Interpretacja 0115-KDIT3.4011.682.2025.1.DP

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

2 września 2025 r. wpłynął Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą od 2 września 2025 r. pod firmą X, prowadzoną pod adresem A 1, (...), zarejestrowaną w CEIDG, pod kodami PKD: 69.20.B, 69.10.Z, 69.20.A, 69.20.C, 70.20.Z.

Wnioskodawca ma nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce w rozumieniu art. 3 ust. 1 oraz ust. 1a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128 z późn. zm. - dalej: „ustawa o PIT”) i rozlicza się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a wybrana przez Wnioskodawcę forma opodatkowania to skala podatkowa.

Wnioskodawca na co dzień mieszka w B (woj. C). W miejscowości tej Wnioskodawca mieszka od urodzenia – tutaj ma rodzinę, przyjaciół, dziewczynę oraz całe swoje centrum interesów życiowych.

Przedmiotem działalności Wnioskodawcy są m.in. usługi (...). Ze względu na specyfikę prowadzonej działalności Wnioskodawca był zmuszony poszukać potencjalnych klientów poza stałym miejscem zamieszkania. W ten sposób znalazł swojego głównego klienta w D (woj. C).

Z obecnym Kontrahentem prowadzącym swoją działalność w D Wnioskodawca zawarł umowę o świadczenie usług. W ramach umowy Wnioskodawca jest zobowiązany do świadczenia usług (...) na rzecz Kontrahenta, a także na rzecz jego klientów. Usługi te bardzo często wymagają osobistego stawiennictwa Wnioskodawcy w siedzibie Kontrahenta. Spotkania te odbywają się zarówno w godzinach porannych jak i późnych godzinach popołudniowych. Z racji faktu, że miejsce zamieszkania i obecne miejsce świadczenia usług Wnioskodawcy dzieli około 60 km, codzienne dojazdy (nawet kilka razy w ciągu dnia - gdy wymaga tego Kontrahent) są uciążliwe i kosztowne. Z tego powodu Wnioskodawca zamierza wynająć mieszkanie w D, w którym będzie przebywał w czasie wzmożonej aktywności zawodowej związanej z podjętą współpracą.

W ten sposób będzie mógł zapewnić klientom dyspozycyjność w oczekiwanych przez nich porach, a także szybciej przemieszczać się do ich siedziby lub do innych miejscowości, w których odbywają się spotkania z udziałem klientów. Należy podkreślić, że dodatkowo ze względu na specyfikę usług świadczonych przez Wnioskodawcę, będzie on często zobowiązany do stawiennictwa w Wojewódzkim Sądzie Administracyjnym w E.

Dodać należy, że najem mieszkania wpłynie również na zwiększenie efektywności działalności gospodarczej Wnioskodawcy. Czas poświęcany na dojazd będzie mógł wykorzystać na regenerację, świadczenie usług, czy kontakty z nowymi klientami i wykonywanie nowych zleceń.

Przedmiotowy lokal, który Wnioskodawca zamierza wynająć, jest lokalem mieszkalnym. Wnioskodawca nie będzie prowadzić w nim działalności gospodarczej, a jedynie użytkować go wyłącznie w celach mieszkaniowych w okresie opisanej aktywności zawodowej. Przewidywane opłaty za mieszkanie, w tym czynsz i opłaty za media, odpowiadają średnim stawkom rynkowym na tym obszarze. Dojazd z F – miejsca stałego zamieszkania do D w dni robocze w godzinach szczytu zajmuje nawet 1,5 godziny, powrót podobnie.

Zakładając, że Wnioskodawca w ciągu dnia choćby raz będzie musiała udać się do D, z uwagi na ad hoc, zlecenie Kontrahenta, to można wskazać, że na dojazd poświęci aż 3 godziny, czasami jednak Wnioskodawca musi pojawić się w D więcej niż dwa razy w ciągu dnia (tj. w przypadku pilnych zleceń lub innych obowiązków wykonywanych w siedzibach organów administracji publicznej). Powyższe oznacza, że najem mieszkania w D jest niezbędny w celu umożliwienia uzyskiwania przychodu z działalności gospodarczej oraz świadczenia usług odpowiadających oczekiwaniom Zleceniodawcy.

Najem pozwoli także zaoszczędzić czas oraz pieniądze potrzebne na podróże służbowe. Należy dodać, że gdyby Zleceniodawcy Wnioskodawcy nie wymagali od niego pełnej dyspozycyjności w godzinach wczesno porannych, czy późno popołudniowych, a także udziału w spotkaniach, w których oni uczestniczą, to najem mieszkania nie byłby konieczny.

Należy zaznaczyć, że powyższe będzie miało wpływ na utrzymanie źródła przychodu, a jednocześnie może wpłynąć na zdobycie nowych klientów na tym obszarze.

Pytanie

Czy wydatki z tytułu najmu mieszkania stanowią koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Pana stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki z tytułu najmu mieszkania w D stanowią koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W myśl art. 22 ust. 1 ww. ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Kosztami uzyskania przychodów są wszystkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Z oceny związku z prowadzona działalnością powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywne może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu musi, w myśl powołanego wyżej przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

· powinien pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

· nie może znajdować się na liście wydatków nieuznanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

· musi być właściwie udokumentowany.

Zdaniem Wnioskodawcy, zaliczenie wydatku z tytułu najmu mieszkania do kosztów uzyskania przychodów jest uzasadnione z uwagi na fakt zabezpieczenia źródła przychodu – mieszkanie pozwoli Wnioskodawcy być dyspozycyjnym i stawić się szybko w siedzibie Zleceniodawcy lub organach administracji publicznej, gdy będzie wymagała tego sytuacja. Gdyby nie pełna dyspozycyjność, Wnioskodawca nie mógłby należycie świadczyć usług, co z kolei wpłynęłoby na wysokość przychodów z jego działalności.

Stanowisko Wnioskodawcy potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 26 października 2022 r., sygn. 0115-KDIT1.4011.516.2022.1.MK, gdzie wskazano, że:

„o ile powodem wynajęcia mieszkania było nawiązanie współpracy z podmiotem gospodarczym, na rzecz którego Wnioskodawczyni świadczy usługi, a którego siedziba znajduje się poza miejscowością, w której Wnioskodawczyni zamieszkuje i na stałe przebywa, to wydatki poniesione z tego tytułu, jako niemające charakteru wydatków osobistych, spełniające przesłanki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów”.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2025 poz. 163 ze zm.):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego między poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli między jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodów istnieje związek przyczynowy.

Zatem warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

· został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

· jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

· pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

· poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

· został właściwie udokumentowany,

· nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 23 ust. 1 omawianej ustawy podatkowej. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów.

Wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodu” zawarte we wskazanym przepisie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oznacza, że nie wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością pomniejszają przychody. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodów musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tych przychodów, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Przez sformułowanie „w celu” należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu), a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”. Przy czym możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który – racjonalnie oceniając – mógłby przyczynić się do powstania przychodów, czy ich zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi.

Możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów jest uzależniona od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów.

Przy ocenie charakteru ponoszonego przez Pana wydatku należy rozstrzygnąć, czy wydatek ten spełnia kryteria określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz czy nie podlega wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 tej ustawy. Jednocześnie sam fakt nieobjęcia ustawowym wykazem wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów nie jest wystarczający do podatkowej kwalifikacji kosztu. Brak takiego wydatku w katalogu kosztów negatywnych nie skutkuje automatycznym przyjęciem, że stanowi on koszt podatkowy.

Pogląd przeciwny, zgodnie z którym do kosztów podatkowych zalicza się wszelkie koszty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą (z wyłączeniem wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) jest zbyt daleko idący i abstrahuje od wskazanego w art. 22 ust. 1 omawianej ustawy podatkowej celu poniesienia kosztu, a w rezultacie nie znajduje oparcia w treści tego przepisu. Uprawnione jest bowiem przyjęcie założenia, że gdyby zamiarem ustawodawcy było uznanie za koszty uzyskania przychodów wszelkich kosztów ponoszonych przez podatnika w ramach działalności gospodarczej, nadałby temu przepisowi takie właśnie brzmienie.

Obowiązkiem podatnika jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodów, zgodnie z dyspozycją powołanego art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Musi to być zatem taki wydatek, którego związek z prowadzoną działalnością nie budzi wątpliwości, a obowiązek wykazania tego związku należy do podatnika. Kwalifikacja wydatków do kosztów uzyskania przychodów ze względu na kryterium celowości leży bowiem w gestii podatnika. Należy jednak mieć na uwadze, że prawidłowość kwalifikacji kosztów podlega ocenie organów podatkowych.

Mając na uwadze cytowane uprzednio przepisy prawa oraz opis zdarzenia wskazuję, że skoro powodem wynajęcia przez Pana mieszkania było nawiązanie współpracy z podmiotem gospodarczym, dla którego świadczy Pan usługi, a którego siedziba znajduje się poza miejscowością, w której Pan mieszka i na stałe przebywa, to wydatki poniesione z tego tytułu – które nie mają charakteru wydatków osobistych – spełniają przesłanki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i mogą stanowić Pana koszty uzyskania przychodu.

Należy jednak zwrócić uwagę na konieczność właściwego udokumentowania opisanych w zdarzeniu wydatków. Zaznaczyć należy, że zgromadzone przez Pana dowody nie mogą się ograniczać wyłącznie do dowodów wystawionych przez właściciela wynajmowanego mieszkania stwierdzających jedynie wysokość poniesionych przez Pana wydatków z tytułu jego wynajmu. Niezbędne jest bowiem posiadanie dowodów świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach, które wymagają pobytu w D. Dowody te powinny – w sposób bezsporny – umożliwić ustalenie związku przyczynowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzać racjonalność poniesionych wydatków.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dacie wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Pana w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pani do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.