Platforma ePUAP stanowi elektroniczną platformę usług administracji publicznej w rozumieniu art. 3 pkt 13 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, jest to zatem system teleinformatyczny, w którym instytucje publiczne udostępniają usługi przez pojedynczy punkt dostępowy w sieci Internet.
Stosownie do § 8 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 180), minister właściwy do spraw informatyzacji umożliwia podmiotom publicznym tworzenie elektronicznych skrzynek podawczych na ePUAP. Natomiast utworzenie elektronicznej skrzynki podawczej na ePUAP oznacza upoważnienie ministra do obsługi doręczeń za pomocą ePUAP do pomiotów, o których mowa w ust. 1, i doręczeń realizowanych przez te podmioty (§ 8 ust. 2). Doręczenia dokonywane za pomocą ePUAP uważa się za dokonane przez podmiot publiczny lub do podmiotu publicznego, który utworzył na ePUAP elektroniczną skrzynkę podawczą. Za pomocą ePUAP możliwe jest przekazywanie doręczanych podmiotowi publicznemu dokumentów elektronicznych do jego systemu teleinformatycznego (§ 8 ust. 3). Dodać należy przy tym, że obowiązek udostępnienia przez podmiot publiczny elektronicznej skrzynki podawczej spełniającej standardy określone i opublikowane na ePUAP przez ministra właściwego do spraw informatyzacji oraz zapewnienie jej obsługi wynika z art. 16 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2023 r. poz. 57). Podmiotami publicznymi w rozumieniu ww. ustawy są, m.in., jednostki samorządu terytorialnego oraz ich organy (art. 2 ust. 1 pkt 1).
Biorąc powyższe regulacje pod uwagę, Inspektor uznał, że doręczenie dokonane za pomocą teleinformatycznego systemu ePUAP to doręczenie na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Ponadto art. 147 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych stanowi, że doręczenie korespondencji nadanej przez podmiot publiczny posiadający elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP do innego podmiotu publicznego posiadającego elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP jest równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego do dnia 30 września 2029 r.
Zgodnie z § 13 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych, w przypadku odebrania dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą podmiotu publicznego poświadczenie przedłożenia jest automatycznie tworzone i udostępniane nadawcy tego dokumentu przez system teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń. W ramach platformy ePUAP nie jest możliwe wygenerowanie urzędowego poświadczenia doręczenia pisma (adresowanego do podmiotu publicznego (w takiej sytuacji system generuje wyłącznie urzędowe poświadczenie przedłożenia, nawet jeżeli nadawcą jest inny podmiot publiczny). Dowodem doręczenia takiego pisma jest wygenerowane przez system w sposób automatyczny urzędowe poświadczenie przedłożenia pisma danemu podmiotowi publicznemu.
W przypadku doręczenia pisma w sposób, o którym mowa w art. 39 § 1 kpa, do ustalenia dnia doręczenia korespondencji stosuje się art. 42 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Biorąc pod uwagę regulacje zawarte w art. 42 ust. 1 pkt 2 ww. ustawy, w przypadku doręczania korespondencji przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego korespondencja jest doręczona we wskazanej w dowodzie otrzymania chwili (wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego. Art. 41 ust. 1 pkt 2 tej ustawy stanowi, że dowód otrzymania jest wystawiany po wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego. Dostrzec można w tym miejscu spójność przepisów prawa z § 13 ust. 1 rozporządzenia z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy.
Ponadto w § 3 tego zarządzenia Burmistrza P. widnieje zapis, że korespondencję kierowaną do Urzędu (niezależnie od formy wniosku w jakiej został złożony - papierowa, elektroniczna) przyjmuje i sortuje pracownik Wydziału Organizacyjnego zajmujący się obsługą sekretariatu lub punktu podawczego. Zgodnie z § 4 tego Zarządzenia, korespondencję dostarczaną pocztą przez inne instytucje, pisma składane osobiście (...) korespondencję wpływającą elektronicznie za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej lub platformy ePUAP, pracownik, o którym mowa w § 3 wykonuje następujące czynności: 1) otwiera korespondencję za wyjątkiem korespondencji, która podlega wyłączeniu zgodnie z postanowieniami § 7 oraz opatruje ją pieczęcią Urzędu, jako datą wpływu (dotyczy również poczty elektronicznej po wydruku jej treści); 2) rejestruje przesyłki wpływające w systemie EZD PUW (...).
Przywołane czynności wykonywane są z udziałem pracownika oraz zależne od daty jego zalogowania się do systemu. Dane widoczne na załączonym przez stronę skarżącą wydruku pokazującym obieg dokumentów w systemie EZD wskazują, że 23 stycznia 2023 r. (widoczna godzina to 9:06.04) przedmiotowa decyzja Starosty P. wyświetlona została na koncie w systemie EZD o nazwie "E ePUAP" obsługiwanym przez pracownika po jego zalogowaniu (w Opolskim Urzędzie Wojewódzkim takie konto figuruje pod nazwą "BOK"), natomiast data wpływu tego dokumentu, co również jest widoczne na tym wydruku, to 20 stycznia 2023 r. Data wytworzenia UPP w stosunku do określonego dokumentu elektronicznego przesyłanego przy pomocy ePUAP jest znana pracownikom Urzędu Gminy.
Gmina, jako podmiot publiczny, jest zobowiązana do obsługi elektronicznej skrzynki podawczej. Wdrożenie w urzędzie systemu EZD i powiązanie go z elektroniczną skrzynką podawczą w systemie ePUAP nie spowodowało zmiany elektronicznej skrzynki podawczej. W dniu przekazania przedmiotowej decyzji Starosty P. była nią nadal elektroniczna skrzynka podawcza w systemie ePUAP.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Opolu stwierdził, że skarga jest zasadna.
Poddając kontroli zaskarżone postanowienie, Sąd I instancji uznał, że zarówno skarżąca Gmina, jak i organ powołały się na obowiązujące przepisy o doręczeniach zawarte w Kodeksie postępowania administracyjnego i ustawie z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. 2022. poz. 569 ze zm.), zmieniającej - między innymi - ustawę z dnia 17 lutego 2005 r. o informacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2020 r. poz. 346 ze zm., obecnie Dz.U. z 2023 r. poz. 57) przez uchylenie jej art. 3 pkt 20 - definicje legalne w art. 105 ustawy. Nie ustrzegł się jednak organ błędu przez brak powołania w podstawie prawnej rozstrzygnięcia i jego uzasadnieniu przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych (...) (Dz. U. 2018 r., poz. 180), który to akt prawny został zacytowany dopiero w odpowiedzi na skargę. Takie procedowanie, co do zasady, jest oczywiście wadliwe, bo organ wydający akt administracyjny powinien uzasadnić rozstrzygnięcie w jego uzasadnieniu prawnym, a nie w odpowiedzi na skargę, która służy odniesieniu się do wniosków i zarzutów skargi. Podstawa prawna zaskarżonego postanowienia związana jest jednak zasadniczo z regulacjami kodeksowymi i ustawowymi, a te zostały zaprezentowane przez organ (w postanowieniu) i stronę (w skardze) oraz przez Sąd w części wstępnej uzasadnienia i nie ma potrzeby ich ponownego cytowania.
Ocenę prawidłowości zaskarżonego postanowienia Sąd I instancji rozpoczął od analizy zasad postępowania administracyjnego. Przepisy o doręczeniach, uregulowane w kpa i ustawie o doręczeniach elektronicznych, zarówno tzw. zwykłych za pokwitowaniem, jak z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej podmiotów niepublicznych z podziałem na korespondencję prowadzoną z podmiotami publicznymi i podmiotami niepublicznymi, związane są z zasadą oficjalności doręczenia.
Doręczenie jest czynnością procesową organu administracji publicznej, z którą przepisy kpa wiążą skutki prawne. W postępowaniu administracyjnym, co do zasady, obowiązuje reguła, że decyzja administracyjna (postanowienie) wywiera skutki prawne od daty jej doręczenia lub ogłoszenia. Doręczenia i obowiązujące w nich procedury (niezależnie od formy) z uwagi na ich ogólny cel stanowią w istocie gwarancję przestrzegania przez organ administracji publicznej zasady demokratycznego państwa prawnego. Regulacje te mają chronić stronę (także podmiot publiczny występujący w sprawie w charakterze strony) nie tylko przed nadużyciami administracji, co nie powinno mieć zasadniczo nigdy miejsca, ale nie mogą być interpretowane niejako na szkodę strony, w sytuacji gdy strona podejmuje wszelkie starania mające zapewnić jej prawo do skutecznego wniesienia odwołania od decyzji organu. Oczywiście w sytuacji gdy organ zachowuje w pełni zasady doręczeń, strona winna wypełnić wymogi odwołania, także odnośnie do zachowania terminu.
W rozpatrywanej sprawie spór sprowadza się do daty doręczenia decyzji Starosty P. z 20 stycznia 2023 r., w szczególności, czy nastąpiło to w dniu wydania decyzji (piątek), czy 23 stycznia 2023 r. (poniedziałek).
Kodeksowy i ustawowy system doręczeń elektronicznych, np. decyzji administracyjnych, jest systemem tymczasowym, przejściowym. Dość powiedzieć, że ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych wyznacza długi, ale jednak przejściowy okres w rozumieniu i ocenie doręczenia korespondencji nadanej przez podmiot publiczny posiadający elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP do innego podmiotu publicznego posiadającego elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP. Okres ten wyznaczono do 30 września 2029 r. Do tej daty w przypadkach, o których mowa w art. 147 ust. 1-3 ustawy, urzędowe poświadczenia odbioru, o których mowa w art. 3 pkt 20 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji (...), jest równoważne dowodowi otrzymania, o którym mowa w art. 41 ustawy.
W uzasadnieniu projektu ustawy o doręczeniach elektronicznych wskazano na str. 109, że "powyższe podejście zakłada, że do dnia 30 września 2029 r. aktywnie wykorzystywane będą być mogły elektroniczne skrzynki podawcze zarówno te "stare", dotychczas funkcjonujące na ePUAP, jak i "nowe" skrzynki doręczeń podmiotów publicznych, wprowadzone niniejszym projektem ustawy. Niezbędne zatem na okres przejściowy staje się utrzymanie umocowania prawnego dotychczasowych funkcjonujących potwierdzeń otrzymania korespondencji w postaci urzędowych poświadczeń odbioru, przy jednoczesnym nadaniu takowego umocowania nowym, wprowadzonym projektem ustawy, zgodnym z rozporządzeniem 910/2014 dowodom doręczenia, w tym w szczególności dowodom otrzymania. Do momentu dostosowania elektronicznych skrzynek podawczych urzędowe poświadczenie odbioru uznaje się za równoważne dowodowi otrzymania, o którym mowa w projekcie ustawy.".
Funkcjonowanie Platformy Usług Administracji Publicznej, tzw. ePUAP, ma zapewnić Minister Cyfryzacji w oparciu o przepisy zawarte w art. 19 a-d ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji (...). Ponadto, zgodnie z art. 16 ust. 1, 1a i 1b ustawy o informatyzacji, każdy podmiot publiczny w terminie 7 dni od dnia udostępnienia elektronicznej skrzynki podawczej, przekazuje ministrowi do spraw informatyzacji informację o jej zakresie, przy czym podmiot publiczny udostępnia elektroniczną skrzynkę podawczą, spełniającą standardy określone i opublikowane na ePUAP oraz zapewnia jej obsługę.
Gmina P. wypełniła obowiązek wynikający z art. 16 ust. 1, 1a i 1b ustawy o informatyzacji. Przekazała dane do zarejestrowania jej skrzynek w rejestrze ePUAP, ale uczyniła to dla dwóch podmiotów: odrębnie dla Gminy P. i dla Urzędu Miejskiego w P. Osobno Minister Cyfryzacji zarejestrował zatem nazwę, regon, kod pocztowy, miejscowość, adres i identyfikator dla podmiotu: Gmina P., a osobno dla podmiotu: Urząd Miejski w P. Wynika to wprost z rejestru prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji. Tymczasem, zaskarżoną decyzję Starosta P. wysłał na adres elektroniczny UM P., zamiast adres elektroniczny Gminy P. Stroną postępowania administracyjnego przed organem I instancji była Gmina P., co wprost i jednoznacznie wynika z treści wniosku z 15 lipca 2022 r., bo też oczywistym jest, że o sprawdzenie gleboznawczej klasyfikacji gruntów nie mógł wnosić Urząd Miejski w P., będący aparatem pomocniczym organów gminy - Burmistrza i Rady Gminy. To, że wniosek nadano 15 lipca 2022 r. z domeny Urzędu Miejskiego w P. nie zmienia faktu kto jest wnioskodawcą i stroną postępowania. Nawet jednak pomijając tę okoliczność, dla oceny legalności zaskarżonego postanowienia rozstrzygająca jest, zdaniem Sądu I instancji, na korzyść skarżącej Gminy okoliczność, że - zgodnie z art. 41 ustawy - dowód otrzymania jest wystawiony po wpłynięciu na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego (ust. 1 pkt 2), przy czym przez odebranie dokumentu elektronicznego rozumie się każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres i może zapoznać się z treścią odebranego dokumentu (art. 41 ust. 2). W okolicznościach faktycznych sprawy decyzja Starosty P. wysłana została nie tylko na nieprawidłowego adresata, ale też po godzinach urzędowania organów Gminy P. i urzędników Urzędu Miejskiego w P. Zdaniem Sądu I instancji, wystawione 20 stycznia 2023 r. automatycznie, przez tzw. System, Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia o godz. 15.19.14.156 nie może być równoważne z chwilą doręczenia w rozumieniu art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy. W momencie wpłynięcia decyzji na skrzynkę elektroniczną ePUAP Urzędu Miejskiego w P. adresat korespondencji, czyli Gmina P., przez swoje organy lub upoważnionych pracowników nie mogła zapoznać się z treścią odebranego dokumentu. Było to możliwe najwcześniej 23 stycznia 2023 r. - w roboczy poniedziałek, w godzinach urzędowania organów Gminy, co też nastąpiło w tej dacie.
W myśl art. 41 ust. 2 ustawy, przez odebranie dokumentu elektronicznego rozumie się każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem i może zapoznać się z jego treścią. Przepis ten zakłada niewątpliwie inicjatywę adresata przy uzyskaniu dostępu do dokumentu elektronicznego. Musi to nastąpić wskutek świadomego wykonania czynności pobrania dokumentu. Wynikiem odebrania korespondencji powinno być dysponowanie dokumentem wraz z możliwością zapoznania się z jego treścią. Możliwość zapoznania się z treścią należy rozumieć jako dostęp do jego zawartości. Nie jest przy tym brakiem możliwości dostępu sytuacja, gdy adresat nie ma w urządzeniach zainstalowanego właściwego oprogramowania do otwarcia dokumentu elektronicznego sporządzonego we właściwych formatach, co jednak w niniejszej sprawie nie miało miejsca (Komentarz do art. 41 - "Doręczenia elektroniczne" pod red. A. Skóry, Wydawnictwo Wolters-Kluwer, Warszawa 2023 r.).
Reasumując, zdaniem Sądu I instancji, wniesienie odwołania przez Gminę w dniu 6 lutego 2023 r. nie nastąpiło po terminie 14 dni, jak przyjął to organ odwoławczy w zaskarżonym postanowieniu, naruszając wymienione przepisy postępowania w sposób mogący mieć istotny wpływ na wynik sprawy w rozumieniu art. 145 § 1 pkt 1 lit. c ppsa. Uchylenie zaskarżonego postanowienia oznacza, że organ winien rozpoznać odwołanie Gminy P. od decyzji Starosty P. (k. 58, 61-76 akt sądowych).
Skargę kasacyjną od wyroku II SA/Op 130/23 wywiódł Opolski Wojewódzki Inspektor Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego w Opolu (dalej Inspektor lub skarżący kasacyjnie), zaskarżając wyrok w całości i zarzucając wyrokowi naruszenie prawa materialnego, tj. art. 41, w tym ust. 1 pkt 2 i art. 42, w tym ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 285 [ze zm., dalej ude]) w zw. z art. 3 pkt 20 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2023 r. poz. 57 [ze zm., dalej uidp]), przez ich błędną wykładnię i uznanie, że decyzja Starosty P. z 20 stycznia 2023r. nr GK.6623.9.2022 doręczona została Gminie P. dopiero 23 stycznia 2023 r., a nie 20 stycznia 2023 r., kiedy to decyzja została wysłana elektronicznie. Przedmiotowa decyzja Starosty P. została bowiem przesłana za pośrednictwem Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) skarżącej na skrzynkę podawczą ePUAP do Urzędu Miejskiego w P. w dniu 20 stycznia 2023 r. o godzinie 15:19:14, co potwierdza dokument urzędowego poświadczenia przedłożenia o nazwie UPP.xml znajdujący się w aktach sprawy.
Skarżący kasacyjnie wniósł o: uchylenie zaskarżonego wyroku, rozpoznanie skargi i jej oddalenie, ewentualnie uchylenie zaskarżonego orzeczenia i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania Wojewódzkiemu Sądowi Administracyjnemu w Opolu; zasądzenie na rzecz Inspektora zwrotu kosztów postępowania kasacyjnego według norm przepisanych, w tym kosztów zastępstwa procesowego. Skarżący kasacyjnie zrzekł się rozpoznania sprawy na rozprawie (k. 90-94v akt sądowych).
W odpowiedzi na skargę kasacyjną Gmina P. wniosła o: odrzucenie skargi kasacyjnej z uwagi na brak wyczerpania podstaw kasacyjnych przez organ, ewentualnie oddalenie skargi kasacyjnej w całości; w obu przypadkach o zasądzenie od organu na jej rzecz zwrotu kosztów postępowania kasacyjnego, w tym kosztów zastępstwa procesowego, według norm przepisanych (k. 102-105 akt sądowych).
Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje:
W świetle art. 183 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2024 r. poz. 935, dalej ppsa), Naczelny Sąd Administracyjny rozpoznaje sprawę w granicach skargi kasacyjnej i bierze z urzędu pod rozwagę jedynie nieważność postępowania; bada przy tym wszystkie podniesione przez skarżącego zarzuty naruszenia prawa (uchwała pełnego składu NSA z 26.10.2009 r. I OPS 10/09, ONSAiWSA 2010/1/1). W sprawie nie zachodzą przesłanki nieważności postępowania.
W niniejszej sprawie skarżący kasacyjnie - na podstawie art. 176 § 2 ppsa - zrzekł się przeprowadzenia rozprawy, a strona przeciwna w ustawowym terminie nie zawnioskowała o jej przeprowadzenie. W rezultacie, rozpoznanie skargi kasacyjnej nastąpiło na posiedzeniu niejawnym, zgodnie z art. 182 § 2 i 3 ppsa.
Naczelny Sąd Administracyjny przy rozpoznaniu sprawy związany był granicami skargi kasacyjnej. Granice te są wyznaczone wskazanymi w niej podstawami, którymi może być naruszenie prawa materialnego przez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie (art. 174 pkt 1 ppsa), a także naruszenie przepisów postępowania, jeżeli uchybienie to mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy (art. 174 pkt 2 ppsa). Biorąc pod uwagę tak uregulowany zakres kontroli instancyjnej sprawowanej przez Naczelny Sąd Administracyjny, stwierdzić należy, skarżący kasacyjnie oparł skargę kasacyjną na podstawie kasacyjnej wskazanej w art. 174 pkt 1 ppsa.
Wskazać trzeba, że podstawa kasacyjna została błędnie wskazana przez skarżącego kasacyjnie, ponieważ przepisy, naruszenia których dopatruje się skarżący kasacyjnie, tj. art. 41, w tym ust. 1 pkt 2 i art. 43, w tym ust. 1 pkt 2 ude wzw. z art. 3 pkt 20 uidp, mają charakter formalny, regulujący postępowanie administracyjne w zakresie doręczeń elektronicznych między podmiotami publicznymi, nie zaś materialny. Ponadto skarżący kasacyjnie nie postawił zarzutu naruszenia art. 145 § 1 pkt 1 lit. c ppsa (ani nawet - będąc przekonanym o materialnym charakterze powołanych norm z ude i uidp - art. 145 § 1 pkt 1 lit a ppsa) i nie podważył tym samym uwzględnienia skargi przez Sąd I instancji, co uznać należy za poważny błąd konstrukcyjny skargi kasacyjnej. Niemniej, wziąwszy pod uwagę całą treść skargi kasacyjnej, jak i to, że w niniejszej sprawie doszło do naruszenia przepisów postępowania, które to uchybienie miało istotny wpływ na wynik sprawy, Naczelny Sąd Administracyjny, mimo tego uchybienia skarżącego kasacyjnie, odniósł się do meritum sprawy, uznając, że wywiedziona w tej sprawie skarga kasacyjna ma usprawiedliwione podstawy.
Istota sporu w niniejszej sprawie sprowadza się do kwestii, czy skutek prawny doręczenia podmiotowi publicznemu pisma zawierającego decyzję następuje z chwilą wprowadzenia tego pisma do systemu teleinformatycznego i uzyskaniu urzędowego poświadczenia przedłożenia (UPP), czy też doręczenie to następuje w momencie pobrania przez adresata dokumentu w formie elektronicznej z systemu teleinformatycznego i potwierdzenia odbioru w sposób przyjęty dla tego rodzaju doręczeń.
Zasady doręczania dokumentów drogą elektroniczną za pośrednictwem e- Doręczeń regulują przepisy ude. Zgodnie z art. 42 ust. 1 ude, w przypadku doręczania korespondencji przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego korespondencja jest doręczona we wskazanej w dowodzie otrzymania chwili: 1) odebrania korespondencji - w przypadku, o którym mowa w art. 41 ust. 1 pkt 1; 2) wpłynięcia korespondencji - w przypadku, o którym mowa w art. 41 ust. 1 pkt 2 (ust. 1).
Zgodnie z art. 41 ude, dowód otrzymania jest wystawiany po: 1) odebraniu korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego; 2) wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego; 3) upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu (ust. 1). Przez odebranie dokumentu elektronicznego rozumie się każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z treścią odebranego dokumentu (ust. 2). Przez wpłynięcie dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych rozumie się zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego dokumentu (ust. 3).
System doręczeń elektronicznych, o których stanowi ude, jest nowym systemem, odrębnym od dotychczas funkcjonującej platformy ePUAP, tj. systemu teleinformatycznego służącego do porozumiewania się za pomocą środków komunikacji elektronicznej jednostek z organami administracji publicznej i innymi podmiotami publicznymi. Oba systemy nie są z sobą w żaden sposób powiązane. Docelowo system e-Doręczeń z ude ma zastąpić ePUAP. Ustawodawca uregulował okres przejściowy w art. 147 ude. Przepisy przejściowe regulują skutki prawne doręczeń dokonywanych przy wykorzystaniu elektronicznej skrzynki podawczej w związku ze stopniowym przechodzeniem podmiotów publicznych na publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Art. 147 ust. 1 ude stanowi, że doręczenie korespondencji nadanej przez podmiot publiczny posiadający elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP do innego podmiotu publicznego posiadającego elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP jest równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego do dnia 30 września 2029 r. Stosownie do art. 147 ust. 4 ude, w przypadkach, o których mowa, m.in., w ust. 1, urzędowe poświadczenie odbioru, o którym mowa w art. 3 pkt 20 uidp, jest równoważne dowodowi otrzymania, o którym mowa w art. 41 ude.
Zasady doręczania dokumentów drogą elektroniczną za pośrednictwem platformy ePUAP określają przepisy uidp oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 180, dalej rozporządzenie).
Zgodnie z art. 3 pkt 20 uidp, urzędowe poświadczenie odbioru oznacza dane elektroniczne powiązane z dokumentem elektronicznym doręczonym podmiotowi publicznemu lub przez niego doręczanym w sposób zapewniający rozpoznawalność późniejszych zmian dokonanych w tych danych, określające: a) pełną nazwę podmiotu publicznego, któremu doręczono dokument elektroniczny lub który doręcza dokument, b) datę i godzinę wprowadzenia albo przeniesienia dokumentu elektronicznego do systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego w odniesieniu do dokumentu doręczanego podmiotowi publicznemu, c) datę i godzinę podpisania urzędowego poświadczenia odbioru przez adresata z użyciem mechanizmów, o których mowa w art. 20a ust. 1 albo 2 - w odniesieniu do dokumentu doręczanego przez podmiot publiczny, d) datę i godzinę wytworzenia urzędowego poświadczenia odbioru.
W myśl § 8 ust. 3 rozporządzenia, doręczenia dokonywane za pomocą ePUAP uważa się za dokonane przez podmiot publiczny lub do podmiotu publicznego, który utworzył na ePUAP elektroniczną skrzynkę podawczą. Za pomocą ePUAP możliwe jest przekazywanie doręczanych podmiotowi publicznemu dokumentów elektronicznych do jego systemu teleinformatycznego.
Zgodnie z § 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia, w przypadku odebrania dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą podmiotu publicznego poświadczenie przedłożenia jest automatycznie tworzone i udostępniane nadawcy tego dokumentu przez system teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń (ust. 1). Za udostępnienie nadawcy poświadczenia przedłożenia uważa się w szczególności jego przekazanie do pozostającej w dyspozycji odbiorcy poświadczenia skrytki w ramach systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego służącego do obsługi doręczeń (ust. 2).
Z przywołanych przepisów wynika, że poświadczenie przedłożenia tworzone jest z chwilą doręczenia dokumentu adresatowi, nie zaś z chwilą wysłania go przez nadawcę. Urzędowe poświadczenie przedłożenia w skutkach procesowych ma więc taki sam charakter jak tradycyjne, "papierowe" zwrotne potwierdzenie odbioru. Ustalenie daty doręczenia przesyłki drogą elektroniczną następuje na podstawie urzędowego poświadczenia przedłożenia, które stanowi jednocześnie urzędowe poświadczenie odbioru.
Urzędowe poświadczenie odbioru (przedłożenia) stanowi niezaprzeczalny dowód doręczenia w obiegu korespondencji między podmiotami publicznymi (wyroki NSAz: 15.3.2017 r. I OSK 1729/15; 17.3.2022 r. II OSK 880/21; postanowienie NSA z 27.4.2022 r. III OZ 264/22, opubl. w Centralnej Bazie Orzeczeń i Informacji o Sprawach, dalej cbosa). W praktyce oznacza to, że jeżeli wniesiono dokument elektroniczny na informatycznym nośniku danych, zgodnie z warunkami korzystania z platformy ePUAP, to automatyczne wygenerowanie UPP pozwala przyjąć, że dokument ten wpłynął do urzędu. Samo zaś UPP, stosownie do § 11 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia, stanowi potwierdzenie doręczenia dokumentu elektronicznego. Poświadczenie doręczenia przedłożenia (UPP) jest więc w takim przypadku urzędowym poświadczeniem odbioru i nie wymaga potwierdzenia na skutek wygenerowania urzędowego poświadczenia doręczenia (UPD). W obiegu korespondencji pomiędzy podmiotami publicznymi za moment doręczenia należy uznać wprowadzenie korespondencji do systemu informatycznego adresata, kiedy to automatycznie następuje podpisanie urzędowego poświadczenia odbioru w sposób przyjęty w danym systemie (wyroki NSA z: 24.7.2019 r. II OSK 1601/19, 14.7.2020 r. II OSK 465/20; postanowienie NSA z 27.4.2022 r. III OZ 264/22, cbosa).
Naczelny Sąd Administracyjny wielokrotnie wskazywał, że to po stronie organu leży obowiązek i ryzyko odpowiedniego skonfigurowania swoich systemów informatycznych tak, aby umożliwić odbiór pism przesyłanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Skutki trudności, błędów czy nieprawidłowości w zakresie kształtowania i obsługiwania przez organy administracji oficjalnych systemów służących do komunikacji z tymi organami (np. poczty elektronicznej, systemu ePUAP) nie mogą być przerzucane na korzystających z tych systemów. Zgodnie żart. 16 ust. 1a uidp, podmiot publiczny udostępnia elektroniczną skrzynkę podawczą, spełniającą standardy określone i opublikowane na ePUAP przez ministra właściwego do spraw informatyzacji, oraz zapewnia jej obsługę.
W niniejszej sprawie zarówno Starosta P., który wydał decyzję z 20 stycznia 2023 r. nr GK.6623.9.2022, jak i Gmina P., która wniosła od tej decyzji odwołanie w dniu 6 lutego 2023 r., są podmiotami publicznymi. Doręczenie nastąpiło więc nie z chwilą faktycznego pobrania i zarejestrowania korespondencji zawierającej decyzję z 20 stycznia 2023 r. przez pracownika Gminy P., tj. 23 stycznia 2023 r., lecz w momencie wpłynięcia niniejszej korespondencji do systemu teleinformatycznego Gminy i wygenerowania przez system dowodu otrzymania (UPP), tj. 20 stycznia 2023 r. Z wydruków dokumentów elektronicznych klarownie wynika, że decyzja Starosty z 20 stycznia 2023 r. została opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym w dniu 20 stycznia 2023 r. o godz. 14:59:04, by następnie, jako załącznik do pliku o nazwie "Decyzja o odmowie ustalenia gleboznawczej klasyfikacji gruntów.xml", opatrzony przez Starostę kwalifikowanym podpisem elektronicznym tego samego dnia o godz. 15:19:09, zostać przekazana za pośrednictwem ePUAP Urzędowi Miejskiemu w P. 20 stycznia 2023 r. o godz. 15:19:14, co wynika wprost z dokumentu o nazwie "UPP.zml", tj. Urzędowego Poświadczenia Przedłożenia wskazanego dokumentu, zawierającego decyzję I instancji, opatrzonego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną z tej daty i godziny (20 stycznia 2023 r., godz. 15:19:14). Bez znaczenia pozostawał przy tym fakt, że wpływ opisanej korespondencji do systemu teleinformatycznego Gminy nastąpiło po godzinach jej pracy. W tym przypadku, korespondencji między dwoma podmiotami publicznymi, korzystającymi z elektronicznych skrzynek podawczych, decydująca jest bowiem data wpływu, a nie odbioru korespondencji przez adresata. Tym samym, doręczenie kwestionowanej decyzji Gminie P. nastąpiło 20 stycznia 2023 r., co czyniło odwołanie, wniesione 6 lutego 2023 r., spóźnionym, ponieważ uchybiono 14-dniowemu terminowi na złożenie odwołania (art. 129 §2 kpa).
Naczelny Sąd Administracyjny, pomimo dostrzeżonych uchybień konstrukcyjnych skargi kasacyjnej, w pełni podziela argumentację zaprezentowaną przez skarżącego kasacyjnie w uzasadnieniu skargi kasacyjnej. Sąd I instancji błędnie uznał, że odwołanie nie zostało wniesione po upływie terminu do jego wniesienia. Przyjęcie - jak domagała się tego Gmina P. - że wpłynięcie korespondencji po godzinach urzędowania w dniu 20 stycznia 2023 r. stanowiło przesłankę wyłączającą ten dzień od liczenia biegu terminów sądowych nie znajduje uzasadnienia w obowiązujących przepisach prawa. Brak było podstaw do przyjęcia, że doręczenie Gminie decyzji I instancji nastąpiło w następnym dniu roboczym, tj. 23 stycznia 2023 r. Dlatego skarga kasacyjna zasługuje na aprobatę.
Naczelny Sąd Administracyjny, na podstawie art. 188 ppsa, uchylił zaskarżony wyrok w całości i uznawszy, że istota sprawy jest dostatecznie wyjaśniona, na podstawie art. 151 ppsa, oddalił skargę w całości.
O kosztach postępowania sądowego Naczelny Sąd Administracyjny orzekł na podstawie art. 203 pkt 2 i art. 205 § 2 w zw. z art. 193 ppsa. Na koszty te składały się koszty sądowe: opłata od skargi kasacyjnej (100 zł, k. 89, 96 akt sądowych) oraz koszty zastępstwa procesowego skarżącego kasacyjnie reprezentowanego przez radcę prawnego, o wysokości których orzeczono stosownie do § 14 ust. 1 pkt 2 lit. b rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności radców prawnych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1935), tj. 360 zł (75% z 480 zł), czyli łącznie 460 zł (100 zł + 360 zł).
Sprostowanie oczywistej omyłki w rubrum wyroku II SA/Op 130/23 nastąpiło na podstawie art. 156 § 1 i 3 ppsa. Z akt sprawy klarownie wynika, że prawidłowy numer zaskarżonego postanowienia to "postanowienie Inspektora z 14 marca 2023 r. nr WIGiK.7513.1.2023. AB", a nie "postanowienie Inspektora z 14 marca 2023 r. nr WIGiK.7513.1.2023.AB", co uzasadniało potrzebę sprostowania przez Naczelny Sąd Administracyjny niniejszej omyłki.