Interpretacja 0114-KDIP4-3.4012.656.2025.2.APR

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

5 listopada 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 21 października 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do odliczenia podatku VAT wynikającego z faktury wystawionej poza KSeF nawet wtedy, gdy Kontrahent był zobowiązany do wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz ustalenia momentu odliczenia tego podatku. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Bank S.A. (dalej jako: „Bank”, „Wnioskodawca”) ma siedzibę na terytorium Polski i prowadzi działalność bankową zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (t. j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1646 ze zm.), opodatkowaną na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej podatkiem dochodowym od osób prawnych od całości osiąganych dochodów.

Wnioskodawca jest również czynnym podatnikiem VAT. Przy czym świadczy głównie usługi objęte zwolnieniem z podatku VAT a w ograniczonym zakresie usługi efektywnie opodatkowane podatkiem VAT. W ramach prowadzonej działalności Bank nabywa towary i usługi od podmiotów trzecich (dalej: Kontrahenci), udokumentowane fakturą VAT, w odniesieniu do których Wnioskodawcy:

• przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego w całości lub
• przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego w części (w oparciu o współczynnik struktury sprzedaży) lub
• nie przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego (przy czym niniejszy wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej nie dotyczy tych dokumentów).

Wnioskodawca chciałby zauważyć, że od 1 lutego 2026 r. wejdą w życie przepisy o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur (dalej: KSeF). Od tego momentu przeważająca część transakcji objęta będzie obowiązkiem wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Bank jako nabywca towarów i usług nie może jednak wykluczyć sytuacji, w której wbrew obowiązującym przepisom otrzyma faktury wystawione poza KSeF - bez oznaczenia kodami QR, o których mowa w 106gb ust. 5 i 106nda ust. 6 ustawy o VAT. Mogą zdarzyć się sytuacje, w których Kontrahenci będą przekazywać faktury dotychczas znanymi kanałami (np. na adres siedziby lub adres e-mail Wnioskodawcy).

Pytania

1.  Czy Bank jako nabywca towarów i usług ma prawo do odliczenia podatku VAT wynikającego z faktury wystawionej poza KSeF nawet wtedy, gdy Kontrahent był zobowiązany do wystawienia faktury ustrukturyzowanej?

2.  Jeżeli odpowiedź na pytanie 1 jest pozytywna, czy dzień wpływu faktury poprzez tradycyjne kanały (np. na adres siedziby lub adres e-mail Wnioskodawcy) stanowi moment otrzymania faktury, o którym mowa w art. 86 ust. 10b ustawy o VAT?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy:

1.  Bank ma prawo do odliczenia podatku VAT wynikającego z faktury wystawionej poza KSeF nawet wtedy, gdy Kontrahent był zobowiązany do wystawienia faktury ustrukturyzowanej.

2.  Dzień wpływu faktury poprzez tradycyjne kanały (np. na adres siedziby lub adres e-mail Wnioskodawcy) stanowi moment otrzymania faktury, o którym mowa w art. 86 ust. 10b ustawy o VAT.

Wnioskodawca chciałby zauważyć, że od 1 lutego 2026 r. przepisy ustawy o VAT zostaną znowelizowane w związku z uchwaleniem następujących aktów prawnych:

• ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598),
• ustawy z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852),
• ustawy z dnia 5 sierpnia o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2025 r. poz. 1203).

Z uwagi na fakt, że wniosek o interpretację indywidualną dotyczy zdarzenia przyszłego, w dalszej części Wnioskodawca będzie przywoływał przepisy w brzmieniu obowiązującym na dzień 1 lutego 2026 r.

Ad 1.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Na podstawie art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy odliczenia tego dokonuje podatnik VAT oraz gdy towary i usługi, od których podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Obowiązek wystawienia faktury reguluje art. 106b ust. 1 ustawy o VAT. Przy czym, zgodnie z art. 2 pkt 31-32a ustawy o VAT, ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:

• fakturze - rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;
• fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym;
• fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Z powyższego obowiązku, zgodnie z ust. 2, ustawodawca wyłączył wystawianie faktur:

1)  przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2)  przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3)  przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4)  na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5)  w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s,

6)  przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.

Przy czym jednocześnie dopuścił możliwość dobrowolnego wystawienia faktury ustrukturyzowanej w sytuacji wskazanej w pkt 1, 2 i 4 (art. 106ga ust. 4 ustawy o VAT).

Z kolei z art. 106gb ust. 1 ustawy o VAT wynika, że faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, zaś otrzymaną w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę (art. 106na ust. 1 i 3 ustawy o VAT).

Jednocześnie ustawodawca uregulował również procedurę wystawiania faktur w okresie awarii oraz niedostępności KSeF, tj:

• w okresie trwania awarii KSeF podatnik wystawia faktur w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 i udostępnia je nabywcy w sposób z nim uzgodniony, a następnie w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii podatnik jest obowiązany do przesłania do KSeF faktur w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury w KSeF. Przy czym, zgodnie z 106nf ust. 10 ustawy o VAT za datę otrzymania faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. W przypadku gdy data otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru (art. 106nf ust. 1-4 i 10 ustawy o VAT).
• w okresie niedostępności KSeF (tzw. tryb offline), podatnik może wystawiać faktury w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8, jednak jest on obowiązany niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, przesłać tę fakturę do KSeF celu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę. Faktura jest otrzymywana przez nabywcę przy użyciu KSeF. Przy czym za datę otrzymania faktury uznaje się datę przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF (art. 106nda ust. 1-3 i 11 ustawy o VAT).

Na wstępie Wnioskodawca chciałby zauważyć, że jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku VAT jest jego naturalność, która przejawia się w prawie podatnika do odliczenia podatku VAT zapłaconego w cenie, o ile nabywane towary i usługi są wykorzystywane w jego działalności gospodarczej. Wszelkie ograniczenia tego prawa mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Przywołane wyżej przepisy nie wyłączają jednak prawa do odliczenia podatku VAT w sytuacji, gdy wynika on z faktur wystawionych bez użycia KSeF nawet wtedy, gdy sprzedawca był zobowiązany do wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Zdaniem Wnioskodawcy błędy formalne faktury nie powinny stanowić przesłanki wyłączającej prawo do odliczenia podatku VAT. Nabywca towaru lub usługi nie może ponosić negatywnych konsekwencji działań podejmowanych przez sprzedawcę. Stanowisko to znajduje potwierdzenie w orzecznictwie TSUE, np. w wyroku w sprawie C-392/09 Uszodaépítő kft (cyt.): „[...] zasada neutralności podatkowej wymaga, aby odliczenie naliczonego podatku VAT zostało przyznane, jeżeli zostały spełnione wymogi materialne nawet wówczas, gdy niektóre wymogi formalne zostały pominięte przez podatników”.

W orzecznictwie TSUE, jak i doktrynie prawa podatkowego podkreśla się, że VAT jest podatkiem o charakterze ekonomicznym, który przykłada większą uwagę do treści czynności niż do formy prawnej w jakiej jest ona dokonywana. W tym kontekście należy mieć na uwadze, że faktura wystawiana jest w celu udokumentowania rzeczywistego przebiegu zdarzenia gospodarczego. Dokument ten powinien przede wszystkim wskazywać na przedmiot transakcji i podmioty biorące w niej udział. Tym samym o uznaniu faktury przesądza fakt, że dokument ten potwierdza rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.

W ocenie Banku wystawienie faktury, niezależnie od jej postaci (tj. papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej) wypełnia jedną z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia KSeF pomimo, iż na sprzedawcy ciążył taki obowiązek, stanowi o formalnej wadliwości tego dokumentu, jednak nie odbiera nabywcy prawa do odliczenia podatku VAT. Prawo to determinowane jest poprzez spełnienie warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Wśród tych przesłanek nie znajduje się sytuacja otrzymania faktury w konkretnej postaci, a zatem ustawodawca dopuszcza możliwość odliczenia podatku VAT z faktury otrzymanej w jakiejkolwiek formie (tj. papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej). Powyższe stanowisko potwierdza interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 4 marca 2025 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA i z 12 sierpnia 2025 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG.

Ad 2.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Obowiązek podatkowy co do zasady powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem ust. 1a, 1b, 5 i 7-11, art. 14 ust. 6, art. 20, art. 21 ust. 1 i art. 138f. (art. 19a ust. 1 ustawy o VAT).

Stosownie do art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Dniem otrzymania faktury ustrukturyzowanej jest zasadniczo dzień przydzielenia jej numeru identyfikującego w KSeF (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT). Niemniej faktura wystawiona poza KSeF nie stanowi faktury ustrukturyzowanej nawet wtedy, gdy przepisy obligowały sprzedawcę do wystawienia jej w tej formie. Nie spełnia ona bowiem warunków, o których mowa w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT. Przyjmując zatem, że Bank otrzymał fakturę w innej postaci (tj. fakturę papierową lub elektroniczną) momentem jej otrzymania jest wpływ faktury do Banku (np. na adres siedziby czy adres e-mail) i to on determinuje termin odliczenia podatku naliczonego.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Z powołanych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje zarejestrowany, czynny podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego, jest związek zakupów z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym:

Oznacza to, że podatnik nie może skorzystać z prawa do odliczenia w odniesieniu do podatku, który jest należny wyłącznie z tego względu, że został wykazany na fakturze w sytuacji, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Na mocy art. 88 ust. 4 ustawy:

Zgodnie z ww. regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

W przypadku wykonywania w ramach działalności gospodarczej czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług oraz zwolnionych z opodatkowania tym podatkiem, należy mieć na uwadze uregulowania zawarte w art. 90 ustawy.

Zgodnie z art. 90 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 90 ust. 2 ustawy:

W myśl art. 90 ust. 3 ustawy:

Analiza powołanych wyżej przepisów wskazuje, że na podstawie art. 90 ust. 1 ustawy występuje obowiązek wyodrębnienia kwot podatku naliczonego związanego z czynnościami, w stosunku do których przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego oraz kwot podatku naliczonego związanego z czynnościami, w związku z którymi takie prawo nie przysługuje.

Tym samym, warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Jednocześnie przedstawiona w ww. przepisie zasada, wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

W oparciu o art. 2 pkt 31-32a ustawy:

Przepis art. 106g ust. 1 ustawy stanowi, że:

Jak wynika z treści art. 106g ust. 3a ustawy:

Ustawą z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie KSeF.

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy, który wchodzi w życie od 1 lutego 2026 r.:

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy, który wchodzi w życie od 1 lutego 2026 r.:

Według art. 106na ustawy, który wchodzi w życie od 1 lutego 2026 r.:

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo czynnym podatnikiem VAT. Świadczą Państwo głównie usługi objęte zwolnieniem z podatku VAT, a w ograniczonym zakresie usługi efektywnie opodatkowane podatkiem VAT. W ramach prowadzonej działalności nabywają Państwo towary i usługi od podmiotów trzecich (Kontrahenci), udokumentowane fakturą VAT, w odniesieniu do których:

• przysługuje Państwu prawo do odliczenia VAT naliczonego w całości lub
• przysługuje Państwu prawo do odliczenia VAT naliczonego w części (w oparciu o współczynnik struktury sprzedaży) lub
• nie przysługuje Państwu prawo do odliczenia VAT naliczonego (przy czym niniejszy wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej nie dotyczy tych dokumentów).

Od 1 lutego 2026 r. wejdą w życie przepisy o obowiązkowym KSeF. Od tego momentu przeważająca część transakcji objęta będzie obowiązkiem wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Jako nabywca towarów i usług nie mogą Państwo jednak wykluczyć sytuacji, w której wbrew obowiązującym przepisom otrzymają Państwo faktury wystawione poza KSeF - bez oznaczenia kodami QR, o których mowa w 106gb ust. 5 i 106nda ust. 6 ustawy. Mogą zdarzyć się sytuacje, w których Kontrahenci będą przekazywać faktury dotychczas znanymi kanałami (np. na adres siedziby lub Państwa adres e-mail).

Państwa wątpliwości dotyczą prawa do odliczenia podatku VAT wynikającego z faktury wystawionej poza KSeF nawet wtedy, gdy Kontrahent był zobowiązany do wystawienia faktury ustrukturyzowanej.

Rozliczenie podatku naliczonego na zasadach określonych w art. 86 ust. 1 ustawy uwarunkowane jest tym, aby nabywane towary i usługi były wykorzystywane przez zarejestrowanego, czynnego podatnika podatku VAT w ramach działalności gospodarczej do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Odliczyć można w całości podatek naliczony, który jest związany z czynnościami opodatkowanymi podatnika. Wskazana zasada wyłącza tym samym możliwość dokonywania odliczeń podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są w ogóle wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku lub niepodlegających opodatkowaniu VAT. Jednocześnie z zasady tej wynika, że odliczenie podatku naliczonego może być częściowe, tzn. w tej części, w jakiej dane towary lub usługi, z którymi związany jest podatek naliczony są wykorzystywane do realizacji czynności opodatkowanych, z pominięciem tej części podatku od tych towarów i usług, w jakiej towary te (usługi) nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Podatnik w celu odliczenia podatku naliczonego w pierwszej kolejności ma obowiązek odrębnego określenia, z jakim rodzajem działalności będzie związany podatek wynikający z otrzymanych faktur zakupu, czyli dokonania tzw. bezpośredniej alokacji.

Jeżeli takie wyodrębnienie jest możliwe, podatnikowi, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy przysługuje pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych wyłącznie z czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi w ramach działalności gospodarczej, brak jest natomiast takiego prawa w stosunku do podatku naliczonego związanego z zakupem towarów i usług wykorzystywanych wyłącznie do wykonywania czynności zwolnionych z opodatkowania oraz niepodlegających temu podatkowi.

Natomiast w sytuacji, gdy takie przyporządkowanie nie jest możliwe, a wydatki w ramach wykonywanej przez podatnika działalności gospodarczej służą do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług oraz zwolnionych od tego podatku, podatnik ustala proporcję, o której mowa w art. 90 ust. 2 i ust. 3 oraz następne ustawy.

Ponadto prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Analiza powołanego art. 88 ustawy prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej.

Celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Zatem o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.

W analizowanej sprawie będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych poza KSeF nawet wtedy, gdy Kontrahent był do tego zobowiązany, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Ponadto będzie Państwu przysługiwało prawo do częściowego odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych poza KSeF nawet wtedy, gdy Kontrahent był do tego zobowiązany, wykorzystywanych przez Państwa zarówno do czynności opodatkowanych, jak i do czynności zwolnionych od podatku, gdzie nie mają Państwo możliwości odrębnego określenia kwot podatku naliczonego związanego z czynnościami, w stosunku do których przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadku wskazanym wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

W konsekwencji, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego na podstawie faktur dokumentujących nabycie towarów i usług od Kontrahentów (całości lub części podatku zgodnie z art. 86 ust. 1 i art. 90 ust. 1-2 ustawy), także w sytuacji otrzymania faktur zakupu wystawionych poza KSeF nawet wtedy, gdy Kontrahent był zobowiązany do wystawienia faktury ustrukturyzowanej, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa.

Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

Państwa wątpliwości dotyczą również ustalenia, czy dzień wpływu faktury poprzez tradycyjne kanały (np. na adres siedziby lub Państwa adres e-mail) stanowi moment otrzymania faktury, o którym mowa w art. 86 ust. 10b ustawy.

Według art. 86 ust. 10 ustawy:

Stosownie do art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy:

Powyższe oznacza, że odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b pkt 1 ustawy, można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

• powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych towarów i usług,
• doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,
• podatnik jest w posiadaniu (otrzymał) faktury dokumentującej tę transakcję.

Zgodnie z art. 86 ust. 10c ustawy:

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy:

W myśl art. 86 ust. 13 ustawy:

Z powołanych przepisów wynika, że nierozliczony w okresie otrzymania faktury lub w jednym z okresów rozliczeniowych, o których mowa w art. 86 ust. 11 ustawy, podatek naliczony może zostać rozliczony w okresie 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego. Odliczenie podatku, zgodnie z art. 86 ust. 13 ustawy, jest możliwe poprzez korektę deklaracji za okres, w którym wystąpiło prawo do odliczenia podatku bądź za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości dotyczących momentu realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF nawet wtedy, gdy Kontrahent był zobowiązany do wystawienia faktury ustrukturyzowanej wskazuję, że prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza systemem KSeF będzie powstawało w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy. W analizowanym przypadku moment ten należy utożsamiać z datą faktycznego otrzymania przez Państwa faktury poza KSeF poprzez tradycyjne kanały (np. na adres siedziby lub Państwa adres e-mail).

Z przepisów ustawy o VAT odnoszących się do momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynika, że prawo to powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę. Zasada ta będzie obowiązywała również po wdrożeniu obowiązkowego KSeF.

Zatem otrzymanie faktury stanowi jeden z elementów niezbędnych do odliczenia podatku VAT. Podatnik, aby móc skorzystać z uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego, musi znajdować się w posiadaniu faktury dokumentującej rzeczywiste nabycie określonego towaru/usługi.

W przypadku faktur ustrukturyzowanych - zgodnie z treścią art. 106na ust. 3 ustawy - faktury ustrukturyzowane są uznane za otrzymane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia im w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej będzie więc co do zasady data przydzielenia tej fakturze numeru KSeF. Następuje to po przesłaniu pliku xml do systemu oraz weryfikacji czy jest on zgodny z obowiązującą strukturą logiczną oraz czy fakturę wystawia osoba lub podmiot do tej czynności uprawniony.

Sytuacja komplikuje się w przypadku faktury, która powinna zostać wystawiona za pośrednictwem systemu KSeF, a została wystawiona poza tym systemem. Aby rozstrzygnąć kwestię, kiedy powstaje prawo do odliczenia podatku naliczonego z takiej faktury, trzeba mieć na uwadze, że ustawodawca konstruując przesłanki skorzystania z prawa do odliczenia, posługuje się ogólnym pojęciem faktury. Natomiast w definicji legalnej faktury mieści się zarówno faktura papierowa, faktura elektroniczna, jak i faktura ustrukturyzowana. Zatem wystawienie jakiejkolwiek faktury prawidłowej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Z tym, że aby dany dokument mógł stanowić fakturę, musi on zawierać dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi, a w szczególności odpowiadać treści art. 106e ustawy.

Skoro więc podatnikowi będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza KSeF mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy o VAT), to konsekwentnie należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur. Bez znaczenia pozostawać będzie natomiast jej ewentualne (późniejsze) wprowadzenie do systemu KSeF.

Zasadniczo korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie. Jednakże wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę/usługodawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Przenosząc powyższe rozważania na grunt rozpatrywanej sprawy należy wskazać, że istnieje możliwość odliczenia podatku VAT z faktury wystawionej bez użycia KSeF, niewątpliwie skutki podatkowe takiej tezy należy oprzeć na obecnie obowiązujących przepisach, zgodnie z którymi prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w sytuacjach przedstawionych przez Państwa w opisie sprawy będzie powstawało w rozliczeniu za okres, w którym będą Państwo otrzymywali od Kontrahentów fakturę zakupową.

W efekcie stwierdzić należy, że data faktycznego otrzymania faktury spoza KSeF poprzez tradycyjne kanały (np. na adres siedziby lub Państwa adres e-mail) będzie uznana za datę otrzymania faktury i powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tego dokumentu, zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy.

Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywało się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Ponadto, interpretacja dotyczy wyłącznie podatku od towarów i usług. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…), ul. (…), (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.