Interpretacja 0114-KDIP4-3.4012.21.2026.1.IG

Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

16 stycznia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 15 stycznia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Kontrahentów bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (pomimo obowiązku wystawienia ich w formie ustrukturyzowanej) i momentu od którego będą Państwo mieli prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wynikającego z Faktur Zakupowych.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A. Sp. z o.o. (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) prowadzi działalność w zakresie sprzedaży wyrobów farmaceutycznych i medycznych oraz w zakresie usług marketingowych i reklamowych. W ramach swojej specjalizacji w sektorze farmaceutycznym, Spółka zajmuje się także (...). Spółka jest zarejestrowana w Polsce jako czynny podatnik VAT. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca nabywa różnego rodzaju towary i usługi, w tym od kontrahentów zarejestrowanych w Polsce jako czynni podatnicy VAT (dalej: „Kontrahenci”).

W przypadku towarów/usług nabywanych od Kontrahentów, które podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, Wnioskodawca otrzymuje faktury dokumentujące nabycie tych towarów/usług z wykazanym VAT (dalej: „Faktury Zakupowe”).

W przypadkach, w których dostawy towarów i usług dokumentowane na Fakturach Zakupowych nie podlegają zwolnieniu z VAT oraz są wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych, jak również w stosunku do których nie zachodzą przesłanki wskazane w art. 88 ustawy VAT, Wnioskodawca korzysta z prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającego z otrzymanych faktur.

W związku z wejściem w życie od 1 lutego 2026 r. przepisów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (dalej również: „KSeF”), Kontrahenci Spółki, objęci obowiązkiem wynikającym z art. 106ga ustawy o VAT (wprowadzonego ustawą o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw z dnia 16 czerwca 2023 r.), będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF.

Zasadniczo Faktury Zakupowe otrzymywane od 1 lutego 2026 r. przez Spółkę będą wystawiane przez Kontrahentów przy użyciu KSeF w formie faktur ustrukturyzowanych (część Kontrahentów - zależnie od poziomu przychodów za 2024 r. lub określonej wartości miesięcznej sprzedaży - może być zobowiązana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych odpowiednio od 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r.). Wnioskodawca nie może jednak wykluczyć, że - pomimo obowiązku określonego w art. 106ga ustawy VAT - część Kontrahentów będzie wystawiać na rzecz Wnioskodawcy Faktury Zakupowe bez użycia KSeF.

Powyższe może przykładowo dotyczyć następujących sytuacji (niemniej nie ogranicza się wyłącznie do poniższych przypadków):

1) Kontrahent (będący podmiotem zagranicznym zarejestrowanym na VAT w Polsce) błędnie uzna, że nie posiada w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, którego dotyczyłyby wystawiane przez Kontrahenta faktury - podczas gdy w rzeczywistości Kontrahent będzie posiadał w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w rozumieniu VAT, obligujące go do wystawiania Faktur Zakupowych w formie faktur ustrukturyzowanych;

2) Kontrahent błędnie uzna, że w okresie od 1 lutego 2026 r. do 31 marca 2026 r. będzie miał prawo do wystawiania faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej, z uwagi na nieprzekroczenie w 2024 r. kwoty 200.000.000 zł łącznej wartości sprzedaży wraz z kwotą podatku - podczas gdy w rzeczywistości łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczyła 200.000.000 zł;

3) Kontrahent błędnie uzna, że w okresie od 1 lutego 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. będzie miał prawo do wystawiania faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej, z uwagi na nieprzekroczenie łącznej wartości 10.000 zł sprzedaży wraz z kwotą podatku w danym miesiącu tego okresu - podczas gdy w rzeczywistości taka wartość zostanie przekroczona, co w efekcie będzie obligowało tego Kontrahenta do wystawienia Faktur Zakupowych w formie faktur ustrukturyzowanych począwszy od faktury, którą przekroczono wartość 10.000 zł;

4) Kontrahent, pomimo ciążącego na nim obowiązku wystawienia Faktury Zakupowej w formie faktury ustrukturyzowanej, nie wypełni tego obowiązku - powołując się na awarię lub niedostępność KSeF, czy też inne przyczyny uniemożliwiające mu wystawienie Faktur Zakupowych przy użyciu KSeF.

Wątpliwości Spółki dotyczą prawa Spółki do odliczenia VAT oraz momentu odliczenia VAT z Faktur Zakupowych, które będą wystawione przez Kontrahentów bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, pomimo obowiązku wystawienia ich w formie faktur ustrukturyzowanych.

Pytania

1)    Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, jeśli Wnioskodawca otrzyma od Kontrahentów Faktury Zakupowe wystawione bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (np. w formie papierowej, w pdf lub innej formie elektronicznej), pomimo obowiązku wystawienia ich w formie faktur ustrukturyzowanych, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych Faktur Zakupowych na zasadach ogólnych?

2)    W przypadku pozytywnej odpowiedzi na pytanie nr 1, czy momentem, od którego będzie możliwe odliczenie VAT naliczonego z otrzymanych od Kontrahentów Faktur Zakupowych wystawionych bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, będzie chwila faktycznego otrzymania takiej faktury (o ile spełnione zostaną pozostałe warunki do odliczenia VAT)?

Państwa stanowisko w sprawie

W zakresie pytania nr 1):

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych od Kontrahentów Faktur Zakupowych, które będą wystawione przez nich bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, pomimo obowiązku wystawienia ich w formie faktur ustrukturyzowanych.

Zdaniem Wnioskodawcy, stanowisko to będzie zasadne nawet jeśli Kontrahent w późniejszym czasie - ze względu na późniejszą weryfikację, bądź z innych przyczyn - będzie w stanie/zdecyduje się wysłać taką Fakturę Zakupową poprawnie do KSeF (gdyż wewnętrzne ustalenia Kontrahentów, procesy w zakresie fakturowania bądź inne okoliczności występujące po ich stronie nie mogą wpłynąć na realizację przez Spółkę jednego z podstawowych praw podatnika VAT jakim jest odliczenie podatku naliczonego).

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, lub dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Na podstawie art. 86 ust. 10 i 10b ustawy VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej, niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Artykuł 88 ustawy VAT wymienia natomiast w sposób enumeratywny katalog wyłączeń prawa do odliczenia VAT. Zgodnie z art. 88 ust. 3a ustawy VAT nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne m.in. w przypadkach, gdy:

‒    sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi wystawionymi przez podmiot nieistniejący,

‒    transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

‒    wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

‒    stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

‒    podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

‒    potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności.

Przytoczone powyżej przepisy wskazują, że podatnicy VAT mają prawo do odliczenia podatku VAT z tytułu nabycia towarów i usług, jeżeli: (i) nabywane towary i usługi służą do ich działalności opodatkowanej, (ii) w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, (iii) towary i usługi nie podlegają zwolnieniu z VAT, jak również nie zachodzą inne przesłanki negatywne wynikające z art. 88 ustawy VAT oraz (iv) podatnik jest w posiadaniu faktury dokumentującej nabycie towaru/usługi.

Począwszy od 1 lutego 2026 r., co do zasady, ulegnie zmianie sposób wystawiania faktur VAT.

W myśl wchodzącego w życie od 1 lutego 2026 r. art. 106ga ust. 1 ustawy VAT podatnicy będą obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Jednocześnie zgodnie z art. 106gb ust. 1 ustawy VAT faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e- Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy VAT, powyższym obowiązkiem nie będą objęci między innymi podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, a także podatnicy posiadający stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, w sytuacji, w której to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.

Ustawodawca przewidział także dwa okresy przejściowe dla wybranych podatników. Zgodnie z art. 145l ustawy VAT w okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 marca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200.000.000 zł. Natomiast w myśl przepisów art. 145m ustawy VAT w okresie od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10.000 zł.

Zgodnie z art. 106ng ustawy VAT, w przypadku zaistnienia awarii KSeF przewidzianej w art. 106ne ust. 3 ustawy VAT, podatnik wystawia faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne.

Definicje poszczególnych rodzajów faktur zostały ujęte w art. 2 pkt 31, 32 i 32a ustawy VAT. Odpowiednio przez fakturę rozumie się dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Fakturą elektroniczną jest faktura w postaci elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym, natomiast za fakturę ustrukturyzowaną uznaje się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Wnioskodawca, co do zasady, począwszy od 1 lutego 2026 r. lub 1 kwietnia 2026 r. (zależnie od wartości przychodów Kontrahentów za 2024 r.) będzie otrzymywał od nich Faktury Zakupowe w formie faktur ustrukturyzowanych - wystawione przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur z przydzielonym numerem identyfikującym.

Niemniej mogą zdarzyć się sytuacje, w których Faktury Zakupowe zostaną otrzymane przez Spółkę poza KSeF (wyłącznie w formie papierowej bądź elektronicznej, tj. bez otrzymania tych faktur w formie ustrukturyzowanej), pomimo tego, że Kontrahenci będą zobowiązani przepisami ustawy o VAT do wystawienia takich dokumentów w formie faktur ustrukturyzowanych.

Mając powyższe na uwadze Spółka stoi na stanowisku, że w takich przypadkach, pomimo otrzymania Faktur Zakupowych w innej formie, niż wymagana forma ustrukturyzowana, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z takich Faktur Zakupowych.

Przepisy ustawy VAT w art. 106ni przewidują nakładanie kar pieniężnych na podatników niewywiązujących się z obowiązków dotyczących wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Jednocześnie brak jest podobnych regulacji w odniesieniu do nabywców (podmiotów otrzymujących faktury). Co więcej, żadne przepisy nie nakładają na nabywców obowiązków dotyczących weryfikacji statusu swoich kontrahentów pod kątem obowiązków związanych z wystawianiem faktur w formie ustrukturyzowanej, przy użyciu KSeF.

Pozbawienie podatnika możliwości odliczenia podatku VAT z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług służących działalności opodatkowanej podatnika, jedynie z uwagi na otrzymanie faktury w innej formie niż ustrukturyzowana (podczas gdy faktura taka zostanie wystawiona przez czynnego i zarejestrowanego podatnika VAT oraz będzie dokumentować faktycznie wykonaną transakcję), godziłoby w jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku od towarów i usług - zasadę neutralności.

Co więcej, powyższy przypadek (otrzymanie faktury w innej formie, niż obowiązkowa forma ustrukturyzowana) nie został ujęty jako jedna z przesłanek art. 88 ustawy VAT, wyłączających możliwość odliczenia VAT z otrzymanej faktury. Podobnie wypowiadał się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 13 października 2025 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.833.2025.2.ALN: „Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego ”.

Końcowo Wnioskodawca dodaje, że analogiczne stanowisko, potwierdzające prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF, pomimo istnienia takiego obowiązku, przedstawił Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, m.in. w interpretacjach indywidualnych z:

‒    12 sierpnia 2025 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG;

‒    4 marca 2025 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA;

‒    21 marca 2024 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.2.2024.2.KK.

Podsumowując, w ocenie Wnioskodawcy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych od Kontrahentów Faktur Zakupowych, które będą wystawione bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, pomimo obowiązku wystawienia ich przez Kontrahentów Spółki w formie faktur ustrukturyzowanych.

Zdaniem Wnioskodawcy, stanowisko to będzie zasadne nawet jeśli Kontrahent w późniejszym czasie - ze względu na późniejszą weryfikację, bądź z innych przyczyn - będzie w stanie/zdecyduje się wysłać taką Fakturę Zakupową poprawnie do KSeF - gdyż wewnętrzne ustalenia Kontrahentów, procesy w zakresie fakturowania bądź inne okoliczności występujące po ich stronie nie mogą wpłynąć na realizację przez Spółkę jednego z podstawowych praw podatnika VAT jakim jest odliczenie podatku naliczonego.

W zakresie pytania nr 2):

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku gdy Kontrahenci - wbrew obowiązkowi - nie wystawią Faktur Zakupowych w KSeF (w formie faktury ustrukturyzowanej), a uczynią to w sposób odmienny (np. papierowo, w formie pdf lub innej formie elektronicznej), momentem, od którego możliwe będzie odliczenie przez Spółkę podatku naliczonego z takich faktur, będzie faktyczne ich otrzymanie przez Spółkę w sposób inny niż poprzez KSeF (realny wpływ tych dokumentów np. poprzez odebranie ich ze skrzynki e-mail bądź od kuriera). Spółka nie będzie musiała zatem oczekiwać aż Kontrahenci prześlą dane faktury do KSeF.

Zdaniem Wnioskodawcy, stanowisko to będzie zasadne nawet jeśli Kontrahent w późniejszym czasie - ze względu na późniejszą weryfikację, bądź z innych przyczyn - będzie w stanie/zdecyduje się wysłać taką Fakturę Zakupową poprawnie do KSeF (gdyż wewnętrzne ustalenia Kontrahentów, procesy w zakresie fakturowania bądź inne okoliczności występujące po ich stronie nie mogą wpłynąć na realizację przez Spółkę jednego z podstawowych praw podatnika VAT jakim jest odliczenie podatku naliczonego).

Zgodnie ze wspomnianym wcześniej art. 86 ust. 10 i 10b ustawy VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej, niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę.

W odniesieniu do faktur innych niż ustrukturyzowane, ustawodawca nie zdefiniował pojęcia „otrzymanie faktury”. Dlatego też, zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku gdy Kontrahenci - wbrew obowiązkowi - nie wystawią Faktur Zakupowych w KSeF (w formie faktury ustrukturyzowanej), a uczynią to w sposób odmienny (np. w formie papierowej, pdf lub innej formie elektronicznej), momentem, o którym mowa w przytoczonym powyżej przepisie (tj. od którego możliwe będzie odliczenie przez Spółkę podatku naliczonego z takich faktur), będzie faktyczne ich uzyskanie w sposób inny niż poprzez KSeF. Oznacza to, że chwilą od której Spółce będzie przysługiwało odliczenie podatku naliczonego z tych Faktur Zakupowych (zakładając spełnienie się pozostałych warunków odliczenia) będzie realny wpływ tych dokumentów do Spółki (np. poprzez odebranie ich ze skrzynki e-mail bądź od kuriera). Spółka nie będzie musiała zatem oczekiwać aż Kontrahenci prześlą dane Faktury Zakupowe do KSeF.

Niemniej, nawet jeśli Kontrahenci - ze względu na późniejszą weryfikację, bądź z innych przyczyn - zdecydują się na późniejsze przesłanie powyższych Faktur Zakupowych do KSeF, zdaniem Wnioskodawcy, nie powinno to wpłynąć na moment, od którego możliwe jest odliczenie podatku naliczonego z nich wynikającego, gdyż wewnętrzne ustalenia Kontrahentów, procesy w zakresie fakturowania bądź inne okoliczności występujące po ich stronie nie mogą wpłynąć na realizację przez Spółkę jednego z podstawowych praw podatnika VAT jakim jest odliczenie podatku naliczonego. Stanowisko to potwierdza również fakt, że przytoczony już wcześniej art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT wskazuje, że prawo to można zrealizować nie wcześniej niż z chwilą otrzymania faktury, nie wskazując przy tym, że chodzi wyłącznie o fakturę ustrukturyzowaną.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Aby podmiot mógł skorzystać z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z dokonanym nabyciem towarów i usług, w pierwszej kolejności powinien spełnić przesłanki umożliwiające uznanie go – dla tej czynności – za podatnika podatku od towarów i usług, działającego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Według art. 106na ust. 1-3 ustawy:

W świetle art. 106na ust. 4 ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że prowadzą Państwo działalność w zakresie sprzedaży wyrobów farmaceutycznych i medycznych oraz w zakresie usług marketingowych i reklamowych. W ramach swojej specjalizacji w sektorze farmaceutycznym, zajmują się Państwo także (...).

Są Państwo zarejestrowani w Polsce jako czynny podatnik VAT. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywają Państwo różnego rodzaju towary i usługi, w tym od kontrahentów zarejestrowanych w Polsce jako czynni podatnicy VAT.W przypadku towarów/usług nabywanych od Kontrahentów, które podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, otrzymują Państwo faktury dokumentujące nabycie tych towarów/usług z wykazanym VAT (Faktury Zakupowe).

W przypadkach, w których dostawy towarów i usług dokumentowane na Fakturach Zakupowych nie podlegają zwolnieniu z VAT oraz są wykorzystywane przez Państwa do wykonywania czynności opodatkowanych, jak również w stosunku do których nie zachodzą przesłanki wskazane w art. 88 ustawy VAT, korzystają Państwo z prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającego z otrzymanych faktur.

W związku z wejściem w życie od 1 lutego 2026 r. przepisów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur, Kontrahenci Spółki, objęci obowiązkiem wynikającym z art. 106ga ustawy o VAT, będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF.

Zasadniczo Faktury Zakupowe otrzymywane od 1 lutego 2026 r. przez Państwa będą wystawiane przez Kontrahentów przy użyciu KSeF w formie faktur ustrukturyzowanych - część Kontrahentów - zależnie od poziomu przychodów za 2024 r. lub określonej wartości miesięcznej sprzedaży - może być zobowiązana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych odpowiednio od 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r. Nie mogą Państwo jednak wykluczyć, że - pomimo obowiązku określonego w art. 106ga ustawy VAT - część Kontrahentów będzie wystawiać na Państwa rzecz Faktury Zakupowe bez użycia KSeF.

Powyższe może przykładowo dotyczyć następujących sytuacji (niemniej nie ogranicza się wyłącznie do poniższych przypadków):

1) Kontrahent - będący podmiotem zagranicznym zarejestrowanym na VAT w Polsce, błędnie uzna, że nie posiada w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, którego dotyczyłyby wystawiane przez Kontrahenta faktury - podczas gdy w rzeczywistości Kontrahent będzie posiadał w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w rozumieniu VAT, obligujące go do wystawiania Faktur Zakupowych w formie faktur ustrukturyzowanych;

2) Kontrahent błędnie uzna, że w okresie od 1 lutego 2026 r. do 31 marca 2026 r. będzie miał prawo do wystawiania faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej, z uwagi na nieprzekroczenie w 2024 r. kwoty 200.000.000 zł łącznej wartości sprzedaży wraz z kwotą podatku - podczas gdy w rzeczywistości łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczyła 200.000.000 zł;

3) Kontrahent błędnie uzna, że w okresie od 1 lutego 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. będzie miał prawo do wystawiania faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej, z uwagi na nieprzekroczenie łącznej wartości 10.000 zł sprzedaży wraz z kwotą podatku w danym miesiącu tego okresu - podczas gdy w rzeczywistości taka wartość zostanie przekroczona, co w efekcie będzie obligowało tego Kontrahenta do wystawienia Faktur Zakupowych w formie faktur ustrukturyzowanych począwszy od faktury, którą przekroczono wartość 10.000 zł;

4) Kontrahent, pomimo ciążącego na nim obowiązku wystawienia Faktury Zakupowej w formie faktury ustrukturyzowanej, nie wypełni tego obowiązku - powołując się na awarię lub niedostępność KSeF, czy też inne przyczyny uniemożliwiające mu wystawienie Faktur Zakupowych przy użyciu KSeF.

Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności dotyczą tego, czy jeśli otrzymają Państwo od Kontrahentów Faktury Zakupowe wystawione bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (np. w formie papierowej, w pdf lub innej formie elektronicznej), pomimo obowiązku wystawienia ich w formie faktur ustrukturyzowanych, będzie Państwu przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych Faktur Zakupowych na zasadach ogólnych.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.

Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że będzie Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

W konsekwencji, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców, wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa do odliczenia.

Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

Państwa wątpliwości dotyczą również tego, czy momentem, od którego będzie możliwe odliczenie VAT naliczonego z otrzymanych od Kontrahentów Faktur Zakupowych wystawionych bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, będzie chwila faktycznego otrzymania takiej faktury (o ile spełnione zostaną pozostałe warunki do odliczenia VAT).  

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy:

Stosownie do art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy:

Powyższe oznacza, że odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b pkt 1 ustawy, można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

‒    powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych towarów i usług,

‒    doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,

‒    podatnik jest w posiadaniu (otrzymał) faktury dokumentujące tę transakcję.

Artykuł 86 ust. 10c ustawy stanowi, że:

W myśl art. 86 ust. 11 ustawy:

Ponadto, na mocy art. 86 ust. 13 ustawy:

Zatem prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących zakupy związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, wynika z samej konstrukcji podatku od towarów i usług i zapewnia neutralność tego podatku dla czynnych podatników VAT. W stosunku do faktur podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku:

‒    w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy po otrzymaniu faktury, lub

‒    za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych,

‒    przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości dotyczących momentu realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF (wbrew ciążącemu na wystawcy obowiązkowi) wskazuję, że prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza systemem KSeF powstanie w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT. W analizowanym przypadku moment ten należy utożsamiać z datą faktycznego otrzymania przez nabywcę faktury poza KSeF.

Z przepisów ustawy o VAT odnoszących się do momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynika, że prawo to powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę. Zasada ta obowiązuje również po wdrożeniu obowiązkowego KSeF.

Zatem otrzymanie faktury stanowi jeden z elementów niezbędnych do odliczenia podatku VAT. Podatnik, aby móc skorzystać z uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego, musi znajdować się w posiadaniu faktury dokumentującej rzeczywiste nabycie określonego towaru/usługi.

W przypadku faktur ustrukturyzowanych - zgodnie z treścią art. 106na ust. 3 ustawy - faktury ustrukturyzowane są uznane za otrzymane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia im w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej będzie więc co do zasady data przydzielenia tej fakturze numeru KSeF. Następuje to po przesłaniu pliku xml do systemu oraz weryfikacji czy jest on zgodny z obowiązującą strukturą logiczną oraz czy fakturę wystawia osoba lub podmiot do tej czynności uprawniony. 

W odniesieniu do momentu odliczenia podatku VAT naliczonego w sytuacji, gdy podatnik otrzyma fakturę wystawioną poza KSeF, mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF, trzeba mieć na uwadze, że ustawodawca konstruując przesłanki skorzystania z prawa do odliczenia, posługuje się ogólnym pojęciem faktury. Natomiast w definicji legalnej faktury mieści się zarówno faktura papierowa, faktura elektroniczna, jak i faktura ustrukturyzowana. Zatem wystawienie jakiejkolwiek faktury prawidłowej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia.  Z tym, że aby dany dokument mógł stanowić fakturę, musi on zawierać dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi, a w szczególności odpowiadać treści art. 106e ustawy o VAT.     

Skoro więc podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza KSeF mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy o VAT), to należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 jest prawidłowe.

Podkreślić należy, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy, co oznacza, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.