Interpretacja 0114-KDIP4-3.4012.124.2026.1.DS

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

26 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 17 lutego 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy:

• prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych - wbrew obowiązkowi - bez użycia KSeF i przekazanych Państwu w formie papierowej lub elektronicznej,
• ustalenia momentu, w którym będą Państwo uprawnieni do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych - wbrew obowiązkowi - bez użycia KSeF i przekazanych Państwu w formie papierowej lub elektronicznej,
• braku obowiązku korekty ewidencji i rozliczeń podatkowych w przypadku późniejszego otrzymania faktury dokumentującej tę samą transakcję przy użyciu KSeF,
• prawa do odliczenia podatku VAT wynikającego z Faktury Zakupowej wystawionej w trybie art. 106nda, art. 106nf lub art. 106nh ustawy o VAT, opatrzonej kodami QR wymaganymi przepisami tej ustawy i udostępnionej Państwu poza KSeF, w przypadku, gdy Dostawca nie przekaże tej faktury do Krajowego Systemu e-Faktur w ustawowym terminie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca (dalej jako „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym. Spółka prowadzi działalność opodatkowaną podatkiem od towarów i usług oraz zwolnioną od podatku. Odliczenie podatku naliczonego następuje zgodnie z zasadą bezpośredniej alokacji kwot podatku naliczonego do poszczególnych rodzajów działalności, a w przypadku, gdy takie przyporządkowanie nie jest możliwe, z zastosowaniem wskaźnika podatku podlegającego odliczeniu (art. 90 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, dalej: ustawa z dnia 11 marca 2004 r.).

Dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca nabywa od podmiotów będących czynnymi podatnikami VAT (dalej jako „Dostawcy”) różnego rodzaju towary i usługi. Dostawcy zasadniczo mają siedziby działalności na terytorium kraju, ale mogą się również zdarzyć Dostawcy, którzy nie posiadają siedziby działalności na terytorium kraju, są zarejestrowani do celów podatku od towarów i usług na terytorium Polski oraz:

1) nie posiadają stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.

2) posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ale miejsce to nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług na rzecz Spółki.

W przypadku, gdy nabywane przez Wnioskodawcę towary lub usługi od Dostawców podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na terytorium kraju, a Dostawcy są zobowiązani do rozliczenia należnego podatku z tytułu dokonanych dostaw towarów lub świadczenia usług, to Spółka otrzymuje od Dostawców za zakup towarów/usług faktury dokumentujące daną dostawę towarów/świadczenie usług zawierające kwotę podatku (dalej także jako „Faktury Zakupowe”).

W rozliczeniach za okresy, w których spełnione zostały warunki wynikające z art. 86 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. i nie zaistniały przesłanki negatywne wynikające z art. 88 tej ustawy, Spółka korzysta z przysługującego jej prawa do pomniejszenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego na fakturach zakupowych.

Wśród Dostawców Wnioskodawcy mogą wystąpić podatnicy:

1) u których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT przekroczyła w 2024 r. kwotę 200 000 000 zł,

2) wystawiający faktury na rzecz Spółki z tytułu dostawy towarów/świadczenia usług, których wartość nie będzie przekraczała łącznie w danym miesiącu wraz kwotą podatku 10 000 zł.

Wśród Dostawców, o których mowa w pkt 2 powyżej, mogą wystąpić dostawcy, dla których Wnioskodawca jest jedynym nabywcą/usługobiorcą, jak również tacy, dla których Spółka jest jednym z kontrahentów. W tym przypadku Spółka nie jest w stanie zweryfikować, czy łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Wnioskodawca nie wyklucza, że niektórzy dostawcy (mający siedzibę w kraju lub za granicą), także po dniu 1 lutego lub 1 kwietnia 2026 r. będą doręczali Wnioskodawcy faktury w formie papierowej lub elektronicznej, których wartość będzie przekraczała 10 tys. zł brutto.

W związku z wejściem w życie od dnia 1 lutego 2026 r. ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598 ze zm.), przewidującej obowiązek wystawiania faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej „KSEF”), Spółka powzięła informacje, że niektórzy Dostawcy krajowi i zagraniczni będą nadal wystawiać faktury w postaci elektronicznej lub papierowej, mimo że od dnia 1 lutego 2026 r. lub od dnia 1 kwietnia 2026 r. Dostawcy ci będą objęci obowiązkiem wystawiania faktur z użyciem KSEF.

Od 1 lutego 2026 r., zgodnie z nałożonym na większość krajowych podatników VAT obowiązkiem wystawiania faktury przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur oraz przy uwzględnieniu okresów przejściowych we wdrożeniu KSEF dla wybranych podmiotów. Faktury Zakupowe od Dostawców powinny być wystawiane przez nich co do zasady tylko w formie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSEF.

Spółka spodziewa się, że niektóre Faktury Zakupowe mogą być wystawiane od dnia 1 lutego 2026 r. poza KSEF, pomimo ciążącego na Dostawcach obowiązku wynikającego z ustawy z dnia 11 marca 2004 r. Spółka będzie także otrzymywać od Dostawców faktury w formie papierowej lub elektronicznej, gdzie Dostawca nie użyje KSEF powołując się na awarię systemu lub inne przyczyny, które jednak nie miały miejsca i przekaże Faktury Zakupowe (poza trybem awarii KSEF) w formie papierowej lub elektronicznej.

Spółka będzie także otrzymywać od Dostawców obowiązanych do korzystania z KSeF od dnia 1 lutego 2026 r. lub od dnia 1 kwietnia 2026 r. wizualizacje (wydruki, wizualizacje w formacie PDF), faktur wystawionych w trybach offline, o których mowa w art. 106nda, 106nf, 106nh ustawy z dnia 11 marca 2004 r., które nie zostaną przesłane do KSeF w terminie wynikającym z przepisów ustawy (w szczególności z powodu zdarzeń losowych po stronie Dostawcy, problemów natury technicznej), w tym nie zostaną przesłane do KSeF do dnia złożenia przez Spółkę deklaracji dla celów podatku od towarów i usług. Otrzymane wizualizacje będą opatrzone kodami, o których mowa w art 106nda ust. 6 i ust. 7 ustawy z dnia 11 marca 2004 r.

Pytania

1)  Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych od dnia 1 lutego 2026 r. przez Dostawców i otrzymanych przez Spółkę w przypadku, gdy wbrew obowiązkowi Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia KSEF i przekazana Wnioskodawcy w formie papierowej lub elektronicznej?

2)  W jakim momencie Wnioskodawca będzie uprawniony do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych od dnia 1 lutego 2026 r. przez Dostawców i otrzymanych przez Spółkę w przypadku, gdy wbrew obowiązkowi Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia KSEF i przekazana Wnioskodawcy w formie papierowej lub elektronicznej?

3)  Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że ewentualne późniejsze otrzymanie faktury dokumentującej tę samą transakcję przy użyciu KSeF nie wywołuje skutków podatkowych w postaci konieczności korekty ewidencji oraz rozliczeń podatkowych?

4)  Czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktury Zakupowej wystawionej w trybie art. 106nda, art. 106nf lub art. 106nh ustawy z dnia 11 marca 2004 r., opatrzonej kodami QR wymaganymi przepisami tej ustawy i udostępnionej Spółce poza KSeF, w przypadku, gdy Dostawca nie przekaże tej faktury do Krajowego Systemu e-Faktur w ustawowym terminie?

Państwa stanowisko w sprawie

1)  Zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców od dnia 1 lutego 2026 r., również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał podatek naliczony, zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur i zostanie otrzymana przez Wnioskodawcę w formie papierowej lub elektronicznej.

2)  W ocenie Spółki prawo do odliczenia podatku naliczonego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy przez Dostawców bez użycia KSEF (poza trybem awarii KSEF) powstanie, co do zasady, w rozliczeniu za okres, w którym Spółka otrzyma przedmiotowe faktury w formie papierowej lub elektronicznej.

3)  Zdaniem Wnioskodawcy, prawidłowe jest stanowisko, że ewentualne późniejsze otrzymanie faktury dokumentującej tę samą transakcję poprzez KSeF nie wywołuje skutków podatkowych w postaci konieczności korekty ewidencji oraz rozliczeń podatkowych.

4)  Zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawcę w trybie art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 lub art. 106nh ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., opatrzonych oznaczeniami wymaganymi przepisami tej ustawy, udostępnionych Spółce poza KSeF (w formie papierowej lub elektronicznej), w przypadku gdy Dostawca nie przekaże tych faktur do Krajowego Systemu e-Faktur w ustawowym terminie Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego z Faktur Zakupowych w momencie otrzymania ich przez Wnioskodawcę poza systemem KSeF w formie wizualizacji faktury.

Ad 1.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 774, dalej jako „ustawa z dnia 11 marca 2004 r.”), w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem przepisów wskazanych w tym artykule. Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług lub dokonania zapłaty przed wykonaniem dostawy bądź usługi.

Z powyższych regulacji wynika, że prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje wyłącznie wówczas, gdy podatnik jest czynnym podatnikiem VAT oraz gdy nabyte towary i usługi służą czynnościom opodatkowanym, czyli generującym obowiązek podatkowy. Zasada ta wyklucza możliwość odliczenia podatku naliczonego związanego z czynnościami zwolnionymi od podatku lub niepodlegającymi temu podatkowi.

Jednocześnie w myśl art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. podatnik ma również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o której mowa w ust. 2, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, innych niż te, do których stosuje się zwolnienie, o którym mowa w art. 113b ust. 1 tej ustawy, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.

Należy podkreślić, że prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje wyłącznie w przypadku spełnienia przesłanek pozytywnych wynikających z art. 86 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. oraz braku przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

a)  (uchylona)

b)  nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób;

c)  usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku, gdy:

1)  sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a)  wystawionymi przez podmiot nieistniejący;

b)  (uchylona)

2)  transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3)  (uchylony)

4)  wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a)  stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b)  podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c)  potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

5)  faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

6)  (uchylony)

7)  wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1)  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2)  wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3)  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4)  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a)  wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b)  czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c)  dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na podstawie art. 2 pkt 32 tej ustawy, ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Według art. 2 pkt 32a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. - w brzmieniu od dnia 1 lutego 2026 r. -podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF z wyjątkami wskazanymi w ust. 2.

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF nie dotyczy wystawiania faktur:

1)  przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2)  przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3)  przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4)  na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5)  w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;

6)  przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.

W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej (art. 106ga ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r.).

W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane (art. 106ga ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r.).

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r. minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.

Ponadto art. 106na ustawy z dnia 11 marca 2004 r. stanowi w ust. 1, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Zgodnie z przepisem ust. 2 faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Zgodnie zaś z przepisem ust. 4 w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4. w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Wnioskodawca jest zdania, że żaden przepis ustawy z dnia 11 marca 2004 r. nie wyklucza odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej (po dniu 1 lutego 2026 r.) bez użycia KSEF, także w przypadku, gdy Dostawca miał obowiązek prawny wystawienia faktury z użyciem KSEF.

Z perspektywy art. 86 ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Wykonanie prawa do odliczenia jest możliwe, o ile otrzymany dokument spełnia definicję faktury w rozumieniu ustawy, w tym faktury papierowej lub elektronicznej, tj. bez względu na jej formę i sposób przekazania zawiera dane określone w art. 106e ustawy z dnia 11 marca 2004 r.

Taki wniosek wspiera również pogląd TSUE wyrażony w wyroku z dnia 29 września 2022 r. Raiffeisen Leasing, w sprawie C-235/21, zgodnie z którym art. 203 dyrektywy Rady 2006/112/WE należy interpretować w ten sposób, że umowę zbycia i leasingu zwrotnego, po zawarciu której strony nie wystawiły faktury, można uznać za fakturę w rozumieniu tego przepisu, w przypadku gdy umowa ta zawiera wszystkie informacje niezbędne do tego, by organ podatkowy państwa członkowskiego mógł ustalić, czy materialne przesłanki prawa do odliczenia podatku od wartości dodanej zostały w danym wypadku spełnione.

Przytoczony wyżej przepis art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych - wbrew obowiązkowi po stronie Dostawcy i Spółki - bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że jako czynnemu podatnikowi podatku VAT Wnioskodawcy będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, wystawionych od dnia 1 lutego 2026 r. wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Wystawienie faktur zakupowych przez Dostawców wbrew obowiązkowi użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Wnioskodawcy prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego (nie jest fakturą w rozumieniu ustawy z dnia 11 marca 2004 r.).

Wnioskodawca podnosi również, że żaden przepis ustawy z dnia 11 marca 2004 r. nie nakazuje nabywcy dokonywania weryfikacji zasadności wystawiania przez sprzedającego faktury w określonej postaci (w szczególności badania, czy faktura mogła być wystawiona poza KSeF), np. pod kątem posiadania przez sprzedawcę stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, czy zaistnienia okoliczności uniemożliwiających wystawienie faktury przy użyciu KSeF (awaria, niedostępność KSeF, inna przyczyna).

Podobnie Spółka w okresie od dnia 1 lutego do dnia 31 marca 2026 r. nie będzie w stanie zweryfikować, czy Dostawcy posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ale miejsce to nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług na rzecz Wnioskodawcy.

Bazując na dotychczasowej współpracy wśród Dostawców Spółki będą podatnicy, u których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT przekroczyła w 2024 r. kwotę 200 000 000 zł, ale Wnioskodawca nie jest w stanie zweryfikować tych okoliczności (nie ma dostępu do danych wynikających z deklaracji dla celów podatku od towarów i usług tych Dostawców).

Podobnie Spółka nie będzie w stanie zweryfikować, czy Dostawcy, którzy wystawiają faktury na kwoty poniżej 10 tys. zł brutto nie przekroczyli limitu wynikającego z art. 145m ustawy z dnia 11 marca 2004 r., powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Dla przykładu w interpretacji z 18 listopada 2025 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.815.2025.1.PRM DKIS wskazał, że „Analiza powołanego art. 88 ustawy prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

(...) Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy”. Podobne stanowisko zaprezentowano w interpretacjach indywidualnych z dnia: 21 stycznia 2026 r. znak 0113-KDIPT1-3.4012.1110.2025.1.KAK, 19 stycznia 2026 r. znak 0111-KDIB3-1.4012.898.2025.2.AB, 19 stycznia 2026 r. znak 0111-KDIB3-1.4012.902.2025.1.MSO, 16 stycznia 2026 r. znak 0112-KDIL1-1.4012.881.2025.1.DS, 15 stycznia 2026 r. znak 0112-KDIL1-3.4012.860.2025.1.KM, 19 marca 2024 r. znak 0112-KDIL1-3.4012.596.2023.3.KK, 21 marca 2024 r. znak 0112-KDIL1-3.4012.2.2024 2.KK, 4 marca 2025 r. znak 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA, 12 sierpnia 2025 r. znak 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG, 18 listopada 2025 r, znak 01112-KDIL1-3.4012.722.2025.1.MR, 10 grudnia 2025 r. znak 0114-KDIP4-3.4012 600.2025.1 APR.

Ad 2.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje w okresie, w którym w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy.

W myśl art. 86 ust. 10b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Zgodnie z art. 86 ust. 10c ustawy z dnia 11 marca 2004 r. przepis ust. 10 stosuje się odpowiednio do całości lub części zapłaty uiszczanej przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi.

Natomiast art. 86 ust. 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. przewiduje, że jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Z powyższego wynika, że warunkiem skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest otrzymanie faktury, przy czym art. 86 ust. 10b nie określa sposobu otrzymania faktury (KSEF, elektroniczna, papierowa).

Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. fakturę ustrukturyzowana uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Zgodnie z art. 106na ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. (przepis wchodzi w życie z dniem 1 lutego 2026 r.) w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 tej ustawy, w sposób inny niż przy użyciu KSeF, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Powyższy przepis dotyczy jednak wyłącznie faktur, które zostały wystawione w formie ustrukturyzowanej. Jak wynika z okoliczności przytoczonych w odniesieniu do pytania nr 1 wniosku, wystawienie faktury bez użycia KSeF (mimo prawnego obowiązku) nie powoduje po stronie Wnioskodawcy utraty/braku powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego. W takim przypadku (wystawienia mimo obowiązku KSeF faktury w formie papierowej lub elektronicznej) prawo do odliczenia powstanie w rozliczeniu za okres, w którym Spółka otrzyma - w formie papierowej lub elektronicznej, poza KSeF - fakturę wystawioną przez Dostawcę. Pominięcie obowiązku KSeF będzie miało wyłącznie ten skutek, że nie znajdzie zastosowania art. 106na ustawy w brzmieniu od dnia 1 lutego 2026 r.

Biorąc pod uwagę powyższe Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców bez użycia KSeF (mimo prawnego obowiązku Dostawcy wystawienia faktury z użyciem KSeF oraz odpowiednio obowiązku Wnioskodawcy otrzymywania faktury z użyciem KSeF), co do zasady, w rozliczeniu za okres, w którym Wnioskodawca otrzyma fakturę dokumentującą dane nabycie w formie papierowej lub elektronicznej (poza KSeF).

W ocenie Wnioskodawcy, prawo do odliczenia podatku naliczonego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców bez użycia KSeF powstanie co do zasady za okres, w którym Wnioskodawca otrzyma przedmiotowe faktury w formie papierowej lub poprzez doręczenie na skrzynkę e-mail. W interpretacji indywidualnej z dnia 13 stycznia 2026 r. znak 0114-KDIP1-3.4012.804.2025.1.JG Dyrektor KIS wskazał, że „(...) odnosząc się do wątpliwości Spółki dotyczących momentu realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF (wbrew ciążącemu na wystawcy obowiązkowi) wskazuję, że prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza systemem KSeF powstanie w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT. W analizowanym przypadku moment ten należy utożsamiać z datą faktycznego otrzymania przez nabywcę faktury poza KSeF.”.

Ad 3.

Jak już wcześniej wskazano art. 86 ust. 10 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., regulujący moment powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego, uzupełniany jest przez art. 86 ust. 10b pkt 1 tej ustawy, zgodnie z którym prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Z analizy powołanych przepisów wynika, że prawo do odliczenia podatku naliczonego jest co do zasady skorelowane z momentem, w którym podatek staje się wymagalny, a więc z momentem powstania obowiązku podatkowego po stronie sprzedawcy. Jednocześnie ustawodawca uzależnia możliwość realizacji tego prawa od spełnienia dodatkowych przesłanek, tj. faktycznego zaistnienia transakcji oraz posiadania przez podatnika faktury dokumentującej tę transakcję.

W konsekwencji należy stwierdzić, że odliczenie podatku naliczonego w odniesieniu do nabytych towarów lub wyświadczonych usług może zostać dokonane - co do zasady - dopiero w rozliczeniu za okres, w którym łącznie powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do danej czynności, doszło do faktycznego nabycia towarów lub usług oraz podatnik jest w posiadaniu faktury dokumentującej tę transakcję. Jeżeli podatnik nie skorzysta z prawa do odliczenia w tym podstawowym terminie, zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., może on dokonać odliczenia w trzech kolejnych okresach rozliczeniowych, przy czym termin ten należy liczyć dopiero od okresu, w którym spełnione zostały wszystkie przesłanki warunkujące powstanie prawa do odliczenia. W przypadku niewykorzystania prawa do odliczenia również w tym terminie, podatnik - na podstawie art. 86 ust. 13 tej ustawy - jest uprawniony do realizacji tego prawa poprzez korektę deklaracji podatkowej za okres, w którym prawo to powstało, nie później jednak niż w ciągu pięciu lat, licząc od początku roku, w którym to prawo powstało.

Jak wynika z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., jednym z warunków skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest posiadanie przez podatnika faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług związanych z działalnością opodatkowaną. Tym samym to moment otrzymania faktury wyznacza chwilę, od której możliwe jest zrealizowanie prawa do odliczenia podatku naliczonego. Prawidłowe wystawienie faktury - niezależnie od tego, czy ma ona postać papierową, elektroniczną czy ustrukturyzowaną - stanowi spełnienie jednej z kluczowych przesłanek materialnych prawa do odliczenia. Sam fakt wystawienia faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur, pomimo istnienia ustawowego obowiązku jej wystawienia w formie ustrukturyzowanej, nie powoduje, że dokument ten traci walor dowodowy ani że nie może stanowić podstawy do realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego.

W konsekwencji, skoro Wnioskodawca jest uprawniony do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktury Zakupowej wystawionej na jego rzecz poza KSeF przez Dostawcę, na którym ciążył obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF, to należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego z takiej faktury jest data jej faktycznego otrzymania przez Spółkę poza Krajowym Systemem e-Faktur. Bez znaczenia pozostaje przy tym ewentualne późniejsze wprowadzenie tej faktury do KSeF przez Dostawcę.

Tym samym, wystawienie przez Dostawcę kolejnej faktury w KSeF dokumentującej tę samą czynność opodatkowaną nie wpływa na moment powstania ani zakres prawa do odliczenia podatku naliczonego po stronie Wnioskodawcy oraz nie rodzi po jej stronie obowiązku korygowania dokonanych rozliczeń podatkowych lub ewidencji. W obrocie prawnym istnieje już bowiem faktura, która wywołała skutki podatkowe po stronie Wnioskodawcy. Uwzględnienie wtórnie wystawionej faktury w KSeF mogłoby prowadzić do podwójnego udokumentowania tej samej czynności, a tym samym rodzić wątpliwości co do jej kwalifikacji jako faktury, o której mowa w art. 108 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie przykładowo w interpretacji indywidualnej z 15 stycznia 2026 r. znak 0112-KDIL1-3.4012.860.2025.1.KM.

Zgodnie z § 11 ust. 4a rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. poz. 1988 ze zm.) dane dotyczące faktur, o których mowa w ust. 3 pkt 1 i 5, obejmują numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.

Jak stanowi pkt 14 OBJAŚNIENIA DO DEKLARACJI numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, fakturę VAT RR potwierdzającą nabycie produktów rolnych lub usług rolniczych i fakturę VAT RR KOREKTA jest wykazywany w ewidencji, o ile został on nadany i nastąpiło to do dnia przesłania ewidencji. Ponadto zgodnie z pkt 15 w przypadku, gdy faktura jest wystawiana w sposób określony w art. 106nda ust. 1 oraz art. 106nh ust. 1 ustawy, i udostępniana nabywcy w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur oraz na dzień przesłania ewidencji podatnik nie posiada numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, jest ona wykazywana w ewidencji po stronie danych pozwalających na prawidłowe rozliczenie podatku należnego i oznaczana jako „DI”. Po uzyskaniu numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur podatnik koryguje ewidencję i oznacza tę fakturę numerem identyfikującym ją w Krajowym Systemie e-Faktur. Z powyższego wynika, że zasadniczo brak numeru KSeF w chwili składania ewidencji dla celów podatku od towarów i usług nie powoduje obowiązku późniejszej korekty. Jedyny wyjątek w tym zakresie powstaje w odniesieniu do sytuacji opisanej w pkt 15 Objaśnień.

Ponieważ - jak wyżej przyjął Wnioskodawca - prawo do odliczenia wynika z otrzymania faktury w formie papierowej lub elektronicznej (poza KSeF), bez nadanego numeru KSeF, późniejsze wprowadzenie faktury o tożsamej treści do KSeF przez wystawcę, nadanie jej numeru KSeF i otrzymanie przez Spółkę nie powoduje obowiązku skorygowania przez Wnioskodawcę złożonej dla celów podatku od towarów i usług części ewidencyjnej JPK_V7M.

Ad 4.

Zgodnie z art. 106nda ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8. W przypadku gdy podatnik wystawi fakturę w sposób określony w ust. 1, jest obowiązany niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, przesłać tę fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (ust. 2). Faktura, o której mowa w ust. 1, jest otrzymywana przez nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (ust. 3). Zgodnie z przepisem ust. 11 za datę otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. W przypadku udostępnienia faktury, o której mowa w ust. 1, na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę.

Podobnie w myśl art. 106nf ustawy z dnia 11 marca 2004 r. w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 1, podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8. Faktury, o których mowa w ust. 1, udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony. W terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w ust. 1, wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii, podatnik jest obowiązany do przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur, o których mowa w ust. 1, w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. Przepis ust. 10 przewiduje, że za datę otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1. uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę.

W przypadku gdy data otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru, z tym że w przypadku gdy faktura, o której mowa w ust. 1, została wystawiona na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, który uzgodnił sposób udostępnienia inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania.

Jak stanowi art. 106nh ustawy z dnia 11 marca 2004 r. w okresie trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 4, podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8. Podatnik jest obowiązany przesłać faktury, o których mowa w ust. 1, do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 4.

Mając na uwadze powyższe przepisy oraz stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 i 2, zdaniem Spółki, w sytuacji gdy Dostawca wystawi Fakturę Zakupową w trybie przewidzianym w art. 106nda ust. 1, art. 106nf lub art. 106nh ustawy z dnia 11 marca 2004 r., a następnie opatrzy ją wymaganymi oznaczeniami w postaci dwóch kodów QR - odpowiednio z adnotacją „OFFLINE” oraz „CERTYFIKAT” - oraz udostępni ją Wnioskodawcy poza Systemem KSeF (w formie papierowej lub elektronicznej), bez jej przesłania do KSeF w terminach określonych w przepisach szczególnych (tj. odpowiednio w art. 106nda ust. 2, art. 106nf ust. 4 oraz art. 106nh ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r.) to okoliczność ta nie może pozbawiać Wnioskodawcy prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takiej faktury.

W ocenie Wnioskodawcy faktura wystawiona i udostępniona w opisanym trybie, mimo uchybienia polegającego na jej przekazaniu poza Systemem KSeF (w szczególności w formie wizualizacji papierowej lub pdf) i nieprzekazaniu do KSeF w ustawowym terminie, pozostaje dokumentem potwierdzającym rzeczywiste dokonanie czynności opodatkowanej, a tym samym spełnia materialne przesłanki prawa do odliczenia podatku naliczonego, o których mowa w art. 86 ust. 1, ust. 2, ust. 10 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. Przepisy regulujące obowiązek przekazania faktury do KSeF mają bowiem charakter formalno-techniczny i nie wpływają na samą istotę prawa do odliczenia, które wynika z zasady neutralności podatku VAT.

W konsekwencji, skoro Wnioskodawca jest uprawniony do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktury Zakupowej wystawionej na jego rzecz całkowicie z pominięciem Systemu KSeF (bez użycia KSeF), to tym bardziej powinno Spółce przysługiwać prawo do odliczenia podatku naliczonego w każdym z trybów offline. W ocenie Wnioskodawcy - moment powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego należy ustalać na zasadach ogólnych, wynikających z art. 86 ust. 10 oraz art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. Oznacza to, że datą powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego z takiej faktury jest data faktycznego otrzymania przez Spółkę wizualizacji opatrzonej kodami QR - poza Krajowym Systemem e-Faktur - rozumiana jako moment, w którym faktura została realnie udostępniona Wnioskodawcy w formie papierowej lub elektronicznej. Przyjęcie odmiennego stanowiska, polegającego na uzależnieniu momentu odliczenia podatku naliczonego wyłącznie od przekazania faktury do KSeF, prowadziłoby do nieuzasadnionego ograniczenia prawa do odliczenia z przyczyn leżących po stronie Dostawcy oraz pozostawałoby w sprzeczności zarówno z zasadą neutralności podatku VAT, jak i z utrwalonym orzecznictwem TSUE, zgodnie z którym uchybienia formalne nie mogą niweczyć prawa do odliczenia podatku naliczonego, o ile spełnione zostały przesłanki materialne tego prawa.

Potwierdzeniem powyższego stanowiska Wnioskodawcy jest także treść cytowanego wyżej pkt 15 załącznika do rozporządzenia z dnia 19 października 2019 r. Zauważyć należy, że szczególnego oznaczenia wymagają dokumenty wystawione w trybach offline, które zostały udostępnione nabywcy w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. W tym przypadku fakturą jest sam dokument xml, mimo że nie został jeszcze przesłany do systemu KSeF. Sam obowiązek szczególnego oznaczenia nie jest związany tylko z wystawieniem faktury (wytworzeniem xml), ale udostępnieniem poza systemem KSeF. Udostępnienie to ma szczególne znaczenie, bowiem umożliwia zapoznanie się przez adresata faktury z jej treścią - zawiera przy tym wszystkie elementy dla uznania tego dokumentu za fakturę w rozumieniu art. 2 pkt 31 lub 32 (w zależności od postaci). W przypadku, gdy w ustawowych terminach dokument ten nie zostanie przesłany do KSeF przez wystawcę, Spółka byłaby pozbawiona możliwości odliczenia podatku naliczonego, co godziłoby w zasadę neutralności podatku od towarów i usług. Jednocześnie Spółka nie jest zobowiązana weryfikować, czy po dniu złożenia deklaracji wraz z ewidencją taka faktura została ostatecznie przesłana do KSeF, kiedy doszło do jej przesłania ani nie jest zobowiązana do skorygowania uprzednio złożonej ewidencji w celu ujęcia w niej numeru KSeF takiej faktury. Dokument taki podlega rozliczeniu podobnie jak faktura, która niezgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. została w całości wystawiona poza Systemem KSeF.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a)  nabycia towarów i usług,

b)  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:

1)  sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a)  wystawionymi przez podmiot nieistniejący;

b)  (uchylona)

2)  transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3)  (uchylony)

4)  wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a)  stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b)  podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c)  potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

5)  faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

6)  (uchylony)

7)  wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Treść powołanych przepisów wskazuje, że za podatnika podatku VAT będzie uznany tylko taki podmiot, który dokonuje czynności zmierzających do wykorzystania nabytych towarów i usług do celów działalności gospodarczej.

W przypadku wykonywania w ramach działalności gospodarczej czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług oraz zwolnionych z opodatkowania tym podatkiem, należy mieć na uwadze uregulowania zawarte w art. 90 ustawy.

Zgodnie z art. 90 ust. 1 ustawy:

W stosunku do towarów i usług, które są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, jak i czynności, w związku z którymi takie prawo nie przysługuje, podatnik jest obowiązany do odrębnego określenia kwot podatku naliczonego związanych z czynnościami, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Stosownie do art. 90 ust. 2 ustawy:

Jeżeli nie jest możliwe wyodrębnienie całości lub części kwot, o których mowa w ust. 1, podatnik może pomniejszyć kwotę podatku należnego o taką część kwoty podatku naliczonego, którą można proporcjonalnie przypisać czynnościom, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, z zastrzeżeniem ust. 10.

W myśl art. 90 ust. 3 ustawy:

Proporcję, o której mowa w ust. 2, ustala się jako udział rocznego obrotu z tytułu czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, w całkowitym obrocie uzyskanym z tytułu czynności, w związku z którymi podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, oraz czynności, w związku z którymi podatnikowi nie przysługuje takie prawo.

Analiza powołanych wyżej przepisów wskazuje, że na podstawie art. 90 ust. 1 ustawy występuje obowiązek wyodrębnienia kwot podatku naliczonego związanego z czynnościami, w stosunku do których przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego oraz kwot podatku naliczonego związanego z czynnościami, w związku z którymi takie prawo nie przysługuje.

Tym samym, warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Jednocześnie przedstawiona w ww. przepisie zasada, wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1)  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2)  wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3)  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4)  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a)  wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b)  czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c)  dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

1.  Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e‑Faktur.

2.  Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

1)  przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2)  przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3)  przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4)  na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5)  w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.;

6)  przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1;

3.  W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

4.  W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.

Jak wynika z art. 106gc ust. 1 i 5 ustawy:

1.  W przypadku faktur elektronicznych podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy w sposób z nim uzgodniony, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

5.  Faktury w postaci papierowej wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Według art. 106na ust. 1-3 ustawy:

1.  Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e‑Faktur.

2.  (uchylony)

3.  Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

W świetle art. 106na ust. 4 ustawy:

W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Jak wynika z opisu sprawy, są Państwo zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym. Prowadzą Państwo działalność opodatkowaną podatkiem od towarów i usług oraz zwolnioną od podatku. Odliczenie podatku naliczonego następuje zgodnie z zasadą bezpośredniej alokacji kwot podatku naliczonego do poszczególnych rodzajów działalności, a w przypadku, gdy takie przyporządkowanie nie jest możliwe, z zastosowaniem wskaźnika podatku podlegającego odliczeniu (art. 90 ustawy).

Dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej nabywają Państwo od podmiotów będących czynnymi podatnikami VAT (Dostawcy) różnego rodzaju towary i usługi. Dostawcy zasadniczo mają siedziby działalności na terytorium kraju, ale mogą się również zdarzyć Dostawcy, którzy nie posiadają siedziby działalności na terytorium kraju, są zarejestrowani do celów podatku od towarów i usług na terytorium Polski oraz:

1)  nie posiadają stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,

2)  posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ale miejsce to nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług na Państwa rzecz.

W przypadku, gdy nabywane przez Państwa towary lub usługi od Dostawców podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na terytorium kraju, a Dostawcy są zobowiązani do rozliczenia należnego podatku z tytułu dokonanych dostaw towarów lub świadczenia usług, to otrzymują Państwo od Dostawców za zakup towarów/usług faktury dokumentujące daną dostawę towarów/świadczenie usług zawierające kwotę podatku (Faktury Zakupowe).

W rozliczeniach za okresy, w których spełnione zostały warunki wynikające z art. 86 ustawy i nie zaistniały przesłanki negatywne wynikające z art. 88 tej ustawy, korzystają Państwo z przysługującego Państwu prawa do pomniejszenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego na fakturach zakupowych.

Wśród Państwa Dostawców mogą wystąpić podatnicy:

1)  u których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT przekroczyła w 2024 r. kwotę 200 000 000 zł,

2)  wystawiający faktury na Państwa rzecz z tytułu dostawy towarów/świadczenia usług, których wartość nie będzie przekraczała łącznie w danym miesiącu wraz kwotą podatku 10 000 zł.

Wśród Dostawców, o których mowa w pkt 2 powyżej, mogą wystąpić dostawcy, dla których są Państwo jedynym nabywcą/usługobiorcą, jak również tacy, dla których są Państwo jednym z kontrahentów. W tym przypadku nie są Państwo w stanie zweryfikować, czy łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Nie wykluczają Państwo, że niektórzy dostawcy (mający siedzibę w kraju lub za granicą), także po dniu 1 lutego lub 1 kwietnia 2026 r. będą doręczali Państwu faktury w formie papierowej lub elektronicznej, których wartość będzie przekraczała 10 tys. zł brutto.

W związku z wejściem w życie od dnia 1 lutego 2026 r. ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przewidującej obowiązek wystawiania faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSEF), powzięli Państwo informacje, że niektórzy Dostawcy krajowi i zagraniczni będą nadal wystawiać faktury w postaci elektronicznej lub papierowej, mimo że od dnia 1 lutego 2026 r. lub od dnia 1 kwietnia 2026 r. Dostawcy ci będą objęci obowiązkiem wystawiania faktur z użyciem KSEF.

Spodziewają się Państwo, że niektóre Faktury Zakupowe mogą być wystawiane od dnia 1 lutego 2026 r. poza KSEF, pomimo ciążącego na Dostawcach obowiązku wynikającego z ustawy. Będą Państwo także otrzymywać od Dostawców faktury w formie papierowej lub elektronicznej, gdzie Dostawca nie użyje KSEF powołując się na awarię systemu lub inne przyczyny, które jednak nie miały miejsca i przekaże Faktury Zakupowe (poza trybem awarii KSEF) w formie papierowej lub elektronicznej.

Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności dotyczą określenia, czy będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych od dnia 1 lutego 2026 r. przez Dostawców i otrzymanych przez Państwa w przypadku, gdy wbrew obowiązkowi Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia KSEF i przekazana Państwu w formie papierowej lub elektronicznej.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Rozliczenie podatku naliczonego na zasadach określonych w art. 86 ust. 1 ustawy uwarunkowane jest tym, aby nabywane towary i usługi były wykorzystywane przez zarejestrowanego, czynnego podatnika podatku VAT w ramach działalności gospodarczej do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Odliczyć można w całości podatek naliczony, który jest związany z czynnościami opodatkowanymi podatnika. Wskazana zasada wyłącza tym samym możliwość dokonywania odliczeń podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są w ogóle wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku lub niepodlegających opodatkowaniu VAT. Jednocześnie z zasady tej wynika, że odliczenie podatku naliczonego może być częściowe, tzn. w tej części, w jakiej dane towary lub usługi, z którymi związany jest podatek naliczony są wykorzystywane do realizacji czynności opodatkowanych, z pominięciem tej części podatku od tych towarów i usług, w jakiej towary te (usługi) nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Podatnik w celu odliczenia podatku naliczonego w pierwszej kolejności ma obowiązek odrębnego określenia, z jakim rodzajem działalności będzie związany podatek wynikający z otrzymanych faktur zakupu, czyli dokonania tzw. bezpośredniej alokacji.

Jeżeli takie wyodrębnienie jest możliwe, podatnikowi, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy przysługuje pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych wyłącznie z czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi w ramach działalności gospodarczej, brak jest natomiast takiego prawa w stosunku do podatku naliczonego związanego z zakupem towarów i usług wykorzystywanych wyłącznie do wykonywania czynności zwolnionych z opodatkowania oraz niepodlegających temu podatkowi.

Natomiast w sytuacji, gdy takie przyporządkowanie nie jest możliwe, a wydatki w ramach wykonywanej przez podatnika działalności gospodarczej służą do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług oraz zwolnionych z opodatkowania tym podatkiem, podatnik ustala proporcję, o której mowa w art. 90 ust. 2 i ust. 3 oraz następne ustawy.

Ponadto prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.

Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Co istotne, wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że będzie Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Ponadto będzie Państwu przysługiwało prawo do częściowego odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych, wykorzystywanych przez Państwa zarówno do czynności opodatkowanych, jak i do czynności zwolnionych od podatku, gdzie nie mają Państwo możliwości odrębnego określenia kwot podatku naliczonego związanego z czynnościami, w stosunku do których przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego. Wystawienie Faktur zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy. Zatem otrzymanie tak wystawionej faktury nie pozbawi Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego (zgodnie z art. 86 ust. 1 z uwzględnieniem art. 90 ust. 1 i nast. ustawy).

W konsekwencji, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego (w całości lub w części) wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców, wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa do odliczenia.

Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

Ponadto Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia momentu, od którego będzie możliwe odliczenie podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców, gdy wbrew obowiązkowi Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia KSEF i przekazana Państwu w formie papierowej lub elektronicznej oraz ustalenia, czy ewentualne późniejsze otrzymanie faktury dokumentującej tę samą transakcję przy użyciu KSeF spowoduje konieczność korekty ewidencji i rozliczeń podatkowych.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Powyższe oznacza, że odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b pkt 1 ustawy, można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

• powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych towarów i usług,
• doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,
• podatnik jest w posiadaniu (otrzymał) faktury dokumentujące tę transakcję.

Artykuł 86 ust. 10c ustawy stanowi, że:

Przepis ust. 10 stosuje się odpowiednio do całości lub części zapłaty uiszczanej przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi.

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy:

Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Ponadto, na mocy art. 86 ust. 13 ustawy:

Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 10d, 10e i 11, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej:

1)  za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, albo

2)  za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, po okresie rozliczeniowym, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego

- nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Zatem prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących zakupy związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, wynika z samej konstrukcji podatku od towarów i usług i zapewnia neutralność tego podatku dla czynnych podatników VAT. W stosunku do faktur podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku:

• w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy po otrzymaniu faktury, lub
• za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych,
• przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości dotyczących momentu realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF (wbrew ciążącemu na wystawcy obowiązkowi) wskazuję, że prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza systemem KSeF powstanie w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT. W analizowanym przypadku moment ten należy utożsamiać z datą faktycznego otrzymania przez nabywcę faktury poza KSeF.

Z przepisów ustawy o VAT odnoszących się do momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynika, że prawo to powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę. Zasada ta obowiązuje również po wdrożeniu obowiązkowego KSeF.

Zatem otrzymanie faktury stanowi jeden z elementów niezbędnych do odliczenia podatku VAT. Podatnik, aby móc skorzystać z uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego, musi znajdować się w posiadaniu faktury dokumentującej rzeczywiste nabycie określonego towaru/usługi.

W przypadku faktur ustrukturyzowanych - zgodnie z treścią art. 106na ust. 3 ustawy - faktury ustrukturyzowane są uznane za otrzymane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia im w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej będzie więc co do zasady data przydzielenia tej fakturze numeru KSeF. Następuje to po przesłaniu pliku xml do systemu oraz weryfikacji czy jest on zgodny z obowiązującą strukturą logiczną oraz czy fakturę wystawia osoba lub podmiot do tej czynności uprawniony.

W odniesieniu do momentu odliczenia podatku VAT naliczonego w sytuacji, gdy podatnik otrzyma fakturę wystawioną poza KSeF, mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF, trzeba mieć na uwadze, że ustawodawca konstruując przesłanki skorzystania z prawa do odliczenia, posługuje się ogólnym pojęciem faktury. Natomiast w definicji legalnej faktury mieści się zarówno faktura papierowa, faktura elektroniczna, jak i faktura ustrukturyzowana. Zatem wystawienie jakiejkolwiek faktury prawidłowej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Z tym, że aby dany dokument mógł stanowić fakturę, musi on zawierać dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi, a w szczególności odpowiadać treści art. 106e ustawy.

Skoro więc podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza KSeF mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy o VAT), to należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur.

W konsekwencji należy uznać, że w przypadku Faktur Zakupowych otrzymanych przez Państwa poza KSeF - w postaci papierowej lub elektronicznej w dowolnym formacie - wystawionych z pominięciem obowiązku stosowania KSeF, prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym faktycznie otrzymali Państwo daną fakturę, bądź w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych, zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy o VAT. Termin ten nie zmieni się, gdy faktura zostanie później przez Dostawcę przesłana do KSeF. Zatem nie będą Państwo zobowiązani do korekty ewidencji i rozliczeń podatkowych.

Państwa stanowisko w zakresie pytań nr 2 i 3 jest prawidłowe.

Podkreślić należy, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Państwa wątpliwości dotyczą również określenia, czy przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktury Zakupowej wystawionej w trybie art. 106nda, art. 106nf lub art. 106nh ustawy, opatrzonej kodami QR wymaganymi przepisami tej ustawy i udostępnionej Państwu poza KSeF, w przypadku, gdy Dostawca nie przekaże tej faktury do Krajowego Systemu e‑Faktur w ustawowym terminie.

Jak stanowi art. 106nda ust. 1-3 oraz 6-8 ustawy:

1.  Podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.

2.  W przypadku gdy podatnik wystawi fakturę w sposób określony w ust. 1, jest obowiązany niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, przesłać tę fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e Faktur.

3.  Faktura, o której mowa w ust. 1, jest otrzymywana przez nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e‑Faktur.

6.  W przypadku udostępnienia faktury, o której mowa w ust. 1, nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik jest obowiązany do oznaczenia tej faktury:

1)  kodem, o którym mowa w art. 106gb ust. 5, oraz

2)  kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury.

7.  Podatnik jest obowiązany pobrać z Krajowego Systemu e-Faktur certyfikat umożliwiający potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktury, o której mowa w ust. 1, i oznaczenie tej faktury kodem, o którym mowa w ust. 6 pkt 2.

8.  W przypadku użycia faktury, o której mowa w ust. 1, po przesłaniu jej do Krajowego Systemu e Faktur, poza Krajowym Systemem e-Faktur, podatnik lub podmiot inny niż podatnik jest obowiązany do oznaczenia tej faktury kodem, o którym mowa w art. 106gb ust. 5.

Ponadto, zgodnie z art. 106ne ust. 1 i ust. 4 ustawy:

1.  Minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego tego ministra komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur, które wyznaczają okres trwania tej awarii. Komunikaty te są zamieszczane również za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego.

4.  Minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego tego ministra informację dotyczącą okresu trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur.

Przy czym, jak stanowi art. 106gb ust. 1 i ust. 5-6 ustawy:

1.  Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

5.  Podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku:

1)  udostępnienia jej nabywcy, o którym mowa w ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lub

2)  użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.

6.  W przypadku gdy faktura ustrukturyzowana jest wystawiana na rzecz nabywcy, o którym mowa w ust. 4 pkt 5 i 6, i jest otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik jest obowiązany zapewnić temu nabywcy dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur poprzez podanie kodu, o którym mowa w ust. 5, oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.

W art. 106nda ust. 10 i 11 ustawy, wskazano również datę wystawienia oraz otrzymania faktury offline24. I tak:

10.   Za datę wystawienia faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazaną przez podatnika na tej fakturze.

11.   Za datę otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. W przypadku udostępnienia faktury, o której mowa w ust. 1, na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę.

Ponadto, jak stanowi art. 106nf ust. 1-4 ustawy:

1.  W okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 1, podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.

2.  Faktury, o których mowa w ust. 1, udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

3.  W przypadku udostępnienia nabywcy faktury, o której mowa w ust. 1, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, przepisy art. 106nda ust. 6 i 7 stosuje się odpowiednio.

4.  W terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w ust. 1, wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii, podatnik jest obowiązany do przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur, o których mowa w ust. 1, w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.

Podobnie jak w przypadku faktur offline24, również w przypadku faktur wystawionych w trybie awaryjnym art. 106nf ust. 9 i 10 ustawy precyzują datę wystawienia oraz otrzymania faktury:

9.  Za datę wystawienia faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazaną przez podatnika na tej fakturze.

10.  Za datę otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. W przypadku gdy data otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru, z tym że w przypadku gdy faktura, o której mowa w ust. 1, została wystawiona na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, który uzgodnił sposób udostępnienia inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania.

Z kolei na mocy art. 106nh ust. 1-2 i 4 ustawy:

1.  W okresie trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 4, podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.

2.  Podatnik jest obowiązany przesłać faktury, o których mowa w ust. 1, do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 4.

4.  Do faktur, o których mowa w ust. 1, przepisy art. 106nda ust. 4-15 stosuje się odpowiednio.

W myśl § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. z 2025 r. poz. 1815), zwanego dalej rozporządzeniem:

Faktura ustrukturyzowana i faktury, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur, używane poza Krajowym Systemem e-Faktur, są oznaczane:

1)  kodem weryfikującym, który zawiera:

a)  adres zasobu oprogramowania interfejsowego wskazany w specyfikacji tego oprogramowania,

b)  datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy, a w przypadku faktury korygującej - datę, o której mowa w art. 106j ust. 2 pkt 2 ustawy,

c)  numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy,

d)  wyróżnik faktury, oraz

2)  numerem identyfikującym fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur zamieszczanym bezpośrednio po kodem weryfikującym, o którym mowa w pkt 1.

Stosownie do § 9 ust. 2 rozporządzenia:

Sposób oznaczania określony w ust. 1 stosuje się odpowiednio do:

1)  faktury ustrukturyzowanej i faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur, udostępnianych nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur;

2)  faktury, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, po przesłaniu jej do Krajowego Systemu e-Faktur, udostępnianej nabywcy towarów lub usług w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Jak stanowi § 9 ust. 3 rozporządzenia:

Faktury, o których mowa w art. 106nda ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, udostępniane nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, przed przesłaniem do Krajowego Systemu e-Faktur, są oznaczane:

1)  kodem weryfikującym, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, oraz

2)  napisem „OFFLINE” zamieszczanym bezpośrednio pod kodem weryfikującym, o którym mowa w ust. 1 pkt 1.

Zgodnie z § 9 ust. 4 rozporządzenia:

Sposób oznaczania określony w ust. 3 stosuje się odpowiednio do faktury, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, udostępnianej nabywcy towarów lub usług w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Przepis § 9 ust. 5 rozporządzenia stanowi, że:

Faktura, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, wystawiana przez nabywcę towarów lub usług zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy i udostępniana podatnikowi w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, przed przesłaniem do Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli nabywca towarów lub usług nie posługuje się numerem identyfikacji podatkowej (NIP) na potrzeby danej czynności, a posiada numer, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. b ustawy, jest oznaczana:

1)  kodem weryfikującym, który zawiera:

a)  adres zasobu oprogramowania interfejsowego wskazany w specyfikacji tego oprogramowania,

b)  datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy, a w przypadku faktury korygującej - datę, o której mowa w art. 106j ust. 2 pkt 2 ustawy,

c)  numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy,

d)  wyróżnik faktury, oraz

2)  napisem „OFFLINE” zamieszczonym bezpośrednio pod kodem weryfikującym, o którym mowa w pkt 1.

W myśl § 9 ust. 10 rozporządzenia:

Faktury, o których mowa w ust. 3-5, są dodatkowo oznaczane:

1)  kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tych faktur, który zawiera:

a)  adres zasobu oprogramowania interfejsowego wskazany w specyfikacji tego oprogramowania,

b)  typ identyfikatora kontekstu i jego wartość,

c)  numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy,

d)  identyfikator certyfikatu KSeF,

e)  wyróżnik faktury,

f)   składniki, o których mowa w lit. a-e, opatrzone certyfikatem KSeF potwierdzającym tożsamość wystawcy faktury, oraz

2)  napisem „CERTYFIKAT” zamieszczonym bezpośrednio pod kodem, o którym mowa w pkt 1.

W opisanym przez Państwa przypadku objętym pytaniem nr 4 będą Państwo otrzymywać od Dostawców obowiązanych do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur od dnia 1 lutego 2026 r. lub od dnia 1 kwietnia 2026 r. wizualizacje (wydruki, wizualizacje w formacie PDF) faktur wystawionych w trybach offline, o których mowa w art. 106nda, art. 106nf oraz art. 106nh ustawy o podatku od towarów i usług, które nie zostaną przesłane do Krajowego Systemu e-Faktur w terminie wynikającym z przepisów ustawy (w szczególności z powodu zdarzeń losowych po stronie Dostawcy lub problemów natury technicznej), w tym nie zostaną przesłane do KSeF do dnia złożenia przez Państwa deklaracji dla celów podatku od towarów i usług. Otrzymane wizualizacje będą opatrzone kodami, o których mowa w art. 106nda ust. 6 i ust. 7 ustawy.

Z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług odnoszących się do momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynika, że prawo to powstaje - zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy - w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych towarów lub usług, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę, co wynika z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy. Zasada ta obowiązuje również po wdrożeniu obowiązkowego systemu faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.

Oznacza to, że otrzymanie faktury stanowi jeden z elementów niezbędnych do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego. Podatnik, aby móc skorzystać z uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego, musi znajdować się w posiadaniu faktury dokumentującej rzeczywiste nabycie towarów lub usług, przy czym moment jej otrzymania ustala się zgodnie z przepisami szczególnymi dotyczącymi funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur.

Jednocześnie ustawodawca przewidział szczególne regulacje dotyczące momentu otrzymania faktur wystawianych w modelu KSeF, w tym faktur wystawianych:

• w trybie tzw. offline24, o którym mowa w art. 106nda ustawy,
• w okresie niedostępności KSeF, o którym mowa w art. 106nh ustawy.

W przypadku faktur wystawionych w trybie offline24 oraz w trybie offline związanym z niedostępnością Krajowego Systemu e-Faktur - zgodnie z art. 106nda ust. 11 ustawy oraz przepisami stosowanymi odpowiednio do faktur wystawianych na podstawie art. 106nh ustawy - za datę otrzymania faktury uznaje się datę przydzielenia tej fakturze numeru identyfikującego w Krajowym Systemie e-Faktur. Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej jest zatem co do zasady data przydzielenia tej fakturze numeru KSeF.

Natomiast w przypadku faktury wystawionej w trybie awaryjnym - zgodnie z art. 106nf ust. 10 ustawy - za datę otrzymania faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. W sytuacji, gdy data faktycznego otrzymania faktury wystawionej w tym trybie jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, za datę jej otrzymania uznaje się datę przydzielenia tego numeru.

Zgodnie z art. 106nda ust. 1, 2 i 3 ustawy podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8. W przypadku gdy podatnik wystawi fakturę w sposób określony w ust. 1, jest obowiązany niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, przesłać tę fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. Faktura, o której mowa w ust. 1, jest otrzymywana przez nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

W myśl natomiast art. 106nh ust. 1 i 2 ustawy o VAT w okresie trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 4, podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8. Podatnik jest obowiązany przesłać faktury, o których mowa w ust. 1, do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 4.

W konsekwencji, w odniesieniu do faktur wystawianych zgodnie z art. 106nda ust. 1 oraz art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT, które następnie zostały prawidłowo przesłane do KSeF w terminach wynikających z ustawy, momentem otrzymania faktury dla potrzeb art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy pozostaje data nadania tej fakturze numeru identyfikującego w KSeF.

Jeżeli jednak z jakichś przyczyn wystawca, mimo ciążących na nim obowiązków dot. wystawiania faktur w KSeF, nie realizował tych obowiązków w określonych terminach, a zatem nie przesyłał zgodnie z przepisami do KSeF faktur wystawionych w ww. trybach, to otrzymanie faktury poza KSeF będzie uprawniało Państwa do odliczenia podatku w rozliczeniu za okres jej otrzymania poza KSeF, bądź w jednym z trzech kolejnych miesięcy.

Ponadto trzeba mieć na uwadze, że zgodnie z art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT (a przepis ten stosujemy również do faktur wystawianych w trybie offline24, faktur wystawianych w okresie trwania awarii KSeF czy niedostępności KSeF) wizualizacja stanowi fakturę ustrukturyzowaną udostępnioną/użytą poza KSeF. Przepis ten wymaga, aby w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcom, o których mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT (np. konsumentom czy podmiotom zagranicznym) w sposób inny niż przy użyciu KSeF lub w przypadku używania faktury ustrukturyzowanej poza KSeF, wizualizacja była oznaczana kodem QR, który zapewnia dostęp do tej faktury w systemie i weryfikację jej treści. Kod QR jest to specjalny znak graficzny umieszczany na wizualizacji faktury, stanowi on prezentację graficzną linku do faktury. Faktury wystawione w trybie offline, ale już dosłane do KSeF, mają kod QR z napisem w postaci numeru KSeF. Natomiast faktury wystawione w tym trybie, ale takie, które jeszcze nie są przesłane do KSeF, mają dwa kody QR, a pod jednym z tych kodów napis: „OFFLINE”.

Na fakturze wystawionej w trybie offline24 przekazywanej nabywcy poza KSeF, zanim zostanie dosłana do KSeF muszą być dwa kody QR:

• pierwszy kod QR pozwala zweryfikować dane faktury i zapewnia dostęp do niej (pod nim widnieje napis „OFFLINE”),
• drugi kod QR służy do potwierdzenia tożsamości wystawcy faktury (pod nim widnieje napis „CERTYFIKAT”).

Dwa kody są konieczne, bo w tym momencie faktura jeszcze nie ma nadanego numeru KSeF, więc trzeba potwierdzić zarówno jej dane, jak i osobę lub podmiot, która ją wystawiła.

Natomiast faktury wystawione w trybie offline24 i w trybie niedostępności systemu KSeF udostępnione nabywcom z art. 106gb ust. 4 ustawy, w sposób inny niż przy użyciu KSeF, przed przesłaniem do KSeF, są oznaczane (zgodnie z § 9 ust. 3 ww. rozporządzenia):

1)  kodem weryfikującym, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, oraz

2)  napisem „OFFLINE” zamieszczanym bezpośrednio pod kodem weryfikującym, o którym mowa w ust. 1 pkt 1

oraz są dodatkowo oznaczane (stosownie do brzmienia § 9 ust. 10 ww. rozporządzenia):

1)  kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tych faktur, który zawiera:

a)  adres zasobu oprogramowania interfejsowego wskazany w specyfikacji tego oprogramowania,

b)  typ identyfikatora kontekstu i jego wartość,

c)  numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy,

d)  identyfikator certyfikatu KSeF,

e)  wyróżnik faktury,

f)   składniki, o których mowa w lit. a-e, opatrzone certyfikatem KSeF potwierdzającym tożsamość wystawcy faktury, oraz

2)  napisem „CERTYFIKAT” zamieszczonym bezpośrednio pod kodem, o którym mowa w pkt 1.

Ten sposób oznaczania stosuje się też do faktur wystawionych w trybie awaryjnym udostępnianych nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF, o czym mowa w § 9 ust. 4 ww. rozporządzenia.

Skoro zatem wskazali Państwo, że będą Państwo otrzymywali dokumenty opatrzone dwoma kodami, to wskazuje to, że będą to dokumenty wygenerowane i doręczone Państwu poza KSeF przed przesłaniem faktury do KSeF, a przesłanie to nie nastąpi zgodnie z przepisami. Jednocześnie dokumenty te otrzymane poza KSeF będą zawierały wszystkie elementy wymagane dla faktury, tym samym mimo naruszenia prawidłowego dokumentowania transakcji przez sprzedawcę, nabywca nabywa prawo odliczenia podatku z tego dokumentu w dacie faktycznego otrzymania dokumentu.

W takiej sytuacji należy uznać, że mimo naruszenia przez sprzedawcę obowiązków związanych z prawidłowym funkcjonowaniem faktury w modelu KSeF, otrzymany przez Państwa dokument stanowi podstawę do realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego. Skoro bowiem faktura nie została skutecznie wprowadzona do KSeF zgodnie z wymogami ustawy, to momentem jej otrzymania dla potrzeb art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy będzie moment faktycznego otrzymania dokumentu przez Państwa poza KSeF.

Powyższe dotyczy zarówno dokumentów wystawionych w trybie offline24 (art. 106nda ustawy), jak i dokumentów wystawionych w okresie niedostępności KSeF (art. 106nh ustawy), jeżeli faktury te nie zostały przesłane do KSeF zgodnie z wymogami ustawowymi.

Natomiast w odniesieniu do faktur wystawionych w trybie awaryjnym, o którym mowa w art. 106nf ustawy, za moment otrzymania faktury - zgodnie z art. 106nf ust. 10 ustawy - uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. Oznacza to, że w przypadku otrzymania przez Państwa wizualizacji faktury wystawionej w trybie awaryjnym moment jej faktycznego otrzymania przez Państwa może stanowić moment otrzymania faktury w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. W takim przypadku - przy spełnieniu pozostałych warunków określonych w art. 86 ustawy oraz braku przesłanek negatywnych wynikających z art. 88 ustawy - możliwe jest skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takiej faktury.

Podsumowując, prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych w trybach określonych w art. 106nda, art. 106nf oraz art. 106nh ustawy powstaje - zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy - w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym faktura ta zostanie uznana za otrzymaną w rozumieniu przepisów ustawy, tj.:

1)  w przypadku faktur wystawionych w trybie offline24 oraz offline związanym z niedostępnością Krajowego Systemu e-Faktur:

• w przypadku prawidłowego funkcjonowania faktury w modelu KSeF - w dacie przydzielenia tej fakturze numeru identyfikującego w Krajowym Systemie e-Faktur,
• w przypadku nieprzesłania faktury do KSeF zgodnie z ustawowymi obowiązkami, mimo udostępnienia jej nabywcy poza systemem - w dacie faktycznego otrzymania dokumentu zawierającego wszystkie elementy wymagane dla faktury,

2)  w przypadku faktur wystawionych w trybie awaryjnym - w dacie faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę, chyba że numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur zostanie jej przydzielony wcześniej.

Możliwość skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego będzie zatem uzależniona od momentu uznania danej faktury za otrzymaną zgodnie z powyższymi zasadami oraz od spełnienia pozostałych warunków określonych w art. 86 ustawy o podatku od towarów i usług.

Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 4 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (zadanych pytań). Inne kwestie, które nie zostały objęte pytaniami, nie mogą być - zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej - rozpatrzone.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)  z zastosowaniem art. 119a;

2)  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.