Interpretacja 0115-KDIT1.4011.527.2025.1.DB

Interpretacja indywidualna

– stanowisko nieprawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

26 czerwca 2025 r. wpłynął Pana wniosek z 13 czerwca 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca jest zatrudniony w Sądzie Rejonowym w A na stanowisku kuratora zawodowego. W ramach wykonywania obowiązków służbowych kuratora sądowego Wnioskodawca odbywa liczne podróże terenowe, w tym wizyty w miejscu zamieszkania podopiecznych, placówkach opiekuńczo-wychowawczych, szkołach, siedzibach organów administracji publicznej.

Zgodnie z art. 14 ust. 5a ustawy o kuratorach sądowych, kuratorowi zawodowemu przysługuje ryczałt na pokrycie zwiększonych kosztów dojazdów służbowych do wysokości 25% kwoty bazowej. Przedmiotowy ryczałt przyznaje prezes sądu okręgowego w ramach środków finansowych dostępnych w planie finansowym sądu okręgowego na wniosek kuratora zawodowego zatwierdzony przez kierownika zespołu.

W związku z powyższym Wnioskodawca zawarł umowę z Prezesem Sądu Okręgowego w B dotyczącą otrzymywania ryczałtu na pokrycie zwiększonych kosztów dojazdów służbowych. Wysokość ryczałtu została ustalona na podstawie m.in. wielkości obszaru Sądu Rejonowego w A, gdzie uwzględniono wszystkie gminy i miasto wchodzące w skład rejonu działania ww. Sądu.

Na podstawie paragrafu 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy, koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według ustalonych stawek.

Stosownie do paragrafu 3 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia:

1) miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, z uwzględnieniem ust. 2-4, ustala pracodawca,

2) limit, o którym mowa w ust. 1, ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4:

a) 300 km - do 100 tys. mieszkańców,

b) 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

c) 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Zgodnie z art. 14 ust. 5a ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o kuratorach sądowych, wysokość przyznawanego ryczałtu uzależniona jest od rodzaju i powierzchni obszaru właściwości sądu rejonowego, w którym swoje zadania kurator sądowy realizuje.

W obszarze właściwości Sądu Rejonowego w A, w którym pracuje Wnioskodawca, zamieszkuje (...) mieszkańców. Rejon działania Sądu Rejonowego w A obejmuje następujące obszary: (...). Kuratorzy zawodowi wykonują obowiązki służbowe w rejonie działania sądu, w którym zostali zatrudnieni. W związku z tym kuratorzy zawodowi zatrudnieni w Sądzie Rejonowym w A odbywają przejazdy służbowe w obszarze działania wymienionego Sądu, czyli w miastach i gminach wymienionych wyżej, których liczba mieszkańców przekracza 100 tys. mieszkańców.

W związku z powyższym przyznany został Wnioskodawcy ryczałt na pokrycie zwiększonych kosztów dojazdów służbowych, uwzględniający cały obszar właściwości Sądu, w którym jest zatrudniony, tj. Sądu Rejonowego w A.

Pytania

1. Czy otrzymane środki stanowią przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, czy też korzystają ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. podatku dochodowym od osób fizycznych?

2. W przypadku interpretacji stwierdzającej, że ryczałt wspomniany powyżej podlega opodatkowaniu, czy przy ustalaniu miesięcznego limitu kilometrów dla kuratorów sądowych, o którym mowa w paragrafie 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r., należy uwzględnić liczbę mieszkańców całego obszaru sądu, a nie tylko miejscowości, w której znajduje się jego siedziba? Zatem czy w Sądzie Rejonowym w A miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne określany dla kuratorów sądowych powinien być ustalony przez pracodawcę w wymiarze 500 km, stosownie do liczby osób zamieszkałych w rejonie działania ww. Sądu, czyli (...) mieszkańców ?

Pana stanowisko w sprawie

Ad 1

Zdaniem Wnioskodawcy, ryczałt za dojazdy służbowe nie powinien stanowić przychodu podlegającego opodatkowaniu, gdyż jest określony odrębną ustawą (art. 14 ust. 5a ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o kuratorach sądowych), jak również nie spełnia cech wynagrodzenia za pracę, lecz stanowi zwrot poniesionych kosztów.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika.

Mając na uwadze, że ryczałt ten ma na celu pokrycie kosztów przejazdów służbowych, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że powinien on korzystać ze zwolnienia podatkowego.

Ad 2

W przypadku interpretacji stwierdzającej, że ryczałt wspomniany powyżej ulega opodatkowaniu, w ocenie Wnioskodawcy miesięczny limit kilometrów, o którym mowa w paragrafie 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r., powinien być ustalany z uwzględnieniem liczby mieszkańców całego obszaru właściwości sądu, w którym zatrudniony jest kurator, a nie jedynie miejscowości, w której znajduje się siedziba sądu.

Kuratorzy sądowi wykonują swoje obowiązki na obszarze właściwości danego sądu rejonowego, który obejmuje kilka gmin lub miast o określonej liczbie mieszkańców. Z tego względu przy ustalaniu limitu kilometrów powinien być on kalkulowany na podstawie całkowitej liczby mieszkańców wszystkich gmin i miast wchodzących w skład obszaru działania sądu rejonowego, a nie wyłącznie liczby mieszkańców miejscowości, w której mieści się siedziba sądu. Takie podejście jest zgodne z charakterem pracy kuratorów sądowych, którzy wykonują czynności służbowe w całym obszarze działania sądu, a nie tylko w miejscowości, w które znajduje się jego siedziba. Przyjęcie przeciwnej interpretacji prowadziłoby do nieadekwatnego określenia limitów kilometrów w stosunku do rzeczywistego zakresu obowiązków służbowych kuratora sądowego.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 przywołanej ustawy:

Źródłami przychodów są stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Stosownie do art. 11 ust. 1 tej ustawy:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Według art. 12 ust. 1 cytowanej ustawy:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on od pracodawcy realną korzyść mającą wymiar finansowy, będzie to powodować obowiązek zwiększenia jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Z kolei art. 12 ust. 4 powołanej ustawy stanowi, że:

Za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.

Zatem ryczałt przyznany zawodowym kuratorom sądowym za używanie ich prywatnego samochodu do celów służbowych – dla wykonywania ich obowiązków – stanowi dla tych kuratorów dodatkowe świadczenie pieniężne, a w konsekwencji przychód w rozumieniu art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jednakże stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

Powyższa regulacja ogranicza zatem krąg podatników mogących skorzystać z omawianego zwolnienia do tych, którym przepisy odrębnych ustaw gwarantują możliwość przyznania prawa do zwrotu poniesionych kosztów, bądź nakładają na pracodawcę obowiązek zwrotu pracownikowi tych kosztów.

Na mocy art. 14 ust. 5a ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o kuratorach sądowych (t. j. Dz. U. 2023 poz. 1095):

W wypadkach wymagających używania pojazdu prywatnego do celów służbowych, w szczególności w razie trudności w przemieszczaniu się z wykorzystaniem środków komunikacji publicznej, niezależnie od dodatku, o którym mowa w ust. 5, kuratorowi zawodowemu przyznaje się ryczałt na pokrycie zwiększonych kosztów dojazdów służbowych do wysokości 25% kwoty bazowej, o której mowa w ust. 1. Ryczałt przyznaje prezes sądu okręgowego w ramach środków finansowych dostępnych w planie finansowym sądu okręgowego, na wniosek kuratora zawodowego zatwierdzony przez kierownika zespołu kuratorskiej służby sądowej. Przyznanie ryczałtu wymaga zawarcia umowy o używanie pojazdu prywatnego do celów służbowych. Ryczałt jest płatny do 20. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedzający.

Wprowadzenie do ustawy o kuratorach sądowych regulacji przyznającej prawo do otrzymania przez kuratora zawodowego zwrotu kosztów z tytułu użytkowania własnego samochodu do celów służbowych (w postaci ryczałtu) spowodowało, że zwrot ten objęty jest zwolnieniem z opodatkowania na zasadach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zwolnienie to jest limitowane i nie może przekroczyć kwoty miesięcznego ryczałtu pieniężnego obliczonego w sposób określony w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27 poz. 271 ze zm.). Natomiast kwota przekraczająca ten limit będzie podlegała opodatkowaniu na zasadach określonych dla dochodu ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych.

W myśl § 1 ust. 1 rozporządzenia:

Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej "pojazdami do celów służbowych", następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

Z § 2 tego rozporządzenia wynika, że:

Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

1) dla samochodu osobowego:

a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,89 zł,

b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 1,15 zł,

2) dla motocykla - 0,69 zł,

3) dla motoroweru - 0,42 zł.

Stosownie do § 3 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia:

1. Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, z uwzględnieniem ust. 2-4, ustala pracodawca.

2. Limit, o którym mowa w ust. 1, ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4:

1) 300 km - do 100 tys. mieszkańców,

2) 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

3) 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

W myśl § 4 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia:

Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu, o której mowa w § 2, i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, o którym mowa w § 3, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Kwotę ustalonego ryczałtu, o którym mowa w ust. 1, zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Wobec powyższego zwolnieniu od opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podlega zwrot kosztów z tytułu używania przez kuratorów sądowych własnego samochodu do celów służbowych (w postaci miesięcznego ryczałtu). Jednakże ww. zwolnienie jest limitowane i nie może przekroczyć kwoty miesięcznego ryczałtu pieniężnego obliczonego w sposób określony w ww. rozporządzeniu Ministra Infrastruktury. Ryczałt oblicza się jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu, o której mowa w § 2 rozporządzenia (dla samochodu osobowego o pojemności skokowej powyżej 900 cm³ – 1,15 zł) i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, o którym mowa w § 3 rozporządzenia (nie może przekroczyć on 300 km – jeżeli liczba mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony wynosi do 100 tys. mieszkańców). Ryczałt ten określa się z uwzględnieniem liczby mieszkańców miasta, w którym pracownik jest zatrudniony, czyli miasta, w którym położony jest Sąd zatrudniający kuratora sądowego.

Przy czym – zgodnie z ust. 2 § 4 rozporządzenia – kwotę ryczałtu, zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Tak ustalona kwota ryczałtu podlega zwolnieniu z opodatkowania, natomiast nadwyżka ponad tę kwotę podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Mając powyższe na względzie, otrzymywany przez Pana ryczałt z tytułu dojazdów służbowych stanowi przychód w rozumieniu art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przychód ten podlega zwolnieniu na postawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy, w wysokości ustalonej z uwzględnieniem liczby mieszkańców miasta, w którym jest Pan zatrudniony, czyli w opisanym przez Pana przypadku – miasta, w którym położony jest zatrudniający Pana Sąd. Jednakże zwolnienie nie może przekroczyć kwoty miesięcznego ryczałtu pieniężnego obliczonego w sposób określony w ww. rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Natomiast kwota przekraczająca ten limit podlega opodatkowaniu na zasadach określonych dla dochodu ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.