Brak potraktowania zwrotu kosztów opłat administracyjnych poniesionych przez Wnioskodawcę w imieniu i na rzecz klientów, w związku z występowaniem jako pełnomocnik/podmiot odpowiedzialny przed organami administracji publicznej jako przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Podatnik, osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną ryczałtem ewidencjonowanym, świadczy usługi doradcze. W ramach tych usług często występuje jako pełnomocnik klientów przed organami administracji publicznej. Zobowiązana jest do uiszczania opłat administracyjnych (urzędowych) na rachunki tych organów, które następnie są jej zwracane przez klientów. Opłaty te mają charakter publicznoprawny,…
Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
Szanowna Pani,
stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
26 marca 2026 r. wpłynął Pani wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełniła go Pani pismem z 24 kwietnia 2026 r. – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
W związku z prowadzoną działalnością ponosi Pani następujące obciążenia publicznoprawne:
Świadczy Pani usługi doradcze dla podmiotów (…) w kraju i za granicą, w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej. W szczególności prowadzi Pani konsultacje związane z procesami (…).
W ramach świadczonych usług bardzo często występuje Pani w imieniu swoich klientów jako pełnomocnik przed organami administracji publicznej, takimi jak (…), a także przed innymi instytucjami, w tym agencjami europejskimi.
Działając jako pełnomocnik lub podmiot odpowiedzialny w imieniu klienta, jest Pani zobowiązana do uiszczania różnego rodzaju opłat administracyjnych, w szczególności opłat za złożenie wniosków, prowadzenie procedur oraz inne czynności urzędowe. Opłaty te są wnoszone na rachunki właściwych organów, a następnie dokumentowane rachunkami lub innymi dokumentami wystawianymi przez te organy.
Z uwagi na charakter procedur administracyjnych oraz wymogi formalne organów, nie ma możliwości, aby opłaty te były wnoszone bezpośrednio przez klienta. Opłaty muszą być uiszczane przez Panią jako stronę postępowania lub działającego w imieniu klienta pełnomocnika.
Opłaty te mają charakter opłat urzędowych, wynikających z obowiązujących przepisów prawa, i nie stanowią wynagrodzenia za świadczone przez Panią usługi doradcze. Klienci zobowiązani są do zwrotu tych opłat w pełnej wysokości. Zwrot ten nie ma związku z wynagrodzeniem za świadczone usługi, lecz stanowi jedynie refundację kosztów poniesionych przez Panią w ich imieniu i na ich rzecz.
Prowadzi Pani działalność gospodarczą opodatkowaną w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, co oznacza, że nie ma Pani możliwości uznania kosztów uzyskania przychodów. W konsekwencji zwrot opłat urzędowych nie wiąże się dla Pani z żadną korzyścią majątkową ani realnym dochodem, lecz stanowi jedynie zwrot środków wcześniej wydatkowanych w imieniu i na rzecz klienta.
W związku z powyższym ma Pani wątpliwość, czy otrzymywane od klientów zwroty opłat urzędowych stanowią Pani przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. W szczególności, czy w przypadku poniesienia opłaty np. w wysokości np. 10 000 zł i otrzymania jej zwrotu od klienta, jest Pani zobowiązana do uznania tego jako przychód i zapłaty podatku dochodowego (np. według stawki ryczałtu 14%).
W takim przypadku uznania zwracanych przez klientów opłat administracyjnych za przychód podlegający opodatkowaniu, byłaby Pani zobowiązana do zapłaty podatku od kwot, które nie stanowią dla Pani żadnego realnego dochodu, lecz jedynie zwrot wcześniej poniesionych wydatków.
Uzupełnienie opisu zdarzenia przyszłego
Przedstawiony we wniosku opis dotyczy wyłącznie zdarzenia przyszłego. Na moment złożenia wniosku opisany model współpracy nie został jeszcze wdrożony, a czynności wskazane w opisie nie zostały wykonane. W szczególności nie poniosła Pani dotychczas opłat administracyjnych w imieniu klientów ani nie otrzymała Pani ich zwrotu. Opis odnosi się do planowanego sposobu działania w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, który może być stosowany w przyszłości.
Jednocześnie wskazuje Pani, że ponoszenie opłat administracyjnych w imieniu klientów będzie miało charakter techniczny i przejściowy, a ich zwrot będzie odpowiadał faktycznie poniesionym wydatkom, bez doliczania jakiejkolwiek marży lub wynagrodzenia. Dowody uiszczenia opłat administracyjnych wystawione są na Pani dane, tj. na prowadzoną przez Panią jednoosobową działalność gospodarczą.
Dysponuje Pani pełnomocnictwem do reprezentowania klientów przed organami administracji w zakresie rejestracji produktów leczniczych; zakres pełnomocnictwa może zostać odpowiednio rozszerzony o dokonywanie płatności publicznoprawnych w imieniu klienta. Zasady ponoszenia opłat oraz ich rozliczania będą szczegółowo uregulowane w umowie zawartej z klientem. Zwrot opłat będzie następował w formie zaliczki, przekazywanej przez klienta przed dokonaniem opłat na rachunki właściwych organów.
Zwrot otrzymywany od klienta będzie równy poniesionym wydatkom. Wspomniane „opłaty administracyjne” obejmują wyłącznie opłaty urzędowe określone w obowiązujących przepisach w Polsce.
Pytania
1. Czy zwrot opłat administracyjnych (urzędowych) poniesionych przez Wnioskodawcę w imieniu i na rzecz klientów, w związku z występowaniem jako pełnomocnik/podmiot odpowiedzialny przed organami administracji publicznej, stanowi przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych?
2. Czy zwrot opłat administracyjnych poniesionych przez Wnioskodawcę w imieniu i na rzecz klientów, które nie stanowią wynagrodzenia za świadczone usługi, lecz jedynie refundację kosztów poniesionych w związku z działaniem jako pełnomocnik, podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, czy też pozostaje poza zakresem VAT?
Przedmiotem interpretacji jest ocena stanowiska w zakresie pytania Nr 1 dotyczącego podatku dochodowego od osób fizycznych. W zakresie pytania Nr 2 wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.
Pani stanowisko w sprawie
W ocenie Wnioskodawcy, otrzymywane od klientów kwoty stanowiące zwrot opłat administracyjnych poniesionych w ich imieniu i na ich rzecz nie stanowią przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z ogólną zasadą, przychodem podatkowym jest każde przysporzenie majątkowe o charakterze definitywnym, tj. powodujące trwałe zwiększenie aktywów podatnika. W przedmiotowej sytuacji Wnioskodawca nie uzyskuje jednak żadnego przysporzenia majątkowego, lecz jedynie odzyskuje środki wcześniej wydatkowane w imieniu i na rzecz klienta.
Opłaty administracyjne:
- mają charakter publicznoprawny,
- dotyczą bezpośrednio klientów,
- są ponoszone wyłącznie z uwagi na wymogi formalne,
- są zwracane w pełnej wysokości, bez marży.
Zwrot tych kosztów nie stanowi wynagrodzenia za świadczone usługi, lecz ma charakter refundacyjny. W konsekwencji nie dochodzi do powstania trwałego przysporzenia majątkowego. Dodatkowo Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą opodatkowaną w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych i nie ma możliwości rozpoznawania kosztów uzyskania przychodów. W związku z tym uznanie zwrotu opłat za przychód prowadziłoby do opodatkowania kwot, które nie stanowią realnego dochodu. W konsekwencji zwrot opłat administracyjnych nie stanowi przychodu i nie podlega opodatkowaniu PIT.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592):
Źródłem przychodów jest pozarolnicza działalność gospodarcza.
Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
Zgodnie z art. 1 pkt 1 ustawy z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2025 r. poz. 843):
Ustawa reguluje opodatkowanie zryczałtowanym podatkiem dochodowym niektórych przychodów (dochodów) osiąganych przez osoby fizyczne prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą.
Natomiast w myśl art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o ryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:
Osoby fizyczne oraz przedsiębiorstwa w spadku osiągające przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej mogą opłacać zryczałtowany podatek dochodowy w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
Stosownie do art. 6 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:
Opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych podlegają przychody osób fizycznych lub przedsiębiorstw w spadku z pozarolniczej działalności gospodarczej, o których mowa w art. 7a ust. 4 lub art. 14 ustawy o podatku dochodowym, z zastrzeżeniem ust. 1e i 1f, w tym również, gdy działalność ta jest prowadzona w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki cywilnej osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku lub spółki jawnej osób fizycznych, zwanych dalej „spółką”. Do przychodów przedsiębiorstwa w spadku nie stosuje się przepisu art. 12 ust. 10a.
W myśl art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Za przychód z działalności, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3, uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług.
Przepis ten stanowi ogólną definicję przychodu w ramach działalności gospodarczej. Przychodem tym jest każde definitywne przysporzenie, które powiększa aktywa podatnika.
Na podstawie art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Przychodem z działalności gospodarczej są również dotacje, subwencje, dopłaty, z zastrzeżeniem ust. 3 pkt 13, i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków, z wyjątkiem gdy przychody te są związane z otrzymaniem, zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których, zgodnie z art. 22a-22o, dokonuje się odpisów amortyzacyjnych.
Jednak, zgodnie z art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Do przychodów, o których mowa w ust. 1 i 2, nie zalicza się zwróconych innych wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów.
Oceniając skutki podatkowe opisanego we wniosku zdarzenia, należy mieć na uwadze przepisy art. 95 do art. 109 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2025 r. poz. 1071 ze zm.), regulujące kwestię przedstawicielstwa.
Zgodnie z art. 95 § 1 ustawy – Kodeks cywilny:
Z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych albo wynikających z właściwości czynności prawnej, można dokonać czynności prawnej przez przedstawiciela.
W myśl natomiast art. 95 § 2 ustawy – Kodeks cywilny:
Czynność prawna dokonana przez przedstawiciela w granicach umocowania pociąga za sobą skutki bezpośrednio dla reprezentowanego.
Zatem każda czynność wykonana przez pełnomocnika w imieniu mocodawcy i w zakresie udzielonego pełnomocnictwa wywołuje skutki bezpośrednio w sferze prawnej mocodawcy.
Analiza charakteru ponoszonych przez Panią wpłat prowadzi do wniosku, że środki te mają charakter wyłącznie restytucyjny i nie wykazują cech definitywnego przysporzenia majątkowego po Pani stronie. Skoro z treści łączącej strony umowy oraz udzielonych pełnomocnictw wynikać będzie, że obowiązek poniesienia opłat administracyjnych ciąży bezpośrednio na kliencie, a Pani będzie pełnić jedynie rolę pośrednika, to otrzymywanych kwot nie należy traktować jako przychodu z działalności.
Podkreślić należy, że fakt wystawiania opłat na Pani dane nie zmienia klasyfikacji tych przepływów pieniężnych. Działanie takie jest następstwem udzielonego pełnomocnictwa do reprezentowania strony przed organami administracji i stanowi jedynie techniczny element realizacji zlecenia.
W konsekwencji zwrot opłat administracyjnych (urzędowych) poniesionych przez Panią w imieniu i na rzecz klientów, w związku z działaniem jako pełnomocnik lub podmiot odpowiedzialny przed organami administracji publicznej, nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu zryczałtowanym podatkiem dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, o ile zwracane kwoty mają charakter wyłącznie refundacyjny i nie powodują przysporzenia majątkowego po Pani stronie.
W sytuacji, gdy uiszcza Pani opłaty administracyjne ze środków własnych jedynie przejściowo, działając w imieniu i na rzecz klienta, a następnie otrzymuje ich zwrot w identycznej wysokości, środki te nie stanowią definitywnego przysporzenia majątkowego. Tym samym brak jest podstaw do uznania ich za przychód w rozumieniu przepisów ww. ustawy.
Na podstawie powyższego stwierdzam, że otrzymywane przez Panią zaliczki na pokrycie kosztów opłat administracyjnych, które ponosi Pani w imieniu i na rzecz klientów oraz ich rozliczanie według wartości nominalnej nie stanowią dla Pani przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej.
Zatem Pani stanowisko jest prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pani przedstawiła i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo