Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych bez użycia KSeF.
A. Sp. z o.o., będąca czynnym podatnikiem VAT, nabywa towary i usługi od dostawców, którzy co do zasady powinni wystawiać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 r. Spółka może otrzymać faktury poza KSeF mimo obowiązku, np. z powodu błędnej oceny statusu dostawcy, opóźnień technicznych lub pomyłek. Faktury te dokumentują rzeczywiste…
Interpretacja indywidualna
- stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
4 marca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 26 lutego 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych bez użycia KSeF. Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
A. Sp. z o.o. (dalej jako: Spółka; Wnioskodawca) ma siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest produkcja (...). Produkcja (...) realizowana jest przez Spółkę na terenie zakładów produkcyjnych zlokalizowanych w (...).
W celu realizacji ww. czynności, Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi, służące prowadzeniu działalności gospodarczej i związane z jej sprzedażą opodatkowaną VAT. Wnioskodawca współpracuje w tym zakresie zarówno z dostawcami krajowymi, jak i zagranicznymi.
W przypadku gdy nabywane towary/usługi podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, a dostawcy towarów/usługodawcy (dalej jako: Dostawcy) są zarejestrowani w Polsce jako czynni podatnicy VAT i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji, Wnioskodawca otrzymuje od Dostawców faktury dokumentujące dostarczone towary/nabyte usługi. Na fakturach tych ujęte są kwoty VAT, wykazane w złotych (dalej jako: Faktury Zakupowe).
Krąg Dostawców obejmuje zarówno podmioty o charakterze korporacyjnym, jak i osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, w tym wykonujące usługi na rzecz Wnioskodawcy w formule współpracy B2B (ang. business-to-business).
Niniejszy wniosek dotyczy sytuacji, w której nabywane przez Spółkę od Dostawców towary/usługi nie podlegają zwolnieniu z VAT i są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności, w odniesieniu do których Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego (są związane ze sprzedażą opodatkowaną) i równocześnie nie istnieją negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, wskazane w art. 88 ustawy o VAT.
W związku z wejściem w życie przepisów wprowadzających obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (dalej również jako: KSeF), od dnia 1 lutego 2026 r., Faktury Zakupowe otrzymywane przez Spółkę od Dostawców objętych tym obowiązkiem powinny być co do zasady wystawiane w formie faktur ustrukturyzowanych, tj. za pośrednictwem KSeF. Część Dostawców w zależności od poziomu obrotów może być objęta obowiązkowym KSeF nieco później (1 kwietnia 2026 r./1 stycznia 2027 r.), ale niniejszy wniosek dotyczy tylko tych przypadków, w których dany Dostawca na moment wystawiania przez niego faktury ma obowiązek - zgodnie z właściwymi przepisami - wystawić ją w KSeF.
Wnioskodawca bierze pod uwagę, że część Faktur Zakupowych - wbrew przepisom - może zostać wystawiona przez Dostawców poza Krajowym Systemem e-Faktur, mimo ciążących w tym zakresie obowiązków na Dostawcach.
Przykładowo, może dojść do sytuacji, w której Dostawca wystawi fakturę w formie tradycyjnej, uznając, że nie posiada na terytorium Polski ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, a zatem nie jest objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych na podstawie art. 106ga ustawy o VAT. W dalszej kolejności może się jednak okazać, że Dostawca faktycznie dysponuje w Polsce stałym miejscem prowadzenia działalności, a zatem faktura powinna była zostać wystawiona przy użyciu KSeF. Może też okazać się, że dany Dostawca wadliwie skalkulował swoje obroty i uznał, że obligatoryjny KSeF obejmuje go później niż w rzeczywistości (np. Dostawca mylnie uznał, że powinien wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r./1 stycznia 2027 r., podczas gdy w rzeczywistości obowiązek ten został na niego nałożony już 1 lutego/1 kwietnia 2026 r.). Nie są również wykluczone przypadki, w których Dostawca, z uwagi na występujące po jego stronie opóźnienia we wdrożeniu rozwiązań informatycznych umożliwiających integrację z KSeF i wystawianie faktur w formacie ustrukturyzowanym nie będzie w stanie spełnić tego obowiązku na czas i dostosować się do terminów wynikających z przepisów.
Powodów braku otrzymania faktur od Dostawców w KSeF (mimo ciążącego na nich obowiązku w tym zakresie) może być wiele i Wnioskodawca w wielu przypadkach nawet nie będzie w stanie w sposób stuprocentowy zweryfikować, dlaczego dany Dostawca wystawił fakturę poza KSeF, mimo że miał obowiązek zrobić to w KSeF.
Wspólny mianownik wszystkich tych sytuacji będzie taki, że Spółka otrzymuje Faktury Zakupowe dokumentujące zrealizowany przez nią zakup towarów lub usług wykorzystywany na potrzeby realizowanych czynności opodatkowanych poza KSeF. Innymi słowy, Faktury Zakupowe otrzymywane przez Dostawcę powinny znaleźć się w KSeF, ale ich tam nie ma.
Pytanie
Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi wynikającemu z przepisów - Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona przez Dostawców bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur?
Państwa stanowisko w sprawie
Zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym zdarzeniu przyszłym będzie przysługiwało mu prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 tej ustawy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego w zakresie, w jakim nabywane przez niego towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ponadto prawo do odliczenia przysługuje również, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami (art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT).
Z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT wynika, że kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
a) nabycia towarów i usług,
b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
Z powyższych regulacji wynikają tzw. przesłanki pozytywne, które muszą zostać spełnione w celu odliczenia VAT naliczonego, tj.:
(a) odliczenia dokonuje podatnik, czyli podmiot prowadzący działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT,
(b) nabywane przez podatnika towary/usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT (lub czynności zrównanych z tymi czynnościami),
(c) kwota podatku wynika z faktury wystawionej dla podatnika.
Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, natomiast zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 prawo to, w przypadku, o którym mowa w art. 86 ust. 2 pkt 1, powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.
Poza wskazanymi powyżej pozytywnymi przesłankami odliczenia podatku naliczonego ustawodawca przewidział również w art. 88 ustawy o VAT zamknięty katalog przesłanek negatywnych, tzn. takich, których zaistnienie uniemożliwia nabywcy obniżenie podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, jednak w zdarzeniu przyszłym będącym przedmiotem niniejszego wniosku, jak wskazano w jego opisie, nie znajdą one zastosowania.
Na podstawie art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, od 1 lutego 2026 r., co do zasady, na podatnikach podatku od towarów i usług będzie ciążył obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Przepisy przewidują kilka wyjątków od ww. zasady. Przykładowo, zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF nie będą objęci podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju. Czasowe odroczenie tego obowiązku (do kwietnia 2026 r.) przewidziane jest również w odniesieniu do podmiotów posiadających siedzibę działalności na terytorium Polski ale osiągających obroty poniżej 200 mln zł brutto (za rok 2024). Również małe podmioty (pod warunkiem, że u danego podatnika łączna wartość sprzedaży brutto w danym miesiącu nie przekroczy 10.000 zł) czasowo tj. do końca 2026 r. będą mogły nadal wystawiać faktury poza KSeF.
Żaden przepis ustawy o VAT nie nakłada natomiast na nabywcę obowiązku weryfikowania, czy sprzedawca był zobowiązany do wystawienia faktury w określonej formie, w tym do zbadania, czy faktura powinna zostać wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. W szczególności nabywca nie jest zobligowany do ustalania, czy sprzedawca posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski ani do analizowania, jaki jest jego miesięczny czy też roczny obrót.
W związku z powyższym, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.
Powyższe stanowisko znajduje swoje potwierdzenie w wielu interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Tytułem przykładu można wskazać następujące interpretacje indywidualne:
Jak prawidłowo stwierdzono we wskazanych interpretacjach, „prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).”
Nie oznacza to oczywiście, że ustawodawca nie przewidział konsekwencji za naruszenie obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF, o którym mowa w art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT. Sankcje te dotykają jednak podmiotu zobowiązanego do wystawienia faktury w KSeF, a nie odbiorcy tej faktury (tj. nabywcy towarów lub usług, takiego jak Spółka). Oznacza to, że Spółka nie może ponosić negatywnych konsekwencji w postaci braku możliwości skorzystania z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z Faktur Zakupowych, które zostały przez Dostawców wystawione poza KSeF.
Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie prawidłowości zaprezentowanego powyżej stanowiska w interpretacji indywidualnej, o którą występuje niniejszym wnioskiem.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:
W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:
Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
a) nabycia towarów i usług,
b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).
Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.
Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:
Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:
1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:
a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący,
b) (uchylona)
2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;
3) (uchylony)
4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:
a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,
b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,
c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;
5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;
6) (uchylony)
7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.
W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:
Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.
Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.
Aby podmiot mógł skorzystać z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z dokonanym nabyciem towarów i usług, w pierwszej kolejności powinien spełnić przesłanki umożliwiające uznanie go - dla tej czynności - za podatnika podatku od towarów i usług, działającego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:
Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:
Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:
Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Według art. 2 pkt 32a ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:
1. Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.;
6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1;.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.
W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:
Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.
Według art. 106na ust. 1-3 ustawy:
1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
2. (uchylony)
3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
W świetle art. 106na ust. 4 ustawy:
W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Z opisu sprawy wynika, że są Państwo zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Przedmiotem Państwa działalności jest produkcja (...).
W celu realizacji ww. czynności, nabywają Państwo różnego rodzaju towary i usługi, służące prowadzeniu działalności gospodarczej i związane z Państwa sprzedażą opodatkowaną VAT. W przypadku gdy nabywane towary/usługi podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, a dostawcy towarów/usługodawcy są zarejestrowani w Polsce jako czynni podatnicy VAT i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji, otrzymują Państwo od Dostawców faktury dokumentujące dostarczone towary/nabyte usługi. Na fakturach tych ujęte są kwoty VAT, wykazane w złotych.
Państwa wniosek dotyczy sytuacji, w której nabywane przez Państwa od Dostawców towary/usługi nie podlegają zwolnieniu z VAT i są wykorzystywane przez Państwa do wykonywania czynności, w odniesieniu do których przysługuje Państwu prawo do odliczenia VAT naliczonego (są związane ze sprzedażą opodatkowaną) i równocześnie nie istnieją negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, wskazane w art. 88 ustawy o VAT.
W związku z wejściem w życie przepisów wprowadzających obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur, od 1 lutego 2026 r. Faktury Zakupowe otrzymywane przez Państwa od Dostawców objętych tym obowiązkiem powinny być co do zasady wystawiane w formie faktur ustrukturyzowanych, tj. za pośrednictwem KSeF. Część Dostawców w zależności od poziomu obrotów może być objęta obowiązkowym KSeF nieco później (1 kwietnia 2026 r./1 stycznia 2027 r.), ale niniejszy wniosek dotyczy tylko tych przypadków, w których dany Dostawca na moment wystawiania przez niego faktury ma obowiązek - zgodnie z właściwymi przepisami - wystawić ją w KSeF.
Biorą Państwo pod uwagę, że część Faktur Zakupowych - wbrew przepisom - może zostać wystawiona przez Dostawców poza Krajowym Systemem e-Faktur, mimo ciążących w tym zakresie obowiązków na Dostawcach.
Przykładowo, może dojść do sytuacji, w której Dostawca wystawi fakturę w formie tradycyjnej, uznając, że nie posiada na terytorium Polski ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, a zatem nie jest objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych na podstawie art. 106ga ustawy o VAT. W dalszej kolejności może się jednak okazać, że Dostawca faktycznie dysponuje w Polsce stałym miejscem prowadzenia działalności, a zatem faktura powinna była zostać wystawiona przy użyciu KSeF. Może też okazać się, że dany Dostawca wadliwie skalkulował swoje obroty i uznał, że obligatoryjny KSeF obejmuje go później niż w rzeczywistości (np. Dostawca mylnie uznał, że powinien wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r./1 stycznia 2027 r., podczas gdy w rzeczywistości obowiązek ten został na niego nałożony już 1 lutego/1 kwietnia 2026 r.). Nie są również wykluczone przypadki, w których Dostawca, z uwagi na występujące po jego stronie opóźnienia we wdrożeniu rozwiązań informatycznych umożliwiających integrację z KSeF i wystawianie faktur w formacie ustrukturyzowanym nie będzie w stanie spełnić tego obowiązku na czas i dostosować się do terminów wynikających z przepisów.
Powodów braku otrzymania faktur od Dostawców w KSeF (mimo ciążącego na nich obowiązku w tym zakresie) może być wiele i w wielu przypadkach nawet nie będą Państwo w stanie w sposób stuprocentowy zweryfikować, dlaczego dany Dostawca wystawił fakturę poza KSeF, mimo że miał obowiązek zrobić to w KSeF.
Wspólny mianownik wszystkich tych sytuacji będzie taki, że otrzymują Państwo Faktury Zakupowe dokumentujące zrealizowany zakup towarów lub usług wykorzystywany na potrzeby realizowanych czynności opodatkowanych poza KSeF.
Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy będą Państwo mieli prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona przez Dostawców bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.
Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).
Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.
Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.
Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że będzie Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.
W konsekwencji, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa.
Państwa stanowisko jest prawidłowe.
Podkreślić należy, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy, co oznacza, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
Informuję, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania). Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem, nie mogą być - zgodnie z art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa - rozpatrzone.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo