Interpretacja 0115-KDIT1.4011.350.2025.1.AS

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

18 kwietnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca zawarł 1 sierpnia 2024 r. ze Skarbem Państwa - Ministrem Zdrowia umowę nr (...). Zgodnie z postanowieniami § 1 ust. 1 Umowy, Szpital na podstawie zlecenia Ministra z 1 sierpnia 2024 r. zobowiązuje się do wykonania zadań polegających na realizacji projektu Ministra w zakresie badań, mającego na celu scharakteryzowanie (...).

Projekt zostanie wykonany przez Szpital w ramach jego działalności statutowej. Na wykonanie zadań z projektu Szpital otrzyma dotację celową. Przy wydatkowaniu środków finansowych przekazanych Szpitalowi przez Ministra na realizację projektu Szpital zobowiązany jest do stosowania obowiązujących przepisów prawa powszechnego, w tym ustawy o finansach publicznych oraz ustawy Prawo zamówień publicznych. Szpital zobowiązuje się wykonać Zadania z należytą starannością oraz zapewnić prawidłowe wydatkowanie przyznanych środków finansowych. Pacjenci i ich opiekunowie uczestniczący w badaniach realizowanych przez Szpital w ramach Projektu nie będą pracownikami Szpitala.

Zgodnie z Załącznikiem nr 2 do Umowy Nr (...) obszar realizacji zadania jest podzielony na etapy. W ramach Etapu I zostaną przygotowane i przeprowadzone rekrutacje pacjentów do grupy badanej i do grupy kontrolnej z całej Polski. Badania będą odbywały się w kontakcie bezpośrednim na terenie Szpitala. Planowane jest zrekrutowanie (...) pacjentów z podziałem na grupy, tj. (...) pacjentów z grupy badanej i (...) pacjentów z grupy kontrolnej.

W ramach projektu Ministra zakładane jest pokrycie kosztów podróży pacjentów i ich opiekunów na badania wykonywane przez Szpital. Umowa dopuszcza pokrycie kosztów dojazdu uczestników w formie zwrotu kosztów dojazdu (tj. zwrotu kosztów faktycznie poniesionych). Środki na ten cel są wyszczególnione w kosztorysie Zadań, stanowiącym Załącznik nr 2 do Umowy.

Umowa wymaga, aby uczestnicy badań zostali poinformowani o zasadach przekazania środków z tytułu pokrycia kosztów dojazdu na etapie rekrutacji pacjentów. W celu wykonania obowiązków wynikających z Umowy Nr (...) Uczestnik badania, ubiegający się o zwrot kosztów dojazdu, jest zobowiązany do przedstawienia biletu lub oświadczenia o podróży samochodem. Zwrot kosztów dojazdu dotyczy wyłącznie trasy przejazdów z miejsca zamieszkania pacjenta i jego opiekuna do (...) Szpitala (...) w X i powrotu do miejsca zamieszkania.

Biorący udział w badaniach mogą ubiegać się o zwrot przez Szpital kosztów swojego dojazdu w przypadku, gdy skorzystali z podróży środkami naziemnej komunikacji publicznej (pociąg, autobus, bus – z wyłączeniem taksówek), jak również samochodem prywatnym. Wybór drogi dojazdu powinien być optymalny ze względu na długość trasy, a poniesione koszty racjonalne. Pokrycie wydatków związanych z dojazdem następuje wyłącznie na wniosek badanego pacjenta i jego opiekuna. Zwrot kosztów dojazdu na badania można otrzymać na podstawie wykorzystanych biletów komunikacji publicznej (uczestnik do wniosku o zwrot kosztów powinien dołączyć potwierdzenie poniesionych kosztów – bilety/fakturę/rachunek/paragon) lub na podstawie kilometrówki liczonej według najkrótszej trasy przejazdu z miejsca zamieszkania do szpitala samochodem prywatnym.

Koszt dojazdu będzie rozliczany zgodnie ze stawkami obowiązującymi w 2024 r. określonymi w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r., nr 27, poz. 271 z późn. zm., zwanym dalej: „Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.”). Stawka za 1 kilometr dojazdu do i z powrotem do szpitala samochodem osobowym wynosi:

a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ – 0,89 zł,

b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ – 1,15 zł.

Uczestnik badania przekaże komplet dokumentów niezbędnych do pokrycia kosztów dojazdu. Złożenie niekompletnych, niepoprawnych dokumentów powoduje utratę przez badanego uprawnienia do zwrotu. Dodatkowo uczestnik badania i jego opiekun wypełniając wniosek potwierdza, że jest świadomy odpowiedzialności karnej za podanie nieprawdy we wniosku lub zatajenie prawdy. Wypłata nastąpi po dokonaniu weryfikacji przez Szpital obecności na badaniu danego pacjenta. Zwrot kosztów podróży będzie realizowany poprzez przelew na wskazany przez opiekuna rachunek bankowy, w ciągu 14 dni od akceptacji przez Szpital wniosku wraz z załącznikami. Przewiduje się zastosowanie do wypłacanych należności przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167, z późn. zm., zwanego dalej: „Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.”). Uczestnik badania i jego opiekun składa oświadczenie, że koszty dojazdu na badanie nie będą sfinansowane z innych źródeł.

Pytanie

Czy w odniesieniu do opisanych w stanie faktycznym wniosku należności wypłacanych uczestnikom badań, stanowiących zwrot kosztów dojazdu na badania, prawidłowym będzie zastosowanie przez Szpital zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PDOF, a w konsekwencji na Szpitalu nie będzie spoczywał obowiązek pobrania podatku ani sporządzenia informacji podatkowej (np. PIT-11)?

Państwa stanowisko w sprawie

Szpital w odniesieniu do należności wypłacanych biorącym udział w badaniu tytułem zwrotu kosztów dojazdu zamierza zastosować zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2020 r., poz. 1426, z późn. zm., dalej: „ustawa o PDOF”).

Szpital zamierza poinformować uczestników badania, że warunkiem zastosowania zwolnienia z opodatkowania jest niezaliczenie objętych zwrotem kosztów dojazdu do kosztów uzyskania przychodów uczestnika badania i jego opiekunów. Opiekun we wniosku oświadcza, że nie zaliczy kosztów dojazdu do kosztów uzyskania przychodów.

Zdaniem Wnioskodawcy, Szpital – jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych – może zastosować zwolnienie z opodatkowania wynikające z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PDOF (do wysokości limitów wynikających z tego przepisu) do wartości świadczeń polegających na zwrocie przez Szpital kosztów przejazdów na rzecz uczestników badań.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 9 ust. 2 tej ustawy:

Dochodem ze źródła przychodów, jeżeli przepisy art. 23o, art. 23u, art. 24-24b, art. 24c, art. 24e, art. 30ca, art. 30da oraz art. 30f nie stanowią inaczej, jest nadwyżka sumy przychodów z tego źródła nad kosztami ich uzyskania osiągnięta w roku podatkowym. Jeżeli koszty uzyskania przekraczają sumę przychodów, różnica jest stratą ze źródła przychodów.

Natomiast stosownie do art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Za przychód należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno w postaci pieniężnej, jak i w postaci niepieniężnej, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 9 ww. ustawy:

Źródłami przychodów są inne źródła.

Na podstawie art. 20 ust. 1 ww. ustawy:

Za przychody z innych źródeł, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9, uważa się w szczególności: kwoty wypłacone po śmierci członka otwartego funduszu emerytalnego wskazanej przez niego osobie lub członkowi jego najbliższej rodziny, w rozumieniu przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, kwoty uzyskane z tytułu zwrotu z indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego oraz wypłaty z indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego, w tym także dokonane na rzecz osoby uprawnionej na wypadek śmierci oszczędzającego, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego, alimenty, stypendia, świadczenia otrzymane z tytułu umowy o pomocy przy zbiorach, dotacje (subwencje) inne niż wymienione w art. 14, dopłaty, nagrody i inne nieodpłatne świadczenia nienależące do przychodów określonych w art. 12-14 i art. 17.

Użyte w ww. przepisie sformułowanie „w szczególności” świadczy o tym, że definicja przychodów z innych źródeł ma charakter przykładowy i otwarty, zatem do tej kategorii należy zaliczyć również przychody inne niż wymienione wprost w przepisie art. 20 ust. 1 ww. ustawy. W związku z tym każde świadczenie mające realną korzyść finansową, o ile nie stanowi konkretnej kategorii przychodu zaliczanego do jednego ze źródeł wymienionych w art. 10 ust. 1 pkt 1-8b ww. ustawy, jest dla świadczeniobiorcy przychodem z innych źródeł.

Na podstawie natomiast art. 42a ust. 1 ustawy:

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują wypłaty należności lub świadczeń, o których mowa w art. 20 ust. 1, z wyjątkiem dochodów (przychodów) wymienionych w art. 21, art. 52, art. 52a i art. 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku, od których nie są obowiązane pobierać zaliczki na podatek lub zryczałtowanego podatku dochodowego, są obowiązane sporządzić informację według ustalonego wzoru o wysokości przychodów i przesłać ją podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatników, o których mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania.

Jednakże na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika,

b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190 ze zm.).

Stosownie do treści § 2 przywołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Ponadto, zgodnie z § 3 ust. 3 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

Stosownie do § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia:

W przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2022 r. poz. 2201 ze zm.).

W tym zakresie obowiązują przepisy Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.).

Aby jednak przedmiotowe świadczenia – do wysokości określonej w ww. rozporządzeniach – korzystały ze zwolnienia, muszą być spełnione warunki wynikające z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z jego treścią:

Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1) w celu osiągnięcia przychodów lub

2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Państwo jako szpital działacie w oparciu o przepisy ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (Dz. U. z 2025 r. poz. 450 ze zm.). Art. 2 ust. 1 pkt 9 tej ustawy definiuje szpital jako:

zakład leczniczy, w którym podmiot leczniczy wykonuje działalność leczniczą w rodzaju świadczenia szpitalne.

Na podstawie art. 3 ust. 1 i 2 ustawy o działalności leczniczej:

Działalność lecznicza polega na udzielaniu świadczeń zdrowotnych. Świadczenia te mogą być udzielane za pośrednictwem systemów teleinformatycznych lub systemów łączności.

Działalność lecznicza może również polegać na:

1) promocji zdrowia lub

2) realizacji zadań dydaktycznych i badawczych w powiązaniu z udzielaniem świadczeń zdrowotnych i promocją zdrowia, w tym wdrażaniem nowych technologii medycznych oraz metod leczenia.

Z opisu zdarzenia wynika, że Projekt zostanie wykonany przez Szpital w ramach jego działalności statutowej. Na wykonanie zadań z projektu Szpital otrzyma dotację celową. Zatem została spełniona przesłanka określona w art. 21 ust. 13 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 21 ust. 13 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy (czyli dotyczące podróży osób niebędących pracownikami) ma zastosowanie jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw. Zakres tego zwolnienia jest ograniczony do wysokości określonej we wskazanych w treści regulacji przepisach.

Tym samym w odniesieniu do opisanych we wniosku należności wypłacanych uczestnikom projektu, stanowiących zwrot kosztów dojazdu na badania, którzy potwierdzają, że koszty dojazdu na badania nie będą sfinansowane z innych źródeł, zastosowanie znajdzie zwolnienie określone w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ww. ustawy, a w konsekwencji nie będzie spoczywał na Państwu obowiązek pobrania podatku ani sporządzenia informacji podatkowej.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.