Interpretacja 0114-KDWP.4011.226.2025.2.PP

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

22 października 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo pismem z 4 grudnia 2025 r. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

I. Przedstawienie zdarzenia przyszłego

1. A. jest państwową osobą prawną utworzoną na mocy ustawy (…).

2. Podstawowym przedmiotem działalności A. jest (…).

3. Podstawowe cele działalności A. określone zostały w (…)

1) przepisami Unii Europejskiej dotyczącymi (…), a w szczególności:

(…)

10. A., jako pracodawca, w myśl art. 94 pkt 2 i 2a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 z póżn. zm.), obowiązana jest w szczególności: - organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy; - organizować pracę w sposób zapewniający zmniejszenie uciążliwości pracy, zwłaszcza pracy monotonnej i pracy w ustalonym z góry tempie.

11. Mając na względzie zakres obowiązków i szczególne uwarunkowania pracy ww. pracowników (wskazanych w pkt. 6), jak też ww. regulacje, (…) wprowadziła zmiany do Regulaminu pracy (które wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2026 r.).

Zgodnie z postanowieniami Regulaminu pracy (w brzmieniu, które wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2026 r.):

1) ustala się wykaz pracowników (…) uprawnionych do odbycia obozu kondycyjnego w wymiarze 15 dni kalendarzowych w każdym roku kalendarzowym:

(…)

2) Prawo do skorzystania z obozu kondycyjnego przysługuje ww. pracownikom (…) po upływie pół roku od momentu rozpoczęcia wykonywania czynności (…) na rzecz Pracodawcy lub od momentu posiadania stosownych wewnątrzzakładowych ww. upoważnień.

3) Pracownikowi odbywającemu obóz kondycyjny pracodawca udziela dodatkowych dni wolnych. Określona w Regulaminie pracy liczba dni wolnych jest zmniejszana proporcjonalnie do wymiaru etatu pracownika, a także do czasu faktycznego trwania obozu kondycyjnego.

4) Ustalono następujące zasady wykorzystywania obozu kondycyjnego:

a) „Uprawnieni Pracownicy" mają prawo raz w roku w ustalonym przez pracodawcę terminie odbyć obóz kondycyjny;

b) Obozy kondycyjne mogą odbywać się zarówno na terenie kraju, jak i poza jego granicami;

c) Obozy kondycyjne mogą być wykorzystywane przez uprawnionych pracowników jeden raz w danym roku kalendarzowym, niewykorzystane nie przechodzą na rok następny;

d) pracownicy uprawnieni do odbycia obozu kondycyjnego w terminie do 10 listopada każdego roku przedkładają na piśmie lub w formie elektronicznej swojemu przełożonemu wstępną propozycją terminu wykorzystania obozu kondycyjnego w kolejnym roku kalendarzowym;

e) Jeżeli przed lub po czasowej absencji w pracy (w szczególności spowodowanej niezdolnością do pracy wskutek choroby, nieobecności w pracy spowodowanej koniecznością sprawowania opieki nad dzieckiem, chorym członkiem rodziny lub wystąpienia innych nieprzewidzianych okoliczności usprawiedliwiających nieobecność w pracy) uprawniony pracownik przebywał łącznie więcej niż 8 dni na obozie kondycyjnym, Pracodawca uznaje obóz za odbyty;

f) Pracodawca może odwołać pracownika z obozu kondycyjnego tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie pracy wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania obozu. W przypadku odwołania z obozu kondycyjnego przed jego rozpoczęciem uprawnionemu pracownikowi przysługuje prawo do realizacji obozu kondycyjnego w pełnym zakresie.

W przypadku odwołania z obozu kondycyjnego w trakcie jego trwania uprawnionemu pracownikowi przysługuje prawo do realizacji obozu kondycyjnego w niewykorzystanym zakresie, bez prawa do ponownego ryczałtu;

g) W przypadku odwołania pracownika z obozu kondycyjnego, bez względu na to czy nastąpi to przed czy w trakcie obozu kondycyjnego, Pracodawca dokona zwrotu poniesionych przez uprawnionego pracownika uzasadnionych kosztów, z uwzględnieniem należności publicznoprawnych, związanych z odwołaniem jego obozu kondycyjnego i ewentualną koniecznością jego powrotu z obozu.

Pracownik w celu otrzymania zwrotu poniesionych kosztów ma obowiązek przedstawić dokumenty potwierdzające ich poniesienie (np. rachunek lub faktura, umowa oraz dokumenty potwierdzające płatność) wraz z oświadczeniem, jaka część poniesionego kosztu zostanie mu zwrócona w związku z rezygnacją z usług,

h) Koszt skierowania na obóz kondycyjny ustala się w formie ryczałtu dla pracownika. Wysokość ryczałtu i sposób rozliczenia są określane przez Pracodawcę odrębnym zarządzeniem.

12. Wysokość ryczałtu będzie określona w stosownym zarządzeniu Prezesa A. w sprawie zasad korzystania z obozów kondycyjnych, które wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2026 r. Z zarządzenia tego będzie wynikało m.in., że:

1) Ustala się wysokość ryczałtu przysługującego pracownikowi, o którym mowa w § 32 ust. 1 Regulaminu Pracy, na pokrycie wydatków poniesionych przez ww. pracownika w trakcie trwania obozu kondycyjnego z tytułu:

a) noclegów, wyżywienia, przejazdów;

b) korzystania z obiektów i urządzeń sportowo-rekreacyjnych oraz usług z tym związanych, w wysokości [...] zł brutto.

2) Pracownik otrzymuje kwotę ustalonego ryczałtu, z uwzględnieniem należności publicznoprawnych, w formie przelewu na wskazany rachunek bankowy w terminie 14 dni po zakończeniu obozu kondycyjnego.

Uzupełnienie opisu zdarzenia przyszłego

Obóz kondycyjny to forma aktywnego wypoczynku, która ma na celu zachowanie sprawności fizycznej i psychicznej pracownika, jak też kształtowanie postaw i zachowań prozdrowotnych, prewencji oraz profilaktyki.

Obóz kondycyjny stanowi w szczególności realizację przez (…):

- obowiązku opracowania i utrzymywania polityki zarządzania stresem i zmęczeniem (…);

- przepisów prawa związanych z zapewnieniem prawidłowego poziomu bezpieczeństwa w zakresie (…).

Przy czym, (…) nie organizuje samodzielnie obozów kondycyjnych (nie zleca ich realizacji podmiotom trzecim), ale - wypłacając pracownikom ryczałt oraz zdając się na ich świadomość i odpowiedzialność - daje im możliwość samodzielnej organizacji takiego obozu, z zastrzeżeniem, że musi on trwać przez okres wskazany w Regulaminie Pracy.

Udział pracownika w takim obozie nie wymaga skorzystania z usług podmiotów profesjonalnie organizujących tego rodzaju obozy.

Obóz kondycyjny to forma aktywnego wypoczynku, która ma na celu zachowanie sprawności fizycznej i psychicznej pracownika, jak też kształtowanie postaw i zachowań prozdrowotnych, prewencji oraz profilaktyki.

(…) nie organizuje samodzielnie obozów kondycyjnych (nie zleca ich realizacji podmiotom trzecim), ale - wypłacając pracownikom ryczałt oraz zdając się na ich świadomość i odpowiedzialność - daje im możliwość samodzielnej organizacji takiego obozu, z zastrzeżeniem, że musi on trwać przez okres wskazany w Regulaminie Pracy.

(…) - wypłacając pracownikom ryczałt oraz zdając się na ich świadomość i odpowiedzialność - daje im możliwość samodzielnej organizacji takiego obozu, z zastrzeżeniem, że musi on trwać przez okres wskazany w Regulaminie Pracy.

Wyjazd określony jako „obóz kondycyjny” nie jest realizowany na podstawie polecenia służbowego, tym samym nie stanowi podróży służbowej.

Wysokość ryczałtu została ustalona w stosownym zarządzeniu Prezesa A. w sprawie ustalania wysokości ryczałtu na pokrycie wydatków poniesionych przez pracownika w trakcie trwania obozu kondycyjnego, które wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2026 r.

Z zarządzenia tego wynika, że:

„1. Ustala się wysokość ryczałtu przysługującego pracownikowi, o którym mowa w § 32 ust. 1 Regulaminu Pracy, na pokrycie wydatków poniesionych przez ww. pracownika w trakcie trwania obozu kondycyjnego z tytułu:

1) noclegów, wyżywienia, przejazdów;

2) korzystania z obiektów i urządzeń sportowo-rekreacyjnych oraz usług z tym związanych.

w wysokości 3 509 zł brutto”.

Przewidziany ryczałt obejmuje zatem zasadniczo wszystkie koszty związane z udziałem pracownika w obozie kondycyjnym, w tym koszty przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia.

Przy czym — z racji specyfiki świadczenia ryczałtowego (ustalonego w stałej wysokości bez względu na faktycznie poniesione przez pracownika koszty) — nie jest wykluczone, iż wybrany pracownik poniesienie w danym przypadku koszty (w tym koszty dodatkowe) w wysokości przekraczającej ryczałt.

Wysokość ryczałtu za udział w obozie kondycyjnym będzie jednakowa dla wszystkich uprawnionych pracowników wskazanych w Regulaminie pracy (co przywołano w treści wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej), tzn. nie przewiduje się zróżnicowania wysokości ryczałtu dla tych pracowników w zależności od stanowiska, warunków wyjazdu lub innych kryteriów określonych przez (…) jako pracodawcę.

Ryczałt przysługujący pracownikowi z tytułu udziału w obozie kondycyjnym wypłacany jest ze środków obrotowych (…).

Wysokość ryczałtu została ustalona w stosownym zarządzeniu Prezesa A. w sprawie ustalania wysokości ryczałtu na pokrycie wydatków poniesionych przez pracownika w trakcie trwania obozu kondycyjnego, które wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2026 r.

Z zarządzenia tego wynika, że uprawniony pracownik otrzymuje kwotę ustalonego ryczałtu, z uwzględnieniem należności publicznoprawnych, w formie przelewu na wskazany rachunek bankowy w terminie 14 dni po zakończeniu obozu kondycyjnego.

Aby otrzymać ryczałt z tytułu udziału w obozie kondycyjnym, pracownik musi zatem nade wszystko wziąć udział w obozie.

Jak wskazano we wniosku o wydanie interpretacji, z Regulaminu Pracy (w brzmieniu wchodzącym w życie z dniem 1 stycznia 2026 r.) wynika w szczególności, iż:

• ustalono wykaz pracowników uprawnionych do odbycia obozu kondycyjnego w wymiarze 15 dni kalendarzowych w każdym roku kalendarzowym;
• pracownicy uprawnieni do odbycia obozu kondycyjnego w terminie do 10 listopada każdego roku przedkładają na piśmie lub w formie elektronicznej swojemu przełożonemu wstępną propozycją terminu wykorzystania obozu kondycyjnego w kolejnym roku kalendarzowym;
• jeżeli przed lub po czasowej absencji w pracy (w szczególności spowodowanej niezdolnością do pracy wskutek choroby, nieobecności w pracy spowodowanej koniecznością sprawowania opieki nad dzieckiem, chorym członkiem rodźmy lub wystąpienia innych nieprzewidzianych okoliczności usprawiedliwiających nieobecność w pracy) uprawniony pracownik przebywał łącznie więcej niż 8 dni na obozie kondycyjnym, Pracodawca uznaje obóz za odbyty.

Z zarządzenia Prezesa A. w sprawie ustalania wysokości ryczałtu na pokrycie wydatków poniesionych przez pracownika w trakcie trwania obozu kondycyjnego, które wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2026 r. wynika, że uprawniony pracownik otrzymuje kwotę ustalonego ryczałtu w terminie 14 dni po zakończeniu obozu kondycyjnego.

Natomiast z Regulaminu Pracy (w brzmieniu wchodzącym w życie z dniem 1 stycznia 2026 r.) wynika w szczególności, iż:

- Pracodawca może odwołać pracownika z obozu kondycyjnego tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie pracy wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania obozu.

W przypadku odwołania z obozu kondycyjnego przed jego rozpoczęciem uprawnionemu pracownikowi przysługuje prawo do realizacji obozu kondycyjnego w pełnym zakresie.

W przypadku odwołania z obozu kondycyjnego w trakcie jego trwania uprawnionemu pracownikowi przysługuje prawo do realizacji obozu kondycyjnego w niewykorzystanym zakresie, bez prawa do ponownego ryczałtu.

- W przypadku odwołania pracownika z obozu kondycyjnego, bez względu na to czy nastąpi to przed czy w trakcie obozu kondycyjnego, Pracodawca dokona zwrotu poniesionych przez uprawnionego pracownika uzasadnionych kosztów, z uwzględnieniem należności publicznoprawnych związanych z odwołaniem jego obozu kondycyjnego i ewentualną koniecznością jego powrotu z obozu.

Pracownik w celu otrzymania zwrotu poniesionych kosztów ma obowiązek przedstawić dokumenty potwierdzające ich poniesienie (np. rachunek lub faktura, umowa oraz dokumenty potwierdzające płatność) wraz z oświadczeniem, jaka część poniesionego kosztu zostanie mu zwrócona w związku z rezygnacją z usług.

W świetle powyższego:

1) ustalone w (…) regulacje (ww. zarządzenie oraz regulamin pracy) nie przewidują przypadku zwrotu ryczałtu przez pracownika;

2) w przypadku odwołania uprawnionego pracownika z obozu kondycyjnego przed jego rozpoczęciem, ryczałt nie zostanie wypłacony (bowiem pracownik nie wziął udziału w obozie, a jak wskazano powyżej ryczał wypłacany jest w terminie 14 dni po zakończeniu obozu kondycyjnego).

W takim przypadku pracownik:

- uprawniony jest do uzyskania zwrotu poniesionych kosztów na wskazanych powyżej zasadach;

- zachowuje prawo do udziału w obozie i tym samym prawo do otrzymania ryczałtu na wskazanych powyżej zasadach.

3) natomiast w przypadku odwołania z obozu kondycyjnego przez pracodawcę w trakcie jego trwania uprawnionemu pracownikowi przysługuje prawo do:

- uzyskania zwrotu poniesionych kosztów na wskazanych powyżej zasadach;

- realizacji obozu kondycyjnego w niewykorzystanym zakresie, bez prawa do ponownego ryczałtu, co oznacza, że ryczał zostanie wypłacony tylko raz w terminie 14 dni po zakończeniu obozu kondycyjnego (w tym przypadku — po „dokończeniu obozu”, tzn. realizacji obozu kondycyjnego w niewykorzystanym zakresie).

Pytania

1) Czy wartość ryczałtu z tytułu obozu kondycyjnego wypłaconego na rzecz uprawnionego pracownika stanowi dla tego pracownika przychód ze stosunku pracy, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, od którego Wnioskodawca będzie zobowiązany pobrać zaliczkę na ten podatek?

2) Czy w okolicznościach opisanych we wniosku zwrot na rzecz uprawnionego pracownika poniesionych przez niego kosztów związanych z odwołaniem jego obozu kondycyjnego i ewentualną koniecznością jego powrotu z obozu, stanowi dla tego pracownika przychód ze stosunku pracy, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, od którego Wnioskodawca będzie zobowiązany pobrać zaliczkę na ten podatek?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad. 1.

W ocenie Wnioskodawcy, wartość ryczałtu z tytułu obozu kondycyjnego wypłaconego na rzecz Uprawnionego Pracownika nie stanowi dla tego pracownika przychodu ze stosunku pracy, podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, od którego Wnioskodawca byłby zobowiązany pobrać zaliczkę na ten podatek.

Uzasadniając powyższe stanowisko wskazać należy, iż zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o PIT, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Z treści art. 10 ust. 1 pkt 1 cytowanej ustawy wynika, że źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

W myśl art. 11 ust. 1 ww. ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ww. ustawy, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Co też istotne, jak stanowi art. 32 ust. 1 tej ustawy, zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Użyty w art. 12 ust. 1 cyt. ustawy zwrot "w szczególności" nakazuje uznać, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są zatem wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Przy czym, na gruncie ww. regulacji przyjmuje się, iż - w celu ustalenia czy dane świadczenie stanowi przychód ze stosunku pracy - kluczową kwestią jest rozstrzygnięcie, czy wydatki ponoszone przez pracodawcę są ponoszone w interesie pracodawcy czy pracownika i komu przynoszą korzyści. Kwestia ta powinno być oceniana w kontekście konkretnych obowiązków pracowniczych i wynikających z tych obowiązków oczekiwań pracodawcy (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 9 sierpnia 2016 r., sygn. akt II FSK 1969/14).

W tym kontekście na uwadze należy mieć zatem okoliczności opisane we wniosku. Jak bowiem wskazano, z art. 3 ust. 1 ustawy (…)

Ponadto, A. musi mieć na względzie nw. wymogi, określone w rozporządzeniach unijnych oraz umowach międzynarodowych. W szczególności bowiem, w załączniku IV (…)

Mając na względzie zakres obowiązków i szczególne uwarunkowania pracy ww. pracowników, jak też ww. regulacje, (…) wprowadziła zmiany do Regulaminu pracy (które wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2026 r.). A. zamierza wypłacać Uprawnionym pracownikom ryczałt stanowiący koszt skierowania na obóz kondycyjny. Uprawniony Pracownik będzie otrzymywał kwotę ustalonego ryczałtu w formie przelewu na wskazany rachunek bankowy w terminie 14 dni po zakończeniu obozu kondycyjnego. Przekładając poglądy NSA na grunt sprawy opisanej w niniejszym wniosku uznać należy zatem, że ryczałt otrzymywany przez Uprawnionego Pracownika w związku z korzystaniem przez niego z uprawnień do obozów kondycyjnych, nie stanowią przychodu ze stosunku pracy, ponieważ świadczenia te realizowane są w istocie w interesie A. jako pracodawcy.

Wszyscy wymienieni powyżej pracownicy narażeni są na szczególne uwarunkowania, w tym stres (spowodowany m.in. presją czasu i odpowiedzialnością za podejmowane decyzje i realizowane czynności), jak też zmęczenie.

Wykonywane przez nich czynności/obowiązki związane są z (…). Natomiast A. - jako pracodawca - w myśl art. 94 pkt 2 i 2a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy obowiązana jest w szczególności organizować pracę w sposób zapewniający zmniejszenie uciążliwości pracy, zwłaszcza pracy monotonnej i pracy w ustalonym z góry tempie.

W tym kontekście przywołać można też m.in. wyrok NSA z dnia 15 kwietnia 2016 r. (sygn. akt II FSK 635/14), w którym sąd wyraził pogląd, że przychód pracownika mogą być uznane wyłącznie świadczenia, które zostały spełnione w jego a nie pracodawcy interesie i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatków, które musiałby ponieść, oraz że korzyść ta musi być wymierna.

Należy też zauważyć, iż w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 7 września 2018 r. (sygn. akt III SA/Wa 3509/17) uznano, iż wartość świadczenia w postaci ryczałtu za realizację obozu kondycyjnego, wypłacanego przez (…) nie stanowi przychodu ze stosunku pracy, bowiem m.in. świadczenie to spełniane jest przez pracodawcę w celu realizacji przepisów prawa związanych z zapewnieniem prawidłowego poziomu bezpieczeństwa w zakresie wykonywania (…).

Pogląd ten podzielił następnie NSA w wyroku z dnia 17 listopada 2021 r. (sygn. akt II FSK 438/19): „trafnie WSA wywiódł, że przedmiotowy ryczałt, mimo że ma charakter świadczenia pieniężnego, nakierowany jest i realizuje te same cele co obóz kondycyjny, gdyby był on zorganizowany bezpośrednio przez pracodawcę skarżącego, ryczałtu z celem umowy i zapewnienia należytego wykonania przez skarżącego powierzonych jej obowiązków)". W ślad za tym Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał w tym zakresie interpretację indywidualną z dnia 17 maja 2022 r. (sygn. 0114- KDIP3-3.4011.211.2017.13.MN).

W konsekwencji, na A. nie ciąży obowiązek pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od ww. kwot, które będą zwracane na rzecz pracowników.

Ad 2

W ocenie Wnioskodawcy, w okolicznościach opisanych we wniosku, zwrot na rzecz Uprawnionego Pracownika poniesionych przez niego kosztów związanych z odwołaniem jego obozu kondycyjnego i ewentualną koniecznością jego powrotu z obozu, nie stanowi dla tego pracownika przychodu ze stosunku pracy, podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, od którego Wnioskodawca byłby zobowiązany pobrać zaliczkę na ten podatek. Uzasadniając powyższe stanowisko wskazać należy, iż podobnie, jak w przypadku wypłaty ryczałtu, także otrzymywany przez Uprawnionego Pracownika zwrot kosztów związanych z odwołaniem jego obozu kondycyjnego i ewentualną koniecznością jego powrotu z obozu, nie będzie stanowił dla tych pracowników przychodu ze stosunku pracy dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych, ponieważ świadczenia te realizowane są w istocie w interesie A. jako pracodawcy. Wszyscy wymienieni powyżej pracownicy narażeni są na szczególne uwarunkowania, w tym stres (spowodowany m.in. presją czasu i odpowiedzialnością za podejmowane decyzje i realizowane czynności), jak też zmęczenie.

Wykonywane przez nich czynności/obowiązki związane są z (…). Natomiast A. - jako pracodawca - w myśl art. 94 pkt 2 i 2a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy obowiązana jest w szczególności organizować pracę w sposób zapewniający zmniejszenie uciążliwości pracy, zwłaszcza pracy monotonnej i pracy w ustalonym z góry tempie. Jak wskazano we wniosku, w przypadku odwołania pracownika z obozu kondycyjnego, bez względu na to czy nastąpi to przed czy w trakcie obozu kondycyjnego, Pracodawca dokona zwrotu poniesionych przez uprawnionego pracownika uzasadnionych kosztów, z uwzględnieniem należności publicznoprawnych, związanych z odwołaniem jego obozu kondycyjnego i ewentualną koniecznością jego powrotu z obozu. Pracownik w celu otrzymania zwrotu poniesionych kosztów ma obowiązek przedstawić dokumenty potwierdzające ich poniesienie (np. rachunek lub faktura, umowa oraz dokumenty potwierdzające płatność) wraz z oświadczeniem, jaka część poniesionego kosztu zostanie mu zwrócona w związku z rezygnacją z usług.

Należałoby zatem uznać, iż - skoro realizacja obozu kondycyjnego jest wypełnieniem wymogów prawa związanych z zapewnieniem prawidłowego poziomu bezpieczeństwa w zakresie wykonywania (…) - dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych nie ma znaczenia już to, czy A. w celu realizacji ww. wymogu sama organizuje obóz, wypłaca pracownikowi ryczałt, czy też zwraca mu faktyczne koszty poniesione na obóz kondycyjny. Jeżeli A. (jako pracodawca) z uzasadnionych przyczyn odwołuje pracownika z obozu (w zw. z którym poniósł on już koszty), to zasadne jest dokonanie zwrotu kosztów i wyłączenie ich z przychodów na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych.

W konsekwencji na A. nie ciąży obowiązek pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od ww. kwot, które będą zwracane na rzecz pracowników. W tym kontekście należy można powołać m.in. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 9 sierpnia 2016 r. (sygn. akt II FSK 1969/14), w którym sąd uznał, iż przepisy prawa pracy nie nakładają na pracownika obowiązku ponoszenia za pracodawcę wydatków związanych ze świadczeniem pracy i tym samym wszelkie koszty związane ze świadczeniem pracy przez pracownika pokrywa pracodawca.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz. U. z 2025 poz. 111 ze zm.) Ordynacja podatkowa:

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Z powyższego przepisu wynika ogólna zasada powszechności opodatkowania, zgodnie z którą co do zasady każdy dochód osiągnięty przez osobę fizyczną podlega opodatkowaniu. Wszelkie zwolnienia i ulgi podatkowe w systemie prawa podatkowego są wyjątkiem, szczególnym odstępstwem od zasady sprawiedliwości podatkowej.

Z treści art. 10 ust. 1 pkt 1 cytowanej ustawy wynika, że:

W myśl art. 11 ust. 1 ww. ustawy:

Stosownie do art. 12 ust. 1 ww. ustawy:

Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Tak szeroko zdefiniowane pojęcie przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on od pracodawcy realną korzyść mającą wymiar finansowy, będzie to rodzić obowiązek zwiększenia jego przychodu z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Art. 12 ust. 4 powołanej ustawy stanowi, że:

W myśl art. 32 ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 38 ww. ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że zatrudniają Państwo pracowników, którzy są narażeni na szczególne uwarunkowania, w tym stres (spowodowany m.in. presją czasu i odpowiedzialnością za podejmowane decyzje i realizowane czynności), jak też zmęczenie. Wykonywane przez nich czynności/obowiązki związane są z (…).

Zgodnie z postanowieniami Regulaminu pracy (w brzmieniu, które wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2026 r.):

1) ustala się wykaz pracowników (…) uprawnionych do odbycia obozu kondycyjnego w wymiarze 15 dni kalendarzowych w każdym roku kalendarzowym:

(…)

2) Prawo do skorzystania z obozu kondycyjnego przysługuje ww. pracownikom (…) po upływie pół roku od momentu rozpoczęcia wykonywania czynności (…) na rzecz Pracodawcy lub od momentu posiadania stosownych wewnątrzzakładowych ww. upoważnień.

3) Pracownikowi odbywającemu obóz kondycyjny pracodawca udziela dodatkowych dni wolnych. Określona w Regulaminie pracy liczba dni wolnych jest zmniejszana proporcjonalnie do wymiaru etatu pracownika, a także do czasu faktycznego trwania obozu kondycyjnego.

4) Ustalono następujące zasady wykorzystywania obozu kondycyjnego:

a) „Uprawnieni Pracownicy" mają prawo raz w roku w ustalonym przez pracodawcę terminie odbyć obóz kondycyjny;

b) Obozy kondycyjne mogą odbywać się zarówno na terenie kraju, jak i poza jego granicami;

c) Obozy kondycyjne mogą być wykorzystywane przez uprawnionych pracowników jeden raz w danym roku kalendarzowym, niewykorzystane nie przechodzą na rok następny;

d) pracownicy uprawnieni do odbycia obozu kondycyjnego w terminie do 10 listopada każdego roku przedkładają na piśmie lub w formie elektronicznej swojemu przełożonemu wstępną propozycją terminu wykorzystania obozu kondycyjnego w kolejnym roku kalendarzowym;

e) Jeżeli przed lub po czasowej absencji w pracy (w szczególności spowodowanej niezdolnością do pracy wskutek choroby, nieobecności w pracy spowodowanej koniecznością sprawowania opieki nad dzieckiem, chorym członkiem rodziny lub wystąpienia innych nieprzewidzianych okoliczności usprawiedliwiających nieobecność w pracy) uprawniony pracownik przebywał łącznie więcej niż 8 dni na obozie kondycyjnym, Pracodawca uznaje obóz za odbyty;

f) Pracodawca może odwołać pracownika z obozu kondycyjnego tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie pracy wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania obozu. W przypadku odwołania z obozu kondycyjnego przed jego rozpoczęciem uprawnionemu pracownikowi przysługuje prawo do realizacji obozu kondycyjnego w pełnym zakresie.

Mając na względzie zakres obowiązków i szczególne uwarunkowania pracy określonych pracowników, będą Państwo organizować dla nich obóz kondycyjny. Termin odbycia obozu kondycyjnego ustalany jest w uzgodnieniu z Pracodawcą.

W celu zapewnienia realizacji prawa do odbycia obozu kondycyjnego, pracodawca – (…), wypłaca pracownikom posiadającym prawo do odbycia obozu kondycyjnego, ryczałt.

W przypadku odwołania z obozu kondycyjnego w trakcie jego trwania uprawnionemu pracownikowi przysługuje prawo do realizacji obozu kondycyjnego w niewykorzystanym zakresie, bez prawa do ponownego ryczałtu. Ponadto w przypadku odwołania pracownika z obozu kondycyjnego, bez względu na to czy nastąpi to przed czy w trakcie obozu kondycyjnego, Pracodawca dokona zwrotu poniesionych przez uprawnionego pracownika uzasadnionych kosztów, z uwzględnieniem należności publicznoprawnych, związanych z odwołaniem jego obozu kondycyjnego i ewentualną koniecznością jego powrotu z obozu. Pracownik w celu otrzymania zwrotu poniesionych kosztów ma obowiązek przedstawić dokumenty potwierdzające ich poniesienie (np. rachunek lub faktura, umowa oraz dokumenty potwierdzające płatność) wraz z oświadczeniem, jaka część poniesionego kosztu zostanie mu zwrócona w związku z rezygnacją z usług.

W rozpatrywanej sprawie Państwa wątpliwość budzi kwestia, czy wypłacany pracownikom ryczałt z tytułu obozu kondycyjnego oraz zwrot na rzecz uprawnionego pracownika poniesionych przez niego kosztów związanych z odwołaniem jego obozu kondycyjnego i ewentualną koniecznością jego powrotu z obozu, stanowią dla tego pracownika przychód ze stosunku pracy.

Należy w tym miejscu podkreślić, że w żadnej z regulacji art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o PIT ustawodawca nie zwolnił z opodatkowania świadczeń pieniężnych wypłacanego pracownikom – (…) - w postaci zarówno ryczałtu stanowiącego koszt skierowania na obóz kondycyjny, jak i dokonywany zwrot na rzecz pracownika poniesionych przez Niego kosztów związanych z odwołaniem jego obozu kondycyjnego. W odniesieniu do tego typu świadczeń nie zaniechano także, na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej, poboru podatku.

Z kolei z powołanego wyżej art. 11 ust. 1 ustawy, przychodem są m.in. otrzymane lub postawione do dyspozycji pieniądze i wartości pieniężne. Przez określenie "otrzymane", zgodnie ze Słownikiem języka polskiego PWN, należy rozumieć takie pieniądze i wartości pieniężne, które zostały podatnikowi dane. W omawianej sprawie definicja ta również została spełniona w stosunku do obu świadczeń, bowiem pracownicy otrzymali dofinansowanie do wypoczynku i wsparcie w dbaniu o kondycję i zdrowie pracowników.

Należy zaznaczyć, że katalog rodzajów należności wymieniony z kolej w art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowiących przychód ze stosunku pracy nie jest katalogiem zamkniętym. Tym samym wszelkie świadczenia (pieniężne i niepieniężne) otrzymane przez pracownika od pracodawcy – związane ze stosunkiem pracy istniejącym między tymi podmiotami – stanowią co do zasady przychód z tego źródła. Obok wypłat pieniężnych, pracodawca może przekazywać swoim pracownikom określone świadczenia rzeczowe (albo też wypłacać ekwiwalenty tych świadczeń). Świadczenia rzeczowe mogą mieć charakter obowiązkowy - wynikający z przepisów prawa pracy lub pragmatyk służbowych - albo też mają charakter dobrowolny. Co istotne, w art. 21 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przewidziano w stosunku do przychodów ze stosunku pracy szereg zwolnień podatkowych, przy czym zwolnienia te obejmują zarówno świadczenia mające charakter obowiązkowy (np. świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, wynikające z zasad bezpieczeństwa i higieny pracy; diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika; zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw), jak i dobrowolny (np. wartość świadczeń przyznanych przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych). W rezultacie powyższego nie ma podstaw, aby uznawać, że skoro pracodawca ma obowiązek zapewnienia danego świadczenia na rzecz pracownika, to świadczenie to automatycznie nie podlega opodatkowaniu. Co do zasady świadczenie takie musi zostać objęte odpowiednim zwolnieniem.

Ponadto należy podkreślić, że w okolicznościach faktycznych analizowanej sprawy nie należy różnicować skutków podatkowych wypłaty ryczałtu oraz zwrotu kosztów w związku z odwołaniem z obozu kondycyjnego. Zważywszy, że ryczałt przysługuje pracownikowi na pokrycie wydatków z tytułu m.in. noclegów, wyżywienia, przejazdów, natomiast zwrot kosztów dotyczy poniesionych przez pracownika uzasadnionych kosztów, związanych z odwołaniem jego obozu kondycyjnego i ewentualną koniecznością jego powrotu z obozu oraz pracownik w przypadku zwrotu kosztów "ma obowiązek przedstawić dokumenty potwierdzające ich poniesienie (np. rachunek lub faktura, umowa oraz dokumenty potwierdzające płatność) wraz z oświadczeniem, jaka część poniesionego kosztu zostanie mu zwrócona w związku z rezygnacją z usług) dostrzec można w istocie tożsamość, jeżeli chodzi charakter, cel obydwu świadczeń - mają służyć sfinansowaniu/dofinansowaniu wydatków w związku z obozem kondycyjnym.

Ewentualne odwołanie z obozu ma jednak też charakter wyjątkowy. Regulamin pracy przewiduje warunki odwołania pracownika z obozu kondycyjnego. Pracodawca może odwołać pracownika z obozu kondycyjnego tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie pracy wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania obozu.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że wypadku odwołania z obozu kondycyjnego w trakcie jego trwania uprawnionemu pracownikowi przysługuje prawo do realizacji obozu kondycyjnego w niewykorzystanym zakresie, bez prawa do ponownego ryczałtu. Ponadto ustala się wykaz pracowników uprawnionych do odbycia obozu kondycyjnego w wymiarze 15 dni kalendarzowych. Pracownikowi odbywającemu obóz kondycyjny pracodawca udziela dodatkowych dni wolnych, określona w Regulaminie pracy liczba dni wolnych jest zmniejszana proporcjonalnie do wymiaru etatu pracownika, a także do czasu faktycznego trwania obozu kondycyjnego. Jeżeli przed lub po czasowej absencji w pracy (...) uprawniony pracownik przebywał łącznie więcej niż 8 dni na obozie kondycyjnym, pracodawca uznaje obóz za odbyty.

Zarówno zatem ryczałt, jak i zwrot kosztów nie jest też świadczeniem bezpośrednio uzależnionym np. od konkretnej faktycznej liczby dni uczestnictwa w takim obozie. Pracownik uzyskuje określone przysporzenie majątkowe w postaci świadczenia pieniężnego.

Ponadto, jak wynika z podanych okoliczności sprawy i planowanych postanowień Regulaminu pracy, skorzystanie z obozu kondycyjnego przez określonych pracowników jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem. Wnioskodawca jako pracodawca nie organizuje samodzielnie obozów. Organizacja takiego obozu spoczywa na pracownikach z jedynym zastrzeżeniem, długości trwania obozu wskazanego w regulaminie. Ponadto obóz kondycyjny będący przedmiotem sprawy ma formę aktywnego wypoczynku, która ma na celu zachowanie sprawności fizycznej i psychicznej pracownika.

Nie można zgodzić się również z Wnioskodawcą, że wszelkie koszty związane ze świadczeniem pracy przez pracownika pokrywa pracodawca.

Przywołany przez Wnioskodawcę art. 94 kodeksu pracy, obliguje pracodawcę m.in. do organizowania pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy, oraz organizowania pracy w sposób zapewniający zmniejszenie jej uciążliwości, zwłaszcza pracy monotonnej i pracy w ustalonym z góry tempie.

Zatem to do pracodawcy (czyli Państwa) należy zorganizowanie pracownikom warunków pracy w sposób pozwalający im na wykonanie ciążących na nich obowiązków służbowych. Poprzez „organizację” należy rozumieć m.in. dostarczenie narzędzi niezbędnych do prawidłowego wykonania pracy. Trudno za zapewnienie przez pracodawcę właściwych środków uznać wypłatę ryczałtu stanowiącego koszt skierowania na obóz kondycyjny bądź zwrot poniesionych przez Niego kosztów w związku z odwołaniem z obozu kondycyjnego.

Decyzja o uczestnictwie w obozie należy wyłącznie do pracownika. Obóz kondycyjny ma zapewnić redukowanie stresu (spowodowany m.in. presją czasu i odpowiedzialnością za podejmowane decyzje i realizowane czynności) i zmęczenia pracowników. Niewątpliwie tego rodzaju wydatki co do zasady mają więc charakter wydatków ponoszonych przede wszystkim w interesie pracowników - mają na celu ochronę ich zdrowia fizycznego (czy też psychicznego) - ukierunkowane są też na ogólnie rozumianą poprawę jakości życia. Dzięki temu pracownik może pozytywnie przejść badania okresowe stwierdzające odpowiednią kondycję zdrowotną umożliwiającą właściwe wykonywanie zadań oraz wykazać brak jakiejkolwiek choroby lub niepełnosprawności, które uniemożliwiałyby jego dalsze wykonywanie pracy.

Mając powyższe na uwadze, stwierdzić należy, że wartość ryczałtu z tytułu obozu kondycyjnego wypłaconego przez pracodawcę, jak również kwoty zwrócone uprawnionemu pracownikowi tytułem poniesionych przez niego kosztów związanych z odwołaniem obozu kondycyjnego oraz ewentualną koniecznością jego wcześniejszego powrotu z obozu, podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Świadczenia te stanowią przychód pracownika ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W konsekwencji na pracodawcy, jako płatniku, ciąży obowiązek obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych na zasadach określonych w art. 32 powołanej ustawy.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytań nr 1 i nr 2 jest nieprawidłowe.

Końcowo, w odniesieniu do przywołanych przez Wnioskodawcę wyroków wskazać należy, że dotyczą one tylko konkretnych, indywidualnych spraw, osądzonych w określonym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym i w tych sprawach rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące. Natomiast organy podatkowe, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkują się wydanymi rozstrzygnięciami sądów, to nie mają możliwości zastosowania ich wprost, z tego powodu, że nie stanowią materialnego prawa podatkowego.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawiliście i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosujecie się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.