Interpretacja 37/26

Pytanie dziennikarza Redakcji Gazety Podatkowej z 14 kwietnia 2026 r.

Na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej podatnicy nabywają wodę w butelkach (np. na spotkania biznesowe z klientami w siedzibie firmy), w związku z czym są zobowiązani do zapłaty kaucji. Taka kaucja nie może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów, gdyż podlega ona zwrotowi (nie ma charakteru ostatecznego, definitywnego). Zdarza się jednak, że podatnik nie ma możliwości „odzyskania” ww. kaucji, gdyż butelka np. zostanie zniszczona, zgubiona lub klient uczestniczący w spotkaniu zabierze ją.

Czy wartość tej utraconej kaucji może zostać zaliczona do kosztów podatkowych, a jeśli tak, to w którym momencie?

Odpowiedź Ministerstwa Finansów z 28 kwietnia 2026 r. na pytanie dziennikarza.

Nowy system kaucyjny w gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi, obowiązuje od 1 października 2025 r. Kaucja w tym systemie ma charakter zwrotny. W związku z tym na gruncie podatku PIT oraz CIT, zapłacona kaucja jako świadczenie nieponiesione definitywnie, co do zasady, nie stanowi przychodu oraz kosztu uzyskania przychodów.

Co do zasady, kosztem uzyskania przychodów nie jest zatem kaucja zapłacona przez podatnika nabywającego opakowanie w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, której wartość podlega następnie zwrotowi w ramach funkcjonującego systemu kaucyjnego. Nie można jednak, w oderwaniu od konkretnego stanu faktycznego, jednoznacznie przesądzić, że uiszczona kaucja nigdy nie będzie spełniać kryteriów kosztu podatkowego. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy PIT oraz art. 15 ust. 1 ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych odpowiednio w art. 23 ustawy PIT oraz art. 16 ustawy CIT.

Na gruncie ustaw o podatkach dochodowych kosztami uzyskania przychodów są zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie albo zachowanie źródła przychodów danego podatnika. Jednocześnie wydatki te nie mogą występować w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych, wymienionych w art. 23 ustawy PIT oraz art. 16 ustawy CIT. Stosowne wydatki muszą też być odpowiednio udokumentowane.

Ministerstwo Finansów stoi na stanowisku, że w przypadku gdy poniesiony przez przedsiębiorcę wydatek z tytułu zapłaconej kaucji, która z określonych powodów nie może zostać zwrócona podatnikowi, spełnia warunki dla uznania jej za koszt podatkowy w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy PIT (z zastrzeżeniem art. 23 tej ustawy) oraz art. 15 ust. 1 ustawy CIT (z zastrzeżeniem art. 16 tej ustawy), to może być uwzględniony w kosztach uzyskania przychodów.

Prawidłowa ocena możliwości zaliczenia tego typu wydatków do kosztów uzyskania przychodów, jest możliwa wyłącznie po ustaleniu wszystkich okoliczności faktycznych towarzyszących indywidualnej sprawie. Dopiero po dokonaniu takiej oceny można również, w warunkach konkretnej sprawy, rozpatrywać ewentualną datę poniesienia omawianych wydatków.