Interpretacja 0115-KDIT3.4011.600.2025.1.PS

Interpretacja indywidualna

– stanowisko nieprawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznnego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 lipca 2025 r. wpłynął Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie nieściągalności wierzytelności. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej zrealizował Pan dostawy towarów na rzecz jednego z klientów – spółki X z Austrii. Wystawił Pan dwie faktury: pierwszą w październiku 2022 r., a drugą w maju 2023 r (obie z 30 dniowym terminem płatności).

Spółka ta była wówczas czynnym podatnikiem VAT UE – (...) – co zostało zweryfikowane w systemie (...) w czasie wystawienia faktur.

Obie faktury zostały zarachowane jako przychód należny, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym. Od obu faktur został opłacony podatek dochodowy.

Kontrahent spłacił jedynie część należności i zaprzestał dalszych płatności. Termin płatności upłynął ponad 24 miesiące temu. W marcu 2025 r. prezes austriackiej spółki poinformował Pana o bardzo trudnej sytuacji finansowej firmy, braku możliwości regulowania zobowiązań oraz zamiarze wszczęcia procedury upadłościowej.

W celu odzyskania należności podjął Pan następujące działania:

· wielokrotnie wysyłał Pan wezwania do zapłaty drogą mailową,

· prowadził Pan obszerną korespondencję z kontrahentem w celu monitorowania jego sytuacji finansowej,

· zakupił Pan raporty finansowe dłużnika w austriackim rejestrze (...),

· w styczniu 2023 r. zawarł Pan z dłużnikiem ugodę z harmonogramem spłat - dłużnik uregulował trzy raty, po czym zaprzestał dalszych płatności,

· pod koniec 2023 r. zatrudnił Pan firmę windykacyjną z (...), która zawarła z dłużnikiem porozumienie dotyczące nowego planu spłaty – w ramach tego planu kontrahent dokonał dwóch wpłat, co traktuje Pan jako dorozumianą akceptację warunków ugody, - mimo tego nie kontynuował dalszych spłat.

Dłużnik nadal figuruje w austriackim rejestrze handlowym, jednak na podstawie danych zawartych w raportach gospodarczych (...) oraz ostatniej wiadomości od prezesa spółki można jednoznacznie stwierdzić, że znajduje się w bardzo złej sytuacji finansowej, spółka nie posiada wystarczającego majątku na pokrycie swoich zobowiązań i nie zamierza ich regulować.

Pytanie

Czy w przedstawionym stanie faktycznym może Pan uznać przedmiotową wierzytelność za nieściągalną i zaliczyć jej wartość do kosztów uzyskania przychodu, na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 20 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Pana stanowisko w sprawie

Uważa Pan, że w opisanym stanie faktycznym może Pan uznać wierzytelność za nieściągalną i zaliczyć jej wartość do kosztów uzyskania przychodu. Zrealizował Pan szereg działań potwierdzających brak realnej możliwości jej odzyskania, m.in.:

· wysyłał Pan wezwania do zapłaty drogą mailową,

· monitorował Pan sytuację finansową kontrahenta,

· zawarł Pan z dłużnikiem ugodę z harmonogramem spłat (częściowo zrealizowaną),

· zaangażował Pan firmę windykacyjną z Austrii,

· uzyskał Pan raporty z rejestru (...) oraz korespondencję z prezesem spółki, wskazujące na złą kondycję finansową i zapowiedź upadłości.

Dłużnik, mimo figurującego wpisu w rejestrze, znajduje się w stanie trwałej niewypłacalności, a działania windykacyjne nie przyniosły skutku. Z raportów finansowych spółki wynika, że nie posiada ona środków trwałych i majątku wystarczającego na pokrycie zobowiązania. Z tego względu uważa Pan, że spełnia przesłanki art. 23 ust. 1 pkt 20 ustawy o PIT i wierzytelność powinna zostać zaliczona do kosztów podatkowych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 9 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Źródłem przychodów jest pozarolnicza działalność gospodarcza.

W myśl art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za przychód z działalności, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3, uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług.

Na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby zatem określony wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, musi spełniać łącznie następujące przesłanki:

· zostać poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

· być definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

· pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

· zostać poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

· być należycie udokumentowany,

· nie znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 17 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wierzytelności odpisanych jako przedawnione.

Ponadto stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 20 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wierzytelności odpisanych jako nieściągalne, z wyjątkiem wierzytelności lub ich części, które uprzednio na podstawie art. 14 zostały zarachowane jako przychody należne i których nieściągalność została udokumentowana w sposób określony w ust. 2;

Analiza przytoczonego przepisu prowadzi do wniosku, że – co do zasady – wierzytelności odpisane jako nieściągalne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Wyjątkiem są wierzytelności spełniające łącznie następujące warunki:

· zostały dokonane od należności bądź części należności uprzednio zaliczonej do przychodów należnych na podstawie art. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

· nieściągalność tych należności została udokumentowana zgodnie z art. 23 ust. 2 ww. ustawy.

Ponadto należności te nie mogą być odpisane jako przedawnione.

Podsumowując, nieściągalna wierzytelność zaliczana jest do kosztów uzyskania przychodów w dacie łącznego spełnienia 2 warunków:

· wierzytelność powinna być odpisana jako nieściągalna (powinien być dokonany odpowiedni zapis w ewidencji) oraz

· nieściągalność wierzytelności powinna być udokumentowana.

Gdy warunki te zostaną spełnione w różnych latach podatkowych, zaliczenie należności do kosztów uzyskania przychodów będzie możliwe w roku podatkowym, w którym spełniony zostanie drugi z warunków.

Na podstawie art. 23 ust. 2 ww. ustawy:

Za wierzytelności, o których mowa w ust. 1 pkt 20, uważa się te wierzytelności, których nieściągalność została udokumentowana:

1) postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadające stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego, albo

2) postanowieniem sądu o:

a) oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub wystarcza jedynie na zaspokojenie tych kosztów, lub

b) umorzeniu postępowania upadłościowego, jeżeli zachodzi okoliczność, o której mowa w lit. a, lub

c) zakończeniu postępowania upadłościowego albo

3) protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.

W art. 23 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca dokonał ścisłego i wyczerpującego wyliczenia, jakimi środkami można dokumentować nieściągalność wierzytelności. Jest to wyliczenie kompletne, co oznacza, że jakikolwiek inny dokument niż wymieniony w tym przepisie nie może skutecznie udokumentować faktu nieściągalności wierzytelności.

Udokumentowanie nieściągalności wierzytelności w inny sposób niż wskazany w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych nie skutkuje powstaniem prawa do zaliczenia ich wartości do kosztów uzyskania przychodów.

Odnośnie postanowień o nieściągalności wskazuję, że zgodnie z art. 824 § 1 pkt 3 ustawy z 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1568ze zm.):

P1ostępowanie umarza się w całości lub części z urzędu jeżeli jest oczywiste, że z egzekucji nie uzyska się sumy wyższej od kosztów egzekucyjnych.

Zauważyć należy, że Kodeks postępowania cywilnego nie zna kategorii „postanowienie o nieściągalności”, a zatem dla celów podatkowych musi być to postanowienie, z którego treści jednoznacznie wynika, że dłużnik nie ma majątku, z którego mogłaby być egzekwowana wierzytelność.

Wykładnia celowościowa powołanego przepisu prowadzi zatem do wniosku, że ocena czy wierzytelność, będąca przedmiotem roszczeń wierzyciela w postępowaniu egzekucyjnym, może być uznana za nieściągalną i zaliczona do kosztów uzyskania przychodów w rachunku podatkowym, zależy od istnienia majątku dłużnika, którego wartość przewyższa oczywiście koszty egzekucyjne postępowania. Tak więc, aby wierzytelność mogła być uznana za koszty w rachunku podatkowym, z treści wydawanych w ramach postępowania egzekucyjnego postanowień organów egzekucyjnych powinien wynikać fakt braku majątku dłużnika na zaspokojenie choćby części określonej wierzytelności i uznanie jej za nieściągalną, a w konsekwencji zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów. Jednocześnie ustalenia przyjęte przez organ egzekucyjny w trakcie postępowania powinny odpowiadać stanowi faktycznemu. Z treści postanowień wydawanych przez organy egzekucyjne powinno jasno wynikać, czy i w jakim zakresie roszczenia te zostały zaspokojone.

Zastrzec należy również, że dla udokumentowania nieściągalności wierzytelności na podstawie postanowień sądu, o których mowa w art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a dotyczących postępowania upadłościowego, istotne jest uprawomocnienie się tych postanowień. Sama informacja na temat ukończenia postępowania upadłościowego nie może być podstawą udokumentowania nieściągalnej wierzytelności.

W tym miejscu wskazuję również, że uwzględnienie realiów gospodarczych w postaci funkcjonowania wielu polskich przedsiębiorców na rynkach zagranicznych (w tym na jednolitym rynku Unii Europejskiej) prowadzi do wniosku, że nieściągalność wierzytelności wobec kontrahenta zagranicznego może być udokumentowana również w inny sposób niż określony w art. 23 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przy czym dokumenty te powinny dokumentować nieściągalność danej wierzytelności.

Wskazuję, że postępowania egzekucyjne i upadłościowe to procedury regulujące zasady dochodzenia roszczeń wierzycieli od niewypłacalnych dłużników będących np. przedsiębiorcami.

Jak każda procedura, również np. upadłość posiada swoje etapy. Pierwszy etap to ogłoszenie upadłości i następnie prowadzenie postępowania upadłościowego. O ile w Polsce upadłość przeprowadza sąd, to w innych krajach takie postępowanie może prowadzić sąd lub też inny podmiot. Jednak stronami takiego postępowania upadłościowego zawsze są dwie strony: dłużnik i wierzyciele. Przeprowadzenie upadłości nie jest możliwe bez udziału wierzycieli. Celem takiego postępowania jest bowiem zabezpieczenie majątku dłużnika i ustalenie spłat wierzycieli.

Podstawą do uznania wierzytelności za nieściągalną w przypadku, gdy dłużnikiem jest podmiot zagraniczny może być dokument wydany przez zagraniczne organy o ile odpowiada on merytorycznie dokumentom polskim. Przykładowo, jeżeli skutki prawne postanowienia sądu innego kraju są identyczne jak skutki prawne, jakie na gruncie prawa polskiego rodzi postanowienie sądu o zakończeniu postępowania upadłościowego, to postanowienie takie dokumentuje nieściągalność wierzytelności.

Z Pana wniosku wynika, że posiada Pana wierzytelności wobec zagranicznego podmiotu. Należności związane z tym wierzytelnościami zostały uprzednio zarachowane do przychodów należnych Pana działalności gospodarczej.

Jak wynika z opisu sprawy, dłużnik nadal figuruje w austriackim rejestrze handlowym i znajduje się w bardzo złej sytuacji finansowej, spółka nie posiada wystarczającego majątku na pokrycie swoich zobowiązań i nie zamierza ich regulować.

Z wniosku nie wynika, aby dysponował Pan jakimikolwiek środkami dokumentującymi nieściągalność wierzytelności, zawartymi w art. 23 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W szczególności, z Pana wniosku nie wynika, aby posiadał Pan jakiekolwiek postanowienie (lub inny równoważny dokument) o nieściągalności wydane przez austriacki organ egzekucyjny i uznane przez Pana jako odpowiadające stanowi faktycznemu.

Z wniosku nie wynika również, aby wobec dłużnika toczyło się postepowanie upadłościowe, a w konsekwencji, aby dysponował Pan postanowieniem sądu o:

a) oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości dłużnika lub

b) umorzeniu postępowania upadłościowego dłużnika albo

c) zakończeniu postępowania upadłościowego dłużnika.

Z wniosku nie wynika też, aby sporządził Pan protokół stwierdzający, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.

W konsekwencji, nie można uznać, że spełnione zostały jakiekolwiek przesłanki udokumentowania nieściągalności wierzytelności, o których mowa w art. 23 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zastrzegam jednak, że obok udokumentowania nieściągalności wierzytelności istnieje jeszcze możliwość uprawdopodobnienia ich nieściągalności. Zasady zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wierzytelności, których nieściągalność została uprawdopodobniona zawarte są odpowiednio w art. 23 ust. 1 pkt 21 oraz w art. 23 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednak z uwagi na istotę Pana wniosku, przepisy te nie są przedmiotem interpretacji w Pana sprawie.

Wskazuję jednak, że uprawdopodobnienie nieściągalności jest środkiem zastępczym dowodu, a więc środkiem niedającym pewności, lecz tylko prawdopodobieństwo twierdzenia o fakcie. Uprawdopodobnienie nieściągalności wierzytelności jest zatem wskazaniem okoliczności wystarczających do powzięcia przekonania o prawdopodobieństwie faktu, nie jest natomiast przeprowadzeniem dowodu czyniącego fakt absolutnie pewnym. Katalog uprawdopodobnienia nieściągalności wierzytelności ma charakter otwarty.

Reasumując, Pana stanowisko jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe wyłącznie wobec Pana i tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Pana w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Jednocześnie zaznaczam, że niniejszą interpretację wydałem w oparciu o opis okoliczności faktycznych przedstawionych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych nie jest ustalanie stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego), stanowi to bowiem domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Nie prowadzę postępowania dowodowego, ograniczam się do analizy okoliczności podanych we wniosku. W stosunku do tych okoliczności wyrażam swoje stanowisko, które zawsze musi być jednak ustosunkowaniem się do poglądu (stanowiska) prezentowanego w danej sprawie przez Wnioskodawcę. Jeżeli w toku ewentualnego postępowania kontrolnego organ uzna, że zdarzenie opisane we wniosku różni się od zdarzenia występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie Pana chroniła.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.