Interpretacja 0114-KDWP.4011.363.2026.1.AS1

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

27 maja 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka (…) (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest spółką z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i podlega w Polsce opodatkowaniu od całości swoich dochodów niezależnie o miejsca ich osiągania (nieograniczony obowiązek podatkowy w podatku dochodowym od osób prawnych).

Spółka wchodzi w skład grupy kapitałowej (dalej jako: „Grupa (…)”) prowadzącej działalność polegającą na świadczeniu usług w zakresie opieki domowej na terytorium różnych państw Unii Europejskiej.

Spółka świadczy usługi podwykonawcze w zakresie opieki nad osobami w podeszłym wieku, osobami z niepełnosprawnościami lub wymagającymi pomocy w codziennym funkcjonowaniu z innych powodów (dalej jako: „Podopieczni”) w miejscu zamieszkania Podopiecznego wymagającego takiej opieki (dalej „Usługi opieki”). Usługi opieki świadczone są przez spółki z Grupy (…) na terytorium różnych państw Unii Europejskiej, w tym głównie Niemiec.

Wnioskodawca, w celu wywiązania się ze zobowiązań wynikających z umów podwykonawczych, podejmuje współpracę z osobami fizycznymi (dalej jako: „Opiekun”), które w jego imieniu wykonują Usługi opieki.

Opiekunowie, których dotyczy niniejszy wniosek, mają miejsce zamieszkania na terytorium Polski, są polskimi rezydentami podatkowymi i podlegają na terytorium Polski opodatkowaniu podatkiem dochodowym od całości swoich dochodów.

Podstawą współpracy pomiędzy Wnioskodawcą a Opiekunem jest umowa cywilnoprawna – umowa o świadczenie usług opieki domowej oraz usług pozyskiwania Klientów i Opiekunów (dalej jako: „Umowa”). Jest to umowa o świadczenie usług w rozumieniu art. 750 Kodeksu cywilnego, do której stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu (art. 734 i n. Kodeksu cywilnego).

Opiekun na podstawie Umowy wykonuje dwa rodzaje usług:

• Usługi opieki – świadczone są w miejscu zamieszkania podopiecznego, zwykle w Niemczech. Na Usługi opieki składają się m.in. takie czynności jak pomoc w utrzymaniu czystości, pranie, prasowanie, zmiana pościeli, przypomnienie o przyjmowaniu leków, dotrzymywanie towarzystwa Podopiecznemu, pomoc w poruszaniu się, ubieraniu, utrzymaniu higieny osobistej, planowanie i przygotowywanie posiłków gotowych do spożycia, pomoc w przyjmowaniu posiłków i napojów, kontrola ilości spożytych pokarmów i napojów, dbanie o bezpieczeństwo Podopiecznego, inne zadania wymienione w Umowie, ale w znacznej mierze uzależnione od stanu zdrowia Podopiecznego i związane z szeroko rozumianym zapewnieniem dobrostanu Podopiecznemu,
• Usługi Informacyjno-Rekrutacyjne – świadczone są w miejscu zamieszkania Opiekuna (tj. na terenie miejscowości, którą zamieszkuje, ewentualnie sąsiadującej okolicy). Opiekun jest zobowiązany świadczyć usługi informacyjno-rekrutacyjne polegające na poszukiwaniu/pozyskiwaniu klientów i Opiekunów czy osób zainteresowanych podjęciem współpracy z Wnioskodawcą lub innymi podmiotami wchodzącymi w skład Grupy (…).

Z uwagi na fakt, iż Podopieczni, nad którymi wykonywana jest opieka, mają miejsce zamieszkania za granicą (najczęściej na terytorium Niemiec), Usługi opieki są wykonywane wyłącznie na terytorium tego państwa.

Spółka zawiera z Opiekunem ogólną umowę (umowę ramową) na świadczenie Usług opieki, a dodatkowo przy każdym zleceniu opieki nad konkretnym Podopiecznym w konkretnym czasie zawiera odrębną – szczegółową – umowę na czas określony, która będzie szczegółowo precyzowała zasady wykonywania czynności na rzecz konkretnego Podopiecznego wraz ze wskazaniem tego Podopiecznego, wysokości wynagrodzenia, okresu wykonywania opieki nad tym konkretnym Podopiecznym, itp.

Wyjazdy Opiekunów w celu wykonania Usług opieki trwają od 1 do 3 miesięcy i będą powtarzały się w ciągu roku. Po każdym wyjeździe Opiekun powraca do Polski, zaś w okresach pobytu w Polsce Opiekun wykonuje w kraju usługi informacyjno-rekrutacyjne w wymiarze i na warunkach zleconych przez Wnioskodawcę.

Opiekunowie w związku ze świadczeniem Usług opieki w Niemczech podlegają opodatkowaniu na terytorium Polski – zgodnie z postanowieniami umowy między Rzeczpospolitą Polską a Republiką Federalną Niemiec w sprawie unikania podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i od majątku, podpisanej w Berlinie dnia 14 maja 2003 r. (Dz. U. z 2005 r. Nr 12, poz. 90).

Z uwagi na fakt, iż Umowa regulująca wykonywanie przez Opiekuna Usług opieki na terytorium Niemiec – w części obejmującej Usługi opieki – jest wykonywana poza miejscem zamieszkania Opiekuna oraz poza miejscem siedziby Spółki, otrzymywane przez Opiekuna wynagrodzenie z tytułu świadczenia Usług opieki będzie obejmować także płatność na pokrycie zwiększonych kosztów utrzymania za granicą, w tym należności na pokrycie kosztów zakwaterowania, wyżywienia i innych drobnych wydatków wynikających z odbywania podróży na terytorium Niemiec.

Należności te będą wypłacane (zwracane) na zasadach określonych w Rozporządzeniu. W zakresie kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków wynikających z odbywania podróży na terytorium Niemiec – należność z tytułu diety będzie przysługiwała w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej (§ 13 ust. 2 Rozporządzenia), tj. maksymalnie 49 euro dziennie w przypadku Niemiec (por. załącznik do Rozporządzenia). W zakresie kosztów zakwaterowania – należność z tytułu zryczałtowanego zwrotu kosztów noclegu będzie przysługiwała w wysokości nie wyższej niż obowiązująca dla docelowego państwa podróży zagranicznej w przypadku nieprzedłożenia rachunku za nocleg (§ 16 ust. 2 Rozporządzenia), tj. maksymalnie 42,50 euro dziennie w przypadku Niemiec (25% z 170 euro, por. załącznik do Rozporządzenia). Obecnie Spółka przewiduje, że należność z tytułu zryczałtowanego zwrotu kosztów noclegu będzie wynosiła 17 euro dziennie, przy czym – nawet w przypadku podjęcia decyzji o podniesieniu należności z tego tytułu – maksymalna kwota dziennego zwrotu kosztów noclegu nie przekroczy limitu wynikającego z Rozporządzenia. W związku z powyższym, łączna dzienna kwota zwrotu na rzecz Opiekuna nie powinna przekroczyć 66 euro (49 euro diety i 17 euro ryczałtu za nocleg), a w konkretnych przypadkach dzienna kwota zwrotu na rzecz Opiekuna może być także niższa niż 66 euro. Nawet jeśli w przyszłości Wnioskodawca zdecyduje się na podniesienie należności z tytułu zryczałtowanego zwrotu kosztów noclegu, to łączna dzienna kwota zwrotu na rzecz Opiekuna nie przekroczy 91,50 euro (49 euro diety i 42,50 euro ryczałtu za nocleg), tj. limitu wynikającego z Rozporządzenia. Wysokość kwoty stanowiącej zwrot zwiększonych wydatków na utrzymanie za granicą będzie ujęta na liście płac sporządzonej przez płatnika (tj. Wnioskodawcę).

Mimo iż wysokość otrzymywanego przez Opiekuna wynagrodzenia uwzględniać będzie każdorazowo potrzebę ponoszenia opisanych powyżej zwiększonych kosztów (zwiększone wydatki związane z utrzymaniem za granicą), to samo wynagrodzenie w umowie ramowej pomiędzy Opiekunem a Spółką nie będzie podzielone na poszczególne składniki. Wysokość składników tworzących wynagrodzenie wynikać będzie natomiast z listy płac, na której wykazana będzie kwota stanowiąca zwrot wydatków poniesionych na zwiększone koszty utrzymania za granicą.

Podstawowe wyżywienie będzie zapewniane Opiekunowi przez Podopiecznego pod warunkiem poniesienia przez Opiekuna zryczałtowanej opłaty z tego tytułu w wysokości 5 euro dziennie. Podopieczny nie będzie wystawiał Opiekunowi jakichkolwiek rachunków z tego tytułu.

Z dużym prawdopodobieństwem wyżywienie zapewniane Opiekunowi przez Podopiecznego nie będzie wystarczające dla Opiekuna. W związku z tym, Opiekun może ponosić dodatkowe koszty związane z wyżywieniem ponad opisaną powyżej kwotę odpłatności na rzecz Podopiecznego. W zakresie tych dodatkowych kosztów Opiekun nie będzie zobowiązany do przedstawiania Wnioskodawcy dowodów poniesienia takich wydatków.

Nocleg o standardzie ponadpodstawowym, przez który rozumie się:

• udostępnienie co najmniej jednego pokoju dla Opiekuna na zasadzie wyłączności,
• pokój użytkowany przez Opiekuna powinien być wyposażony w co najmniej łóżko, szafę, stół oraz mebel do siedzenia,
• pokój użytkowany przez Opiekuna powinien być ogrzewany i zamykany oraz znajdować się w nienagannym stanie pod względem higieny, a także mieć okno zapewniające dopływ światła dziennego,
• w mieszkaniu/budynku, w którym położony jest pokój użytkowany przez Opiekuna powinien być zapewniony:

‒      nieograniczony i niezależny czasowo dostęp do toalety oraz łazienki z prysznicem lub wanną,

‒      sanitariaty powinny być wyposażone w zamykane drzwi oraz powinny się znajdować w nienagannym stanie pod względem czystości,

‒      dostęp do świeżych ręczników i pościeli,

‒      Internet/sieć WI-FI,

‒      telefon stacjonarny,

‒      telewizor,

‒      kuchnia w pełni wyposażona w sprzęt AGD oraz środki czystości (takie jak płyny do mycia naczyń, czy środki do mycia kuchni, odkamieniacze),

będzie zapewniany Opiekunowi przez Podopiecznego pod warunkiem poniesienia przez Opiekuna zryczałtowanej opłaty z tego tytułu w wysokości 5 euro dziennie. Podopieczny nie będzie wystawiał Opiekunowi jakichkolwiek rachunków z tego tytułu.

Niewykluczone, że Opiekunowie będą ponosili dodatkowe koszty związane z zakwaterowaniem – ponad opisaną powyżej kwotę odpłatności na rzecz Podopiecznego. W zakresie tych dodatkowych kosztów Opiekun nie będzie zobowiązany do przedstawiania Wnioskodawcy dowodów poniesienia takich wydatków.

W związku z powyższym, Wnioskodawca ani strona zagraniczna nie będą zapewniali Zleceniobiorcy nieodpłatnie wyżywienia ani zakwaterowania – Zleceniobiorcy będą samodzielnie ponosili wydatki z tego tytułu.

Rozliczenie kwoty przysługującej Podopiecznemu od Opiekuna (10 euro – 5 euro za wyżywienie i 5 euro za nocleg o standardzie ponadpodstawowym) będzie odbywało się za pośrednictwem spółek z Grupy (…), tzn. Wnioskodawca zgodnie z wolą Opiekuna potrąci odpowiednią kwotę z wynagrodzenia Opiekuna, a następnie przekaże ją Podopiecznemu poprzez wyrażenie zgody na potrącenie odpowiedniej kwoty z wynagrodzenia należnego Spółce z Grupy (…) za świadczenie Usług opieki na rzecz tego Podopiecznego.

Obliczając zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych od wynagrodzeń Opiekunów, Spółka nie będzie zaliczała wydatków Opiekuna na wyżywienie ani zakwaterowanie do kosztów uzyskania przychodu. Sami Opiekunowie także nie będą zaliczali wydatków na wyżywienie ani zakwaterowanie do swoich kosztów uzyskania przychodów.

Pytania

1.  Czy Wnioskodawca będzie zobowiązany jako płatnik pobierać zaliczki na podatek dochodowy od tej części wypłacanego Opiekunom wynagrodzenia należnego im za świadczenie Usług opieki w Niemczech, która odpowiadać będzie należności z tytułu diety, wypłacanej/zwracanej Opiekunom na zasadach i w wysokości określonej w Rozporządzeniu (według obecnie obowiązujących przepisów – nie więcej niż 49 euro dziennie)?

2.  Czy Wnioskodawca będzie zobowiązany jako płatnik pobierać zaliczki na podatek dochodowy od tej części wypłacanego Opiekunom wynagrodzenia należnego im za świadczenie Usług opieki w Niemczech, która odpowiadać będzie wartości należności z tytułu zryczałtowanego zwrotu kosztów noclegu, wypłacanej/zwracanej Opiekunom na zasadach i w wysokości określonej w Rozporządzeniu (według obecnie obowiązujących przepisów – nie więcej niż 42,50 euro dziennie)?

Państwa stanowisko w sprawie

1.  W ocenie Wnioskodawcy, należności z tytułu diety do maksymalnych wysokości określonych w Rozporządzeniu, korzystają ze zwolnienia od opodatkowania na zasadzie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b w zw. z art. 21 ust. 13 ustawy o PIT. W związku z tym, Wnioskodawca jako płatnik nie będzie zobowiązany do pobierania zaliczki na podatek dochodowy od tej części wypłacanego Opiekunom wynagrodzenia należnego im za świadczenie Usług opieki w Niemczech, która odpowiadać będzie należności z tytułu diety, wypłacanej/zwracanej Opiekunom na zasadach i w wysokości określonej w Rozporządzeniu (według obecnie obowiązujących przepisów – nie więcej niż 49 euro dziennie).

2.  W ocenie Wnioskodawcy, należności z tytułu ryczałtu za nocleg do maksymalnych wysokości określonych w Rozporządzeniu, korzystają ze zwolnienia od opodatkowania na zasadzie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b w zw. z art. 21 ust. 13 ustawy o PIT. W związku z tym, Wnioskodawca jako płatnik nie będzie zobowiązany do pobierania zaliczki na podatek dochodowy od tej części wypłacanego Opiekunom wynagrodzenia należnego im za świadczenie Usług opieki w Niemczech, która odpowiadać będzie należności z tytułu zryczałtowanego zwrotu kosztów noclegu, wypłacanej/zwracanej Opiekunom na zasadach i w wysokości określonej w Rozporządzeniu (według obecnie obowiązujących przepisów – nie więcej niż 42,50 euro dziennie).

Uzasadnienie własnego stanowiska Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej zdarzenia przyszłego:

A) Wstępna analiza

Zgodnie z art. 41 ust. 1 Ustawy o PIT, Spółka dokonując świadczeń z działalności, o której mowa w art. 13 pkt 8 ww. ustawy, osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej obowiązana jest – jako płatnik – pobrać zaliczki na podatek dochodowy. Spółka nie ma jednak obowiązku potrącania zaliczek na podatek dochodowy od wypłacanych świadczeń, które są zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym na podstawie art. 21 Ustawy o PIT.

Konsekwentnie, w celu ustalenia, czy Spółka powinna czy też nie powinna potrącać zaliczek na podatek dochodowy od wypłacanego dodatku zleceniobiorcom wykonującym usługi opieki za granicą, konieczne jest ustalenie, czy wskazane świadczenie jest zwolnione z opodatkowania na podstawie art. 21 analizowanej ustawy - a w szczególności w oparciu o art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b Ustawy o PIT.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 Ustawy o PIT: Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a)  podróży służbowej pracownika,

b)  podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Odrębnymi przepisami, o których mowa w powyższej regulacji, są przepisy Rozporządzenia.

Jednocześnie zgodnie z art. 21 ust. 13 pkt 1 Ustawy o PIT:

Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b Ustawy o PIT stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

Z uwagi na fakt, że Opiekunowie nie są pracownikami, zastosowanie ma reżim dotyczący podróży osób niebędących pracownikami, w którym zwolnieniu podlegają diety oraz inne należności wypłacane w związku z wykonywaniem czynności poza miejscem zamieszkania, do wysokości określonej w przepisach wykonawczych.

B) Podróż osoby niebędącej pracownikiem

W art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b Ustawy o PIT ustawodawca posłużył się terminem „podróż” bez określenia "służbowa", dlatego też zakres tego zwolnienia jest szerszy, ponieważ nie ogranicza się ono jedynie do podróży służbowych, ale do wszelkich podróży osób niebędących pracownikami – pod warunkiem, że wypłacone diety i inne należności nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów świadczeniobiorców oraz zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

Taką interpretację potwierdza orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego, który w wyroku z 7 kwietnia 2021 r. (II FSK 3278/18) wskazał, że pojęcie „podróży” osoby niebędącej pracownikiem ma szerszy zakres niż pojęcie podróży służbowej pracownika i obejmuje wszelkie wyjazdy związane z wykonywaniem czynności poza miejscem zamieszkania.

Podsumowując powyższe należy stwierdzić, że zleceniobiorcy wykonujący zlecone czynności opiekuńcze poza granicami kraju (na terytorium Niemiec) – a więc poza miejscem ich zamieszkania oraz poza siedzibą Spółki - odbywają podróż w rozumieniu art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

C) Rozliczanie kosztów podróży na podstawie Rozporządzenia

Zasady rozliczania podróży zagranicznych reguluje ww. Rozporządzenie.

Zgodnie z § 2 Rozporządzenia:

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1)  diety;

2)  zwrot kosztów:

a)  przejazdów,

b)  dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c)  noclegów,

d)  innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

W myśl § 13 ust. 1 Rozporządzenia: Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

Na podstawie § 13 ust. 2 Rozporządzenia: Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej.

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do Rozporządzenia. W przypadku podróży zagranicznej do Niemiec wysokość diety wynosi 49 euro dziennie.

Stosownie do treści § 14 ust. 1 Rozporządzenia: Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3.

Zgodnie zaś z § 14 ust. 2 Rozporządzenia: Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1)  śniadanie - 15% diety;

2)  obiad - 30% diety;

3)  kolacja - 30% diety.

Zgodnie z § 16 Rozporządzenia:

1.  Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.

2.  W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

3.  W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.

4.  Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.

W przypadku Niemiec – zgodnie z załącznikiem do Rozporządzenia – limit kosztów noclegu wynosi 170 euro dziennie (a 25% tej kwoty to 42,50 euro dziennie).

D) Weryfikacja spełnienia warunków do korzystania ze zwolnienia z opodatkowania

Z powyższych regulacji wynika więc, że jeżeli Spółka zapewniłaby zleceniobiorcy całodzienne wyżywienie, to powinna z diety potrącić 75% jej wartości, która to część – w myśl Rozporządzenia – przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia. Jeżeli więc Spółka zapewniałaby całodzienne, bezpłatne wyżywienie, to powinna wypłacić zleceniobiorcy maksymalnie 25% diety wynikającej z Rozporządzenia na pokrycie innych drobnych wydatków, które osoba odbywająca podróż może być zmuszona ponieść w związku z wyjazdem. W takiej sytuacji dieta do 25% kwoty limitu z Rozporządzenia byłaby zwolniona z podatku dochodowego.

Z kolei § 16 Rozporządzenia stanowi, że za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego dla poszczególnych państw w załączniku do Rozporządzenia, zaś w razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu określonego w załączniku do Rozporządzenia.

Zatem na podstawie Rozporządzenia, suma dwóch rodzajów wypłacanych zleceniobiorcy należności z tytułu podróży zagranicznej w celu wykonywania powierzonych zadań może być zwolniona z podatku dochodowego:

1.  dieta na koszty wyżywienia i drobne wydatki (obecnie w przypadku Niemiec do wysokości 49 euro dziennie), a jeżeli zapewnia się zleceniobiorcy bezpłatne wyżywienie, to wówczas 25% z tego limitu jest wolne od podatku (12,25 euro dziennie),

2.  zwrot kosztów za nocleg w wysokości stwierdzonej rachunkiem – nie więcej niż limit (obecnie dla Niemiec 170 euro dziennie), a jeżeli zleceniobiorca nie przedkłada rachunku za nocleg to 25% z tego limitu (obecnie 42,5 euro dziennie).

Należy przy tym zauważyć, że w zdarzeniu przyszłym opisanym przez Spółkę powyżej, Spółka nie zapewnia Opiekunom bezpłatnego całodziennego wyżywienia. Za wyżywienie Opiekun płaci bowiem we własnym zakresie Podopiecznemu opłatę w wysokości 5 euro dziennie, przy czym taka płatność regulowana jest jedynie za pośrednictwem Spółki. Odnosząc więc powyższe regulacje do stanu faktycznego należy wskazać, że – zdaniem Spółki – w tym przypadku kwota należności z tytułu diety powinna być w całości zwolniona z opodatkowania. Dla potrzeb zwolnienia tego świadczenia z opodatkowania nie powinno mieć żadnego znaczenia, że Spółka wypłaca należność z tytułu diety, której wartość przewyższa kwotę ponoszonych przez Opiekuna na rzecz Podopiecznego kosztów wyżywienia (zwłaszcza że Spółka nie może mieć pewności, czy Opiekun dodatkowo nabywa jeszcze wyżywienia we własnym zakresie – a jeśli tak, to za jaką kwotę).

Dieta – której odpowiada część wynagrodzenia wypłacanego przez Spółkę – jest świadczeniem ryczałtowym, niezależnym od tego czy podatnik (Opiekun) poniósł wydatek, na który dieta jest przeznaczona, czy przedstawił odpowiednie dokumenty potwierdzające poniesienie tego wydatku, a także w jakiej wysokości taki wydatek został poniesiony. Ustawodawca nie wskazał bowiem, że warunkiem wypłaty diety jest wykazanie przez podatnika (w tym przypadku Opiekuna), że wydatek na wyżywienie poniósł i w jakiej wysokości. Wręcz przeciwnie, z Rozporządzenia jednoznacznie wynika, że dieta (w przypadku Spółki wchodząca w skład wynagrodzenia z tytułu wykonywania Usług opieki na terytorium Niemiec) należna jest niezależnie od poniesionego wydatku i jego wysokości.

Tak więc, pomimo że część dodatku przypadająca na dietę może przekraczać sumę 25% diety i realnych kosztów wyżywienia ponoszonych przez Opiekuna, to cały dodatek powinien być zwolniony z opodatkowania. Taką interpretację potwierdza również wykładnia systemowa Rozporządzenia. Przykładowo w przytoczonym powyżej § 16 Rozporządzenia prawodawca wskazuje, że koszty noclegu zwraca się według rachunku, a dopiero jeżeli osoba odbywająca podróż nie przedstawi rachunku – przysługuje jej ryczałt na pokrycie tych wydatków. Takiej regulacji nie zawiera ani § 13, ani § 14 Rozporządzenia, które odnoszą się do zwrotu zwiększonych kosztów wyżywienia w trakcie wyjazdów służbowych w formie diet (który w przypadku Spółki odpowiada część wynagrodzenia wypłacanego Opiekunowi z tytułu wykonywania Usług opieki na terytorium Niemiec). Wskazuje to więc na to, że celem prawodawcy było zwrócenie kosztów wyżywienia w formie ryczałtu niezależnie od tego czy osoba odbywająca podróż legitymuje się, czy też nie, dowodami potwierdzającymi poniesienie wydatków z tego tytułu (ani od tego, czy dana osoba w ogóle takie wydatki poniosła).

Jeśli chodzi zaś o należność z tytułu zryczałtowanego zwrotu kosztów noclegu, to należy zwrócić uwagę, że Spółka ani strona zagraniczna nie będą zapewniały Podopiecznego bezpłatnego noclegu. Podopieczny będzie bowiem ponosił na rzecz Podopiecznego opłatę za korzystanie z noclegu o ponadpodstawowym standardzie w wysokości 5 euro dziennie, a Podopieczny nie będzie wystawiał Opiekunowi rachunków z tego tytułu. Odnosząc więc powyższe regulacje do stanu faktycznego należy wskazać, że – zdaniem Spółki – w tym przypadku kwota należności z tytułu zryczałtowanego zwrotu kosztów noclegu powinna być w zwolniona z opodatkowania do wysokości nieprzekraczającej 42,50 euro dziennie. Dla potrzeb zwolnienia tego świadczenia z opodatkowania nie powinno mieć żadnego znaczenia, że Spółka wypłaca należność z tytułu zryczałtowanego zwrotu kosztów noclegu, której wartość przewyższa kwotę ponoszonych przez Opiekuna na rzecz Podopiecznego kosztów noclegu (zwłaszcza że Spółka nie może mieć pewności, czy Opiekun dodatkowo ponosi jeszcze inne wydatki na ten cel we własnym zakresie – a jeśli tak, to na jaką kwotę). Warto także dodać, że takie podejście jest prezentowane przez doktrynę – jak – przykładowo – wskazała M. Łabędź w Komentarzu do rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Prawo zatrudnienia. Komentarz do rozporządzeń, Warszawa 2024, § 16):

• „Jeśli pracownik nie przedłoży rachunku za nocleg, przysługuje mu ryczałt w wysokości 25% limitu. Wypłata ryczałtu za noclegi w podróży zagranicznej nie jest zatem uzależniona od przedstawienia dowodów, że koszt noclegu pracownik rzeczywiście poniósł.”,
• „W kontekście przywołanego powyżej orzecznictwa Sądu Najwyższego przyjmuje się, że w sytuacji, gdy pracownik we własnym zakresie zorganizuje nocleg (np. u rodziny lub znajomych), nawet jeżeli nie poniesie z tego tytułu żadnych kosztów, będzie uprawniony do otrzymania ryczałtu. Bez znaczenia jest przy tym okoliczność, czy pracodawcy znane było miejsce noclegu pracownika i fakt nieponiesienia z tego tytułu żadnych kosztów, czy nie”.

Dla potrzeb zwolnienia od opodatkowania nie powinno mieć również znaczenia to, że Spółka w umowie z Opiekunem nie wskazuje wprost wysokości tej części wynagrodzenia za świadczenie Usług opieki na terenie Niemiec, która stanowi zwrot zwiększonych kosztów wyżywienia i zakwaterowania (zamiast określenia jej wprost jako „zwrot kosztów”, „dieta” czy „ryczałt”). Istotne jest tylko to, że ta część wynagrodzenia jest wypłacana Opiekunom tylko i wyłącznie w sytuacji, gdy Usługi opieki wykonywane są w Niemczech (a więc poza miejscem zamieszkania Opiekuna), a także okoliczność, że wysokość kwoty wypłacanej z tego tytułu nie przekracza kwoty zwolnionej od opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) Ustawy o PIT w związku z regulacjami § 13 i § 14 Rozporządzenia. Jeżeli więc ta część wynagrodzenia nie przekracza kwoty, która wolą ustawodawcy została wyłączona spod opodatkowania (a jak opisano powyżej kwoty tej ta część wynagrodzenia nie będzie przekraczała), to dla potrzeb zwolnienia z opodatkowania nie ma znaczenia nazwa tego świadczenia (wyłączonego spod opodatkowania), a jedynie to czy zostały spełnione warunki do zwolnienia tego świadczenia wynikające z analizowanej Ustawy o PIT w związku z Rozporządzeniem.

Co więcej, Opiekunowie będą spełniać także pozostałe warunki dla zwolnienia z opodatkowania wynikające z art. 21 ust. 13 Ustawy o PIT. Zgodnie z tą regulacją zwolnienie diet możliwe jest, jeżeli:

a)  otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów zleceniobiorcy – Spółka obliczając zaliczkę na podatek dochodowy nie będzie uwzględniała w kosztach uzyskania przychodu Opiekunów wartości części wynagrodzenia przeznaczonej na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i

b)  otrzymane przez zleceniobiorców świadczenia zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów – wszelkie wydatki związane z prawidłowym wykonaniem Usług opieki, a więc także ta część wynagrodzenia wypłacanego Opiekunom, do których poniesienia Spółka zobowiązana jest na podstawie zawartych umów, stanowią wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu (zarówno z punktu widzenia Spółki, jak i Opiekuna).

W związku z powyższym, stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej zdarzenia przyszłego znajduje potwierdzenie w przedstawionych powyżej regulacjach.

Prawidłowość stanowiska Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w innych interpretacjach indywidualnych wydanych przez Dyrektora KIS w odniesieniu do podobnych stanów faktycznych/zdarzeń przyszłych, jak np.:

• interpretacja indywidualna z 15 września 2025 r., sygn. 0115-KDIT1.4011.567. 2025.1.MN,
• interpretacja indywidualna z 7 stycznia 2025 r., sygn. 0115-KDIT1.4011.729.2024.1.AS,
• interpretacja indywidualna z 12 grudnia 2024 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.618. 2024.1.GG,
• interpretacja indywidualna z 24 maja 2023 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.224.2023.1.MS,
• interpretacja indywidualna z 24 maja 2022 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.289.2022.1.MS.

Mając na uwadze powyższe, stanowisko przedstawione przez Wnioskodawcę zasługuje na uznanie za prawidłowe.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.):

Na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednym ze źródeł przychodów jest działalność wykonywana osobiście.

W myśl art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Art. 13 pkt 8 przywołanej ustawy stanowi, że:

Stosownie do art. 41 ust. 1 wskazanej ustawy:

Z art. 21 ust. 1 pkt 16 cytowanej ustawy wynika, że:

Na mocy art. 21 ust. 13 powołanej ustawy:

Wedle art. 21 ust. 15c omawianej ustawy:

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).

Dla prawidłowego rozstrzygnięcia niniejszej sprawy koniecznym jest przede wszystkim ustalenie, jak należy rozumieć pojęcie „podróży” ujęte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ustawodawca w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wyodrębnił dwa rodzaje podróży: „podróż służbową” oraz „podróż osoby niebędącej pracownikiem”. Według jednej z dyrektyw wykładni językowej, tj. zakazu wykładni synonimicznej, zakłada się, że różnym zwrotom nie należy nadawać tego samego znaczenia. Nie można zatem uznać za poprawną takiej wykładni, która prowadzi do ustalenia, że zwroty „podróż służbowa” oraz „podróż osoby niebędącej pracownikiem” będą miały to samo znaczenie.

Należy zatem rozważyć zakres pojęcia „podróż” zawartego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przy czym zwrot ten nie został zdefiniowany ani w ustawie podatkowej, ani w innych przepisach. Zatem właściwą metodą odkodowania jego znaczenia jest sięgnięcie do reguł wykładni językowej. Według internetowego Słownika Języka Polskiego (www.sjp.pl) – podróż to przebywanie drogi do odległego miejsca; przemierzanie rozległych terenów; podróżowanie. Efektem zastosowania wykładni językowej jest więc ustalenie, że podróż to przebycie drogi do jakiegoś odległego miejsca, bez dookreślenia tego pojęcia przez takie elementy jak czas odbywania, częstotliwość czy też przez zdefiniowanie kierunku podróży.

W połączeniu z art. 21 ust. 13 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych istotne staje się, aby podróż odbywana była w celu uzyskania przychodów i aby wydatki z tego tytułu nie zostały ujęte w kosztach uzyskania przychodu.

Stosując reguły wykładni systemowej zewnętrznej, należy przyjąć, że pojęcie „podróży służbowej” zostało zdefiniowane w art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1976 r. – Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.), który stanowi:

Powinno się też zauważyć, że podróż służbowa realizowana jest w ramach stosunku pracy, którego definicję zawiera art. 22 Kodeksu pracy. Przepis ten w § 1 stanowi, że:

Umówione miejsce świadczenia pracy jest więc istotnym elementem stosunku pracy, zaś jej wykonywanie poza wyznaczonym miejscem odbywa się na polecenie pracodawcy. Warto podkreślić, że ustawa podatkowa dla zastosowania analizowanego zwolnienia nie wprowadza warunku, że podróż służbowa musi być dokonana w celu osiągnięcia przychodów.

W zakresie umów zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do wykonania określonej czynności; miejsce wykonania tej czynności nie jest elementem istotnym umowy na warunkach zlecenia, nawet jeżeli w umowie takie miejsce wskazano [art. 734 w zw. z art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 795)].

Pojęcie podróży zleceniobiorcy należy odróżnić od pojęcia podróży służbowej. Podróż służbowa jest bowiem pojęciem zdefiniowanym na gruncie Kodeksu pracy, zgodnie z którym podróż służbowa to wykonywanie określonego zadania na polecenie pracodawcy poza miejscem stałego zatrudnienia. Z uwagi na fakt, iż umowa zlecenia jest odrębną od umowy o pracę instytucją prawną, do której stosuje się całkowicie inne regulacje, czyli Kodeks cywilny a nie Kodeks pracy – nie można utożsamiać tych dwóch pojęć, czyli zrównywać podróży zleceniobiorcy i podróży służbowej pracownika. W tym kontekście wyjazd zleceniobiorców na terytorium Niemiec w celu wykonania zleconych przez zleceniodawcę czynności bez wątpienia spełnia definicję podróży, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Stanowisko takie potwierdza także wykładnia systemowa ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Gdyby bowiem, ustawodawca utożsamiał podróż odbywaną przez osobę niebędącą pracownikiem z podróżą służbową pracowników, to nie wyodrębniałby dwóch zwolnień od opodatkowania – odrębnie przewidując zwolnienie od opodatkowania diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika i odrębnie regulując kwestię zwolnienia diet i kosztów podróży osoby niebędącej pracownikiem.

Trzeba zauważyć, że analizowany art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b w zw. z art. 21 ust. 13 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie poprzestaje na wskazaniu podmiotów uprawnionych do zwolnienia, ale także odmiennie zakreśla warunki zwolnienia dla tych podmiotów, wskazując, że w przypadku osób niebędących pracownikami podróż musi odbywać się w celu osiągnięcia przychodów, a otrzymane świadczenie nie może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Połączenie dwóch różnych grup podmiotów uprawnionych do zwolnienia w ramach jednej jednostki redakcyjnej wynika z przyjęcia przez ustawodawcę jednorodnego limitu, w ramach którego świadczenia za czas podróży podlegają zwolnieniu.

Na bazie powyższego należy przyjąć, że aby osoba niebędąca pracownikiem mogła skorzystać ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b w zw. z ust. 13 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, konieczne jest odbycie przez nią podróży oraz ustalenie, że celem tej podróży jest osiągnięcie przychodu. Nadto otrzymane świadczenie nie może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Przy czym podróż, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ww. ustawy, nie może być utożsamiana z podróżą służbową.

Przenosząc powyższe na grunt przedstawionego zdarzenia uznać zatem należy, że w sytuacji gdy delegują Państwo zleceniobiorców (opiekunów) do wykonywania zadań za granicę, to wyjazdy te spełniają definicję podróży, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zasady rozliczania podróży zagranicznych reguluje ww. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

W świetle § 2 przywołanego rozporządzenia:

Na podstawie § 3 ust. 1 wskazanego rozporządzenia:

Z § 3 ust. 2 przytoczonego rozporządzenia wynika, że:

Stosownie do § 3 ust. 3 omawianego rozporządzenia:

Zgodnie zaś z § 3 ust. 4 komentowanego rozporządzenia:

W myśl § 4 ust. 1 przywołanego rozporządzenia:

Jak stanowi § 13 ust. 1 cytowanego rozporządzenia:

Na gruncie § 13 ust. 2 wskazanego rozporządzenia:

Według § 13 ust. 4 powołanego rozporządzenia:

Stosownie do treści § 14 ust. 1 przytoczonego rozporządzenia:

Na mocy § 14 ust. 4 przywołanego rozporządzenia:

Zgodnie z § 16 ust. 1 powołanego rozporządzenia:

W myśl § 16 ust. 2 cytowanego rozporządzenia:

Na podstawie zaś § 16 ust. 4 ww. rozporządzenia:

W załączniku do rozporządzenia określono przy tym:

• wartość diety za dobę podróży zagranicznej do Niemiec – w wysokości 49 euro,
• limit kosztów noclegu – w wysokości 170 euro.

Odnosząc powyższe do przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego stwierdzić należy, że należności wypłacane Opiekunom wykonującym usługi opieki na terytorium Niemiec z tytułu diet oraz zryczałtowanego zwrotu kosztów noclegu, przyznawane na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej oraz nieprzekraczające wysokości określonych w tym rozporządzeniu, korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Tym samym na Państwu, jako płatniku, nie będzie ciążył obowiązek obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od tej części wynagrodzenia należnego Opiekunom za świadczenie usług opieki na terytorium Niemiec, która odpowiada należnościom z tytułu diet oraz zryczałtowanego zwrotu kosztów noclegu, wypłacanym na zasadach i w wysokości określonych w ww. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

W odniesieniu do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych oraz wyroków, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego oraz wyroki sądów wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych/zdarzeń przyszłych co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.