Interpretacja 0115-KDIT1.4011.360.2025.1.AS

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

22 kwietnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika w podatku dochodowym od osób fizycznych. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca jest Spółką z ograniczoną odpowiedzialnością. Na podstawie przepisów ustawy o zasadach kształtowania wynagrodzeń osób kierujących niektórymi spółkami (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1807) 17 marca 2025 r. została zawarta umowa o świadczenie usług zarządzania między Spółką a osobą powołaną jako Członek Zarządu Spółki (zwana dalej Zarządzającym). Umowa weszła w życie 17 marca 2025 r. i obowiązuje na kadencję, która upływa 3 stycznia 2029 r.

Zarządzający został powołany 17 marca 2025 r. do pełnienia funkcji wiceprezesa zarządu na wspólną czteroletnią kadencję Zarządu Spółki rozpoczętą 3 stycznia 2025 r. (Uchwała Nr (...)).

Zarządzający jest osobą fizyczną niewykonującą działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 236). Przedmiotem umowy jest świadczenie usług zarządzania w Spółce na warunkach określonych Umową o świadczenie usług zarządzania z 17 marca 2025 r., wynikających z Aktu Założycielskiego oraz z obowiązujących przepisów.

Realizacja przez Zarządzającego powierzonych mu zadań występuje przy wykorzystaniu zasobów rzeczowych, finansowych i organizacyjnych Spółki, w tym zasobów pracowników oraz osób realizujących czynności faktyczne i prawne na podstawie innych tytułów prawnych aniżeli umowa o pracę. Zawarta umowa zawiera zobowiązanie Spółki do zapewnienia tych zasobów Zarządzającemu.

Świadczenie usług przez Zarządzającego polega na:

– działaniu w imieniu i na rzecz Spółki;

– prowadzeniu spraw Spółki we wszystkich aspektach jej działalności;

– reprezentowaniu Spółki wobec podmiotów trzecich i wobec pracowników Spółki zgodnie ze sposobem reprezentacji przyjętym w Spółce,

– realizacji celów zarządczych i innych stawianych przed Spółką oraz do realizacji zadań o charakterze użyteczności publicznej.

Zarządzający zobowiązał się do wykonywania usług zarządzania z najwyższą starannością, sumiennością, profesjonalizmem z zachowaniem lojalności wobec Spółki i dbałość o materialne i niematerialne interesy Spółki przy przyjęciu zasady podejmowania ryzyka uzasadnionego gospodarczo, finansowo i prawnie, a nadto zobowiązuje się działać zgodnie z przepisami prawa, Aktem Założycielskim, Regulaminu Zarządu oraz innymi regulaminów i przepisów wewnętrznych obowiązujących w Spółce.

Zarządzający świadczy usługi wyłącznie osobiście oraz w sposób ciągły prowadzący do rozwoju Spółki, realizacji wizji, misji, strategii i celów postawionych Spółce, zarządzania wartością Spółki, ryzykami, zmianami w Spółce, wzmacniania pozycji Spółki na rynku, a także kreowania, wzmacniania pozytywnego wewnętrznego i zewnętrznego wizerunku Spółki.

Zarządzający świadczy usługi w warunkach pełnej decyzyjności, działa pod nadzorem Zgromadzenia Wspólników oraz Rady Nadzorczej Spółki; pełni funkcję zwierzchnika wszystkich pracowników. W okresie pełnienia funkcji Członka Zarządu nałożono na niego obowiązek przestrzegania polityki bezpieczeństwa obowiązującej w Spółce, zakazu konkurencji, tajemnicy przedsiębiorstwa Spółki oraz nieudostępniania informacji poufnych. Miejscem wykonywania umowy przez Zarządzającego jest siedziba Spółki oraz każde inne miejsce na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i poza jej granicami, w którym zaistnieje konieczność wykonywania zadań związanych z działalnością Spółki. Zarządzający jest uprawniony do uczestnictwa w konferencjach, seminariach i innych wydarzeniach, o ile ich zakres, tematyka jest związana z działalnością Spółki. W przypadku konieczności prezentowania wiedzy, osiągnięć z obszaru działania Spółki Zarządzający jest zobowiązany do aktywnego udziału w wyżej wymienionych wydarzeniach. Koszt udziału Zarządzającego w wyżej wskazanych wydarzeniach ponosi Spółka.

Zarządzający został zobowiązany do udziału w szkoleniach związanych z zakresem wykonywanych na rzecz Spółki usług zarządzania, objętych zatwierdzonym na dany rok obrotowy Spółki planem rzeczowo-finansowym. Koszt wyżej wskazanych szkoleń ponosi Spółka. Wnioskodawca pokrywa koszty uczestnictwa Zarządzającego w konferencjach, seminariach i szkoleniach zgodne z cennikiem organizatora oraz koszty delegacji.

W ramach umowy Spółka przekazała, a Zarządzający przejął do korzystania w celu należytego wykonania umowy, urządzenia techniczne, wyposażenie oraz inne mienie Spółki objęte Protokołem zdawczo-odbiorczym, tj. m.in. laptop, komputer, telefon stacjonarny, telefon komórkowy, meble stanowiące wyposażenie gabinetu Zarządzającego. Zarządzający zobowiązał się do korzystania z przekazanych zasobów Spółki wyłącznie w celu wykonania umowy i nieudostępniania ich osobom trzecim. Korzystanie z mienia Spółki w innym celu aniżeli należyte wykonanie umowy może nastąpić na podstawie odrębnej umowy zawartej ze Spółką, przy czym Spółkę reprezentuje Rada Nadzorcza Spółki.

Strony mogą dokonywać zmian w zakresie przekazanego Zarządzającemu mienia Spółki; zmiana ta wymaga podpisania kolejnego Protokołu Zdawczo-Odbiorczego. Zarządzający zobowiązany jest dbać o powierzone mienie z należytą starannością i zabezpieczyć je przed uszkodzeniem i utratą. Jest zobowiązany również do udostępniania Spółce powierzonego mu mienia na każde jej żądanie, przy czym żądanie w tym zakresie winno być uzasadnione, m.in. może wynikać z konieczności serwisu, konserwacji, naprawy, wymiany części eksploatacyjnych urządzeń technicznych, przeglądu, uaktualnienia oprogramowania, konieczności zainstalowania aplikacji. Spółka zobowiązała się do dokonywania czynności utrzymania, konserwacji, serwisu, przeglądów, naprawy, wymiany części eksploatacyjnych urządzeń technicznych, wyposażenia oraz innego mienia Spółki przekazanego Zarządzającemu do korzystania, dokonywania aktualizacji oprogramowania, ubezpieczenia tego mienia i pokrywania wszelkich kosztów w tym zakresie. Korzystanie przez Zarządzającego z telefonu służbowego w związku z wykonywaniem usług zarządzania nie jest ograniczone limitem, a koszty z tego tytułu ponosi Spółka. Spółka zapewnia Zarządzającemu artykuły biurowe własnym staraniem i na własny koszt. Zarządzający jest uprawniony do korzystania z samodzielnego pomieszczenia biurowego o standardzie stosownym do wykonywania funkcji Członka Zarządu wraz z możliwością korzystania z części wspólnych budynku, w którym znajduje się siedziba Spółki. Zarządzający jest zobowiązany do zwrotu mienia Spółki najpóźniej w dniu wygaśnięcia lub rozwiązania umowy.

Do celów podróży poza granice administracyjne miasta – związanych z należytym wykonaniem umowy, tj. do podroży w celu wykonywania przez Zarządzającego zadań wynikających z umowy o świadczenie usług zarządzania w miejscach znajdujących się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Wnioskodawcy lub stałe miejsce wykonywania wymienionej umowy – Spółka zapewnia możliwość korzystania przez Zarządzającego z samochodów służbowych będących jej mieniem, na zasadach obowiązujących w Spółce, tj. w celu realizacji ww. wyjazdu służbowego Spółka wystawia polecenie wyjazdu służbowego wskazując termin, cel wyjazdu i środek lokomocji. Na czas trwania wyjazdu służbowego Spółka udostępnia Zarządzającemu samochód służbowy wraz z kierowcą (pracownikiem Spółki), który posiada odpowiednie uprawnienia do prowadzenia pojazdu (badania psychotechniczne). Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce stery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

W przypadku korzystania przez Zarządzającego z samochodu prywatnego do wyżej wymienionych podróży Spółka zobowiązała się do wypłaty należności z tego tytułu. Po zakończeniu delegacji Zarządzający przedstawia rachunek kosztów podróży zawierający m.in. trasę oraz ilość przejechanych kilometrów, na tej podstawie Spółka rozlicza delegację zwracając koszty przejazdu samochodem prywatnym przeliczone według obowiązującej stawki za 1 km.

Podstawa prawna:

· Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy,

· Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Spółka, dla potrzeb rozliczenia podróży służbowych zaimplementowała przepisy wyżej wymienionego rozporządzenia.

Zarządzający jest uprawniony do korzystania z samochodu prywatnego do celów związanych z wykonywaniem usług zarządzania poza siedzibą Spółki i z tego tytułu ma ustalony limit do kwoty 500 zł miesięcznie na jazdy lokalne, tj. w granicach administracyjnych miasta A.. Rozliczenie z tytułu wyżej wskazanego limitu jest dokonywane na podstawie oświadczenia Zarządzającego. Ustalony limit pomniejszany jest o dni, w których usługi zarządzania nie są świadczone, przyjmując za miesiąc 30 dni.

Spółka zobowiązała się do pokrywania kosztów udziału Zarządzającego w wydarzeniach z udziałem Spółki zgodnie z umową, w tym również kosztów zakwaterowania w standardzie stosownym do wykonywania funkcji Członka zarządu Spółki.

Zgodnie z umową Spółka pokrywa koszty podróży służbowych dotyczących wykonywania usług zarządzania, jak również zwraca wydatki poniesione przez Zarządzającego, a niezbędne do należytego wykonania umowy, po ich należytym udokumentowaniu, uzasadnieniu ich poniesienia, w tym wykazaniu związku i niezbędności takich jak faktur, paragonów, umów i innych równoważnych dokumentów, w tym oświadczeń.

Wnioskodawca pokrywa koszty związane z podróżami Zarządzającego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba Wnioskodawcy lub stałe miejsce wykonywania umowy takie jak: koszty noclegów, koszty udziału w konferencjach, spotkaniach i szkoleniach, koszty przejazdu (w przypadku konieczności wcześniejszego zakupu biletów), zwraca natomiast koszty przejazdu samochodem prywatnym (wg zasad opisanych powyżej), koszty noclegów (w przypadku gdy Zarządzający pokrył koszt z własnych środków), koszty przejazdu autostradami, koszty przejazdu komunikacją miejską (o ile Zarządzający dokonał opłaty z własnych środków). Spółka nalicza również diety dla zarządzającego oraz ewentualne noclegi za ryczałt.

Wydatki związane z wykorzystaniem samochodu prywatnego, koszty noclegów i przejazdów poniesione przez Zarządzającego nie zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu przez Zarządzającego i nie zostały przez niego zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Spółka zapewnia Zarządzającemu, jego współmałżonkowi i dzieciom prowadzącym wspólne gospodarstwo domowe korzystanie z pakietów medycznych (na chwilę obecną Spółka ich nie posiada) oraz innych pakietów usług (w tym korzystania z przejazdów środkami komunikacji miejskiej zgodnie z obowiązującymi w Spółce przepisami) na takich zasadach, co pracownicy Spółki.

Spółka zobowiązała się do zgłoszenia Zarządzającego do ubezpieczenia społecznego (emerytalnego, rentowego), wypadkowego, dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, ubezpieczenia zdrowotnego oraz opłacenia składek obciążających Spółkę i pobranych od Zarządzającego, opłacenia składek na Fundusz Pracy i FGŚP zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Zgodnie z umową, w przypadku przystąpienia Spółki do pracowniczego programu emerytalnego Zarządzający będzie traktowany jak pracownik Spółki, a Spółka będzie pobierała zaliczki z wynagrodzenia Zarządzającego zgodnie z przyjętymi warunkami pracowniczego programu emerytalnego.

Wynagrodzenie należne Zarządzającemu składa się z części stałej stanowiącej wynagrodzenie miesięczne podstawowe oraz części zmiennej stanowiącej wynagrodzenie uzupełniające za rok obrotowy Spółki. Wynagrodzenie jest płatne na podstawie wystawionych rachunków, w terminach określonych umową.

Zgodnie z zapisami umowy każda ze Stron ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań z tej umowy. Zarządzający ponosi odpowiedzialność wobec Spółki oraz wobec osób trzecich za szkody wyrządzone w czasie wykonywania przez Zarządzającego umowy lub wykonywania funkcji Członka Zarządu Spółki, będące następstwem niewykonania lub nienależytego wykonania umowy lub naruszenia przepisów prawa, jeżeli nastąpiło to z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa.

Zarządzający ponosi odpowiedzialność z tytułu pełnienia funkcji Członka Zarządu Spółki wynikającą z przepisów prawa, a w szczególności z Kodeksu spółek handlowych; nie ponosi odpowiedzialności związanej z ryzykiem w zarządzaniu i ryzykiem prowadzenia działalności gospodarczej Spółki, o ile nastąpiło to w ramach dozwolonego i uzasadnionego ryzyka, jeżeli Zarządzający je podejmował zgodne z przepisami prawa i nie można przypisać Zarządzającemu winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa.

Spółka oświadczyła, że zawrze umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej organów Spółki za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem funkcji w organach Spółki i pokryje koszty składek z tego tytułu. W tym zakresie Spółka zawarła umowę odpowiedzialności cywilnej, której przedmiotem jest ubezpieczenie przedsiębiorstwa X Sp. z o.o. w zakresie odpowiedzialności osób zarządzających spółką za szkody wyrządzone osobom trzecim oraz samej spółce w związku z pełnioną funkcją i wykonywaniem powierzonych obowiązków, w zakresie przewidzianym przez prawo i wewnętrzne regulacje Spółki. Ubezpieczenie obejmuje byłych, obecnych oraz przyszłych członków Zarządu, Rady Nadzorczej, prokurentów, dyrektorów zarządzających, członków organów kontrolnych i wszystkich członków innych organów wykonawczych, doradczych lub nadzorczych, określonych w umowie spółki lub statucie. Nadto pracowników, jeżeli roszczenie dotyczy sprawowanej przez nich funkcji kierowniczej, zarządczej lub nadzorczej oraz jeżeli zostaną włączeni jako strona do rozpatrywanego roszczenia, skierowanego przeciwko jakiejkolwiek osobie ubezpieczonej. Ochroną objęci są również współmałżonkowie, spadkobiercy, konkubenci, partnerzy życiowi oraz wykonawcy testamentu wymienionych powyżej osób.

Osoby objęte umową ubezpieczeniową pełnią różne funkcje, różny jest zakres i skala zdarzeń, które mogą rodzić po ich stronie obowiązek odszkodowawczy, różny jest zakres ich uprawnień decyzyjnych oraz odpowiedzialności. Każdy ubezpieczony działa zgodnie ze swoim zakresem obowiązków i uprawnień. Zakres ubezpieczenia jest ogólny, obejmuje wszystkich ubezpieczonych i wszystkie zdarzenia ubezpieczeniowe. Ubezpieczenie OC obejmuje zarówno obecne, jak i potencjalnie przyszłe osoby pełniące funkcje objęte zakresem ubezpieczenia - zbiór otwarty. Polisa ma charakter bezimienny. Ubezpieczenie nie dotyczy konkretnych osób, tylko osób, które w danym czasie pełnią określone funkcje. Składka ubezpieczeniowa polisy OC, która została określona w stałej kwocie, jest opłacana jednorazowo, niezależnie od ilości osób objętych ubezpieczeniem. Umowa ubezpieczeniowa nie zawiera zapisów pozwalających na rozgraniczenie opłaty za ubezpieczenie w odniesieniu do poszczególnych osób i zakresów odpowiedzialności. Składka ubezpieczeniowa dotyczy wszystkich osób i całego zakresu ubezpieczenia.

Wszystkie wydatki, o których mowa we wniosku, poniesione przez Zarządzającego nie zostały przez niego zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i nie zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

Wnioskodawca zakwalifikował wynagrodzenie Zarządzającego jako przychód z art. 13 pkt 7 ustawy z dnia 29 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych i jest płatnikiem tego podatku.

W umowie o świadczenie usług zarządzania zawarte są następujące postanowienia dotyczące zwrotu lub pokrycia przez Wnioskodawcę kosztów, o których mowa we wniosku:

5.5. Zarządzający jest uprawniony do uczestnictwa w konferencjach, seminariach i innych wydarzeniach, o ile ich zakres, tematyka jest związana z działalnością Spółki. W przypadku konieczności prezentowania wiedzy, osiągnięć z obszaru działania Spółki Zarządzający jest zobowiązany do aktywnego udziału w wyżej wymienionych wydarzeniach. Koszt udziału Zarządzającego w wyżej wskazanych wydarzeniach ponosi Spółka.

5.6. Zarządzający jest zobowiązany do udziału w szkoleniach związanych z zakresem wykonywanych na rzecz Spółki usług zarządzania objętych zatwierdzonym na dany rok obrotowy Spółki planem rzeczowo-finansowym. Koszt wyżej wskazanych szkoleń ponosi Spółka.

Spółka oświadcza, że:

2.2.8. Zawrze umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej organów Spółki za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem funkcji w organach Spółki i pokryje koszty składek z tego tytułu.

Spółka zobowiązała się w szczególności do:

8.2.2 Dokonywania czynności utrzymania, konserwacji, serwisu, przeglądów, naprawy, wymiany części eksploatacyjnych urządzeń technicznych, wyposażenia oraz innego mienia Spółki przekazanego Zarządzającemu do korzystania, dokonywania aktualizacji oprogramowania, ubezpieczenia tego mienia i pokrywania wszelkich kosztów w tym zakresie.

8.2.3. Zapewnienia możliwości korzystania, do celów związanych z podróżą Zarządzającego, niezbędną do należytego wykonania Umowy poza siedzibą Spółki, z samochodów stanowiących mienie Spółki, z których Zarządzający korzystać będzie na zasadach obowiązujących w Spółce. W przypadku korzystania przez Zarządzającego z samochodu prywatnego do celów związanych z podróżą Zarządzającego niezbędną do należytego wykonania Umowy poza siedzibą Spółki, inną niż określona w pkt 10.6. Umowy, do wypłaty należności z tego tytułu, ponadto do pokrywania kosztów udziału Zarządzającego w wydarzeniach z udziałem Spółki zgodnie z Umową, w tym również kosztów zakwaterowania w standardzie stosownym do wykonywania funkcji Członka zarządu Spółki.

8.2.4. Zwrotu wydatków poniesionych przez Zarządzającego, a niezbędnych do należytego wykonania Umowy, po ich należytym udokumentowaniu, uzasadnieniu ich poniesienia, w tym wykazaniu związku i niezbędności do należytego świadczenia usług zarządzania, np. faktur, paragonów, umów i innych równoważnych dokumentów, w tym oświadczeń.

10.6. Zarządzający uprawniony jest do korzystania z samochodu prywatnego do celów związanych z wykonywaniem usług zasądzania poza siedzibą Spółki i z tego tytułu ustala się limit do kwoty 500 złotych miesięcznie na jazdy lokalne, tj. w granicach administracyjnych miasta A. Rozliczenie z tytułu wyżej wskazanego limitu będzie rozliczane na podstawie oświadczenia Zarządzającego. Ustalony limit pomniejszony będzie o dni, w których usługi zarządzania nie będą świadczone przyjmując za miesiąc 30 dni.

10.7. Korzystanie przez Zarządzającego z telefonu służbowego komórkowego i stacjonarnego w związku z wykonywaniem usług zarządzania nie jest ograniczone limitem, a koszty z tego tytułu ponosi Spółka.

10.10. Spółka zapewnia Zarządzającemu artykuły biurowe własnym staraniem i na własny koszt.

10.11. Koszty związane z zakupem, utrzymaniem, konserwacją, serwisowaniem, naprawami, przeglądami, ubezpieczeniem mienia stanowiącego zasób Spółki, z którego korzysta Zarządzający, obciąża Spółkę.

Pytania

1) Czy w opisanym stanie faktycznym wynagrodzenie, które Zarządzający otrzymuje na podstawie umowy o świadczenie usług zarządzania, prawidłowo zostało zakwalifikowane przez Wnioskodawcę jako przychód z działalności wykonywanej osobiście w rozumieniu art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w związku z tym na Wnioskodawcy ciążą obowiązki płatnika podatku wynikające z art. 41 ust. 1 ww. ustawy?

2) Czy nieodpłatne udostępnienie Zarządzającemu do korzystania samochodu służbowego, wyłącznie z kierowcą Spółki (na zasadach jakie obowiązują w Spółce) do celów podróży służbowych poza administracyjne granice miasta, związanej z należytym wykonaniem umowy, stanowią dodatkowy przychód osoby zarządzającej i należy je doliczyć do przychodu podatnika, od którego Wnioskodawca jest zobowiązany pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych?

3) Czy pokrycie przez Spółkę należności w przypadku wykonania ww. podróży samochodem prywatnym stanowią dodatkowy przychód osoby zarządzającej i należy je doliczyć do przychodu podatnika, od którego Wnioskodawca jest zobowiązany pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych?

4) Czy otrzymywane przez Zarządzającego kwoty, jakie Wnioskodawca zwraca za używanie samochodu prywatnego do celów związanych z wykonywaniem usług zarządzania poza siedzibą Spółki na jazdy lokalne (tj. w granicach administracyjnych miasta A.), stanowią przychód podatnika, od którego Wnioskodawca jako płatnik powinien pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych?

5) Czy udostępnienie Zarządzającemu komputera (laptopa), telefonu, pomieszczenia biurowego w siedzibie Spółki w celu wykonywania umowy o zarządzanie, jak również wydatki poniesione przez osobę zarządzającą w związku z wykonaniem powierzonych jej zadań na eksploatację sprzętu, w tym paliwo (rozumiany jako wydatek mieszczący się w pojęciu należności związanych z wykorzystaniem samochodu prywatnego do celów służbowych lub wydatek na paliwo poniesiony przez Wnioskodawcę związany z udostępnianiem samochodu służbowego), rozmowy telefoniczne, koszty utrzymania, konserwacji i naprawy urządzeń, stanowią dodatkowy przychód osoby zarządzającej i należy je doliczyć do przychodu podatnika, od którego Wnioskodawca jest zobowiązany pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych?

6) Czy po stronie Zarządzającego powstaje przychód, od którego Wnioskodawca jest zobowiązany pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu zwrócenia lub opłacenia przez Spółkę (na podstawie stosownych dokumentów finansowych) kosztów noclegów (hotele), przejazdów (bilety kolejowe, lotnicze) krajowych i zagranicznych, związanych z podróżą w celu wykonywania przez Zarządzającego zadań wynikających z umowy o świadczenie usług zarzadzania w miejscach znajdujących się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Wnioskodawcy lub stałe miejsce wykonywania umowy?

7) Skoro Zarządzający jest uprawniony do uczestnictwa w konferencjach, seminariach i szkoleniach, o ile ich zakres i tematyka jest związana z zakresem wykonywanych usług, a koszty tych zdarzeń pokrywa Spółka, to czy wymienione koszty należy doliczyć do przychodu osoby zarządzającej, od którego Wnioskodawca jest zobowiązany pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych?

8) Czy w opisanym stanie faktycznym opłacone przez Spółkę koszty składek z tytułu umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej organów Spółki za szkody wyrządzone w związku z wykonaniem funkcji w organach Spółki należy zaliczyć do przychodu tych osób oraz pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1

Państwa zdaniem, w opisanym stanie faktycznym wynagrodzenie, które Zarządzający otrzymuje na podstawie umowy o świadczenie usług zarządzania z Wnioskodawcą, podlega opodatkowaniu jako przychody z działalności wykonywanej osobiście i jako takie podlega obowiązkom Wnioskodawcy jako płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych.

Przychody otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych zaliczamy do działalności wykonywanej osobiście, określonej w art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Z tytułu działalności określonej w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej są obowiązane, zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt. 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.

Zgodnie z art. 42 ust. 1 cytowanej wyżej ustawy, płatnicy, o których mowa w art. 41, przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczkę na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby.

Ad 2

Państwa zdaniem, nieodpłatne udostępnienie Zarządzającemu do korzystania z samochodu służbowego, wyłącznie z kierowcą Spółki (na zasadach jakie obowiązują w Spółce) do celów podróży służbowych poza administracyjne granice miasta, będzie przez niego wykorzystane wyłącznie w celach służbowych i w związku z wykonywaniem powierzonych mu zadań, służy wyłącznie celom Wnioskodawcy i jako takie nie może zostać uznane za nieodpłatne świadczenie. Zarządzający nie otrzymuje żadnej korzyści majątkowej kosztem Wnioskodawcy. Nie generuje to zatem po stronie Zarządzającego dodatkowego przychodu z działalności wykonywanej osobiście w postaci nieodpłatnego świadczenia w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W związku z powyższym Wnioskodawca uważa, że nie ciąży na nim obowiązek płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych.

Ad 3

Zwrot kosztów wykorzystywania przez Zarządzającego prywatnego samochodu do podróży w celu wykonania zadań wynikających z umowy o świadczenie usług zarządzania w miejscach znajdujących się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Spółki lub stałe miejsce wykonywania ww. umowy, a także związane z taką podróżą kosztów noclegów (hotele) i przejazdów (bilety kolejowe i lotnicze) krajowych i zagranicznych wypłacany Zarządzającemu korzysta ze zwolnienia od podatku zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do wysokości limitu określonego w Rozporządzenia MPiPS w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, pod warunkiem, że otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów przez podmiot otrzymujący świadczenie oraz zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów przed podmiot je finansujący. W takim przypadku, zdaniem Wnioskodawcy, nie ciąży na nim obowiązek płatnika.

Ewentualne nadwyżki wypłacane przez Wnioskodawcę świadczeń – ponad określony limit – podlegają opodatkowaniu jako przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, które zaliczane są do przychodów z działalności wykonywanej osobiście, określonej w art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z tego tytułu ciąży na Wnioskodawcy obowiązek pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Ad 4

Państwa zdaniem, zwrot kosztów korzystania przez Zarządzającego z samochodu prywatnego dla celów Spółki stanowi przychód dla Zarządzającego podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy, wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tyt. używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. W ocenie Wnioskodawcy, w związku z brakiem uregulowań ustawowych dot. zwrotu ww. kosztów osobie świadczącej usługi zarządzania, zwrócone zarządzającemu ww. koszty podlegają opodatkowaniu.

Ad 5

Państwa zdaniem, korzystanie przez Zarządzającego z udostępnionych przez Spółkę: samochodu służbowego, komputera (laptopa), telefonu oraz pomieszczeń biurowych w siedzibie Spółki w celu wykonywania przez niego zadań wynikających z umowy o świadczenie usług zarzadzania, a także zwrot lub opłacenie przez Spółkę wydatków poniesionych przez Zarządzającego na eksploatację ww. sprzętu (w tym paliwo, rozmowy telefoniczne, koszty utrzymania, konserwacji i napraw urządzeń), są wykorzystywane przez Zarządzającego tylko do celów służbowych i nie mogą być uznane za nieodpłatne świadczenie, od którego Spółka powinna pobierać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Przychód z nieodpłatnych świadczeń mógłby powstać jedynie wówczas, gdyby osoba zarządzająca wykorzystała to mienie w celach osobistych.

W ocenie Spółki, udostępnione zarządzającemu ww. mienie Spółki stanowi podstawowe środki techniczne niezbędne do wykonywania usług zleconych osobie fizycznej, które nie stanowią przysporzenia (przychodu) dla tej osoby.

Ad 6

Państwa zdaniem, zwrot kosztów przejazdów, przelotów, kosztów pobytu w hotelach, jak również koszty poniesione bezpośrednio przez Wnioskodawcę z tym związane, nie stanowią przychodów osoby zarządzającej z tytułu działalności wykonywanej osobiście podlegających opodatkowaniu. Wymienione koszty nie służą i w żaden sposób nie stanowią przysporzenia majątkowego po stronie osoby zarządzającej, lecz stanowią uzasadnione specyfiką kontraktu środki służące jego realizacji, pozostające w związku przyczynowym z realizowanymi przez osobę zarządzającą obowiązkami i działalnością Spółki.

Ad 7

Państwa zdaniem, koszty poniesione przez Spółkę w celu zapewnienie uczestnictwa w szkoleniach, konferencjach i seminariach nie stanowią przychodu po stronie osoby zarządzającej, podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, gdyż podobnie jak środki techniczne (narzędzia pracy) niezbędne do wykonywania zawartej umowy nie są wykorzystywane do celów osobistych (zarządzający nie odnosi w ich rezultacie żadnych wymiernych korzyści finansowych), ponadto bezpośrednim beneficjentem tych zdarzeń jest Spółka.

Ad 8

Państwa zdaniem, w przypadku zawarcia umowy o odpowiedzialności cywilnej OC obejmującej organy Spółki, po stronie indywidualnych osób zarządzających nie powstanie przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Za przychód mogą być uznane tylko takie świadczenia, które zostały spełnione za zgodą osoby zarządzającej (skorzysta ona z nich w sposób w pełni dobrowolny), zostały spełnione w jej interesie (a nie w interesie Spółki) i przyniosły jej korzyść, a korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnej osobie. To Spółka oświadczyła, że zawrze umowę OC, której podmiotem będą jej organy, a nie indywidualne osoby, będzie to skutkowało brakiem możliwości ustalenia wartości świadczenia przypadającego na daną indywidualną osobę. Nadto beneficjentem wymienionego ubezpieczenia będzie sama Spółka, a nie osoba zarządzająca. Umowa ubezpieczenia OC zawarta przez Spółkę jest umową bezimienną.

Zgodnie z przytoczonym poniżej zapisem obejmuje:

1. Ubezpieczeni:

1.1. Byli, obecni oraz przyszli Członkowie Zarządu, Rady Nadzorczej, Komisji Rewizyjnej, Rady Konsultacyjnej, Rady Dyrektorów, Rady Audytorów, Dyrektorzy Zarządzający, członkowie organów kontrolnych i wszyscy członkowie innych organów wykonawczych, doradczych lub nadzorczych określonych w umowie spółki lub statucie. Członkowie Zarządu oddelegowani do spółki zewnętrznej. Pracownicy, jeżeli roszczenie dotyczy sprawowanej przez niego funkcji kierowniczej, zarządczej lub nadzorczej oraz jeżeli został włączony jako strona do rozpatrywanego roszczenia skierowanego przeciwko jakiejkolwiek osobie ubezpieczonej.

1.2. Współmałżonkowie, konkubenci, partnerzy życiowi, spadkobiercy, wykonawcy testamentu, reprezentanci prawni wymienionych powyżej osób.

1.3. Cesjonariusze

1.4. Członkowie organów każdej spółki zależnej.

W związku z tym, że nie ma możliwości określenia kwoty przychodu związanego z zawartą umową ubezpieczenia OC dla poszczególnych ubezpieczonych Wnioskujący nie opodatkowuje przychodów z tego tytułu. Wnioskodawca uważa, że w opisanym stanie faktycznym nie powstaje przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, gdyż:

a. przychód w postaci nieodpłatnego świadczenia musi być przypisany do danej, konkretnej osoby, która wyraziła zgodę na jego przyjęcie;

b. musi istnieć możliwość ustalenia wartości świadczenia przypadającego na daną osobę, jeżeli świadczeniem w sposób ryczałtowy objęto jednocześnie kilkanaście osób;

c. wysokość składki nie jest zależna od ilości osób ubezpieczonych i nie można dokonać jej podziału, tak aby określić, w jakiej części przypada konkretnej osobie;

d. osoby objęte umową ubezpieczeniową pełnią różne funkcje, różny jest zakres i skala zdarzeń, które mogą rodzić po ich stronie obowiązek odszkodowawczy, różny jest zakres ich uprawnień decyzyjnych oraz odpowiedzialności.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do treści art. 10 ust. 1 pkt 2 ww. ustawy źródłem przychodów jest działalność wykonywana osobiście.

Zgodnie z art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się przychody otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych.

Natomiast stosownie do art. 13 pkt 9 ww. ustawy:

Za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się przychody uzyskane na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychody z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej - z wyjątkiem przychodów, o których mowa w pkt 7.

Regulacja art. 13 pkt 9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dotyczy nie tylko przychodów uzyskanych na podstawie umów o zarządzanie, kontraktu menedżerskiego, lecz wszelkich umów o podobnym charakterze, z których wynika, że podatnikowi w drodze umowy cywilnoprawnej zostało zlecone sprawowanie zarządu przedsiębiorstwem, spółką czy instytucją. Natomiast wyjątek, o którym mowa w przywołanym przepisie, dotyczy sytuacji, gdy podatnik powołany został np. do składu zarządu, rady nadzorczej, komisji lub innych organów stanowiących osoby prawnej. W takiej sytuacji uzyskane przez niego przychody będą przychodami w rozumieniu art. 13 pkt 7. Powołanie bowiem podatnika do składu zarządu, bez względu na sposób jego powołania, stanowi okoliczność, która powoduje zmianę kwalifikacji przychodu, jednakże w ramach działalności wykonywanej osobiście.

Tak więc przychody członka zarządu Spółki w przypadku zawarcia umowy o świadczenie usług zarządzania między Spółką a osobą powołaną jako Członek Zarządu stanowią przychody zaliczone do źródła określonego w art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Konsekwencją zakwalifikowania przychodów z tytułu świadczenia usług zarządzania jako przychodów z działalności wykonywanej osobiście jest ich opodatkowanie za pośrednictwem płatnika na zasadach określonych w art. 41 i art. 42 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 41 ust. 1 ww. ustawy:

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.

W myśl art. 42 ust. 1 ww. ustawy:

Płatnicy, o których mowa w art. 41, przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek oraz kwoty zryczałtowanego podatku w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki (podatek) - na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Jednakże w przypadku gdy podatek został pobrany zgodnie z art. 30a ust. 2a, płatnicy, o których mowa w art. 41 ust. 10, przekazują kwotę tego podatku na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania.

Mając powyższe na uwadze, w związku z wypłatą wynagrodzenia za świadczenie usług zarządzania na Wnioskodawcy ciążą obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną, jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Dla celów podatkowych przyjmuje się, że nieodpłatne świadczenie obejmuje każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności podmiotów, których skutkiem jest nieodpłatne, tj. niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

W myśl art. 11 ust. 2 ww. ustawy:

Wartość pieniężną świadczeń w naturze, z zastrzeżeniem ust. 2c oraz art. 12 ust. 2-2c, określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania.

Stosownie do art. 11 ust. 2a ww. ustawy:

Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się:

1) jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia - według cen stosowanych wobec innych odbiorców;

2) jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione - według cen zakupu;

3) jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku - według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku;

4) w pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Zgodnie z art. 11 ust. 2b ww. ustawy:

Jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem podatnika jest różnica pomiędzy wartością tych świadczeń, ustaloną według zasad określonych w ust. 2 lub 2a, a odpłatnością ponoszoną przez podatnika

Przychodem Zarządzającego z tytułu umowy o świadczenie usług zarządzania Spółką jest zatem nie tylko ewentualne wynagrodzenie z tego tytułu, ale także nieodpłatne świadczenia otrzymywane w związku ze sprawowaniem funkcji w zarządzie Spółki.

Z opisu stanu faktycznego wynika, że zasoby rzeczowe, finansowe i organizacyjne Spółki udostępnione Zarządzającemu będą przez Niego wykorzystywane wyłącznie w celach służbowych. Zatem korzystanie przez Zarządzającego z udostępnionych przez Spółkę: samochodu służbowego, komputera (laptopa), telefonu, pomieszczenia biurowego w siedzibie Spółki w celu wykonywania przez Niego zadań wynikających z umowy o świadczenie usług zarządzania, a także zwrot lub opłacenie przez Spółkę wydatków poniesionych przez osobę zarządzającą na eksploatację sprzętu, w tym paliwo (wydatek związany z udostępnianiem samochodu służbowego), rozmowy telefoniczne, koszty utrzymania, konserwacji i naprawy urządzeń, w związku z wykonywaniem powierzonych mu zadań, służy wyłącznie celom Wnioskodawcy i jako takie nie może zostać uznane za nieodpłatne świadczenie.

W tej sytuacji Zarządzający nie otrzymuje bowiem żadnej korzyści majątkowej kosztem Wnioskodawcy. Nie generuje to zatem po stronie Zarządzającego dodatkowego przychodu z działalności wykonywanej osobiście w postaci nieodpłatnego świadczenia w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W związku z tym na Wnioskodawcy w tym zakresie nie ciążą obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych.

Przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia po stronie Zarządzającego nie powstanie również w związku z uczestnictwem, na koszt Spółki, w konferencjach, seminariach i szkoleniach. Zarządzający bowiem zostaje zobowiązany do obowiązkowego uczestnictwa w konkretnych konferencjach, seminariach i szkoleniach, o ile ich zakres i tematyka jest związana z zakresem wykonywanych usług, a koszty tych zdarzeń pokrywa Spółka. W sytuacji, gdy uczestnictwo w danych konferencjach, seminariach i szkoleniach jest jednym z warunków wykonywania umowy, nie sposób mówić o powstaniu przychodu po stronie Zarządzającego. W tej kwestii zastosowanie znajduje też orzeczenie Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13, w którym wskazano, że aby można było mówić o powstaniu przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia musi dojść do uzyskania korzyści w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który podatnik musiałby ponieść. W sytuacji, w której podatnik obowiązkowo odbywa szkolenie, które leży w interesie Spółki i za które sam podatnik nie zapłaciłby – nie można mówić o powstaniu jakiegokolwiek przychodu.

W konsekwencji wartość świadczenia w postaci uczestnictwa w konferencjach, seminariach i szkoleniach finansowanych przez Wnioskodawcę nie stanowi dla Zarządzającego przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń w rozumieniu art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zatem z tego tytułu nie ciąży na Państwu obowiązek pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Odnosząc się natomiast do pokrywania przez Spółkę należności w przypadku wykorzystywania przez Zarządzającego prywatnego samochodu do podróży w celu wykonywania zadań wynikających z umowy o świadczenie usług zarządzania, w miejsca znajdujące się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Wnioskodawcy, a także związanych z taką podróżą kosztów noclegów (hotele) i przejazdów (bilety kolejowe, lotnicze) krajowych i zagranicznych, sfinansowanie przez Spółkę tych kosztów stanowi dla Zarządzającego nieodpłatne świadczenie.

Przy czym wartość części świadczeń ponoszonych przez Wnioskodawcę na rzecz Zarządzającego – po spełnieniu określonych warunków – może być zwolniona z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.

Stosownie do art. 21 ust. 13 ww. ustawy:

Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1) w celu osiągnięcia przychodów lub

2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ww. ustawy, jest m.in. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).

Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej określa ono wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej:

1) na obszarze kraju, zwanej dalej „podróżą krajową";

2) poza granicami kraju, zwanej dalej „podróżą zagraniczną".

Przepis § 2 ww. rozporządzenia stanowi, że:

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jak stanowi § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia:

Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

W myśl § 3 ust. 2 ww. rozporządzenia:

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Przy czym zgodnie z § 3 ust. 3 ww. rozporządzenia:

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

Stosownie do § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia:

W przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2022 r. poz. 2201 ze zm.).

W tym zakresie obowiązują przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.).

Dla skorzystania ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych konieczne jest uzyskanie tych świadczeń przez osobę będącą w podróży pod warunkiem, że wypłacone należności nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów przez podmiot otrzymujący świadczenie oraz zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów przez podmiot je finansujący.

W powołanym przepisie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca posłużył się terminem „podróż” bez określenia „służbowa”. Różnica treści lit. a) i b) w art. 21 ust. 1 pkt 16 ww. ustawy związana jest jednak wyłącznie z faktem, że w podróży służbowej może pozostawać jedynie pracownik, gdyż regulacje w tym zakresie zawiera ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277). Stąd w odniesieniu do osób niepozostających w stosunku pracy (stosunkach pokrewnych) można mówić jedynie o podróży, a nie o podróży służbowej w rozumieniu Kodeksu pracy.

Niezależnie od powyższego, pojęcie „podróż” należy rozumieć identycznie. Przywołać w tym miejscu należy więc definicję podróży służbowej zawartą w przepisach Kodeksu pracy, którą posiłkowo stosuje się przy interpretacji art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy, za podróż służbową uznaje się wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, bądź stałe miejsce pracy pracownika. Pomijając zatem uwarunkowania tego przepisu dotyczące stosunków pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, podróżą w przedstawionym zdarzeniu jest wykonywanie zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Spółki lub stałe miejsce wykonywania zadań Zarządzającego.

Tak więc zwrot Zarządzającemu kosztów wykorzystywania przez niego prywatnego samochodu do podróży w celu wykonywania zadań wynikających z umowy o świadczenie usług zarządzania w miejscach znajdujących się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Wnioskodawcy lub stałe miejsce wykonywania ww. umowy, a także związanych z taką podróżą kosztów noclegów (hotele) i przejazdów (bilety kolejowe, lotnicze) krajowych i zagranicznych stanowi przychód Zarządzającego z działalności wykonywanej osobiście, o którym mowa w art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednocześnie przychód ten korzysta ze zwolnienia od podatku zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ww. ustawy do wysokości limitu określonego w ww. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej. W konsekwencji na Wnioskodawcy nie ciążą obowiązki płatnika.

Natomiast ewentualna nadwyżka wypłacanych przez Wnioskodawcę świadczeń – ponad kwotę objętą zwolnieniem przedmiotowym – będzie podlegała opodatkowaniu jako przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który należy zaliczyć do przychodów z działalności wykonywanej osobiście, o których mowa w art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z tego tytułu na Wnioskodawcy będzie ciążył obowiązek pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Ze zwolnienia od podatku, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie korzysta natomiast zwrot kosztów z tytułu używania samochodu prywatnego do celów związanych z wykonywaniem usług zarządzania poza siedzibą Spółki na jazdy lokalne (tj. w granicach administracyjnych miasta A.).

Świadczenie to nie korzysta również ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ww. ustawy, zgodnie z którym wolny od podatku dochodowego jest:

zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

Powyższa regulacja ogranicza bowiem krąg osób mogących skorzystać z omawianego zwolnienia tylko do pracowników i to wyłącznie takich, którym przepisy odrębnych ustaw gwarantują możliwość przyznania prawa do zwrotu kosztów poniesionych z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika bądź nakładają na pracodawcę obowiązek zwrotu pracownikowi tych kosztów. W pozostałych przypadkach wypłacane świadczenie z tytułu wykorzystywania w jazdach lokalnych prywatnego samochodu stanowi przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

To oznacza, że zwrot takich wydatków dla osoby zarządzającej stanowi przychód z działalności wykonywanej osobiście, o którym mowa w art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tym samym z tego tytułu ciąży na Spółce obowiązek pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych

W odniesieniu do pytania oznaczonego nr 8 należy wskazać, że zgodnie z art. 805 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061 ze zm.):

Przez umowę ubezpieczenia ubezpieczyciel zobowiązuje się, w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa, spełnić określone świadczenie w razie zajścia przewidzianego w umowie wypadku, a ubezpieczający zobowiązuje się zapłacić składkę.

W myśl art. 808 § 1 zdanie pierwsze Kodeksu cywilnego:

Ubezpieczający może zawrzeć umowę ubezpieczenia na cudzy rachunek.

Natomiast stosownie do przepisu art. 822 § 1 ww. ustawy:

Przez umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej ubezpieczyciel zobowiązuje się do zapłacenia określonego w umowie odszkodowania za szkody wyrządzone osobom trzecim, wobec których odpowiedzialność za szkodę ponosi ubezpieczający albo ubezpieczony.

Z treści tego przepisu wynika, że umowa ubezpieczenia OC nie musi koniecznie dotyczyć osoby ubezpieczającej. Osoba ta może zawrzeć umowę, której przedmiotem będzie odpowiedzialność za szkody spowodowane przez inną osobę (np. członka zarządu, członka rady nadzorczej, dyrektora itd.). Sytuacja, w której składka opłacana jest przez inną osobę niż ta, w której interesie majątkowym zawierana jest umowa powoduje – co do zasady – powstanie przychodu u osoby, na rzecz której zawierana jest umowa. Jest to bowiem odstępstwo od ogólnej zasady pokrywania kosztów ubezpieczenia przez podmiot, którego interesów umowa dotyczy.

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika, że Zarządzający ponosi odpowiedzialność wobec Spółki oraz wobec osób trzecich za szkody wyrządzone w czasie wykonywania przez Zarządzającego umowy lub wykonywania funkcji Członka Zarządu Spółki, będące następstwem niewykonania lub nienależytego wykonania umowy lub naruszenia przepisów prawa jeżeli nastąpiło to z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa. Celem umowy ubezpieczenia jest udzielenie ubezpieczonemu ochrony na wypadek określonego w umowie ryzyka, w zamian za zapłatę składki. Funkcja ochronna jest istotą każdej umowy ubezpieczenia. W konsekwencji opłacenie składki przez inną osobę niż ta, w której interesie majątkowym zawierana jest umowa powoduje powstanie przychodu u osoby, na rzecz której zawierana jest umowa. Świadczenie nieodpłatne stanowi bowiem w tym przypadku ochrona ubezpieczeniowa na wypadek zaistnienia zdarzenia określonego w umowie ubezpieczenia.

Jednakże z powołanego powyżej brzmienia art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że opodatkowaniu może podlegać tylko przychód ze świadczeń nieodpłatnych faktycznie otrzymanych. Ustalenie przychodu z tytułu otrzymania nieodpłatnego świadczenia wymaga wskazania osoby będącej beneficjentem świadczenia.

Wobec powyższego, skoro – jak wynika z treści wniosku – w rozpatrywanej sprawie:

• krąg osób objętych ubezpieczeniem nie jest skonkretyzowany przez wskazanie imienia i nazwiska ubezpieczonego;

• krąg osób objętych ubezpieczeniem jest szeroki;

• zakres obowiązków, uprawnień oraz odpowiedzialności osób objętych ubezpieczeniem jest zróżnicowany;

• składka jest określona ryczałtowo (niezależnie od liczby osób, które w okresie ubezpieczenia są objęte ochroną ubezpieczeniową),

opłacona przez Państwa składka z tytułu umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej nie powoduje powstania po stronie Zarządzającego przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń. Zatem z tego tytułu na Spółce nie ciąży obowiązek pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.