Interpretacja PT7.8165.6.2026.46

Odpowiedź na pismo znak: ZG/SH/LL/44/2026

W odpowiedzi na pismo z 14 stycznia 2026 r. dotyczące możliwości wystawienia rachunku zamiast faktury, a w związku z tym o potwierdzenie, że:

•     podatnicy korzystający ze zwolnień od podatku VAT, jeśli nabywca nie żąda faktury w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, w celu udokumentowania sprzedaży mogą wystawiać rachunki w rozumieniu art. 87 Ordynacji podatkowej,

•     nabywca w celu udokumentowania kosztu, od podatnika korzystającego ze zwolnień od podatku VAT nie ma obowiązku żądać faktury (wystarczy rachunek),

•     rachunek taki będzie dla nabywcy w pełni prawidłowym dokumentem pozwalającym na ujęcie kosztu w księgach,

•     rachunek w rozumieniu art. 87 Ordynacji podatkowej jest wystawiany poza KSeF i nie jest do KSeF przesyłany,

•     a także o wyjaśnienie powodów lub celu utrzymania braku numeru NIP w fakturach wystawianych przez podatników korzystających ze zwolnień określonych w art. 113 ustawy VAT

–    uprzejmie informuję.

Na wstępie należy mieć na uwadze, że faktura VAT i rachunek są różnymi dokumentami, o czym świadczy choćby fakt ich uregulowania w różnych aktach prawnych. Zbieg obowiązków przedsiębiorcy do wystawienia faktury i rachunku będzie mieć zawsze charakter pozorny. Zawsze bowiem na gruncie podatku VAT pierwszeństwo ma obowiązek wystawienia faktury.

Na gruncie ustawy o VAT^[1] do wystawienia faktury zobowiązuje podatnika art. 106b ustawy o VAT, który znajduje się w Dziale XI. Dokumentacja - Rozdział 1. Faktury.

Dokumentowanie wskazanych w tych przepisach czynności stanowi generalnie konsekwencję innych przepisów ustawy o VAT, które wskazują jakie czynności podlegają opodatkowaniu (art. 5). Natomiast zasady dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu regulują przepisy art. 106a-106q ustawy o VAT.

Uprzejmie zauważam, że podmiotami zobowiązanymi do fakturowania są podatnicy, którzy wykonują działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT.

► Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.^[2]

► Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.^[3]

Mając powyższe na uwadze, należy stwierdzić, że do wystawienia faktury zobowiązani są, co do zasady, wszyscy podatnicy podatku od towarów i usług, zarówno podatnicy czynni, jak i zwolnieni, wykonujący działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT. Faktury są dokumentami potwierdzającymi wykonywanie czynności podlegającej opodatkowaniu.

W ustawie o VAT przewidziano pewne wyjątki, gdy podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury. Dotyczy to dokumentowania sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9, art. 113a ust. 1 ustawy lub wydanych do ustawy przepisów wykonawczych.^[4] W takim przypadku tzw. podatnik zwolniony nie musi wystawić faktury, chyba że nabywca tego zażąda. Wystawienie faktury na żądanie nabywcy jest wymagane, jeśli żądanie to zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę.^[5] A contrario, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po terminie, wtedy podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury. W takim przypadku, na podstawie ustawy o VAT, nie ma obowiązku udokumentowania takiej transakcji. Jeśli jednak podatnik wystawi dokument, to dokumentem tym powinna być faktura, gdyż stanowi udokumentowanie czynności podlegającej opodatkowaniu VAT zgodnie ze wskazaną już wyżej argumentacją.

Tożsamy sposób postępowania będzie stosował podatnik zwolniony, który z własnej woli dla innych celów będzie dokumentował daną czynność zwolnioną.

Wtedy zawsze tym dokumentem będzie faktura, ponieważ rachunek nie stanowi ekwiwalentu faktury, a jego wystawienie nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury VAT.

Podatnicy podatku VAT, także zwolnieni, podlegają pod zasady ustawy o VAT, więc skoro ustawa o VAT określa sposób dokumentowania czynności fakturą, to podatnik zwolniony wystawia w takim przypadku ten dokument, który odpowiednio od 1 lutego/1 kwietnia 2026 r. będzie zasadniczo podlegał wystawieniu przy użyciu KSeF.

Dotyczy to także tzw. faktur uproszczonych, które od 1 lutego 2026 r. będzie można wystawić w KSeF. Temu celowi służy nowelizacja rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur^[6], gdzie wprowadzono obowiązek podawania NIP przez wystawcę faktury uproszczonej w przypadku gdy podlega ona wystawieniu w KSeF.

Z obowiązku wystawienia faktury na żądanie nabywcy zostały wyłączone:

 I.      czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4 (np. usługi najmu, dostawa energii elektrycznej) i w art. 106a pkt 3 i 46 (np. sprzedaż w ramach SOTI rozliczanej w procedurze VAT IOSS).

W przypadku świadczenia usług ciągłych tj. dostawa energii elektrycznej, termin wystawienia faktury został określony w art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy o VAT, tj. fakturę wystawia się nie później niż z upływem terminu płatności.

Natomiast art. 106a pkt 3 i 4 dotyczy rozliczania w procedurach szczególnych.

II.       otrzymanie zaliczki w przypadku, gdy zapłata dotyczy czynności, o których mowa w art. 19a ust. 1b (dostaw towarów, o których mowa w art. 7a ust. 1 i 2, dokonywanych na rzecz podatnika ułatwiającego dostawy towarów oraz przez tego podatnika, obowiązek podatkowy powstaje w momencie zaakceptowania płatności w rozumieniu art. 41a rozporządzenia 282/2011^[7]) i art. 19 ust. 5 pkt 4 oraz art. 106a pkt 3 i 4, lub w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów^[8].

Regulacje te oznaczają, że w sytuacji wystosowania przez nabywcę żądania, podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury. Dokumentem tym również nie powinien być rachunek. Rachunek wystawiany jest bowiem, co do zasady, do czynności nieobjętych VAT.

W zakresie wskazania przesłanek wystawienia rachunku na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa^[9], rachunki mogą być wystawione:

•     w przypadku konieczności udokumentowania czynności nie podlegających opodatkowaniu VAT, m.in. wskazanych w art. 6 ustawy o VAT,

•     czynności wykonywanych przez podmioty nie działające w charakterze podatnika,

•     przez rolników ryczałtowych zwolnionych z obowiązku wystawiania faktur na podstawie art. 117 ustawy o VAT.

Odnosząc się natomiast do zapytania dotyczącego wyjaśnienie powodów lub celu utrzymania braku numeru NIP w fakturach wystawianych przez podatników korzystających ze zwolnień określonych w art. 113 ustawy VAT, uprzejmie informuję, że przepis § 3 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur, również uległ zmianie.

W związku z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF od 2026 r., także w przypadku wystawiania faktur przez podatników zwolnionych z VAT lub w przypadku wykonywania wyłącznie czynności objętych zwolnieniem, w rozporządzeniu dostosowano przepisy w zakresie obowiązku podawania NIP przez wystawcę faktury uproszczonej. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF przez podatników zwolnionych wpływa na konieczność posługiwania się numerem identyfikacji podatkowej przez podatnika na wystawionych fakturach (zgodnie z wymaganiami technicznymi KSeF). W przypadku gdy faktura uproszczona będzie wystawiana w KSeF powinna zawierać numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT. Wprowadzona zasada oznacza, że w przypadku gdy podatnik wykonujący czynności wyłącznie zwolnione z VAT (i podatnik zwolniony z VAT podmiotowo) będzie wystawiał fakturę w KSeF – będzie obowiązany do podania NIP.

W przypadku gdy podatnik nie jest obowiązany do wystawiania faktur w KSeF, np. wystawia wyłącznie faktury tzw. konsumenckie, nie będzie zobligowany do podawania tego numeru na wystawianych fakturach. Wówczas faktury będzie mógł wystawiać na dotychczasowych zasadach.

Dodatkowo informuję, że wskazane informacje nie stanowią interpretacji ogólnej, ani indywidualnej. Podmiot zainteresowany otrzymaniem interpretacji indywidualnej może się zwrócić o jej wydanie w trybie określonym w art. 14b ustawy - Ordynacja podatkowa do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.