Interpretacja 0115-KDIT1.4011.449.2025.2.MST

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 maja 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika w związku ze zwrotem pracownikom opłat za parkingi i przejazdy płatnymi drogami. Uzupełnili go Państwo 8 lipca br. – w odpowiedzi na wezwanie organu. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Pracownicy X S.A. w ramach pełnionych obowiązków służbowych często odbywają podróże służbowe związane m.in. z wyjazdami do klientów, udziałem w targach i wydarzeniach branżowych, szkoleniach itp. Są to podróże służbowe w rozumieniu art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy – zarówno krajowe, jak i zagraniczne. Podróże służbowe pracownicy odbywają swoimi prywatnymi samochodami. Spółka (Pracodawca) ma zawarte umowy z pracownikami o używanie pojazdu prywatnego do celów służbowych.

Każda z podróży służbowej, z uwagi na to, że dotyczy wyjazdu poza miejsce, w którym znajduje się siedziba Spółki (czyli pracownik otrzymuje polecenie służbowe wyjazdu poza miejscowość będącą jego miejscem zamieszkania i jednocześnie miejscowością stałego miejsca wykonywania pracy), odbywa się na podstawie dokumentu delegacji, w ramach którego rozliczane są koszty podróży obejmujące m.in. diety, zwrot kosztów za noclegi, a także koszty parkingów i przejazdów drogami płatnymi.

W związku z przejazdami samochodami prywatnymi do celów służbowych pracownicy w ramach delegacji ponoszą szereg różnych wydatków, m.in. opłaty parkingowe i autostradowe.

Spółka zwraca pracownikowi na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów prywatnych dla celów służbowych (dalej „kilometrówka”) wydatki eksploatacyjne, jakie ponosi delegowany pracownik. Wyliczenie kilometrówki jest iloczynem przejechanych kilometrów i kwoty za 1 km ustalonej zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 2 stycznia 2023 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 5).

Pytania

1. Czy dokonując zwrotu opłat za parkingi i przejazdy drogami płatnymi pracownikowi używającemu dla potrzeb służbowych samochód prywatny Spółka nie ma obowiązku rozliczania tych wydatków w ramach ewidencji przebiegu pojazdów (kilometrówki)?

2. Czy zwrot pracownikom przebywającym w podróży służbowej dodatkowych kosztów za opłaty parkingowe oraz za przejazdy płatną drogą stanowić będzie dla tych pracowników przychód w rozumieniu przepisów ustawy o PIT, jednakże podlegający zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT, co sprawia, że Spółka nie będzie zobowiązana do obliczenia, pobrania i odprowadzenia podatku dochodowego od osób fizycznych?

Państwa stanowisko w sprawie (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku)

Ad 1

Wnioskodawca uważa, że zwrot opłat za parking i przejazdy autostradą poniesionych przez pracownika korzystającego z prywatnego samochodu w czasie podróży służbowej jest niezależny od zwrotu kosztów z tytułu korzystania z prywatnego pojazdu pracownika dla potrzeb odbycia podróży służbowej, tj. kilometrówki.

Zwrot przez pracodawcę wydatków za przejazd drogami płatnymi i autostradami oraz postój w strefie płatnego parkowania i miejsca parkingowe stanowi odrębną kategorię od kosztów przejazdu i nie wchodzi do kilometrówki. Oznacza to, że zwroty za parkingi i autostrady są wypłacane oddzielnie, poza ewidencją przebiegu pojazdów. Czyli jeżeli pracownik oddał do rozliczenia delegację, z której zgodnie z ewidencją należy mu się kwota 100 zł, a dodatkowo przedkłada Spółce rachunek na parking za 20 zł i przejazd autostradą za 34 zł, to wypłaca ona pracownikowi sumę tych kwot, czyli 100 + 20 + 34 = 154 zł.

W § 2-4 Rozporządzenia MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. wymienione zostały wydatki podlegające zwrotowi z tytułu podróży służbowej krajowej oraz podróży służbowej zagranicznej. Wśród nich, oprócz typowych wydatków, czyli diet i noclegów, wymienione są również inne niezbędne wydatki, określone lub uznane przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb pracownika. Mogą to być zarówno opłaty za bagaż, jak i przejazdy drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe, np. na lotnisku, hotelach. Istotne jest jednak to, aby były to wydatki związane bezpośrednio z konkretną podróżą służbową krajową lub zagraniczną i odpowiednio udokumentowane przez pracownika, np. fakturami, rachunkami, biletami.

Zwrot kosztów przejazdu samochodem niebędącym własnością pracodawcy następuje na podstawie tzw. kilometrówki przy zastosowaniu stawki nie wyższej niż określona w § 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury.

Powyższe stanowisko potwierdza m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 28 lutego 2023 r., sygn. 0112-KDIL2-1.4011.11.2023.1.KF.

Ad 2

Na podstawie przepisu art. 77⁵ Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek wypłaty należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

W związku z odbyciem podróży służbowej prywatnym samochodem przez pracowników zwrot dodatkowych udokumentowanych kosztów, takich jak m.in. opłaty za płatne parkingi, opłaty za drogi płatne i autostrady, co do zasady, stanowi dla niego przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednakże przychód ten podlega zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a tej ustawy. W konsekwencji nie ciążą na Wnioskodawcy obowiązki płatnika w związku ze zwrotem pracownikom ww. kosztów związanych z podróżą służbową.

Powyższe stanowisko potwierdza również interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 20 października 2023 r. sygn. 0114-KDIP3-2.4011.814.2023.1.JK3.

Pracownicy Spółki w ramach pełnionych obowiązków służbowych odbywają podróże służbowe związane z wykonywaną pracą. Są to podróże służbowe w rozumieniu art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy. Podróże służbowe pracownicy odbywają swoimi prywatnymi samochodami. Spółka (Pracodawca) ma zawarte umowy z pracownikami o używanie pojazdu prywatnego do celów służbowych. Każda z podróży służbowej, z uwagi na to, że dotyczy wyjazdu poza miejsce, w którym znajduje się siedziba Spółki (czyli pracownik otrzymuje polecenie służbowe wyjazdu poza miejscowość będącą jego miejscem zamieszkania i jednocześnie miejscowością stałego miejsca wykonywania pracy), odbywa się na podstawie dokumentu delegacji, w ramach którego rozliczane są koszty podróży obejmujące m.in. diety, zwrot kosztów za noclegi, a także koszty parkingów i przejazdów drogami płatnymi.

Jednocześnie, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ze zwolnienia od podatku korzystają diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika (…). Zgodnie z definicją podróży służbowej zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.), tj. art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Podróżą służbową jest zatem taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Przepis § 2 pkt 2 lit. d rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej odnosi się do należności pieniężnych innych niż diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów oraz noclegów. To pracodawca decyduje o zwrocie tych innych wydatków poniesionych faktycznie przez pracownika, które nie są limitowane i które muszą mieć związek z wykonaną podróżą, a ponadto być prawidłowo udokumentowane.

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Stosownie zaś do § 4 ust. 2 ww. rozporządzenia wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Z powyższego wynika, że zwrot kosztów takich jak opłaty parkingowe oraz opłaty za przejazdy płatną drogą (autostrady) nie jest wliczany do kosztów przejazdu rozliczanych w oparciu o tzw. kilometrówkę, tj. jako iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę. Oznacza to, że kwota ww. zwrotu nie podlega wliczeniu do limitu zwolnienia dotyczącego kosztów samego przejazdu (tzw. kilometrówki).

Reasumując Wnioskodawca uważa, że zwrot pracownikowi dodatkowych udokumentowanych ww. wydatków za opłaty parkingowe oraz opłaty za przejazdy płatną drogą (autostrady) poniesionych w czasie trwania podróży służbowej, związanych z wykorzystaniem w tej podróży samochodu prywatnego, stanowi dla pracowników przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlegający zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a tej ustawy w związku z § 2 pkt 2 lit. d rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

W konsekwencji nie ciążą i nie będą na Spółce ciążyły obowiązki płatnika w związku ze zwrotem pracownikom poniesionych w czasie trwania podróży służbowej kosztów za opłaty parkingowe oraz opłaty za przejazdy płatną drogą (autostrady).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do treści art. 11 ust. 1 ww. ustawy:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Przy czym ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wyraźnie rozróżnia źródła przychodów oraz sposób opodatkowania dochodów z poszczególnych źródeł.

W świetle przepisów tej ustawy odrębnymi źródłami przychodów są m.in. określone w art. 10 ust. 1 pkt 1:

stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

W myśl art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Jak wynika ponadto z art. 12 ust. 4 powołanej ustawy:

Za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.

Użyty w art. 12 ust. 1 ustawy zwrot „w szczególności” oznacza, że wymieniane kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.

Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on realną korzyść, będzie powstawał obowiązek zwiększenia jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ustawodawca do przychodów ze stosunku pracy zalicza bowiem nie tylko otrzymane pieniądze, ale i świadczenia, które przybrały postać rzeczy (produktu), wykonania usługi, bądź udostępnienia rzeczy lub praw.

Na podmiocie dokonującym ww. świadczeń (pracodawcy) spoczywają natomiast obowiązki płatnika wynikające z art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Jednakże, jak wynika z art. 21 ust. 1 pkt 16 tej ustawy:

Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika,

b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.

Według art. 21 ust. 13 ww. ustawy:

Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1) w celu osiągnięcia przychodów lub

2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Stosownie zaś do art. 21 ust. 15c komentowanej ustawy:

Zwolnienia, o których mowa w ust. 1 pkt 16 i 20, nie mają zastosowania do przychodów otrzymanych przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych na podstawie stosunku pracy lub umowy zlecenia, o której mowa w art. 13 pkt 8.

Przy czym wskazane zwolnienie, uregulowane w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przysługuje do wysokości limitów określonych w odrębnych przepisach. Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).

Zgodnie z § 1 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

Rozporządzenie określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej:

1) na obszarze kraju, zwanej dalej „podróżą krajową”;

2) poza granicami kraju, zwanej dalej „podróżą zagraniczną”.

W myśl § 2 powołanego rozporządzenia:

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jak stanowi § 3 ust. 1 cytowanego rozporządzenia:

Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

Przy czym, zgodnie z § 3 ust. 3 tego rozporządzenia:

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

Jak wynika natomiast z treści § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia:

W przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2022 r. poz. 2201, z późn. zm.).

Przy czym zgodnie z § 6 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia:

Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca.

Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.

Stosownie zaś do § 5 ust. 2 ww. rozporządzenia:

Do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Z opisanych we wniosku okoliczności wynika, że:

• pracownicy Spółki w ramach pełnionych obowiązków służbowych często odbywają podróże służbowe w rozumieniu art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy – zarówno krajowe, jak i zagraniczne;

• podróże służbowe pracownicy odbywają swoimi prywatnymi samochodami;

• Spółka ma zawarte umowy z pracownikami o używanie pojazdu prywatnego do celów służbowych;

• w związku z przejazdami samochodami prywatnymi do celów służbowych pracownicy w ramach delegacji ponoszą szereg różnych wydatków, m.in. opłaty parkingowe i autostradowe;

• Spółka zwraca pracownikowi na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów prywatnych dla celów służbowych wydatki eksploatacyjne, jakie ponosi delegowany pracownik;

• Spółka zwraca pracownikom również pozostałe wydatki związane z podróżami służbowymi, takie jak opłaty za parkingi oraz przejazdy płatnymi drogami.

Wobec powyższego otrzymany przez pracowników zwrot dodatkowych udokumentowanych kosztów – z tytułu opłat parkingowych oraz opłat za przejazdy drogami płatnymi – związanych z wykorzystaniem w podróży służbowej samochodu prywatnego może zostać objęty zwolnieniem od podatku, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, o ile zostaną spełnione warunki związane z korzystaniem z tej preferencji. Kluczowym jest jednak użyty przez ustawodawcę zwrot „podróż służbowa”.

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej. Dlatego w tej kwestii należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 227). Zgodnie z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy:

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Podróżą służbową jest zatem taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Przepis § 2 pkt 2 lit. d rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej odnosi się do należności pieniężnych innych niż diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów oraz noclegów. To pracodawca decyduje o zwrocie tych innych wydatków poniesionych faktycznie przez pracownika, które nie są limitowane i które muszą mieć związek z wykonaną podróżą, a ponadto być prawidłowo udokumentowane.

Zgodnie z § 4 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.

Wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Z powyższego wynika, że zwrot kosztów takich jak opłaty parkingowe oraz opłaty za przejazdy płatną drogą (autostradą) nie jest wliczany do kosztów przejazdu rozliczanych w oparciu o tzw. kilometrówkę, tj. jako iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę. Oznacza to, że kwota ww. zwrotu nie podlega wliczeniu do limitu zwolnienia dotyczącego kosztów samego przejazdu (tzw. kilometrówki).

W konsekwencji zwrot pracownikom dodatkowych udokumentowanych wydatków za opłaty parkingowe oraz opłaty za przejazdy płatną drogą (autostradą) poniesionych w czasie trwania podróży służbowej, związanych z wykorzystaniem w tej podróży samochodu prywatnego, stanowi dla pracowników przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlegający zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a tej ustawy w związku z § 2 pkt 2 lit. d rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Zatem – jak słusznie Państwo stwierdzili – nie spoczywają i nie będą na Państwu spoczywać obowiązki płatnika w związku ze zwrotem pracownikom poniesionych w czasie trwania podróży służbowej kosztów opłat parkingowych oraz opłat za przejazdy płatną drogą (autostradą).

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

W odniesieniu do powołanych przez Państwa interpretacji informujemy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.