Interpretacja 0115-KDIT3.4011.601.2025.1.DP

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowna Pani

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualne

28 lipca 2025 r. wpłynął Pani wniosek z 24 lipca 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Przedmiotem prowadzonej przez Panią jednoosobowej działalności gospodarczej jest organizacja: animacji i przedstawień, wycieczek dla szkół i przedszkoli, warsztatów (...), półkolonii letnich dla dzieci, eventów firmowych, pikników, festynów i imprez plenerowych.

Jako formę opodatkowania dochodów z pozarolniczej działalności gospodarczej wybrała Pani opodatkowanie na zasadach ogólnych określonych w art. 27 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2025 r. poz. 163; dalej u.p.d.o.f.).

Jest Pani podatnikiem VAT czynnym. Prowadzi Pani podatkową księgę przychodów i rozchodów.

W związku z prowadzoną przez Panią działalnością gospodarczą nabywa Pani przedmioty na platformie internetowej (...). Podmioty sprzedające towary na tej platformie to w większości przedsiębiorstwa mające siedzibę w Chinach. Nabywa Pani od nich: rekwizyty wykorzystywane w organizowanych animacjach/przedstawieniach, upominki wręczane dzieciom biorącym udział w organizowanych wydarzeniach, elementy scenografii, materiały do warsztatów (...), elementy kostiumów, a także: narzędzia, materiały remontowe i elementy wyposażenia o niskiej wartości wykorzystywane w obiektach, w których prowadzona jest działalność gospodarcza. Sprzedawcy nabywanych przez Panią przedmiotów nie wystawiają faktur.

Posiada Pani w odniesieniu do każdej transakcji wygenerowane na platformie (...) podsumowanie zamówienia zawierające: numer zamówienia, datę złożenia zamówienia, łączną kwotę zamówienia, informację o tym, że obejmuje ona podatek VAT, kwotę podatku VAT, adres do wysyłki, Pani imię i nazwisko, numer telefonu, metodę płatności, informację o tym, że zamówienie jest opłacone, opis zamówionych produktów (nazwę, ilość i cenę).

Po złożeniu i opłaceniu zamówienia otrzymuje Pani na podany adres e-mail potwierdzenie zamówienia, które zawiera Pani imię i nazwisko, adres wysyłki, przewidywany termin dostawy, numer zamówienia i link zatytułowany „Wyświetl zamówienie” (po kliknięciu w niego zostaje Pani przekierowana na swoje konto na stronie internetowej (...) i wyświetlają się dane Pani zamówienia, tj. nazwa nabytych towarów, ich ilość i cena), a także następującą informację: „Możesz kliknąć tutaj, aby zobaczyć swój paragon. (...).". Część z tych potwierdzeń niestety Pani usunęła ze skrzynki odbiorczej i nie jest Pani w stanie ich wydrukować, jednak dane z maila pokrywają się z posiadanym przez Panią w odniesieniu do każdej transakcji wyżej opisanym podsumowaniem zamówienia (nie zawiera ono tylko przewidywanej daty dostawy).

Korzystając z opcji generowania paragonu w przypadku każdej transakcji drukuje Pani dokument, który jednak nie zawiera wszystkich danych wymaganych dla paragonu fiskalnego, o których mowa w § 25 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2021 r. poz. 1625; dalej r.s.k.r.).

Dokument ten zawiera następujące dane: nazwę platformy, na której dokonano zakupu (...), numer zamówienia, datę złożenia zamówienia, łączną wartość zamówienia brutto, łączną wysokość podatku VAT, Pani imię i nazwisko, Pani numer telefonu, adres do wysyłki, metodę płatności, Pani adres mailowy, datę w której opłaciła Pani zamówienie (płatność jest dokonywana na etapie składania zamówienia i zawsze w formie elektronicznej), opis zamówionych produktów (nazwę towaru, ilość nabytych towarów, cenę jednostkową towaru, nazwy profilów sprzedawców jakimi posługują się na platformie i wskazanie, że są oni przedsiębiorcami (platforma (...) nie jest faktycznym sprzedawcą, pełni funkcję pośrednika) oraz adnotację: „(...), nie dołączamy papierowych paragonów. Zawsze jednak możesz wydrukować swój własny paragon".

Posiada Pani również każdorazowo wygenerowane z platformy potwierdzenia doręczenia zamówień zawierające: datę złożenia zamówienia, numer zamówienia, informację o tym, że potwierdzenie zamówienia zostało wysłane na Pani adres e-mail i datę wysłania potwierdzenia, adres dostawy i datę doręczenia towarów, opis towarów (nazwę, ilość, cenę), łączną kwotę zamówienia oraz informację, że obejmuje ona podatek VAT, kwotę tego podatku, a także metodę płatności i datę opłacenia zamówienia. W związku z tym, że każdorazowo dokonywała Pani płatności elektronicznej za przedmioty zamawiane z platformy (...) posiada Pani także wygenerowane w bankowości internetowej potwierdzenia płatności należącą do Pani kartą lub (...) zawierające: datę operacji, datę księgowania, numer Pani rachunku bankowego, Pani imię, nazwisko i adres, numer karty płatniczej (w przypadku płatności kartą), tytuł płatności oraz kwotę pokrywającą się z kwotą z wygenerowanego paragonu, a także dane banku (nazwę, adres, KRS, NIP, REGON) i adnotację o następującej treści: „Dokument jest wydrukiem komputerowym i nie wymaga dodatkowych podpisów oraz stempla bankowego”.

Na ww. dokumentach nie ma Pani numeru identyfikacji podatkowej.

Pytani

Czy może Pani zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, o których mowa w art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f. wydatki na nabycie przedmiotów wskazanych w opisie stanu faktycznego udokumentowane dowodami w postaci: potwierdzenia płatności, podsumowania zamówienia, potwierdzenia dostarczenia zamówienia, "paragonu”, który nie zawiera wszystkich danych, o których mowa w § 25 r.s.k.r. oraz (w przypadku części zamówień) mailowego potwierdzenia zamówienia, jeżeli łącznie dokumenty te spełniają warunki określone w § 12 pkt 5 w związku z § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2019 r. poz. 2544, dalej r.p.p.k.p.r.), tj. zawierają dane dotyczące transakcji z wyjątkiem nazw i adresów sprzedawców oraz podpisów osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych?

Pani stanowisko w sprawie

Pani zdaniem, może Pani zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, o których mowa w art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f. wydatki na nabycie przedmiotów wskazanych w opisie stanu faktycznego udokumentowane dowodami w postaci potwierdzenia płatności, podsumowania zamówienia, potwierdzenia dostarczenia zamówienia i "paragonu”, który nie zawiera wszystkich danych, o których mowa w § 25 r.s.k.r. oraz (w przypadku części zamówień) mailowego potwierdzenia zamówienia, jeżeli łącznie dokumenty te spełniają warunki określone w § 12 pkt 5 w związku z § 11 ust. 3 pkt 3 r.p.p.k.p.r., tj. zawierają dane dotyczące transakcji z wyjątkiem nazw i adresów sprzedawców oraz podpisów osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f., kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 u.p.d.o.f.

Zatem, jak wskazują organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych (np. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 27 grudnia 2023 r., sygn. 0112-KDIL2-2.4011 647.2023.5.MC i interpretacji indywidualnej z 11 października 2024 r., sygn. 0112-KDIL2-2.4011.594.2024.2.MM) oraz sądy administracyjne (np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 15 października 2013 r., sygn. II FSK 2924/11) warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

· wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

· jest definitywny, a więc bezzwrotny,

· pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

· poniesiony został w celu uzyskania przychodu, jego zwiększenia bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu,

· został właściwie udokumentowany,

· wydatek nie został enumeratywnie wyłączony z kosztów uzyskania przychodów na mocy art. 23 ust. 1 u.p.d.o.f.

Każdy z wyżej wskazanych wydatków został poniesiony przez Panią jako podatniczkę, tj. pokryty z Pani zasobów finansowych. Posiada Pani wygenerowane w bankowości internetowej potwierdzenia płatności należącą do Pani kartą lub (...). Wydatki te miały charakter definitywny (nie zostały Pani w żaden sposób zwrócone). Pozostają one w związku z prowadzoną przez Panią działalnością gospodarczą i zostały poniesione w celu uzyskania przychodu, jego zwiększenia bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu (scenografia, rekwizyty i kostiumy są niezbędne przy organizacji animacji i przedstawień; wręczane dzieciom biorącym udział w organizowanych wydarzeniach upominki są integralną częścią oferty dla Pani klientów; do organizacji warsztatów (...) konieczny jest zakup określonych materiałów (np. koralików, pomponów); obiekty wykorzystywane w prowadzonej działalności gospodarczej wymagają drobnych prac naprawczych, w związku z którymi należy niekiedy zakupić narzędzia, materiały remontowe czy elementy wyposażenia o niewielkiej wartości). Wydatki te nie znajdują się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 23 ust. 1 u.p.d.o.f. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera regulacji dotyczących zasad dokumentowania kosztów uzyskania przychodów.

Uważa Pani, że poniesione przez Panią wydatki spełniają wszystkie wyżej wymienione kryteria uznania ich za koszty uzyskania przychodu. Fakt, że zagraniczni dostawcy towarów nie wystawili zawierających Pani dane, faktur dokumentujących transakcje nie pozbawia Pani prawa do uznania ww. wydatków za koszty uzyskania przychodu, gdyż posiada Pani inne dokumenty potwierdzające ich poniesienie.

Stanowisko to potwierdza interpretacja indywidualna z 11 października 2024 r. sygn. 0112-KDIL2-2.4011.594.2024.2.MM, w której DKIS wskazał, że podstawą zapisów w księdze mogą być również inne dowody księgowe, jednak pod warunkiem spełnienia wszystkich wymogów zawartych w § 12 i § 13 r.p.p.k.p.r. Jeżeli osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą dokonuje zakupów na potrzeby działalności gospodarczej, to dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów mogą być dokumenty, o których mowa w § 12, zawierające dane wymienione w § 11 ust. 3 pkt 3 r.p.p.k.p.r.

W przedstawionym w interpretacji opisie stanu faktycznego podatniczka, która nabywała na chińskiej platformie towary przeznaczone do dalszej odsprzedaży wskazała, że nie posiada faktur dokumentujących nabycie tych towarów, a jedynie paragon, potwierdzenie zamówienia i potwierdzenie zapłaty z rachunku bankowego. DKIS podkreślił, że przesłanką konieczną do zaliczenia określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie związku przyczynowego między poniesionym kosztem a uzyskanym przychodem bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Dla celów dowodowych powinny one być udokumentowane. Wskazał, że czym innym jest sposób ewidencjonowania danych kosztów podatkowych. Jeżeli nawet dany dokument nie stanowi dowodu księgowego w rozumieniu przepisów r.p.p.k.p.r., nie oznacza to, że nie może on dokumentować poniesienia kosztu podatkowego. Stwierdził, że o tym, co stanowi koszt w rozumieniu przepisów podatkowych, nie decydują regulacje zawarte w r.p.p.k.p.r., a na mocy art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111) jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem (analogiczne stanowisko przedstawiono w interpretacji indywidualnej z 20 grudnia 2024 r., sygn. 0115-KDIT3.4011 809.2024.2.JS). Ostatecznie organ uznał, że zakup towarów na chińskiej platformie spełniający przesłanki wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej przez podatniczkę działalności gospodarczej a podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jest posiadana przez nią dokumentacja, tj. paragon, potwierdzenie zamówienia i potwierdzenie zapłaty, spełniająca warunki określone w § 12 pkt 5 w związku z § 11 ust. 3 pkt 3 r.p.p.k.p.r.

Podobnie stwierdził NSA w wyroku z 3 czerwca 2009 r., sygn. II FSK 242/08 wskazując, że kosztem uzyskania przychodów może być także wydatek potwierdzony innym niż dokument księgowy dowodem i nietrafne jest stanowisko organu podatkowego, że prawidłowa wykładnia art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f. zakłada wykazanie kosztu tylko za pomocą dowodu z takiego dokumentu księgowego. Przepis ten ograniczenia takiego nie zawiera. Wymóg posiadania określonego dokumentu na konkretnego rodzaju wydatek dotyczy tylko dokonywania zapisów w księdze przychodów i rozchodów (§ 12 ust. 3 r.p.p.k.p.r.).

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gorzowie Wielkopolskim w wyroku z 21 stycznia 2015 r., sygn. I SA/Go 684/14 wskazał, że sama wadliwość dokumentu księgowego nie przesądza jeszcze o możliwości zakwestionowania faktu poniesienia danego wydatku. W konsekwencji stwierdzenia wadliwości dokumentów księgowych koniecznym staje się wyjaśnienie, jakie przyczyny spowodowały taki stan rzeczy, w ramach czego dokonać należy wnikliwej analizy twierdzeń podatnika co do okoliczności zarówno samego zdarzenia gospodarczego, jak i wystawienia dokumentu księgowego, którego rzetelność skutecznie podważono. WSA wskazał, że samo ujawnienie faktu rozliczenia kosztów na podstawie wadliwego dokumentu księgowego - paragonu - nie daje jeszcze samo w sobie podstaw do eliminacji z rachunku podatkowego wydatku stwierdzonego takim dokumentem.

Zgodnie z § 12 pkt 5 r.p.p.k.p.r. za dowody księgowe uważa się również inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3. Z kolei zgodnie z § 11 ust. 3 pkt 3 r.p.p.k.p.r. podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Uważa Pani, że pomimo tego, że nie posiada faktur dokumentujących nabycie przedmiotów a zgromadzone przez Panią dokumenty nie zawierają podpisów, nazw i adresów faktycznych sprzedawców, o których mowa w z § 11 ust. 3 pkt 3 lit. a) i d) r.p.p.k.p.r. (a wyłącznie nazwy ich profili jakimi posługują się na platformie i informację o tym, że są oni przedsiębiorcami oraz nazwę pośrednika, tj. (...)) to poniesione przez Panią opisane wyżej wydatki spełniają wszystkie przesłanki wynikające z art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f. i mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej przez Panią działalności. Podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być w tym przypadku posiadana przez Panią dokumentacja tj. "paragony", potwierdzenia zapłaty, podsumowania zamówień, potwierdzenia doręczenia zamówień oraz (w przypadku części zamówień) mailowe potwierdzenia zamówień. Łącznie dowody te spełniają warunki określone w § 12 pkt 5 w związku z § 11 ust. 3 pkt 3 r.p.p.k.p.r., a brak podpisów czy nazw i adresów faktycznych sprzedawców (zamieszczone są wyłącznie nazwy ich profili i nazwa pośrednika, tj. (...)), podczas gdy na jednym "paragonie” widnieje niejednokrotnie kilkadziesiąt towarów a każdy z nich jest sprzedawany przez innego sprzedawcę, nie powinien skutkować brakiem możliwości ujęcia wydatków w kosztach uzyskania przychodu. Mając na uwadze orzecznictwo sądów administracyjnych i stanowisko prezentowane w interpretacjach indywidualnych, nawet gdyby ww. dokumenty zostały uznane za niespełniające warunków określonych w § 12 pkt 5 w związku z § 11 ust. 3 pkt 3 r.p.p.k.p.r., nie oznaczałoby to, że nie mogą one dokumentować poniesienia kosztu podatkowego i powinny zostać usunięte z rachunku podatkowego.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie albo zachowanie źródła przychodów tak, aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości. W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Dlatego też kosztem uzyskania przychodów są wszelkie wydatki, których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodów z danego źródła bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów i nie są wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zatem, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodów, muszą być spełnione następujące warunki:

· został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztów uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

· jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

· pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

· poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

· został właściwie udokumentowany,

· nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Podkreślam również, że o tym, co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący tę działalność, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością, w tym okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów.

Przy czym związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodów bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Koszty uzyskania przychodów nie są kosztami uzyskania jakichkolwiek przychodów, lecz zawsze związane są z uzyskaniem przychodów z konkretnego źródła. Koszty uzyskania przychodów z danego źródła pomniejszają przychody z tego właśnie źródła. Koszty te są zatem ściśle i funkcjonalnie przyporządkowane do danego źródła przychodów.

Co wymaga podkreślenia w kontekście tej sprawy, jednym z warunków zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest jego właściwe udokumentowanie.

Wydatki związane z zakupem towarów i usług w związku z organizacją: animacji i przedstawień, wycieczek dla szkół i przedszkoli, warsztatów (...), półkolonii letnich dla dzieci, eventów firmowych, pikników, festynów i imprez plenerowych – która jest przedmiotem Pani działalności – są bezsprzecznie związane z uzyskiwaniem przez Panią przychodów z działalności gospodarczej i jednocześnie nie znajdują się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych. O ile zatem ich zakup jest prawidłowo udokumentowany, stanowią (co do zasady) koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

W myśl art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej ,,księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3, 5 i 5a, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Szczegółowe warunki, jakie musi spełniać dokument, aby mógł stanowić podstawę wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2544 ze zm.).

W myśl § 23 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 11-15.

Stosownie do § 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

2) dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:

a) datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,

b) wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,

c) wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,

d) podpis osoby sporządzającej dokument, lub

3) inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Zgodnie z § 11 ust. 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Dowód księgowy jest sporządzany w języku polskim. Treść dowodu jest pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie jest podane wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

Stosownie do § 12 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Za dowody księgowe uważa się również:

1) dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

2) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

3) dowody przesunięć;

4) dowody opłat pocztowych i bankowych;

5) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3.

W myśl § 13 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Zgodnie z § 13 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Dowody, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć wyłącznie:

1) zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;

2) zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);

3) wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;

4) zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;

5) kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;

6) zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;

7) wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;

8) opłat sądowych i notarialnych;

9) wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Zatem podatnik prowadzący działalność gospodarczą powinien księgować przychody i koszty uzyskania przychodów zgodnie z zasadami określonymi w powołanym rozporządzeniu na podstawie dowodów księgowych przewidzianych tym rozporządzeniem.

Dokumentami, które są podstawą do ujęcia operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinny być – co do zasady – faktura bądź rachunek, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Podstawą zapisów w księdze mogą być również inne dowody księgowe, jednak pod warunkiem spełnienia wszystkich wymogów zawartych w § 12 i § 13 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W przypadku wypełnienia warunków zawartych w tych regulacjach, dowód księgowy stanowi podstawę do zaksięgowania zakupu towarów handlowych. Jeżeli osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą nabywa towary na potrzeby tej działalności, to dokumentami, na podstawie których dokonuje wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów mogą być dokumenty, o których mowa w § 12, zawierające dane wymienione w § 11 ust. 3 pkt 3 tego rozporządzenia.

W opisie sprawy wskazała Pani, że:

· Prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą, a uzyskiwane w ramach niej dochody opodatkowuje na zasadach ogólnych określonych w art. 27 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych;

· Prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów;

· Przedmiotem prowadzonej działalności gospodarczej jest organizacja: animacji i przedstawień, wycieczek dla szkół i przedszkoli, warsztatów (...), półkolonii letnich dla dzieci, eventów firmowych, pikników, festynów i imprez plenerowych;

· W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą nabywa przedmioty na platformie internetowej (...). Podmioty sprzedające towary na tej platformie to w większości przedsiębiorstwa, które mają siedzibę w Chinach. Nabywa Pani od nich: rekwizyty wykorzystywane w organizowanych animacjach/przedstawieniach, upominki wręczane dzieciom biorącym udział w organizowanych wydarzeniach, elementy scenografii, materiały do warsztatów (...), elementy kostiumów, a także: narzędzia, materiały remontowe i elementy wyposażenia o niskiej wartości wykorzystywane w obiektach, w których prowadzona jest działalność gospodarcza.

· Sprzedawcy nabywanych przez Panią przedmiotów nie wystawiają faktur.

· Posiada Pani w odniesieniu do każdej transakcji wygenerowane na platformie (...) podsumowanie zamówienia zawierające: numer zamówienia, datę złożenia zamówienia, łączną kwotę zamówienia, informację o tym, że obejmuje ona podatek VAT, kwotę podatku VAT, adres do wysyłki, Pani imię i nazwisko, numer telefonu, metodę płatności, informację o tym, że zamówienie jest opłacone, opis zamówionych produktów (nazwę, ilość i cenę).

· Korzystając z opcji generowania paragonu w przypadku każdej transakcji drukuje Pani dokument, który jednak nie zawiera wszystkich danych wymaganych dla paragonu fiskalnego, o których mowa w § 25 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2021 r. poz. 1625; dalej r.s.k.r.).

· Posiada Pani również każdorazowo wygenerowane z platformy potwierdzenia doręczenia zamówień, które zawierają: datę złożenia zamówienia, numer zamówienia, informację o tym, że potwierdzenie zamówienia zostało wysłane na Pani adres e-mail i datę wysłania potwierdzenia, adres dostawy i datę doręczenia towarów, opis towarów (nazwę, ilość, cenę), łączną kwotę zamówienia oraz informację, że obejmuje ona podatek VAT, kwotę tego podatku, a także metodę płatności i datę opłacenia zamówienia.

· Posiada Pani także wygenerowane w bankowości internetowej potwierdzenia płatności należącą do Pani kartą lub (...) zawierające: datę operacji, datę księgowania, numer Pani rachunku bankowego, Pani imię, nazwisko i adres, numer karty płatniczej (w przypadku płatności kartą), tytuł płatności oraz kwotę pokrywającą się z kwotą z wygenerowanego paragonu, a także dane banku (nazwę, adres, KRS, NIP, REGON) i adnotację o następującej treści: „Dokument jest wydrukiem komputerowym i nie wymaga dodatkowych podpisów oraz stempla bankowego”.

Wątpliwości Pani sprowadzają się do ustalenia, czy może Pani zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów poniesione wydatki na przedmioty nabywane na platformie internetowej (...)., takie jak: rekwizyty wykorzystywane w organizowanych animacjach/ przedstawieniach, upominki wręczane dzieciom biorącym udział w organizowanych wydarzeniach, elementy scenografii, materiały do warsztatów (...), elementy kostiumów, a także: narzędzia, materiały remontowe i elementy wyposażenia o niskiej wartości wykorzystywane w obiektach, w których prowadzona jest działalność gospodarcza, w sytuacji, gdy nie posiada Pani faktur potwierdzających ich poniesienie.

Jak już wyżej wskazałem, przesłanką konieczną do zaliczenia określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie związku przyczynowego między poniesionym kosztem a uzyskanym przychodem bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Każdorazowa ocena wydatków poniesionych przez podatnika wymaga zatem dokonania indywidualnej analizy. Dla celów dowodowych powinny one być udokumentowane. Podkreślam, że czym innym jest sposób ewidencjonowania danych kosztów podatkowych. Jeżeli nawet dany dokument nie stanowi dowodu księgowego w rozumieniu przepisów rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, nie oznacza to, że nie może on dokumentować poniesienia kosztu podatkowego. O tym, co stanowi koszt w rozumieniu przepisów podatkowych, nie decydują regulacje zawarte w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

W tym miejscu zaznaczam, że na mocy art. 180 § 1 z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.):

Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Stwierdzam, że dokumenty, które Pani opisała we wniosku w połączeniu z potwierdzeniem przez Panią płatności kartą lub przelewem wygenerowanym z konta bankowego, które dokumentują transakcje nabycia przez Panią opisanych w zdarzeniu przedmiotów niezbędnych do organizacji animacji i przedstawień, wycieczek dla szkół i przedszkoli, warsztatów (...), półkolonii letnich dla dzieci, eventów firmowych, pikników, festynów i imprez plenerowych spełniają warunki określone w § 12 pkt 5 w związku z § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Posiadane przez Panią dokumenty powinny oczywiście posiadać Pani podpis, a więc podpis osoby uprawnionej do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczej.

Dlatego też stanowisko Pani zgodnie z którym – może Pani zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, o których mowa w art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f. wydatki na nabycie przedmiotów wskazanych w opisie stanu faktycznego udokumentowane dowodami w postaci potwierdzenia płatności, podsumowania zamówienia, potwierdzenia dostarczenia zamówienia i "paragonu”, który nie zawiera wszystkich danych, o których mowa w § 25 r.s.k.r. oraz (w przypadku części zamówień) mailowego potwierdzenia zamówienia, jeżeli łącznie dokumenty te spełniają warunki określone w § 12 pkt 5 w związku z § 11 ust. 3 pkt 3 r.p.p.k.p.r., tj. zawierają dane dotyczące transakcji z wyjątkiem nazw i adresów sprzedawców oraz podpisów osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych – uznałem za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pani przedstawiła i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

W interpretacji indywidualnej nie można jednoznacznie przesądzić, co będzie zdecydowanie wystarczającym dokumentem do zaksięgowania wydatku w koszty podatkowe. Ostateczna ocena czy wydatek został prawidłowo udokumentowany, leży w kompetencjach organów podatkowych właściwych dla podatnika w danej sprawie w toku odpowiedniego postępowania. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej nie jest uprawniony do dokonywania oceny materiału dowodowego.

Procedura wydawania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego nie podlega regułom przewidzianym dla postępowania podatkowego, czy kontrolnego. Wydając indywidualną w trybie art. 14b ustawy Ordynacja podatkowa, opieram się wyłącznie na opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym we wniosku -nie prowadzę postępowania dowodowego. Przy wydawaniu tej interpretacji dokonałem więc wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze stanem faktycznym i zdarzeniem podanym przez Panią w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Powołane przez Panią we wniosku interpretacje indywidualne dotyczą konkretnych, indywidualnych spraw, osadzonych w określonych stanach faktycznych (zdarzeniach przyszłych) i są wiążące tylko w tych sprawach.

Odnosząc się natomiast do powołanych przez Panią wyroków NSA i WSA zaznaczam, że jakkolwiek orzeczenia sądów administracyjnych kształtują linię wykładni obowiązującego prawa, jednak dotyczą wyłącznie konkretnych spraw, w danym stanie faktycznym. Orzeczenia te zapadły w indywidualnych sprawach i w świetle art. 87 ustawy z dnia 2 kwietnia 1997 r. – Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. Nr 78, poz. 483 ze zm.) nie są źródłem powszechnie obowiązującego prawa.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pani do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.