Interpretacja 0114-KDIP4-2.4012.876.2025.1.WH

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

26 listopada 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 18 listopada 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupu wystawionych poza KSeF oraz terminu powstania prawa od odliczenia podatku VAT naliczonego wskazanego na fakturach zakupowych, w sytuacji, gdy dokument ten został wystawiony poza KSeF. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Działalność gospodarcza Spółki obejmuje przede wszystkim świadczenie usług leasingu, w ramach których Spółka oddaje do odpłatnego korzystania Klientom (korzystającym) przedmioty leasingu, w tym pojazdy osobowe i ciężarowe, maszyny, urządzenia, a także nieruchomości.

Zawierane przez Spółkę umowy leasingu mogą być kwalifikowane jako tzw. leasing operacyjny, o którym mowa w art. 17b ustawy o CIT, leasing finansowy, o którym mowa w art. 17f ustawy o CIT, a także leasing gruntów oraz praw użytkowania wieczystego, o którym mowa w art. 17i ustawy o CIT. Ponadto, Spółka świadczy również usługi najmu, dzierżawy, a także usługi zarządzania flotami pojazdów należących do Klientów A.

Przedmiotowe czynności podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT według zasad ogólnych, przy czym w przypadku usług leasingu operacyjnego, o których mowa w art. 17b ustawy o CIT, świadczonych przez Spółkę na rzecz jej Klientów, w związku z oddaniem im przedmiotu umowy do używania Spółce należne są comiesięczne raty leasingowe, dokumentowane za pomocą faktur.

Wnioskodawca dokonuje odpłatnych dostaw towarów oraz odpłatnego świadczenia usług na terytorium Polski, przy czym świadczenia te dokonywane są przede wszystkim na rzecz podatników w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT, prowadzących działalność gospodarczą.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi, które są następnie wykorzystywane do wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT.

W związku z wejściem w życie przepisów wprowadzających obowiązkowe stosowanie Krajowego Systemu e-Faktur [dalej: KSeF], z uwagi na osiągnięty w 2024 r. poziom sprzedaży brutto, Spółka zobowiązana będzie od 1 lutego 2026 r. wystawiać faktury ustrukturyzowane. Dlatego też, Spółka podejmuje działania przygotowawcze mające na celu dostosowanie procesów wewnętrznych do nowych wymogów w zakresie fakturowania. Obejmują one zarówno wdrożenie rozwiązań technicznych i organizacyjnych umożliwiających wystawianie faktur sprzedażowych w formie ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF, jak również dostosowanie procedur do prawidłowego odbierania faktur wystawianych przez kontrahentów w tym systemie.

Jednocześnie jednak Spółka liczy się z tym, że po wejściu w życie obowiązku wystawiania faktur z wykorzystaniem KSeF inni podatnicy mogą być w różnym stopniu przygotowani do wystawiania faktur w tym systemie, co w praktyce może prowadzić do wystąpienia różnych sytuacji dotyczących sposobu wstawiania faktur przez dostawców Spółki i ich otrzymywania przez Spółkę.

W związku z tym, w celu uzyskania interpretacji przepisów prawa podatkowego i potwierdzenia prawidłowego sposobu postępowania w zakresie odliczania podatku naliczonego, Spółka przedstawia poniżej cztery potencjalne zdarzenia przyszłe, które w jej ocenie mogą wystąpić w praktyce po wejściu w życie obowiązku korzystania z KSeF:

Zdarzenie przyszłe nr 1:

Otrzymanie faktury w formacie PDF, wystawionej poza KSeF, od kontrahenta objętego już obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych. [dalej: Zdarzenie nr 1]

Wnioskodawca nie może wykluczyć, że pomimo wejścia w życie przepisów nakładających na największych podatników od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF, część faktur zakupowych otrzymywanych przez Spółkę zostanie wystawiona, poza tym systemem. Analogicznie, niektórzy dostawcy Spółki mogą nadal wysyłać faktury poza systemem KSeF, mimo iż obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczyć ich będzie już od 1 kwietnia 2026 r. Przykładowo, może się zdarzyć, że kontrahent Spółki - mimo ciążącego na nim obowiązku wystawienia faktur - poprzez KSeF - wystawi fakturę w formacie PDF i prześle ją bezpośrednio do Spółki, z pominięciem KSeF. Przyczyny takiego stanu rzeczy mogą wynikać z okoliczności faktycznych lub prawnych, takich jak błędna ocena statusu podatkowego kontrahenta, uznanie, iż nie jest on objęty obowiązkiem stosowania KSeF z uwagi na brak siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, bądź też z przyczyn natury techniczno-organizacyjnej uniemożliwiających dostawcy wystawienie faktury w wymaganej formie.

W takim przypadku jedynym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji będzie faktura otrzymana przez Spółkę w formacie PDF (poza KSeF). Niezależnie od tego, Spółka będzie dysponować dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste wykonanie świadczenia, takimi jak przykładowo: umowa, zamówienie, protokół odbioru towaru lub wykonania usługi, potwierdzenie dokonania płatności. Zakup towarów bądź usług udokumentowany w ten sposób dotyczyć będzie działalności A. opodatkowanej VAT, przy czym zakupy te nie będą stanowić nabycia usług gastronomicznych bądź noclegowych.

Zdarzenie przyszłe nr 2:

Otrzymanie faktury PDF z oświadczeniem kontrahenta o braku obowiązku korzystania z KSeF, która to faktura zostanie następnie wprowadzona przez dostawcę do KSeF. [dalej: Zdarzenie nr 2]

Wnioskodawca dopuszcza sytuację, w której dostawca prześle Spółce fakturę potwierdzającą zakup towarów bądź usług w formacie PDF, wystawioną poza KSeF. Jednocześnie, dostawca złoży pisemne oświadczenie, że w momencie wystawienia faktury nie był objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych (np. z uwagi na brak siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, zwolnienie podmiotowe bądź inne przesłanki). Na moment otrzymania takiej faktury Spółka nie posiada informacji (i nie może przewidzieć takiego zdarzenia), czy analogiczny dokument zostanie kiedykolwiek wprowadzony przez dostawcę do KSeF.

Po upływie pewnego czasu (np. 2-3 tygodni) może się jednak zdarzyć, że ta sama faktura zostanie przesłana przez dostawcę do KSeF i zostanie jej nadany numer identyfikujący tę fakturę w systemie.

Spółka będzie w stanie jednoznacznie powiązać dokument pojawiający się w KSeF z wcześniej otrzymaną fakturą w formacie PDF - w szczególności na podstawie zgodności jej treści, danych kontrahenta, wartości transakcji lub innych elementów identyfikujących. Tak jak w przypadku Zdarzenia nr 1 - również w tym przypadku zakup towarów bądź usług przez Spółkę powiązany będzie z wykonywaną przez nią działalnością opodatkowaną VAT.

Zdarzenie przyszłe nr 3:

Otrzymanie faktury w formacie PDF z kodem offline, gdy data wystawienia poprzedza ogłoszenie awarii KSeF. [dalej: Zdarzenie nr 3]

Spółka zakłada możliwość wystąpienia przypadku, w którym kontrahent wystawi fakturę w trybie offline24 i przekaże ją Spółce w formacie PDF poza KSeF, przy czym dokument będzie zawierał kod QR z podpisem OFFLINE oraz kod QR z podpisem CERTYFIKAT. Faktura taka zostanie wystawiona przez dostawcę w trybie offline24, z zamiarem wprowadzenia jej do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym. Spółka nie wyklucza, że w tym następnym dniu roboczym, w którym faktura byłaby wprowadzona przez dostawcę do KSeF, Ministerstwo Finansów oficjalnie ogłosi awarię systemu KSeF. W efekcie, faktura wystawiona byłaby przez dostawcę w ostatnim dniu roboczym, w którym system formalnie pozostawał dostępny i nie został objęty procedurą awaryjną. Dostawca zapewne planowałby wysłać przedmiotową fakturę do KSeF zgodnie z przepisami, tj. nie później niż w kolejnym dniu roboczym po dacie jej wystawienia. Niemniej, w tym kolejnym dniu roboczym Minister Finansów ogłosił awarię KSeF, co uniemożliwiło wprowadzenie tej faktury do systemu.

Wystawca zadeklarował przy tym zamiar niezwłocznego przesłania faktury do KSeF po przywróceniu jego pełnej dostępności.

Zdarzenie przyszłe nr 4:

Otrzymanie faktury w formacie PDF wystawionej w trybie offline, która nie zostaje wyprowadzona do Krajowego Systemu e-Faktur. [dalej: Zdarzenie nr 4]

Spółka dopuszcza wystąpienie sytuacji, w której kontrahent wystawi fakturę w trybie offline (np. w związku z awarią systemu lub jego czasową niedostępnością) i przekaże ją Spółce w formacie PDF poza KSeF, przy czym dokument - pomimo upływu ustawowych terminów - nie zostanie wprowadzony przez dostawcę do systemu KSeF. Faktura będzie zawierała kod QR z podpisem OFFLINE oraz kod QR z podpisem CERTYFIKAT.

Pytania

1)    Czy w przypadku otrzymania przez Spółkę faktury zakupowej w formacie PDF, wystawionej poza KSeF przez podmiot zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego, a jeżeli tak - czy momentem jego powstania jest dzień otrzymania takiej faktury?

2)    Czy w sytuacji, gdy Spółka otrzymuje fakturę w formacie PDF wraz z oświadczeniem kontrahenta o braku obowiązku wystawiania faktur z użyciem KSeF, a następnie dokument ten zostaje wprowadzony do systemu i otrzymuje numer identyfikacyjny, Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie otrzymanej faktury w formacie PDF, niezależnie od późniejszego jej wprowadzenia przez dostawcę do KSeF?

3)    Czy faktura wystawiona w trybie offline (z kodami QR OFFLINE i CERTYFIKAT) w dniu roboczym poprzedzającym dzień ogłoszenia awarii KSeF, przekazana Spółce w formacie PDF ze wskazanymi oznaczeniami, może stanowić podstawę do odliczenia podatku naliczonego, a jeśli tak

- jaki moment należy uznać za właściwy dla powstania tego prawa?

4)    Czy faktura wystawiona w trybie offline i przekazana Spółce w formacie PDF (z kodami QR OFFLINE i CERTYFIKAT), która ostatecznie nie zostaje wprowadzona do KSeF, może stanowić podstawę do odliczenia podatku naliczonego, a jeżeli tak - czy momentem powstania tego prawa jest data otrzymania faktury w formacie PDF?

Państwa stanowisko w sprawie

W ocenie Wnioskodawcy, w odniesieniu do każdego z opisanych przez Spółkę zdarzeń przyszłych (Zdarzenie nr 1-4), Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur dokumentujących rzeczywiste czynności gospodarcze dokonane pomiędzy Spółką a jej dostawcami, spełniających materialnoprawne przesłanki odliczenia, przy jednoczesnym braku wystąpienia przesłanek negatywnych skutkujących wyłączeniem tego prawa.

Uprawnienie to pozostaje niezależne od formy wystawienia faktur przez dostawców, sposobu ich doręczenia oraz dalszego obiegu, w tym również w przypadkach:

i)    wystawienia przez dostawcę faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur,

ii)   przekazania jej Spółce w formacie PDF, a następnie wprowadzenia przez dostawcę analogicznego dokumentu do KSef,

iii) wystawienia faktury w trybie offline tuż przed ogłoszeniem awarii systemu lub

iv) wystawienia faktury w trybie offline i niewprowadzenia jej ostatecznie do KSeE.

Na wstępie należy podkreślić, że zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje - w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych - prawo do odliczenia podatku naliczonego, z zastrzeżeniem przepisów szczególnych.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwota podatku naliczonego obejmuje łączną wartość podatku wykazanego na fakturach otrzymanych przez podatnika w związku z nabyciem towarów lub usług bądź dokonaniem w całości bądź w części zapłaty przed realizacją dostawy towarów lub wykonaniem usługi.

Zgodnie z art. 2 ustawy o VAT:

i)    pkt 31 - fakturą jest dokument w formie papierowej lub elektronicznej, zawierający dane wymagane przepisami ustawy oraz aktami wykonawczymi wydanymi na jej podstawie,

ii)   pkt 32 - fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej, wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym,

iii) pkt 32a - fakturą ustrukturyzowaną jest faktura wystawiona przy użyciu KSeF, której został nadany numer identyfikujący w tym systemie.

Przepis art. 86 ust. 1 ustawy o VAT realizuje jedną z podstawowych zasad tego podatku wskazując, że podatnik jest uprawniony do odliczenia VAT w zakresie, w jakim nabywane przez niego towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT. Przy czym, zgodnie z art. 86 ust. 2 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi, m.in. suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług bądź dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Kwestia ustalenia okresu rozliczeniowego, w którym podatnik jest uprawniony do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego, została kompleksowo uregulowana w art. 86 ust. 10, ust. 10b pkt 1, ust. 11 oraz ust. 13 ustawy o VAT.

Z przepisów tych wynika, że prawo do odliczenia powstaje w rozliczeniu za okres, w którym po stronie dostawcy powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Ponadto podatnik może zrealizować to uprawnienie w deklaracji za jeden z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych - w przypadku rozliczeń miesięcznych, albo w deklaracji za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych - w przypadku rozliczeń kwartalnych (art. 86 ust. 11). W sytuacji niewykazania podatku naliczonego w tych terminach podatnik zachowuje możliwość dokonania korekty deklaracji w terminie pięciu lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do odliczenia (art. 86 ust. 13), z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w ustawie.

W dalszej kolejności należy wskazać, iż ustawodawca w art. 88 ustawy VAT ustanowił zamknięty katalog tzw. negatywnych przesłanek prawa do odliczenia podatku naliczonego. Obejmuje on m.in. przypadki, gdy faktura dokumentuje zakup usług noclegowych bądź gastronomicznych, faktura została wystawiona przez podmiot nieistniejący, dokumentuje czynność niepodlegającą opodatkowaniu lub zwolnioną z podatku lub zawiera dane niezgodne z rzeczywistością. Ponadto, zgodnie z art. 88 ust. 4, prawo do odliczenia nie przysługuje podatnikom niezarejestrowanym jako podatnicy VAT czynni, z pewnymi wyjątkami.

Oznacza to, że jedynie zaistnienie przesłanek wskazanych w art. 88 skutkuje ustawowym wyłączeniem prawa do odliczenia, niezależnie od spełnienia pozostałych warunków materialnoprawnych.

Negatywne przesłanki mają charakter bezwzględny i ich wystąpienie stanowi normatywną przeszkodę w realizacji prawa do odliczenia.

Z powołanych regulacji wynika, iż prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje wyłącznie podmiotom, które łącznie spełniają ustawowe przesłanki - posiadają status podatnika w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT, nabyte towary lub usługi są przez nich wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych (bądź czynności z nimi zrównanych), a kwota podatku naliczonego wynika z otrzymanej faktury. Spełnienie powyższych warunków stanowi niezbędny element realizacji prawa do odliczenia VAT. Jednocześnie ustawodawca w art. 88 ustawy wskazał zamknięty katalog przesłanek negatywnych, których wystąpienie prowadzi do ustawowego wyłączenia prawa do odliczenia. Katalog ten nie podlega jednocześnie wykładni rozszerzającej, a ograniczenie prawa do odliczenia, jeśli pozostałe warunki przewidziane w art. 86 ustawy o VAT są spełnione, może nastąpić wyłącznie w przypadkach wyraźnie przewidzianych w tym przepisie.

W kontekście pytań postawionych przez Spółkę, konieczne jest odniesienie się do obowiązku wystawienia faktury, który został uregulowany w art. 106b ust. 1 ustawy o VAT.

Zgodnie z tym przepisem podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury dokumentującej m.in.:

i)    sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, na rzecz innego podatnika oraz rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

ii)   otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży (z pewnymi wyjątkami).

Odnosząc się natomiast do opisanych zdarzeń przyszłych, jako że ich zaistnienie analizowane winno być w kontekście przepisów ustawy o VAT w kształcie obowiązującym od 1 lutego 2026 r., należy wskazać na następujące kwestie.

Zgodnie z ustawą z 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o VAT, obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF wejdzie w życie 1 lutego 2026 r. - dla podatników, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem VAT w 2024 r. przekroczyła kwotę 200 mln zł.

Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten zostanie rozszerzony na wszystkich pozostałych podatników, z wyjątkiem tych, u których wartość sprzedaży brutto w miesiącu nie przekracza kwoty 10 tys. zł. Dla tych podmiotów obowiązek wystawiania faktur z wykorzystaniem KSeF zaistnieje od 1 stycznia 2027 r. Kolejne zmiany do ostatecznych przepisów regulujących zasady wystawiania faktur ustrukturyzowanych wprowadzone zostały ustawą z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

W efekcie, na mocy art. 106ga ust. 1-4 ustawy VAT, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:

i)    podatnicy będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur;

ii)   obowiązek ten nie będzie dotyczył określonych podmiotów (np. podmiotów zagranicznych, nie posiadających stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce) i sprzedaży na rzecz określonych podmiotów (np. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej).

iii) w przypadkach wskazanych w art. 106ga ust. 2 (tj. w przypadkach, gdy nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych), podatnicy będą uprawnieni do wystawiania faktur elektronicznych lub faktur w formie papierowej. W określonych przypadkach, podatnicy będą jednak mieli możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych - przykładowo dokumentując świadczenia na rzecz konsumentów.

Ponadto, przepis art. 106gb ust. 1 ustawy o VAT wprowadzi zasadę, zgodnie z którą faktura ustrukturyzowana będzie wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF. Potwierdzenia w tym zakresie dostarczać będzie art. 106na ustawy o VAT, zgodnie z którym:

i) fakturę ustrukturyzowaną uznawać się będzie za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF.

ii) faktura ustrukturyzowana będzie uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Zasady powyższe modyfikuje nowy przepis art. 106nda ustawy o VAT, który w ust. 10 i 11 przewidywać będzie, iż:

i)    za datę wystawienia faktury wystawionej w trybie offline24 (a więc faktury wprowadzanej do KSeF później niż w dacie P_l) uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazaną przez podatnika na tej fakturze,

ii)   za datę otrzymania faktury wystawionej w trybie offline24 uznaje się datę przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF. Natomiast, w przypadku udostępnienia takiej faktury na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 (np. podmioty zagraniczne, konsumenci), w sposób inny niż przy użyciu KSeF, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę.

Niemniej, powyższa zasada, zgodnie z którą za datę otrzymania faktury ustrukturyzowanej uznaje się datę nadania jej numeru identyfikującego ją w systemie, ulega istotnej modyfikacji w ramach trybu awarii, o której mowa w art. 106nf ustawy o VAT (również obowiązującego od 1 lutego 2026 r.).

Zgodnie z powołanym przepisem:

i)    ust. 1 - w okresie trwania awarii KSeF (o której mowa w art. 106ne ust. 1), podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej; następnie, podatnik w ciągu maksymalnie 7 dni roboczych po zakończeniu awarii zobowiązany jest do wprowadzenia tej faktury do KSeF;

ii)   ust. 2 - faktury wystawione zgodnie z powyższym udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony,

iii) ust. 9 - za datę wystawienia faktury w okresie awarii uznaje się datę jej wystawienia, wskazaną przez podatnika na tej fakturze (P_l),

iv) ust. 10 - za datę otrzymania faktury wystawionej w okresie awarii uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę; jeśli jednak data ta jest późniejsza niż data przydzielenia tej fakturze numeru identyfikującego ją w KSeF, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru.

Z powyższego wynika, że faktury ustrukturyzowane powinny być wystawiane, ale też otrzymywane poprzez KSeF. Tym samym, faktura wystawiona i doręczona Spółce z pominięciem KSeF nie powinna być w ogóle uznawana za fakturę ustrukturyzowaną, lecz - w przypadku jej doręczenia Wnioskodawcy w formacie PDF - za fakturę elektroniczną, której momentem otrzymania jest jej data faktycznego wpływu do Spółki. Konsekwentnie, w przypadku, gdy faktura zostanie przekazana Spółce jako nabywcy w sposób inny niż za pośrednictwem systemu KSeF, nie ulega wątpliwości, że za moment jej otrzymania należy uznać dzień jej faktycznego doręczenia Spółce.

Analizując przedstawione zdarzenia przyszłe w kontekście obowiązujących przepisów, należy wskazać, że Wnioskodawca - w odniesieniu do Zdarzeń nr 1-4 - spełnia tzw. pozytywne przesłanki warunkujące powstanie prawa do odliczenia podatku naliczonego, wynikające z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Nabyte towary i usługi będą bowiem wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, a dokumentacja transakcji będzie miała formę faktury - w rozumieniu art. 2 pkt 31- 32a ustawy. Jednocześnie w opisanych przypadkach nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy, które mogłyby skutkować ustawowym wyłączeniem prawa do odliczenia.

Należy przy tym zauważyć, że zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 lutego 2026 r., faktury zakupowe wystawiane przez kontrahentów Spółki zobowiązanych do korzystania z KSeF powinny być sporządzane w formie faktur ustrukturyzowanych i udostępniane Spółce za pośrednictwem tego systemu. Wnioskodawca nie wyklucza jednak, że w praktyce część kontrahentów - pomimo ustawowego obowiązku - wystawi faktury w sposób z tymi regulacjami niezgodny, co opisane zostało jako Zdarzenia 1-4.

Niezależnie jednak od obowiązku wystawienia faktury w sposób ustrukturyzowany i doręczenia jej za pośrednictwem KSeF, w świetle obowiązujących regulacji sposób wystawienia i doręczenia faktury ma charakter wtórny wobec przesłanek materialnych odliczenia podatku naliczonego. Sam fakt, że dokument zostanie przekazany poza KSeF - w formie PDF, w trybie offline albo nie zostanie ostatecznie wprowadzony do systemu - nie stanowi sam w sobie podstawy do odmowy prawa do odliczenia po stronie nabywcy. Uchybienia dotyczące formy i kanału wystawienia faktury odnoszą się bowiem do sfery formalnej leżącej po stronie wystawcy i nie zostały wskazane przez ustawodawcę w zamkniętym katalogu wyłączeń prawa do odliczenia określonym w art. 88 ustawy. Skoro ustawodawca enumeratywnie określił sytuacje skutkujące pozbawieniem podatnika prawa do odliczenia, nie jest dopuszczalne rozszerzanie tego katalogu w drodze wykładni.

Odnosząc powyższe do poszczególnych zdarzeń opisanych we wniosku, każdorazowo przy założeniu, że po stronie dostawcy istnieć już będzie obowiązek podatkowy z tytułu dokonanej dostawy, należy uznać, że:

i)    faktura wystawiona w formacie PDF poza KSeF przez podmiot zobowiązany do korzystania z systemu i wystawiania faktur ustrukturyzowanych, może stanowić podstawę do odliczenia VAT, jeżeli dokumentuje faktyczną transakcję gospodarczą;

ii)   faktura przekazana Spółce przez dostawcę w formacie PDF wraz z oświadczeniem o braku obowiązku korzystania z KSeF, a następnie - wbrew temu oświadczeniu - wprowadzona przez dostawcę do systemu i opatrzona numerem identyfikacyjnym, zachowuje skuteczność niezależnie od momentu „usystemowienia” dokumentu, a tym samym uprawnia Spółkę do odliczenia VAT z chwilą jej otrzymania w formacie PDF;

iii) faktura wystawiona przez dostawcę w trybie offline w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym ogłoszenie przez Ministra Finansów awarii KSeF, uniemożliwiającej wprowadzenie tej faktury do systemu, może być podstawą do odliczenia VAT z chwilą otrzymania wizualizacji tego dokumentu opatrzonego kodami QR OFFLINE i CERTYFIKAT,

iv) faktura wystawiona w trybie offline, przekazana Spółce przez dostawcę w formacie PDF opatrzonego kodami QR OFFLINE i CERTYFIKAT, i nigdy nie wprowadzona do systemu uprawnia Spółkę do odliczenia VAT z chwilą jej otrzymania.

We wszystkich powyższych przypadkach przesłanki materialne wynikające z art. 86 ustawy są spełnione, a przesłanki negatywne z art. 88 nie występują.

W zakresie momentu powstania i realizacji prawa do odliczenia zastosowanie znajdują art. 86 ust. 10 i 10b pkt 1 w zw. z art. 86 ust. 11 i 13 ustawy o VAT.

Prawo do odliczenia powstaje w rozliczeniu za okres, w którym po stronie dostawcy powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym Spółka otrzymała fakturę. W przypadku faktur funkcjonujących w reżimie KSeF, za moment ich otrzymania należy uznać dzień nadania fakturze numeru identyfikującego w systemie (art. 106na ust. 3), natomiast w odniesieniu do dokumentów przekazanych poza KSeF - dzień ich faktycznego doręczenia Spółce. Potwierdzenia w tym zakresie - w odniesieniu do faktur wystawianych w okresie awarii KSeF - dostarcza obowiązujący od 1 lutego 2026 r. art. 106 nf ust. 10 ustawy o VAT, zgodnie z którym datą otrzymania faktury wystawionej w okresie awarii KSeF jest data jej faktycznego otrzymania przez nabywcę.

Natomiast w przypadku gdy data faktycznego otrzymania takiej faktury byłaby późniejsza niż data nadania jej numeru identyfikującego w KSeF - datą jej otrzymania byłaby data nadania fakturze numeru KSeF ID.

Z perspektywy obowiązków formalnych istniejących po stronie dostawców Spółki, od 1 lutego 2026 r. lub od 1 kwietnia 2026 r. będą oni zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF, z enumeratywnie wskazanymi wyjątkami. Obowiązek ten ciąży jednak wyłącznie na wystawcy i jego niedochowanie stanowi uchybienie formalne, które nie może jednak samoistnie skutkować odmową prawa do odliczenia VAT po stronie nabywcy.

Biorąc powyższe pod uwagę, w ocenie Spółki w każdym z opisanych Zdarzeń nr 1-4 Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wynikającego z otrzymanych faktur, przy spełnieniu przesłanek określonych w art. 86 ustawy o VAT i braku przesłanek negatywnych z art. 88.

Moment realizacji tego prawa należy ustalać zgodnie z art. 86 ust. 10 i 10b pkt 1, z możliwością rozliczenia w kolejnych okresach na zasadach przewidzianych w art. 86 ust. 11. W szczególności, w odniesieniu do faktur wystawionych poza KSeF (w tym w formacie PDF, w trybie offline lub w postaci papierowej), prawo do odliczenia powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym faktura została faktycznie doręczona Spółce, niezależnie od tego, czy dokument następnie zostanie wprowadzony do KSeF i opatrzony numerem identyfikującym, czy też pozostanie poza systemem.

Powyższe stanowisko znajduje odzwierciedlenie w utrwalonej praktyce interpretacyjnej organów podatkowych. Przykładowo, potwierdzają je następujące interpretacje indywidualne wydane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

i) z 12 sierpnia 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG) w której wskazano, że: Powyższe wynika z faktu, że dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadku wskazanym wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, to również najistotniejsze jest to, czy nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Ponadto prawo do odliczenia przysługuje również jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektroniczne czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

ii) z 4 marca 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA) w której wskazano, że: Analiza powołanego art. 88 ustawy prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur. W konsekwencji: czynnemu podatnikowi podatku VAT będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 1 pkt 8 ustawy prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Spółkę do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

iii) z 19 marca 2024 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.596.2023.3.KK) w której wskazano, że: W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, ż prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis art. 88 ustany enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze). (...) Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Wnioskodawcy (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy-prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Wnioskodawcę do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Wnioskodawcy prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

iv) Analogiczne konkluzje wynikają z interpretacji Dyrektora KIS wydanych 12 sierpnia 2025 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG) oraz 13 października 2025 r. (nr 0113-KDIPT1-3.4012.833.2025.2.ALN).

Podsumowując, w ocenie Spółki, w każdym z przedstawionych zdarzeń przyszłych będzie ona uprawniona do odliczenia VAT na podstawie otrzymanych dokumentów, przy czym:

i) W przypadku Zdarzenia nr 1 należy uznać, że momentem otrzymania faktury będzie moment faktycznego otrzymania przez A. dokumentu w postaci PDF. Spółka nie uzyska bowiem od dostawcy faktury w żadnej innej formie, w szczególności za pośrednictwem KSeF.

ii) W przypadku Zdarzenia nr 2 momentem otrzymania faktury będzie moment faktycznego otrzymania przez A. od dostawcy dokumentu w postaci PDF, niezależnie od faktu, że następnie dokument ten zostanie przez dostawcę wprowadzony do KSeF.

iii) W przypadku Zdarzenia nr 3, kiedy to dostawca dla potwierdzenia dokonanej dostawy wyda Spółce fakturę w formacie PDF, oznaczoną kodami QR OFFLINE i CERTYFIKAT, wystawioną bezpośrednio w dniu roboczymi poprzedzającym ogłoszenie przez Ministra Finansów awarii KSeF, otrzymując taki dokument Spółka będzie uprawniona by uznać, iż otrzymała fakturę, a po stronie A. powstało prawo do odliczenia VAT. W związku z uprzednim otrzymaniem takiej faktury, bez znaczenia będzie późniejsze wprowadzenie jej przez dostawcę do KSeF.

iv) W przypadku Zdarzenia nr 4, kiedy to dostawca dla potwierdzenia dokonanej dostawy- wyda Spółce fakturę w formacie PDF, oznaczoną kodami QR OFFLINE i CERTYFIKAT, otrzymując taki dokument Spółka będzie uprawniona by uznać, iż otrzymała fakturę, a po stronie A. powstało prawo do odliczenia VAT. Bez znaczenia będzie fakt, iż dostawca nigdy nie wprowadzi tego dokumentu do KSeF.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Według art. 86 ust. 10 ustawy:

Stosownie do art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy:

Powyższe oznacza, że odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b pkt 1 ustawy, można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

• powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych towarów i usług,
• doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,
• podatnik jest w posiadaniu (otrzymał) faktury dokumentującej tę transakcję.

Zgodnie z art. 86 ust. 10c ustawy:

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy:

W myśl art. 86 ust. 13 ustawy:

Z powołanych przepisów wynika, że nierozliczony w okresie otrzymania faktury lub w jednym z okresów rozliczeniowych, o których mowa w art. 86 ust. 11 ustawy, podatek naliczony może zostać rozliczony w okresie 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego. Odliczenie podatku, zgodnie z art. 86 ust. 13 ustawy, jest możliwe poprzez korektę deklaracji za okres, w którym wystąpiło prawo do odliczenia podatku bądź za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych.

Podkreślić należy, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Art. 106g ust. 1 ustawy stanowi, że:

Jak wynika z treści art. 106g ust. 3a ustawy:

Ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie KSeF, które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej „ustawą zmieniającą” - termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r. Poniższe przepisy będą zatem obowiązywać od 1 lutego 2026 r.

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy, który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r.:

Według art. 106na ustawy, który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r.:

Z opisu sprawy wynika, że w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą nabywają Państwo różnego rodzaju towary i usługi, które są następnie wykorzystywane do wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT. W związku z wejściem w życie przepisów wprowadzających obowiązkowe stosowanie Krajowego Systemu e-Faktur, z uwagi na osiągnięty w 2024 r. poziom sprzedaży brutto, zobowiązani będą Państwo od 1 lutego 2026 r. wystawiać faktury ustrukturyzowane.

Przedstawili Państwo cztery potencjalne zdarzenia przyszłe, które w Państwa ocenie mogą wystąpić w praktyce po wejściu w życie obowiązku korzystania z KSeF:

Zdarzenie przyszłe nr 1:

Otrzymanie faktury w formacie PDF, wystawionej poza KSeF, od kontrahenta objętego już obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Przykładowo, może się zdarzyć, że Państwa kontrahent - mimo ciążącego na nim obowiązku wystawienia faktur - poprzez KSeF - wystawi fakturę w formacie PDF i prześle ją bezpośrednio do Państwa, z pominięciem KSeF. Przyczyny takiego stanu rzeczy mogą wynikać z okoliczności faktycznych lub prawnych, takich jak błędna ocena statusu podatkowego kontrahenta, uznanie, iż nie jest on objęty obowiązkiem stosowania KSeF z uwagi na brak siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, bądź też z przyczyn natury techniczno-organizacyjnej uniemożliwiających dostawcy wystawienie faktury w wymaganej formie. W takim przypadku jedynym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji będzie faktura otrzymana przez Państwa w formacie PDF (poza KSeF). Zakup towarów bądź usług udokumentowany w ten sposób dotyczyć będzie Państwa działalności opodatkowanej VAT, przy czym zakupy te nie będą stanowić nabycia usług gastronomicznych bądź noclegowych.

Zdarzenie przyszłe nr 2:

Otrzymanie faktury PDF z oświadczeniem kontrahenta o braku obowiązku korzystania z KSeF, która to faktura zostanie następnie wprowadzona przez dostawcę do KSeF. Dopuszczają Państwo sytuację, w której dostawca prześle Państwu fakturę potwierdzającą zakup towarów bądź usług w formacie PDF, wystawioną poza KSeF. Jednocześnie, dostawca złoży pisemne oświadczenie, że w momencie wystawienia faktury nie był objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych (np. z uwagi na brak siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, zwolnienie podmiotowe bądź inne przesłanki). Na moment otrzymania takiej faktury nie posiadają Państwo informacji (i nie mogą przewidzieć takiego zdarzenia), czy analogiczny dokument zostanie kiedykolwiek wprowadzony przez dostawcę do KSeF. Po upływie pewnego czasu (np. 2-3 tygodni) może się jednak zdarzyć, że ta sama faktura zostanie przesłana przez dostawcę do KSeF i zostanie jej nadany numer identyfikujący tę fakturę w systemie. Zakup towarów bądź usług przez Państwa powiązany będzie z wykonywaną przez Państwa działalnością opodatkowaną VAT.

Zdarzenie przyszłe nr 3:

Otrzymanie faktury w formacie PDF z kodem offline, gdy data wystawienia poprzedza ogłoszenie awarii KSeF. Zakładają Państwo możliwość wystąpienia przypadku, w którym kontrahent wystawi fakturę w trybie offline24 i przekaże ją Państwu w formacie PDF poza KSeF, przy czym dokument będzie zawierał kod QR z podpisem OFFLINE oraz kod QR z podpisem CERTYFIKAT. Faktura taka zostanie wystawiona przez dostawcę w trybie offline24, z zamiarem wprowadzenia jej do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym. Nie wykluczają Państwo, że w tym następnym dniu roboczym, w którym faktura byłaby wprowadzona przez dostawcę do KSeF, Ministerstwo Finansów oficjalnie ogłosi awarię systemu KSeF. W efekcie, faktura wystawiona byłaby przez dostawcę w ostatnim dniu roboczym, w którym system formalnie pozostawał dostępny i nie został objęty procedurą awaryjną. Dostawca zapewne planowałby wysłać przedmiotową fakturę do KSeF zgodnie z przepisami, tj. nie później niż w kolejnym dniu roboczym po dacie jej wystawienia. Niemniej, w tym kolejnym dniu roboczym Minister Finansów ogłosił awarię KSeF, co uniemożliwiło wprowadzenie tej faktury do systemu. Wystawca zadeklarował przy tym zamiar niezwłocznego przesłania faktury do KSeF po przywróceniu jego pełnej dostępności.

Zdarzenie przyszłe nr 4:

Otrzymanie faktury w formacie PDF wystawionej w trybie offline, która nie zostaje wprowadzona do Krajowego Systemu e-Faktur. Dopuszczają Państwo wystąpienie sytuacji, w której kontrahent wystawi fakturę w trybie offline (np. w związku z awarią systemu lub jego czasową niedostępnością) i przekaże ją Państwu w formacie PDF poza KSeF, przy czym dokument - pomimo upływu ustawowych terminów - nie zostanie wprowadzony przez dostawcę do systemu KSeF. Faktura będzie zawierała kod QR z podpisem OFFLINE oraz kod QR z podpisem CERTYFIKAT.

Państwa wątpliwości dotyczą tego, czy:

1) w przypadku otrzymania przez Państwa faktury zakupowej w formacie PDF, wystawionej poza KSeF przez podmiot zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego, a jeżeli tak - czy momentem jego powstania jest dzień otrzymania takiej faktury;

2) w sytuacji, gdy otrzymują Państwo fakturę w formacie PDF wraz z oświadczeniem kontrahenta o braku obowiązku wystawiania faktur z użyciem KSeF, a następnie dokument ten zostaje wprowadzony do systemu i otrzymuje numer identyfikacyjny, przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie otrzymanej faktury w formacie PDF, niezależnie od późniejszego jej wprowadzenia przez dostawcę do KSeF;

3) faktura wystawiona w trybie offline (z kodami QR OFFLINE i CERTYFIKAT) w dniu roboczym poprzedzającym dzień ogłoszenia awarii KSeF, przekazana Państwu w formacie PDF ze wskazanymi oznaczeniami, może stanowić podstawę do odliczenia podatku naliczonego, a jeśli tak jaki moment należy uznać za właściwy dla powstania tego prawa;

4) faktura wystawiona w trybie offline i przekazana Państwu w formacie PDF (z kodami QR OFFLINE i CERTYFIKAT), która ostatecznie nie zostaje wprowadzona do KSeF, może stanowić podstawę do odliczenia podatku naliczonego, a jeżeli tak - czy momentem powstania tego prawa jest data otrzymania faktury w formacie PDF.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości należy podkreślić, że jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku od towarów i usług jest prawo podatnika do odliczenia podatku zapłaconego w cenie przy nabyciu towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą opodatkowaną podatkiem VAT. Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej.

Analiza powołanego art. 88 ustawy prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Należy podkreślić, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.

W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy bądź art. 86 ust. 8 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z:

• faktur zakupowych w formacie PDF, wystawionych poza KSeF przez podmiot zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych,
• faktur przekazanych Państwu w formacie PDF wraz z oświadczeniem kontrahenta o braku obowiązku wystawiania faktur z użyciem KSeF, a następnie - wbrew temu oświadczeniu -wprowadzonych do systemu,
• faktur wystawionych w trybie offline (z kodami QR OFFLINE i CERTYFIKAT) w dniu roboczym poprzedzającym dzień ogłoszenia awarii KSeF, przekazanych Państwu w formacie PDF ze wskazanymi oznaczeniami,
• faktur wystawionych w trybie offline i przekazanych Państwu w formacie PDF (z kodami QR OFFLINE i CERTYFIKAT), które ostatecznie nie zostają wprowadzone do KSeF,

wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie faktur zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

Powyższe wynika z faktu, że dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, to również najistotniejsze jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Tym samym, w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że w sytuacji gdy:

1)  faktura wystawiona będzie w formacie PDF poza KSeF przez podmiot zobowiązany do korzystania z systemu i wystawiania faktur ustrukturyzowanych;

2)  faktura zostanie przekazana Państwu przez dostawcę w formacie PDF wraz z oświadczeniem o braku obowiązku korzystania z KSeF, a następnie - wbrew temu oświadczeniu - wprowadzona przez dostawcę do systemu i opatrzona numerem identyfikacyjnym;

3)  faktura zostanie wystawiona przez dostawcę w trybie offline w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym ogłoszenie przez Ministra Finansów awarii KSeF, uniemożliwiającej wprowadzenie tej faktury do systemu;

4)  faktura zostanie wystawiona w trybie offline i przekazana Państwu przez dostawcę w formacie PDF opatrzonego kodami QR OFFLINE i CERTYFIKAT, i nigdy nie wprowadzona do systemu

będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców i odebranych przez Państwa - wbrew obowiązkowi - bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Natomiast odnosząc się do wątpliwości Spółki dotyczących momentu realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF (wbrew ciążącemu na wystawcy obowiązkowi) wskazuję, że prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza systemem KSeF powstanie w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT. W analizowanym przypadku moment ten należy utożsamiać z datą faktycznego otrzymania przez nabywcę faktury poza KSeF.

Z przepisów ustawy o VAT odnoszących się do momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynika, że prawo to powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę. Zasada ta będzie obowiązywała również po wdrożeniu obowiązkowego KSeF.

Zatem otrzymanie faktury stanowi jeden z elementów niezbędnych do odliczenia podatku VAT. Podatnik, aby móc skorzystać z uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego, musi znajdować się w posiadaniu faktury dokumentującej rzeczywiste nabycie określonego towaru/usługi.

W przypadku faktur ustrukturyzowanych - zgodnie z treścią art. 106na ust. 3 ustawy - faktury ustrukturyzowane są uznane za otrzymane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia im w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej będzie więc co do zasady data przydzielenia tej fakturze numeru KSeF. Następuje to po przesłaniu pliku xml do systemu oraz weryfikacji czy jest on zgodny z obowiązującą strukturą logiczną oraz czy fakturę wystawia osoba lub podmiot do tej czynności uprawniony.

Aby rozstrzygnąć kwestię, kiedy powstaje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury, która powinna zostać wystawiona za pośrednictwem systemu KSeF, a została wystawiona poza tym systemem należy mieć na uwadze, że ustawodawca konstruując przesłanki skorzystania z prawa do odliczenia, posługuje się ogólnym pojęciem faktury. Natomiast w definicji legalnej faktury mieści się zarówno faktura papierowa, faktura elektroniczna, jak i faktura ustrukturyzowana. Zatem wystawienie faktury prawidłowej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Z tym, że aby dany dokument mógł stanowić fakturę, musi on zawierać dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi, a w szczególności odpowiadać treści art. 106e ustawy o VAT.

Skoro więc podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza KSeF mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy o VAT), to konsekwentnie należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur. Bez znaczenia pozostawać będzie natomiast jej ewentualne (późniejsze) wprowadzenie do systemu KSeF.

Należy w tym miejscu podkreślić, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie. Jednakże wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Przenosząc powyższe rozważania na grunt rozpatrywanej sprawy należy wskazać, że istnieje możliwość odliczenia podatku VAT z faktur wystawionych bez użycia KSeF, niewątpliwie skutki podatkowe takiej tezy należy oprzeć na obecnie obowiązujących przepisach, zgodnie z którymi prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w sytuacjach przedstawionych przez Państwa w opisie sprawy powstanie w rozliczeniu za okres, w którym otrzymają Państwo od Dostawcy fakturę zakupową.

W efekcie stwierdzić należy, że data faktycznego otrzymania faktury spoza KSeF będzie uznana za datę powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tego dokumentu, zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy.

Tym samym Państwa stanowisko w całości uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.