Interpretacja 0115-KDWT.4011.180.2025.2.AK

Interpretacja indywidualna

– stanowisko nieprawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

22 września 2025 r. wpłynął Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy możliwości zaliczenia zakupu towarów do kosztów uzyskania przychodów na podstawie dokumentu wewnętrznego. Uzupełnił go Pan w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 21 października 2025 r. (data wpływu). Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Jest Pan wspólnikiem spółki jawnej, na podstawie wyników finansowych spółki rozlicza Pan podatek dochodowy PIT 36L. Spółka jawna jest aktywnym podatnikiem VAT oraz prowadzi pełne księgi rachunkowe. Jej działalność gospodarcza polega na hurtowym zakupie i sprzedaży produktów rolnych (warzyw i owoców). Spółka zamierza dokonać zakupu produktów rolnych (owoców i warzyw) od rolnika, który stanowczo odmawia podania swoich danych osobowych (m.in. NIP, PESEL, nr dowodu osobistego). Rolnik uważa, iż nie ma obowiązku wystawiania rachunku potwierdzającego dokonanie sprzedaży.

W związku z brakiem uzyskania dokumentu zakupu od rolnika oraz danych osobowych potrzebnych do wystawienia faktury VAT RR, Spółka zamierza zaliczyć wartość zakupionych towarów w koszty uzyskania przychodów na podstawie dokumentu wewnętrznego.

Sytuacja taka według Spółki może się powtarzać w przyszłości i nie jest to sytuacja jednorazowa.

W uzupełnieniu wniosku podał Pan, że:

1)   Spółka jawna, której jest Pan wspólnikiem, nie jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych na podstawie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2025 poz. 278),

2)  Sprzedawca produktów rolnych jest osobą, która przywozi towar na plac handlowy i odmawia podania swoich danych osobowych, które są potrzebne do wystawienia faktury VAT RR, lub innego dokumentu sprzedaży.

Pytanie

Czy w wyżej wymienionym przypadku zaliczenie zakupu towarów w koszty uzyskania przychodów jest prawidłowe i w konsekwencji wpłynie na wysokość podatku dochodowego płaconego przez Pana jako osobę fizyczną?

Pana stanowisko w sprawie

W związku z brakiem możliwości uzyskania dokumentu zakupu od osoby (rolnika) oraz danych osobowych potrzebnych do wystawienia faktury VAT RR, spółka zamierza zaliczyć wartość zakupionych towarów w koszty uzyskania przychodów na podstawie dokumentu wewnętrznego.

Uważa Pan, że tak udokumentowane koszty stanowią koszt uzyskania przychodów zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych i tym samym wpływają na zmniejszenie zysku spółki a w konsekwencji na podstawę naliczenia podatku dochodowego osób fizycznych będących udziałowcami Spółki.

Pana zdaniem, ma Pan prawo do powiększenia kosztów uzyskania przychodów o wartość nabytego i w ten sposób udokumentowanego towaru.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku, jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami.

Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodów, muszą zostać spełnione następujące warunki, tzn. dany wydatek:

·      został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

·      jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

·      pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

·      poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

·      został właściwie udokumentowany,

·      nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 wskazanej ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W kontekście powyższego, decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest poniesienie go w celu osiągnięcia przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie, wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania dla osiągnięcia przychodów. Przy kwalifikowaniu poniesionych wydatków należy wziąć pod uwagę ich celowość oraz potencjalną możliwość przyczynienia się wydatku do osiągnięcia przychodów, a także racjonalność wydatków, to znaczy ich adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zakresu prowadzonej działalności oraz konieczność ich poniesienia dla osiągnięcia przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Należy jednak mieć na uwadze zamknięty katalog wydatków, które nie podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, pomimo, że pozostają w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością i zostały przez niego poniesione w celu uzyskania przychodu.

Należy ponadto podkreślić, że dla możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu, konieczne jest jego właściwe udokumentowanie. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie reguluje sposobu prawidłowego dokumentowania kosztów.

Wydatki związane z zakupem towarów handlowych i materiałów są bezsprzecznie związane z uzyskiwaniem przychodów z działalności gospodarczej i jednocześnie nie znajdują się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych. O ile zatem ich zakup jest prawidłowo udokumentowany, stanowią (co do zasady) koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej. Tylko bowiem wydatek prawidłowo udokumentowany może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Powołany wyżej przepis art. 22 ust. 1 ww. ustawy nie określa jednak zasad dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów.

Sposób dokumentowania ponoszonych kosztów uzależniony jest od rodzaju prowadzonych ksiąg podatkowych.

W myśl art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej „księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3, 5 i 5a, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych, sposób prowadzenia księgi oraz dokumentowanie określa ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r., poz. 120).

Zgodnie z art. 20 ust. 1 niniejszej ustawy:

Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Z kolei z art. 20 ust. 2 wynika, że:

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":

1)  zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2)  zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3)  wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Stosownie do art. 20 ust. 3:

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1)  zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2)  korygujące poprzednie zapisy;

3)  zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4)  rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Natomiast zgodnie z ust. 4 tego przepisu, w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

W myśl art. 20 ust. 1a ww. ustawy:

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:

1)  w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;

2)  w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Z powyższych przepisów wynika, że dowód zastępczy może być wystawiany, gdy nie ma możliwości pozyskania obcego dowodu źródłowego. Stanowi on szczególny rodzaj dokumentu, którego zadaniem jest umożliwienie dokonania zapisu księgowego, a tym samym ujęcia określonych wydatków w kosztach uzyskania przychodów. W takiej sytuacji dowód zastępczy trwale zastępuje dowód obcy. Dowód ten sporządza pracownik dokonujący operacji. Przy czym dowody zastępcze nie mogą być stosowane do operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane VAT oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 poz. 111):

Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ustawy Ordynacja podatkowa, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę w art. 180 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Z opisu sprawy wynika, że jest Pan wspólnikiem spółki jawnej będącej podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych, której działalność polega na hurtowym zakupie i sprzedaży produktów rolnych - warzyw i owoców. Spółka jest aktywnym podatnikiem VAT i prowadzi księgi rachunkowe. Jako wspólnik spółki rozlicza się Pan PIT-36L. Spółka zamierza dokonać zakupu produktów rolnych (owoców i warzyw) od rolnika, który stanowczo odmawia podania swoich danych osobowych (m.in. NIP, PESEL, nr dowodu osobistego). Rolnik uważa, że nie ma obowiązku wystawiania rachunku potwierdzającego dokonanie sprzedaży. W związku z brakiem uzyskania dokumentu zakupu od rolnika oraz danych osobowych potrzebnych do wystawienia faktury VAT RR, spółka zamierza zaliczyć wartość zakupionych towarów w koszty uzyskania przychodów na podstawie dokumentu wewnętrznego. Nie jest to sytuacja jednorazowa, może powtarzać się w przyszłości.

Mając na uwadze przedstawiony we wniosku opis sprawy oraz powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzam, że w sytuacji zakupu produktów rolnych od rolnika nieprowadzącego działalności gospodarczej, nie jest możliwe uznanie dowodu wewnętrznego, który nie zawiera określenia obu stron dokonujących transakcję, za samodzielny dowód księgowy właściwy dla wprowadzenia poniesionego wydatku do ksiąg rachunkowych. Taki dokument nie spełnia wymogów wymienionych w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Tym samym, dowód wewnętrzny nie zawierający danych osobowych sprzedającego, nie może stanowić podstawy do ujęcia wydatku w księgach rachunkowych jako koszt uzyskania przychodu. W przedstawionej sytuacji poniesiony wydatek nie jest właściwie i dostatecznie udokumentowany, wobec czego nie może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

W związku z tym nie można zgodzić się z Pana stanowiskiem, iż wydatki udokumentowane dowodem wewnętrznym (niezawierającym danych strony transakcji) wpływają na zmniejszenie zysku spółki a w konsekwencji na podstawę naliczenia podatku dochodowego osób fizycznych będących wspólnikami spółki.

Dodatkowe informacje

Końcowo wskazać należy, iż przedmiotem niniejszej interpretacji indywidualnej, jest wyłącznie ocena Pana stanowiska w zakresie wyznaczonym zawartym we wniosku pytaniem.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.