Interpretacja DOP12.8221.45.2025

Zmiana interpretacji indywidualnej

Szef Krajowej Administracji Skarbowej, w związku ze stwierdzeniem nieprawidłowości interpretacji indywidualnej z 19 czerwca 2023 roku nr 0114-KDIP2-2.4010.211.2023.1.IN wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, zmienia z urzędu^[1] wymienioną interpretację uznając, że stanowisko przedstawione we wniosku z 18 kwietnia 2023 roku o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwrotów kosztów przejazdów z tytuły podróży służbowych odbywanych przez pracowników ich własnymi pojazdami elektrycznymi, hybrydowymi lub o napędzie wodorowym – jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

24 kwietnia 2023 roku do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wpłynął wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczył podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwrotów kosztów przejazdów z tytuły podróży służbowych odbywanych przez pracowników ich własnymi pojazdami elektrycznymi, hybrydowymi lub o napędzie wodorowym.

Opis zdarzenia przyszłego

Uczelnia (dalej jako Uczelnia lub Wnioskodawca) jest akademicką uczelnią publiczną posiadającą osobowość prawną, zgodnie z ustawą z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz. U. z 2022 poz. 574 z późn. zm.).

Pracownicy Uczelni mogą wykonywać zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Uczelni lub poza stałym miejscem pracy (dalej jako: „podróż służbowa”). W takich okolicznościach pracownikom, zgodnie z regulacjami Kodeksu pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wnioskodawca wskazuje, że przedmiotem niniejszego wniosku są wyłącznie wyjazdy pracowników stanowiące podróże służbowe w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy.

Uczelnia planuje umożliwić pracownikom (na ich własny wniosek) odbywanie podróży służbowych ich prywatnymi pojazdami (niebędącymi własnością Uczelni) elektrycznymi, hybrydowymi lub też napędzanymi wodorem. Definicje wskazanych rodzajów pojazdów zostały określone w ustawie z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (t.j. Dz. U. z 2022 poz. 1083 z późn. zm.) – odpowiednio: w art. 2 pkt 12 (pojazd elektryczny), art. 2 pkt 13 (pojazd hybrydowy) oraz art. 2 pkt 15 (pojazd napędzany wodorem). Zgodnie z wiedzą Wnioskodawcy, w przypadku pojazdów elektrycznych oraz napędzanych wodorem, pojazdy takie nie posiadają pojemności skokowej silnika (lub silników, w przypadku pojazdów elektrycznych wielosilnikowych) danego pojazdu, a jedynie jego moc (ich łączną moc, w przypadku pojazdów wielosilnikowych).

Z kolei pojazd hybrydowy ma silnik, w którym można określić jego pojemność skokową, oraz silnik elektryczny o określonej mocy.

Mając na uwadze powyższe, Uczelnia podjęła prace w celu dostosowania obowiązujących obecnie aktów wewnętrznych oraz dokumentów w ten sposób, aby umożliwić zwrot kosztów przejazdów pracownikom odbywającym podróż służbową prywatnym samochodem o napędzie innym niż spalinowy – tj. pojazdem elektrycznym, hybrydowym lub napędzanym wodorem.

Uczelnia zamierza ustalić wysokość stawki za 1 km przebiegu pojazdu dla podróży służbowych odbywanych przez pracowników prywatnymi samochodami o napędzie elektrycznym, hybrydowym lub wodorowym. Jednocześnie, określona przez Uczelnię w aktach wewnętrznych wysokość stawki nie przekroczy wartości określonej w § 2 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 z późn. zm.; dalej jako Rozporządzenie z dnia 25 marca 2002 r.) – tj. dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 (na dzień złożenia wniosku wynoszącej 0,89 zł). Tym samym, pracownicy odbywający podróż służbową prywatnymi samochodami o napędzie elektrycznym, hybrydowym lub wodorowym otrzymają zwrot kosztów przejazdów w ramach podróży służbowej, w wysokości stanowiącej iloczyn liczby kilometrów przebiegu do miejsca docelowego i z powrotem oraz określonej w aktach wewnętrznych Uczelni stawki, która nie przekroczy wartości określonej w Rozporządzeniu z dnia 25 marca 2002 r. dla pojazdów spalinowych o pojemności skokowej do 900 cm3. Pracownicy mogą odbywać podróże służbowe zarówno w kraju, jak i poza granicami Polski.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie

Czy wydatki z tytułu wypłacanych przez Uczelnię zwrotów kosztów przejazdów z tytułu podróży służbowych odbywanych przez pracowników ich własnym pojazdem elektrycznym, hybrydowym lub o napędzie wodorowym w wysokości przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego, mogą stanowić dla niej koszty uzyskania przychodów?

Stanowisko Wnioskodawcy

W ocenie Wnioskodawcy, wydatki z tytułu wypłat dokonywanych przez Uczelnię na rzecz pracowników z tytułu zwrotu kosztów przejazdów w ramach odbywanych przez nich podróży służbowych prywatnymi pojazdami elektrycznymi, hybrydowymi lub o napędzie wodorowym, w wysokości przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego, mogą w całości stanowić dla Uczelni koszty uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

W konsekwencji, za koszt uzyskania przychodów uznaje się wydatek, w odniesieniu do którego spełnione są łącznie poniższe warunki:

a)  został faktycznie poniesiony przez podatnika (z zasobów majątkowych podatnika),

b)  jest definitywny (rzeczywisty),

c)  pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

d)  został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

e)  został właściwie udokumentowany,

f)   nie został wymieniony w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych, zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

W ramach odbywanych podróży służbowych (krajowych i zagranicznych) pracownicy wykonują zadania związane z działalnością Uczelni. W konsekwencji, bez wątpienia zwroty wydatków z tytułu przejazdów pracowników w ramach podróży służbowej, spełniają przesłanki do uznania ich za koszty podatkowe w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Jednocześnie - w świetle art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a ustawy o CIT – nie stanowią kosztów uzyskania przychodów wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika (Uczelni) w celu odbycia podróży służbowej w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

W przypadku odbywania przez pracownika podróży służbowej własnym środkiem transportu, przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym.

Powyższa regulacja odsyła do postanowień Rozporządzenia z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Zgodnie z § 2 pkt 1 tego rozporządzenia, koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż dla samochodu osobowego:

a)  o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,89 zł,

b)  o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 -1,15 zł.

Uczelnia ustali wysokość stawki za 1 kilometr przebiegu w przypadku przejazdów w ramach podróży służbowej pojazdem elektrycznym, hybrydowym lub napędzanym wodorem należącym do pracownika, na poziomie nie wyższym niż wartość określona dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika do 900 cm3. Następnie, po pomnożeniu wartości wspomnianej stawki przez ilość przejechanych kilometrów w ramach odbywania podróży służbowej – określona zostanie kwota zwrotu kosztów przejazdu na rzecz pracownika.

W konsekwencji - zdaniem Wnioskodawcy - Uczelnia będzie uprawniona do zaliczenia w całości wydatków stanowiących zwrot kosztów przejazdów w ramach odbywanej przez pracownika podróży służbowej jego prywatnym pojazdem elektrycznym, hybrydowym lub napędzanym wodorem, w wysokości określonej według zasad przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego.

Ocena stanowiska dokonana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 19 czerwca 2023 roku nr 0114-KDIP2-2.4010.211.2023.1.IN uznał stanowisko Wnioskodawcy za prawidłowe i stwierdził, że Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia w całości wydatków stanowiących zwrot kosztów przejazdów w ramach odbywanej przez pracownika podróży służbowej jego prywatnym pojazdem elektrycznym, hybrydowym lub napędzanym wodorem do kosztów uzyskania przychodów, jednak z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z rozporządzenia Ministra Infrastruktury^[2].

Uzasadnienie zmiany interpretacji indywidualnej

Po zapoznaniu się z aktami sprawy Szef KAS stwierdza, że interpretacja indywidualna z 19 czerwca 2023 roku nr 0114-KDIP2-2.4010.211.2023.1.IN wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej jest nieprawidłowa.

Stanowisko Szefa KAS

Przedmiotem zgłoszonych wątpliwości jest kwestia ustalenia, czy zwrot kosztów przejazdów w ramach odbywanych przez pracowników podróży służbowych ich prywatnymi pojazdami elektrycznymi, hybrydowymi lub napędzanymi wodorem może stanowić dla Uczelni koszt uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 zd. 1 ustawy o CIT^[3]:

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Konstrukcja wyżej przywołanego przepisu daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (nie wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT), pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

Tak więc, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 ww. ustawy:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

a)  w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

b)  w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

- określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Wyżej przywołany przepis limituje kwoty, jakie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z tytułu zwrotu pracownikom wydatków z tytułu odbywanych przez nich podróży służbowych. W myśl tego przepisu, podatnik może zaliczyć takie wydatki do kosztów uzyskania przychodów jedynie do wysokości, o których mowa w odrębnych przepisach.

Odrębne przepisy, do których odwołuje się ww. przepis, to rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Jak wynika z treści § 4 ust. 1 rozporządzenia:

Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu, o której mowa w § 2, i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, o którym mowa w § 3, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Natomiast zgodnie z § 2 pkt 1 ww. rozporządzenia:

Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

1)  dla samochodu osobowego:

a)  o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,89 zł,

b)  o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 1,15 zł.

Ww. rozporządzenie reguluje kwestie zwrotu kosztów z tytułu podróży służbowych jedynie w odniesieniu do pojazdów o napędzie spalinowym, uzależniając jego wysokość od pojemności skokowej silnika pojazdu mechanicznego.

Jak wynika z opisu sprawy, pracownicy Uczelni będą podróżować samochodami o napędzie innym niż spalinowe, tj. elektrycznymi, hybrydowymi lub napędzanymi wodorem. W ramach odbywanych podróży służbowych (krajowych i zagranicznych) pracownicy wykonują zadania związane z działalnością Uczelni.

Uczelnia zobowiązana jest do zwrotu wydatków z tytułu podróży służbowych na podstawie art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy^[4], zgodnie z którym:

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

W związku z tym Uczelnia podjęła prace w celu dostosowania obowiązujących obecnie aktów wewnętrznych w taki sposób, aby umożliwić zwrot kosztów przejazdów pracownikom odbywającym podróż służbową prywatnym samochodem o napędzie innym niż spalinowy – tj. pojazdem elektrycznym, hybrydowym lub napędzanym wodorem.

Biorąc pod uwagę powyższe, wydatki z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowej dla pracowników spełniają warunki do uznania za koszty uzyskania przychodów. Zostały one bowiem poniesione w związku z wykonywaniem przez pracowników obowiązków służbowych na rzecz Uczelni, a obowiązek zwrotu kosztów przez pracodawcę wynika z Kodeksu pracy.

Oznacza to, że Uczelnia może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zwrot wydatków dla pracowników w przypadku, gdy pracownicy używać będą własnych samochodów do wykonywania zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Uczelni.

Stanowisko Uczelni przedstawione we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej z 18 kwietnia 2023 roku jest więc prawidłowe.

Należy jednak wskazać, że wydatki te nie podlegają limitowi, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT ze względu na fakt, że odrębne przepisy, do których odwołuje się ustawodawca, w obecnym stanie prawnym nie przewidują limitów dla samochodów innych niż spalinowe. Zatem wydatki z tego tytułu mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

W związku z tym Szef KAS dokonał z urzędu zmiany interpretacji indywidualnej z 19 czerwca 2023 roku nr 0114-KDIP2-2.4010.211.2023.1.IN wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, ze względu na jej nieprawidłowość.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia         

Zmieniona interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania zmienionej interpretacji indywidualnej.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na zmianę interpretacji indywidualnej

Stronie przysługuje prawo do zaskarżenia tej zmiany interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, w terminie 30 dni od dnia jej doręczenia (art. 3 § 2 pkt 4a, art. 13 § 1 i § 2 i art. 53 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi^[5]).

Skargę wnosi się za pośrednictwem Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (którego działanie jest przedmiotem skargi):

·      w dwóch egzemplarzach, na adres: Ministerstwo Finansów, ul. Świętokrzyska 12, 00‑916 Warszawa (art. 47 § 1 i art. 54 § 1 ww. ustawy)

lub

·      w formie dokumentu elektronicznego bez dołączania odpisów, zawierającą adres elektroniczny oraz podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Ministerstwa Finansów na platformie ePUAP:  /bx1qpt265q/SkrytkaESP (art. 46 § 2a, art. 47 § 3 i art. 54 § 1a ww. ustawy). Datą wniesienia skargi w formie dokumentu elektronicznego jest określona w urzędowym poświadczeniu odbioru data
jej wprowadzenia do systemu teleinformatycznego Ministerstwa Finansów (art. 83 § 5 ww. ustawy).

Skarga na pisemną zmianę interpretacji indywidualnej może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a ww. ustawy).

^[1] art. 13 § 2 pkt 4 oraz art. 14e § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111), dalej: Ordynacja podatkowa.

^[2] Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 ze zm.).

^[3] Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2025 r., poz. 278 ze zm.).

^[4] Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r., poz. 277 ze zm.).

^[5] Dz. U. z 2024 r. poz. 935.