Postanowieniem z 5 maja 2025 r., sygn. akt I SA/Ke 99/25, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Kielcach, działając na podstawie art. 58 § 1 pkt 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. — Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r. poz. 935, ze zm.), dalej "p.p.s.a.", odrzucił skargę spółki S. sp. j. (dalej "spółka" lub "skarżąca") na interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 6 lutego 2025 r. w przedmiocie podatku od towarów i usług.
W uzasadnieniu sąd pierwszej instancji wyjaśnił, że mimo skutecznego doręczenia stosownego wezwania skarżąca nie uzupełniła braku formalnego skargi w postaci złożenia dokumentu lub jego uwierzytelnionego odpisu określającego umocowanie do jej reprezentowania.
Na powyższe postanowienie spółka wniosła zażalenie, w którym zarzuciła sądowi pierwszej instancji naruszenie:
– art. 58 § 1 pkt 3 p.p.s.a. przez błędne przyjęcie, że skarżąca nie usunęła braków formalnych skargi, w sytuacji gdy z przyczyn technicznych nie miała wiedzy o obowiązku ich usunięcia;
– art. 65 § 1 i § 2 p.p.s.a. przez przyjęcie, że doręczenie wezwania do usunięcia braków formalnych było skuteczne, mimo że treść wezwania nie była dostępna dla pełnomocnika w systemie ePUAP w dacie odbioru przesyłki;
– art. 9 i art. 10 § 1 p.p.s.a. przez niedochowanie przez sąd zasady lojalności procesowej i niepodjęcie działań zmierzających do rzeczywistego umożliwienia stronie udziału w postępowaniu;
– art. 45 ust. 1 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz. U. z 1997 r. poz. 483, ze zm.) przez pozbawienie strony prawa do sądu na skutek obiektywnej niemożności zapoznania się z żądaniem organu sądowego.
W związku z powyższym spółka wniosła o uchylenie zaskarżonego postanowienia i przekazanie sprawy Wojewódzkiemu Sądowi Administracyjnemu w Kielcach do ponownego rozpoznania z uwzględnieniem rzeczywistego przebiegu doręczenia elektronicznego.
W uzasadnieniu zażalenia podniesiono, że wezwanie sądu pierwszej instancji do usunięcia braków formalnych skargi nie zostało w sposób skuteczny doręczone w znaczeniu materialnym. Jego treść nie była widoczna w systemie ePUAP w dniu doręczenia (11 kwietnia 2025 r.). W folderze wiadomości znajdowała się jedynie wiadomość z załącznika, jednakże treść samej wiadomości nie była widoczna (pusta). Na okoliczność powyższego pełnomocnik spółki załączył do zażalenia stosowne oświadczenie.
Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje:
Zażalenie nie zasługuje na uwzględnienie.
Na wstępie zauważyć należy, że w rozpoznawanej sprawie nie jest kwestionowana ani zasadność wystosowania przez sąd pierwszej instancji wezwania do usunięcia braków formalnych skargi, ani to, że spółka braku tego w wyznaczonym przez sąd terminie nie usunęła. Zgodnie bowiem z art. 49 § 1 p.p.s.a. jeżeli pismo strony nie może otrzymać prawidłowego biegu wskutek niezachowania warunków formalnych, przewodniczący wzywa stronę o jego uzupełnienie lub poprawienie w terminie siedmiu dni pod rygorem pozostawienia bez rozpoznania, chyba że ustawa stanowi inaczej. Zgodnie zaś z art. 58 § 1 pkt 3 p.p.s.a. sąd odrzuca skargę gdy nie uzupełniono w wyznaczonym terminie braków formalnych skargi. Obecnie ugruntowane jest przy tym stanowisko, że nienależyte udokumentowanie stosunku pełnomocnictwa (obejmujące zarówno brak samego dokumentu pełnomocnictwa, jak też innych dokumentów potwierdzających uprawnienie do jego udzielenia w imieniu strony) stanowi brak formalny pisma procesowego (tu: skargi).
Istotę sporu stanowi zaś to, czy skarżącą prawidłowo wezwano do uzupełnienia braku formalnego skargi, innymi słowy — czy skarżącej prawidłowo doręczono stosowne wezwanie.
Jak wynika z akt sprawy, w wykonaniu zarządzenia Przewodniczącego Wydziału I Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach (dalej "przewodniczący wydziału") z 7 kwietnia 2025 r. spółka została wezwana do usunięcia w terminie siedmiu dni od dnia doręczenia tego wezwania braków formalnych skargi z 3 kwietnia 2025 r., przez złożenie dokumentu lub jego uwierzytelnionego odpisu określającego umocowanie do reprezentowania strony skarżącej — np. aktualnego na dzień wniesienia skargi odpisu z KRS lub innego dokumentu ujawniającego zasady reprezentacji podmiotu, pod rygorem odrzucenia skargi stosownie do art. 58 § 1 pkt 3 p.p.s.a. Przedmiotowe wezwanie zawarte zostało w punkcie I pisma z 9 kwietnia 2025 r. zatytułowanego "INFORMACJA Wezw. do uzup. braków + wezw. do wpisu + odpis odp. na skargę", mającego postać dokumentu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2020 r. poz. 346 ze zm.). W punktach II i III tego pisma zawarto informację o doręczeniu spółce odpisu zarządzenia przewodniczącego wydziału o wezwaniu do uiszczenia wpisu oraz odpisu odpowiedzi na skargę (dokumenty wymienione w punktach II i III pisma zostały dołączone do niego jako załączniki w postaci plików zapisanych w formacie "pdf", który jest formatem cyfrowym, elektronicznym, poddającym się zapisowi na informatycznym nośniku danych, i odpowiada definicji dokumentu elektronicznego wyrażonej w art. 3 pkt 2 ww. ustawy - vide wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 4 lipca 2023 r., sygn. akt I FSK 2483/21, dostępny w Centralnej Bazie Orzeczeń Sądów Administracyjnych, http://orzeczenia.nsa.gov.pl ). Całość, stosownie do art. 74a § 1 pkt 1 p.p.s.a., została wysłana za pomocą środków komunikacji elektronicznej do pełnomocnika skarżącej — dor. pod. P.B. Wydruk ww. dokumentu elektronicznego wysłanego do pełnomocnika spółki znajduje się w aktach sprawy (k. 49). W aktach tych (k. 50) znajduje się również dokument UPD — Urzędowe Poświadczenie Doręczenia nr ePUAP-UPD156879640, potwierdzający, że adresat korespondencji – P.B. — poświadczył jej odbiór z datą 11 kwietnia 2025 r.
Co istotne z akt sprawy nie wynika, aby po otrzymaniu ww. przesyłki elektronicznej pełnomocnik skarżącej zgłaszał sądowi jakiekolwiek nieprawidłowości w zakresie jej zawartości (np. podnoszonej w zażaleniu braku treści). Ewentualne nieprawidłowości w procesie wysyłania ww. dokumentu elektronicznego nie zostały również stwierdzone przez pracowników sądu pierwszej instancji (vide notatka służbowa z 27 maja 2025 r., k. 111). Pracownik sekretariatu dokonujący wysłania pisma z 9 kwietnia 2025 r. poinformował, że wysłanie nastąpiło w sposób standardowy, bez żadnych problemów technicznych. Natomiast wg wyjaśnień administratora systemów informatycznych w Wojewódzkim Sądzie Administracyjnym w Kielcach ww. pismo z 9 kwietnia wraz z dwoma załącznikami zostało wysłane w jednej paczce eADM i opatrzone jednym podpisem elektronicznym osoby wysyłającej, a zatem skoro adresat pisma odebrał i odczytał załączniki do pisma, to w dacie tego odbioru musiała być również dostępna i widoczna także treść tego pisma.
W świetle powyższego nie zasługują na uwzględnienie twierdzenia pełnomocnika spółki, że w dacie potwierdzenia odbioru korespondencji elektronicznej z sądu pierwszej instancji (tj. 11 kwietnia 2025 r.) było możliwe jedynie odczytanie załączników do pisma z 9 kwietnia 2025 r., natomiast treść samej wiadomości nie była widoczna (pusta). Gdyby w istocie było tak, jak twierdzi pełnomocnik spółki (będący pełnomocnikiem zawodowym – doradcą podatkowym), z pewnością zwróciłoby to jego uwagę i podjąłby stosowne działania w celu wyjaśnienia zaistniałej sytuacji przez kontakt z sądem. Potwierdzałby to również znajdujący się w aktach sprawy wydruk dokumentu elektronicznego wysłanego do pełnomocnika spółki, który stanowi sporządzone wyłącznie dla potrzeb dokumentacyjnych (umieszczenia w aktach sprawy prowadzonych w wersji papierowej — stosownie do § 85i zarządzenia Prezesa Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 6 sierpnia 2015 r. w sprawie ustalenia zasad biurowości w sądach administracyjnych, dostępne pod adresem: www.nsa.gov.pl/zarzadzenia-prezesa-nsa oraz na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej) odwzorowanie dokumentu elektronicznego.
Podsumowując powyższe rozważania, Naczelny Sąd Administracyjny stwierdza, że wezwanie do uzupełnienia braków formalnych skargi zostało skarżącej (jej pełnomocnikowi) doręczone w sposób prawidłowy 11 kwietnia 2025 r., w związku z czym wyznaczony w nim siedmiodniowy termin do dokonania żądanej przez sąd czynności procesowej upływał 18 kwietnia 2025 r. Termin ten upłynął bezskutecznie. Skarżąca równocześnie z wezwaniem została poinformowana, że niedokonanie żądanej przez sąd czynności skutkować będzie odrzuceniem skargi. W tej sytuacji sąd pierwszej instancji prawidłowo zastosował w sprawie przepis art. 58 § 1 pkt 3 p.p.s.a.
Z tych względów Naczelny Sąd Administracyjny na podstawie art. 184 w zw. z art. 197 § 2 p.p.s.a. orzekł jak w sentencji.