Ponadto odzież służbowa będzie wykorzystywana przy wykonywaniu czynności opodatkowanych podatkiem VAT.
Podsumowując, skoro jest Pani czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług oraz nabyta przez Panią odzież służbowa będzie wykorzystywana do wykonywania czynności opodatkowanych, to będzie przysługiwało Pani prawo odliczenia podatku naliczonego od wydatków ponoszonych na zakup odzieży służbowej o charakterze roboczym i identyfikacyjnym. Prawo to będzie przysługiwało pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy.
Tym samym, Pani stanowisko w zakresie podatku od towarów i usług dotyczące pytania nr 1 jest prawidłowe.
Ponadto Pani wątpliwości dotyczą tego, czy będzie przysługiwało Pani prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od wydatków ponoszonych przez Panią na obiady służbowe z kontrahentami.
Wskazała Pani, że ponosi również wydatki na obiady służbowe z kontrahentami, w tym: franczyzobiorcami sieci (…), innymi przedstawicielami i współpracownikami sieci. Czynności te mają charakter roboczy i merytoryczny, a ich celem jest w szczególności: omówienie wyników audytów i stwierdzonych nieprawidłowości; ustalenie działań naprawczych i harmonogramu ich wdrożenia; dyskusja nad bieżącymi problemami operacyjnymi w sklepach; koordynacja współpracy z franczyzobiorcami i zespołami operacyjnymi sieci. Część spotkań odbywa się w lokalach gastronomicznych, podczas których nabywane są usługi gastronomiczne (posiłki i napoje bezalkoholowe). Wydatki te mają charakter roboczy i są związane z realizacją usług audytowych opodatkowanych VAT. Spotkania te wpływają na prawidłową realizację usług oraz utrzymanie współpracy z kontrahentami, co przekłada się na uzyskiwany obrót opodatkowany. Będzie Pani dysponowała fakturami wystawionymi na dane prowadzonej działalności gospodarczej. Faktury będą dokumentowały nabycie usług gastronomicznych (usługi restauracyjne polegające na przygotowaniu i podaniu posiłków oraz napojów bezalkoholowych). Wydatki nie będą obejmowały alkoholu.
Odnosząc się do Pani wątpliwości, w kwestii prawa do odliczenia wskazać należy, że z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy wprost wynika, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług gastronomicznych. Wyjątek dotyczy jedynie podatników świadczących usługi przewozu osób, kupujących gotowe posiłki dla pasażerów, który nie ma miejsca w analizowanej sprawie.
Ponieważ nabywane przez Panią usługi gastronomiczne będą mieściły się w zakresie usług wskazanych w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy, do których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku, to nie będzie przysługiwało Pani prawo do odliczenia podatku od towarów i usług naliczonego z tytułu nabycia usług gastronomicznych (wydatków na obiady służbowe), pomimo faktu, że usługi te związane będą z wykonywanymi przez Panią czynnościami opodatkowanymi.
Tym samym Pani stanowisko w zakresie pytania nr 2 w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pani przedstawiła i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.
Niniejsza interpretacja dotyczy wyłącznie podatku od towarów i usług, natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.
W myśl art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa,
składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego.
Jestem ściśle związany z przedstawionym we wniosku stanem faktycznym. Ponosi Pani ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty opis sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem sprawy podanym przez Panią w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność. W przypadku gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo