Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych bez użycia KSeF.
Spółka z o.o., będąca czynnym podatnikiem VAT, nabywa towary i usługi od dostawców w Polsce, które są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje Krajowy System e-Faktur (KSeF), co oznacza, że dostawcy objęci tym obowiązkiem powinni wystawiać faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem KSeF. Spółka przewiduje, że niektórzy…
Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
2 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych bez użycia KSeF. Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
(...) sp. z o.o. (dalej jako: Wnioskodawca, Spółka) ma siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, prowadzącym działalność gospodarczą w branży (...).
Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności świadczy usługi (...). Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi, służące prowadzeniu działalności gospodarczej i związane ze sprzedażą opodatkowaną VAT.
W przypadku gdy nabywane towary/usługi podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, a dostawcy towarów/usługodawcy (dalej jako: Dostawcy) są zarejestrowani w Polsce jako czynni podatnicy VAT i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji, Wnioskodawca otrzymuje od Dostawców faktury dokumentujące dostarczone towary/nabyte usługi. Na fakturach tych ujęte są kwoty VAT, wykazane w złotych (dalej jako: Faktury Zakupowe).
Niniejszy wniosek dotyczy sytuacji, w której nabywane przez Spółkę od Dostawców towary/usługi nie podlegają zwolnieniu z VAT i są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności, w odniesieniu do których Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego (są związane ze sprzedażą opodatkowaną) i równocześnie nie istnieją negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, wskazane w art. 88 ustawy o VAT.
W związku z wejściem w życie przepisów wprowadzających obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (dalej również jako: KSeF), od dnia 1 lutego 2026 r., faktury zakupowe otrzymywane przez Spółkę od Dostawców objętych tym obowiązkiem powinny być co do zasady wystawiane w formie faktur ustrukturyzowanych, tj. za pośrednictwem KSeF. Część Dostawców w zależności od poziomu obrotów może być objęta obowiązkowym KSeF nieco później (1 kwietnia 2026 r. / 1 stycznia 2027 r.), ale niniejszy wniosek dotyczy tylko tych przypadków, w który dany Dostawca na moment wystawiania przez niego faktury ma obowiązek - zgodnie z właściwymi przepisami - wystawić ją w KSeF.
Wnioskodawca bierze pod uwagę, że część Faktur Zakupowych – wbrew przepisom obowiązującym w 2026 r. – może zostać wystawiona przez Dostawców poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Przykładowo, może dojść do sytuacji, w której Dostawca wystawi fakturę w formie tradycyjnej, uznając, że nie posiada na terytorium Polski ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, a zatem nie jest objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych na podstawie art. 106ga ustawy o VAT. W dalszej kolejności może się jednak okazać, że Dostawca faktycznie dysponuje w Polsce stałym miejscem prowadzenia działalności, a zatem faktura powinna była zostać wystawiona przy użyciu KSeF. Może też okazać się, że dany Dostawca wadliwie skalkulował swoje obroty i uznał, że obligatoryjny KSeF obejmuje go później niż w rzeczywistości (np. Dostawca mylnie uznał, że powinien wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r., podczas gdy w rzeczywistości obowiązek ten został na niego nałożony już 1 lutego 2026 r.).
Powodów takich pomyłek może być wiele i Wnioskodawca w wielu przypadkach nawet nie będzie w stanie w sposób stuprocentowy zweryfikować, dlaczego dany Dostawca wystawił fakturę poza KSeF, mimo że miał obowiązek zrobić to w KSeF. Wspólny mianownik wszystkich tych sytuacji będzie taki, że Spółka otrzymuje fakturę poza KSeF, która powinna znajdować się w KSeF, ale tam jej nie ma.
Pytanie
Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona przez Dostawcę bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur?
Państwa stanowisko w sprawie
Zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym zdarzeniu przyszłym będzie przysługiwało mu prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 tej ustawy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego w zakresie, w jakim nabywane przez niego towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ponadto prawo do odliczenia przysługuje również, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami (art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT).
Z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT wynika, że kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
a) nabycia towarów i usług,
b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
Z powyższych regulacji wynikają tzw. przesłanki pozytywne, które muszą zostać spełnione w celu odliczenia VAT naliczonego, tj.:
(a) odliczenia dokonuje podatnik, czyli podmiot prowadzący działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT,
(b) nabywane przez podatnika towary/usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT (lub czynności zrównanych z tymi czynnościami),
(c) kwota podatku wynika z faktury wystawionej dla podatnika.
Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, natomiast zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 prawo to, w przypadku, o którym mowa w art. 86 ust. 2 pkt 1, powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.
Poza wskazanymi powyżej pozytywnymi przesłankami odliczenia podatku naliczonego ustawodawca przewidział również w art. 88 ustawy o VAT zamknięty katalog przesłanek negatywnych, tzn. takich, których zaistnienie uniemożliwia nabywcy obniżenie podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, jednak w zdarzeniu przyszłym będącym przedmiotem niniejszego wniosku, jak wskazano w jego opisie, nie znajdą one zastosowania.
Na podstawie art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, od 1 lutego 2026 r., co do zasady, na podatnikach podatku od towarów i usług będzie ciążył obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Przepisy przewidują kilka wyjątków od ww. zasady. Przykładowo, zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF nie będą objęci podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju. Również małe podmioty (pod warunkiem, że u danego podatnika łączna wartość sprzedaży brutto w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł) czasowo, tj. do końca 2026 r., będą mogły nadal wystawiać faktury poza KSeF.
Żaden przepis ustawy o VAT nie nakłada na nabywcę obowiązku weryfikowania, czy sprzedawca był zobowiązany do wystawienia faktury w określonej formie, w tym do zbadania, czy faktura powinna zostać wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. W szczególności nabywca nie jest zobligowany do ustalania, czy sprzedawca posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski ani do analizowania, jaki jest jego miesięczny czy też roczny obrót.
W związku z powyższym, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.
Powyższe stanowisko znajduje swoje potwierdzenie w wielu interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Tytułem przykładu można wskazać następujące interpretacje indywidualne:
· interpretacja indywidualna z 22 stycznia 2026 r. sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.1158.2025.1.AJB,
· interpretacja indywidualna z 21 stycznia 2026 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.894.2025.1.PRM,
· interpretacja indywidualna z 20 stycznia 2026 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.896.2025.1.JG,
· interpretacja indywidualna z 29 grudnia 2025 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.816.2025.1.KM,
· interpretacja indywidualna z 18 listopada 2025 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.815.2025.1.PRM,
· interpretacja indywidualna z 18 listopada 2025 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.722.2025.1.MR,
· interpretacja indywidualna z 20 października 2025 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.739.2025.1.AMA,
· interpretacja indywidualna z 17 października 2025 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.751.2025.1.KAB,
· interpretacja indywidualna z 13 października 2025 r. sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.833.2025.2.ALN,
· interpretacja indywidualna z 12 sierpnia 2025 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG,
· interpretacja indywidualna z 4 marca 2025 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA,
· interpretacja indywidualna z 19 marca 2025 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.596.2023.3.KK,
· interpretacja indywidualna z 21 marca 2024 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.2.2024.2.KK.
Jak prawidłowo stwierdzono we wskazanych interpretacjach, „prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.
Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).”
Nie oznacza to oczywiście, że ustawodawca nie przewidział konsekwencji za naruszenie obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF, o którym mowa w art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT. Sankcje te dotykają jednak podmiotu zobowiązanego do wystawienia faktury w KSeF, a nie odbiorcy tej faktury (tj. nabywcy towarów lub usług, takiego jak Spółka).
Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie prawidłowości zaprezentowanego powyżej stanowiska w interpretacji indywidualnej, o którą występuje niniejszym wnioskiem.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:
W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:
Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
a) nabycia towarów i usług,
b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).
Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania
Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:
Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:
1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:
a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący,
b) (uchylona)
2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;
3) (uchylony)
4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:
a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,
b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,
c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;
5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;
6) (uchylony)
7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.
W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:
Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.
Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.
Aby podmiot mógł skorzystać z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z dokonanym nabyciem towarów i usług, w pierwszej kolejności powinien spełnić przesłanki umożliwiające uznanie go – dla tej czynności – za podatnika podatku od towarów i usług, działającego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:
Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:
Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:
Podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Według art. 2 pkt 32a ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie KSeF, które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852) - termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.
Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:
1. Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.;
6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1;.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.
W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:
Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.
Według art. 106na ust. 1-3 ustawy:
1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
2. (uchylony)
3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
W świetle art. 106na ust. 4 ustawy:
W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Z opisu sprawy wynika, że są Państwo zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, prowadzącym działalność gospodarczą w branży (...). W ramach prowadzonej działalności świadczą Państwo usługi (...). Nabywają Państwo różnego rodzaju towary i usługi, służące prowadzeniu działalności gospodarczej i związane ze sprzedażą opodatkowaną VAT.
W przypadku gdy nabywane towary/usługi podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, a dostawcy towarów/usługodawcy (Dostawcy) są zarejestrowani w Polsce jako czynni podatnicy VAT i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji, otrzymują Państwo od Dostawców faktury dokumentujące dostarczone towary/nabyte usługi. Na fakturach tych ujęte są kwoty VAT, wykazane w złotych (Faktury Zakupowe).
Niniejszy wniosek dotyczy sytuacji, w której nabywane przez Państwa od Dostawców towary/usługi nie podlegają zwolnieniu z VAT i są wykorzystywane przez Państwa do wykonywania czynności, w odniesieniu do których przysługuje Państwu prawo do odliczenia VAT naliczonego (są związane ze sprzedażą opodatkowaną) i równocześnie nie istnieją negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, wskazane w art. 88 ustawy o VAT.
W związku z wejściem w życie przepisów wprowadzających obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur od dnia 1 lutego 2026 r., faktury zakupowe otrzymywane przez Państwa od Dostawców objętych tym obowiązkiem powinny być co do zasady wystawiane w formie faktur ustrukturyzowanych, tj. za pośrednictwem KSeF. Biorą Państwo pod uwagę, że część Faktur Zakupowych – wbrew przepisom obowiązującym w 2026 r. – może zostać wystawiona przez Dostawców poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Przykładowo, może dojść do sytuacji, w której Dostawca wystawi fakturę w formie tradycyjnej, uznając, że nie posiada na terytorium Polski ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, a zatem nie jest objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych. W dalszej kolejności może się jednak okazać, że Dostawca faktycznie dysponuje w Polsce stałym miejscem prowadzenia działalności, a zatem faktura powinna była zostać wystawiona przy użyciu KSeF. Może też okazać się, że dany Dostawca wadliwie skalkulował swoje obroty i uznał, że obligatoryjny KSeF obejmuje go później niż w rzeczywistości (np. Dostawca mylnie uznał, że powinien wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r., podczas gdy w rzeczywistości obowiązek ten został na niego nałożony już 1 lutego 2026 r.).
Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy będą Państwo mieli prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców w przypadku, gdy – wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona przez Dostawcę bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.
Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).
Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.
Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.
Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że będzie Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.
W konsekwencji, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa.
Podkreślić należy, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.
Państwa stanowisko jest prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
Informuję, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania). Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa – rozpatrzone.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo