Interpretacja 0115-KDIT2.4011.655.2025.2.ENB

Interpretacja indywidualna

 – stanowisko nieprawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

21 listopada 2025 r. wpłynął Pani wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie opodatkowania świadczeń otrzymywanych z B. W odpowiedzi na wezwanie uzupełniła go Pani 7 stycznia 2026 r. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Zwraca się Pani z prośbą o interpretację dotyczącą sposobu rozliczenia w zeznaniu rocznym PIT-36 dochodów (kategoria: inne), niewynikających z umowy o pracę w Polsce.

Od (…) r. jest Pani przedstawicielem Polski w A. To Komitet B. Wybór (…). Konkurs był (...). Po skierowaniu (...), wśród których było Pani nazwisko, głosowanie miało miejsce na posiedzeniu Komitetu C w (...). W rezultacie tego głosowania, została Pani wybrana w (…)  niezależnym ekspertem Komitetu B D. Do wniosku załącza Pani stosowną rezolucję.

Nie oznacza to jednak zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej, czy jakiejkolwiek innej podstawy zatrudniania, które wiązałoby się w jakimkolwiek formalnym dokumentem jaki mogłaby Pani przedstawić, czy stałym wynagrodzeniem. Oznacza to wykonywanie określonych zadań nieodpłatnie. Niemniej na Pani konto wpływają określone środki finansowe w walucie euro, które w Pani przekonaniu powinna Pani rozliczyć w zeznaniu rocznym w rubryce „inne”.

Pełnienie roli eksperta w D z ramienia Polski oznacza wyjazdy na tygodniowe sesje D w (...) trzy razy w roku i przeprowadzanie wizytacji w państwach członkowskich B (w miejscach (…)). Każda z wizytacji trwa (...) dni. W rezultacie wizytacji powstają raporty z wizytacji, nad którymi również Pani pracuje.

B nie podpisuje żadnych umów o pracę z członkami D. Zwraca koszty przelotu (najpierw musi Pani sama kupić bilet, w rozliczeniu ma Pani zwracaną kwotę na transport, dokładnie tyle ile poniosła Pani wydatków). Otrzymuje też Pani diety dzienne, z których musi Pani opłacić sobie nocleg i wyżywienie. Środki finansowe obejmujące zwrot wydatków na transport oraz diety nie podlegają w Pani przekonaniu opodatkowaniu. Prosi jednak Pani o potwierdzenie w tym zakresie.

Niemniej na wykazach przelewów znajdują się też inne pozycje, do których B przypisała określone środki, jakie Pani przelewa. Są one oznaczone w następujący sposób:

(...)

Te kwoty powinny Pani zdaniem podlegać opodatkowaniu, niemniej nie ma Pani pewności w tym zakresie. Kwoty były przelewane na Pani konto bankowe prowadzone w walucie euro.

Umowę o pracę ma Pani zawartą w Polsce w E oraz na X. Te instytucje przygotowują PIT, natomiast z B nie otrzyma Pani niczego więcej niż to co załączyła Pani do niniejszego wniosku.

Korespondowała Pani z księgowymi w B i jest pewne, że nie otrzyma Pani żadnych innych dowodów przelewów. Poszczególne państwa członkowskie B różnie podchodzą od strony podatkowej do środków przelewanych członkom D. Nie istnieją też żadne umowy pomiędzy B a Polską, które mogłyby być pomocne do oceny tej sytuacji podatkowej.

Uzupełniając złożony wniosek wyjaśniła Pani, że wniosek dotyczy stanu jaki zaistniał w 2025 r.

W okresie, którego dotyczy wniosek ma Pani stałe miejsce zamieszkania i rozlicza podatek w Polsce, wykonując na terenie Polski pracę zarobkową.

Środki na Pani konto są przelewane przez B, a zatem z Francji (...).

Jest Pani członkiem D (D), co oznacza wykonywanie zadań D społecznie, bez umowy o pracę czy innej formy zatrudnienia. Członek D nie jest funkcjonariuszem, a jest niezależnym ekspertem. Reprezentuje Pani Polskę, ale zadania w ramach D (wizytacje, opracowywanie raportów i standardów) wykonuje Pani we własnym imieniu. Potwierdzeniem wyboru Pani na członka D jest: (...).

Podróże na tygodniowe sesje D do (...) plus wszystkie inne wyjazdy zagraniczne wiążą się wyłącznie z realizacją przez Panią zadań Komitetu D.

Pytanie (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku)

Czy fakt wykonywania zadań nieodpłatnie (społecznie), gdyż taki jest charakter zadań wszystkich członków D, oznacza, że jest Pani zwolniona z rozliczenia kwot jakie wpływają na Pani konto w euro, gdyż de facto stanowią one zwrot, o którym mowa w art. 21 pkt 17 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a opodatkowaniu z całej kwoty podlegają tylko środki poza dietami i zwrotami kosztów transportu, tj. opodatkowaniu podlegają kwoty za (...) i (...), a zatem środki wypłacane tytułem dodatku za pracę wykonywaną w domu oraz dieta/wynagrodzenie (...) z tytułu przyjęcia sprawozdania na (…)?

Pani stanowisko w sprawie (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku)

W Pani ocenie, ze względu na bezpłatną aktywność jako członek D nie ponosi Pani obciążeń finansowych w Polsce za wpływy, jakie otrzymuje z B we Francji, gdyż przelewy te obejmują diety, zwrot kosztów podróży oraz diety (wynagrodzenie) za (…) (...) i środki za wykonywanie pracy w domu (...). Stąd, tych przelewów na konto z racji działalności społecznej (honorowej w imieniu Polski) nie powinna Pani rozliczać w czasie rozliczania rocznego podatku od osób fizycznych.

Skłonna byłaby Pani także uznać, że środki wypłacane tytułem dodatku za pracę wykonywaną w domu oraz dieta/wynagrodzenie (...) z tytułu przyjęcia sprawozdania na posiedzeniu plenarnym, są też rodzajem rekompensaty jaką B przelewa za ogrom wykonywanej pracy bez stosunku pracy. To jednak kwestia jak administracja skarbowa w Polsce to interpretuje. Dlatego uprzejmie Pani prosi o przesądzenie, że wpływy nie podlegają opodatkowaniu w żadnym zakresie.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na podstawie art. 3 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Osoby fizyczne, jeżeli mają miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów (nieograniczony obowiązek podatkowy).

W myśl art. 4a ustawy:

Przepisy art. 3 ust. 1, 1a, 2a i 2b stosuje się z uwzględnieniem umów w sprawie unikania podwójnego opodatkowania, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.

Z opisu zdarzenia wynika, że od (…) jest Pani przedstawicielem Polski w A, który jest Komitetem B. Wybór (…). Po skierowaniu (...), wśród których było Pani nazwisko, głosowanie miało miejsce na posiedzeniu Komitetu C w (...). W rezultacie tego głosowania, została Pani wybrana (…) niezależnym ekspertem Komitetu B D. Nie oznacza to jednak zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej, czy jakiejkolwiek innej podstawy zatrudniania.

Pełnienie roli eksperta w D z ramienia Polski oznacza wyjazdy na tygodniowe sesje D w (...) trzy razy w roku i przeprowadzanie wizytacji w państwach członkowskich B (w miejscach (…)). Każda z wizytacji trwa (...) dni. W rezultacie wizytacji powstają raporty z wizytacji, nad którymi również Pani pracuje.

B nie podpisuje żadnych umów o pracę z członkami D. Zwraca koszty przelotu (najpierw musi Pani sama kupić bilet, w rozliczeniu ma Pani zwracaną kwotę na transport, dokładnie tyle ile poniosła Pani wydatków). Otrzymuje też Pani diety dzienne, z których musi Pani opłacić sobie nocleg i wyżywienie. Środki finansowe obejmujące zwrot wydatków na transport oraz diety nie podlegają w Pani przekonaniu opodatkowaniu. Prosi jednak Pani o potwierdzenie w tym zakresie.

Niemniej na wykazach przelewów znajdują się też inne pozycje, do których B przypisała określone środki, jakie Pani przelewa. Są one oznaczone w następujący sposób:

-     (...) – co może być rozumiane jako dodatek za wykonywanie zadań w domu (hotelu), jak czytanie raportów, przygotowanie się do dyskusji,

-     (...) – należność za raport przyjęty w czasie sesji D (raport w opracowaniu którego brała Pani udział w związku z przeprowadzoną wizytacją).

W okresie, którego dotyczy wniosek ma Pani stałe miejsce zamieszkania i rozlicza podatek w Polsce, wykonując na terenie Polski pracę zarobkową.

Środki na Pani konto są przelewane przez B, a zatem z Francji (...).

Jest Pani członkiem D (D), co oznacza wykonywanie zadań D społecznie, bez umowy o pracę czy innej formy zatrudnienia. Członek D nie jest funkcjonariuszem, a jest niezależnym ekspertem. Reprezentuje Pani Polskę, ale zadania w ramach D (wizytacje, opracowywanie raportów i standardów) wykonuje Pani we własnym imieniu. Podróże na tygodniowe sesje D do (...) plus wszystkie inne wyjazdy zagraniczne wiążą się wyłącznie z realizacją przez Panią zadań Komitetu D.

Mając na uwadze, że środki otrzymuje Pani z Francji zastosowanie znajdzie Umowa między Rządem Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej a Rządem Republiki Francuskiej w sprawie zapobieżenia podwójnemu opodatkowaniu w zakresie podatków od dochodu i majątku, sporządzonej w Warszawie dnia 20 czerwca 1975 r. (Dz. U. z 1977 r. Nr 1 poz. 5, dalej: „Umowa polsko-francuska”).

Z opisu zdarzenia wynika, że w związku z wykonywanymi czynnościami eksperta nie wiąże Pani żadna umowa, w tym umowa o pracę czy umowa cywilnoprawna, a czynności wykonuje Pani co do zasady nieodpłatnie, więc do uzyskanych świadczeń należy zastosować art. 21 ust. 1 umowy polsko-francuskiej.

Zgodnie z tym przepisem:

Części dochodu osoby mającej miejsce zamieszkania w jednym z Umawiających się Państw, bez względu na to skąd pochodzą, a o których nie było mowy w poprzednich artykułach niniejszej umowy, podlegają opodatkowaniu tylko w tym Państwie.

Artykuł ten zawiera regułę dotyczącą dochodów, które nie zostały uregulowane w poprzednich artykułach umowy. Dochody, o jakich mowa w art. 21 ust. 1 umowy, nie tylko nie stanowią jasno określonej kategorii dochodów, lecz i ich źródło nie jest wyraźnie określone.

W konsekwencji świadczenia jakie otrzymuje Pani z Francji, w związku z pełnieniem funkcji niezależnego eksperta Komitetu B D, podlegają opodatkowaniu w Polsce, stosownie do przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W myśl art. 9 ust. 1 tej ustawy:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Treść powyższego przepisu wskazuje, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych zawartym w powyższej ustawie bądź, od których zaniechano poboru podatku.

Natomiast stosownie do art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Przy czym, ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wyraźnie rozróżnia źródła przychodów oraz sposób opodatkowania dochodów z poszczególnych źródeł.

Stosownie do przepisów tej ustawy odrębnymi źródłami przychodów są określone w art. 10 ust. 1:

-     pkt 2 – działalność wykonywana osobiście,

-     pkt 9 – inne źródła.

Na podstawie art. 13 pkt 5 ustawy:

Za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się przychody otrzymywane przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich, bez względu na sposób powoływania tych osób, nie wyłączając odszkodowania za utracony zarobek, z wyjątkiem przychodów, o których mowa w pkt 7.

Ustawa nie definiuje pojęcia „wykonywania obowiązków społecznych lub obywatelskich”. Kwestia ta była jednak przedmiotem rozważań Trybunału Konstytucyjnego, który w wyroku z dnia 25 listopada 1997 r. (sygn. akt U. 6/97) stwierdził, iż „Dookreślenie, że chodzi o obowiązki o charakterze „obywatelskim” bądź „społecznym” wprowadza kryterium dodatkowe, sytuujące daną funkcję w płaszczyźnie relacji państwo – obywatel państwa albo społeczność – członek tej społeczności. O pełnieniu obowiązku obywatelskiego możemy mówić wtedy, gdy dana osoba uczestniczy w zawiadywaniu sprawami państwowymi jako obywatel, zgodnie z zasadami demokratyzmu instytucji publicznych. Z pełnieniem obowiązków społecznych natomiast, mamy do czynienia wówczas, gdy dana osoba uczestniczy w pracy instytucji (w szczególności instytucji samorządu terytorialnego) jako reprezentant pewnej społeczności, biorąc udział w rozwiązywaniu problemów tej społeczności w jej interesie.” Z tych względów za wykonywanie obowiązków społecznych lub obywatelskich należy rozumieć przede wszystkim wykonywanie obowiązków związanych z uczestniczeniem obywateli w sprawowaniu władzy publicznej, zarówno wykonawczej, sądowniczej, jak i ustawodawczej. Będą to również obowiązki związane z wykonywaniem określonych funkcji w ramach organizacji o charakterze społecznym (organizacje pozarządowe). Do osób wykonujących czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych i obywatelskich zaliczyć można m.in. parlamentarzystów, radnych (gminy, powiatu, sejmiku województwa), ławników, arbitrów sądów polubownych czy też mediatorów.

W myśl natomiast art. 20 ust. 1 ustawy:

Za przychody z innych źródeł, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9, uważa się w szczególności: kwoty wypłacone po śmierci członka otwartego funduszu emerytalnego wskazanej przez niego osobie lub członkowi jego najbliższej rodziny, w rozumieniu przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, kwoty uzyskane z tytułu zwrotu z indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego oraz wypłaty z indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego, w tym także dokonane na rzecz osoby uprawnionej na wypadek śmierci oszczędzającego, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego, alimenty, stypendia, świadczenia otrzymane z tytułu umowy o pomocy przy zbiorach, dotacje (subwencje) inne niż wymienione w art. 14, dopłaty, nagrody i inne nieodpłatne świadczenia nienależące do przychodów określonych w art. 12-14 i art. 17.

Użycie w powyższym przepisie sformułowania „w szczególności” wskazuje, że definicja przychodów z innych źródeł ma charakter otwarty i nie ma przeszkód, aby do tej kategorii zaliczyć również przychody inne niż wymienione wprost w przepisie art. 20 ust. 1 tej ustawy. W związku z tym, każde świadczenie mające realną korzyść finansową, o ile nie stanowi konkretnej kategorii przychodu zaliczanego do jednego ze źródeł wymienionych w art. 10 ust. 1 pkt 1-8b ww. ustawy – jest dla świadczeniobiorcy przychodem z innych źródeł.

Ponadto zauważyć należy, że stosownie do (…).

Wykonywanie pracy bez nawiązania umowy, i bez (co do zasady) odpłatności, nie może przesądzać o wykonywaniu obowiązków obywatelskich lub społecznych w znaczeniu przedstawionym powyżej. Działanie społeczne należy rozumieć nie tylko jako działanie nieodpłatne, lecz jako reprezentowanie danej społeczności, rozwiązywanie problemów tej społeczności i działanie w jej interesie. Nie sposób uznać, że w przedstawionej sytuacji jest Pani reprezentantem konkretnej społeczności, działa Pani w jej interesie i rozwiązuje jej problemy. W przedstawionej sytuacji co prawda została Pani wskazana przez Polskę jako jeden z kandydatów, lecz ostatecznie Pani wyboru dokonał Komitet C w (...). Ponadto, jak wskazała Pani we wniosku co potwierdza również brzmienie ww. (…) - funkcje sprawuje Pani jako niezależny ekspert a wizytacje, opracowywanie raportów i standardów wykonuje Pani we własnym imieniu. Nie pełni zatem Pani również funkcji obywatelskiej w płaszczyźnie relacji państwo – obywatel państwa.

Przedstawione we wniosku okoliczności nie pozwalają na przyjęcie, że uzyskuje Pani przychody ze źródła wskazanego w art. 13 pkt 5 ustawy, tj. przychody związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich.

W świetle powyżej zacytowanych przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz przedstawionych we wniosku okoliczności otrzymywane przez Panią świadczenia pieniężne w postaci zwrotów kosztów przelotu, diet dziennych przeznaczonych na opłacenie noclegu i wyżywienia, oraz (...) i (...)należy zaliczyć do przychodów z tytułu innych źródeł, o których mowa w art. 20 ust. 1 w zw. z art. 10 ust. 1 pkt 9 ustawy.

Okoliczność, że otrzymywane przez Panią świadczenie stanowi przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie oznacza jednak, że w całości podlega opodatkowaniu tym podatkiem. Niektóre rodzaje świadczeń, w tym otrzymywanych w związku z podróżami są bowiem wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych, określonym w art. 21 ust. 1 ww. ustawy i korzystają ze zwolnienia od podatku. Podkreślenia jednak wymaga, że korzystanie z każdej preferencji podatkowej, w tym zwolnienia od podatku, jest możliwe wyłącznie w sytuacji, gdy spełnione są wszelkie przesłanki określone w przepisie stanowiącym podstawę prawną danej preferencji.

Zgodnie ze wskazanym przez Panią art. 21 ust. 1 pkt 17 ustawy:

Wolne od podatku dochodowego są diety oraz kwoty stanowiące zwrot kosztów, otrzymywane przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych i obywatelskich – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 3000 zł.

Zwolnienie to dotyczy wyłącznie przychodów uzyskiwanych w ramach źródła przychodu określonego w art. 13 pkt 5 ww. ustawy, i obejmuje diety oraz kwoty stanowiące zwrot kosztów. Skoro jednak, jak wywiodłem powyżej, nie pełni Pani obowiązków społecznych i obywatelskich, o których mowa w ustawie, lecz jako niezależny ekspert wykonuje Pani zadania w ramach D (wizytacje, opracowywanie raportów i standardów) we własnym imieniu, to zwolnienie to nie może mieć zastosowania do kwot, które Pani otrzymuje.

Niemniej jednak diety i inne należności związane z podróżami służbowymi pracowników, jak też podróżami osób niebędących pracownikami mogą korzystać ze zwolnienia przedmiotowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy. Zgodnie z tym przepisem:

Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a)  podróży służbowej pracownika,

b)  podróży osoby niebędącej pracownikiem

–    do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.

Na podstawie art. 21 ust. 13 i ust. 15c ustawy:

Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1)  w celu osiągnięcia przychodów lub

2)  w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3)  przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

4)  przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Zwolnienia, o których mowa w ust. 1 pkt 16 i 20, nie mają zastosowania do przychodów otrzymanych przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych na podstawie stosunku pracy lub umowy zlecenia, o której mowa w art. 13 pkt 8.

Wskazać przy tym należy, że o ile w przypadku pracowników nie ma wątpliwości, że zwolnieniem objęte są wyłącznie diety i inne należności za czas podróży służbowej to w przypadku osób niebędących pracownikami uwzględnić należy świadczenia otrzymane w związku z szeroko rozumianą podróżą (podatek dochodowy od osób fizycznych – komentarz pod redakcją J. Marciniuka, Warszawa 2014). Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 12 stycznia 2018 r., sygn. akt II FSK 3509/15 wyjaśnił, że pojęcia „podróży” nie należy utożsamiać z „podróżą służbową” – pojęciem zdefiniowanym w Kodeksie pracy. Przy braku zaś ustawowej definicji „podróży” należy przyjąć, iż chodzi tu zarówno o podróż odbytą w związku z załatwianiem cudzych spraw, jak również o dojazd na miejsce wykonywania określonych czynności.

Tak więc znaczenie w sprawie ma czy podróż została odbyta przez osobę niebędącą pracownikiem; czy w związku z tą podróżą osoba ta otrzymała diety czy inne należności; czy osoba ta wykonywała określone zadania przez określony czas poza miejscem zamieszkania. Bowiem te właśnie przesłanki mają znaczenie przy ocenie czy odbyta podróż ma cechy skutkujące możliwością skorzystania ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W opisie zdarzenia wskazała Pani, że podróże na tygodniowe sesje do (...) i wszystkie inne wyjazdy wiążą się wyłącznie z realizacją przez Panią zadań Komitetu D. Oznacza to, że podróże odbywa Pani w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów ratyfikowanej przez Polskę (…). Jeśli zatem nie będzie Pani zaliczała poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodu, to będzie Pani przysługiwało prawo skorzystania ze zwolnienia przedmiotowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Zasady rozliczania zagranicznych podróży służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).

Z treści § 2 tego rozporządzenia wynika, że:

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1)  diety;

2)  zwrot kosztów:

a)  przejazdów,

b)  dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c)  noclegów,

d)  innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

W myśl § 3 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia:

Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Skoro zatem otrzymuje Pani zwrot kosztów przelotu dokładnie w kwocie poniesionych wydatków (sama kupuje Pani bilet i w rozliczeniu ma Pani zwracaną kwotę) to zwrot ten w całości może korzystać ze zwolnienia przedmiotowego.

W związku z wyjazdami otrzymuje Pani również „diety dzienne” z których opłaca Pani sobie nocleg i wyżywienie.

Ww. rozporządzenie rozgranicza i odrębnie limituje kwoty diet przeznaczonych na pokrycie kosztów wyżywienia (i inne drobne wydatki) oraz kwoty przeznaczone na zwroty kosztów noclegu.

Stosownie do art. 13 rozporządzenia:

1.  Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

2.  Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

3.  Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

1)  za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2)  za niepełną dobę podróży zagranicznej:

a)  do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,

b)  ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

c)  ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

4.  Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia.

Na podstawie § 16 ust. 1 – ust. 4 tego rozporządzenia:

1.  Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.

2.  W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

3.  W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.

4.  Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.

Otrzymywane przez Panią „diety dzienne” będą mogły korzystać ze zwolnienia przedmiotowego do wysokości wynikającej z ww. przepisów. Przy czym w odniesieniu do wydatków poniesionych na wyżywienie, ze zwolnienia będą mogły korzystać kwoty w wysokości diet obowiązujących dla docelowego państwa podróży zagranicznej. Konkretne wysokości diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach są określone w załączniku do rozporządzenia. Jeśli wydatki poniesione na wyżywienie przekraczają wysokość diet dla danego kraju wskazanych w rozporządzeniu to nadwyżka poniesionych kosztów wyżywienia ponad kwotę diety określonej w przepisach rozporządzenia podlega opodatkowaniu.

W odniesieniu do części otrzymywanych przez Panią „diet dziennych” z przeznaczeniem na opłacenie noclegu zastosować należy § 16 ww. rozporządzenia. Z ww. przepisu wynika, że osoba odbywająca zagraniczną podróż służbową może uzyskać zwrot poniesionych i stwierdzonych rachunkiem wydatków za noclegi do wysokości limitu na nocleg obowiązującego dla poszczególnych państw. Powyższy zwrot przysługuje tylko wówczas, gdy osoba ta nie ma zapewnionego bezpłatnego noclegu. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Co istotne ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu. Ponadto jak wynika z przepisu w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej ww. limit.

Zatem, również część otrzymywanych przez Panią „diet dziennych” z przeznaczeniem na opłacenie noclegu – korzysta ze zwolnienia wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do wysokości wynikającej z rozporządzenia.

W sytuacji, gdy kwoty „diet dziennych” przekroczą kwoty objęte zwolnieniem z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nadwyżka podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym i powinna ją Pani uwzględnić w zeznaniu podatkowym jako przychód z innych źródeł.

Odnosząc się natomiast do wypłacanych Pani kwot (...) (który jak Pani wskazuje może być rozumiany jako dodatek za wykonywanie zadań w domu/hotelu, jak czytanie raportów, przygotowanie się do dyskusji) oraz (...) – należność za raport przyjęty w czasie sesji D (raport w opracowaniu którego brała Pani udział w związku z przeprowadzoną wizytacją) to zauważyć należy, że tego rodzaju należności nie zostały wymienione w art. 21, 52, 52a i 52c , jak też nie zaniechano od nich poboru podatku.

W konsekwencji te dwa świadczenia w całości podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych i w składanym zeznaniu powinna je Pani uwzględnić jako przychód z innych źródeł.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pani przedstawiła i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy  z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pani do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)  z zastosowaniem art. 119a;

2)  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy  z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.