Interpretacja 0115-KDIT3.4011.870.2025.4.DP

Interpretacja indywidualna

 – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów jest:

·      nieprawidłowe w części dotyczącej zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na kurs prawa jazdy kategorii B oraz na egzamin państwowy,

·      prawidłowe w pozostałym zakresie.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

14 listopada 2025 r. wpłynął Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej m.in. w zakresie kosztów uzyskania przychodów. Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwanie – pismami z 12 i 15 grudnia 2025 r. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego w części dotyczącej przychodów i kosztów uzyskania przychodów

Jest Pan obywatelem Ukrainy, posiadającym miejsce zamieszkania dla celów podatkowych w Polsce (rezydencja podatkowa w Polsce). Prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą zarejestrowaną na terytorium RP.

 I.      Kursy językowe jako koszt uzyskania przychodów.

Pana działalność gospodarcza obejmuje m.in.:

·      usługi IT i programistyczne,

·      obsługę (...),

·      tworzenie (...),

·      działalność marketingową i consultingową,

·      współpracę z kontrahentami zagranicznymi (w szczególności z rynków (...)).

Istotna część przychodów pochodzi od klientów zagranicznych, a rozwój działalności wymaga efektywnej komunikacji w języku polskim, angielskim i (...). Wykorzystuje Pan te języki w ramach działalności gospodarczej, w szczególności do:

·      rozmów i korespondencji z klientami oraz partnerami,

·      negocjacji warunków współpracy,

·      przygotowywania dokumentacji technicznej i ofert,

·      działań marketingowych,

·      pozyskiwania nowych kontrahentów, w tym z rynków o wyższych stawkach (...).

W związku z tym ponosi Pan wydatki na zorganizowane kursy językowe z języka polskiego (dla cudzoziemców), angielskiego oraz (...). Wydatki te mają na celu zwiększenie przychodów, poszerzenie rynków zbytu oraz utrzymanie i rozwój źródła przychodów.

Prosi Pan o potwierdzenie, że wydatki na powyższe kursy językowe mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

II.       Kurs prawa jazdy i wydatki związane z samochodem.

Pana działalność gospodarcza ma charakter mieszany i mobilny, obejmuje m.in. (...), tworzenie (...).

Realizacja tych usług wymaga osobistych spotkań biznesowych i operacyjnych z kontrahentami, współpracownikami, specjalistami (marketing, prawo, księgowość) oraz osobami zaangażowanymi w (...). W ramach działalności konieczne są dojazdy na spotkania (...), a także przewóz sprzętu (...).

Jest Pan jednocześnie osobą samotnie wychowującą dzieci, co powoduje, że efektywne gospodarowanie czasem pracy ma kluczowe znaczenie dla utrzymania i rozwoju działalności gospodarczej. Brak prawa jazdy istotnie ogranicza Pana mobilność, zmusza do korzystania z czasochłonnego transportu publicznego, utrudnia dojazdy na spotkania i przewóz sprzętu, a tym samym ogranicza możliwość przyjmowania zleceń i wpływa negatywnie na rozwój działalności. Z tego powodu planuje Pan:

1)  ukończyć kurs prawa jazdy kat. B i przystąpić do egzaminu,

2)  nabyć samochód osobowy wykorzystywany w działalności (...),

3)  ponosić wydatki eksploatacyjne (paliwo, serwis, ubezpieczenie itp.).

Prosi Pan o interpretację, czy:

·      wydatki na kurs prawa jazdy kat. B i egzamin mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów,

·      wydatki na zakup i eksploatację samochodu osobowego wykorzystywanego w działalności mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w zakresie przewidzianym przepisami ustawy o PIT (w szczególności przy użytkowaniu mieszanym).

    III.Przychody z platformy A – metoda kasowa i fakturowanie.

Świadczy Pan usługi m.in. za pośrednictwem platformy A. Platforma pośredniczy pomiędzy Panem a klientami, pobiera prowizję oraz dokonuje przelewów środków na Pana rachunek bankowy. Rozliczenia na platformie są prowadzone w cyklach tygodniowych (...), natomiast Pan planuje dokonywać wypłat środków w formie zbiorczych przelewów (np. raz w miesiącu). Działalność jest rozliczana metodą kasową – przychód podatkowy powstaje w momencie faktycznego wpływu środków na Pana rachunek bankowy, zgodnie z art. 14 ustawy o PIT. Ze względu na dużą liczbę drobnych rozliczeń tygodniowych wystawianie wielu pojedynczych faktur miesięcznie byłoby niepraktyczne i generowałoby wysokie koszty obsługi księgowej.

Zamierza Pan zatem:

·      rozpoznawać przychód w dacie wpływu zbiorczego przelewu z A wystawiać jedną zbiorczą fakturę miesięczną na rzecz A, obejmującą łączną kwotę otrzymanych środków,

·      ujmować prowizje pobierane przez A jako koszty uzyskania przychodów, na podstawie raportów z platformy.

Prosi Pan o potwierdzenie prawidłowości takiego sposobu dokumentowania przychodów i kosztów.

Uzupełnienie wniosku w części dotyczącej przychodów i kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej

W uzupełnieniu wniosku wskazał Pan:

1)  Zgodnie z art. 3 ust. 1 oraz ust. 1a ustawy o PIT ma Pan nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce.

2)  Pana wniosek dotyczy 2026 roku.

3)  Pozarolniczą działalność gospodarczą prowadzi Pan samodzielnie od 2 października 2025 r.

4)  Nie prowadzi Pan pozarolniczej działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej, spółki jawnej, innej spółki – prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą (JDG).

5)  Transakcje dotyczące świadczonych przez Pana usług zawiera Pan wyłącznie z przedsiębiorcami.

6)  Nie zawiera Pan transakcji dotyczących świadczenia przez Pana usług z osobami fizycznymi.

7)  Transakcje dotyczące prowadzonej samodzielnie działalności gospodarczej dokumentuje Pan fakturami VAT.

8)  Pana przychody w roku bezpośrednio poprzedzającym rok podatkowy nie przekroczyły kwoty 1 000 000 zł.

9)  W związku z prowadzoną samodzielnie działalnością gospodarczą nie prowadzi Pan ksiąg rachunkowych – prowadzi Pan podatkowa księgę przychodów i rozchodów.

10)   Oświadczenie o wyborze metody kasowej rozliczania przychodów złożył Pan 2 października 2025 r.

11)   Nie zawiera Pan transakcji:

·      z podmiotami powiązanymi,

·      z podmiotami z krajów stosujących szkodliwą konkurencję podatkową,

·      z zagranicznym zakładem.

12)   Samochód, który zamierza Pan kupić, planuje Pan wprowadzić do ewidencji środków trwałych i dokonywać od niego odpisów amortyzacyjnych.

Pytania w zakresie kosztów uzyskania przychodów (oznaczone we wniosku nr 2, 3a, 3b)

1)  Czy wydatki ponoszone przez Pana na kursy językowe z języka polskiego (dla cudzoziemców), angielskiego i (...), wykorzystywane w prowadzonej działalności gospodarczej do obsługi i pozyskiwania klientów oraz współpracy z kontrahentami zagranicznymi, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o PIT?

2)  Czy w opisanym zdarzeniu wydatki poniesione na kurs prawa jazdy kategorii B oraz egzamin państwowy mogą stanowić koszty uzyskania przychodów z działalności gospodarczej na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o PIT?

3)  Czy wydatki związane z zakupem samochodu osobowego wykorzystywanego w działalności gospodarczej (jako środka trwałego) oraz wydatki eksploatacyjne (paliwo, serwis, ubezpieczenie, naprawy) mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w zakresie przewidzianym ustawą o PIT, w szczególności z uwzględnieniem limitu 75% kosztów przy użytkowaniu mieszanym?

Pana stanowisko w sprawie w zakresie kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej (oznaczone we wniosku nr 2, 3a, 3b)

Ad 1) Pana zdaniem, opisane wydatki na kursy językowe z języka polskiego, angielskiego i (...) spełniają przesłanki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, ponieważ są ponoszone w celu osiągania przychodów, poszerzenia bazy klientów oraz utrzymania i rozwoju źródła przychodów. Kursy te są bezpośrednio związane z profilem Pana działalności – umożliwiają skuteczną komunikację z klientami i kontrahentami zagranicznymi, prowadzenie negocjacji, przygotowywanie dokumentacji i ofert, a także działania marketingowe na rynkach zagranicznych. Wydatki te nie mają charakteru osobistego („ogólnoedukacyjnego”), lecz służą wyłącznie prowadzonej działalności gospodarczej, dlatego powinny być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

Ad 2) Pana zdaniem, w przedstawionym zdarzeniu wydatki na kurs prawa jazdy kategorii B oraz egzamin państwowy spełniają przesłanki z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Prawo jazdy jest niezbędne do wykonywania działalności o charakterze mobilnym, obejmującej liczne dojazdy na spotkania (...), konsultacje oraz przewóz sprzętu. Brak prawa jazdy ogranicza możliwość przyjmowania zleceń, generuje istotne straty czasu w transporcie publicznym i utrudnia realizację usług. W Pana ocenie wydatek na kurs prawa jazdy i egzamin pozostaje w bezpośrednim i funkcjonalnym związku z uzyskiwanymi przychodami, a zatem powinien być uznany za koszt uzyskania przychodów.

Ad 3) Pana zdaniem, wydatki związane z zakupem samochodu osobowego wykorzystywanego w działalności gospodarczej (ujmowanego jako środek trwały) oraz wydatki eksploatacyjne (paliwo, serwis, ubezpieczenie, naprawy itp.) mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w zakresie określonym w ustawie o PIT, w szczególności przy zastosowaniu limitu 75% kosztów przy użytkowaniu mieszanym. Samochód będzie wykorzystywany jako narzędzie pracy, służące dojazdom na spotkania z klientami i współpracownikami, wyjazdom na nagrania, do urzędów oraz przewozowi sprzętu, co oznacza, że pozostaje w gospodarczym związku z uzyskiwanymi przychodami.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest:

·      nieprawidłowe w części dotyczącej zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na kurs prawa jazdy kategorii B oraz na egzamin państwowy,

·      prawidłowe w pozostałym zakresie.

Przedmiotem interpretacji jest ocena Pana stanowiska w zakresie wyznaczonym pytaniami oznaczonymi we wniosku nr 2, 3a i 3b, tj. w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

W zakresie pytań oznaczonych we wniosku nr 1 i 4, tj. w zakresie możliwości skorzystania z preferencyjnego rozliczenia jako osoba samotnie wychowująca dziecko na podstawie art. 6 ust. 4c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz w zakresie przychodu – wydane zostaną odrębne rozstrzygnięcia.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodów lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli między jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodów istnieje związek przyczynowy.

Zatem, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

·      został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztów uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

·      jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

·      pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

·      poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

·      został właściwie udokumentowany,

·      nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zatem możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku, jako kosztu uzyskania przychodów, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.

Konstrukcja art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 23 ust. 1 tej ustawy), pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni lub pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wysokość osiągniętych przychodów bądź zachowanie źródła przychodów.

Ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN pojęcie:

·      cel to „to, do czego się zmierza, dąży, to, co chce się osiągnąć”;

·      celowość oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

·      zabezpieczyć oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Przez sformułowanie „w celu osiągnięcia przychodów” należy zatem rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodów), a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”. Koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów, z taką chęcią i zamiarem.

Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to koszty, które poniesione zostały, żeby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu uzyskiwano oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu niedopuszczenia do utraty źródła przychodów w przyszłości.

Podkreślam, że koszty uzyskania przychodów nie są kosztami uzyskania jakichkolwiek przychodów, lecz zawsze związane są z uzyskaniem przychodów z konkretnego źródła. Koszty uzyskania przychodów z danego źródła pomniejszają przychody z tego właśnie źródła. Koszty te są zatem ściśle i funkcjonalnie przyporządkowane do danego źródła przychodów.

W art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zawarty jest katalog wydatków, które nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów.

Należy przy tym pamiętać, że to na podatniku, jako podmiocie odnoszącym korzyść z faktu zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów wynika obowiązek wykazania związku przyczynowo- skutkowego poniesionego wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą, jak również obowiązek właściwego jego udokumentowania.

Pana wątpliwości dotyczą m.in. zaliczania do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności wydatków związanych z kursami językowymi z języka polskiego (dla cudzoziemców), języka angielskiego i (...).

Podkreślić należy, że wydatki na naukę języków obcych nie zostały wymienione w katalogu zawartym w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zatem w przypadku spełnienia pozostałych przesłanek mogą być one zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Do stwierdzenia czy wydatki poniesione przez Pana na naukę języków obcych mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z tytułu prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej, istotne jest ustalenie:

·      czy takie wydatki związane są z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, zdobywaniem wiedzy i umiejętności, które są potrzebne w prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej i które mają z nią związek,

·      czy takie wydatki służą tylko podnoszeniu ogólnego poziomu wiedzy i wykształcenia niezwiązanego z działalnością, a więc które co do zasady mają charakter osobisty.

Z przedstawionego opisu zdarzenia wynika, że jest Pan obywatelem Ukrainy, który posiada miejsce zamieszkania dla celów podatkowych w Polsce. Prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą zarejestrowaną na terytorium RP. Pana działalność gospodarcza obejmuje m.in.: usługi IT i programistyczne, (...), tworzenie (...), działalność marketingową i consultingową, współpracę z kontrahentami zagranicznymi (w szczególności z rynków (...)). Istotna część przychodów pochodzi od klientów zagranicznych, a rozwój działalności wymaga efektywnej komunikacji w języku polskim, angielskim i (...). Wykorzystuje Pan te języki w ramach działalności gospodarczej, w szczególności do: rozmów i korespondencji z klientami oraz partnerami, negocjacji warunków współpracy, przygotowywania dokumentacji technicznej i ofert, działań marketingowych, pozyskiwania nowych kontrahentów, w tym z rynków o wyższych stawkach (...). W związku z tym ponosi Pan wydatki na zorganizowane kursy językowe z języka polskiego (dla cudzoziemców), angielskiego oraz (...). Wydatki te mają na celu zwiększenie przychodów, poszerzenie rynków zbytu oraz utrzymanie i rozwój źródła przychodów.

Zatem, skoro rozwój Pana działalności wymaga efektywnej komunikacji w języku polskim, angielskim i (...), to świadcząc swoje usługi powinien Pan posługiwać się tymi językami. Wobec tego uznać należy, że poniesione przez Pana wydatki na naukę ww. języków pozwolą osiągnąć Panu przychód, jak również zachować źródło przychodów. Zatem wydatki te mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wobec tego Pana stanowisko w tym zakresie jest prawidłowe.

Pana kolejna wątpliwość dotyczy zaliczania do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej wydatków na kurs prawa jazdy kategorii B oraz egzamin państwowy.

Katalog wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, określonych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie przewiduje wykluczenia z kosztów uzyskania przychodów wydatków na kurs prawa jazdy kategorii B oraz na egzamin państwowy. Nie jest to jednak wystarczając przesłanka do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów. Możliwość taka wystąpi wyłącznie wtedy, gdy spełnione zostaną wymogi określone w art. 22 ust. 1 ww. ustawy.

Do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej spełniających powyższe kryteria nie można zaliczyć wydatków osobistych osoby prowadzącej działalność gospodarczą.

Oceniając, czy wydatek na kurs prawa jazdy kategorii B oraz na egzamin państwowy może stanowić koszt podatkowy, należy mieć na uwadze związek takiego wydatku z przychodami z danego źródła przychodów.

Z opisu zdarzenia wynika, że prowadzona przez Pana działalność ma charakter mieszany i mobilny. Realizacja świadczonych przez Pana tych usług wymaga osobistych spotkań biznesowych i operacyjnych z kontrahentami, współpracownikami, specjalistami (marketing, prawo, księgowość) oraz osobami zaangażowanymi w (...). W ramach działalności konieczne są dojazdy na spotkania, nagrania, konsultacje, a także przewóz sprzętu (...). Jest Pan jednocześnie osobą samotnie wychowującą dzieci, co powoduje, że efektywne gospodarowanie czasem pracy ma kluczowe znaczenie dla utrzymania i rozwoju działalności gospodarczej. Brak prawa jazdy istotnie ogranicza Pana mobilność, zmusza do korzystania z czasochłonnego transportu publicznego, utrudnia dojazdy na spotkania i przewóz sprzętu, a tym samym ogranicza możliwość przyjmowania zleceń i wpływa negatywnie na rozwój działalności.

Odnosząc się do przedstawionego przez Pana opisu zdarzenia oraz cytowanych uprzednio przepisów prawa stwierdzam, że uzyskanie prawa jazdy będzie uprawniało Pana do kierowania pojazdami mechanicznymi. Jest ono potrzebne zarówno do prowadzonej działalności gospodarczej jak i prywatnie w celu kierowania pojazdami do celów osobistych. Poniesiony przez Pana wydatek na kurs prawa jazdy kategorii B oraz na egzamin państwowy nie ma ścisłego związku tylko z prowadzoną przez Pana działalnością gospodarczą. Uzyskanie prawa jazdy ułatwi Panu w znacznym stopniu również życie prywatne, co podkreślił Pan w opisie zdarzenia. Zauważyć również należy, że prowadzi Pan pozarolniczą działalność gospodarczą w zakresie usług IT i programistycznych,  (...), tworzenia (...), marketingu i consultingu oraz współpracy z kontrahentami zagranicznymi. Nie prowadzi Pan zatem działalności w zakresie usług transportowych. Do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej nie można bowiem zaliczać wydatków osobistych osoby prowadzącej działalność gospodarczą. Ważny jest związek przyczynowo-skutkowy, który w sposób jednoznaczny powinien dowodzić, że dany wydatek został poniesiony w celu realizacji potrzeb wynikających z prowadzonej działalności gospodarczej, a nie w celu realizacji potrzeb osobistych podatnika.

Podkreślam, że zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wydatków, które służą celom prywatnym podatnika, byłoby sprzeczne z zasadą równości wobec prawa, gdyż stawiałoby w uprzywilejowanej sytuacji podmioty prowadzące działalność gospodarczą wobec podatników, którzy takiej działalności nie prowadzą, a którzy również ponoszą wydatki na cele osobiste i nie mogą ich zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Tak więc wydatek poniesiony na uzyskanie prawa jazdy kategorii B – w tym konkretnym przypadku – nie ma ścisłego związku tylko z prowadzoną działalnością gospodarczą. Uzyskanie prawa jazdy ułatwi Panu w znacznym stopniu – jak wskazał Pan w opisie zdarzenia – również życie prywatne.

Zatem poniesione przez Pana wydatki na uzyskanie prawa jazdy kategorii B (kurs i egzamin) nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej – zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wobec tego Pana stanowisko w tym zakresie jest nieprawidłowe.

Kolejną Pana wątpliwością jest kwestia zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z zakupem samochodu osobowego wykorzystywanego w działalności gospodarczej (jako środka trwałego) oraz wydatki eksploatacyjne (paliwo, serwis, ubezpieczenie, naprawy) przy uwzględnieniu limitu 75% kosztów przy użytkowaniu mieszanym.

W kontekście tych wątpliwości ponownie wyjaśniam, że decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest poniesienie go w celu osiągnięcia przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie, wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania dla osiągnięcia przychodów. Przy kwalifikowaniu poniesionych wydatków należy wziąć pod uwagę ich celowość oraz potencjalną możliwość przyczynienia się wydatku do osiągniecia przychodów, a także racjonalność wydatków, to znaczy ich adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zakresu prowadzonej działalności oraz konieczność ich poniesienia dla osiągniecia przychodów.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie ograniczają możliwości wykorzystywania na potrzeby działalności gospodarczej różnych środków transportu, w tym także samochodów osobowych. Warunkiem koniecznym dla uznania wydatków poniesionych na określony składnik majątku, w tym przypadku samochód osobowy, za koszt uzyskania przychodów jest jego wykorzystywanie na potrzeby i w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

W tym miejscu wskazuję również, że obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo - skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem, a przychodem uzyskanym z działalności, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła tego przychodu – każdorazowo spoczywa na podatniku, zgodnie z zasadą, że ciężar dowodu spoczywa na tym podmiocie, który z danego faktu wywodzi korzystne dla siebie skutki prawne.

W kontekście wskazanych wątpliwości wyjaśniam, że zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych wydatki na nabycie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych nie są jednorazowo zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

Z uwagi na to, że składniki majątku wykorzystywane są przez podatników w dłuższym okresie, a nie tylko w roku ich nabycia, ustawodawca przyjął zasadę, że wydatki te zalicza się do kosztów sukcesywnie, w miarę ich zużycia.

Stosownie do art. 22 ust. 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Kosztem uzyskania przychodów są odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne) dokonywane wyłącznie zgodnie  z art. 22a-22o, z uwzględnieniem art. 23. W przypadku spółek nieruchomościowych odpisy dotyczące środków trwałych zaliczonych do grupy 1 Klasyfikacji nie mogą być w roku podatkowym wyższe niż dokonywane zgodnie z przepisami o rachunkowości odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe z tytułu zużycia środków trwałych, obciążające w tym roku podatkowym wynik finansowy jednostki.

W myśl art. 22a ust. 1 ww. ustawy:

Amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 22c, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

1)    budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,

2)    maszyny, urządzenia i środki transportu,

3)    inne przedmioty

–    o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1, zwane środkami trwałymi.

Zatem, aby dany składnik majątku był uznany za środek trwały musi:

·      stanowić własność lub współwłasność podatnika,

·      zostać nabyty lub wytworzony we własnym zakresie przez podatnika,

·      być kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania,

·      jego przewidywany okres używania być dłuższy niż rok,

·      być wykorzystywany przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną działalnością albo oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przy czym uznaje się, że składnik majątku spełnia kryterium kompletności, jeżeli jest wyposażony we wszystkie elementy umożliwiające jego funkcjonowanie, zgodnie z przeznaczeniem. Natomiast sformułowanie „zdatny do użytku” należy rozumieć jako możliwość faktycznego oraz prawnego użytkowania.

Stosownie do art. 22d ust. 2 cytowanej ustawy:

Składniki majątku, o których mowa w art. 22a-22c, z wyłączeniem składników wymienionych w ust. 1, wprowadza się do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z art. 22n, najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Późniejszy termin wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, o których mowa w art. 22h ust. 1 pkt 4.

Podstawą dokonywania odpisów amortyzacyjnych jest wartość początkowa środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych. Zasady ustalania wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, która stanowi podstawę obliczenia odpisów amortyzacyjnych, określa art. 22g ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przy czym pamiętać należy o ograniczeniu kwotowym dotyczącym ww. odpisów amortyzacyjnych, wprowadzonym przepisem art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2026 r.:

 Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, dokonywanych według zasad określonych w art. 22a-22o, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej kwotę:

a)  225 000 zł - w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1289, 1853 i 1881) oraz w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem napędzanym wodorem w rozumieniu art. 2 pkt 15 tej ustawy,

b)  150 000 zł - jeśli emisja CO₂ silnika spalinowego samochodu osobowego, określona na podstawie danych zawartych w centralnej ewidencji pojazdów, o której mowa w art. 80a ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. - Prawo o ruchu drogowym, wynosi mniej niż 50 g na kilometr,

c)  100 000 zł - jeśli emisja CO₂ silnika spalinowego samochodu osobowego, określona na podstawie danych zawartych w centralnej ewidencji pojazdów, o której mowa w art. 80a ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. - Prawo o ruchu drogowym, jest równa lub wyższa niż 50 g na kilometr.

Jednocześnie jak wynika z treści art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a) omawianej ustawy:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów podatku od towarów i usług, z tym że jest kosztem uzyskania przychodów podatek naliczony:

̶          jeżeli podatnik zwolniony jest od podatku od towarów i usług lub nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów i usług,

̶          w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług - jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

Art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi natomiast, że:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1, oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu; te wydatki i składki w wysokości 20 % stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Stosownie zaś do art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Zatem wszelkie wydatki związane z korzystaniem z samochodu osobowego innego niż określony w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych służącego podatnikowi – tak jak w sytuacji przedstawionej przez Pana we wniosku – także do innych celów niż działalność gospodarcza podlegać będą zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w wysokości 75% tych wydatków.

Z kolei z treści art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

Przewidziane ograniczenie wysokości składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, które mogą zostać zaliczone go kosztów uzyskania przychodów dotyczy wyłącznie składek, których wysokość jest uzależniona od wartości samochodu (AC). Nie dotyczy to zatem składek OC.

Z opisu zdarzenia wynika, że planuje Pan kupić samochód osobowy, który będzie wykorzystywał Pan w sposób mieszany, tj. do działalności gospodarczej oraz do celów prywatnych. Kupiony samochód planuje Pan wprowadzić do ewidencji środków trwałych i dokonywać od niego odpisów amortyzacyjnych.

Zatem, skoro charakter prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej (np. jej rozmiar, sposób wykonywania usług) uzasadnia wykorzystywanie w Pana działalności gospodarczej środka transportu (samochodu osobowego), to – co do zasady – wydatki związane z eksploatacją tego pojazdu – w ustawowych granicach – będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodów tej działalności.

Jeżeli więc kupiony przez Pana samochód osobowy będzie spełniał przesłanki definiujące środki trwałe, to wydatki ponoszone na jego eksploatację będzie miał Pan prawo rozliczać w prowadzonej działalności gospodarczej jako koszty uzyskania przychodu.

·      75 % wydatków – w zw. z art. art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – związanych z użytkowaniem i eksploatacją tego samochodu, tj. paliwo, przeglądy techniczne, naprawy bieżące, wymiany eksploatacyjne (np. opony, klocki hamulcowe, olej) oraz usługi serwisowe;

·      koszty ubezpieczenia OC tego samochodu – bez limitu.

Wobec tego stanowisko Pana w tym zakresie jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

·      Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Pana i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

·      Przy wydawaniu interpretacji dokonałem wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawiony we wniosku stan faktyczny/zdarzenie przyszłe jest zgodny ze stanem rzeczywistym. W ramach postępowania o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego nie przeprowadzam postępowania dowodowego, lecz opieram się jedynie na stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym przedstawionym we wniosku. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

 Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy  z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pani do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)  z zastosowaniem art. 119a;

2)  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy  z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.