Interpretacja 0115-KDIT3.4011.597.2025.2.PS

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanych stanów faktycznych i zdarzeń przyszłych w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

20 lipca 2025 r. wpłynął Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnił go Pan pismem z 27 sierpnia 2025 r. – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanów faktycznych i zdarzeń przyszłych

Prowadzi Pan pozarolniczą działalność gospodarczą i jest Pan polskim rezydentem podatkowym. Całość dochodów przez Pana uzyskiwanych podlega opodatkowaniu w Rzeczypospolitej Polskiej. Dochody opodatkowane są na zasadach ogólnych, tj. podatkiem liniowym, zgodnie z art. 30c ustawy o PIT.

Zgodnie z wpisem do CEIDG, przedmiotem Pana działalności gospodarczej jest przede wszystkim „Produkcja maszyn do obróbki gumy lub tworzyw sztucznych oraz wytwarzania wyrobów z tych materiałów” sklasyfikowana pod kodem PKD 2007 28.96.Z.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej projektuje Pan i buduje unikalne maszyny na indywidualne zamówienie klienta, będące w istocie prototypami. Wynikiem prowadzonych prac są w większości przypadków zupełnie nowe maszyny lub maszyny istotnie ulepszone i tylko tych dotyczy niniejszy wniosek. Ulepszenia maszyn są rezultatem postępu technologicznego, Pana doświadczeń zdobytych w toku realizacji poprzednich Projektów, jak również doświadczeń zgłaszanych przez Pana klientów w związku z eksploatacją już maszyn.

Maszyny przez Pana projektowane i budowane wykorzystywane są głównie do (...). Odbiorcami maszyn są przede wszystkim producenci mebli, materacy oraz urządzeń AGD.

Standardowy Projekt, w ramach którego projektuje Pan i buduje maszynę realizowany jest według następującego schematu:

1. wpływ zapytania od klienta, który zgłasza się do Pana z konkretnym zapotrzebowaniem, wskazując przeznaczenie maszyny, parametry, wymaganą wydajność, warunki użytkowania, etc.;

2. analiza zapotrzebowania klienta i przygotowanie zindywidualizowanego projektu ogólnego, który jest częścią oferty dla klienta;

3. wykonanie szczegółowego projektu, specyfikacji surowców/materiałów niezbędnych do wykonania maszyny oraz przyporządkowanie osób odpowiedzialnych za wykonanie poszczególnych etapów prac;

4. zamówienie poszczególnych materiałów/komponentów, niezbędnych do wykonania Prototypu;

5. budowa maszyny zgodnie z projektem i próbne uruchomienie;

6. testowanie i poprawki, aż do uzyskania pożądanych rezultatów;

7. rozebranie prototypu i transport do zakładu klienta;

8. montaż u klienta, uruchomienie, testy i ostateczne poprawki.

Każdy Projekt posiada plan prac projektowych oraz przydzielony zespół. Zatem, co do zasady, Projekty są zaplanowane zarówno od strony organizacji pracy jak i od strony czasu i kosztów jej realizacji. Wobec powyższego można zasadnie stwierdzić, że prace nad Projektami prowadzone są i będą w przyszłości w sposób metodyczny, zaplanowany, zorganizowany i ciągły, uporządkowany, według ustalonych procedur.

Prace projektowe każdorazowo zmierzają do poszukiwań nowych zastosowań dla wiedzy i doświadczenia personelu z uwzględnieniem celów i założeń podanych przez klienta. Każdy z Projektów posiada cechę indywidualności i jest wynikiem zastosowania wiedzy zdobytej w trakcie tworzenia poprzednich rozwiązań (rozwój przez naukę). W trakcie opracowywania poszczególnych maszyn na bieżąco rozwiązuje Pan problemy, spotyka się z trudnościami i problemami technicznymi, co wymaga twórczego i kreatywnego myślenia. W wyniku realizacji prac projektowych rozwija Pan specjalistyczną wiedzę oraz umiejętności, które są następnie wykorzystywane przy kolejnych projektach.

Na potrzeby realizacji Projektów ponosi Pan m.in. koszty nabycia surowców i materiałów wykorzystywanych przy realizacji Projektów, w tym zarówno produkty w stanie surowym, półprodukty i podzespoły/elektronikę/urządzenia (nabywane bezpośrednio podczas realizacji Projektów), które stają się częścią prototypu, w tym ponosi koszty ich transportu i pakowania. W szczególności, ponosi Pan koszty nabycia m.in. stali, aluminium, kabli, przewodów, śrub, prowadnic, siłowników, etc.

Na potrzeby realizacji Projektów i budowy prototypów nabywa Pan także materiały, które są wykonywane bezpośrednio na Pana zlecenie przez podwykonawców, zgodnie ze specyfikacją i szczegółowym projektem technicznym przez Pana dostarczonym.

Konieczność dokonywania tego rodzaju zakupów materiałów wynika ze specyfiki prowadzonej przez Pana działalności, w ramach której projektowane i budowane są unikalne, niestandardowe maszyny.

W procesie projektowania i prac inżynierskich wykorzystuje Pan zaawansowane techniki 3D do projektowania i wizualizacji kompleksowych rozwiązań technicznych. W tym celu wykorzystywane jest specjalistyczne oprogramowanie komputerowe.

Na potrzeby prowadzenia prac projektowych nabywa Pan także sprzęt komputerowy, w tym tzw. stacje robocze, tj. dedykowane urządzenia gwarantujące sprawną i bezproblemową pracę przy wykorzystaniu specjalistycznego oprogramowania (...), czyli projektowanie wspomagane komputerowo).

W latach 2019–2024 ewidencjonował Pan zdarzenia gospodarcze w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (PKPiR), zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W okresie tym nie wyodrębniał Pan kosztów działalności badawczo-rozwojowej w kolumnie 16 PKPiR. Wydatki takie, obejmujące w szczególności koszty nabycia materiałów i surowców wykorzystywanych w działalności B+R, były ujmowane w kolumnie 13 księgi – jako zakupy materiałów i towarów handlowych. Jednocześnie nie wykazywał Pan kosztów kwalifikowanych w załączniku PIT/BR, a tym samym nie korzystał z ulgi badawczo-rozwojowej.

Obecnie zamierza Pan dokonać korekt prowadzonej PKPiR za lata 2019–2024, wykazując dodatkowo koszty działalności badawczo-rozwojowej w kolumnie 16 księgi, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. Celem tych korekt jest skorzystanie – w ramach korekty zeznań rocznych – z przewidzianej w art. 26e ustawy o PIT ulgi B+R.

Nie prowadzi Pan działalności na terenie specjalnej strefy ekonomicznej na podstawie zezwolenia, jak również nie prowadzi Pan działalności w oparciu o decyzję o wsparciu. W związku z tym, nie korzysta Pan ze zwolnień podatkowych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 63a oraz 63b ustawy o PIT.

Nie posiada Pan statusu centrum badawczo-rozwojowego, o którym mowa w art. 17 ustawy z dnia 30 maja 2008 r. o niektórych formach wspierania działalności innowacyjnej (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 141 ze zm.).

Wydatki ponoszone w ramach Projektów, nie są Panu zwracane w jakiejkolwiek formie oraz nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Niniejszy wniosek dotyczy zarówno stanu faktycznego, tj. Projektów realizowanych przez Pana od 2019 r., jak i zdarzenia przyszłego, tj. Projektów o analogicznym charakterze, realizowanych w roku bieżącym oraz w kolejnych latach.

W uzupełnieniu wniosku z 27 sierpnia 2025 r. stanowiącym odpowiedź na wezwanie z 5 sierpnia 2025 r., znak 0115-KDIT3.4011.597.2025.1.PS, wskazuje Pan, że przedmiotem uznania za działalność badawczo-rozwojową ma być całość Pana działalności. W ramach realizowanych Projektów projektuje Pan i wytwarza maszyny do (...). Przy projektowaniu każdej maszyny musi Pan uwzględnić w szczególności:

· parametry surowca, który będzie przedmiotem obróbki (m.in. rozmiar podawanego surowca, waga, twardość),

· wydajność maszyny (ilość surowca, który ma być przerobiony w jednostce czasu),

· dokładność obróbki surowca,

· warunki pracy maszyny,

· wymagania co do gabarytów maszyny, tak aby możliwe było jej użytkowanie w zakładzie klienta,

· minimalny okres trwałości maszyny wymagany przez klienta,

· koszty eksploatacji maszyny (zużycie energii, części zamienne, narzędzia obrabiające),

· cena maszyny, która spełni założone możliwości budżetowe klienta.

Dodatkowo, każda maszyna przez Pana wytwarzana musi spełniać rygorystyczne normy wynikające m.in. z powszechnie obowiązujących regulacji prawa Unii Europejskiej.

W oparciu o przedstawione przez klienta wymagania, projektuje Pan i wytwarza zindywidualizowane maszyny będące w istocie prototypami. Schemat realizacji standardowego Projektu został przedstawiony we wniosku o wydanie interpretacji.

Niemniej jednak zwraca Pan uwagę, że w ramach każdego Projektu realizuje Pan prace twórcze, w ramach których projektuje i wytwarza Pan prototypy w oparciu o swoje know-how i doświadczenie wynikające z realizacji wcześniej zakończonych Projektów, ale przede wszystkim łączy i wykorzystuje dostępną wiedzę w celu tworzenia nowych, istotnie ulepszonych maszyn, spełniających wymaganie postawione przez klientów.

Napotykane przez Pana problemy w toku realizacji Projektów, które wymagają twórczego rozwiązania wynikają w znacznym stopniu z rozmiaru/gabarytów maszyn oraz właściwości fizykochemicznych surowców. Maszyny przez Pana projektowane i wytwarzane zajmują standardowo od kilku do nawet kilkudziesięciu metrów sześciennych. Należy podkreślić, że wykonanie szczegółowego projektu technicznego jest etapem prac, który wymaga szczególnej uwagi i nanoszenia wielu poprawek, aż do osiągnięcia pożądanego celu. Dodatkowo, w ramach etapu 5 prac wskazanego we wniosku, w związku z identyfikowaniem problemów do rozwiązania oraz możliwości wprowadzenia dodatkowych usprawnień w maszynie, nanosi Pan kolejne poprawki w projekcie technicznym. Część z wprowadzanych na tym etapie zmian wynika również z dodatkowych zapytań/sugestii ze strony klientów, którzy zgłaszają zapotrzebowanie wprowadzenia dodatkowych funkcji/zmian nieuwzględnionych w pierwotnym projekcie technicznym. Potwierdza to nieprzewidywalność realizowanych Projektów pod względem zasobów niezbędnych do osiągnięcia zakładanego celu, jak również nieprzewidywalność co do czasu potrzebnego na realizację prac zakończonych sukcesem. W ramach projektowania i wytwarzania maszyny zapewnia Pan również możliwość ewentualnego doposażenia maszyny, automatyzujących pewne funkcje lub ogólnie poprawiających sprawność urządzenia. W ramach projektowania i wytwarzania maszyn dostarcza Pan również autorskie oprogramowanie (...) zawierające szereg funkcji umożliwiających (...). Oprogramowanie jest stale rozwijane i jego kolejne wersję są dostarczane przy realizacji kolejnych zleceń.

Przykładami Projektów przez Pana realizowanych w ostatnim czasie są:

Projekt 1

Automat (...)

Projekt 2

Maszyna (...)

Projekt 3

Maszyna (...)

Przykład Projektu realizowanego obecnie, który będzie kontynuowany w najbliższym czasie

Obecnie prowadzi Pan prace nad maszyną wielofunkcyjną będącą odpowiednikiem maszyny wytworzonej przez Pana w ramach jednego z wcześniej realizowanych Projektów (wskazanego wyżej Projektu nr 3), której cena dla klienta wyniosła ok. (...) tys. zł.

Założeniem Projektu jest opracowanie maszyny, której koszty wyprodukowania zostaną znacznie obniżone, a cena dla klienta wyniesie około (...) tys. zł. W związku z powyższym prowadzi Pan intensywne prace mające na celu optymalizację kosztów produkcji, w szczególności badając możliwość samodzielnego wykonania niektórych materiałów/podzespołów, poszukując i testując nowych dostawców oraz oferowane przez nich podzespoły, jak również optymalizując samą konstrukcję maszyn.

Wniosek dotyczy wyłącznie prototypowych rozwiązań w zakresie produkcji maszyn, niepowielających wcześniejszych rozwiązań.

W związku z tym, że wniosek dotyczy wyłącznie prototypowych rozwiązań w zakresie produkcji maszyn, przedmiotem uznania za działalność badawczo-rozwojowa oraz za koszty kwalifikowane nie są prace oraz materiały/surowce w tej części, w której służą wyprodukowaniu standardowej części maszyny/linii.

W uzupełnieniu wniosku potwierdził Pan, że:

· prowadzone prace w ramach każdej maszyny będącej przedmiotem Pana wniosku każdorazowo i w całości były i będą zawsze wyrazem własnej twórczości intelektualnej, posiadały w całości i będą posiadać w całości charakter kreatywny a nie odtwórczy, nowatorski, oryginalny w pomyśle i były i będą nastawione wyłącznie na stworzenie nowych oryginalnych rozwiązań, o charakterze unikatowym;

· każdorazowo prace w ramach poszczególnych Projektów będących przedmiotem Pana wniosku podejmowane były/będą na podstawie przygotowanego harmonogramu prac z przyjęciem określonych celów do osiągnięcia.

Nadmienił Pan, że Projekty mają każdorazowo określony cel i metodykę prac. Źródłem finansowania zaplanowanych prac są przychody/dochody z tytułu realizacji wcześniejszych projektów oraz przedpłaty/zaliczki otrzymanych od Klientów na poczet realizacji bieżących projektów.

Na potrzeby realizowanych projektów w latach 2019-2025 realizował Pan prace samodzielnie oraz korzystał m.in. z usług współpracowników prowadzących działalność gospodarczą. W kolejnych latach nie wyklucza Pan zatrudnienia personelu na podstawie umów o pracę, umów o dzieło oraz umów zlecenie.

W zakresie zasobów rzeczowych wykorzystuje Pan przede wszystkim zasoby swojego przedsiębiorstwa, tj. narzędzia, a także maszyny i urządzenia będące środkami trwałymi.

W zakresie zasobów finansowych, jak to już zostało wyżej wskazane, prace były/są/będą finansowane z przychodów/dochodów z tytułu realizacji wcześniejszych Projektów oraz przedpłat/zaliczek otrzymanych od Klientów na poczet realizacji bieżących Projektów.

Zakładane i osiągnięte cele, wynikające z zapotrzebowania klientów przy uwzględnieniu najważniejszych problemów do rozwiązania, zostały wskazane w opisach przykładowych Projektów.

Harmonogramy realizacji przykładowych Projektów:

Projekt 1

Automat (...)

Projekt 2

Maszyna (...)

Projekt 3

Maszyna (...)

Wskazał Pan, że prace w zakresie poszczególnych Projektów będących przedmiotem Pana wniosku nie obejmowały / nie będą obejmować prace empirycznych lub teoretycznych nastawionych na zdobycie nowej wiedzy o podstawach danych zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne.

Potwierdził Pan, że prace obejmowały lub będą obejmować pozyskanie nowej wiedzy i umiejętności (opartych na wiedzy i doświadczeniu) dla opracowania nowych produktów, procesów lub usług i wprowadziły lub wprowadzą znaczące ulepszenia do już istniejących, obejmujące:

(...)

Potwierdził Pan również, że każdorazowo prace w zakresie poszczególnych Projektów będących przedmiotem Pana wniosku obejmowały i będą obejmować prace rozwojowe w rozumieniu art. 4 ust. 3 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, tj. nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności do projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

Koszty nabycia surowców i materiałów w tym produktów w stanie surowym, półproduktów czy urządzeń poniesionych na potrzeby realizacji Projektów obejmują:

(...)

Koszty transportu i pakowania surowców/materiałów są przedmiotem pytania drugiego. Koszty te stanowią element kosztów nabycia i są wyszczególnione na fakturach dokumentujących nabycie surowców/materiałów.

Potwierdził Pan, że:

· wszystkie nabywane materiały i surowce, w tym produkty w stanie surowym, półprodukty oraz gotowe urządzenia były/są/będą bezpośrednio wykorzystywane w ramach podejmowanej przez Pana działalności mającej stanowić działalność badawczo-rozwojową;

· wydatki na nabycie materiałów i surowców będących przedmiotem Pana pytania drugiego stanowiły/stanowią i będą stanowić koszty uzyskania przychodów w latach podatkowych za które mają podlegać odliczenia w ramach ulgi badawczo-rozwojowej.

Pytania

1. Czy działalność prowadzona przez Pana w ramach ww. Projektów, w stanie prawnym obowiązującym od 2019 r., stanowi działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu art. 5a pkt 38 ustawy o PIT, a tym samym, czy przysługuje Panu prawo do skorzystania z odliczenia kosztów kwalifikowanych w ramach ulgi badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 26e ust. 1 ustawy o PIT?

2. Czy wskazane we wniosku i zaliczone do kosztów uzyskania przychodu koszty nabycia surowców i materiałów wykorzystywanych przy tworzeniu, w tym zarówno produkty w stanie surowym, półprodukty oraz gotowe urządzenia (nabywane bezpośrednio podczas realizacji Projektów), które stają się elementem maszyn wraz z kosztami uwzględnionymi w cenie nabycia tych surowców i materiałów stanowią koszty kwalifikowane działalności badawczo-rozwojowej wskazane w art. 26e ust. 2 ustawy o PIT?

3. Czy w świetle zaprezentowanego stanu faktycznego ma Pan prawo skorygować rozliczenia roczne za lata 2019-2024 i skorzystać z odliczenia kosztów kwalifikowanych w ramach ulgi B+R?

Pana stanowisko w sprawie

Ad 1

Działalność prowadzona przez Pana w ramach ww. Projektów, w stanie prawnym obowiązującym od 2019 r., stanowi działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu art. 5a pkt 38 ustawy o PIT, a tym samym przysługuje Panu prawo do skorzystania z odliczenia kosztów kwalifikowanych w ramach tzw. Ulgi badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 26e ust. 1 stawy o PIT.

Ad 2

Wskazane we wniosku i zaliczone do kosztów uzyskania przychodu koszty nabycia surowców i materiałów wykorzystywanych przy tworzeniu prototypów, w tym zarówno produkty w stanie surowym, półprodukty oraz gotowe urządzenia (nabywane bezpośrednio podczas realizacji Projektów), które stają się elementem maszyn wraz z kosztami uwzględnionymi w cenie nabycia tych surowców i materiałów stanowią dla Pana koszty kwalifikowane działalności badawczo-rozwojowej wskazane w art. 26e ust. 2 ustawy o PIT.

Ad 3

W świetle zaprezentowanego stanu faktycznego ma Pan prawo skorygować rozliczenia roczne za lata 2019-2024 i skorzystać z odliczenia kosztów kwalifikowanych w ramach ulgi B+R.

Uzasadnienie

Ad 1

Zgodnie z art. 5a pkt 38 ustawy o PIT, działalność badawczo-rozwojowa oznacza działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększania zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Pojęcie badań naukowych, w myśl art. 5a pkt 39 ustawy o PIT, obejmuje:

a) badania podstawowe w rozumieniu art. 4 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce,

b) badania aplikacyjne w rozumieniu art. 4 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.

Jak stanowi art. 4 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy, badania podstawowe są rozumiane jako prace empiryczne lub teoretyczne mające przede wszystkim na celu zdobywanie nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne.

W myśl art. 4 ust. 2 pkt 2 ww. ustawy, badania aplikacyjne są rozumiane jako prace mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności, nastawione na opracowywanie nowych produktów, procesów lub usług lub wprowadzanie do nich znaczących ulepszeń.

Pojęcie prac rozwojowych, zgodnie z art. 5a pkt 40 ustawy o PIT, oznacza prace rozwojowe w rozumieniu art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Jak stanowi art. 4 ust. 3 ww. ustawy, prace rozwojowe są działalnością obejmującą nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

Zatem z pracami badawczo-rozwojowymi mamy do czynienia wówczas, gdy wykorzystuje się dostępną wiedzę z dziedziny nauki, technologii i działalności gospodarczej oraz innej wiedzy i umiejętności do tworzenia nowych lub ulepszania istniejących produktów/usług oraz procesów i technologii produkcji.

Z ustawowej definicji prac badawczo-rozwojowych wynika, że taka działalność musi mieć charakter twórczy. Posłużenie się tym sformułowaniem wskazuje, że działalność badawczo-rozwojowa to taka aktywność, która nastawiona jest na tworzenie nowych i oryginalnych rozwiązań, często o charakterze unikatowym, które nie mają odtwórczego charakteru. Po drugie, z art. 5a pkt 38 ustawy o PIT wynika, że działalność badawczo-rozwojowa musi być podejmowana w systematyczny sposób.

Najbardziej właściwą definicją systematyczności prowadzenia działalności B+R jest definicja obejmująca prowadzenie działalności w sposób uporządkowany, według pewnego systemu. Zatem słowo „systematycznie” odnosi się również do działalności prowadzonej w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany.

Kluczowe jest również, zawarte w definicji działalności badawczo-rozwojowej rozróżnienie, które wskazuje, że taka działalność obejmuje takie rodzaje aktywności, jak: (i) badania podstawowe i badania aplikacyjne zdefiniowane w art. 4 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz (ii) prace rozwojowe, o których mowa w art. 4 ust. 3 tej ustawy.

Projekty przez Pana realizowane prowadzą do opracowywania nowych lub istotnie ulepszonych rozwiązań technicznych. Proces ten wymaga rozwiązywania problemów konstrukcyjnych i wdrażania twórczych zmian technologicznych. Rozwija Pan przy tym specjalistyczną wiedzę oraz kompetencje, które wykorzystywane są w kolejnych projektach. W tym miejscu wskazać należy, że w ramach prac rozwojowych następuje połączenie wyników prac badawczych z wiedzą techniczną w celu wprowadzenia do produkcji nowego lub zmodernizowanego wyrobu, nowej technologii czy nowego systemu organizacji. Innymi słowy, prowadzone systematyczne prace opierają się na istniejącej wiedzy, uzyskanej w wyniku działalności badawczej oraz/lub doświadczeń praktycznych i mają na celu wytworzenie nowych materiałów, produktów lub urządzeń, inicjowanie nowych i znaczące udoskonalenie już istniejących procesów, systemów i usług. Prace rozwojowe mogą obejmować nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług. Prace rozwojowe nie obejmują rutynowych i okresowych zmian wprowadzanych do istniejących produktów, linii produkcyjnych, procesów wytwórczych, usług nawet jeśli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

Odnosząc się do ww. regulacji realizowane przez Pana Projekty nie mieszczą się w przywołanej wyżej definicji badań naukowych, które mają w szczególności charakter abstrakcyjny i nie są ukierunkowane na konkretne zastosowanie ich wyników.

Projekty realizowane przez Pana należy natomiast kwalifikować jako prace rozwojowe.

Jak wynika z opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, Projekty realizowane przez Pana:

· nastawione są przede wszystkim na opracowywanie nowych oraz ulepszonych towarów,

· mają charakter twórczy,

· realizowane są w sposób systematyczny,

· mają na celu zwiększenie zasobów Pana wiedzy oraz wykorzystanie już posiadanych zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Każdy projekt przez Pana realizowany przebiega według zorganizowanej, metodycznej

procedury, obejmującej: analizę potrzeb klienta, opracowanie dokumentacji projektowej, budowę prototypu, jego testowanie, wprowadzanie poprawek oraz montaż i uruchomienie maszyny u klienta.

Działania te są planowane z wyprzedzeniem zarówno pod względem organizacyjnym, jak i kosztowym, co świadczy o metodycznym i systematycznym charakterze prac.

Jednocześnie, realizowane przez Pana Projekty nie mają charakteru rutynowego i nie stanowią okresowych zmian.

W związku z powyższym, w Pana ocenie wypełniają one definicję działalności badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 5a pkt 38 ustawy o PIT.

W tym kontekście warto także zwrócić uwagę na interpretacje indywidualne w zakresie ulgi na działalność badawczo-rozwojową wydane w zbliżonych sprawach, tj. na rzecz podmiotów zajmujących się konstrukcją urządzeń i maszyn mających zindywidualizowany charakter, będących w istocie prototypami, dostosowanych do specyficznych potrzeb klientów. W rozstrzygnięciach tych Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że profil działalności zbliżony do Pana daje podstawy korzystania z ulgi B+R.

Takie stanowisko wynika m.in.:

· z interpretacji indywidualnej z 9 sierpnia 2024 r., znak 0111-KDIB1-3.4010.274.2024.1.JMS,

· z interpretacji indywidualnej z 20 marca 2025 r., znak 0112-KDIL2-2.4011.856.2024.2.IM,

· z interpretacji indywidualnej z 3 marca 2025 r., znak 0111-KDIB1-3.4010.45.2025.2.ZK,

· z interpretacji indywidualnej z 11 marca 2022 r., znak 0111-KDIB1-3.4010.661.2021.1.IZ,

· z interpretacji indywidualnej z 14 sierpnia 2024 r., znak 0112-KDIL2-2.4011.415.2024.2.MM,

· z interpretacji indywidualnej z 30 sierpnia 2024 r., znak 0111-KDIB1-3.4010.355.2024.2.ZK.

Ad 2

Jak stanowi art. 26e ust. 2 pkt 2 ustawy o PIT, za koszty kwalifikowane uznaje się nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową.

W zakresie pojęcia „surowce”, w związku z brakiem definicji przedmiotowego pojęcia na gruncie przepisów podatkowych i rachunkowych, dla celów ustalania zakresu zastosowania ulgi posłużyć należy się znaczeniem pojęcia „surowce” funkcjonującym na gruncie języka powszechnego, gdzie „surowce” to „materiały naturalne pochodzenia zwierzęcego, roślinnego lub mineralnego, służące do wytwarzania jakichś produktów lub energii” (www.sjp.pwn.pl).

Z kolei, w zakresie pojęcia „materiały”, odwołać należy się do interpretacji tego pojęcia funkcjonującej na gruncie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.). W świetle art. 3 ust. 1 pkt 19 tej ustawy, materiały to składniki majątku zużywane na własne potrzeby.

W doktrynie podkreśla się, że materiały to „składniki majątku inicjujące realizację całego cyklu operacyjnego, które jednostka nabywa w celu ich całkowitego zużycia na własne potrzeby, w tym m.in. na potrzeby wytwarzania produktów, świadczenia usług czy realizacji działalności ogólnoadministracyjnej. Do materiałów zaliczyć można także pewne składniki majątkowe wytwarzane przez jednostkę we własnym zakresie (zazwyczaj w ramach działalności pomocniczej), a także różnego rodzaju odzyski, posiadające wartość użytkową, a pochodzące np. z likwidowanych środków trwałych, inwentarz żywy przeznaczony do uboju, części zamienne, półfabrykaty obcej produkcji, paliwa, opakowania itp.” (Walińska Ewa (red.), Bek-Gaik Bogusława, Bojanowski Witold, Czajor Agnieszka, Czajor Przemysław, Gad Jacek, Idzikowska Gabriela, Janicka Anna, Jurewicz Anna, Kalinowski Jacek, Kuczyńska Iga, Mariański Adam. Michalak Marcin, Turzyński Mikołaj. Walińska Anna. Wencel Agnieszka, Wiatr Michał, Ustawa o rachunkowości. Komentarz, Wolters Kluwer, 2016).

W praktyce przyjmuje się, że materiały i surowce, w przypadku których istnieje możliwość ich przypisania do działalności badawczo-rozwojowej, uznaje się za koszty kwalifikowane w ramach ww. działalności.

W Pana ocenie, powyższe mieć będzie miejsce w przedmiotowym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym, bowiem materiały i surowce nabywane są zawsze na potrzeby konkretnego Projektu i są one ewidencjonowane w przypisaniu do konkretnego Projektu.

Na potrzeby realizacji projektów ponosi Pan wydatki na nabycie materiałów, półproduktów, komponentów oraz usług niezbędnych do budowy prototypów. Obejmują one m.in. koszty zakupu stali, aluminium, elektroniki, siłowników czy przewodów. W przypadku niektórych elementów, ich wykonanie odbywa się na indywidualne zlecenie przez zewnętrznych podwykonawców, zgodnie z przygotowaną przez Pana dokumentacją techniczną. Korzysta Pan ze specjalistycznego oprogramowania komputerowego (…) oraz nabywa sprzęt niezbędny do realizacji złożonych projektów inżynieryjnych – w tym wysokowydajne stacje robocze przeznaczone do pracy z zaawansowanymi systemami projektowymi.

W Pana ocenie, w tym kontekście nie ma znaczenia w tym aspekcie ani opis dotyczący nabywanych materiałów bądź surowców na fakturze, ani charakter materiału bądź surowca - czy np. stanowi surowce lub materiały w stanie nieprzetworzonym, przetworzonym czy też określone gotowe produkty (urządzenia, specjalistyczne części, elementy), które jednak w wyniku ich wykorzystania w linii produkcyjnej posłużą do wytworzenia nowego lub istotnie ulepszonego produktu o nowych funkcjonalnościach. W rezultacie, prawidłowe jest zachowanie polegające na kwalifikacji do materiałów, które mogą być rozliczone w ramach ulgi B+R, półproduktów, tj. materiałów o charakterze przetworzonym, a także gotowych urządzeń, wyprodukowanych przez inne podmioty, które stają się elementem maszyn i linii technologicznych.

Takie wnioski potwierdzają m.in. następujące interpretacje indywidualne wydane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

· interpretacja indywidualna z 20 marca 2025 r., znak 0112-KDIL2-2.4011.856.2024.2.IM,

· interpretacja indywidualna z 3 marca 2025 r., znak 0111-KDIB1-3.4010.45.2025.2.ZK,

· interpretacja indywidualna z 11 marca 2022 r., znak 0111-KDIB1-3.4010.661.2021.1.IZ,

· interpretacja indywidualna z 14 sierpnia 2024 r., znak 0112-KDIL2-2.4011.415.2024.2.MM,

· interpretacja indywidualna z 30 sierpnia 2024 r., znak 0111-KDIB1-3.4010.355.2024.2.ZK.

W interpretacji indywidualnej z 29 maja 2020 r., znak 0115-KDIT3.4011.197.2020.1.PS, organ podatkowy potwierdził, że w kosztach kwalifikowanych należy uwzględnić również koszty dodatkowe, takie jak koszty transportu, koszty pakowania oraz inne związane bezpośrednio z wysyłką koszty.

Uzasadnione, zdaniem Pana jest zatem doliczanie do kosztów nabycia materiałów oraz surowców wszystkich niezbędnych kosztów dodatkowych związanych z transportem, pakowaniem oraz fizycznym dostarczeniem surowca/materiału do siedziby Przedsiębiorstwa albo Spółki.

Ad 3

W latach 2019–2024 prowadzili Pan podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR), zgodnie z art. 24a ustawy o PIT. W tym okresie nie dokonano jednak wyodrębnienia kosztów działalności badawczo-rozwojowej w kolumnie 16 PKPiR, a wydatki tego rodzaju były ujmowane w kolumnie 13 – jako zakupy materiałów.

Zamiarem Pana jest obecnie dokonanie korekt PKPiR za lata 2019–2024 poprzez odpowiednie ujcie kosztów kwalifikowanych (m.in. materiałów i surowców wykorzystywanych w działalności B+R) w kolumnie 16 PKPiR, co pozwoliłoby na skorzystanie przez Pana z preferencji podatkowej przewidzianej w art. 26e ustawy o PIT, tj. ulgi badawczo-rozwojowej.

Zgodnie z art. 24a ust. 1b tej ustawy, podatnicy prowadzący działalność badawczo-rozwojową, którzy chcą skorzystać z ulgi B+R, są zobowiązani do prowadzenia ewidencji umożliwiającej wyodrębnienie kosztów działalności B+R w sposób jednoznaczny.

W przypadku podatników prowadzących PKPiR, sposób ewidencji tych kosztów został doprecyzowany w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2019 r., poz. 2544). Zgodnie z załącznikiem nr 1 do tego rozporządzenia, kolumna 16 PKPiR przeznaczona jest właśnie do ujmowania kosztów działalności badawczo-rozwojowej. Po zakończeniu roku podatkowego koszty te należy zsumować, niezależnie od tego, jaka ich część będzie ostatecznie odliczona od podstawy opodatkowania.

W świetle powyższego należy uznać, że:

· samo ujęcie kosztów kwalifikowanych w kolumnie 13 PKPiR nie spełnia wymogów ewidencyjnych określonych w art. 24a ust. 1b ustawy PIT oraz ww. rozporządzeniu;

· wpisanie kosztów działalności B+R do kolumny 16, w formie korekt PKPiR za odpowiednie okresy, będzie spełniało warunki ewidencyjne wymagane do skorzystania z ulgi B+R.

Dodatkowo, w zakresie możliwości dokonania korekty zeznań podatkowych, zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa. Zgodnie z art. 81 § 1 tej ustawy, podatnicy mogą korygować uprzednio złożone deklaracje (w tym zeznania roczne) przez złożenie korekty.

W świetle art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, uprawnienie to przysługuje do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, które co do zasady następuje po upływie 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Zatem może Pan skorzystać z możliwości korekty zeznań za nieprzedawnione lata 2019–2024, składając korekty zeznań rocznych wraz z załącznikami PIT/BR, w których wykaże Pan koszty działalności badawczo-rozwojowej do odliczenia.

Takie samo stanowiska wskazał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 11 grudnia 2024 r., sygn. 0115-KDIT3.4011.831.2024.2.PS.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie podkreślam, że zgodnie z Pana intencjami, Pana wniosek dotyczy lat 2019-2024 oraz lat kolejnych.

Zgodnie z art. 26e ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych w stanie prawnym obowiązującym od 2019 r. (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.; t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.; t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.; t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.; t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.; t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.; t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Podatnik uzyskujący przychody ze źródła określonego w art. 10 ust. 1 pkt 3 odlicza od podstawy obliczenia podatku, ustalonej zgodnie z art. 26 ust. 1 lub art. 30c ust. 2, koszty uzyskania przychodów poniesione na działalność badawczo-rozwojową, zwane dalej „kosztami kwalifikowanymi”. Kwota odliczenia nie może w roku podatkowym przekroczyć kwoty dochodu uzyskanego przez podatnika ze źródła określonego w art. 10 ust. 1 pkt 3.

Przepis ten normuje tzw. ulgę badawczo-rozwojową (ulgę B+R). Jest ona szczególnym instrumentem, którego celem jest zachęcanie podatników prowadzących działalność gospodarczą do podejmowania działań o charakterze badawczo-rozwojowym. Ma to wpływać na innowacyjność oferowanych przez nich produktów, usług lub procesów realizowanych w ich przedsiębiorstwach. W dalszej perspektywie ulga badawczo-rozwojowa ma służyć wzrostowi nowoczesności, innowacyjności i konkurencyjności gospodarki.

Mechanizm ulgi sprowadza się do możliwości odliczenia od podstawy opodatkowania określonej wartości wskazanych rodzajowo kosztów uzyskania przychodów dotyczących działalności badawczo-rozwojowej (kosztów kwalifikowanych).

Mając na względzie wysokie koszty działań o charakterze badawczo-rozwojowym ustawodawca zdecydował o możliwości „dwukrotnego” uwzględnienia wartości tych kosztów w rachunku podatkowym podatnika – raz jako kosztów uzyskania przychodów i ponownie jako odliczenia od podstawy obliczenia podatku.

Jak wynika z treści art. 26e ust. 1 ustawy, z ulgi badawczo-rozwojowej może skorzystać podatnik, który spełnia łącznie następujące warunki:

1) uzyskuje przychody ze źródła określonego w art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy, tj. z pozarolniczej działalności gospodarczej;

2) prowadzi działalność badawczo-rozwojową;

3) ponosi na działalność badawczo-rozwojową koszty uzyskania przychodów określone jako „koszty kwalifikowane”.

Pojęcie działalności gospodarczej

W odniesieniu do pierwszej przesłanki należy wskazać, że pozarolnicza działalność gospodarcza w rozumieniu art. 5a pkt 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych to:

działalność zarobkowa:

a) wytwórcza, budowlana, handlowa, usługowa,

b) polegająca na poszukiwaniu, rozpoznawaniu i wydobywaniu kopalin ze złóż,

c) polegająca na wykorzystywaniu rzeczy oraz wartości niematerialnych i prawnych

- prowadzona we własnym imieniu bez względu na jej rezultat, w sposób zorganizowany i ciągły, z której uzyskane przychody nie są zaliczane do innych przychodów ze źródeł wymienionych w art. 10 ust. 1 pkt 1, 2 i 4-9.

Stosownie natomiast do treści art. 5b ust. 1 ww. ustawy, za pozarolniczą działalność gospodarczą nie uznaje się czynności, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki:

1) odpowiedzialność wobec osób trzecich za rezultat tych czynności oraz ich wykonywanie, z wyłączeniem odpowiedzialności za popełnienie czynów niedozwolonych, ponosi zlecający wykonanie tych czynności,

2) są one wykonywane pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonych przez zlecającego te czynności,

3) wykonujący te czynności nie ponosi ryzyka gospodarczego związanego z prowadzoną działalnością.

Pojęcie działalności badawczo-rozwojowej

Definicje ustawowe

Zgodnie z art. 5a pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Ilekroć w ustawie jest mowa o działalności badawczo-rozwojowej - oznacza to działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Stosownie do art. 5a pkt 39 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ilekroć jest w niej mowa o badaniach naukowych - oznacza to:

a) badania podstawowe w rozumieniu art. 4 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. poz. 1668 ze zm.), a więc:

prace empiryczne lub teoretyczne mające przede wszystkim na celu zdobywanie nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne;

b) badania aplikacyjne w rozumieniu art. 4 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, czyli:

prace mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności, nastawione na opracowywanie nowych produktów, procesów lub usług lub wprowadzanie do nich znaczących ulepszeń.

Pracami rozwojowymi, o których mowa w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych są natomiast – zgodnie z art. 5a pkt 40 tej ustawy – prace rozwojowe w rozumieniu art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, czyli:

działalność obejmująca nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

Łącząc te elementy można stwierdzić, że działalnością badawczo-rozwojową jest działalność twórcza obejmująca:

· badania podstawowe w rozumieniu art. 4 ust. 2 pkt 1 Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce, a więc prace empiryczne lub teoretyczne mające przede wszystkim na celu zdobywanie nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne; lub

· badania aplikacyjne w rozumieniu art. 4 ust. 2 pkt 2 Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce, czyli prace mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności, nastawione na opracowywanie nowych produktów, procesów lub usług lub wprowadzanie do nich znaczących ulepszeń; lub

· prace rozwojowe w rozumieniu art. 4 ust. 3 Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce, czyli działalność obejmująca nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń,

· podejmowana w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Twórczy charakter działalności badawczo-rozwojowej

Działalność badawczo-rozwojowa musi być działalnością twórczą. Twórczy to „mający na celu tworzenie”. Synonimy pojęcia twórczy (pomysł, praca) to „konstruktywny, kreatywny, kreacyjny, kreatorski, koncepcyjny”. Należy przy tym zwrócić uwagę na różnicę znaczeniową pojęcia „tworzyć” - określające czynność, której istotą jest element kreacyjny i „wytwarzać”, czyli „zrobić, wyprodukować coś”. Wytwarzanie także prowadzi do powstania rzeczy lub praw, ale nie ma w sobie indywidualnego elementu kreacyjnego – jest to proces wymagający wiedzy i umiejętności, ale nie prowadzi do powstania efektów niepowtarzalnych.

Jak wynika z Objaśnień podatkowych z 15 lipca 2019 r. dotyczących co prawda innej ulgi podatkowej, tj. ulgi IP Box, na potrzeby definicji działalności badawczo-rozwojowej wskazuje się, że:

Pierwszym i zarazem najszerszym kryterium uznania działalności podatnika za działalność badawczo-rozwojową, jest jej twórczy charakter (…) na potrzeby działalności badawczo-rozwojowej, w stopniu minimalnym, wystarczające jest działanie twórcze na skalę przedsiębiorstwa, tzn. przedsiębiorca we własnym zakresie (w ramach prowadzonych prac badawczo-rozwojowych) opracowuje nowe lub ulepszone produkty, procesy, usługi, nawet jeżeli podobne rozwiązanie zostało już opracowane przez inny podmiot. Zatem twórczość działalności badawczo-rozwojowej może przejawiać się opracowywaniem nowych koncepcji, narzędzi, rozwiązań niewystępujących dotychczas w praktyce gospodarczej podatnika lub na tyle innowacyjnych, że w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już funkcjonujących u podatnika.

Badania podstawowe

Działalność badawczo-rozwojowa może obejmować badania podstawowe w rozumieniu Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce, a więc:

· prace empiryczne – czyli prace doświadczalne; lub

· prace teoretyczne – czyli oparte na teorii naukowej, a nie na doświadczeniu;

mające przede wszystkim na celu zdobywanie nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne.

Co istotne, aby prowadzone przez podmiot działania miały status badań podstawowych w rozumieniu Prawa o szkolnictwie wyższym muszą być prowadzone z zachowaniem odpowiednich standardów.

Nie każde przeprowadzone doświadczenie jest badaniem podstawowym. Prace empiryczne muszą być prowadzone w odpowiednich warunkach (w odpowiednim środowisku), w oparciu o określoną metodę działań. Powinny być przeprowadzone w odpowiedniej próbie, uwzględniać stopień powtarzalność wyników. Prace te powinny być odpowiednio zarejestrowane lub opisane. Szczegółowe standardy prowadzenia prac empirycznych są uzależnione od przedmiotu badania.

Podobnie, nie każde rozważania prowadzone w oparciu o teorie naukowe będą miały status prac teoretycznych w rozumieniu Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce. Prace teoretyczne w rozumieniu tej ustawy także muszą spełniać określone standardy, w tym dotyczące metodologii badan naukowych, komparatystyki, zasad wnioskowania.

Badania aplikacyjne

Działalność badawczo-rozwojowa może również obejmować badania aplikacyjne w rozumieniu Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce, czyli prace mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności, nastawione na opracowywanie nowych produktów, procesów lub usług lub wprowadzanie do nich znaczących ulepszeń.

Aplikacja to m.in. „zastosowanie czegoś w praktyce”. Przedmiotem badań aplikacyjnych jest więc pozyskanie nowej wiedzy i umiejętności (opartych na wiedzy i doświadczeniu) dla potrzeb praktyki produkcyjnej lub usługowej w określonym zakresie. Podmiot podejmujący prace aplikacyjne – mając wiedzę o określonych produktach, procesach lub usługach (ich cechach, wadach) – podejmuje działalność badawczą, której celem jest zdobycie nowej wiedzy i umiejętności po to, aby:

· opracować nowe produkty, procesy lub usługi lub

· wprowadzić znaczące ulepszenia do istniejących produktów, procesów lub usług.

„Nowy” to „niedawno zrobiony, nabyty lub właśnie powstały, założony”, „taki, który zajął miejsce poprzedniego”, „spotykany po raz pierwszy, dopiero co poznany lub będący od niedawna w jakimś środowisku”, „od niedawna istniejący, właśnie wynaleziony”.

Celem prac aplikacyjnych jest zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności – czyli takiej wiedzy i takich umiejętności, których podmiot prowadzący prace (pomimo bycia specjalistą w danej dziedzinie) wcześniej nie posiadał.

Nowym produktem, procesem lub usługą może być:

· produkt, proces lub usługa, które nie istniały wcześniej, czyli takie, które zostały opracowane po raz pierwszy w wyniku badan aplikacyjnych;

· produkt, proces lub usługi, które istniały już jako rodzaj produktu, procesu lub usługi, ale w wyniku badań aplikacyjnych opracowano ich nową koncepcję.

Ulepszenie natomiast to „to, co usprawniło funkcjonowanie czegoś”. Ulepszać to „zmienić coś tak, żeby stało się bardziej użyteczne lub funkcjonalne”. Celem prac aplikacyjnych dotyczących istniejących produktów, procesów lub usług nie są jakiekolwiek ulepszenia, ale ulepszenia znaczące – czyli mające duże znaczenie, dużą wagę, istotne z punktu widzenia funkcji i dotychczasowych cech ulepszanych produktów, procesów lub usług. Jednocześnie jednak skala zmian wprowadzonych do produktu, procesu lub usługi nie powoduje, że mówimy o nowym produkcie, procesie lub usłudze, ale o produkcie, procesie lub usłudze znacząco ulepszonych.

Analogicznie jak w przypadku badań podstawowych, także badania aplikacyjne muszą być prowadzone z zachowaniem odpowiednich standardów.

Prace rozwojowe

Pojęcie działalności badawczo-rozwojowej obejmuje również prace rozwojowe w rozumieniu Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce.

Prace rozwojowe polegają na nabywaniu, łączeniu, kształtowaniu i wykorzystywaniu dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, tj. obejmują:

· nabycie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności;

· łączenie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności;

· kształtowanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności; i

· wykorzystanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności.

Prace rozwojowe bazują zatem na dostępnej wiedzy – w zależności od celów, jakie przyjęto dla prowadzenia prac, będzie to wiedza z określonej dziedziny lub dziedzin. Prace te obejmują kolejno:

· nabycie wiedzy i umiejętności, czyli pozyskanie wiedzy/umiejętności, zapoznanie się z wiedzą, zrozumienie jej;

· łączenie wiedzy i umiejętności, czyli znalezienie takich zależności pomiędzy wiedzą z różnych zakresów, dziedzin lub wiedzą wynikającej z różnych badań naukowych oraz pomiędzy umiejętnościami, które są istotne z punktu widzenia postawionych celów badan rozwojowych;

· kształtowanie wiedzy i umiejętności, czyli takie „ułożenie” efektów nabywania i łączenia wiedzy i umiejętności lub takie sformułowanie wniosków płynących z tych procesów, aby można je było wykorzystać dla realizacji postawionych celów prac rozwojowych;

· wykorzystanie wiedzy i umiejętności, czyli ich użycie, posłużenie się nimi dla osiągnięcia celów prac rozwojowych.

Co istotne, całość ww. czynności służy:

· planowaniu produkcji [innowacja procesowa] oraz

· projektowaniu i tworzeniu zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług [innowacja produktowa].

Chodzi przy tym o konkretne produkty, konkretne procesy lub konkretne usługi albo konkretne rodzaje produktów, procesów lub usług. Podmiot prowadzący prace rozwojowe organizuje je z uwzględnieniem specyfiki konkretnych produktów, procesów lub usług – od niej zależą potrzeby prowadzenia prac rozwojowych i ich zakres.

Jednocześnie ustawodawca wyłączył z definicji prac rozwojowych działalność obejmującą rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do produktów, procesów lub usług, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń. O tym, jakie zmiany do produktów, procesów lub usług mają charakter rutynowy (wykonywany często i niemal automatycznie) i okresowy (powtarzający się, występujący co pewien czas) będzie każdorazowo decydował charakter konkretnych produktów, procesów bądź usług.

Systematyczność i cele działalności badawczo-rozwojowej

Działalność badawczo-rozwojowa jest podejmowana:

· w sposób systematyczny,

· w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Pojęcie „systematyczny” – w odniesieniu do procesów oznacza „zachodzący stale od dłuższego czasu”; w odniesieniu do działań oznacza „prowadzony w sposób uporządkowany, według pewnego systemu; planowy, metodyczny”.

Z uwagi na charakter działań, jakie obejmuje działalność badawczo-rozwojowa, pojęcia systematyczności tych działań nie należy ograniczać wyłącznie do ich zwykłego organizacyjnego uporządkowania i częstotliwości podejmowanych czynności. Znaczenie pojęcia „systematyczności” będzie także wynikową przedmiotu prowadzonych działań (badań naukowych lub prac rozwojowych) – musi uwzględniać specyfikę podejmowanych badań lub prac.

Pomocnym dla spełnienia kryterium systematyczności może być ustalenie:

· wstępnych celów poszczególnych projektów badawczo-rozwojowych;

· źródeł finansowania zaplanowanych prac oraz

· osiągniętych celów poszczególnych projektów badawczo-rozwojowych,

· zasobów ludzkich, rzeczowych i finansowych służących ich osiągnięciu

· harmonogramów związanych z prowadzonymi pracami.

Celem działalności badawczo-rozwojowej jest: zwiększenie zasobów wiedzy oraz wykorzystanie zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Punktem wyjściowym dla działalności badawczo-rozwojowej jest więc posiadanie pewnego poziomu (określonych zasobów) wiedzy w konkretnym temacie. Aby stwierdzić, czy podjęte działania prowadzą do zwiększenia poziomu wiedzy oraz służą wykorzystywaniu zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań koniecznym jest określenie poziomu wiedzy „wyjściowej” i „wyjściowego” stanu wykorzystywania zasobów wiedzy, „wyjściowego” stanu jej zastosowań. Bez takiego nakreślenia „punktu wyjścia” dla działalności badawczo-rozwojowej nie da się nakreślić celów podejmowanych działań.

Należy uwzględnić zatem, iż głównym zadaniem dla zarządzającego projektem badawczo rozwojowym jest zlokalizowanie i zidentyfikowanie zasobów wiedzy przed rozpoczęciem działań projektowych; zasobów w ujęciu funkcjonalnym i celowościowym, czyli podlegającym zwiększeniu oraz możliwym i właściwym do wykorzystania zwiększonej wiedzy do nowych zastosowań. Lokalizacja i identyfikacja wiedzy obejmują szereg działań, w tym określenie stanu wiedzy, miejsca, sposobu jej wykorzystania oraz selekcji pod względem przydatności do realizacji celu projektu. (zobacz: 3.2.1.3 Objaśnienia w zakresie IP BOX - Zwiększenie zasobów wiedzy oraz wykorzystania jej do tworzenia nowych zastosowań”).

Istotnym jest więc między innymi to:

· jakimi zasobami wiedzy podatnik dysponował przed rozpoczęciem realizacji projektu badawczo-rozwojowego;

· jaki rodzaj wiedzy podlegał następnie selekcji, wykorzystaniu i rozwijaniu pod względem przydatności do realizacji tego projektu.

Ocena charakteru Pana działalności

Jak wynika z wniosku, przedmiotem Pana działalności gospodarczej jest przede wszystkim produkcja maszyn do obróbki gumy lub tworzyw sztucznych oraz wytwarzania wyrobów z tych materiałów.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej projektuje Pan i buduje unikalne maszyny na indywidualne zamówienie klienta, będące w istocie prototypami. Wynikiem prowadzonych prac są w większości przypadków zupełnie nowe maszyny lub maszyny istotnie ulepszone i tylko tych dotyczy niniejszy wniosek. Ulepszenia maszyn są rezultatem postępu technologicznego, Pana doświadczeń zdobytych w toku realizacji poprzednich Projektów, jak również doświadczeń zgłaszanych przez Pana klientów w związku z eksploatacją już maszyn.

Maszyny przez Pana projektowane i budowane wykorzystywane są głównie do (...). Odbiorcami maszyn są przede wszystkim producenci mebli, materacy oraz urządzeń AGD.

Twórczość Projektów

We wniosku wskazał Pan między innymi, że w ramach każdego Projektu realizuje Pan prace twórcze, w ramach których projektuje i wytwarza Pan prototypy w oparciu o swoje know-how i doświadczenie wynikające z realizacji wcześniej zakończonych Projektów. Prowadzone prace w ramach każdej maszyny będącej przedmiotem Pana wniosku każdorazowo i w całości były i będą zawsze wyrazem własnej twórczości intelektualnej, posiadały w całości i będą posiadać w całości charakter kreatywny a nie odtwórczy, nowatorski, oryginalny w pomyśle i były i będą nastawione wyłącznie na stworzenie nowych oryginalnych rozwiązań, o charakterze unikatowym.

Jak wynika zatem z opisu sprawy działalność w zakresie opisanych we wniosku Projektów ma charakter twórczy.

Systematyczność Projektów

We wniosku wskazał Pan, że każdorazowo prace w ramach poszczególnych Projektów będących przedmiotem Pana wniosku podejmowane były/będą na podstawie przygotowanego harmonogramu prac z przyjęciem określonych celów do osiągnięcia.

Nadmienił Pan, że Projekty mają każdorazowo określony cel i metodykę prac. Źródłem finansowania zaplanowanych prac są przychody/dochody z tytułu realizacji wcześniejszych projektów oraz przedpłaty/zaliczki otrzymanych od Klientów na poczet realizacji bieżących projektów.

Na potrzeby realizowanych projektów w latach 2019-2025 realizował Pan prace samodzielnie oraz korzystał m.in. z usług współpracowników prowadzących działalność gospodarczą. W kolejnych latach nie wyklucza Pan zatrudnienia personelu na podstawie umów o pracę, umów o dzieło oraz umów zlecenie.

W zakresie zasobów rzeczowych wykorzystuje Pan przede wszystkim zasoby swojego przedsiębiorstwa, tj. narzędzia, a także maszyny i urządzenia będące środkami trwałymi.

W opisie sprawy przedstawił Pan również przykładowe harmonogramy realizacji Projektów.

Biorąc pod uwagę opis okoliczności faktycznych, uznać należy, że prowadzona działalność w zakresie opisanych Projektów ma charakter systematyczny.

Prace rozwojowe i badania naukowe w ramach Projektów

Jak wynika z Pana wniosku, prace dotyczące projektów nie obejmują badań podstawowych, o których mowa a w art. 4 ust. 2 pkt 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, ale obejmowały lub będą obejmować pozyskanie nowej wiedzy i umiejętności (opartych na wiedzy i doświadczeniu) dla opracowania nowych produktów, procesów lub usług i wprowadziły lub wprowadzą znaczące ulepszenia do już istniejących. Zatem prace obejmują badania aplikacyjne w rozumieniu art. 4 ust. 2 pkt 2 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.

Prace obejmują w szczególności pozyskanie/poszerzenie:

(...)

Ponadto potwierdził Pan również, że każdorazowo prace w zakresie poszczególnych Projektów będących przedmiotem Pana wniosku obejmowały i będą obejmować prace rozwojowe w rozumieniu art. 4 ust. 3 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, tj. nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności do projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

Wskazał Pan również, że w ramach każdego Projektu łączy i wykorzystuje Pan dostępną wiedzę w celu tworzenia nowych, istotnie ulepszonych maszyn, spełniających wymaganie postawione przez klientów.

Z wniosku wynika więc, że Projekty będące jego przedmiotem nie obejmują badań podstawowych w rozumieniu przepisów ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, ale noszą cechy badań aplikacyjnych w rozumieniu tej ustawy. Ponadto z Pana wniosku wynika wprost, że Projekty obejmują prace rozwojowe w rozumieniu ww. ustawy.

Zwiększenie zasobów wiedzy oraz wykorzystanie zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań w ramach Projektów

Z Pana wniosku wynika, że prace projektowe obejmują pozyskiwanie i poszerzanie zakresu wiedzy oraz każdorazowo zmierzają do poszukiwań nowych zastosowań dla wiedzy i doświadczenia personelu z uwzględnieniem celów i założeń podanych przez klienta. W wyniku realizacji prac projektowych rozwija Pan specjalistyczną wiedzę oraz umiejętności, które są następnie wykorzystywane przy kolejnych projektach.

Zatem Pana prace prowadzone są w celu zwiększania zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Reasumując, na podstawie tak przedstawionych informacji można uznać, że prace w zakresie opisanych we wniosku Projektów stanowią i będą stanowić działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu art. 5a pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Możliwość skorzystania z ulgi badawczo-rozwojowej

Jak wynika z treści art. 26e ust. 1 ustawy, z omawianej ulgi może skorzystać podatnik, który spełnia łącznie następujące warunki:

· uzyskuje przychody ze źródła określonego w art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy, tj. z pozarolniczej działalności gospodarczej;

· prowadzi działalność badawczo-rozwojową;

· ponosi na działalność badawczo-rozwojową koszty uzyskania przychodów określone jako „koszty kwalifikowane”.

Zgodnie z art. 26e ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2018 r. za koszty kwalifikowane uznaje się:

1) poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1, oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu;

1a) poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 13 pkt 8 lit. a i c, oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na wykonanie usługi w zakresie działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w całości czasu przeznaczonego na wykonanie usługi na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło w danym miesiącu;

2) nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową;

2a) nabycie niebędącego środkami trwałymi sprzętu specjalistycznego wykorzystywanego bezpośrednio w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, w szczególności naczyń i przyborów laboratoryjnych oraz urządzeń pomiarowych;

3) ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne, świadczone lub wykonywane na podstawie umowy przez podmioty, o których mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1, 2 i 4-8 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, a także nabycie od takiego podmiotu wyników prowadzonych przez niego badań naukowych, na potrzeby działalności badawczo-rozwojowej;

4) odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej wykorzystywanej wyłącznie w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, jeżeli to korzystanie nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem w rozumieniu art. 23m ust. 1 pkt 4;

4a) nabycie usługi wykorzystania aparatury naukowo-badawczej wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, jeżeli zakup usługi nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem w rozumieniu art. 23m ust. 1 pkt 4;

5) koszty uzyskania i utrzymania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy, prawa z rejestracji wzoru przemysłowego, poniesione na:

a) przygotowanie dokumentacji zgłoszeniowej i dokonanie zgłoszenia do Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskiej lub odpowiedniego zagranicznego organu, łącznie z kosztami wymaganych tłumaczeń na język obcy,

b) prowadzenie postępowania przez Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej lub odpowiedni zagraniczny organ, poniesione od momentu zgłoszenia do tych organów, w szczególności opłaty urzędowe i koszty zastępstwa prawnego i procesowego,

c) odparcie zarzutów niespełnienia warunków wymaganych do uzyskania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy lub prawa z rejestracji wzoru przemysłowego zarówno w postępowaniu zgłoszeniowym, jak i po jego zakończeniu, w szczególności koszty zastępstwa prawnego i procesowego, zarówno w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej, jak i w odpowiednim zagranicznym organie,

d) opłaty okresowe, opłaty za odnowienie, tłumaczenia oraz dokonywanie innych czynności koniecznych dla nadania lub utrzymania ważności patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy oraz prawa z rejestracji wzoru przemysłowego, w szczególności koszty walidacji patentu europejskiego.

Art. 26e ust. 4 stanowi:

Koszty kwalifikowane ponoszone w ramach badań podstawowych podlegają odliczeniu wyłącznie pod warunkiem, że badania te są prowadzone na podstawie umowy lub porozumienia z jednostką naukową w rozumieniu ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki.

Stosownie do art. 26e ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Koszty kwalifikowane podlegają odliczeniu, jeżeli nie zostały podatnikowi zwrócone w jakiejkolwiek formie lub nie zostały odliczone od podstawy obliczenia podatku.

Art. 26e ust. 6 ww. ustawy stanowi natomiast:

Podatnikowi, który w roku podatkowym korzysta ze zwolnień podatkowych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 63a lub 63b, prawo do odliczenia przysługuje jedynie w odniesieniu do kosztów kwalifikowanych, które nie są przez podatnika uwzględniane w kalkulacji dochodu zwolnionego z podatku na podstawie tych przepisów.

Na podstawie art. 26e ust. 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Odliczenia dokonuje się w zeznaniu za rok podatkowy, w którym poniesiono koszty kwalifikowane (…).

Pamiętać trzeba też, że stosowanie do treści art. 24a ust. 1b ustawy:

Podatnicy prowadzący działalność badawczo-rozwojową, którzy zamierzają skorzystać z odliczenia, o którym mowa w art. 26e, są obowiązani w prowadzonej księdze albo w prowadzonych księgach rachunkowych, o których mowa w ust. 1, wyodrębnić koszty działalności badawczo-rozwojowej.

Zatem dodatkowym warunkiem dla prawa odliczenia w zeznaniu podatkowym kosztów kwalifikowanych poniesionych w danym roku podatkowym jest wyodrębnienie tych kosztów w ewidencji, o której mowa w art. 24a ust. 1b ustawy.

Podatnicy prowadzący działalność badawczo-rozwojową, którzy zamierzają skorzystać z omawianej preferencji podatkowej są więc zobowiązani w prowadzonej księdze albo w prowadzonych księgach rachunkowych wyodrębnić koszty działalności badawczo-rozwojowej.

Zgodnie natomiast z § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2019 r. poz. 2544 ze zm.):

Osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, o których mowa w art. 24a ust. 1 i 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwanej dalej "ustawą o podatku dochodowym", są obowiązane prowadzić księgę, z zastrzeżeniem ust. 2, według wzoru ustalonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia, w sposób określony w rozdziale 2.

Zgodnie z załącznikiem nr 1 (wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów) kolumna 16 jest przeznaczona do wpisywania kosztów działalności badawczo-rozwojowej, o których mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym. Po zakończeniu roku należy zsumować te koszty. W kolumnie tej należy wpisać wszystkie koszty działalności badawczo-rozwojowej, niezależnie od tego, jaka ich część będzie odliczona od podstawy opodatkowania.

O ile więc ustawa o podatku dochodowym wprost nie precyzuje, w jaki sposób to wyodrębnienie powinno zostać wykonane, to z powyższych przepisów wynika jednoznacznie, że kwestie ewidencyjne związane z kosztami kwalifikowanymi zależą od tego, czy podatnik prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów czy też księgi rachunkowe.

Reasumując, ulga badawczo-rozwojowa polega na możliwości odliczenia od podstawy opodatkowania określonej kwoty kosztów podatkowych poniesionych przez podatnika na działalność badawczo-rozwojową, czyli tzw. „kosztów kwalifikowanych”.

Oznacza to, że koszty związane z działalnością badawczo-rozwojową dwukrotnie wpływają na wysokość podstawy obliczenia podatku dochodowego u przedsiębiorcy inwestującego w taką działalność (raz jako koszty uzyskania przychodu, a drugi raz jako koszty kwalifikowane) i w efekcie znacznie pomniejszają wysokość opłacanego podatku dochodowego.

W oparciu o wskazane wyżej przepisy, należy stwierdzić, że aby podatnikowi podatku dochodowego od osób fizycznych przysługiwało prawo odliczenia w zeznaniu podatkowym kosztów kwalifikowanych poniesionych w danym roku podatkowym powinny być łącznie spełnione następujące warunki:

1. Podatnik poniósł koszty na działalność badawczo-rozwojową;

2. Koszty na działalność badawczo-rozwojową stanowiły dla podatnika koszty uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o PIT;

3. Koszty na działalność badawczo-rozwojową mieszczą się w zamkniętym katalogu kosztów kwalifikowanych określonym przepisami art. 26e ust. 2 - 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych;

4. Ww. koszty uzyskania przychodów stanowiły koszty kwalifikowane w rozumieniu ustawy podatkowej, przy czym, jeżeli koszty kwalifikowane zostały poniesione w ramach badań podstawowych, badania te były prowadzone na podstawie umowy lub porozumienia z jednostką naukową w rozumieniu odrębnych przepisów;

5. Jeżeli w roku podatkowym podatnik prowadził działalność na terenie specjalnej strefy ekonomicznej na podstawie zezwolenia/decyzji o wsparciu, prawo do odliczenia przysługuje jedynie w odniesieniu do kosztów kwalifikowanych, które nie są przez podatnika uwzględniane w kalkulacji dochodu zwolnionego z podatku na podstawie zezwolenia/decyzji o wsparciu;

6. W ewidencji, o której mowa w art. 24a ust. 1b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatnik wyodrębnił w sposób prawidłowy koszty działalności badawczo-rozwojowej;

7. Podatnik wykazał w zeznaniu podatkowym koszty kwalifikowane podlegające odliczeniu;

8. Kwota odliczonych kosztów kwalifikowanych nie przekroczyła limitów określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych;

9. Koszty kwalifikowane nie zostały zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie lub nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Z Pana wniosku wynika, że:

· Pana dochody opodatkowane są podatkiem liniowym, zgodnie z art. 30c ustawy o PIT.

· zamierza Pan dokonać korekt w PKPiR i wpisać koszty dotyczące działalności badawczo-rozwojowej do kolumny 16 za poszczególne lata podatkowe 2019-2024, aby mógł Pan skorzystać z ulgi badawczo-rozwojowej, o której stanowi art. 26e ustawy;

· nie prowadzi Pan działalności na terenie specjalnej strefy ekonomicznej na podstawie zezwolenia, jak również nie prowadzi Pan działalności w oparciu o decyzję o wsparciu. W związku z tym, nie korzysta Pan ze zwolnień podatkowych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 63a oraz 63b ustawy o PIT;

· nie posiada Pan statusu centrum badawczo-rozwojowego, którym mowa w art. 17 ustawy z dnia 30 maja 2008 r. o niektórych formach wspierania działalności innowacyjnej (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 141 ze zm.);

· wydatki ponoszone w ramach Projektów, nie są Panu zwracane w jakiejkolwiek formie oraz nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym;

· wydatki ponoszone w ramach Projektów stanowiły/stanowią i będą stanowić koszty uzyskania przychodów w latach podatkowych za które mają podlegać odliczenia w ramach ulgi badawczo-rozwojowej.

Biorąc powyższe pod uwagę, ma Pan prawo – co do zasady – do zastosowania ulgi badawczo-rozwojowej w ramach opisanych we wniosku Projektów.

Przechodząc do możliwości objęcia wskazanych przez Pana kosztów ulgą na działalność badawczo-rozwojową wskazać trzeba, że katalog kosztów kwalifikowanych zawarty jest w ww. art. 26e ust. 2 i ust. 3 omawianej ustawy i jest katalogiem zamkniętym.

W związku z realizowanymi Projektami, ponosi Pan w szczególności wydatki na surowce i materiały wykorzystywane przy realizacji Projektów, w tym zarówno materiały w stanie surowym, półprodukty i urządzenia (nabywane bezpośrednio podczas realizacji Projektów), które stają się elementem prototypu, w tym koszty transportu i pakowania. Wniosek dotyczy w szczególności takich surowców i materiałów jak:

(...)

Koszty transportu oraz pakowania surowców/materiałów stanowią element kosztów nabycia. Koszty te są wyodrębnione na fakturze od dostawcy materiału/surowca.

W odniesieniu do ww. kosztów materiałów i surowców zużytych podczas prac badawczo-rozwojowych należy zwrócić uwagę, że w art. 26e ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca posługuje się pojęciami „materiały” oraz „surowce”, które nie zostały zdefiniowane w przepisach ustawy o podatku dochodowym od fizycznych, stanowiąc przy tym, że w podstawie obliczania ulgi uwzględnione mogą być wyłącznie materiały i surowce związane bezpośrednio z prowadzoną przez podatnika działalnością badawczo-rozwojową.

Jeżeli chodzi o pojęcie „surowce”, w związku z brakiem definicji niniejszego pojęcia na gruncie przepisów podatkowych, dla celów ustalania zakresu zastosowania ulgi należy posłużyć się znaczeniem pojęcia „surowce” funkcjonującym na gruncie języka powszechnego, gdzie „surowce” to „materiały naturalne pochodzenia zwierzęcego, roślinnego lub mineralnego, służące do wytwarzania jakichś produktów lub energii” (www.sjp.pwn.pl).

Z kolei w zakresie interpretacji pojęcia „materiały” należy odwołać się do interpretacji tego pojęcia funkcjonującej na gruncie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r., poz. 351 ze zm., t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm., t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 120 ze zm.). W świetle art. 3 ust. 1 pkt 19 tej ustawy: materiały to składniki majątku zużywane na własne potrzeby.

Powyższy pogląd znajduje również potwierdzenie w doktrynie, gdzie podkreśla się, że materiały to składniki majątku inicjujące realizację całego cyklu operacyjnego, które jednostka nabywa w celu ich całkowitego zużycia na własne potrzeby, w tym m.in. na potrzeby wytwarzania produktów, świadczenia usług czy realizacji działalności ogólnoadministracyjnej.

Do materiałów zaliczyć można także pewne składniki majątkowe wytwarzane przez jednostkę we własnym zakresie (zazwyczaj w ramach działalności pomocniczej), a także różnego rodzaju odzyski, posiadające wartość użytkową, a pochodzące np. z likwidowanych środków trwałych, inwentarz żywy przeznaczony do uboju, części zamienne, półfabrykaty obcej produkcji, paliwa, opakowania, itp.

Konstrukcja art. 26e ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w związku z poczynionymi powyżej uwagami pozwala na zaliczenie do kosztów kwalifikowanych, kosztów wszelkich materiałów i surowców, których definicje słownikowe przytoczono powyżej, stanowiących koszty uzyskania przychodów, niezbędnych w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, jeżeli bez takich elementów niemożliwe będzie jej prowadzenie.

Innymi słowy, kosztami kwalifikowanymi będą wydatki na surowce i materiały, bez których niemożliwe byłoby nie tylko wytworzenie jakichś prototypów, prowadzenie samych badań, wdrażania różnych procesów w ramach prac badawczo-rozwojowych, ale również bez których niemożliwym byłoby wprowadzenie i wykorzystanie odpowiednich narzędzi i oprzyrządowania dla prowadzenia działalności badawczo-rozwojowej.

Biorąc pod uwagę przedstawione we wniosku okoliczności, ponoszone przez Pana wydatki na wskazane we wniosku materiały i surowce (w tym koszty transportu i pakowania) mogą – w oparciu o treść art. 26e ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – stanowić koszty kwalifikowane.

Pana stanowisko w zakresie pytania pierwszego i drugiego jest więc prawidłowe.

Odnośnie możliwości dokonania korekty złożonych zeznań podatkowych za nieprzedawnione lata w celu zastosowania ulgi badawczo-rozwojowej wskazuję, że zagadnienie związane z korektą deklaracji regulują przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.

Zgodnie z art. 81 § 1 ustawy – Ordynacja podatkowa:

Jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy, płatnicy i inkasenci mogą skorygować uprzednio złożoną deklarację.

Przy czym, zgodnie z art. 3 pkt 5 Ordynacji podatkowej:

Ilekroć w ustawie jest mowa o deklaracjach rozumie się przez to również zeznania, wykazy, zestawienia, sprawozdania oraz informacje, do których składania obowiązani są, na podstawie przepisów prawa podatkowego, podatnicy, płatnicy i inkasenci.

W myśl art. 81 § 2 ustawy – Ordynacja podatkowa:

Skorygowanie deklaracji następuje przez złożenie korygującej deklaracji.

Korekta deklaracji ma na celu poprawienie błędu, który został popełniony przy poprzednim jej sporządzeniu i może dotyczyć każdej jej pozycji – o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Skorygowanie deklaracji polega więc na ponownym – poprawnym już – wypełnieniu jej formularza z zaznaczeniem, że w tym przypadku mamy do czynienia z korektą uprzednio złożonej deklaracji.

Przepisy ustawy – Ordynacja podatkowa nie określają szczególnych terminów, w których przysługuje powyższe uprawnienie. Należy więc powiązać tę możliwość z zobowiązaniem podatkowym, którego deklaracja (zeznanie) dotyczy. Prawo do korekty deklaracji (zeznania) istnieje tak długo, jak długo istnieje zobowiązanie podatkowe, czyli 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 ustawy – Ordynacja podatkowa). Okoliczności skutkujące przerwaniem lub zawieszeniem biegu przedawnienia wymienione zostały w art. 70 i art. 70a tej ustawy.

Z uwagi zatem na fakt, że przysługuje Panu możliwość skorzystania z ulgi badawczo-rozwojowej, to tym samym będzie Pan mógł – co do zasady – skorygować zeznania podatkowe poprzez odliczenie w ramach ulgi badawczo-rozwojowej kosztów kwalifikowanych wykazanych w załącznikach PIT/BR.

Pana stanowisko w zakresie pytania trzeciego jest więc również prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanów faktycznych, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzeń.

Interpretacja dotyczy zdarzeń przyszłych, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Odnośnie powołanych interpretacji indywidualnych informuję, że dotyczą one tylko konkretnych, indywidualnych spraw podatników, w określonych stanach faktycznych czy zdarzeniach przyszłych i w tych sprawach rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe wyłącznie wobec Pana i tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Pana w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Jednocześnie zaznaczam, że interpretację tę wydałem w oparciu o opis okoliczności faktycznych przedstawionych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych nie jest ustalanie stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego), stanowi to bowiem domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Nie prowadzę postępowania dowodowego, ograniczam się do analizy okoliczności podanych we wniosku. W stosunku do tych okoliczności wyrażam swoje stanowisko, które zawsze musi być jednak ustosunkowaniem się do poglądu (stanowiska) prezentowanego w danej sprawie przez Wnioskodawcę. Jeżeli w toku ewentualnego postępowania kontrolnego organ uzna, że zdarzenie opisane we wniosku różni się od zdarzenia występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie Pana chroniła.

Zastrzegam również, że – stosowanie do istoty Pana wniosku – przedmiotem niniejszej interpretacji nie jest kwestia odpowiedniego limitowania kosztów kwalifikowanych (art. 26e ust. 7 ustawy).

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.