Interpretacja 0115-KDIT3.4011.312.2025.2.KP

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

2 kwietnia 2025 r. wpłynął Pani wniosek z 2 kwietnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełniła go Pani pismem z 13 maja 2025 r. (wpływ 21 maja 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawczyni jest polskim przedsiębiorcą prowadzącym działalność w zakresie agencji marketingowej oraz usług specjalistycznych. Wnioskodawczyni w szczególności świadczy usługi organizacji, współorganizacji oraz prowadzenia akcji marketingowych oraz współorganizacji wydarzeń kulturalnych, sportowych i artystycznych.

Wnioskodawczyni świadczy usługi na rzecz różnych kontrahentów, z którymi podpisuje umowy o współpracy lub świadczeniu usług. Wnioskodawczyni działa także jako podwykonawca innych agencji marketingowych i wraz z tymi agencjami współorganizuje akcje marketingowe.

W toku prowadzonej działalności, oznaczony kontrahent powierzył Wnioskodawczyni różnego rodzaju aktywa, w szczególności rekwizyty zawierające elementy identyfikacji wizualnej danej marki, elementy scenograficzne, próbki reklamowe oraz różne inne przedmioty oznaczone logo / marką, które to rzeczy są następnie wykorzystywane w trakcie akcji marketingowych w ramach prowadzonej współpracy. Zakres oraz ilość powierzonych rzeczy przez kontrahenta zależy od zakresu świadczonych usług oraz przebiegu akcji marketingowej. Rzeczy były przekazywane przez kontrahenta z odpowiednim wyprzedzeniem do dyspozycji Wnioskodawczyni przed akcją marketingową lub wydarzeniem. Zgodnie z umową o współpracy, Wnioskodawczyni ponosiła odpowiedzialność za powierzone rzeczy.

W lipcu 2024 roku w magazynie, w którym Wnioskodawczyni składowała rzeczy wykorzystywane do działalności gospodarczej, powierzone jej przez kontrahenta w ramach współpracy, wybuchł pożar. Wskutek pożaru, magazyn ulegał zawaleniu, a rzeczy znajdujące się w magazynie spłonęły lub zostały całkowicie zniszczone w trakcie zawalenia się budynku i nie nadawały się do dalszego użytku. Pozostałości rzeczy znajdujących się w magazynie zostały zutylizowane po wygaszeniu pożaru. Dokładna przyczyna pożaru nie jest jeszcze znana Wnioskodawczyni, przy czym wiadomym jest, że pożar nie został bezpośrednio spowodowany przez działania lub zaniechania Wnioskodawczyni lub osób działających w imieniu Wnioskodawczyni (pracowników oraz współpracowników).

Budynek magazynu nie stanowił własności Wnioskodawczyni i był przez nią najmowany w części. W pozostałych częściach budynku znajdowały się inne magazyny oraz przestrzenie do przechowywania rzeczy, które były wynajmowane przez osoby trzecie.

Utrata rzeczy powierzonych Wnioskodawczyni przez kontrahenta (na podstawie umów o współpracy) nie spowodowało automatycznie wypowiedzenia obowiązujących umów o świadczenie usług marketingowych czy o organizację wydarzeń, przy czym kontrahent Wnioskodawczyni doznał szkody majątkowej związanej z utratą rzeczy stanowiących ich własność. Dalsze świadczenie usług nie będzie możliwe bez dostarczenia przez kontrahenta nowych rzeczy niezbędnych do prowadzenia akcji marketingowych czy organizacji wydarzeń, w szczególności próbek reklamowych, których Wnioskodawczyni nie może lub nie jest w stanie wytworzyć we własnym zakresie (w szczególności próbek reklamowych produktów spożywczych).

W tym stanie, przyjmując na siebie ryzyko związane z wyborem magazynu oraz zabezpieczeniem powierzonych rzeczy, Wnioskodawczyni może być zobowiązana do wypłaty na rzecz kontrahenta odszkodowań w kwocie nieprzekraczającej wartości utraconych rzeczy, celem zrekompensowania tym podmiotem szkód poniesionych w związku z pożarem magazynu.

Podstawą wypłaty odszkodowania będą w takim wypadku przepisy kodeksu cywilnego wskazujące na odpowiedzialność Wnioskodawczyni za nienależyte wykonanie umowy (art. 471 k.c. i następne).

Kontrahent Wnioskodawczyni jest podmiotem powiązanym z Wnioskodawczynią - Wnioskodawczyni posiada ponad 25% udziałów w kapitale zakładowym oraz głosów na Zgromadzeniu Wspólników oraz sprawuje funkcję Członka Zarządu.

W kontekście powyższej sytuacji, Wnioskodawczyni powzięła wątpliwość, czy odszkodowania wypłacone przez Wnioskodawczynię na rzecz kontrahenta w związku z utratą w trakcie pożaru magazynu powierzonych rzeczy w ramach współpracy marketingowej będą stanowić dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodów. Wnioskodawca powyższe zdarzenie określa jako zdarzenie przyszłe, gdyż na moment sporządzenia wniosku nie doszło do wypłaty jakichkolwiek odszkodowań na rzecz kontrahenta (przyczyny pożaru oraz odpowiedzialność Wnioskodawczyni są w dalszym ciągu badane), wobec czego wydatki te jeszcze nie zostały poniesione.

Uzupełnienie wniosku

1. Wnioskodawczyni prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą.

2. Wnioskodawczyni nie prowadzi działalności gospodarczej w spółce. Wnioskodawczyni jest jednak wspólnikiem spółek kapitałowych, które we własnym imieniu i na własny rachunek prowadzą działalność gospodarczą.

3. Wnioskodawczyni prowadzi księgowość za pomocą podatkowej książki (księgi) przychodów i rozchodów.

4. Przychody z działalności gospodarczej opodatkowane są podatkiem liniowym, o którym mowa w art. 30c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w wysokości 19% podstawy opodatkowania.

5. We wskazanym fragmencie jest mowa o zróżnicowanej grupie aktywów takich jak próbki towarów używane w trakcie kampanii, rekwizyty marketingowe, standy marketingowe, leżaki, przedmioty reklamowe oraz wyposażenie stref marketingowych.

6. Odpowiadając zbiorczo, umowa przewidywała jedynie zapis, zgodnie z którym „usługodawca przejmuje pełną odpowiedzialność za rzeczy Usługodawcy oraz zobowiązany jest do ich zabezpieczenia w taki sposób, aby nie uległy zniszczeniu oraz nie zostały skradzione”. Umowa nie zawierała innych zapisów obejmujących kwestię pożaru czy zniszczenia (nawiązując do litery [a] pytania) oraz nie zawierała innych zapisów regulujących kary umowne na wypadek zniszczenia rzeczy (nawiązując do litery [b] pytania).

7. Właściciel budynku nie był podmiotem powiązanym w żaden sposób, czy to kapitałowo, czy osobowo.

8. Wnioskodawczyni nie ubezpieczała samego budynku, ale posiadała ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za szkody poczynione w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wnioskodawczyni nie posiada wiedzy, czy właściciel budynku ubezpieczył budynek i rzeczy znajdujące się w budynku - bowiem właściciel budynku odmówił udzielenia tej informacji.

9. Aktywa nie były ubezpieczone same w sobie od zdarzenia w postaci pożaru. Wnioskodawczyni posiadała ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za szkody poczynione w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

10. Wnioskodawczyni nie otrzymała od ubezpieczyciela odszkodowania z tytułu pożaru zajmowanej części magazynu.

11. Umowa najmu magazynu określała, że obowiązek zabezpieczenia przeciwpożarowego oraz ewentualnego ubezpieczenia rzeczy obciążała najemcę (wnioskodawczynię). Wynajmujący nie był zobowiązany do ubezpieczenia rzeczy.

12. Wypłata odszkodowania miałaby nastąpić na podstawie ugody zawartej z kontrahentem. Wnioskodawczyni nie zawarła dotychczas ugody, gdyż nie jest w stanie ocenić pełni skutków zawarcia ugody i wypłaty odszkodowania na gruncie podatkowym.

13. Wnioskodawczyni wyjaśnia, że odnośnie tej okoliczności sytuacja faktyczna zmieniła się od czasu złożenia wniosku. Prowadzone postępowanie przygotowawcze dotyczące przyczyn pożaru zostało zakończone oraz wskazało, że najbardziej prawdopodobną przyczyną pożaru było zjawisko atmosferyczne skutkujące niebezpiecznym zdarzeniem w instalacji elektrycznej. Organ prowadzący postępowanie karne w postanowieniu o umorzeniu postępowania stwierdził brak jakichkolwiek podstaw do stwierdzenia, że przyczyną pożaru było zachowanie najemców czy osób trzecich (w tym wnioskodawczyni).

14. Odpowiadając na kolejne zapytania:

(a) spółka z ograniczoną odpowiedzialnością;

(b) udziały nieuprzywilejowane o wartości nominalnej 10 000 złotych;

(c) wnioskodawczyni sprawuje funkcję prezesa zarządu, wobec czego odpowiada za prowadzenie spraw spółki oraz jej reprezentowanie;

(d) o ile wnioskodawczyni będzie polską rezydentką podatkową, potencjalne przychody z udziału w spółce kapitałowej w postaci dywidend będą opodatkowane zgodnie zasadami prawa podatkowego, podatkiem w wysokości 19% podstawy opodatkowania, zgodnie z art. 30a ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Spółka dotychczas nie wypłacała dywidend wnioskodawczyni jako wspólnikowi.

15. Wypłata odszkodowania miałaby zostać wykonana niezwłocznie po ustaleniu warunków ugody. Aby ocenić pełne skutki zawartej ugody, wnioskodawczyni potrzebuje również poznać skutki podatkowe wypłaty odszkodowania.

16. Pytanie organu jest bardzo szerokie - historycznie, wnioskodawczyni oprócz dochodów z działalności gospodarczej uzyskiwała także przychody z innych tytułów, w szczególności z działalności wykonywanej osobiście - z tytułu pełnienia funkcji członka zarządu oraz umowy zlecenie (art. 10 ust 1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym). W bieżącym roku podatkowym wnioskodawczyni uzyskiwała dochody z działalności gospodarczej oraz działalności wykonywanej osobiście.

Pytanie

Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym, odszkodowania wypłacone przez Wnioskodawczynię na rzecz kontrahenta w związku z utratą przez Wnioskodawczynię w trakcie pożaru magazynu rzeczy powierzonych przez tego kontrahenta w ramach współpracy będą stanowić dla Wnioskodawczyni koszt uzyskania przychodów?

Pani stanowisko w sprawie

W opisanym zdarzeniu przyszłym, odszkodowania wypłacone przez Wnioskodawczynię na rzecz kontrahenta w związku z utratą przez Wnioskodawczynię w trakcie pożaru magazynu rzeczy powierzonych przez tego kontrahenta w ramach współpracy będą stanowić dla Wnioskodawczyni koszt uzyskania przychodów.

W ocenie Wnioskodawczyni, zasadniczą kwestią, która wymaga interpretacji w niniejszej sprawie, jest kwestia interpretacji przepisów dotyczących zaliczenia odszkodowania do kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 z późn. zm.): kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 (przyp. tej ustawy).

Wskazana definicja zawarta w ustawie ma charakter ogólny, co jest celowym zabiegiem ustawodawcy i ma na celu umożliwienie indywidualną ocenę każdego wydatki pod kątem zakwalifikowania jako koszt uzyskania przychodu. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika podlega indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej i oceny, czy jego poniesienie miało związek z osiąganymi przychodami.

Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego między poniesieniem kosztu a powstaniem przychodów lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

O tym, co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności gospodarczej, decyduje podmiot prowadzący tę działalność, lecz zauważam, że nie każdy wydatek ponoszony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą stanowić może koszt uzyskania przychodów i jako taki podlegać odliczeniu od podstawy opodatkowania.

Takimi kosztami bowiem nie mogą być - co do zasady - wydatki enumeratywnie wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Aby więc wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodów, muszą być spełnione następujące warunki: (1) wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik); (2) wydatek jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona; (3) wydatek pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą; (4) wydatek został poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów; (5) wydatek został właściwie udokumentowany; (6) wydatek nie znajduje się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza w skrócie, że wszystkie poniesione wydatki spełniające pozytywne kryteria (1) - (5), po wyłączeniu kosztów wymienionych w przywołanym art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (stanowiące kryterium negatywne), mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, bądź służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Przepis art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet, jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów. Jednocześnie zauważam, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, że wszelkie pozostałe koszty, które nie są zamieszczone w tym przepisie zostaną ex lege uznane za koszty podlegające odliczeniu.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonywanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonywanych robót i usług.

Wskazany przepis wyklucza z kosztów uzyskania przychodów kary umowne i odszkodowania wyłącznie z tytułów enumeratywnie wymienionych w przepisie.

W zawartym w tej regulacji katalogu wydatków niezaliczanych do kosztów uzyskania przychodów ustawodawca uwzględnił kary umowne i odszkodowania wyłącznie z tytułu: (1) wad dostarczonych towarów; (2) wad wykonanych robót, (3) wad wykonanych usług, (4) zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad, (5) zwłoki w usunięciu wad towarów czy też (6) zwłoki w usunięciu wad wykonanych robót i usług. Wskazany katalog ma charakter zamknięty.

Co istotne, przepis art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, odwołuje się do pojęć z zakresu prawa cywilnego (odszkodowanie, kara umowna, wada, zwłoka). Oznacza to, że wyjaśnienie tych terminów cywilnoprawnych jest niezbędne do rekonstrukcji tej normy prawa podatkowego. Odszkodowanie jest świadczeniem polegającym na naprawieniu szkody. Jako szkodę należy rozumieć uszczerbek, jakiego doznaje poszkodowany we wszelkiego rodzaju dobrach chronionych przez prawo. Szkoda może zostać wyrządzona niezależnie od istniejącego uprzednio między danymi osobami stosunku prawnego (szkoda z tytułu tzw. czynów niedozwolonych - ex delicto), bądź przez niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania przez dłużnika stosunku zobowiązaniowego (szkoda kontraktowa, ex contractu).

Przepis art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, odnosi się bezpośrednio do odszkodowań z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania przez dłużnika, a zatem świadczeń rekompensujących tzw. szkodę kontraktową. Dalsze rozważania odnoszą się zatem do odpowiedzialności za tego rodzaju szkodę.

Wobec dokonanego w zdaniu poprzednim wskazania należy odnieść się do ogólnych zasad odpowiedzialności dłużnika z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania unormowanych w ustawie z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 1610 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 471 Kodeksu cywilnego, dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi. Z tego przepisu wynika domniemanie, że nie wykonując lub nienależycie wykonując zobowiązanie, dłużnik działa w sposób zawiniony (wyrok NSA z 11 czerwca 2015 r. sygn. akt II FSK 1341/13). Wobec zamkniętego katalogu określonego w art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym, w orzecznictwie wprost wskazano, że nie wszystkie odszkodowania czy kary umowne związane z odpowiedzialnością kontraktową wpadają w zakres zastosowania wskazanego artykułu. Naczelny Sąd Administracyjny w orzeczeniu z dnia 21 sierpnia 2019 roku, sygn. II FSK 3067/17 wprost wskazał, że „jeśli kara umowna lub odszkodowanie przysługuje wierzycielowi z innego tytułu niż wymienione w art. 23 ust. 1 pkt 19 u.p.d.o.f., może ona stanowić u ponoszącego wydatek koszt uzyskania przychodów, o ile spełniona będzie zasadnicza przesłanka wynikająca z art. 22 ust. 1 tejże ustawy, warunkująca zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów”. Na gruncie tego orzeczenia, w orzecznictwie Sądów Administracyjnych zapadło kilka istotnych twierdzeń, które zarysowują katalog odszkodowań, które nie podlegają wyłączeniu od kosztów uzyskania przychodów, przykładowo: (1) odszkodowanie oraz kary z tytułu opóźnienia w wykonaniu przedmiotu umowy - wyrok NSA z dnia 8 grudnia 2022 r., sygn. II FSK 1132/20 („w katalogu zawartym w art. 23 ust. 1 pkt 19 u.p.d.o.f nie mieści się kara za opóźnienie w wykonaniu przedmiotu umowy, albowiem wymienia on jedynie kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonywanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonywanych robót i usług.”); (2) odszkodowanie oraz kary z tytułu wadliwego w zakresie zabezpieczenia, opakowania i dostarczenia towaru - wyrok WSA z dnia 2 lutego 2021 roku, sygn. I SA/Łd 629/20 (“art. 23 ust. 1 pkt 19 u.p.d.o.f. stanowi wyjątek od ogólnej definicji kosztów uzyskania przychodów i jako taki winien być interpretowany ściśle. Skoro zatem, posługując się terminami prawa cywilnego, racjonalny ustawodawca wymienia wśród kar umownych wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów jedynie te z tytułu wad dostarczanego towaru, to należy przyjąć, że kary umowne za wadliwość w zakresie zabezpieczenia, opakowania i dostarczenia towaru mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, o ile spełniają przesłanki określone w art. 22 ust. 1 ustawy.”). Jak wskazał nadto WSA w Lublinie w wyroku z dnia 8 stycznia 2014 r., sygn. I SA/Lu 1203/13, „[i]stotne jest, aby oceniając dany wydatek pod kątem kosztu podatkowego uwzględniać również logiczny ciąg zdarzeń wywołujących określone działania podatnika, tj. zawarcie umowy, zmianą uwarunkowań gospodarczych, przyczyny odstąpienia od umowy, skutkujące zapłatą kary umownej, konsekwencje finansowe takiej decyzji i ich wpływ na osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródeł przychodów. Przy ocenie danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów nie sposób także pominąć dynamiki procesów i zjawisk gospodarczych, w ramach których dochodzi do zmiany pierwotnie podejmowanych decyzji, a która to zmiana związana jest zwłaszcza z zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów”.

Z przyczyn zarysowanych powyżej, w ocenie Wnioskodawczyni, wydatek w postaci odszkodowania dla kontrahenta, związanego z utratą powierzonych Wnioskodawczyni rzeczy, niezbędnych do prowadzenia akcji marketingowej czy organizacji wydarzenia dla kontrahenta, będą stanowić dla Wnioskodawczyni koszt uzyskania przychodu.

Powyższe jest uzasadnione w kontekście następujących okoliczności: odszkodowanie, które ma zostać wypłacone przez Wnioskodawczynię, nie stanowi odszkodowania związanego z wadliwym świadczeniem usług marketingowych per se, a wynika z naruszeniem innych, dodatkowych zapisów umownych, które dotyczą powierzenia Wnioskodawczyni niezbędnego mienia do prowadzenia działalności; odszkodowanie z tytułu utraty powierzonych rzeczy nie ma charakteru odszkodowania za wadliwe świadczenie usług. Pomimo, że na Wnioskodawczyni ciążył umowny obowiązek zabezpieczenia rzeczy, a za rzeczy te Wnioskodawczyni ponosił odpowiedzialność na zasadzie ryzyka, utrata tych rzeczy nie była wynikiem wadliwego świadczenia usług, a zdarzenia zewnętrznego - pożaru magazynu, który nie został spowodowany przez Wnioskodawczynię oraz jego pracowników; przepis art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy wymienia expressis verbis wydatki na odszkodowanie z tytułu wad świadczonych usług jako wyłączone z kosztów uzyskania przychodów, natomiast w sytuacji Wnioskodawczyni, usługi marketingowe związane z rzeczami nie zostały jeszcze wyświadczone - rzeczy były przekazywane do dyspozycji Wnioskodawczyni przed akcją marketingową czy wydarzeniem. Z tego względu, wobec braku spełnienia usługi marketingowej lub usługi organizacji wydarzenia, które stanowiły istotę umów z kontrahentami, nie sposób uznać, że usługi były świadczone w sposób wadliwy; wypłata odszkodowania jest, w okolicznościach sprawy, potrzebna dla zabezpieczenia i zachowania źródeł przychodu kontrahentów.

Kontrahent Wnioskodawczyni jest pokrzywdzony zaistnieniem pożaru w magazynie, a wybór magazynu był jednostronną decyzją Wnioskodawczyni. Zaniechanie wypłaty odszkodowań w celu pokrycia tych szkód grozi zakończeniem umów i utratą przez Wnioskodawczynię źródła przychodu. wypłata odszkodowania będzie każdorazowo weryfikowana co do jej wysokości, aby kwota odszkodowania nie przekroczyła wartości utraconego mienia, a także zostanie należycie udokumentowana. Z uwagi na powyższe, Wnioskodawczyni stoi na stanowisku, że w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, wydatki na odszkodowania wypłacone przez Wnioskodawczynię na rzecz kontrahenta w związku z utratą przez Wnioskodawczynię w trakcie pożaru magazynu rzeczy powierzonych przez tych kontrahentów w ramach współpracy marketingowej będą stanowiły dla Wnioskodawczyni koszt uzyskania przychodów - jako że wydatki te dążą wprost do zniwelowania konsekwencji finansowych związanych z utratą rzeczy i związaną z tym zabezpieczeniem i utrzymaniem źródeł przychodów.

Mając na uwadze treść przytoczonych przepisów oraz wspomniane orzeczenia, Wnioskodawczyni stoi na stanowisku, że odszkodowanie za utratę rzeczy powierzonych przez kontrahenta, niezbędnych do świadczenia usług, nie stanowi odszkodowania ujętego w katalogu, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w szczególności nie stanowi to odszkodowania z tytułu wad wykonanych usług.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Generalnie należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów. Przy czym, związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodów bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Zwracam przy tym uwagę, że konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań, braku nadzoru lub sprzecznych z prawem działań podatnika.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

• został właściwie udokumentowany,

• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Z powołanego wyżej przepisu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika zatem, że aby wydatki poczynione przez podatnika można uznać za koszt uzyskania przychodów, muszą być poniesione w sposób celowy. Podatnik, podejmując decyzję o dokonaniu wydatku, musi być przeświadczony o racjonalności, z punktu widzenia prowadzonej przez niego działalności, wydatkowania środków finansowych.

Jednocześnie zauważam, że obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodów (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 22 ust. 1 ustawy podatkowej.

W większości przypadków związek z przychodem nie nasuwa żadnych wątpliwości. Są jednak sytuacje, w których ów związek przyczynowy nie jest tak jednoznaczny. Wszystkie te sytuacje należy zatem rozwiązywać według zasad racjonalnego rozumowania, odrębnie w odniesieniu do każdego przypadku. W tym miejscu podkreślam, że koszt uzyskania przychodów jest kosztem działalności gospodarczej, która ze swej istoty zmierza do osiągnięcia przychodów.

Podatnik, oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą, powinien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodów.

Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik – uznając wydatek za koszt uzyskania przychodów – odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodów.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem, to podatnik jest zobowiązany wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.

Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów nie można uznać za koszt wydatków, których charakter budzi wątpliwości.

Zaznaczam też, że działalność gospodarcza podlega określonym regułom ekonomicznym i musi opierać się o zasadę racjonalności działań w dążeniu do realizacji postawionego celu.

Zauważam również, że podatnik nie może kwalifikować do kosztów uzyskania przychodów wydatków będących następstwem jego niewłaściwego lub nieracjonalnego działania.

Ryzyko prowadzonej działalności gospodarczej ponosi podatnik i nie ma możliwości przenoszenia tego ryzyka na budżet państwa. Wyjątkiem mogą być jedynie nieprzewidywalne sytuacje, których uniknięcie było niemożliwe, mimo podjęcia przez podatnika wszelkich koniecznych działań w celu zapobieżenia ich powstaniu.

Oprócz powyższego należy mieć na uwadze, że dokonując rozpoznania kosztowego charakteru określonego wydatku, podatnik musi badać nie tylko to, czy wydatek ten został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), ale i to, czy nie jest on objęty wyłączeniem z art. 23 ust. 1 tej ustawy, co definitywnie pozbawia go charakteru kosztu podatkowego, choćby nawet spełniał wprowadzone przez ustawodawcę w art. 22 ust. 1 cyt. ustawy kryteria normatywne.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonywanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonywanych robót i usług.

W opisie sprawy wskazała Pani, że:

• Prowadzi Pani jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie agencji marketingowej oraz usług specjalistycznych.

• W toku prowadzonej działalności, kontrahent powierzył Pani różnego rodzaju aktywa, w szczególności rekwizyty zawierające elementy identyfikacji wizualnej danej marki, elementy scenograficzne, próbki reklamowe oraz różne inne przedmioty oznaczone logo / marką, które to rzeczy są następnie wykorzystywane w trakcie akcji marketingowych w ramach prowadzonej współpracy.

• Kontrahent jest podmiotem powiązanym z Panią - posiada Pani ponad 25% udziałów w kapitale zakładowym oraz głosów na Zgromadzeniu Wspólników oraz sprawuje funkcję prezesa zarządu, wobec czego odpowiada za prowadzenie spraw spółki oraz jej reprezentowanie.

• Zgodnie z umową o współpracy, ponosiła Pani odpowiedzialność za powierzone rzeczy.

• W lipcu 2024 roku w magazynie, w którym składowała Pani rzeczy wykorzystywane do działalności gospodarczej, powierzone jej przez kontrahenta w ramach współpracy, wybuchł pożar. Wskutek pożaru, magazyn ulegał zawaleniu, a rzeczy znajdujące się w magazynie spłonęły lub zostały całkowicie zniszczone w trakcie zawalenia się budynku i nie nadawały się do dalszego użytku. Pozostałości rzeczy znajdujących się w magazynie zostały zutylizowane po wygaszeniu pożaru. Prowadzone postępowanie przygotowawcze dotyczące przyczyn pożaru zostało zakończone oraz wskazało, że najbardziej prawdopodobną przyczyną pożaru było zjawisko atmosferyczne skutkujące niebezpiecznym zdarzeniem w instalacji elektrycznej. Organ prowadzący postępowanie karne w postanowieniu o umorzeniu postępowania stwierdził brak jakichkolwiek podstaw do stwierdzenia, że przyczyną pożaru było zachowanie najemców czy osób trzecich (w tym Pani).

• Budynek magazynu nie stanowił Pani własności i był przez Panią najmowany w części. Właściciel budynku nie był podmiotem powiązanym w żaden sposób, czy to kapitałowo, czy osobowo.

• Umowa najmu magazynu określała, że obowiązek zabezpieczenia przeciwpożarowego oraz ewentualnego ubezpieczenia rzeczy obciążała najemcę (Panią). Wynajmujący nie był zobowiązany do ubezpieczenia rzeczy.

• Utrata rzeczy powierzonych Pani przez kontrahenta (na podstawie umów o współpracy) nie spowodowała automatycznie wypowiedzenia obowiązujących umów o świadczenie usług marketingowych czy o organizację wydarzeń, przy czym Pani kontrahent doznał szkody majątkowej związanej z utratą rzeczy stanowiących ich własność.

• Nie ubezpieczała Pani samego budynku, ale posiadała ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za szkody poczynione w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

• Nie otrzymała Pani od ubezpieczyciela odszkodowanie z tytułu pożaru zajmowanej części magazynu.

• Przyjmując na siebie ryzyko związane z wyborem magazynu oraz zabezpieczeniem powierzonych rzeczy, może być Pani zobowiązana do wypłaty na rzecz kontrahenta odszkodowań w kwocie nieprzekraczającej wartości utraconych rzeczy, celem zrekompensowania tym podmiotem szkód poniesionych w związku z pożarem magazynu.

• Podstawą wypłaty odszkodowania będą w takim wypadku przepisy kodeksu cywilnego wskazujące na Pani odpowiedzialność za nienależyte wykonanie umowy (art. 471 k.c. i następne).

• Wypłata odszkodowania miałaby nastąpić na podstawie ugody zawartej z kontrahentem. Nie zawarła Pani dotychczas ugody, gdyż aby ocenić pełne skutki zawartej ugody, potrzebuje Pani również poznać skutki podatkowe wypłaty odszkodowania.

W Pani sprawie przepis art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie ma zastosowania, ponieważ wypłacone odszkodowanie za powierzone przedmioty kontrahenta zniszczone w wyniku pożaru, nie będzie stanowić kar umownych ani odszkodowań, o których mowa w tym przepisie.

Oceniając sytuację opisaną we wniosku pod kątem zaliczenia wskazanego wydatku do katalogu wyłączeń zawartych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, stwierdzam, że poniesiony przez Panią wydatek z własnych środków na rzecz kontrahenta z tytułu zniszczenia powierzonych rzeczy nie podlega ograniczeniom wymienionym w tym katalogu.

Niemniej wskazuję, że samo negatywne wyliczenie kosztów, które zostało uregulowane w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie przesądza jeszcze o tym, że wydatek niewskazany w tym przepisie staje się automatycznie kosztem uzyskania przychodów. Zatem do uznania opisanego przez Panią wydatku za koszt uzyskania przychodów niezbędne jest wykazanie, że został on poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, a więc winien być spełniony ogólny warunek określony w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 835 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1061 ze zm.):

Przez umowę przechowania przechowawca zobowiązuje się zachować w stanie niepogorszonym rzecz ruchomą oddaną mu na przechowanie.

Przechowanie polega na sprawowaniu przez przechowawcę pieczy nad powierzoną mu rzeczą ruchomą, którą po ustaniu tego stosunku powinien zwrócić składającemu w stanie niepogorszonym. Sprawowanie pieczy polega na podejmowaniu działań zmierzających do uchronienia rzeczy przed uszkodzeniem lub zniszczeniem, a także uniknięcia jej utraty. Działania przechowawcy przybrać mogą postać czynności faktycznych i prawnych.

Biorąc pod uwagę, że z przedstawionych we wniosku okoliczności wynika, że zniszczenie powierzonych przez kontrahenta przedmiotów było następstwem zdarzenia losowego niezależnego od Pani woli, kwotę wypłaconą kontrahentowi z własnych środków będzie Pani mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pani przedstawiła i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Podkreślić należy, że procedura wydawania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego nie podlega regułom przewidzianym dla postępowania podatkowego, czy kontrolnego. Organ wydający interpretacje opiera się wyłącznie na opisie zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku – nie prowadzi postępowania dowodowego. Jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Pani ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia podanym przez Pana w złożonym wniosku. W przypadku zmiany któregokolwiek elementu opisu sprawy przedstawionego we wniosku, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pani do interpretacji.

• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.