Interpretacja 0114-KDIP4-3.4012.15.2026.2.DG

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

15 stycznia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych bez użycia KSeF oraz ustalenia momentu odliczenia tego podatku. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka S.A. (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest podatnikiem w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. 2025 r. poz. 775, dalej: „Ustawa o VAT”). Spółka jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny.

Przedmiot działalności gospodarczej prowadzonej przez Spółkę obejmuje (…).

Spółka nabywa towary i usługi podlegające opodatkowaniu VAT. Transakcje te są dokumentowane fakturami VAT wystawianymi przez dostawców zarejestrowanych w Polsce jako czynni podatnicy VAT (dalej Dostawcy), z wykazanym podatkiem w złotych polskich (dalej: Faktury Zakupowe). W przypadkach objętych niniejszym wnioskiem towary i usługi nabywane przez Spółkę od Dostawców nie korzystają ze zwolnienia z VAT oraz są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych, w związku z którymi Spółce co do zasady przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego. Przedmiotem zapytania nie są towary i usługi, w odniesieniu do których zastosowanie miałyby negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

W związku z planowanym wejściem w życie przepisów o Krajowym Systemie e-Faktur (dalej również: KSeF), od 1 lutego 2026 r. Faktury Zakupowe otrzymywane przez Wnioskodawcę od Dostawców objętych obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, powinny być wystawiane w tej właśnie formie (tj. jako faktury ustrukturyzowane wystawione przy użyciu KSeF).

Jednocześnie mogą pojawić się sytuacje, w których niektóre Faktury Zakupowe – pomimo obowiązujących od 1 lutego 2026 r. regulacji – zostaną przez Dostawców wystawione poza KSeF. Spółka zakłada, że może to mieć miejsce w szczególności w następujących przypadkach:

• W okresie przejściowym, czyli od 1 lutego do 1 kwietnia 2026 r., kiedy część podatników będzie korzystać ze zwolnienia z obowiązku stosowania KSeF ze względu na wartość sprzedaży.
• Dostawca nie wystawi Faktury Zakupowej poprzez KSeF, powołując się na takie okoliczności jak usterka systemu, jego niedostępność lub inne przeszkody, które w rzeczywistości nie wystąpiły, albo – mimo obowiązku – nie wprowadzi do KSeF faktur sporządzonych w trybie awaryjnym.
• Dostawca, mimo ciążącego na nim obowiązku, nie wystawi Faktury Zakupowej za pośrednictwem KSeF, bez zaistnienia okoliczności uzasadniających odstąpienie od tego obowiązku.

Pytanie

Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców, również wtedy, gdy Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur oraz w jakim momencie Wnioskodawca będzie uprawniony do rozpoznania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takiej Faktury Zakupowej, w szczególności czy prawo to powstanie zgodnie z zasadami określonymi w art. 86 ustawy o VAT, tj. w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy u Dostawcy oraz w którym Wnioskodawca otrzymał Fakturę Zakupową, niezależnie od braku jej wystawienia za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur?

Państwa stanowisko w sprawie

W ocenie Wnioskodawcy, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców na jej rzecz, także wtedy, gdy dana Faktura Zakupowa nie zostanie wystawiona za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.

Zdaniem Wnioskodawcy, fakt niewystawienia Faktury Zakupowej przy wykorzystaniu Krajowego Systemu e-Faktur nie wpływa na spełnienie materialnych przesłanek prawa do odliczenia podatku naliczonego, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, o ile Faktura Zakupowa dokumentuje faktycznie dokonane nabycie towarów lub usług, nabyte towary lub usługi są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, a Faktura Zakupowa zawiera elementy wymagane przepisami ustawy o VAT.

W ocenie Wnioskodawcy, Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych na zasadach ogólnych, tj. zgodnie z art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b ustawy o VAT, w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy po stronie Dostawcy, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym Spółka otrzymała daną Fakturę Zakupową, niezależnie od formy jej wystawienia.

Jednocześnie na prawo do odliczenia nie wpłynie fakt niewystawienia przez Dostawcę faktury za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.

Uzasadnienie:

Zgodnie z art. 86 ust. 1 Ustawy o VAT w zakresie, w jakim nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do odliczenia podatku należnego o podatek naliczony, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 15 ust. 1 Ustawy o VAT podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, niezależnie od celu i rezultatu tej działalności.

W świetle art. 15 ust. 2 Ustawy o VAT działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, jak również działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 Ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje, gdy nabywane towary i usługi pozostają w związku z czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi przez podatnika.

Jednocześnie w myśl art. 86 ust. 8 pkt 1 Ustawy o VAT podatnik ma również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o której mowa w ust. 2, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, innych niż te, do których stosuje się zwolnienie, o którym mowa w art. 113b ust. 1, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.

Odliczenie podatku naliczonego jest wyłączone w przypadku zakupów związanych z czynnościami zwolnionymi z VAT lub niepodlegającymi opodatkowaniu. Według art. 86 ust. 10 Ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Jednocześnie zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 prawo to, w przypadku faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług lub dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi, powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 Ustawy o VAT jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Jak zostało wskazane w zdarzeniu przyszłym Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT nabywającym towary i usługi, które są wykorzystywane w prowadzeniu działalności gospodarczej. Okoliczność ta nie budzi wątpliwości i nie jest przedmiotem dalszej analizy.

W tym miejscu podkreślić należy, że Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z przytoczonego powyżej art. 86 Ustawy o VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 Ustawy o VAT.

Artykuł 88 Ustawy o VAT szczegółowo określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Zgodnie z art. 88 ust. 3a Ustawy o VAT, nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku, gdy:

1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący;

2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a)  stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b)  podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c)  potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

4) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

5) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

Brak wystawienia faktury przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur nie stanowi przesłanki negatywnej, o której mowa w art. 88 Ustawy o VAT.

W oparciu o art. 88 ust. 4 Ustawy o VAT obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Zatem zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy będący zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Jak stanowi art. 106b ust. 1 Ustawy o VAT podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1)  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2)  wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3)  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4)  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a)  wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b)  czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c)  dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Artykuł 2 pkt 31-32a Ustawy o VAT zawiera definicje ustawowe faktury. Definicje te obejmują pojęcie faktury papierowej, elektronicznej oraz faktury ustrukturyzowanej wystawianej przy użyciu KSeF.

Artykuł 106g ust. 1 Ustawy o VAT stanowi, że faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3a Ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana jest udostępniana i otrzymywana za pomocą oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106nc ust.1 Ustawy o VAT, tj. za pomocą KSeF.

Przy czym ustawą z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie KSeF, pierwotnie miały obowiązywać od 1 lipca 2024 r.

Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r. Stosownie do art. 106ga ust. 1 Ustawy o VAT w brzmieniu wchodzącym w życie z dniem 1 lutego 2026 r. podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF.

Jak stanowi wprowadzane z dniem 1 lutego 2026 r. brzmienie art. 106ga ust. 2-4 Ustawy o VAT:

2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

1)  przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2)  przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3)  przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4)  na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5)  w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1 i 2, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.

Według art. 106na Ustawy o VAT, który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r.:

1.  Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

2.  Uchylony.

3.  Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

4.  W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem VAT i prowadzi działalność polegającą na produkcji gier. W związku z tą działalnością Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi. Jeżeli nabywane towary lub usługi podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, a ich Dostawcy są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT i mają obowiązek rozliczyć podatek należny z tytułu dokonanych transakcji, Spółka otrzymuje od nich faktury potwierdzające dostawy towarów oraz wykonanie usług. Na fakturach tych wykazywana jest kwota VAT w złotych. Nabywane przez Spółkę od Dostawców towary i usługi nie korzystają ze zwolnienia z VAT i są wykorzystywane do wykonywania czynności, w związku z którymi Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego. Oznacza to, że służą one czynnościom opodatkowanym VAT na terytorium Polski albo czynnościom wykonywanym poza Polską, dla których podatek naliczony mógłby zostać odliczony, gdyby były realizowane w kraju, a Wnioskodawca dysponuje dokumentami potwierdzającymi związek tych zakupów z odpowiednimi czynnościami. Jednocześnie nie występują żadne negatywne przesłanki do odliczenia VAT naliczonego, określone w art. 88 Ustawy o VAT.

W związku z wejściem w życie od 1 lutego 2026 r. przepisów dotyczących KSeF, Faktury Zakupowe otrzymywane przez Spółkę od Dostawców zobowiązanych do wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF powinny być sporządzane właśnie w tej formie, tj. jako faktury ustrukturyzowane wystawione przy użyciu systemu KSeF. Wnioskodawca nie wyklucza jednak, że mimo obowiązujących od tego dnia regulacji, niektóre Faktury Zakupowe mogą zostać wystawione i przesłane przez Dostawców poza KSeF (co zostało zobrazowane w przykładach przedstawionych w zdarzeniu przyszłym wniosku).

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym Spółce będzie przysługiwać prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z Faktur Zakupowych wystawionych na jej rzecz przez Dostawców – także wtedy, gdy Faktura Zakupowa dokumentująca podatek naliczony zostanie wystawiona poza Krajowym Systemem e-Faktur, mimo ciążącego obowiązku korzystania z KSeF. Należy zaznaczyć, że prawo podatnika do odliczenia podatku zapłaconego przy nabyciu towarów i usług wykorzystywanych w działalności gospodarczej stanowi jedną z podstawowych elementów zasady neutralności podatku od towarów i usług, wielokrotnie potwierdzaną zarówno w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego, jak i Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej.

Zasada neutralności VAT, mająca fundamentalne znaczenie dla wspólnego systemu podatku od towarów i usług, oznacza, że podatek ten powinien obciążać konsumpcję końcową, będąc jednocześnie neutralnym dla podatników prowadzących działalność gospodarczą. Realizacja tej zasady następuje poprzez zapewnienie podatnikom prawa do odliczenia podatku naliczonego na kolejnych etapach obrotu. W konsekwencji, jakiekolwiek ograniczenia prawa do odliczenia stanowią odstępstwo od zasady neutralności VAT i mogą wynikać wyłącznie z jednoznacznych i wyraźnych przepisów ustawowych.

Analiza art. 88 Ustawy o VAT prowadzi do wniosku, że wśród przesłanek wyłączających prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie przewidziano sytuacji, w której podatek ten został wykazany na fakturach dokumentujących nabycie towarów lub usług, wystawionych – z naruszeniem obowiązku – poza Krajowym Systemem e-Faktur. Należy podkreślić, że zasadniczą funkcją faktury jest wierne odzwierciedlenie rzeczywistego przebiegu transakcji gospodarczej, zarówno w zakresie jej przedmiotu, jak i podmiotów uczestniczących w tej transakcji.

Z powyższych zasad wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych oraz otrzymywanych przez podatników decyduje przede wszystkim to, czy dokumenty te odzwierciedlają rzeczywiste transakcje handlowe dokonane między konkretnymi podmiotami. W tym kontekście należy ponownie podkreślić, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury przysługuje podatnikowi wyłącznie wówczas, gdy spełnione są warunki określone w art. 86 ust. 1 Ustawy o VAT oraz gdy nie wystąpi żadna z negatywnych przesłanek przewidzianych w art. 88 tej ustawy.

Przepis art. 88 Ustawy o VAT zawiera zamknięty katalog sytuacji, w których podatnik zostaje pozbawiony prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony. Z przepisu tego nie wynika – ani wprost, ani w drodze wykładni pośredniej – aby za przesłankę negatywną uznawać przypadki, w których podatek naliczony został wykazany na fakturach dokumentujących nabycie towarów lub usług wystawionych, z naruszeniem obowiązku, poza Krajowym Systemem e-Faktur. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których faktura w sposób rzetelny potwierdza rzeczywiste zdarzenie gospodarcze oraz została wystawiona prawidłowo, tj. zawiera wszystkie elementy wymagane przepisami art. 106e ustawy o VAT. W takich okolicznościach brak jest podstaw prawnych do odmowy podatnikowi prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Mając na uwadze wskazane przepisy oraz opis sprawy, Wnioskodawca – jako czynny podatnik VAT – stoi na stanowisku, że będzie mu przysługiwać, na podstawie art. 86 ust. 1 oraz art. 86 ust. 1 pkt 8 Ustawy o VAT, prawo do odliczenia podatku naliczonego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług, nawet jeśli zostały one wystawione – z naruszeniem obowiązku – poza KSeF, o ile zakupy te służą czynnościom opodatkowanym. Wystawienie faktury poza KSeF nie stanowi bowiem przesłanki negatywnej wymienionej w art. 88 Ustawy, która uniemożliwiałaby dokonanie odliczenia. Co istotne, samo wystawienie faktury poza KSeF nie oznacza, że dokument ten nie stanowi faktury w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, o ile spełnia wymogi formalne przewidziane w art. 106e ustawy o VAT i dokumentuje rzeczywiste zdarzenie gospodarcze. Kluczowe jest natomiast, aby transakcja została faktycznie zrealizowana, Wnioskodawca był czynnym podatnikiem VAT, a nabyte towary lub usługi podlegały opodatkowaniu i nie korzystały ze zwolnienia. Ponadto, zgodnie z art. 86 ust. 8 Ustawy o VAT, prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje również w sytuacji, gdy nabyte lub importowane towary i usługi są związane z dostawą towarów lub świadczeniem usług wykonywanych przez podatnika poza terytorium kraju, pod warunkiem, że podatek ten mógłby zostać odliczony, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium Polski, a podatnik posiada dokumenty potwierdzające związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.

Prawidłowe wystawienie faktury – niezależnie od tego, czy ma ona formę papierową, elektroniczną, czy ustrukturyzowaną – stanowi jedynie formalną przesłankę prawa do odliczenia. Sam fakt wystawienia faktury poza KSeF nie powoduje utraty prawa do odliczenia podatku naliczonego, jeżeli dokument ten odzwierciedla rzeczywiste zdarzenie gospodarcze i spełnione są materialne warunki odliczenia. Wystawienie faktury z naruszeniem obowiązku korzystania z KSeF nie pozbawia jej waloru dowodowego ani nie eliminuje prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego. W konsekwencji, w przedstawionej sprawie należy uznać, że Spółce będzie przysługiwać prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców poza Krajowym Systemem e-Faktur, o ile spełnione będą pozostałe ustawowe warunki umożliwiające dokonanie odliczenia.

Jednocześnie zgodnie z art. 86 ust. 1 Ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi VAT przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Z powołanego przepisu wynika, iż podstawowym warunkiem materialnym skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek dokonywanych nabyć z wykonywaniem przez podatnika czynności opodatkowanych VAT. Przepis ten nie uzależnia prawa do odliczenia od formy, w jakiej została wystawiona faktura dokumentująca nabycie, ani od zastosowania Krajowego Systemu e-Faktur.

Stosownie natomiast do art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy. Jednocześnie, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo to powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Z powyższych przepisów wynika, że moment powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego uzależniony jest od spełnienia dwóch przesłanek:

• powstania obowiązku podatkowego po stronie dostawcy towarów lub usług,
• otrzymania przez podatnika faktury dokumentującej nabycie.

Przepisy ustawy o VAT nie przewidują dodatkowego warunku polegającego na konieczności wystawienia faktury przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego.

W konsekwencji, w przypadku otrzymania przez Wnioskodawcę Faktury Zakupowej wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, dokumentującej rzeczywiste nabycie towarów lub usług wykorzystywanych do czynności opodatkowanych, Wnioskodawca będzie uprawniony do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takiej faktury na zasadach ogólnych, tj. w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy po stronie Dostawcy oraz w którym Wnioskodawca otrzymał Fakturę Zakupową.

Powyższe stanowisko jest potwierdzane w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Tytułem przykładu można wskazać następujące interpretacje indywidualne:

1. z 13 października 2025 r. (0113-KDIPT1-3.4012.833.2025.2.ALN),

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 1 pkt 8 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

2. z 4 marca 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA), w której stwierdzono, że:

„Analiza powołanego art. 88 ustawy prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur”.

„W konsekwencji: czynnemu podatnikowi podatku VAT będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 1 pkt 8 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Spółkę do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy”.

3. z 21 marca 2024 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.2.2024.2.KK), w której stwierdzone zostało m.in.:

„Powyższe wynika z faktu, że dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadku wskazanym wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, to również najistotniejsze jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.”

4. z 19 marca 2024 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.596.2023.3.KK), w której stwierdzone zostało m.in.:

„W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).” „...” „Nie oznacza to jednak, że ustawodawca nie przewidział ujemnych skutków niezastosowania się do ustanowionego w art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT nakazu wystawiania faktur przy użyciu KSeF. Dotyczą one jednak podatnika, na którego nałożony został obowiązek wystawienia faktury przy użyciu KSeF. Zgodnie bowiem z art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT w sytuacji niewystawienia, mimo obowiązku, faktury przy użyciu KSeF, na podatnika może być nałożona kara pieniężna. Mając powyższe na względzie, Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie prawidłowości jego stanowiska, zgodnie z którym w opisanym zdarzeniu przyszłym Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na jej rzecz przez Dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur”.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Aby podmiot mógł skorzystać z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z dokonanym nabyciem towarów i usług, w pierwszej kolejności powinien spełnić przesłanki umożliwiające uznanie go – dla tej czynności – za podatnika podatku od towarów i usług, działającego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie KSeF, które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej „ustawą zmieniającą” - termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Według art. 106na ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo zarejestrowani jako podatnik VAT czynny. Przedmiot Państwa działalności gospodarczej obejmuje (…).

Nabywają Państwo towary i usługi podlegające opodatkowaniu VAT. Transakcje te są dokumentowane fakturami VAT wystawianymi przez dostawców zarejestrowanych w Polsce jako czynni podatnicy VAT (Dostawcy), z wykazanym podatkiem w złotych polskich (Faktury Zakupowe).

W przypadkach objętych niniejszym wnioskiem towary i usługi nabywane przez Państwa od Dostawców nie korzystają ze zwolnienia z VAT oraz są przez Państwa wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, w związku z którymi co do zasady przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego. Przedmiotem zapytania nie są towary i usługi, w odniesieniu do których zastosowanie miałyby negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

W związku z planowanym wejściem w życie przepisów o Krajowym Systemie e-Faktur od 1 lutego 2026 r. Faktury Zakupowe otrzymywane przez Państwa od Dostawców objętych obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, powinny być wystawiane w tej właśnie formie (tj. jako faktury ustrukturyzowane wystawione przy użyciu KSeF). Jednocześnie mogą pojawić się sytuacje, w których niektóre Faktury Zakupowe – pomimo obowiązujących od 1 lutego 2026 r. regulacji – zostaną przez Dostawców wystawione poza KSeF. Zakładają Państwo, że może to mieć miejsce w szczególności w następujących przypadkach:

• W okresie przejściowym, czyli od 1 lutego do 1 kwietnia 2026 r., kiedy część podatników będzie korzystać ze zwolnienia z obowiązku stosowania KSeF ze względu na wartość sprzedaży.
• Dostawca nie wystawi Faktury Zakupowej poprzez KSeF, powołując się na takie okoliczności jak usterka systemu, jego niedostępność lub inne przeszkody, które w rzeczywistości nie wystąpiły, albo – mimo obowiązku – nie wprowadzi do KSeF faktur sporządzonych w trybie awaryjnym.
• Dostawca, mimo ciążącego na nim obowiązku, nie wystawi Faktury Zakupowej za pośrednictwem KSeF, bez zaistnienia okoliczności uzasadniających odstąpienie od tego obowiązku.

Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności dotyczą kwestii, czy będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców, również w przypadku gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.

Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że będzie Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

W konsekwencji, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców, wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa do odliczenia.

Państwa wątpliwości dotyczą także ustalenia w jakim momencie będą Państwo uprawnieni do odliczenia podatku VAT naliczonego, czy prawo to powstanie zgodnie z zasadami określonymi w art. 86 ustawy o VAT, tj. w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy u Dostawcy oraz z chwilą otrzymania przez Państwa Faktury Zakupowej.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy:

Zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy:

Powyższe oznacza, że odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b pkt 1 ustawy, można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

• powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych towarów i usług,
• doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,
• podatnik jest w posiadaniu (otrzymał) faktury dokumentujące tę transakcję.

Artykuł 86 ust. 10c ustawy stanowi, że:

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy:

Ponadto, na mocy art. 86 ust. 13 ustawy:

Zatem prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących zakupy związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, wynika z samej konstrukcji podatku od towarów i usług i zapewnia neutralność tego podatku dla czynnych podatników VAT. W stosunku do faktur podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku:

• w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy po otrzymaniu faktury, lub
• za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych,
• przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości dotyczących momentu realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF (wbrew ciążącemu na wystawcy obowiązkowi) wskazuję, że prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza systemem KSeF powstanie w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT. W analizowanym przypadku moment ten należy utożsamiać z datą faktycznego otrzymania przez nabywcę faktury poza KSeF.

Z przepisów ustawy o VAT odnoszących się do momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynika, że prawo to powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę. Zasada ta obowiązuje również po wdrożeniu obowiązkowego KSeF.

Zatem otrzymanie faktury stanowi jeden z elementów niezbędnych do odliczenia podatku VAT. Podatnik, aby móc skorzystać z uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego, musi znajdować się w posiadaniu faktury dokumentującej rzeczywiste nabycie określonego towaru/usługi.

W przypadku faktur ustrukturyzowanych - zgodnie z treścią art. 106na ust. 3 ustawy - faktury ustrukturyzowane są uznane za otrzymane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia im w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej będzie więc co do zasady data przydzielenia tej fakturze numeru KSeF. Następuje to po przesłaniu pliku xml do systemu oraz weryfikacji czy jest on zgodny z obowiązującą strukturą logiczną oraz czy fakturę wystawia osoba lub podmiot do tej czynności uprawniony.

W odniesieniu do momentu odliczenia podatku VAT naliczonego w sytuacji, gdy podatnik otrzyma fakturę wystawioną poza KSeF, mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF, trzeba mieć na uwadze, że ustawodawca konstruując przesłanki skorzystania z prawa do odliczenia, posługuje się ogólnym pojęciem faktury. Natomiast w definicji legalnej faktury mieści się zarówno faktura papierowa, faktura elektroniczna, jak i faktura ustrukturyzowana. Zatem wystawienie jakiejkolwiek faktury prawidłowej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Z tym, że aby dany dokument mógł stanowić fakturę, musi on zawierać dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi, a w szczególności odpowiadać treści art. 106e ustawy o VAT.

Skoro więc podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza KSeF mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy o VAT), to należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur. Bez znaczenia pozostawać będzie natomiast jej ewentualne (późniejsze) wprowadzenie do systemu KSeF.

W efekcie stwierdzić należy, że data faktycznego otrzymania faktury spoza KSeF będzie uznana za datę powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tego dokumentu, zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, zakładając spełnienie pozostałych warunków. Termin ten nie zmieni się gdy faktura zostanie później przez Dostawca przesłana do KSeF.

Tym samym, Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Podkreślić należy, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Informuję, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania). Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa – rozpatrzone.

Niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy, co oznacza, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny/zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.