Interpretacja 0114-KDIP4-3.4012.310.2026.2.IG

Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

19 maja 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 15 maja 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie skutków podatkowych otrzymania faktury poza KSeF. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

A. Sp. z o.o. (dalej jako: Spółka lub Wnioskodawca) jest Spółką posiadającą siedzibę na terytorium Polski oraz podlegającą w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w podatku dochodowym od osób prawnych na podstawie art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 554) (dalej jako: ustawa o PDOP). Wnioskodawca jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług w rozumieniu ustawy z dnia 11 marca 2024 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775), (dalej jako: ustawa o VAT).

Wnioskodawca należy do Grupy Kapitałowej B. (dalej także jako: Grupa B). Działalność operacyjna Grupy B. koncentruje się w obszarze branży (...).

Działalność operacyjna Spółki koncentruje się przede wszystkim (...).

W ramach prowadzonej przez siebie działalności, Spółka nabywa różnego rodzaju materiały, towary i usługi od podatników zarejestrowanych w Polsce jako czynni podatnicy VAT (dalej: „Dostawcy”).

Wnioskodawca otrzymuje od Dostawców faktury dokumentujące dostarczone materiały, towary lub wykonane usługi (dalej: „Faktury Zakupowe”).

W przypadkach objętych złożonym wnioskiem, nabywane przez Spółkę od Dostawców materiały, towary i usługi:

‒    nie podlegają zwolnieniu z VAT,

‒    są wykorzystywane przez Spółkę do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług,

‒    zarówno w odniesieniu do tych materiałów, towarów i usług, jak i dokumentujących je Faktur Zakupowych nie zachodzą negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, określone w art. 88 Ustawy o VAT.

Mimo wejścia w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur (dalej również: „KSeF”), co do zasady od 1 lutego 2026 r., Wnioskodawca dalej może otrzymywać od swoich kontrahentów Faktury Zakupowe wystawione po 31 stycznia 2026 r. w postaci:

‒    papierowej lub

‒    elektronicznej, będące fakturami elektronicznymi, o których mowa w art. 2 pkt 32 Ustawy VAT, tj. faktury wystawione i otrzymane w dowolnym formacie elektronicznym inne niż faktury ustrukturyzowane (np. w formacie pdf).

Otrzymane przez Wnioskodawcę w tej postaci Faktury Zakupowe nie będą spełniały definicji faktury ustrukturyzowanej określonej w art. 2 pkt 32a Ustawy o VAT.

W niektórych przypadkach może to wynikać z faktu, że dany Dostawca będzie korzystać z odroczenia obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych do 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r., natomiast może się zdarzyć, że Faktury Zakupowe w innej formie niż faktura ustrukturyzowana będą wystawiać na rzecz Spółki także Dostawcy zobowiązani już do wystawiania faktur w KSeF. Innymi słowy Wnioskodawca nie może wykluczyć, że pomimo obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF, niektórzy Dostawcy nie będą stosować się do tego nakazu. Może to wynikać m.in. z braku wiedzy, awarii systemu, mylnego zastosowania przewidzianego zwolnienia z obowiązku korzystania z KSeF, czy też niegotowości technologicznej uniemożliwiającej wystawienie faktury ustrukturyzowanej.

Ze względu na to, że dane dotyczące wartości sprzedaży poszczególnych podatników nie są publiczne dostępne, w odniesieniu do Faktur Zakupowych wystawionych po 31 stycznia 2026 r. Wnioskodawca nie będzie w stanie w każdym przypadku określić, czy dany Dostawca jest zobligowany już wystawiać faktury w ramach KSeF, czy też może korzystać jeszcze z przewidzianego odroczenia tego obowiązku do 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r. Tym samym, Wnioskodawca nie będzie mógł stwierdzić, czy otrzymana w postaci papierowej lub elektronicznej Faktura Zakupowa prawidłowo została wystawiona przez Dostawcę w tej formie, czy też powinna była być wystawiona i dostarczona Spółce przy użyciu KSeF, w formie faktury ustrukturyzowanej.

Spółka nie może przy tym wykluczyć, że Faktury Zakupowe, które zostaną wystawione pierwotnie przez Dostawców w formie papierowej lub elektronicznej pomimo istniejącego obowiązku wystawienia ich w KSeF, będą w przyszłości ponownie wystawiane i dostarczane Spółce przez Dostawców w postaci faktury ustrukturyzowanej, przy użyciu KSeF.

Spółka jest przy tym zobligowana do comiesięcznego składania struktury JPK_VAT z deklaracją, regulowanej przez art. 99 ust. 13b oraz 109 ust. 14 Ustawy VAT oraz przez przepisy Rozporządzenia JPK_VAT (dalej: „JPK_V7M”).

Pytania

1. Czy w opisanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na jego rzecz także w sytuacji, kiedy pomimo wejścia w życie przepisów o obowiązkowym KSeF takie faktury zostaną wystawione przez Dostawców w innej formie niż faktura ustrukturyzowana, tj. bez użycia KSeF i zostaną dostarczone Wnioskodawcy poza KSeF (niezależnie od tego, czy po stronie Dostawców istniał obowiązek wystawienia i dostarczenia tych faktur za pośrednictwem KSeF)?

2. Czy w przypadku, kiedy stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 będzie prawidłowe oraz Dostawca zdecyduje się fakturę wystawioną pierwotnie w postaci papierowej lub elektronicznej przesłać ponownie za pośrednictwem KSeF, w formie faktury ustrukturyzowanej, Spółce dalej przysługiwać będzie prawo do odliczenia z faktury otrzymanej poza KSeF oraz nie będzie zobligowana do skorygowania złożonej pierwotnie do urzędu skarbowego struktury JPK_V7M, w której wykazała Fakturę Zakupową, otrzymaną w formie papierowej lub elektronicznej i oznaczoną za pomocą oznaczenia „BFK”?

Państwa stanowisko w sprawie

Uzasadnienie do pytania nr 1.

W ocenie Wnioskodawcy, w opisanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - takie faktury zostaną wystawione w innej formie niż faktura ustrukturyzowana, tj. bez użycia KSeF i zostaną dostarczone Wnioskodawcy poza KSeF (niezależnie od tego, czy po stronie Dostawców istniał obowiązek wystawienia i dostarczenia tych faktur za pośrednictwem KSeF).

Na początku wskazać należy, iż co do zasady od 1 lutego 2026 r. zgodnie z art. 106ga ust. 1 Ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF. Przy czym, na podstawie przepisów przejściowych (tj. art. 145l i art. 145m Ustawy o VAT obowiązujących od 1 lutego 2026 r.), obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF, będzie odroczony do:

‒    1 kwietnia 2026 r. w przypadku podatników, których łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200.000.000 zł oraz

‒    1 stycznia 2027 r. w przypadku podatników, których łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10.000 zł.

Wnioskodawca nie może zatem wykluczyć, że niektórzy Dostawcy, pomimo nałożonego Ustawą o VAT obowiązku wystawienia faktury przy użyciu KSeF, nie będą tego nakazu stosować. W związku z tym, po 31 stycznia 2026 r. Wnioskodawca może otrzymywać faktury wystawione poza systemem KSeF, w innej formie niż faktura ustrukturyzowana, tj. np. w formie papierowej lub elektronicznej, także w sytuacjach, kiedy Dostawcy będą obowiązani wystawić je przy użyciu KSeF.

Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 86 ust. 1 Ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Artykuł 86 ust. 2 Ustawy o VAT wskazuje, że kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług oraz dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy (art. 86 ust. 10 Ustawy o VAT).

Przy czym, w myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 Ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Innymi słowy, otrzymanie faktury stanowi jeden z warunków determinujących prawo podatnika do odliczenia podatku VAT naliczonego.

Przepisy Ustawy o VAT definiują fakturę jako dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie (art. 2 pkt 31 Ustawy o VAT). Natomiast przez fakturę ustrukturyzowaną rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie (art. 2 pkt 32a Ustawy o VAT).

Przepisy Ustawy o VAT przewidują również katalog sytuacji, w których podatnikowi prawo do odliczenia nie przysługuje. Zgodnie bowiem z art. 88 ust. 3a Ustawy o VAT, nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:

1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący;

b) (uchylona)

2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3) (uchylony)

4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

6) (uchylony)

7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

Dodatkowo, jak wynika z art. 88 ust. 4 Ustawy o VAT, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Co istotne, po pierwsze powyższy katalog przesłanek ma charakter zamknięty, tzn. tylko w przypadkach wyraźnie wskazanych podatnik traci prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury zakupowej.

Po drugie, fundamentalną zasadą systemu VAT jest zasada neutralności, której gwarancją jest prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od wydatków związanych z prowadzoną działalnością bez względu na cel czy rezultaty tej działalności, pod warunkiem, że co do zasady podlega ona sama opodatkowaniu podatkiem VAT.

Wskazać trzeba, że z powyższych przepisów nie wynika aby jedną z przesłanek negatywnych tj. wyłączających prawo podatnika (będącego czynnym podatnikiem VAT) do odliczenia podatku naliczonego była sytuacja, w której podatek naliczony wynikałby z faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług, wystawionej wbrew obowiązkowi bez użycia KSeF i otrzymanej przez nabywcę poza KSeF.

Podkreślić trzeba również, że żaden przepis Ustawy o VAT, nie nakazuje nabywcy, dokonywania jakiejkolwiek weryfikacji zasadności wystawienia przez sprzedawcę faktury w określonej formie (tj. przy użyciu KSeF, czy też papierowo lub elektronicznie). Ponadto, zaznaczyć trzeba, że analizowane regulacje dot. prawa do odliczenia podatku naliczonego, pomimo zmian przepisów wynikających z wprowadzenia obowiązkowego KSeF, nie uległy zmianie. Natomiast Ustawa o VAT przewiduje sankcje dla podatników (sprzedawców), którzy pomimo nałożonego obowiązku nie będą wystawiali faktur przy użyciu KSeF.

Zdaniem Wnioskodawcy, powyższe jasno wskazuje, iż celem ustawodawcy nie było karanie podatników (nabywców) utratą prawa do odliczenia podatku naliczonego w zależności od formy faktury (tj. czy została wystawiona przy użyciu KSeF, czy też nie). Ewentualne sankcje za wystawienie faktury w niewłaściwej formie, tj. poza KSeF, są przewidziane dla sprzedawców zobligowanych wystawiać faktury ustrukturyzowane.

Tym samym, zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym zdarzeniu przyszłym nie zachodzą przypadki, w których Ustawa VAT pozbawia podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego.

W konsekwencji, Wnioskodawca uważa, że w opisanym zdarzeniu przyszłym, będzie przysługiwało mu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców poza KSeF, pomimo ustawowego obowiązku wystawienia faktur w formie ustrukturyzowanej, tj. przy użyciu KSeF.

Wystawienie faktury bez użycia KSeF pomimo istnienia takiego obowiązku nie powoduje zdaniem Wnioskodawcy tego, że dokument ten nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego. Podkreślić trzeba, że faktury wystawione w formie papierowej lub elektronicznej zgodnie z przywołanymi przepisami będą dalej stanowić faktury na gruncie Ustawy o VAT, pomimo niedochowania obowiązku ich wystawienia za pośrednictwem KSeF ze wszystkimi konsekwencjami prawnymi. W szczególności wprowadzenie takiego dokumentu do obrotu przez sprzedawcę będzie go obligowało do zapłaty podatku wskazanego na takim dokumencie.

Zatem w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na jej rzecz przez Dostawców, wbrew obowiązkowi, bez użycia KSeF, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Wnioskodawcę do skorzystania z prawa do odliczenia VAT naliczonego.

Powyższe stanowisko Wnioskodawcy znajduje również potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Tytułem przykładu można wskazać następujące interpretacje indywidualne:

‒    interpretacja indywidualna z 21 marca 2024 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.2.2024.2.KK, w której stwierdzono: „Powyższe wynika z faktu, że dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadku wskazanym wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, to również najistotniejsze jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego”;

‒    interpretacja indywidualna z 4 marca 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA, w której stwierdzono: „Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Spółce (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 1 pkt 8 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Spółkę do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy”;

‒    interpretacja indywidualna z 13 października 2025 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.833.2025.2.ALN, w której stwierdzono: „Zatem w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców, w tym również wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego”;

‒    interpretacja indywidualna z 20 października 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.739.2025.1.AMA, w której stwierdzono: „Tym samym, w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców i odebranych przez Państwa - wbrew obowiązkowi - bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego”;

‒    interpretacja indywidualna z 9 stycznia 2026 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.875.2025.2.IK w której stwierdzono: „Tym samym, odpowiadając wprost na Państwa pytanie, należy stwierdzić, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców - wbrew obowiązkowi - bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego”;

‒    interpretacja indywidualna z 2 stycznia 2026 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.857.2025.1.MSO w której stwierdzono: „Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy. (...) „Tym samym, odpowiadając wprost na Państwa pytanie, należy stwierdzić, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców - wbrew obowiązkowi - bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego”.

W związku z powyższym, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w opisanym zdarzeniu przyszłym będzie przysługiwało mu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców poza KSeF, pomimo ustawowego obowiązku wystawienia faktur w formie ustrukturyzowanej, tj. przy użyciu KSeF.

Uzasadnienie do pytania nr 2.

W ocenie Wnioskodawcy, przysługiwać będzie mu prawo do odliczenia na podstawie Faktury otrzymanej poza KSeF (przy spełnieniu warunków wskazanych w pytaniu nr 1) i nie będzie on zobligowany do skorygowania złożonej uprzednio do urzędu skarbowego struktury JPK_V7M, w której wykazała Fakturę Zakupową, otrzymaną w formie papierowej lub elektronicznej i oznaczoną za pomocą oznaczenia "BFK".

W przypadku potwierdzenia przez Organ stanowiska Wnioskodawcy w odniesieniu do pytania nr 1, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia wykazanego podatku VAT wynikającego z otrzymanych w formie papierowej lub elektronicznej Faktur Zakupowych, także w sytuacji, gdy powinny one być wystawione za pośrednictwem KSeF.

W takiej sytuacji, Spółka w okresie, w którym spełnione są warunki do skorzystania z prawa do odliczenia VAT lub też w jednym z kolejnych 3 okresów - wykaże otrzymaną Fakturę Zakupową w składanej do urzędu skarbowego strukturze JPK_V7M oraz dokona odliczenia VAT naliczonego.

Zgodnie z przepisami Rozporządzenia JPK_VAT, które zaczną obowiązywać od 1 lutego 2026 r., ewidencja VAT pozwalająca na prawidłowe rozliczenie podatku naliczonego powinna zawierać numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (§11 ust. 4a Rozporządzenia JPK_VAT).

Jeśli faktura nie posiada takiego numeru, zgodnie § 11 ust. 8 Rozporządzenia JPK_VAT należy wybrać jedno z trzech oznaczeń tj.:

‒    „OFF” - faktura, o której mowa w art. 106nf ust. 1 Ustawy VAT, która na dzień złożenia ewidencji nie posiada numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur,

‒    „BFK” - faktura elektroniczna oraz faktura w postaci papierowej,

‒    „Dl” - dowód inny niż faktura.

Natomiast w myśl części II pkt 14 Rozporządzenia JPK_VAT, numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, fakturę VAT RR potwierdzającą nabycie produktów rolnych lub usług rolniczych i fakturę VAT RR KOREKTA jest wykazywany w ewidencji, o ile został on nadany i nastąpiło to do dnia przesłania ewidencji.

Co istotne, przepisy Rozporządzenia JPK_VAT, które zaczną obowiązywać od 1 lutego 2026 r., zawierają jeden wyjątek od powyższej zasady.

Zgodnie z częścią II pkt 15 Rozporządzenia JPK_VAT - w przypadku gdy faktura jest wystawiana w sposób określony w art. 106nda ust. 1 oraz art. 106nh ust. 1 Ustawy VAT, i udostępniana nabywcy w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur oraz na dzień przesłania ewidencji podatnik nie posiada numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, jest ona wykazywana w ewidencji po stronie danych pozwalających na prawidłowe rozliczenie podatku należnego i oznaczana jako „Dl”. Po uzyskaniu numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur podatnik koryguje ewidencję i oznacza tę fakturę numerem identyfikującym ją w Krajowym Systemie e-Faktur.

W tym przypadku, przepisy wyraźnie obligują podatnika do skorygowania złożonej struktury JPK_V7M, jeśli faktura wystawiona w sposób określony art. 106nda ust. 1 oraz art. 106nh ust. 1 Ustawy VAT na moment złożenia struktury JPK_V7M nie posiadała numeru KSeF, a w późniejszym czasie taki numer został nadany. Należy jednak podkreślić, że przepis ten dotyczy oznaczenia „Dl”, przewidzianego dla innych dokumentów niż faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej (dla których przewidziano oznaczenie „BFK”).

Jednocześnie należy wskazać, że późniejszy fakt przesłania faktury w formie ustrukturyzowanej poprzez KSeF, gdy wcześniej został wystawiony dokument stanowiący fakturę w formie papierowej lub elektronicznej, nie modyfikuje prawa ani momentu odliczenia podatku VAT.

Takie podejście znajduje potwierdzenie przykładowo w interpretacji indywidualnej z 12 stycznia 2026 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.851.2025.1.KM, w której wskazano, że: „Według przywołanego art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, jednym z warunków dokonania odliczenia podatku VAT jest posiadanie przez podatnika faktury dokumentującej zakup związany z działalnością opodatkowaną podatkiem VAT. Zatem otrzymanie faktury przez podatnika wyznacza moment, od którego możliwe jest zrealizowanie tego prawa.

Jak już wyżej wskazano, prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

W związku z powyższym, stwierdzić należy, skoro Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT z faktury wystawionej poza KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy), to konsekwentnie należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur. Bez znaczenia pozostawać będzie natomiast jej ewentualne (późniejsze) wprowadzenie do systemu KSeF”.

Tym samym, nawet jeśli któryś z Dostawców zdecyduje się Fakturę wystawioną pierwotnie w postaci papierowej lub elektronicznej wystawić ponownie i przesłać za pośrednictwem KSeF, w formie faktury ustrukturyzowanej, Spółka nie będzie zobligowana do skorygowania złożonej pierwotnie do urzędu skarbowego struktury JPK_V7M, w której wykazała Fakturę Zakupową. Wskazane przepisy Rozporządzenia JPK_VAT takiego obowiązku bowiem na podatników nie nakładają. Pierwotnie złożony przez Spółkę plik JPK_V7M będzie więc pozostawał aktualny i nie będzie wymagał korekty.

Mając na uwadze powyższe w ocenie Wnioskodawcy, przysługiwać będzie mu prawo do odliczenia na podstawie Faktury otrzymanej poza KSeF (przy spełnieniu warunków wskazanych w pytaniu nr 1) i nie będzie on zobligowany do skorygowania złożonej do urzędu skarbowego struktury JPK_V7M, otrzymaną w formie papierowej lub elektronicznej i oznaczoną za pomocą oznaczenia „BFK”.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Aby podmiot mógł skorzystać z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z dokonanym nabyciem towarów i usług, w pierwszej kolejności powinien spełnić przesłanki umożliwiające uznanie go – dla tej czynności – za podatnika podatku od towarów i usług, działającego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Według art. 106na ust. 1-3 ustawy:

W świetle art. 106na ust. 4 ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Należą Państwo do Grupy Kapitałowej B. Działalność operacyjna Grupy koncentruje się w obszarze branży (...).

W ramach prowadzonej działalności, nabywają Państwo różnego rodzaju materiały, towary i usługi od podatników zarejestrowanych w Polsce jako czynni podatnicy VAT. Otrzymują Państwo od Dostawców faktury dokumentujące dostarczone materiały, towary lub wykonane usługi.

W przypadkach objętych złożonym wnioskiem, nabywane przez Państwa od Dostawców materiały, towary i usługi:

‒    nie podlegają zwolnieniu z VAT,

‒    są wykorzystywane przez Spółkę do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług,

‒    zarówno w odniesieniu do tych materiałów, towarów i usług, jak i dokumentujących je Faktur Zakupowych nie zachodzą negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, określone w art. 88 Ustawy o VAT.

Mimo wejścia w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur, co do zasady od 1 lutego 2026 r., dalej mogą Państwo otrzymywać od swoich kontrahentów Faktury Zakupowe wystawione po 31 stycznia 2026 r. w postaci:

‒    papierowej lub

‒    elektronicznej, będące fakturami elektronicznymi, o których mowa w art. 2 pkt 32 Ustawy VAT, tj. faktury wystawione i otrzymane w dowolnym formacie elektronicznym inne niż faktury ustrukturyzowane (np. w formacie pdf).

Otrzymane przez Państwa w tej postaci Faktury Zakupowe nie będą spełniały definicji faktury ustrukturyzowanej określonej w art. 2 pkt 32a Ustawy o VAT.

W niektórych przypadkach może to wynikać z faktu, że dany Dostawca będzie korzystać z odroczenia obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych do 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r., natomiast może się zdarzyć, że Faktury Zakupowe w innej formie niż faktura ustrukturyzowana będą wystawiać na Państwa rzecz także Dostawcy zobowiązani już do wystawiania faktur w KSeF. Innymi słowy nie mogą Państwo wykluczyć, że pomimo obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF, niektórzy Dostawcy nie będą stosować się do tego nakazu. Może to wynikać m.in. z braku wiedzy, awarii systemu, mylnego zastosowania przewidzianego zwolnienia z obowiązku korzystania z KSeF, czy też niegotowości technologicznej uniemożliwiającej wystawienie faktury ustrukturyzowanej.

Ze względu na to, że dane dotyczące wartości sprzedaży poszczególnych podatników nie są publiczne dostępne, w odniesieniu do Faktur Zakupowych wystawionych po 31 stycznia 2026 r. nie będą Państwo w stanie w każdym przypadku określić, czy dany Dostawca jest zobligowany już wystawiać faktury w ramach KSeF, czy też może korzystać jeszcze z przewidzianego odroczenia tego obowiązku do 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r. Tym samym, nie będą Państwo mogli stwierdzić, czy otrzymana w postaci papierowej lub elektronicznej Faktura Zakupowa prawidłowo została wystawiona przez Dostawcę w tej formie, czy też powinna była być wystawiona i dostarczona Państwu przy użyciu KSeF, w formie faktury ustrukturyzowanej.

Nie mogą przy tym Państwo wykluczyć, że Faktury Zakupowe, które zostaną wystawione pierwotnie przez Dostawców w formie papierowej lub elektronicznej pomimo istniejącego obowiązku wystawienia ich w KSeF, będą w przyszłości ponownie wystawiane i dostarczane Państwu przez Dostawców w postaci faktury ustrukturyzowanej, przy użyciu KSeF.

Są Państwo przy tym zobligowani do comiesięcznego składania struktury JPK_VAT z deklaracją, regulowanej przez art. 99 ust. 13b oraz 109 ust. 14 Ustawy VAT oraz przez przepisy Rozporządzenia JPK_VAT.

Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności dotyczą ustalenia, czy przysługuje/będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz także w sytuacji, gdy pomimo wejścia w życie przepisów o obowiązkowym KSeF takie faktury zostaną wystawione przez Dostawców w innej formie niż faktura ustrukturyzowana, tj. bez użycia KSeF i zostaną dostarczone Państwu poza KSeF.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości należy zauważyć, że jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku od towarów i usług jest prawo podatnika do odliczenia podatku zapłaconego w cenie przy nabyciu towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą opodatkowaną podatkiem VAT.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.

Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że przysługuje/będzie Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur które zostały / zostaną wystawione przez Dostawców poza Krajowym Systemem e-Faktur, pomimo iż mieli oni obowiązek wystawienia faktury poprzez KSeF, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

W konsekwencji, przysługuje / będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców, wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa do odliczenia.

Państwa stanowisko w zakresie objętym pytaniem nr 1 jest prawidłowe.

Państwa wątpliwości dotyczą także ustalenia, czy w przypadku, gdy fakturę wystawioną pierwotnie w postaci papierowej lub elektronicznej Dostawca zdecyduje się przesłać ponownie za pośrednictwem KSeF, w formie faktury ustrukturyzowanej, to Spółce dalej przysługiwać będzie prawo do odliczenia z faktury otrzymanej poza KSeF oraz nie będzie zobligowana do skorygowania złożonej pierwotnie do urzędu skarbowego struktury JPK_V7M, w której wykazała Fakturę Zakupową, otrzymaną w formie papierowej lub elektronicznej i oznaczoną za pomocą oznaczenia „BFK”.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy:

Jak wynika z treści art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy:

W myśl art. 86 ust. 11 ustawy:

Ponadto na mocy art. 86 ust. 13 ustawy:

Zatem prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących zakupy związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, wynika z samej konstrukcji podatku od towarów i usług i zapewnia neutralność tego podatku dla czynnych podatników VAT.

W stosunku do faktur podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku:

‒    w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy po otrzymaniu faktury, lub

‒    za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych,

‒    przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego generalnie skorelowane jest z momentem, w którym podatek VAT staje się wymagalny, czyli z momentem powstania obowiązku podatkowego. Jednakże, aby podatnik nabył prawo do odliczenia muszą zostać spełnione jeszcze dwie przesłanki, tj. transakcja faktycznie zaistniała i podatnik posiada fakturę dokumentującą tę transakcję.

Zatem należy stwierdzić, że odliczenia podatku naliczonego na podstawie przepisów ustawy w odniesieniu do nabytych towarów lub wyświadczonych usług – co do zasady – można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

‒    powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabywanych towarów i usług, doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,

‒    podatnik jest w posiadaniu faktury dokumentującej tę transakcję.

Jeżeli podatnik nie dokonał odliczenia podatku naliczonego w oparciu o art. 86 ust. 10 ustawy (z uwzględnieniem warunku wskazanego w art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy), to na podstawie art. 86 ust. 11 ustawy, będzie mógł dokonać tego odliczenia w trzech kolejnych okresach rozliczeniowych. Przy czym – co należy podkreślić – termin „trzech kolejnych okresów rozliczeniowych” do odliczenia podatku będzie liczony dopiero od okresu, w którym zostaną spełnione łącznie wskazane wyżej przesłanki do odliczenia.

W sytuacji natomiast, gdy podatnik nie odliczy podatku naliczonego, ani zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy (z uwzględnieniem art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy), ani w terminie, o którym mowa w art. 86 ust. 11 ustawy, będzie mógł – na podstawie art. 86 ust. 13 ustawy – zrealizować to prawo poprzez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, tj. za pierwszy okres rozliczeniowy, w którym spełnił wszystkie warunki do dokonania odliczenia, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Według przywołanego art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy jednym z warunków dokonania odliczenia podatku VAT jest posiadanie przez podatnika faktury dokumentującej zakup związany z działalnością opodatkowaną podatkiem VAT.

Zatem otrzymanie faktury przez podatnika wyznacza moment, od którego możliwe jest zrealizowanie tego prawa.

Jak już wyżej wskazałem prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego. 

Ponadto na mocy art. 99 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 99 ust. 11b-12 ustawy:

Zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy:

W myśl art. 109 ust. 3b ustawy:

Na podstawie art. 81 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.), zwanej dalej „Ordynacją podatkową”:

W myśl art. 81 § 2 Ordynacji podatkowej:

Podatek od towarów i usług należy do grupy podatków powstających z mocy prawa, który pobierany jest w trybie tzw. samoobliczenia. Istotną rolę w tym podatku odgrywają deklaracje podatkowe. Przy ich pomocy podatnik określa i zgłasza organowi podatkowemu (deklaruje) wysokość zobowiązania podatkowego.

Każda deklaracja odnosi się do konkretnego, zamkniętego już okresu rozliczeniowego. W związku z powyższym deklaracja musi uwzględniać stan prawny istniejący w momencie zamknięcia okresu rozliczeniowego. Deklaracja podatkowa stanowi opis zdarzeń zaistniałych w określonym przedziale czasowym, oceniany z punktu widzenia przepisów podatkowych w tym przedziale obowiązujących, a który w efekcie ma doprowadzić do wykonania przez podatnika obowiązku zapłaty podatku lub zrealizowania przez niego swego uprawnienia do uzyskania od organu podatkowego zwrotu podatku.

Wskazane wyżej przepisy art. 81 Ordynacji podatkowej formułują ogólną zasadę prawa podatnika do korygowania wcześniej złożonych deklaracji. Korekta deklaracji zastępuje deklarację pierwotną, co oznacza, że za wiążące uznaje się dane zawarte w deklaracji skorygowanej. W konsekwencji złożona korekta wywołuje skutki prawne w miejsce deklaracji pierwotnej, która traci moc obowiązującą.

Szczegółowy zakres danych, jaki powinien być zawarty w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2019 r. poz. 1988 ze zm.), zwanego dalej Rozporządzeniem:

W § 11 ust. 4a Rozporządzenia wskazano, że: 

Regulacja ta odnosi się do sytuacji, w których numer taki został nadany i jest możliwy do ustalenia na moment sporządzenia i złożenia JPK_VAT z deklaracją.

Natomiast § 11 ust. 8 Rozporządzenia wskazuje, że:

Oznaczenie „BFK” odnosi się do faktur elektronicznych i faktur wystawianych w postaci papierowej bez zastosowania Krajowego Systemu e-Faktur. Podanie numeru KSeF dotyczy faktur wystawionych w KSeF.

Z okoliczności sprawy wynika, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej po 31 stycznia 2026 r. mogą Państwo otrzymać od Dostawców Faktury Zakupowe w dotychczasowej formie (papierowej/elektronicznej) wystawione wbrew obowiązkowi poza KSeF. Nie mogą Państwo przy tym wykluczyć, że Faktury Zakupowe, które zostaną wystawione pierwotnie przez Dostawców w formie papierowej lub elektronicznej pomimo istniejącego obowiązku wystawienia ich w KSeF, będą w przyszłości ponownie wystawiane i dostarczane Państwu przez Dostawców w postaci faktury ustrukturyzowanej, przy użyciu KSeF.

Na moment sporządzenia i złożenia JPK_VAT z deklaracją za dany okres będą więc Państwo dysponowali wyłącznie fakturą papierową/elektroniczną wystawioną przez Dostawcę poza KSeF, oznaczoną za pomocą oznaczenia „BFK”, a więc fakturą, która nie będzie posiadała numeru KSeF.

W konsekwencji, w sytuacji, gdy otrzymają Państwo fakturę w formie papierowej/elektronicznej (nieustrukturyzowanej) i ujmą ją w ewidencji z oznaczeniem „BFK”, a następnie Dostawca – już po dokonaniu odliczenia przez Państwa (na podstawie otrzymanej w formie papierowej/elektronicznej faktury, do czego prawo zostało potwierdzone w odpowiedzi na pytanie nr 1 powyżej) – wystawi i udostępni w KSeF fakturę ustrukturyzowaną odnoszącą się do tej samej transakcji, późniejsze pojawienie się numeru KSeF nie może samo w sobie powodować obowiązku korekty wcześniej złożonej deklaracji VAT wyłącznie w celu uzupełnienia identyfikatora dokumentu.

Obowiązek wykazywania numeru KSeF faktury ustrukturyzowanej w ewidencji VAT powinien być oceniany według informacji dostępnych podatnikowi na moment składania przez niego deklaracji za dany okres rozliczeniowy.

Zatem w realiach opisanego zdarzenia brak jest podstaw do przyjęcia, że późniejsze (tj. po złożeniu przez Państwa deklaracji VAT za dany okres, w którym dokonane zostanie odliczenie na podstawie faktury w formie nieustrukturyzowanej) udostępnienie faktury w KSeF dokumentującej to samo zdarzenie gospodarcze (które zostało wcześniej udokumentowane fakturą dostarczoną Państwu poza KSeF w formie papierowej/elektronicznej i na tej podstawie ujęte w deklaracji VAT za ten dany okres), powinno skutkować obowiązkiem korekty deklaracji VAT za ten okres wyłącznie w celu wykazania numeru identyfikującego fakturę w KSeF.

W konsekwencji, w przypadku, gdy fakturę wystawioną pierwotnie w postaci papierowej lub elektronicznej Dostawca zdecyduje się przesłać ponownie za pośrednictwem KSeF w formie faktury ustrukturyzowanej, to dalej przysługuje/będzie Państwu przysługiwać prawo do odliczenia z faktury otrzymanej poza KSeF oraz nie są/nie będą Państwo zobligowani do skorygowania złożonej pierwotnie do urzędu skarbowego struktury JPK_V7M, w której wykazali Państwo Fakturę Zakupową, otrzymaną w formie papierowej lub elektronicznej i oznaczoną za pomocą oznaczenia „BFK”.

Państwa stanowisko w zakresie objętym pytaniem nr 2 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty opis sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem sprawy podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.