Interpretacja 0115-KDIT2.4011.115.2026.3.KC

Interpretacja indywidualna

– stanowisko nieprawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

11 lutego 2026 r. wpłynął Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych. Uzupełnił go Pan pismami z 11 i 28 marca 2026 r. (wpływ) – w odpowiedzi na wezwania. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Od 1 października 2025 r. jest Pan zatrudniony w firmie X. na podstawie umowy o pracę jako doradca mobilny na stanowisku (...).

Miejscem wykonywania Pana pracy jest (...) w A przy B1 + obszar w promieniu 150 km.

Wraz z umową o pracę zawarł Pan również umowę o używanie auta prywatnego do celów służbowych. Zgodnie z tą umową samochód może być używany w celach służbowych do jazd lokalnych w granicach administracyjnych miasta oraz podróży służbowych – zamiejscowych.

Miesięczny limit na jazdy lokalne Pracodawca ustala w wysokości 0 km.

Natomiast w przypadku podróży służbowych zamiejscowych Pracodawca zobowiązuje się do pokrycia kosztów używania samochodu do celów służbowych według stawek za 1 kilometr przebiegu zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotów kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy.

Dla podróży służbowych zamiejscowych prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu, zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia i na jej podstawie Pracodawca co miesiąc dokonuje na Pana konto zwrotu kosztów za podróże służbowe w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i obowiązującej stawki za jeden kilometr.

Pracodawca zwrot kosztów z tytułu kilometrówki traktuje jako Pana przychód ze stosunku pracy i odprowadza co miesiąc od niego podatek dochodowy od osób fizycznych.

Uzupełnienie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Charakter Pana pracy polega na przemieszczaniu się po określonym w umowie obszarze w celu wykonania obowiązków tzn. w umowie o pracę miejsce pracy zostało wskazane jako (...) mieszcząca się w A przy B1 + obszar w promieniu 150 km.

Od pracodawcy otrzymuje Pan tylko zwrot kosztów za „podróże zamiejscowe”, czyli poza granicami administracyjnymi miasta A na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu.

Zgodnie z § 3 zawartej umowy o używanie auta prywatnego, którego jest Pan jedynym właścicielem, do celów służbowych: „Samochód może być używany w celach służbowych:

-     do jazd lokalnych – w granicach administracyjnych miasta, oraz

-     podróży służbowych – zamiejscowych.”

W przypadku podróży w odległości powyżej 150 km od (...) rozpisywana jest już delegacja.

W umowie o pracę miejsce wykonywania pracy wskazane jest jako (...) B1, A + obszar w promieniu 150 km.

Wyjazdy, za które wypłacana jest kilometrówka mają charakter incydentalny np. spotkanie z klientem w jego siedzibie lub (...) m.in. w C lub D, spotkanie z pośrednikami/partnerami biznesowymi bądź bezpośrednim przełożonym lub innym pracownikiem, np. w E.

Zwrot kosztów przejazdu i dojazdu na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów dotyczy tylko przemieszczania się wewnątrz obszaru do 150 km od (...) w A, poza obszarem 150 km zwrot kosztów następuje na podstawie zaakceptowanej delegacji.

Ewidencja przebiegu pojazdów obejmuje zawsze odcinki rozpoczynające się od siedziby (...), gdyż punkt ten traktowany jest przez Pracodawcę jako miejsce rozpoczęcia podróży służbowej.

Wyjazdy nie wymagają każdorazowego, indywidualnego polecenia wyjazdu służbowego wydanego przez pracodawcę, określającego zadanie oraz termin i miejsce jego wykonania. Pod koniec miesiąca wysyłana jest ewidencja przebiegu pojazdu za dany miesiąc do akceptacji bezpośredniego przełożonego, a następnie przekazywana do działu finansowego w celu rozliczenia zwrotu kosztów poniesionych przejazdów. Jedynie delegacje powyżej 150 km wymagają każdorazowej, indywidualnej zgody i akceptacji celu, terminu i miejsca wyjazdu.

W przypadku zwrotu kosztów używania samochodu na podstawie kilometrówki, nie otrzymuje Pan diety, a jedynie zwrot innych poniesionych kosztów związanych z podróżą np. opłat za autostrady, czy parkingi.

Pracodawca formalnie nie uznaje wyjazdów rozlicznych na podstawie kilometrówki za podróże służbowe, gdyż uważa, że przemieszczanie pomiędzy miejscowościami w wyznaczonym obszarze nie wypełnia definicji podróży służbowej zgodnie z art. 77⁵ Kodeksu pracy i cytuje: „Pracownikowi wykonującymi na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługuje należność na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (przepis prawa podatkowego nie zawiera definicji podróży służbowej, dlatego w tej kwestii posługujemy się definicją zawartą w Kodeksie pracy).W przypadku, gdy pracownik nie jest w podróży służbowej pracodawca może, ale nie ma obowiązku pokrywania lub zwrotu należności związanych z używaniem przez pracownika jego prywatnego samochodu. Jednakże na podstawie podpisanej umowy pracodawca zapewnił zwrot kosztów przejazdu, który stanowi świadczenie ze strony pracodawcy będące dla Pana przychodem ze stosunku pracy i jako takie nie podlega zwolnieniu zawartemu w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.”.

Charakter Pana pracy polega na przemieszczaniu się po określonym w załączonej umowie o pracę obszarze w celu wykonania Pana obowiązków. Przemieszczanie pomiędzy poszczególnym miejscowościami na wyznaczonym obszarze odbywa się sporadycznie, tj. 1-2 dni w tygodniu. Do Pana zadań należy m.in. pozyskiwanie nowych klientów, bieżąca obsługa obecnych klientów firmowych, tj. dosprzedaż produktów, np. (...), aktualizacja danych klientów, modyfikacja na już posiadanych produktach, tj. aneksowanie umów czy ich zamykanie. Czynności te wykonuje Pan w placówce, jak i poza nią, np. w siedzibie klienta, z wykorzystaniem wcześniej wydrukowanych w placówce druków.

Zgodnie z załączoną kilometrówką za miesiąc luty i marzec 2026 r., wyjazdy te nie są zbyt częste, np. w lutym odbył Pan jedynie jedną taką podróż, a w miesiącu marcu 7 w ciągu 20 dni pracy. W celu wykonywania powierzonych obowiązków zazwyczaj czas podróży, tj. dojazd do i powrót od klienta, to maksymalnie 2h w trakcie 8h dnia pracy. Charakter Pana pracy pozwala Panu na wykonywanie powierzonych zadań zdalnie w domu lub w (...), gdzie przygotowuje Pan dokumentację, drukuje, porządkuje i ją archiwizuje. Zazwyczaj w poniedziałek pracuje Pan zdalnie w domu, wtorek i czwartek w (...) w A, a na środy i piątki umawia Pan spotkania z klientami spoza A.

Najczęściej liczba Pana wyjazdów rozliczanych kilometrówką to 2 dni w tygodniu, czyli nie więcej niż 8 w miesiącu. Oczywiście zdarzają się tygodnie bez takich wyjazdów, jak choćby miało to miejsce w lutym 2026 r.

W poniedziałki zazwyczaj pracuje Pan zdalnie ze względu na 4-5h spotkań online na aplikacji (...) np. zespołu z przełożonym, czy szkolenia online. W (...) w miejscu zamieszkania pracuje ok. 2 dni w tygodniu.

Większość spotkań z klientami odbywa się w placówkach, tj. w A, C i D, a spotkania z klientami poza placówką zdarzają się rzadko np. w celu pozyskania podpisów, uzupełnia dokumentacji, czy przeprowadzenia inspekcji w siedzibie klienta.

Pana kalendarz pracy jest ściśle związany z godzinami otwarcia (...) w A i w tych godzinach musi Pan być dostępny dla klienta pod telefonem, a klient może umówić spotkanie z Panem w tych ramach czasowych, np. w poniedziałek od 10:00 do 18:00, w piątek od 8:00 do 15:00, a pozostałe dni od 9:00 do 16:00. Pracuje Pan w systemie tzw. zadaniowego czasu pracy.

Pracodawca nie wymaga od Pana rozpoczynania i kończenia pracy w placówce, gdyż ze względu na charakter pracy i wyjazdy służbowe, nie mógłby Pan wrócić do placówki przed jej zamknięciem.

Pytania

1)  Czy zwrot kosztów z tytułu kilometrówki Pracodawca powinien zaliczać do przychodu pracownika i pobierać od niego podatek dochodowy od osób fizycznych?

2)  Czy w przypadku, gdy od zwrotu z tytułu kilometrówki nie powinna być pobierana zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych, może Pan dokonać korekty przychodu i pobranych zaliczek w składanej deklaracji podatkowej za rok 2025 oraz za rok 2026?

Pana stanowisko w sprawie

Pana zdaniem – w odpowiedzi na pytanie nr 1 – niesłusznie są pobierane zaliczki na podatek dochodowy od rozliczenia kilometrówki, gdyż Pracodawca traktuje zwrot kosztów przejazdu i dojazdu do klientów na wyznaczonym obszarze jako Pana przychód ze stosunku pracy, a Pana zdaniem – zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych – zwrot kosztów skutkuje zwolnieniem z opodatkowania.

Pana zdaniem – w odpowiedzi na pytanie nr 2 – może Pan dokonać korekty przychodu i pobranych zaliczek w składanej deklaracji podatkowej za rok 2025 i za rok 2026, gdyż zwrot poniesionych kosztów używania auta prywatnego do celów służbowych nie stanowi Pana przychodu i nie powinny być z tego tytułu pobierane zaliczki na podatek dochodowy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku, jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Treść powyższego przepisu wskazuje, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych zawartym w powyższej ustawie bądź, od których zaniechano poboru podatku.

Natomiast stosownie do art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wyraźnie rozróżnia źródła przychodów oraz sposób opodatkowania dochodów z poszczególnych źródeł.

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Źródłem przychodów jest stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ww. ustawy:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyty w art. 12 ust. 1 ww. ustawy zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów zostały wskazane jedynie przykładowo. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakiekolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.

Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on realną korzyść, będzie to rodzić obowiązek zwiększenia jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Na podmiocie dokonującym wypłaty świadczeń (pracodawcy) ciążą natomiast obowiązki płatnika, wynikające z art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Natomiast art. 38 ust. 1 ww. ustawy stanowi, że:

Płatnicy, o których mowa w art. 32-35, przekazują, z zastrzeżeniem ust. 2 i 2a, kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Jeżeli między kwotą potrąconego podatku a kwotą wpłaconego podatku występuje różnica, należy ją wyjaśnić w deklaracji, o której mowa w ust. 1a.

W opisie zdarzenia wskazał Pan w szczególności, że od 1 października 2025 r. jest Pan zatrudniony na podstawie umowy o pracę jako doradca mobilny. Do Pana zadań należy m.in. pozyskiwanie nowych klientów, bieżąca obsługa obecnych klientów firmowych, tj. dosprzedaż produktów, np. (...). Miejscem wykonywania Pana pracy jest (...) w A + obszar w promieniu 150 km. Wraz z umową o pracę zawarł Pan również umowę o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych. W przypadku podróży służbowych „zamiejscowych” Pracodawca zobowiązuje się do pokrycia kosztów używania samochodu do celów służbowych według stawek za 1 kilometr przebiegu zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotów kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy. Od pracodawcy otrzymuje Pan zwrot kosztów za „podróże zamiejscowe”, czyli poza granicami administracyjnymi miasta A na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu. Zwrot kosztów przejazdu i dojazdu na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów dotyczy tylko przemieszczania się wewnątrz obszaru do 150 km od (...) w A, poza obszarem 150 km zwrot kosztów następuje na podstawie zaakceptowanej delegacji. Wyjazdy, za które wypłacana jest kilometrówka, mają charakter incydentalny. Przemieszczanie pomiędzy poszczególnym miejscowościami na wyznaczonym obszarze odbywa się sporadycznie, tj. 1-2 dni w tygodniu. Zgodnie z załączoną kilometrówką za miesiąc luty i marzec 2026 r., wyjazdy te nie są zbyt częste, np. w lutym odbył Pan jedynie jedną taką podróż, a w marcu 7 w ciągu 20 dni pracy. Najczęściej liczba Pana wyjazdów rozliczanych kilometrówką to 2 dni w tygodniu, czyli nie więcej niż 8 w miesiącu. W celu wykonywania powierzonych obowiązków zazwyczaj czas podróży, tj. dojazd do i powrót od klienta, to maksymalnie 2h w trakcie 8h dnia pracy. Charakter Pana pracy pozwala Panu na wykonywanie powierzonych zadań zdalnie w domu lub w (...), gdzie przygotowuje Pan dokumentacje, drukuje, porządkuje i ją archiwizuje. Większość spotkań z klientami odbywa się w placówkach, tj. w A, C i D, a spotkania z klientami poza placówką zdarzają się rzadko, np. w celu pozyskania podpisów, uzupełnia dokumentacji, czy przeprowadzenia inspekcji w siedzibie klienta. Pana kalendarz pracy jest ściśle związany z godzinami otwarcia (...) w A. Pracodawca formalnie nie uznaje wyjazdów rozlicznych na podstawie kilometrówki za podróże służbowe.

W świetle powyższych okoliczności, wyjaśniam że zgodnie z art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1490 ze zm.):

Na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane, do celów służbowych, samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy.

Na mocy art. 34a ust. 2 ww. ustawy:

Minister właściwy do spraw transportu w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw finansów publicznych określa, w drodze rozporządzenia, warunki ustalania oraz sposób dokonywania zwrotu kosztów używania pojazdów, o których mowa w ust. 1, uwzględniając rodzaj pojazdu mechanicznego, jego pojemność oraz limit kilometrów w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, właściwych ze względu na miejsce zatrudnienia pracownika.

W świetle § 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.):

1.  Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej „pojazdami do celów służbowych”, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

2.  Zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Stosownie do § 2 ust. 1 przytoczonego rozporządzenia:

Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

1)  dla samochodu osobowego:

a)  o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ – 0,89 zł,

b)  o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ – 1,15 zł,

2)  dla motocykla – 0,69 zł,

3)  dla motoroweru – 0,42 zł.

Wedle § 4 komentowanego rozporządzenia:

1.  Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu, o której mowa w § 2, i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, o którym mowa w § 3, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

2.  Kwotę ustalonego ryczałtu, o którym mowa w ust. 1, zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Co do zasady, zwrot kosztów od pracodawcy za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, stanowi dla pracownika przychód, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlegający opodatkowaniu. Jednakże, w określonych sytuacjach, przy spełnieniu wszystkich przesłanek, taki przychód może korzystać ze zwolnienia od opodatkowania.

I tak, na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ww. ustawy:

Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Z przepisu tego wynika, że przedmiotowe zwolnienie z opodatkowania odnosi się do świadczeń pieniężnych otrzymywanych w związku z odbywaniem przez pracownika podróży służbowej. Oznacza to, że zwolnienie przysługuje wyłącznie pod warunkiem, że pracownik odbywa podróż służbową w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy.

Idąc dalej, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 23b ww. ustawy:

Wolne od podatku dochodowego są zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

Odrębnymi ustawami, do których odsyła powołany art. 21 ust. 1 pkt 23b są:

-     ustawa z 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska” (t. j. Dz. U. z 2020 r. poz. 2064);

-     ustawa z 28 września 1991 r. o lasach (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 567 ze zm.);

-     ustawa z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1214 ze zm.);

-     ustawa z 27 lipca 2001 r. o kuratorach sądowych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 200).

Z powyższego wynika, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw. W pozostałych przypadkach zwrot taki stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy.

Zatem, wskazane zwolnienie swoją dyspozycją obejmuje określone kategorie osób, o których mowa w odrębnych ustawach, do których odwołał się ustawodawca i odnosi się wyłącznie do jazd lokalnych.

Mając na uwadze powyższe ustalenia oraz przedstawiony we wniosku opis zdarzenia, stwierdzam że otrzymywany przez Pana zwrot kosztów za „podróże zamiejscowe”, w związku z Pana pracą, której charakter pozwala na wykonywanie powierzonych zadań zdalnie w domu lub w (...), gdzie przygotowuje Pan dokumentacje, drukuje, porządkuje, archiwizuje i które – jak Pan wskazuje – mają charakter incydentalny (odbywają się sporadycznie, tj. 1-2 dni w tygodniu), ich czas, tj. dojazd do i powrót od klienta, to maksymalnie 2h w trakcie 8h dnia pracy, jest dla Pana dodatkowym świadczeniem otrzymywanym od Pana pracodawcy. Oznacza to, że ww. zwrot kosztów stanowi dla Pana przychód, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlegający opodatkowaniu.

Nie można zgodzić się z Panem, że zwrot kosztów przejazdu i dojazdu do klientów na wyznaczonym obszarze – zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych – skutkuje zwolnieniem z opodatkowania, bowiem opisane we wniosku świadczenie nie mieści się w zakresie wskazanych przez ustawodawcę w art. 21 tej ustawy zwolnień przedmiotowych. Otrzymany przez Pana zwrot nie korzysta ze zwolnienia od opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b przytoczonej ustawy, ponieważ Pan – pracownik zatrudniony w firmie X. na podstawie umowy o pracę jako doradca mobilny na stanowisku (...) – nie należy do określonej przez ustawodawcę w tym przepisie kategorii osób i nie spełnia przesłanek w nim zawartych. Ponadto, otrzymany zwrot nie może również korzystać ze zwolnienia od opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, bowiem – jak Pan wskazał w opisie zdarzenia – Pana pracodawca formalnie nie uznaje wyjazdów rozlicznych na podstawie kilometrówki za podróże służbowe.

W konsekwencji, Pana pracodawca – jako płatnik, zgodnie z art. 32 ust. 1 i art. 38 ust. 1 cytowanej ustawy, powinien obliczyć, pobrać i wpłacić zaliczki na poczet podatku dochodowego od osób fizycznych, w związku z wypłatą Panu zwrotu kosztów za „podróże zamiejscowe”. Panu zaś – w związku z otrzymywanym zwrotem – nie przysługuje prawo do korekty przychodu i pobranych zaliczek w składanej deklaracji podatkowej za rok 2025 i za rok 2026.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)  z zastosowaniem art. 119a;

2)  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.