Interpretacja 0115-KDIT3.4011.200.2026.2.RS

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

2 marca 2026 r. wpłynął Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnił go Pan 18 i 26 marca 2026 r. – w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

W dniu (...) 2025 r. podpisał Pan umowę w sprawie nr rej. (...), na dostawę (...) w ramach projektu "(...)", w której zamawiającym był X z siedzibą w A przy ulicy B1. W ramach ww. umowy zaprojektował Pan i wykonał (...). W trakcie testów oprogramowania ujawniła się wada (...), w wyniku której konieczne było zamówienie nowego (...), w wyniku czego nie dotrzymał Pan terminu realizacji umowy. Dostawa (...) realizowana była w okresie świąteczno-noworocznym, co spowodowało dodatkowe opóźnienie. Zamawiający skorzystał z zapisów umowy, mówiącego o naliczeniu kar za nieterminową realizację umowy, wystosowując notę księgową nr (...). Kwota wynikająca z noty została potrącona z faktury VAT nr (...).

W tym miejscu nadmienia Pan, że opóźnienie nie wynikało z Pana zaniedbania, było skutkiem wadliwego podzespołu i terminu jego dostawy. Umowa na podstawie której, wykonał Pan zamówienie, pozyskana była w drodze przetargu publicznego, a jej zapłata była konieczna do zabezpieczenia Pana dochodu i umożliwienia pozyskiwania zamówień w drodze postępowań publicznych.

Uzupełnienie opisu stanu faktycznego

Działalność gospodarczą prowadzi Pan w następującym zakresie:

·      (...)

Specjalizuje się Pan w (...).

Działalność prowadzi Pan w formie jednoosobowej działalności (JDG). Do grudnia 2025 r. formą opodatkowania była skala podatkowa a od stycznia 2026 r. jest podatek liniowy.

Kara za „nieterminową realizację umowy” stanowi karę umowną, której zasady naliczania, wysokość, sposób zapłaty wynikają z zawartej umowy z X.

Zapis umowy na podstawie którego została naliczona kara umowna brzmi "W razie przekroczenia terminu przekazania przedmiotu umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości (...)% wynagrodzenia umownego netto za każdy dzień, maksymalnie (...)% wynagrodzenia umownego netto”.

Umowa zawierała instrumenty zabezpieczające w postaci zapisów:

Odpowiedzialność Stron z tytułu nienależytego wykonania lub niewykonania umowy wyłączają jedynie zdarzenia siły wyższej, których nie można było przewidzieć, którym nie można było zapobiec przy zachowaniu nawet najwyższej staranności. Termin „siła wyższa” oznacza akty terroru, wojny wypowiedziane i niewypowiedziane, blokady, powstania, zamieszki, epidemie, osunięcia gruntu, trzęsienia ziemi, powodzie, wybuchy i inne podobne nieprzewidywalne zdarzenia poza kontrolą którejkolwiek ze Stron i którym żadna ze Stron nie mogła zapobiec.

Nie zawierał Pan innych umów, które zabezpieczałyby ryzyko niewykonania/nieterminowego wykonania umowy z X.

Zapłata kary umownej to wydatek poniesiony w celu osiągnięciu przychodu z prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej, ponieważ pozwolił na zakończenie umowy i mimo jej zapłaty uzyskać przychód oraz przystąpić do realizacji kolejnych zamówień.

Zapłata kary umownej służyła zabezpieczeniu źródła przychodów z prowadzonej przez Pana działalności ponieważ, pozwoliła na ugodowe zakończenie umowy. Dobre relacje z zamawiającym pozwolą na świadczeniu usług serwisowych niezbędnych do prawidłowej pracy dostarczonego stanowiska, ponadto umożliwią ubieganie się o kolejne zamówienia.

Pytanie

Czy karę za opóźnienie w realizacji umowy może Pan zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Pana stanowisko w sprawie

Według Pana, kara umowna za opóźnienie w realizacji przedmiotu umowy stanowi koszt uzyskania przychodu na zasadach ogólnych ponieważ, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT służyła osiągnięciu i zabezpieczeniu Pana przychodu. Opóźnienie w dostarczeniu towaru wolnego od wad nie znajduje się również na liście wyłączeń od kosztów uzyskania przychodu w podatku dochodowym od osób fizycznych. Potwierdzeniem Pana opinii jest stanowisko Naczelnego Sądu Administracyjnego (sygn. II FSK 1357/22, z dnia 3 lipca 2025 r.), który uchylił wyrok Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 29 lipca 2022 r., sygn. III SA/Wa 358/22 i interpretację.

W uzasadnieniu ustnym sąd podkreślił, że skoro w przepisie mowa jest o karach umownych z tytułu wad towarów czy usług, to należy interpretować to pojęcie tak jak robi to Kodeks Cywilny w art. 471:

dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi;

zgodnie natomiast z art. 483 § 1 Kodeksu Cywilnego,

można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna).

A zatem w sytuacji, gdy chodzi o karę za opóźnienie w wykonaniu usługi, należy przyjąć, że skoro przepis nie wymienia takich kar, to nie są one wyłączone z kosztów uzyskania przychodów i należy oceniać możliwość zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, dlatego przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów. Oznacza to, że zaliczenie wydatków do kosztów podatkowych jest możliwe, jeżeli zostaną spełnione kryteria wynikające z tego przepisu.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego między poniesieniem kosztu a powstaniem przychodów lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

O tym, co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności gospodarczej, decyduje podmiot prowadzący tę działalność, lecz zauważam, że nie każdy wydatek ponoszony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą stanowić może koszt uzyskania przychodów i jako taki podlegać odliczeniu od postawy opodatkowania. Takimi kosztami bowiem nie mogą być – co do zasady – wydatki enumeratywnie wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodów, muszą być spełnione następujące warunki:

·      został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

·      jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

·      pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

·      poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

·      został właściwie udokumentowany,

·      nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

To oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu kosztów wymienionych w przywołanym art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, bądź służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Przepis art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet, jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów. Jednocześnie zauważam, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, że wszelkie pozostałe koszty, które nie są zamieszczone w tym przepisie zostaną ex lege uznane za koszty podlegające odliczeniu.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonywanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonywanych robót i usług.

Ten przepis wyklucza z kosztów uzyskania przychodów kary umowne i odszkodowania wyłącznie z tytułów w nim wymienionych.

W zawartym w tej regulacji katalogu wydatków niezaliczanych do kosztów uzyskania przychodów ustawodawca uwzględnił kary umowne i odszkodowania z tytułu:

·      wad dostarczonych towarów,

·      wad wykonanych robót,

·      wad wykonanych usług,

·      zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad,

·      zwłoki w usunięciu wad towarów,

·      zwłoki w usunięciu wad wykonanych robót i usług.

Zatem przepis art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie obejmuje swoim zakresem kar umownych z tytułu nieterminowego dostarczenia towarów lub nieterminowego wykonania robót i usług.

Dodatkowo wskazuję, że opóźnienie w niewadliwym wykonaniu zobowiązania, za które dłużnik ponosi odpowiedzialność nie jest tożsame z dostarczeniem towarów lub usług obarczonych wadami. Przez wadę taką nie można uznać niewykonania zobowiązania w terminie, bowiem oznacza to, że towar taki nie został dostarczony lub roboty i usługi nie zostały wykonane. Wypłaconą karę pieniężną z tytułu wady rzeczy lub usługi w rozumieniu wykładanego przepisu należy odróżnić od niewymienionych w jego treści nieterminowej dostawy rzeczy lub nieterminowego wykonania usługi, gdyż są to „tytuły” odmienne od tych, które zostały wymienione art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie jest podstawą prawną do wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów kar z tytułu nieterminowego dostarczenia towarów lub nieterminowego wykonania robót i usług, chyba że wynika to wprost z innych przepisów regulujących dany rodzaj działalności (np. w przypadku usług przewozowych).

Przechodząc do regulacji dotyczących kar umownych, zwracam uwagę, że zgodnie z art. 483 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1071 ze zm.):

§ 1. Można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna).

§ 2. Dłużnik nie może bez zgody wierzyciela zwolnić się z zobowiązania przez zapłatę kary umownej.

Stosownie do art. 484 § 1 Kodeksu cywilnego:

W razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania kara umowna należy się wierzycielowi w zastrzeżonej na ten wypadek wysokości bez względu na wysokość poniesionej szkody. Żądanie odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary nie jest dopuszczalne, chyba że strony inaczej postanowiły.

Zapisy ustanawiające karę umowną stanowią powszechnie stosowaną praktykę przy zawieraniu zobowiązań kontraktowych i stanowią realizację zasady swobody umów. W szczególności w tzw. umowach rezultatu, tj. umowach o roboty budowlane, czy umowach o dzieło, kary umowne są zastrzegane na rzecz obu stron umowy na wypadek wielu okoliczności dotyczących przedmiotu umowy (np. opóźnienie, nieprawidłowe wykonanie przedmiotu umowy, odstąpienie od umowy). Stanowią one zabezpieczenie realizacji postanowień kontraktu, bez którego podmioty gospodarcze, w szczególności w branży budowlanej, nie podejmują współpracy.

Z opisu sprawy wynika, że w ramach prowadzonej działalności podpisał Pan na umowę na dostawę (...), w której zamawiającym był X. W ramach ww. umowy zaprojektował Pan i wykonał (...).

W trakcie testów oprogramowania ujawniła się wada (...), w wyniku której konieczne było zamówienie nowego (...), w wyniku czego nie dotrzymał Pan terminu realizacji umowy. Dostawa (...) realizowana była w okresie świąteczno-noworocznym, co spowodowało dodatkowe opóźnienie. Zamawiający skorzystał z zapisu umowy, mówiącego o naliczeniu kar za nieterminową realizację umowy, wystosowując notę księgową. Kwota wynikająca z noty została potrącona z faktury VAT.

Zaznacza Pan, że opóźnienie nie wynikało z Pana zaniedbania, było skutkiem wadliwego podzespołu i terminu jego dostawy. Umowa na podstawie której wykonał Pan zamówienie, pozyskana była w drodze przetargu publicznego, a jej zapłata była konieczna do zabezpieczenia Pana dochodu i umożliwienia pozyskiwania zamówień w drodze postępowań publicznych.

Wskazuje Pan, że zapłata kary umownej to wydatek poniesiony w celu osiągnięciu przychodu z prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej, ponieważ pozwolił na zakończenie umowy i mimo jej zapłaty uzyskać przychód oraz przystąpić do realizacji kolejnych zamówień.

Zapłata kary umownej służyła zabezpieczeniu źródła przychodów z prowadzonej przez Pana działalności ponieważ pozwoliła na ugodowe zakończenie umowy. Dobre relacje z zamawiającym pozwolą na świadczeniu usług serwisowych niezbędnych do prawidłowej pracy dostarczonego stanowiska, ponadto umożliwią ubieganie się o kolejne zamówienia.

Mając na uwadze opis sprawy oraz powołane wyżej przepisy prawne wskazać należy, że kara za niewykonanie umowy w terminie nie jest karą za wadliwe wykonanie usługi/dostarczonego towaru, a tym samym nie mieści się w katalogu kar umownych i odszkodowań wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów w świetle przytoczonego powyżej art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W konsekwencji, kwota noty potrąconej z faktury VAT przez X za nieterminowe dostarczenie przedmiotu umowy, podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.